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OFICINA DE GESTIN PBLICA Y AUTOCONTROL

INFORME PORMENORIZADO SOBRE LOS INFORME DE EMPALME


CUATRIENIO (2012 - 2016)

EQUIPO AUDITOR

MARY LUZ MUOZ DURN


Jefe Oficina Gestin Pblica y Autocontrol

Bogot D.C., Septiembre de 2016

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CONTENIDO
1.
Cronograma de Empalme .................................................................................................. 3
2.
Estructura Organizacional .................................................................................................. 3
3.
Reporte del Representante Legal ....................................................................................... 3
3.1 Alcalda Mayor de Bogot. (Directiva 009 de 2015) y Secretaria Distrital de Planeacin.
(Circular 008 de 2015) ................................................................................................................. 3
3.2 Contralora Procuradura. (Circular conjunta No. 018 de 2015) ....................................... 4
3.3 Contadura General de la Nacin. (Circular 005 de 2015) .................................................. 4
4.
GERENCIA ........................................................................................................................ 4
4.1 SUBGERENCIA FINANCIERA ........................................................................................... 4
4.1.1
Informe con corte a Diciembre 2015 .............................................................................. 4
4.1.2
Informe con corte a 26 de Julio de 2016 ........................................................................ 6
4.1.3
Seguimiento OGPA ........................................................................................................ 6
4.2 SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ................................................................................... 7
4.2.1
Informe con corte a Diciembre 2015 .............................................................................. 7
4.2.2
Informe con corte a Junio 2016...................................................................................... 8
4.2.3
Seguimiento OGPA ........................................................................................................ 9
4.3 SUBGERENCIA CIENTFICA ........................................................................................... 10
4.3.1
Informe con corte a Diciembre 2015 ............................................................................ 10
4.3.2
Informe con corte a Junio 2016.................................................................................... 10
4.3.3
Seguimiento OGPA ...................................................................................................... 11
4.4 OFICINA DE ATENCIN AL USUARIO Y PARTICIPACIN SOCIAL ............................... 12
4.4.1
Informe con corte a Diciembre 2015 ............................................................................ 12
4.4.2
Informe con corte a Junio 2016.................................................................................... 12
4.4.3
Seguimiento OGPA ...................................................................................................... 12
4.5 OFICINA ASESORA DE PLANEACIN ........................................................................... 13
4.5.1
Informe con corte a Diciembre de 2015 ....................................................................... 13
4.5.2
Informe con corte a 01 de Julio 2016 ........................................................................... 13
4.5.3
Seguimiento OGPA ...................................................................................................... 14
4.6 OFICINA ASESORA JURDICA ........................................................................................ 14
4.6.1
Informe con corte a Diciembre 2015 ............................................................................ 14
4.6.2
Informe con corte a 08 de Julio 2016 ........................................................................... 14
4.6.3
Seguimiento OGPA ...................................................................................................... 15
4.7 OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO ....................................................... 16
4.7.1
Seguimiento OGPA ...................................................................................................... 16
5.
PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL ................................................................ 17
6.
PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORA .................................................................. 18

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1. Cronograma de Empalme
En el Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE no se conoci la existencia de un cronograma de
empalme, ni la Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol recibi aviso para ser partcipe del
proceso de empalme.
2. Estructura Organizacional
A continuacin se describe la estructura organizacional del Hospital Simn Bolvar III Nivel
E.S.E.:

