MANUAL

DE

Alfa Diseo de Sistemas, S.A. de C.V.

ventas@ads.com.mx Conmutador 5553 2049 con 15 lneas

Introduccin:

Este material est diseado para ayudar a los usuarios que

manejan nuestro sistema
CONTPAQi BANCOS. Incluye entre otros temas,
informacin de lo que usted necesita conocer para iniciar a
utilizar nuestro sistema bancario.

CONTPAQ i BANCOS es el sistema con el que su dinero
siempre est a la vista, ya que le ayuda a controlar sus
ingresos y egresos y a integrar la informacin de sus
comprobantes
fiscales
digitales,
facilitando
la
administracin de sus cuentas bancarias y el flujo de
efectivo.

Este manual es un suplemento al Manual Electrnico de
capacitacin que se encuentra integrado en su sistema, por
lo cual no es una sustitucin de dicho manual, sino una gua
prctica del mismo.

INDICE

CAPITULO 1 ..................................................................................................................................... 1
1.1.

Ejecutando el programa por primera vez ........................................................................ 1

1.2.

Ventana de ingreso al sistema ........................................................................................ 1

1.3.

Ingreso al sistema ............................................................................................................ 2

1.4.

Creando una empresa ..................................................................................................... 3

1.5.

Guardando configuracin de la empresa ........................................................................ 7

1.6.

Catlogo de Empresas ..................................................................................................... 7

1.7.

Cerrando la aplicacin ..................................................................................................... 8

CAPITULO 2 ..................................................................................................................................... 9
2.1.

Redefinir una empresa creada ...................................................................................... 10

2.1.1.

Pestaa Generales ..................................................................................................... 10

2.1.2.

Pestaa 2 Fechas y periodos ..................................................................................... 11

2.1.3.

Pestaa 3 Cuentas y su estructura ............................................................................ 12

2.1.3.1.

Manejo de cuentas (1) ........................................................................................... 12

2.1.3.2.

Estructura de las cuentas (2) ................................................................................. 13

2.1.3.3.

Segmento de negocios (3) ..................................................................................... 13

2.1.3.4.

Cuenta de flujo de efectivo (4) (Cambiar) ............................................................. 14

2.1.4.

Pestaa 4 Plizas y su captura ................................................................................... 14

2.1.4.1.

Periodos abiertos (1) ............................................................................................. 15

2.1.4.2.

Manejo de plizas y movimientos (2) .................................................................... 15

2.1.4.3.

Captura rpida (3) ................................................................................................. 16

2.1.4.4.

Presupuestos (4) .................................................................................................... 16

2.1.5.

Pestaa 5 IVA ............................................................................................................. 16

2.1.6.

Pestaa 6 Documentos bancarios ............................................................................ 17

2.1.6.1.

Configuracin General 1 ........................................................................................ 17

2.1.6.2.

Ejercicios y periodos bancarios 2 ........................................................................... 18

2.1.6.3.

Presupuestos por categoras 3 .............................................................................. 18

2.1.6.4.

Leyenda para abono en cuenta del beneficiario 4 ................................................ 18

2.1.6.5.

Conciliacin bancaria 5 .......................................................................................... 18

2.1.6.6.

Interfaz a la empresa comercial 6 ......................................................................... 18

2.1.7.

Pestaa 7 Correo ....................................................................................................... 18

2.1.8.

CSD/FIEL .................................................................................................................... 19

2.2.

Configuracin del da de trabajo ................................................................................... 19

2.3.

Cambiar periodo y ejercicio ........................................................................................... 20

2.4.

Tipo de documento ....................................................................................................... 20

2.5.

Conceptos ...................................................................................................................... 21

2.6.

Cargar Conceptos de IETU ............................................................................................. 21

2.7.

Cargar diarios especiales ............................................................................................... 22

2.8.

Cargar tipos de plizas .................................................................................................. 22

2.9.

Cargar segmentos de negocios ...................................................................................... 23

2.10.

Cuentas de gastos y retenciones ............................................................................... 23

2.11.

Monedas .................................................................................................................... 24

2.12.

Tipos de cambio ........................................................................................................ 25

CAPITULO 3 ................................................................................................................................... 25
3.1.

Control de gastos Visin general ................................................................................ 25

3.2.

Control de gastos- Ejecucin de reportes ..................................................................... 28

CAPITULO 4 ................................................................................................................................... 29
4.1.

Contabilidad .................................................................................................................. 30

4.2.

Catlogo de cuentas ...................................................................................................... 30

4.3.

Creacin de cuentas ...................................................................................................... 30

4.4.

Pre plizas ..................................................................................................................... 32

4.5.

Bajar plizas .................................................................................................................. 35

4.6.

Cargar plizas ................................................................................................................ 36

4.7.

Contabilizacin masiva de documentos ........................................................................ 36

4.8.

Desglose masivo de causacin de IVA ........................................................................... 38

CAPITULO 5 ................................................................................................................................... 40
5.1.

Catlogos ....................................................................................................................... 40

5.2.

Beneficiarios/Pagadores ................................................................................................ 40

5.2.1.

Pestaa 1 Generales .................................................................................................. 41

5.2.2.

Pestaa 2 Fiscal ......................................................................................................... 42

5.2.3.

Pestaa 3 Contabilidad .............................................................................................. 43

5.2.4.

Pestaa 4 Datos Adicionales ..................................................................................... 43

5.3.

Importacin de clientes/ proveedores de Adminpaq ................................................... 43

5.4.

Cuentas bancarias ......................................................................................................... 44

5.4.1.

Pestaa 1 Datos Generales ........................................................................................ 45

5.4.2.

Pestaa 2 Contabilidad .............................................................................................. 46

5.4.3.

Pestaa 3 Comercial .................................................................................................. 47

5.4.4.

Pestaa 4 Saldos ........................................................................................................ 47

5.4.5.

Pestaa 5 Titulares .................................................................................................... 47

5.4.6.

Pestaa 6 Formatos ................................................................................................... 48

5.4.7.

Pestaa 7 Datos Adicionales ..................................................................................... 48

5.5.

Saldos de cuentas bancarias .......................................................................................... 48

5.6.

Cuentas agrupadoras .................................................................................................... 49

5.7.

Categoras ...................................................................................................................... 50

5.8.

Presupuestos por categoras ......................................................................................... 51

5.9.

Bancos ........................................................................................................................... 51

CAPITULO 6 ................................................................................................................................... 52
6.1.

Documentos .................................................................................................................. 53

6.2.

Cheques ......................................................................................................................... 53

6.2.1.

1 Documentos pagados ............................................................................................. 54

6.2.2.

2 Categoras ............................................................................................................... 54

6.2.3.

3 Otros datos ............................................................................................................. 54

6.3.

Egreso ............................................................................................................................ 55

6.4.

Ingresos ......................................................................................................................... 57

6.5.

Ingreso No depositado .................................................................................................. 59

6.6.

Depsitos ....................................................................................................................... 60

6.7.

Flujo de Efectivo ............................................................................................................ 62

6.8.

Calendario Financiero .................................................................................................... 62

6.9.

Conciliacin Bancaria .................................................................................................... 63

CAPITULO 7 ................................................................................................................................... 65
7.1.

Reportes ........................................................................................................................ 66

7.2.

Auxiliar de bancos ......................................................................................................... 66

7.3.

Auxiliar de bancos cuenta agrupadora .......................................................................... 66

7.4.

Auxiliar por beneficiario/pagador ................................................................................. 67

7.5.

Saldos mensuales por categora .................................................................................... 67

7.6.

Comparativo real vs presupuestado .............................................................................. 68

7.7.

Conciliacin bancaria ..................................................................................................... 68

CAPITULO 8 ................................................................................................................................... 69
8.1.

Extras y Utileras ............................................................................................................ 70

8.2.

Usuarios ......................................................................................................................... 70

8.2.1.

Dar de alta a un nuevo usuario ................................................................................. 70

8.2.2.

Usuarios Conectados ................................................................................................. 72

8.3.
8.3.1.

Reconstruccin de saldos .......................................................................................... 73

8.3.2.

Reconstruir dgitos del nmero de cheque ............................................................... 74

8.3.3.

Mantenimiento a la base de datos ............................................................................ 75

8.3.4.

Saldo cero a la base de datos .................................................................................... 75

8.3.5.

