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HOJAS DE COMPROBACIO N Y

HOJAS DE RECOGIDA DE DATOS


1.- INTRODUCCIN
En este documento se describe el proceso de obtencin de informacin a partir de
la recogida y anlisis de datos, desde el establecimiento de las necesidades de
informacin hasta la obtencin en campo de los datos, pasando por la
planificacin de la misma y el diseo de Hojas de Comprobacin u Hojas de
Recogida de Datos que faciliten dicha obtencin de datos y su posterior anlisis.
Desarrolla el "itinerario que debe ser recorrido" y la importancia de cada uno de
sus pasos para minimizar el trabajo de la persona o personas responsables de
realizar esta tarea.

2.- OBJETIVO Y ALCANCE


Definir las reglas bsicas a seguir para la optimizacin de las recogidas de datos,
para la planificacin, diseo y utilizacin de las Hojas de Comprobacin y Hojas
de Recogida de Datos, resaltando las situaciones en que pueden o deben ser
utilizadas.
Su utilizacin ser beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por
los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u organismos
implicados en la mejora de la calidad.
Adems se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las
actividades habituales de gestin.

3.- RESPONSABILIDADES
a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio:

- Seguir las reglas de la planificacin de recogida de datos que optimicen el


esfuerzo dedicado a dicha recogida.
- Seguir las reglas de diseo y utilizacin de las Hojas de Comprobacin y las
Hojas de Datos.
- Recoger y presentar los datos segn la planificacin realizada.
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b) Direccin de Calidad:

- Asesorar, a los que as lo soliciten, en las bases para la planificacin, diseo y


utilizacin de las Hojas de Comprobacin y las Hojas de Datos.

4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS


4.1.- HOJAS DE COMPROBACIN
Definicin
Una Hoja de Comprobacin es un impreso que se disea como herramienta para
la recogida de datos, de forma que los resultados de la misma puedan ser ms
fciles y rpidamente interpretados a partir de dicho impreso.

Caractersticas principales
A continuacin se citan una serie de caractersticas que ayudan a comprender la
naturaleza de la herramienta.
Sencillez
Una Hoja de Comprobacin permite registrar los datos de forma simple y directa.
Comunicacin de informacin
Permite ver si hay una tendencia en los datos segn se va completando la hoja.
Permite un anlisis visual de dichas tendencias o comportamientos.
De uso especfico
Una Hoja de Comprobacin se disea para responder a preguntas concretas y por
tanto es poco flexible para su utilizacin en otros casos de recogida de datos.

4.2.- HOJAS DE RECOGIDA DE DATOS


Definicin
Las Hojas de Recogida de Datos son impresos que se utilizan para reunir datos
que, en general, se anotan de forma tabular o en columnas. Normalmente
requieren de un proceso adicional, una vez recogidos los datos, utilizando una
herramienta de anlisis de los mismos.

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Caractersticas principales
A continuacin se desarrollan las caractersticas fundamentales propias de esta
herramienta.
Flexibilidad
La forma en la que presentan los datos, permite utilizar, los mismos para
mltiples anlisis posteriores y contestar diferentes preguntas.
Disponibilidad
Permiten tener los datos reunidos de forma ordenada y sencilla para su posterior
utilizacin.

Hoja de Comprobacin

Hoja de Recogida de datos

4.3.- VENTAJAS DE CADA TIPO DE HOJA


Cada uno de estos tipos de hojas tiene particularidades que los hacen
especialmente aptos para un tipo de utilizacin:
- Las Hojas de Recogida de Datos son especialmente aptas cuando se desea una
utilizacin mltiple del mismo conjunto de datos.
- Las Hojas de Comprobacin se disean para responder a preguntas especficas y
son de por s una herramienta de anlisis. A menudo es difcil reutilizar los datos
que contienen para hacer otros tipos de anlisis.

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5.- PROCESO
5.1.- DIAGRAMA DE FLUJO

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5.2.- CONSTRUCCIN
5.2.1.- Generacin de informacin y su planificacin
La planificacin de una recogida de datos es la fase fundamental del proceso, de
la cual depender la utilidad de la informacin obtenida y, en consecuencia, la
rentabilidad del esfuerzo realizado.
La generacin de informacin til requiere de los siguientes pasos:
a) Formular, de manera precisa, las preguntas que necesitamos contestar en
cada momento para decidir de forma adecuada las futuras acciones a realizar.
b) Recoger los datos relativos a esta pregunta.
c) Analizar esos datos para determinar la respuesta a las preguntas planteadas.
d) Presentar los datos de forma que dicha presentacin sea capaz de comunicar
claramente la respuesta a dichas preguntas.
Aprender a hacer las preguntas precisas es la capacidad clave para la recogida de
datos eficaz.