3. Reporte del Representante Legal


3.1 Alcalda Mayor de Bogot. (Directiva 009 de 2015) y Secretaria Distrital de Planeacin.
(Circular 008 de 2015)
De conformidad con los requerimientos establecidos para el proceso de empalme por parte de
la Alcalda y revisando la informacin entregada a esta oficina por la Oficina Asesora de
Planeacin se obtuvo:
Informe de Empalme: En el Informe de Empalme con corte a Agosto 2015 se observan incluidas
todas las especificaciones descritas en la Directiva de la Alcalda correspondiente a la vigencia
2015, no con alcance Cuatrienal.
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Informe de Gestin: Se hace entrega del Informe de Gestin con corte a Diciembre de 2015 en
el cual se pueden observar algunas especificaciones solicitadas en la Directiva de la Alcalda.
Comparacin de algunos aspectos entre la vigencia 2013-2015 sin incluir la vigencia 2012; en el
caso del anlisis del POA nicamente se realiza de la vigencia 2015. No se observan los
impactos generados ni las fortalezas a destacar o mantener.
Durante el proceso de transicin de la Subred Norte E.S.E., los directivos del Hospital Simn
Bolvar III Nivel E.S.E. realizaron la entrega de su respectivo informe de Gestin, a excepcin
de Subgerencia Cientfica y Oficina de Control Interno Disciplinario del que no se obtuvo el
respectivo informe.
3.2 Contralora Procuradura. (Circular conjunta No. 018 de 2015)
Para el proceso de empalme de la administracin, los entes de control requieren el
diligenciamiento de formatos para la Gestin Administrativa y el formato Complementario No.
13, los cuales fueron elaborados y publicados por el Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica.
A 31 de Marzo de 2016, se evidenciaron algunos de estos formatos diligenciados, teniendo en
cuenta que todos fueron socializados por la Oficina Asesora de Planeacin a los responsables
de su reporte. En el desarrollo del numeral 4 se detallar esta observacin.
3.3 Contadura General de la Nacin. (Circular 005 de 2015)
De conformidad con la informacin solicitada en la Circular de la Contadura General de la
Nacin y la informacin entregada a esta oficina por parte de los subprocesos de la
Subgerencia Financiera no fue adecuada y suficiente para garantizar el cumplimiento de esta
obligacin. En el desarrollo del numeral 4 se detallar esta observacin.
4. GERENCIA
La Oficina Asesora de Planeacin ofici a los Subgerentes, Jefes de Oficina y Lder de Calidad
el oficio con la gua y directrices para la presentacin del informe de empalme de cada una de
las dependencias con el fin de ser enviado a la Oficina de Planeacin para su consolidacin y
presentacin.
4.1 SUBGERENCIA FINANCIERA
4.1.1 Informe con corte a Diciembre 2015
En el numeral 1 del informe de rendicin de cuentas de la Subgerencia Financiera se present
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la informacin desglosada de cada una de las reas que la integran, donde se incluy:
Balance General: Vigencia 2015 comparada con 2014, faltando 2012 y 2013.
Presupuesto: Comparativo de las vigencias 2012 a 2015.
Cuentas por pagar: Comparativo de las vigencias 2012 a 2015 de las cuentas por pagar, y
los compromisos de la vigencia 2012 y 2016 as:

2012

2016

Diferencia 2016-2012

$31.868.330.081

$31.897.946.026

$29.615.945

Ingresos: Comparativo de las vigencias 2012 a 2015.


Gastos: Comparativo de las vigencias 2012 a 2015.
Facturacin: Comparativo de las vigencias 2012 a 2015 por pagador.
Glosas: Comparativo de las vigencias 2012 a 2015 por tem total radicado, total contestado
y total aceptado. No obstante, el valor de la glosa definitiva por causal de glosa presenta un
valor diferente frente al comparativo por vigencias:
Glosa 2015 Comparativo por vigencias

Glosa 2015
Desglosado por causal

Diferencia
Comparativo - Desglosado

$3.863.702.895

$3.324.069.390

$539.633.505

Cartera: Comparativo con la cartera 2012-2015 por tipificacin y Justificacin.