Reconstruir asociacin en el ADD .............................................................................. 76

8.4.

Utileras ......................................................................................................................... 73

Cambio de idioma ......................................................................................................... 77

CAPIT ULO 1

1.1. Ejecutando el programa por primera vez

Para accesar al sistema, con el mouse se debe dar doble
clic al icono de:
CONTPAQi BANCOS
Que se encuentra en su escritorio.
Otra opcin es seleccionar el icono con el mouse y
posteriormente oprimir la tecla Enter

1.2. Ventana de ingreso al sistema

Una vez que se
ejecuta el sistema de
CONTPAQi BANCOS,
nos mostrara la
ventana del sistema
con la versin que se
tiene instalada.

Despus el sistema nos muestra la ventana

para el ingreso al sistema.
El sistema solicitara los siguientes datos:
Cdigo de usuario y Clave de acceso, se
muestra la palabra SUPERVISOR, que es el
usuario predefinido, este usuario no tiene
contrasea, por lo tanto, si se le da un clic en
el botn Aceptar el sistema permitir el
acceso.

NOTA: Se recomienda que en un futuro se le asigne una Clave de acceso al usuario
SUPERVISOR, ya que de lo contrario cualquier persona con acceso al equipo, podra ejecutar la
aplicacin.
1

1.3. Ingreso al sistema

Posteriormente al ingresar al sistema de CONTPAQi CONTABILIDAD, se mostrar la ventana
del sistema.

Tambin se muestra la ventana de ltimas
noticias, con mensajes de twitter sobre los
sistemas.

Si se cierra la ventana, desde el men de ayuda
del sistema podemos volver a abrirla.

1.4. Creando una empresa

Los sistemas CONTPAQi Bancos y CONTPAQi Contabilidad comparten bases de datos, de tal forma
que una empresa creada en Contabilidad o Bancos puede verse desde cualquiera de los dos
mdulos.
Como consecuencia los parmetros de creacin de una empresa son los mismos en los 2 sistemas.
Para crear una empresa hay que seguir los siguientes pasos:
Dar clic en el icono de la casita o en el men de Empresas, y selecciona Empresas, o
presionar la combinacin de teclas Ctrl + E

Se abre una ventana que se llama Catlogos de Empresas y se le da un clic al icono de

Nueva Empresa

En la imagen de abajo muestra su pantalla y la ventana que abre de Nueva Empresa
que se describe a continuacin.


Esta es la ventana para agregar una nueva empresa al sistema de bancos. Y se describe a
continuacin:

1- Nombre de la empresa: En este campo va el nombre de la empresa
2 -RFC empresa: Hay que poner el RFC de la empresa y es un campo obligatorio, ya que si no
lo pone, no podr guardar la empresa creada.
3 -Catalogo Preinstalado: Aqu se puede seleccionar el catalogo que ya cuenta con las
agrupadoras del SAT.:

NOTA: Si utilizamos este catlogo la estructura ser 3-2-3 es decir XXX-XX-XXX

4-Estructura: Si seleccionamos la opcin ninguno podemos manipular la estructura del catlogo
con hasta 30 caracteres sin restriccin alguna. Separando con - guiones medios cada nivel.
5-Valores: El catlogo de cuentas puede trabajar con valores numricos o alfanumricos, esta
opcin solo puede seleccionarse al crear la empresa.
6-Niveles: En esta configuracin le indicamos al catlogo de cuentas la forma que queremos
agrupar las cuentas contables.

Cada segmento NO es un nivel

El usuario tiene que indicar en las cuentas creadas cual ser la
cuenta de nivel superior.
Ventajas: Con una estructura pequea se pueden trabajar
subniveles.
Desventajas Si las cuentas no son agrupadas correctamente, los
estados financieros pueden mostrarse en forma incorrecta (si
esto ocurre se tendr una notificacin)

Cada segmento SI es un nivel
El sistema automticamente al crear nuevas cuentas asignara el
nivel superior a la cuenta creada.
Ventajas: Sin tener tanta precaucin se tiene un catlogo de
cuentas mejor controlado
Desventajas: Se debe tener una estructura ms grande para
cada nivel o subnivel que se quiera manejar

A partir de la cuenta de mayor los segmentos s son niveles
Pueden existir subniveles en tanto no se marque una cuenta con
la categora MAYOR, a partir de ella cada nivel requerir una
mayor estructura

7-Inicio del Ejercicio: Aqu es donde se configura el ejercicio de la empresa y desde ah el sistema
en automtico genera los ejercicios subsecuentes. Se recomienda iniciar siempre con 1 de enero
para que los ejercicios sean de enero a diciembre.
8-Tipo de periodo: Si usted elige el tipo de perodo mensual, CONTPAQi CONTABILIDAD siempre
creara ejercicios de 12 meses. El sistema trae ms periodos para poder usar el que se adapte a sus
necesidades.

Si se selecciona el periodo especial nos muestra la siguiente ventana y nos sirve para nosotros
seleccionaremos cuantos periodos tendremos en el ejercicio (hasta 13) y las fechas inicial y final de
cada uno de los periodos.

NOTA: Esto solo se puede

modificar al crear la
empresa.

9-Periodo Vigente: Se refiere a cul de los periodos del ejercicio creado comenzaremos a trabajar.
10-Manejar periodos abiertos: Si habilitamos la opcin manejar periodos abiertos CONTPAQi
CONTABILIDAD nos permitir modificar un ao adelante y un ao atrs, siempre y cuando existan
los periodos en la base de datos.
11-Ubicacin de los archivos de la empresa:
Servidor de BDD: Es el servidor en que se encuentra instalado nuestro sistema
Base de datos: El nombre de la base de datos en donde se guardara la nueva empresa y
todos sus movimientos, el campo puede ser editado


Respaldos: Es la ruta se guardaran los respaldos creados desde CONTPAQi
CONTABILIDAD, si el sistema es en red los respaldos se guardaran en el servidor.
Archivos de Salida: Cuando pidamos algn reporte a Excel, PDF, Texto o HTML, esta es
la ruta predeterminada en donde se guardaran dichos reportes.

1.5. Guardando configuracin de la empresa

Para guardar la configuracin de la empresa se le da un clic al icono de guardar o presionamos la
tecla F8 y el sistema mostrara un mensaje de que se ha creado con xito.

Al darle aceptar vemos la ventana de Catlogo de Empresas ya con la empresa que acabamos de
crear.






Para cerrar esta ventana solo le damos
un clic en el icono de cerrar.

1.6. Catlogo de Empresas


Para abrir el catlogo de Empresas hay que
darle un clic al icono de la Casita, tambin
en el men de Empresas y seleccionar
empresas o usar la combinacin de teclas

<CTRL + E>

Y nos muestra la siguiente ventana:

1.Abrir Empresa: Abre una empresa ya existente

2.Nueva Empresa: Nos muestra la ventana para dar de alta una empresa nueva en el sistema

3.Respaldar: Nos muestra una ventana para poder respaldar nuestra informacin

4.Restaurar: Nos muestra la ventana para subir un respaldo previamente hecho

5.Borrar: Borra una empresa ya existente en el sistema

6.Ayuda: Aqu nos muestra ya ayuda del sistema si se tiene instalada

7.Cerrar: Cierra la ventana del Catalogo de Empresas


NOTA: Para abrir una empresa con el botn de abrir, primero hay que seleccionarla con el

mouse dndole un clic, otra forma de abrir la empresa es dndole doble clic, o
seleccionndola con un clic y presionar la tecla Enter de su teclado.

1.7. Cerrando la aplicacin

Para concluir, seleccionaremos el icono de Salir.

ejecucin del programa.

Esta es la manera correcta de finalizar la

Otra forma de salir del sistema es en el men
de Empresa, seleccionamos salir.

CAPIT ULO 2

2.1. Redefinir una empresa creada

Para redefinir una empresa ya creada, primero hay que abrirla dndole un clic al icono de la casita,
darle doble clic, o seleccionarla y darle abrir empresa o presionar la tecla Enter.
Una vez abierta la empresa nos vamos al men de configuracin, y seleccionamos la opcin de
Redefinir Empresa

Se muestra la siguiente ventana:


Para redefinir una empresa
tenemos 6 pestaas para
hacerlo:
1-Generales
2- Fechas y periodos
3- Cuentas y su estructura
4.Plizas y su captura
5- IVA
6-Docuemntos bancarios 7Correo
8-CSD/FIEL

Para poder cambiarle el nombre a la empresa, es en esta ventana en donde dice Nombre de
la empresa, una vez realizado el cambio solo se le da un clic en aceptar para guardar el

cambio.

