PROCEDIMIENTO DE GESTIN COMERCIAL

VERSIN:

PROCESO DE GESTIN COMERCIAL

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1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer la metodologa, para la captacin de los
contratos de

2. ALCANCE
Este documento es de aplicacin al proceso de gestin comercial de MECANA.
3. RESPONSABLES
Coordinador del proceso de gestin comercial
4. DEFINICIONES Y SIGLAS

Licitacin: La licitacin es una invitacin para proveedores distintos, para

proporcionar un bien o servicio al licitante (organizacin que realiza la
solicitud). Donde el comprador (licitante) establece las bases para la
participacin (requisitos de la organizacin como: establecimiento del
proveedor reglamentado, declaraciones de impuestos al corriente,
capacidad para proporcionar lo que se licita, etc.) as convoca y establece
por medio de los requerimientos para cumplir con lo que esta solicitando
aqu puede incluir descripcin del producto o servicio, cantidad, fechas de
entrega, consignaciones a distintos puntos de entrega etc.

Trminos de referencia: contienen las especificaciones tcnicas, objetivos

y estructura de cmo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto,
comit, conferencia y negociacin .Describe el mbito espacial donde ha de
ejecutarse el estudio o trabajo.
Define el objetivo general y los objetivos especficos;
Define el tiempo disponible.
Detalla los requisitos de los tcnicos que han de participar, como
especialidades y tiempos mnimos que han de dedicar al estudio o trabajo.
Detalla los resultados esperados y contenidos de los informes, entre otras
cosas.
PROCESO: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados
GESTIN: actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organizacin.

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GESTIN COMERCIAL: actividades coordinadas para dirigir y controlar la

organizacin, relativo a lo comercial.
VERSIN: muestra el estado de los documentos en trminos de actualidad.

5. PROCEDIMIENTO
GESTIN COMERCIAL
Cuando surge la necesidad de llevar a cabo la captacin de un negocio,
iniciamos en el proceso comercial, el cual es el encargado de gestionar dicha
actividad, empezando con el estudio de la oportunidad de negocio, hasta
concluir con la firma del contrato .Para esto el proceso cuenta con un
procedimiento que contiene lo siguiente:
1. Fuentes de consultas de negocio
2. Evaluacin de proyectos
3. Realizacin de la licitacin
4. Proceso de evaluacin
5. Firma del contrato

ETAPA
Fuentes de
consulta de
negocio

DESCRIPCIN
RESPONSABLE REGISTRO
La bsqueda de oportunidades Lder de gestin Registro de
de negocio se efecta mediante
comercial.
consulta de
la investigacin constante o
licitacin
peridica de las publicaciones o
llamados
a
concursar
en
licitaciones por medio de :
1.
la
prensa:
revisamos
diariamente en estas fuentes las
diferentes licitaciones publicadas
por las organizaciones.
2. Pginas web: revisamos las
pginas
web
de
las
organizaciones que
ofrezcan
licitaciones.

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RESPONSABLE

REGISTRO

Jefe de gestin
comercial.

Registro de
seleccin de
ofertas

Gerente
comercial

Registro de
aprobacin
de ofertas

3.Invitacin privada: revisar las

invitaciones privadas , que nos
hacen
4.visitas personalizadas a las
empresa para la presentacin de
portafolios de servicios
Donde se realiza un anlisis de
las
propuestas
donde
se
determina como viable o factible

Una vez definida la participacin

en la licitacin se adquieren los
pliegos
relacionados
con
trminos
de
referencias,
especificaciones tcnicas
o
Seleccin de
tcnicas
especficas
de
ofertas
contratacin de acuerdo a lo
estipulado por el oferente.
pueden bajarse del internet o
adquirirlo directamente en la
entidad contratante o con el
cliente
La seleccin de las ofertas
dependen de los requisitos
exigidos
por
el
cliente(experiencia contractual ,
objeto del servidor, valor del
servicio
,personal
requerido
tecnologa
requerida
)
Aprobacin
estableciendo los listados de las
de gerencia
propuestas
factibles
para
presentarlas en forma individual
unin temporal o consorcio para
estos dos ltimos el gerente
debe convocar a junta general
de socios para pedir autorizacin
de efectuarlos

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RESPONSABLE

REGISTRO

La identificacin de los requisitos

del cliente legales, y de otra
Registro de
Trminos de ndole se realizan con los pliegos Jefe del proceso
requisitos del
referencias Y anexos entregados por el
comercial
cliente
cliente

El contador y la gerencia
realizan el anlisis financiero del
proyecto y lo contractan con el
valor presupuestado, si los hay.
Si no lo ah se debe realizar un
Licitacin por presupuesto
conociendo el
consorcio
alcance total, se define si hay la
capacidad de brindar nuestros
servicios, en caso de no cumplir
con los requisitos se buscan
socios con el cual se logre dar el
cumplimiento a esto.
Elaboracin
de la
propuesta

La gerencia elabora la propuesta

1. preparacion del presupuesto
de la litacin: el costo total del la
licitacin
ajustado
a los
requerimientos del cliente. se
determina el costo total de la
licitacin multiplicando el precio
total de cada actividad por la
cantidad indicada en los pliegos,
teniendo en cuenta costos del
personal, equipo y materiales
segn la especificacin del
cliente
2.estudio
tcnico
de
la
programacin de la licitacin : se
determina los recursos costo

Gerente
comercial

Registro de
licitaciones p
consorcio

Gerente
comercial

Elaboracin
de propuesta

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RESPONSABLE

REGISTRO

Gerencia
comercial

Revisin de
ofertas y
chequeo de
requisitos

programacin y tiempo esto

debe realizarse y programarse
para su ejecucin en el tiempo
determinado
3.estdio financiero :es una
proyeccin de todos los flujos de
dinero en este paso es necesario
analizar los riesgo gastos
adicionales los costos variables
y los costos fijos

Anlisis
financiero

Firma de
contrato

Una vez que se haga la revisin

final de la oferta se hace la
comparacin de lo recopilado
con los requisitos establecidos
en los pliegos, documentos,
firmas, aprobaciones etc. y se
debe autorizar su presentacin
ante el cliente.
En la revisin de la propuesta
antes de la entrega a la entidad
se realizara un chequeo de
cumplimiento de los requisitos
identificados en el formato
Una vez hecha la revisin se
hace la entrega de acuerdo a las
exigencias del cliente
Revisamos que en el documento
se encuentren bien diligenciado,
principalmente
que
se
encuentren estipulados
los
mismos trminos de referencia
que determinaron inicialmente.
Controlamos a dems que se
encuentren
las
firmas
correspondientes
El contrato debe identificarse, y
almacenarse en un lugar seguro
ante cualquier agente que pueda

Gerente
comercial

Contrato

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DESCRIPCIN
RESPONSABLE
deteriorarlo
Y que su recuperacin sea fcil
para el personal autorizado para
su control.

REGISTRO

Nos disponemos a comunicar al

proceso de planificacin para
que conozcan los trminos de
referencia del contrato y den
inicio a sus actividades

5.2. ACTUALIZACIONES
FECHA DE
MODIFICACION

PARTE
MODIFICADA

NUMERO DE
VERSION

MODIFICACIONES