Costos: Comparativo del hospital con los costos por vigencia (2012-2015). Comparativo de
Costos vs Facturacin por cada una de las vigencias.
Contabilidad: Comparativo Ingresos frente a Costos y Gastos y para la vigencia 2015. Se
observa que los ingresos fueron $139.863.544 y los Gastos y Costos fueron $139.864.180
lo que genera una diferencia de -$636, sin especificar cmo est representada (miles de
millones, millones, miles de pesos, etc.). Para la vigencia 2014 esta diferencia es de
supervit $232.896.
Resultado del ejercicio: Comparativo de las cuatro vigencias de las cuales, la vigencia 2014
cont con supervit de $232.896 y la vigencia 2015 un dficit del -$24.210.797.
Gestin Comercial: Consolidado por cada una de las vigencias y por rgimen.

Con relacin a la directriz de la Circular 005 de 2015 de la Contadura General de la Nacin:

Procedimiento para la elaboracin del informe contable cambio de representante legal: De


conformidad con el Grupo Funcional de Calidad, proceso encargado de la estandarizacin y
control documental del Hospital no existe procedimiento para para informe contable por
cambio de representante legal, por lo que no se cumplira con esta especificacin requerida
por normatividad.

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Fecha de reporte a travs de CHIP: No se observ entrega de informacin relacionada con


este requerimiento de la Circular 005 de 2015.
Conciliacin de las operaciones reciprocas, transicin del nuevo marco normativo y el
boletn de deudores morosos del estado: No se observ entrega de informacin relacionada
con este requerimiento de la Circular 005 de 2015.

Con relacin a los formatos establecidos por el DAFP y aplicables a la Subgerencia Financiera,
se observa que el Formato de Sistema Financiero no fue diligenciado.
4.1.2 Informe con corte a 26 de Julio de 2016
De conformidad con el informe presentado por el Subgerente Financiero con fecha 26 de Julio
de 2016 se observa informacin financiera actualizada con corte a Marzo, Abril y Junio de 2016
de los siguientes procesos:
Presupuesto, Cuentas por Pagar, Gastos y Facturacin: Con corte a Marzo 2016.
Costos: Con corte a Abril 2016.
Gestin Comercial y Cartera: Con Corte a Junio 2016.
No se observ actualizacin de los estados financieros y en el caso de Cartera, en la
informacin cuatrienal no se observa el ltimo trimestre de las vigencias 2012 a 2014. As
mismo, en el informe de gestin entregado por la Subgerencia Financiera con corte a Junio
2016 no se observaron los formatos del DAFP debidamente diligenciados.
4.1.3 Seguimiento OGPA
Se han formulado las siguientes recomendaciones de auditoria de la vigencia 2016 para los
subprocesos de la Subgerencia Financiera:
Gestin Sostenibilidad Financiera - Presupuesto

Realizar un control presupuestal mensual con el fin de garantizar una racionalidad en la


ejecucin de los gastos, que permita a la entidad cumplir con sus metas y objetivos logrando
mejores resultados econmicos y financieros.
Se recomienda revisar los informes contables vs presupuesto con el fin de garantizar que
todas las obligaciones que posee el Hospital, para el desarrollo de su objeto social, se
encuentra debidamente registradas en contabilidad.

Gestin Sostenibilidad Financiera - Gestin Comercial

Apoyar desde el punto de vista Legal, para que el proceso de contratacin con la entidades
externas se vean fortalecidas y garantizadas frente a riesgos jurdicos.

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Establecer una poltica de portafolio de servicios especiales para venta al rgimen


contributivo y pacientes particulares.

Gestin Sostenibilidad Financiera - Proceso Costos

Implementar un Sistema de Costos que cumpla con las necesidades del rea y garantice
que la informacin all registrada sea veraz y oportuna, que se pueda implementar los
controles que aseguren que la distribucin de costos sea adecuada. As mismo, actualizar
los inductores para la distribucin de costos que tienen que ver con la toma de reas, para
garantizar que la informacin est acorde con la realidad del Hospital.
Realizar las conciliaciones entre las reas de Costos y Contabilidad en forma mensual (y
por centro de costos), con explicaciones claras a las diferencias presentadas incluyendo el
motivo de los ajustes contables y Vo Bo de quien los aprueba, identificando las fechas de
realizacin y responsables. Esta recomendacin aplica a todos los procesos financieros.
Realizar cronograma de actividades y entrega de informacin de los cierres contables, con
el nimo de tener oportunidad de la informacin. Esta recomendacin aplica a todos los
procesos financieros.