2.1.1. Pestaa Generales


Como su nombre lo indica, en esta pestaa tendremos datos generales de la empresa creada, los
cuales pueden aparecer en determinados reportes.
Y se divide en 4 partes que son:

1-Datos generales de la
empresa
Aqu va el R.F.C, nombre
registro de cmara, etc.

2. Datos del representante legal
Aqu capturamos los datos del
representante legal.

3-Domicilio

Aqu capturamos la direccin de

la empresa.

4-Ubicacin de los datos de los
archivos de la empresa
Aqu nos muestra la ruta por
default de donde se guardara la
informacin de esta empresa.

2.1.2. Pestaa 2 Fechas y periodos

En esta pestaa podremos ver la fecha de inicio de la historia, que tipo de periodo estamos
usando, desde cuando tiene informacin esta empresa, es decir; el inicio de la historia, entre otras
fechas.

2.1.3. Pestaa 3 Cuentas y su estructura

Esta pestaa se divide en 4 secciones, que se describen a continuacin.

2.1.3.1.

Manejo de cuentas (1)

Nosotros habilitaremos o deshabilitaremos con un clic la opcin deseada:

Usar cuenta de cuadre: Con esta opcin el sistema mandara la diferencia de cualquier
pliza a la llamada cuenta de cuadre con lo cual ninguna pliza quedara descuadrada,
incluso cuadra la pliza si se presenta una falla en la energa elctrica, (si la cuenta de
cuadre tiene movimientos los estados financieros no mostraran sumas iguales).
Si esta opcin es deshabilitada todas las plizas tendrn que ser cuadradas obligatoriamente.

Usar cuenta de Flujo de efectivo: La cuenta de flujo de efectivo es uno de los

requerimientos para habilitar en el sistema la parte fiscal, ya que de acuerdo a la ley del
IETU e IVA estos impuestos son gravados en el momento en que la operacin es aplicada
efectivamente en bancos.
Permitir cambiar nmeros de cuenta: Existe la posibilidad en CONTPAQi CONTABILIDAD
de cambiar el nmero de cuenta aunque esta ya tenga una historia, al cambiar el nmero
a una cuenta afectara todo el histrico cantable de la misma sin necesidad de abrir pliza
por pliza.
Mostrar el rbol de cuentas: Al entrar al men catlogo de cuentas, lo va a mostrar si
tenemos activada esta opcin, de lo contrario estar oculto y solo podremos consultar y
dar de alta cuentas si conocemos el nmero de esta.
Bsqueda por pginas: En plizas o filtros de reportes para buscar la cuenta deseada
podemos presionar la tecla F3, bsqueda por pginas optimiza la bsqueda de la cuenta
deseada
Asumir siguiente cuenta: Sirve para a bsqueda de cuentas.
Obligar asignar agrupador SAT al dar de alta cuentas: si se desea que la asignacin del
agrupador del SAT sea obligatoria o no, al registrar cuentas contables. Por omisin, dicha
opcin se encuentra habilitada.

2.1.3.2.

Estructura de las cuentas (2)

Aqu nos muestra la estructura del catlogo de

cuentas y si estamos manejando valores
numricos o alfanumricos, adems de cmo
estamos usando los niveles del catlogo de
cuentas. Tambin podemos cambiar la
estructura del catlogo de cuentas.

La estructura del catlogo de cuentas puede
ser cambiada, el requisito es que debe
aumentarse, esto se logra presionando el
botn cambiar estructura, nos muestra el
men de cambio de estructura en el cual
conformaremos la nueva estructura y
posteriormente damos clic en el botn
procesar.

2.1.3.3.

Segmento de negocios (3)

Segmentos de negocio es una herramienta muy til de CONTPAQi CONTABILIDAD, la cual nos
permite manejar areas, proyectos, departamentos, sucursales etc.
De una forma muy fcil y eficiente (Anlisis detallado en curso intermedio)
En esta parte configuramos si vamos a utilizar segmentos de negocios y cmo van a ser
asignados.

2.1.3.4.

Cuenta de flujo de efectivo (4) (Cambiar)

Como lo mencionamos
anteriormente, la cuenta de flujo
de efectivo nos sirve para la parte
fiscal en el sistema, esta cuenta
puede ser cambiada en cualquier
momento y deber ser una cuenta
agrupadora, para incluir todas las
cuentas dependientes como
cuentas de flujo de efectivo.

Cambiar cuenta de flujo de efectivo
Presionar el botn cambiar la
cuenta Asignar la nueva cuenta de
flujo de efectivo, misma que
previamente debe crearse en
nuestro catlogo de cuentas.
Procesar

2.1.4. Pestaa 4 Plizas y su captura

En esta parte encontraremos configuraciones para la captura de plizas y movimientos

2.1.4.1.

Periodos abiertos (1)

Le indicaremos al sistema, que periodos aparte del vigente, queremos que nos permita modificar.
Habilitaremos o deshabilitaremos, la opcin deseada con un clic en la casilla.

2.1.4.2.

Manejo de plizas y movimientos (2)

Calcular nmero de pliza automticamente: el sistema de forma autnoma asignar el

consecutivo a las nuevas plizas, de manera contraria, el usuario captura el nmero de
pliza.
Calcular cifra de control: adems de sumar que los cargos y abonos sean iguales en cada
pliza, sumara tambin el nmero de cuenta de cada pliza, a esta sumatoria se le conoce
como cifra de control.
Usar plizas estadsticas: el sistema permite crear plizas con movimientos estadsticos,
es decir estos nunca van a formar parte de los estados financieros, tambin pueden servir
para agrupar cuentas.
Usar plizas de orden: Le indicaremos al sistema si usamos o no cuentas de orden.
Habilitar diarios en plizas: Los libros diarios son una clasificacin que podemos hacer
para agrupar plizas, por default todas las plizas son guardadas en un libro diario, sin
embargo existe la posibilidad de crear mltiples libros diarios, y con ello ampliar nuestra
variedad de reportes, ejemplo plizas de ingresos del libro diario sucursal uno.
Habilitar diarios en movimientos: al igual que el punto anterior podemos asignar un diario
pero a nivel de movimiento, con esto cada movimiento de la pliza pudiera estar en un
libro diario diferente.

Obligar el diario en movimientos de flujo de efectivo: Puede crearse un libro diario ligado
a la cuenta de flujo de efectivo, de ser este el caso el campo no podr quedarse sin libro
diario
Habilitar conceptos en movimientos: independientemente del concepto general de la
pliza, cada movimiento puede tener un concepto independiente
Habilitar referencia en movimientos: cada movimiento de la pliza puede tener una
referencia independiente
Habilitar moneda extranjera: CONTPAQi CONTABILIDAD tiene la capacidad de manejar
en una sola cuenta contable el saldo en moneda nacional y en moneda extranjera sin
necesidad de usar cuentas complementarias (curso intermedio explicacin a detalle)
Imprimir plizas con formato para contadores: las plizas pueden ser impresas en un
formato ms amigable a la lectura si habilitamos esta opcin.
Al imprimir pliza, incluir informacin relacionada: Nos muestra la informacin de IVA y
del XML.
Guardar archivos asociados en el servidor: en cada pliza podemos adjuntar archivos
tales como PDF o XML de las compras, si habilitamos esta opcin los archivos sern
guardados en el servidor, de lo contrario se guardaran localmente en la mquina del
usuario del sistema

2.1.4.3.