Generacin de informacin

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La adecuada planificacin de este proceso requiere recorrerlo en sentido inverso:


a) Se comienza definiendo las preguntas que necesitamos contestar.
b) En segundo lugar se considera cul sera la forma idnea de transmitir la
respuesta a dichas preguntas.
c) A partir de la herramienta de comunicacin a utilizar, se define el tipo de
anlisis que es necesario realizar para responder a las preguntas planteadas.
d) Una vez alcanzado este punto, estamos en disposicin de definir las
necesidades de datos existentes e identificar qu caractersticas de los mismos
son ms importantes.

5.2.2.- Proceso de recogida de datos


Paso 1: Formulacin de las preguntas
Formular las preguntas correctas es el primer paso clave para el xito de la
recogida de datos.
Las preguntas correctas son concretas y especficas.
El plantear preguntas de este tipo favorece su labor en dos aspectos:
- Facilita la definicin de los datos que han de ser obtenidos.
- Ayuda a que los dems nos faciliten los datos, puesto que se sabe lo que se
busca y la informacin resultante va a ser utilizada.
La inversin realizada en buscar las preguntas correctas queda ampliamente
compensada por la reduccin del esfuerzo necesario para disear, recoger y
analizar la informacin proporcionada por el sistema de recogida de datos.

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Paso 2: Definir las herramientas apropiadas para el anlisis de datos


Cada una de las herramientas utilizadas en el anlisis posterior de datos tiene
sus particularidades, ventajas, inconvenientes, y aplicaciones ligeramente
diferentes. Algunas de estas diferencias se traducen en diferentes
requerimientos para los datos. (Volumen de datos, exactitud, caractersticas,
etc).
Es frecuente ver repeticiones de recogidas de datos o tomas de decisiones
basadas en anlisis incompletos debido a que los datos no sirven como base del
tratamiento posterior que se considera idneo.
Paso 3: Definir el punto de recogida de los datos
El objetivo de este paso es identificar un punto del proceso en estudio donde se
pudiesen recoger todos los datos necesarios sin introducir perturbaciones en el
propio proceso.
En general, este objetivo es difcil de alcanzar, debido a la complejidad y el
desconocimiento sobre el propio proceso.
La herramienta clave para la identificacin de los puntos idneos de recogida de
datos es el diagrama de flujo del proceso en estudio.
Paso 4: Elegir el personal que debe recoger los datos
La obtencin de datos ser realizada por las personas con un acceso ms fcil y
directo a los hechos.
A la hora de disear la recogida de datos hay que tener en cuenta que, en
general, su realizacin introduce factores que distorsionan el proceso.
El grupo de trabajo analizar tanto las actividades necesarias para la recogida de
datos como la asignacin de responsabilidades para las mismas, de forma que el
sesgo a introducir sea el menor posible.

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Paso 5: Evaluar los conocimientos del personal encargado de la recogida de


datos y de su entorno
El grupo de trabajo debe tener en cuenta los siguientes factores:
- La formacin y experiencia del personal de recogida de datos. Este factor
afecta a la complejidad del trabajo que se puede realizar y a los conocimientos
que se puedan dar por sabidos.
- El tiempo disponible por este personal para dedicar a las tareas necesarias para
la recogida de datos.
- La cantidad de trabajo que suponen dichas tareas.
- La posibilidad de informacin o formacin directa para estas personas, o bien la
necesidad de basarse en instrucciones escritas.
- El impacto de la toma de datos sobre el entorno de trabajo y/o bien el impacto
del entorno sobre la tarea de recogida de datos.
Paso 6: Diseo del impreso de toma de datos
Una vez definida la pregunta o preguntas, el tipo de datos necesario, los puntos
del proceso y las condiciones de la recogida de datos, se decidir, en base a
estos factores y a las caractersticas particulares de los dos tipos de Hojas, cual
de ellos es el idneo.
Principios a tener en cuenta para el diseo:
a) La anotacin de los datos debe ser una tarea sencilla.
Se disear el impreso pensando en las necesidades del que ha de tomar los
datos, as el personal involucrado en la actividad estudiada estar mejor
dispuesto a aceptar la tarea.
b) Se disear tratando de evitar posibilidades de error y/o malentendidos en la
anotacin e interpretacin de los datos.
No se incluirn conceptos susceptibles de diferentes interpretaciones o se
definirn claramente. Utilizar ejemplos, guas visuales, etc.
c) El impreso debe ser completo.
Deben incluirse en el impreso espacios para anotar informacin que pueda
resultar de utilidad en el futuro. (Empleado, retraso, fechas, cambio de
herramienta, etc).
Se evitar as el tener que, eventualmente, repetir la toma de datos para captar
esa informacin adicional.
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d) El impreso debe ser autoexplicativo.