Captura rpida (3)

Por omisin plizas sin afectar: una pliza sin afectar es aquella que se encuentra capturada, pero
aun no forma parte de los estados financieros, si esta opcin es habilitada, todas las plizas
generadas estarn sin afectar, esperando que el usuario las valide y afecte, esta opcin puede
usarse como filtro para autorizacin de la captura de plizas.
Habilitar mensajes de advertencia: el sistema nos notificara automticamente si una pliza esta
descuadrada, si estamos intentando capturar una pliza que corresponde a otro periodo que no es
el vigente, o si intentamos modificar el tipo, numero o fecha a una pliza existente.
Usa bsqueda incremental para cuentas: cuando se comienza a escribir el nmero de la cuanta
contable, el sistema nicamente nos va mostrando las cuentas que corresponden a los caracteres
capturados.
Mostrar ventana de asociacin a CFDI al capturar la pliza: aqu habilitamos o deshabilitamos que
nos salga la ventana del ADD en cada pliza.
Mostrar ventana de pago al capturar la pliza de egresos: Al tener habilitada esta opcin nos
muestra la ventana de egresos para la captura de la informacin del pago.
Mostrar la ventana de Asociar comprobantes a movimientos en automtico: Al tenerla habilitada
en la pliza al capturar los movimientos se abrir la ventana del ADD (Administrador de
documentos digitales) para poder asociar el XML a travs de los movimientos de la pliza.

2.1.4.4.

Presupuestos (4)

Con la opcin marcada cuando se usen los presupuestos acumulada a las cuentas superiores.

2.1.5. Pestaa 5 IVA

Al habilitar los
parmetros de esta
pantalla, generaremos la
configuracin para el
manejo y control del IVA,
IETU y DIOT.
Se encuentra dividido en:
Causacin de IVA
Definicin de Base
Gravable.

Devolucin y control de
IVA
Explicacin detallada en
pginas subsecuentes.

2.1.6. Pestaa 6 Documentos bancarios

Tenemos varias opciones que se describen a continuacin:
2.1.6.1.

Configuracin General 1

Permitir captura de benef/pag desde documentos:

Nos permite generar beneficiarios y pagadores al momento de emitir un documento, sin
necesidad de entrar al catlogo correspondiente y al mismo tiempo este beneficiario o pagador es
guardado en su catlogo.


Crear conceptos desde documentos:
De la misma forma que los beneficiarios y pagadores los conceptos pueden ser creados y
guardados al momento de generar un movimiento.

Control de Autorizaciones:
Permite establecer montos mximos en los movimientos y si estos exceden requerir una
autorizacin por el usuario facultado para ello.

Dgitos para nmero de cheques
Se establece cuantos dgitos deseamos utilizar en el consecutivo de nmeros de cheque.

2.1.6.2.

Ejercicios y periodos bancarios 2

Se manejan dos opciones para el manejo de periodos:

Debido a que es la misma base contable, se puede utilizar dicha configuracin, de lo contrario
tenemos que informar cual es el ejercicio y periodo vigente. As como si deseamos modificar
periodos anteriores y futuros o nicamente el ejercicio vigente.
Como dato informativo se muestra el inicio de la historia, (No se puede ingresar movimientos
anteriores a esta fecha).

2.1.6.3.

Presupuestos por categoras 3

Las categoras son un concepto que se asigna a los movimientos, estas categoras nos sirven:
1 Para tener un reporte de ingresos o egresos agrupado
2 Para generar un presupuesto de ingresos o egresos
Con esta configuracin, si se manejan categoras se pueden restringir movimientos que excedan el
importe acumulado de la categora seleccionada.

2.1.6.4.

Leyenda para abono en cuenta del beneficiario 4

Si indicamos un importe mnimo para abono en cuenta, por ejemplo $2,000.00 MN y en la

Leyenda para abono en cuenta ponemos: Para abono en cuenta del beneficiario, sta leyenda
aparecer en el momento en que elaboremos un cheque por este importe o superior al mismo.

2.1.6.5.

Conciliacin bancaria 5

Cuando se emite un documento ya sea ingreso o egreso, el sistema lo considera como

efectivamente realizado para efectos fiscales, con esta opcin si algn documento queda en
trnsito al realizar la conciliacin bancaria, el sistema automticamente cambia el periodo de
acumulacin o acredita miento para base fiscal

2.1.6.6.

Interfaz a la empresa comercial 6

En esta versin pueden ser configurados hasta 3 autorizaciones para que pueda ser pagado un CFD
o CFDi proveniente del sistema administrativo (AdminPAQ)

2.1.7. Pestaa 7 Correo

En esta versin puede asignar el asunto, el cuerpo y la firma, lo cual servir para que
automticamente se generen dichos datos al enviar sus documentos a los correos seleccionados.

2.1.8. CSD/FIEL
Se agreg la opcin de configurar los datos del certificado del sello digital para el timbrado de
retenciones y certificado del sello digital o la FIEL, para la entrega de la contabilidad electrnica,
desde la pestaa CSD/FIEL.

2.2. Configuracin del da de trabajo

El men configuracin da de trabajo, le permite definir la fecha en la cual usted podr iniciar a
trabajar en su sistema de CONTPAQi BANCOS.

2.3. Cambiar periodo y ejercicio

Con esta opcin usted podr cambiar ms de dos ejercicios hacia atrs, cuando stos tengan
documentos bancarios dados de alta.

2.4. Tipo de documento

Tipos de documento, permiten definir documentos con caractersticas propias, basados en un

documento modelo.

El sistema de CONTPAQi BANCOS, tiene precargados diferentes tipos de documentos y usted
puede crear nuevos documentos, dependiendo de las necesidades de su empresa. Solo basta darle
un clic en el submen de catlogo y se muestra la ventana en donde y darle un clic al boton F3 nos
muestra todos los documentos que maneja el sistema de CONTPAQi Bancos, como se muestra en
la imagen.

2.5. Conceptos
Al capturar una pliza esta debe llevar un concepto para ser identificada en forma gil, en el men
Configuracin conceptos, catalogo esta lista puede ser guardada y posteriormente podemos usar
este listado al crear una nueva pliza.

El catlogo de conceptos se crea dando un nmero de cdigo al concepto y un nombre que ser el
que incluir a sus plizas. Ejemplo: d de alta el concepto: renta de oficinas.

2.6. Cargar Conceptos de IETU

Si se tienen dados de alta los conceptos de IETU en otra empresa, se pueden bajar y cargar
tambin a esta empresa por medio de esta opcin.

2.7. Cargar diarios especiales

Si se tienen dados de alta los diarios especiales en otra empresa, se pueden bajar y cargar
tambin a esta empresa por medio de esta opcin.

2.8. Cargar tipos de plizas

Si se tienen dados de alta los tipos de plizas en otra empresa, se pueden bajar y cargar tambin a
esta empresa por medio de esta opcin.

2.9. Cargar segmentos de negocios

Si se tienen dados de alta los segmentos de negocios en otra empresa, se pueden bajar y cargar
tambin a esta empresa por medio de esta opcin.

2.10.

Cuentas de gastos y retenciones

Con esta opcin usted podr asociar las cuentas de gastos y retenciones, creados desde el sistema
de CONTPAQ i CONTABILIDAD.


Basta con darle un clic en el botn F3 en cada concepto para poder seleccionar la cuenta contable
que le corresponde.

2.11.

Monedas

En esta opcin Ud. podr dar de alta las monedas que necesite para poder trabajar con su sistema.
Por default el sistema ya cuenta con la moneda de peso mexicano y dlar americano.

Para dar de alta la moneda EUROS, simplemente de clic en el cono nuevo y proceda a registrar la
nueva moneda, llenando los campos que se solicitan, al terminar de clic en guardar.

2.12.

Tipos de cambio

Con esta opcin usted podr registrar los tipos de cambio de las diferentes monedas extranjeras
registradas en su sistema.

Solos hay que seleccionar la moneda dndole un clic en el botn F3 y capturar el tipo de cambio
una vez que termine de le un clic en el botn de guardar.

CAPIT ULO 3

3.1. Control de gastos Visin general


Sus gastos estn bajo control, ya que con el nuevo mdulo de control de gastos puede:
a. Controlar las reposiciones de gastos, caja chica y comprobaciones de viticos
b. Generar documentos bancarios a partir de una reposicin y/o comprobacin de gastos
c. La pliza contable y la informacin de proveedores para la DIOT la creas a partir de los
Comprobantes
d. Identificar las partidas del gasto por categoras y por su tipo de gasto, con cubos de
informacin
e. Llevar el saldo de los diferentes responsables del gasto

Para utilizar el mdulo de control de gastos, primero debe dar de alta el(los) beneficiarios
pagadores, desde el men catlogo, y seleccionamos beneficiarios pagadores

Posteriormente seleccione el beneficiario pagador y habilite el cono de responsable del gasto,
desde el men catlogo, beneficiarios pagadores y por ultimo de un clic en el botn de guardar.

Posteriormente ingrese al men de control de gastos, y de un clic a documentos de gastos y
seleccione el responsable del gasto presionando con un clic el boton de F3, tambin seleccione el
tipo de gatos y el concepto.

Posteriormente, de capturar la referencia y dar doble Enter nos muestra la ventana de detalle.
Proceda a registrar el detalle de los gastos generados y de clic en guardar y cerrar

Tambin se puede deshabilitar el cono de captura completa, a fin de registrar aqullos gastos que
no generaron impuestos, tales como propinas y de Enter para registrar dichos gastos

3.2. Control de gastos- Ejecucin de reportes

Ingrese al mdulo de control de gastos, y seleccione el responsable del gasto, desde el men
control de gastos y de clic en ejecutar reporte

Y el resultado es el siguiente:

Para sacar el reporte en Excel lo hacemos desde el men de control de gastos, Reporte de control
de gatos por Excel

Al sacar el reporte en Excel este es el resultado

CAPIT ULO 4

4.1. Contabilidad
En este men usted podr consultar y/o registrar: cuentas contables en el catlogo de cuentas,
pre-plizas, bajar plizas, llevar a cabo la contabilizacin y/o eliminacin masiva de sus
documentos y efectuar el desglose masivo de la causacin de IVA.

4.2. Catlogo de cuentas

Recuerde que el sistema de CONTPAQi BANCOS se integra de manera transparente a CONTPAQ
i CONTABILIDAD al compartir una misma base de datos, evitando realizar interfaces manuales,
por lo cual el catlogo de cuentas que se tenga registrado en el sistema CONTPAQ i
CONTABILIDAD es el mismo que tiene en el sistema de CONTPAQi BANCOS, dicho catlogo se
encuentra dividido en dos secciones rbol de cuentas e informacin de cuentas.

rbol de cuentas Informacin de cuentas

4.3. Creacin de cuentas


Para dar de alta una cuenta nueva seguimos los siguientes pasos.

Nuevo: Para poder dar de alta una nueva cuenta
Cuenta: Aqu va el nmero de la cuenta a dar de alta
Nombre: El nombre de la cuenta
Subcuenta: En esta seccin tenemos que seleccionar la cuenta en la que deseamos acumular la
nueva cuenta
Tipo de cuenta: Al seleccionar la cuenta de acumulacin, por default nos indicara el mismo tipo
de cuenta y naturaleza.
Cuenta de Mayor: No. No es cuenta de mayor y no aparece impresa en los estados financieros
Si. Si es de mayor y aparecer impresa en los estados financieros.
De ttulo. Aparecer en los estados financieros como un ttulo, y tendr un gran total de la
cuenta, por ejemplo: ACTIVO.
De subtitulo. Aparecer en los estados financieros como un subttulo, y tendr un gran total de
la cuenta, ejemplo. CIRCULANTE
Como se ver en el reporte de Balance General


Activo Titulo (Encabezado y gran total)
Circulante Subtitulo (Sub encabezado y total)
Cuenta Bancos Mayor (Acumula, cuentas afectables)

Guardar: Darle un clic al icono de guardar para poder guardar la cuenta creada

4.4. Pre plizas

Las pre plizas son documentos modelo que usted elabora, para facilitar el registro de gastos fijos,
recuerde que el sistema de CONTPAQi BANCOS se integra de manera transparente a CONTPAQ i
CONTABILIDAD al compartir una misma base de datos, evitando realizar interfaces manuales, por
lo cual las pre plizas generadas en el sistema CONTPAQ i CONTABILIDAD, son las mismas que
tiene en el sistema de CONTPAQi BANCOS, a continuacin se explica a detalle cmo crear pre
plizas en nuestros sistemas





Paso 1: En una pliza seleccionada,
de clic en guardar como pre
pliza.

Paso 2: En la ventana que sale le podemos
cambiar el nombre para poder identificar a la
pre-pliza ms fcilmente y tambin le
podemos agregar una letra como acceso
directo para ejecutarla con esa combinacin
de teclas. Y le damos en procesar para generar
la pre-pliza.


PASO 3: Nos aparece el mensaje de
confirmacin de que sea creado con xito
la pre-pliza, Qu si deseamos
consultarla?, le damos un clic en el botn
de SI.

Se genera la pre pliza y se procede a su configuracin.

Cdigo: Es el numero consecutivo de la pre-pliza
Nombre: Aparece el nombre que le dimos al momento de crear la pre-pliza
Acceso directo: Nos aparece la combinacin de teclas de <CTRL + >
la letra que hayamos capturado.
Fecha: Aqu podemos escoger que fecha tendr la pre-pliza cuando se ejecute.
Tipo: Aqu podemos cambiarle el tipo de pliza, ya se ingres, egreso, diario etc.
Numero: Es el nmero que tendr la pliza ya generada, se recomienda
Concepto: Aqu viene el concepto de la pliza que se puede modificar sin problema.
Zona de movimientos: Aqu se listan igual que en las plizas los movimientos que la
componen y al dar doble clic a cada movimiento se abre la ventana de movimientos para su
modificacin.

NOTA: Cada opcin del punto 2 tiene una opcin que se llama POR CAPTAR, quiere decir
que si seleccionamos esa opcin cuando ejecutemos la pre-pliza, en el campo que se
haya dejado por captar se detendr en la ejecucin hasta que nosotros escribamos el
valor correspondiente.


Se procede a configurar la pre pliza Honorarios, con los siguientes parmetros: Fecha: La fecha
es por captar; Tipo: Egresos, Nmero: El nmero es por captar, Concepto: Pago de honorarios.
Se procede a configurar cada uno de los asientos contables de la pre pliza Honorarios, con los
siguientes parmetros:
Movimiento 1: Porcentaje del importe base (100%)
Movimiento 2: IVA 16% del importe base
Movimiento 3: Retencin ISR (10%) del importe base
Movimiento 4: Retencin IVA (2/3) del importe base

NOTA: Para poder modificar el

cargo y el abono para poder
cambiar estos valores solo basta
con darle un clic a la flecha hacia
abajo

Movimiento 5: diferencia del total (F-9).

As quedara la pre-pliza ya modificada:

Solo se le da un clic en el boton de Guardar para guardar la pliza modificada.

4.5. Bajar plizas

Con esta opcin usted podr exportar sus plizas a un archivo de salida, como resultado se genera
un archivo de salida, con el nombre y ruta seleccionados

4.6. Cargar plizas

Con esta opcin usted podr importar sus plizas desde un archivo de entrada, como resultado se
agrega la informacin contenida en el archivo de entrada.

4.7. Contabilizacin masiva de documentos

Con esta opcin usted podr llevar a cabo la contabilizacin masiva de todos sus documentos, que
genere en su sistema de CONTPAQi BANCOS, y se muestra la siguiente ventana:

En esta ventana se puede cambiar la fecha inicial y final para que nos muestre los documentos en
el filtro y as poder seleccionar cuales se contabilizan al darle un clic al boton de procesar.

Posteriormente, se genera la contabilizacin masiva de documentos y se informa que el proceso
ha terminado con xito y de clic en ver bitcora.

Y nos mostrara algo como la siguiente ventana de bitcora

Si se cuenta con el sistema CONTPAQ i CONTABILIDAD, dar clic en el listado de plizas, puede

observar que ya se encuentran contabilizadas las plizas que se contabilizaron desde CONTPAQi

Bancos

4.8. Desglose masivo de causacin de IVA

Con esta opcin usted podr efectuar el desglose masivo de la causacin de IVA.

Seleccione la fecha inicial y final y de clic en seleccionar todo, a fin de efectuar el desglose masivo
de la causacin de IVA y de clic en procesar

Nos mostrara los movimientos en esas fechas y con la opcin de

Podemos seleccionar la tasa del IVA que se

asignara a los documentos que seleccionemos.

Despus lo nico que hay que hacer es darle

un clic en el botn de Procesar para que se
realice el proceso.





Nos mostrara una ventana que nos
indicara los datos del proceso y que
se realiz con xito, le damos un clic
para ver la bitcora.



Bitcora del proceso de Desglose masivo de causacin de IVA.