El nmero de instrucciones ha de ser mnimo. No obstante deben proporcionarse
tantas instrucciones como sean necesarias para asegurar la cumplimentacin
correcta del impreso.
e) Se prestar atencin al aspecto del impreso.
Un impreso de aspecto ordenado, planificado y "formal" motiva a las personas
que han de recoger los datos.
Paso 7: Preparacin de la utilizacin del impreso
Atendiendo a las caractersticas del impreso, de las personas que realizarn las
actividades y de las condiciones de la recogida de datos se deben disear las
instrucciones y la capacidad para su puesta en prctica.
Paso 8: Probar los impresos y sus instrucciones
Es importante probar los impresos y sus instrucciones para evitar la aparicin de
problemas imprevistos tales como:
- Errores por malentendidos respecto a la forma de rellenar los impresos.
- Pasar por alto informacin adicional importante, debido a que en la fase de
diseo no se conocan todas las variables del proceso.
- Datos incompletos debido a impresos difciles de rellenar en medio de la
problemtica del proceso.
- Datos incompletos o sesgados por temor a la utilizacin de la informacin
obtenida.
Paso 9: Informar y formar al personal de toma de datos
Asegurarse de que el personal conoce y entiende:
- El propsito de la recogida de datos.
- El significado de cada parte del impreso (mostrar un ejemplo relleno).
- La importancia de obtener datos completos y no sesgados.
La formacin depender de la complejidad del estudio.

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Paso 10: Realizacin de la recogida de datos


Se recogern los datos segn el plan establecido.
Paso 11: Revisar el proceso de toma de datos y validar los resultados
Se debe revisar y observar el proceso de obtencin y recogida de datos.
Antes de empezar el anlisis de los datos, hay que validar los resultados:
- Contesta la recogida de datos a las preguntas planteadas?
- Muestran los resultados de las revisiones evidencias de sesgos en el proceso
de obtencin?
- Es el nmero de observaciones realizado, el especificado?
- Son similares los datos recogidos por todos los encargados de la toma de
datos?

5.3.- INTERPRETACIN
Una vez obtenidos y validados los datos es hora de analizarlos y satisfacer las
necesidades de informacin respondiendo a las preguntas inicialmente
formuladas.
Las Hojas de Comprobacin, en general, estn diseadas para obtener respuestas
rpidas a preguntas simples.
Las Hojas de Datos, si estn correctamente diseadas, deben servir como base
para mltiples tipos de anlisis posteriores.

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Principales problemas y deficiencias de interpretacin


a) En las recogidas de datos el principal problema que se presenta es la
deficiente identificacin de necesidades de informacin.
En general, no se identifican correctamente estas necesidades, no se plantean
las preguntas correctas y no se pormenoriza la forma de anlisis y comunicacin
de la informacin. Los grupos de trabajo tienden a recoger "cuantos ms datos
mejor", considerando que "todos los datos son tiles y servirn para algo".
Esto puede producir:
- Mayor esfuerzo en la recogida de datos del necesario.
- Mayor cantidad de datos a manejar, lo que implica mayor complejidad en su
clasificacin, estratificacin y anlisis.
- Una vez recogidos los datos se analizan para ver que informacin podemos
obtener de ellos y, a menudo, esta informacin no contesta a las preguntas que
es necesario resolver.
b) Sesgos producidos por deficiencias en el proceso de planificacin y recogida de
datos.
- Sesgos por exclusin: Los datos deben ser recogidos en todos los puntos, horas
y circunstancias en las que opera el proceso. Los datos deben ser representativos
del mismo.
- Sesgos por interaccin: Las condiciones del proceso se ven afectadas por la
propia recogida de datos.
- Sesgo de percepcin: Las actividades y opiniones de las personas que recogen
los datos pueden, a veces, sesgar lo que ven y como lo registran.
- Sesgo operativo: Falta de respeto a los procedimientos establecidos para la
recogida.
- Sesgos por falta de respuesta: Los datos omitidos pueden sesgar los resultados.
c) Querer responder a preguntas para las cuales no ha sido diseada la recogida
de datos, puede llevar a obtener respuestas errneas.
d) Aparte de las deficiencias sealadas anteriormente se producen otras muchas
que corresponden a la aplicacin de las herramientas de anlisis de datos y que
son comentadas en los procedimientos correspondientes.