CAPIT ULO 5

5.1. Catlogos
Con esta opcin usted podr consultar y/o registrar: beneficiarios/pagadores; importar
clientes/proveedores de AdminPAQ; traspasar auxiliares entre beneficiarios y pagadores; dar de
alta sus cuentas bancarias; ver los saldos de sus cuentas bancarias; generar cuentas agrupadoras;
dar de alta categoras, asignar presupuestos a stas y consultar los bancos registrados en el
sistema CONTPAQ i BANCOS.

5.2. Beneficiarios/Pagadores


Personas fiscas o morales con quien se realizaran todas las operaciones de ingresos y egresos
registradas en el sistema de Bancos.

El catlogo de beneficiarios y pagadores se encuentra compuesto de cuatro pestaas que se
detallan a continuacin:

5.2.1. Pestaa 1 Generales

Cdigo: es el nmero con el cual el sistema identificara al beneficiario o proveedor

Nombre: Nombre del Beneficiario o proveedor, este nombre aparecer en los documentos
generados y en los reportes
Registro: Fecha de alta en el sistema
En esta pantalla se deben capturar datos como RFC CURP Telfonos.
Un solo registro puede servir para movimientos tanto de cliente como de proveedor, para lo


cual nicamente hay que indicar que tipo de operacin deseamos registrar.
Tipo: Aqu se marca la opcin que se desee si beneficiario/proveedor, Pagador7cliente o
responsable de gasto.

5.2.2. Pestaa 2 Fiscal

El catlogo de Padrn de proveedores es muy importante que sea alimentado en forma correcta,
puesto que de el depende el correcto funcionamiento de la parte de IETU e IVA en el sistema

Tipo de Tercero: Se clasifica de acuerdo a la actividad del proveedor este dato es tomado
para el carga bach de DIOT A-29
De la misma forma se debe seleccionar Tipo de operacin de cada uno de los proveedores.

En caso de seleccionar 05-Proveedor Extranjero (En tipo de tercero)

Nmero de ID Fiscal. Campo de identificador fiscal de proveedor extranjero
Nombre del Extranjero. Nombre del proveedor en el pas de procedencia
Pas de residencia. Seleccionar pas del proveedor
Nacionalidad. Indicar nacionalidad del proveedor
El IVA de la importacin relacionado con estos proveedores ser colocado en
dicha columna en el archivo carga Bach

Control de IVA: Indicar la tasa o tasas de impuesto con la que realizaremos operaciones
con cada uno de los proveedores, el botn asumir indica con cual tasa el sistema calculara


automticamente las operaciones realizadas.
En el caso de existir retenciones indicar el porcentaje, segn corresponda IVA o ISR

5.2.3. Pestaa 3 Contabilidad

En esta pestaa se le asigna a este beneficiario/pagador la cuenta contable que le corresponde,
solo basta seleccionar la cuenta del catlogo de cuantas al dar un clic en F3 para que se
despliegue.

5.2.4. Pestaa 4 Datos Adicionales

Como su nombre lo indica, en esta pestaa
encontraremos campos extra para
almacenar datos referentes al cliente o
proveedor.
Adems de encontrar campos para guardar
los datos para pagos electrnicos

5.3. Importacin de clientes/ proveedores de Adminpaq

Con esta opcin, usted podr importar sus clientes y proveedores que tenga registrados en el
sistema de AdminPAQ.

De seleccionar la pestaa catlogo de clientes proveedores, de clic en importar
clientes/proveedores de AdminPAQ y posteriormente en registrar clientes/proveedores en
CONTPAQi y se indicar que los clientes/proveedores fueron registrados con xito

5.4. Cuentas bancarias

Son Cuentas bancarias en moneda nacional o extranjera de las cuales registraremos sus
movimientos.
Para eso nos vamos al men de catlogos y seleccionamos Cuentas bancarias.

El catlogo de cuentas bancarias consta de 7 pestaas, que se describen a continuacin:

5.4.1. Pestaa 1 Datos Generales

Nmero de cuenta: No. De cuenta bancaria que estamos dando de alta o consultando
Nombre: Descripcin con la cual identificaremos a esta cuenta

Banco: Seleccionar banco a la cual pertenece esta cuenta

Moneda: Se selecciona la moneda que ser esta cuenta
Usar referencia para conciliacin de depsito: si usamos depsitos referenciados y
capturamos este dato en nuestros depsitos el sistema automticamente conciliara los
depsitos
Permitir actualizar el tipo de cambio del documento cuando se cambia la fecha del mismo:
Si la moneda es extranjera tiene un tipo de cambio diario, si marcamos esa casilla el sistema
actualizara el documento con el tipo del cambio de la fecha que se le haya cambiado
Llevar control de rangos de nmeros de cheque: nicamente se encuentran disponibles
en el sistema los cheques que comprenden dicho rango.
Numeracin automtica: Automticamente el sistema nos indicara el consecutivo de los
cheques a emitir.

5.4.2. Pestaa 2 Contabilidad

Cuenta: Nmero de cuenta contable que deseamos afectar, en caso de contabilidad
automatizada.
Puede existir de ser necesario una cuenta complementaria
Referencia y Concepto: se puede elegir entre varias opciones, esta ser la referencia y


concepto en la pliza contable.

5.4.3. Pestaa 3 Comercial

Esta pestaa se usa cuando se tiene interfaz con el sistema comercial

5.4.4. Pestaa 4 Saldos

Resumen con los movimientos y saldos a la fecha del da de trabajo.
Nos muestra saldos contables y bancarios de la cuenta seleccionada, aqu se ve reflejado el saldo
inicial y el movimiento que ha tenido dependiendo de los cargos y abonos que se hayan realizado.

5.4.5. Pestaa 5 Titulares

Datos de titulares de la cuenta adems de los datos bancarios, sucursal y ejecutivo de la cuenta
bancaria

5.4.6. Pestaa 6 Formatos

Se refiere a los formatos (Cadas) con los que deseamos imprimir los tipos de operaciones.
Cheques, Depsitos, Ingresos, Egresos, Ingresos no depositados

5.4.7. Pestaa 7 Datos Adicionales

Existen en CONTPAQi Bancos 4 campos para datos extra, cuatro para importes y una fecha, los
cuales pueden ser utilizados en el momento que se requieran.

5.5. Saldos de cuentas bancarias


Saldos de cuentas bancarias, ms que un catlogo, es una herramienta en la cual podemos
observar muy rpidamente los movimientos por mes de un ejercicio
En esta vista podemos ver el movimiento de cada periodo de una cuenta determinada o de todas.

5.6. Cuentas agrupadoras

Esta funcin sirve para agrupar cuentas bancarias y con ellos poder pedir reportes por el grupo de
cuentas que se encuentran agrupadas.
Ejemplo de agrupadores:
Agrupador por moneda (Pesos, Dlares) Agrupador banco (Banamex, Bancomer)


En este caso se cre un agrupador
llamado Banamex, el cual agrupa a dos
cuentas bancarias de esta empresa.

Con esto podemos pedir un reporte de
movimientos de las cuentas del
agrupador Banamex y nos mostrara
automticamente los movimientos de
ambas cuentas

Y as se vera la vista de las cuentas agrupadas

5.7. Categoras
Las categoras son agrupadores para los movimientos, y se encuentran en un catlogo, con ellas
podemos agrupar los conceptos de ingresos o egresos de nuestras operaciones sin importar con
que cliente o proveedor se realizaron, adems a estas categoras puede asignarse un presupuesto
mensual o anual y comprarlo con la operacin real.

Cdigo: Consecutivo para la categora

Nombre: Identificador de la categora
Moneda: moneda en la cual sern registradas las operaciones de esta categora.
Tipo. Ingreso o egreso (Seleccionara a qu tipo de movimientos afectar)
Tipo de presupuesto (Puede ser anual o mensual)

5.8. Presupuestos por categoras

A la categora se le puede asignar un presupuesto, ya sea mensual o anual a partir del cual se
puede comparar lo presupuestado vs lo real.

Solo hay que seleccionar la categora que se crearon en el paso anterior dndole un clic en el
boton F3 y capturar los presupuestos para cada mes.

5.9. Bancos
CONTPAQi Bancos trae por default un catlogo de los 22 principales bancos que operan


en Mxico, si es necesario crear uno o algunos ms se realizar en esta parte, solo hay que entrar
al men de catlogos, bancos.



Clic al botn nuevo, asignar cdigo
al banco, y capturar nombre del
Banco.
Despus darle un clic en el botn
de guardar.

A partir de este momento el Banco
estar disponible en el catlogo de
cuentas bancarias, para que estas
se encuentren
Identificadas con un banco.























CAPIT ULO 6

6.1. Documentos
Los documentos en el sistema pueden ser en dos sentidos:

Ingresos
Ingresos Ingresos no depositados Egresos Egresos
Depsitos
Cheques

6.2. Cheques
Se describe la ventana de documentos, en este caso de Cheque.

Cuenta: Seleccionar nmero de cuenta de egreso
Tipo: Por default (Cheque emitido)
Fecha: Fecha de emisin del documento
Importe: Monto por el cual se generara el cheque (automticamente se generar el
importe en letra)
Nmero: Automticamente nos indicar el consecutivo

Pguese a: Seleccionar el cdigo del Beneficiario en caso de no saber el cdigo tambin

se puede buscar por nombre en el campo del Beneficiario
Referencia: Campo corto para indicar la referencia del documento
Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento.

Tambin cuenta con 4 pestaas:

6.2.1. 1 Documentos pagados

Aqu se mostraran los documentos (facturas) que se pagaron con este cheque, siempre y cuando
se tenga la interfaz con el sistema comercial.

6.2.2. 2 Categoras
Aqu se puede llevar el control por subcategoras de ese pago

6.2.3. 3 Otros datos

En esta pestaa vemos fechas y permisos del cheque.

Fecha de aplicacin: Por default es la misma que la fecha de aplicacin del documento, en
caso de quedar en trnsito, esta se cambia automticamente al siguiente da de la fecha de


corte de la conciliacin.
Proyectado: Indica si es un posible egreso que an no es efectivo
Autorizado: indica que el documento no tiene restriccin de emisin
Impreso: Indica que documento ya fue impreso
Conciliado: Indica que la operacin esta efectivamente realizada por el banco
Asociado: Indica que la operacin est ligado con documentos de AdminPAQ
Moneda: En caso de que el documento se aplique a operaciones en moneda distinta a la
de la cuenta, indicar el tipo de cambio para tener la informacin de equivalencia de monedas.
Activar o desactivar si se desea imprimir leyenda Para abono en cuenta

El icono Traspaso, lo encontraremos en los documentos de egreso, su funcin el registro
de movimientos entre cuentas, al oprimir dicho botn indicaremos cual de nuestras
cuentas es la cuenta destino y el sistema automticamente generar el ingreso en la
citada cuenta.

6.3. Egreso
Se describe la ventana del documento de Egresos
Cuenta: Seleccionar nmero de cuenta de egreso

Tipo: Por default (Egreso bancario)

Fecha: Fecha de emisin del documento
Importe: Monto por el cual se generara el egreso
Folio: Automticamente nos indicar el consecutivo
Beneficiario: Seleccionar el cdigo del Beneficiario en caso de no saber el cdigo tambin
se puede buscar por nombre en el campo del Beneficiario.
Referencia: Campo corto para indicar la referencia del documento
Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento.

Tambin tiene las 4 pestaas, solo veremos la pestaa 3 de Otros Datos.

Fecha de aplicacin: Por default es la misma que la fecha de aplicacin del documento, en
caso de quedar en trnsito, esta se cambia automticamente al siguiente da de la fecha de
corte de la conciliacin
Proyectado: Indica si es un posible egreso que an no es efectivo
Autorizado: indica que el documento no tiene restriccin de emisin
Conciliado: Indica que la operacin esta efectivamente realizada por el banco
Asociado: Indica que la operacin est ligado con documentos de AdminPAQ
Moneda: En caso de que el documento se aplique a operaciones en moneda distinta a la
de la cuenta, indicar el tipo de cambio para tener la informacin de equivalencia de monedas.

6.4. Ingresos
A continuacin se describe la ventana de Ingresos

Cuenta: Seleccionar nmero de cuenta de Ingreso

Tipo: Por default (Ingreso bancario)
Fecha: Fecha de emisin del documento
Importe: Monto por el cual se generara el ingreso
Folio: Automticamente nos indicar el consecutivo
Pagador: Seleccionar el cdigo del pagador en caso de no saber el cdigo tambin se
puede buscar por nombre en el campo del pagador.
Referencia: Campo corto para indicar la referencia del documento
Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento.

Pestaa 3 Otros datos

Fecha de aplicacin: Por default es la misma que la fecha de aplicacin del documento, en
caso de quedar en trnsito, esta se cambia automticamente al siguiente da de la fecha de
corte de la conciliacin.
Proyectado: Indica si es un posible egreso que aun no es efectivo
Conciliado: Indica que la operacin esta efectivamente realizada por el banco
Asociado: Indica que la operacin est ligado con documentos de AdminPAQ

Moneda: En caso de que el documento se aplique a operaciones en moneda distinta a la

de la cuenta, indicar el tipo de cambio para tener la informacin de equivalencia de monedas.

6.5. Ingreso No depositado

Como su nombre lo indica es efectivo que ya tenemos en nuestro poder, pero an no est
depositado en la cuenta bancaria, por tal motivo este importe aun no forma parte del saldo
bancario.

Cuenta: Seleccionar nmero de cuenta de Ingreso
Tipo: Por default (Pago en efectivo del cliente)
Fecha: Fecha de recepcin del efectivo o documento no depositado
Importe: Monto por el cual se generara el ingreso
Folio: Automticamente nos indicar el consecutivo
Pagador: Seleccionar el cdigo del pagador en caso de no saber el cdigo tambin se


puede buscar por nombre en el campo del pagador
Referencia: Campo corto para indicar la referencia del documento
Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento.

Pestaa 3 Otros datos

Fecha de depsito: Por default es la misma que la fecha de aplicacin del documento, en
caso de quedar en trnsito, esta se cambia automticamente al siguiente da de la fecha de
corte de la conciliacin
Depositado: Indica que la operacin esta efectivamente realizada por el banco

Asociado: Indica que la operacin est ligado con documentos de AdminPAQ
Moneda: En caso de que el documento se aplique a operaciones en moneda distinta a la
de la cuenta, indicar el tipo de cambio para tener la informacin de equivalencia de monedas.

6.6. Depsitos
Con este movimiento realizaremos el depsito de los ingresos no depositados y con esta accin
afectarn el saldo bancario

Cuenta: Seleccionar nmero de cuenta de Ingreso
Tipo: Por default (Depsito)
Fecha: Fecha de depsito en bancos
Importe: Monto por el cual se generara el ingreso
Folio: Automticamente nos indicar el consecutivo
Referencia: Campo corto para indicar la referencia del documento
Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento.
En la parte inferior nos mostrara el sistema el listado de los movimientos pendientes
por depositar, al marcarlo para depsito el importe a depositar se actualizar



Pestaa 3 otros datos



Fecha de aplicacin: Por default es la misma que la fecha de aplicacin del documento, en caso de
quedar en trnsito, esta se cambia automticamente al siguiente da de la fecha de corte de la
conciliacin

6.7. Flujo de Efectivo

Al utilizar esta opcin nos generar un reporte de movimientos con una gran variedad de filtros en
Excel para realizar un correcto anlisis de nuestra operacin bancaria.
Para entrar a esta opcin nos vamos al men de Documentos y seleccionamos Flujo de efectivo

Una vez que entramos y llenamos los paramentros de la empresa nos desplega algo parecido a la
siguiente imagen:

6.8. Calendario Financiero


Este es un calendario en el cual nos mostrar los movimientos realizados o proyectados de la
cuenta o cuentas seleccionadas en un rango de fechas, adems de los saldos bancarios y contables

Por default mostrar el resumen de todas las cuentas.
En caso de requerir una cuenta en especifico deshabilitar el campo Mostrar slo los documentos
en moneda y seleccionar la cuenta especifica En la parte superior derecha observamos los saldos
iniciales y finales, contables bancarios y movimientos en Trnsito y proyectados. Todo esto de
acuerdo al rango de fechas seleccionadas.