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5.4.- UTILIZACIN
La recogida de datos es aplicable en todas las situaciones en que es necesaria la
obtencin de informacin a lo largo del proceso de mejora de la calidad.
Utilizacin en las fases de un proceso de solucin de problemas
Se realizarn recogidas de datos en las siguientes fases de un proceso de
solucin de problemas:
- Durante la definicin del proyecto, para poder comparar diferentes proyectos
posibles.
- Durante la fase de diagnstico para:
* Analizar los sntomas del problema.
* Ensayar las teoras sobre las causas, seleccionadas.
- Durante la fase de solucin para ensayar soluciones alternativas.
- Para controlar los resultados de la solucin implantada.

6. ANEXOS
Ejemplo 1

Las piezas de recambio para coches

Situacin
En una empresa de produccin de coches un equipo fue encargado de incrementar
la rapidez del proceso de envo de las piezas de recambio pedidas por los
concesionarios. El equipo decidi empezar analizando el tiempo actualmente
necesario para procesar los pedidos que llegaban de los talleres.
Recogida de datos
La pregunta interesante era: "Cuntos das laborables transcurren desde que el
peticionario firma el pedido hasta que se envan las piezas correspondientes?".
El equipo quera utilizar un Histograma para analizar la distribucin del tiempo
total de proceso y conocer la estructura del mismo.
Los datos necesarios eran, entonces, el tiempo en das transcurrido para 40 o
ms pedidos.
El enfoque ideal para el registro de los datos sobre la fecha en que se enviaban
las piezas era preguntar a los empleados del almacn.
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El equipo puso gran cuidado en explicar a los empleados que no habra ningn
reproche por los retrasos, para evitar sesgo en los datos.

Ejemplo de hoja de comprobacin resultado del estudio

El diseo de la Hoja de Comprobacin evidencia la distribucin de tiempos de


forma inmediata y la distribucin se puede analizar sin ningn tratamiento
adicional.
Nota: el disponer una cuadrcula para sealar los datos en ella, har ms fcil la
interpretacin.

Ejemplo 2

Reduccin de los costes de garanta

Situacin
En una empresa de fabricacin e instalacin de aparatos de climatizacin se
encarg a un equipo de identificar las causas de los elevados costes de garanta
de una determinada gama de modelos, basada en el mismo sistema tcnico.
Recogida de datos
El equipo formul las siguientes preguntas para orientar el anlisis de los
sntomas:
- Cuntos componentes totales son reemplazados bajo garanta en cada uno de
los tres modelos existentes del aparato?.
- Cuntos motores, vlvulas, resistencias, transformadores e interruptores se
han reemplazado bajo garanta en cada uno de estos tres modelos?.

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Estas preguntas podran ser contestadas mediante un Grfico de Barras o un


Diagrama de Pareto.
Los datos necesarios eran, entonces, los recuentos de los componentes
reemplazados en cada modelo durante una semana normal.
Como los tcnicos de reparacin eran los que estaban ms prximos a los hechos
de cada reparacin y no tenan ninguna razn para sesgar los datos, fueron
encargados de recogerlos.
El equipo dise una Hoja de Comprobacin, la ense a dos de los tcnicos,
introdujo algunas modificaciones basadas en sus comentarios, dedic 15 minutos
a describir el estudio y el impreso final a todo el grupo y entonces implant el
sistema de recogida de datos.
Ejemplo de hoja de comprobacin resultados del estudio

Como se puede ver directamente de la Hoja de Comprobacin el motor es


evidentemente el punto dbil de los modelos estudiados.
Tambin habra que pensar en un rediseo de los interruptores del modelo BETA

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Ejemplo 3

Esmalte descascarillado

Esta Hoja de Comprobacin fue diseada por un equipo de proyecto de mejora de


la calidad para obtener un diagrama de concentracin de defectos y contestar a
la siguiente pregunta: "Son ciertas reas de nuestros electrodomsticos ms
susceptibles de sufrir desconchados en el esmalte durante el transporte?".

Hoja de comprobacin para ubicacin de defectos

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Ejemplo 4

Control de piezas defectuosas en produccin


Hoja de recogida de datos

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7.- UTILIZACIN DE LA HERRAMIENTA


La herramienta es muy til para:

- Identificacin de problemas
- Anlisis de sntomas
- Determinacin de causas
- Evaluacin de posibles soluciones
- Diseo de soluciones y controles
- Evaluacin de la solucin implantada

La herramienta es til para:

- Identificacin de proyectos

8.- RELACIN CON OTRAS HERRAMIENTAS


La herramienta est fuertemente
relacionada con:
- Grficos de Gestin
- Histograma
- Diseo de Experimentos

La herramienta est dbilmente


relacionada con:
- Diagrama de Pareto
- Grficos de Control por Variables
- Grficos de Control por Atributos
- Estudios de Capacidad Potencial de
Calidad
- Diagrama de Dispersin

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