Detalle del movimiento

De acuerdo a la informacin requerida, el sistema trae filtros para ver todos los documentos o
filtrar rpidamente por:
Cheque, Egresos, Ingresos, Ingresos no depositados, Depsitos

En el listado podemos observar los datos principales de los documentos que caen dentro del filtro
como son:
Fecha, Documento, No. De cuenta, Folio, Beneficiario / Pagador, Importe (positivo =ingresos,
negativo = egresos)
Para consultar el movimientos dar doble clic sobre el.

6.9. Conciliacin Bancaria


Para realizar la conciliacin bancaria nos vamos al men de Cierre y vamos a encontrar
conciliacin bancaria y conciliacin bancaria diaria.
Seleccionamos del submen la opcin de conciliacin bancaria

Para hacer la conciliacin se hace en 4 pasos:

Seleccionar la cuenta bancaria a conciliar.

Fecha de corte de la conciliacin
Dar doble clic a los documentos conciliados o en su caso usar el botn Conciliar todos.
Cuando una conciliacin es correcta el importe por conciliar es igual e 0




































CAPIT ULO 7

7.1. Reportes
El sistema cuenta con varios reportes, para entrar a ellos, tendremos que ir al men de Reportes

7.2. Auxiliar de bancos

En este reporte nos mostrar por cuenta saldo inicial, movimientos y saldo final, (exactamente un
estado de cuenta bancario)

7.3. Auxiliar de bancos cuenta agrupadora


La diferencia con el reporte anterior es la acumulacin que hace en la parte final sumando saldos
iniciales movimientos y saldos finales

7.4. Auxiliar por beneficiario/pagador

Nos mostrara el reporte con las operaciones realizadas con un beneficiario o pagador especfico,
en un rango de fechas.

7.5. Saldos mensuales por categora

En este reporte nos muestra el acumulado por categora, no por beneficiario ni pagador

7.6. Comparativo real vs presupuestado

En este reporte observaremos una de las finalidades ms importantes de las categoras, que es el
poder compara lo real contra lo presupuestado

7.7. Conciliacin bancaria

En este reporte obtendremos la conciliacin bancaria de la cuenta y periodo seleccionado

CAPIT ULO 8

8.1. Extras y Utileras

En este captulo se ver como dar de alta usuarios, validar que usuario est conectado al sistema y
las utileras que trae el sistema de CONTPAQi Bancos para solucionar los problemas que se nos
presenten con nuestra informacin.

8.2. Usuarios
Para dar de alta a los usuarios y sus respetivos permisos nos vamos al men de Empresas y
seleccionamos: Usuarios-Catalogo

La ventana de usuarios consta de 5 pestaas en donde viene todo el manejo del sistema

1-Documentos

Aqu se muestra las opciones de pliza, pre

pliza, con 5 columnas.
2. Reportes
Aqu vienen listados todos los reportes que
usa el sistema
3. Catlogos
Aqu viene la opcin de los catlogos , cuentas,
grupos estadsticos, etc.
4. Configuracin

Nos muestran las opciones para poder usar los

catlogos, conceptos, diarios especiales, etc.
5. Procesos y utileras
Vienen listados losa activos fijos, opciones de
cierre, conceptos de IETU y las utileras del
sistema.

8.2.1. Dar de alta a un nuevo usuario


Solo se deben de seguir los siguientes pasos:
1. Abrir la ventana de usuarios
2. En cdigo va ser nombre que va a aparecer cuando se abre el sistema, por default el sistema
muestra el nombre del nico usuario que trae el sistema, que es el SUPERVISOR.

3. Poner el nombre del usuario

4. Asignar la contrasea
5. En empresas si presionamos la flecha hacia abajo nos muestra, 2 opciones:
Todas las empresas: As lo dejamos si el
usuario que estamos dando de alta va a
tener acceso a todas las empresas

Algunas empresas: Nos abre una ventana

para poder seleccionar solo a que
empresas va a tener acceso el usuario.
Empresas disponibles: Nos va a mostrar
todas las empresas dadas de alta en el
sistema
Empresas permitidas: Son las empresas a
las que va a tener acceso el usuario, solo
basta seleccionar la empresa en el panel de
disponibles y presionar el botn agregar
para pasarlo al panel de permitidas, una
vez terminado le damos un clic en aceptar.

6. Ahora en cada pestaa, hay que marcar o desmarcar en cada campo segn si el usuario va a
tener permiso para hacerlo.

NOTA: Si tiene la palomita, es que el usuario va a tener permiso para hacer esa accin, si no la
tiene no podr hacerlo.

7. Una vez que se termin de poner o quitar las palomitas, se le da en la parte de arriba un clic en
guardar.

8.2.2. Usuarios Conectados

Para saber que usuarios estn tambin usando el sistema hacemos lo siguiente:


1. Dar clic en el men de empresas, sub-men usuarios, usuarios conectados.
2. Al generarse la pantalla se pueden observar todos los usuarios que estn conectados al
sistema.

8.3. Utileras
Para entrar a las utileras del sistema, es en el men de empresas, utileras.

8.3.1. Reconstruccin de saldos


Con esta utilera, usted encuentra diferencias entre los saldos y movimientos de las cuentas, a
partir del ejercicio y perodo indicado, dndole opciones de reportar errores o corregir los errores,
que se hubieren generado.

En esta ventana ya tenemos la opcin
seleccionada de Corregir los
problemas, hay que seleccionar la
cuenta de cheques y podemos
seleccionar desde que ejercicio, que
periodo y en qu forma se
reconstruirn los saldos, si por cuenta
o generales.

En la parte de abajo nos muestra la
ruta en donde el sistema generara la
bitcora del procedimiento realizado.
Si hubiera errores aparecen listados
en la bitcora.

Cuando termine el proceso nos muestra un botn para ver la bitcora

8.3.2. Reconstruir dgitos del nmero de cheque

En esta utilera podr asignar otro digito a los nmeros de cheques por ejemplo que se tengan 4
dgitos y necesita hacer el cheque 10000

8.3.3. Mantenimiento a la base de datos

Esta utilera reduce la base de datos, elimina la historia de las afectaciones y disminuye el tamao
fsico de los archivos de la base de datos y los futuros respaldos.

Antes de hacer el proceso
tambin har un respaldo
de la informacin y al final
nos mostrara una ventana
de informacin como la de
abajo.

8.3.4. Saldo cero a la base de datos

El proceso generado con esta utilera es irreversible, afecta los sistemas de contabilidad, bancos e
interfaz con el sistema comercial de Adminpaq, Factura Electrnica o Punto de venta, borra las
plizas, movimientos de causacin y devolucin de IVA, segmentos de negocio, conserva catlogos
y configuraciones generales del sistema.







Este proceso solo nos va a
conservar los catlogos, ya
sea de cuentas, proveedores,
conceptos, etc.
Para correr la utilera solo
nos hace falta que se le d un
clic en procesar.

8.3.5. Reconstruir asociacin en el ADD

Mediante esta utilera es posible reconstruir la informacin de la asociacin de plizas,
documentos bancarios, documentos de gastos y XML emitidos con los comprobantes del ADD. El
proceso realizar la reconstruccin de asociaciones en dos sentidos:
1. Partiendo de las asociaciones que almacena CONTPAQi Bancos, relacionar las plizas con los
comprobantes existentes en el ADD.
2. A partir de los comprobantes registrados en el ADD, se valida comprobante por comprobante si
la referencia del documento que tiene relacionado existe en la empresa contable.

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Slo se eliminarn
asociaciones no existentes en
el ADD, los documentos no se
eliminan.

Cuando se elimina la
contabilidad desde algn
sistema comercial
CONTPAQi, se debe ejecutar
esta utilera habilitando la
opcin: Eliminar asociaciones
no existentes en el ADD.

8.4. Cambio de idioma

Podemos cambiar el sistema de contabilidad a idioma ingles para realizarlo lo que se debe de
hacer es ir al men de Empresa, idioma y en la venta que sale solo seleccionamos, ingls y en
automtico el sistema nos mostrara los mens y todo el sistema en idioma ingls. Para revertirlo a
espaol volvemos a hacer el proceso pero ahora seleccionamos espaol.
En espaol:

En ingles:

Agradecimiento:


Esperamos que ste material sirva para facilitar
el registro de sus operaciones.
Nuestro ms sincero agradecimiento por
permitirnos ser parte de su crecimiento y
proyeccin.
Este Manual es para uso exclusivo de los
clientes y Socios de Negocios de Alfa Diseo de
Sistemas