4.2 SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA


4.2.1 Informe con corte a Diciembre 2015
La subgerencia Administrativa se observa en el numeral 2 de informe de rendicin de cuentas;
en este, se present el Informe Mensual de la Contratacin del Hospital:

Nmina de Contratacin: Este cuadro se observa nicamente informacin de la vigencia


2015, no hay informacin de las vigencias 2012-2013-2014. Por lo que no se cumple con el
requerimiento normativo de informacin.
Valor causado y nmero de personas 2015: Se observan grficas del valor causado por
personal administrativo y asistencial por mes durante la vigencia 2015, as como tambin el
nmero de contratistas por mes durante esta vigencia; sin embargo no se observan las
dems vigencias.
Valor causado Planillas Adicionales: Valores mensuales causados por planillas adicionales
durante la vigencia 2015. Segn la informacin entregada por el proceso de Costos en
Enero de 2016, se observan diferencias en los meses de mayo y agosto as:
Periodo

OGPA

Informe Rendicin de Cuentas

Diferencia (OGPA - Informe)

Mayo 2015

$113.892.993

$115.062.994

-$1.170.001

Agosto 2015

$12.348.333

$11.178.333

$1.170.000

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Planta de personal y contrato: Cantidad de personal entre planta y contrato durante las
vigencias 2013-2015.
Valor de la contratacin 2012-2015: Valor de la contratacin general del hospital durante el
cuatrienio 2012-2015.
Contratacin Suministro: Desglose mensual de contratacin de la vigencia 2015. Desglose
mes a mes de los contratistas, numero de contrato, rubro afectado, valor del contrato y valor
total del mes; En nueve de los doce meses no se incluyen los totales por mes y al parecer la
informacin al momento de pegarla en la pgina paso incompleta.

No se observaron diligenciados los siguientes formatos establecidos por el DAFP y aplicables a


la Subgerencia Administrativa: Formato Talento Humano, Formato Contractual, Formato Gestin
Documental y Archivo y Formato Recursos Fsicos e Inventario.
4.2.2 Informe con corte a Junio 2016
La subgerencia Administrativa realiz entrega del informe de gestin general el 21 de Junio de
2016 en el cual relaciona la gestin realizada desde mayo 2012 hasta el 01 de Junio de 2016.
En este informe se puede observar:

Mximos y Mnimos: Relacin de mximos y mnimo adoptada por la Subgerencia


Administrativa para el control de inventarios de material Mdico Quirrgico sin indicar
periodo y de Farmacia con histrico desde Sep-2013 hasta May-2016.
Relacin de contratos: Archivo con la relacin de contratos vigentes a la fecha de
presentacin del informe por cada uno de los grupos segn su objeto.
Cuadro de Necesidades: Formatos de seguimiento a contratos en los cuales se describen
algunos contratos a cargos de supervisores de la Subgerencia Administrativa.
Turnos Administrativos: Programacin de las jornadas de turno administrativos del hospital
durante la vigencia 2016.
Relacin de Contratos 2012-2016: Formato del DAFP Gestin Contractual, relacionando
1277 contratos de la vigencia 2012-2015 sin nmero SECOP ni respuesta a las preguntas
estratgicas de la gestin contractual.
Relacin de contratistas OPS, detallando los honorarios 2016.
Oficio de envo del informe de cierre de la Caja Menor correspondiente a la vigencia 2016
por parte de la Subgerente Administrativa a la Gerente de la Subred Integrada de Servicios
de Salud Norte E.S.E., con fecha del 10 de mayo de 2016. Lo anterior por fusin y por cierre
de caja menor. Adicionalmente, Informe de Efectivo de la caja menor del Hospital con corte
a Abril 2016, relacionando algunas O.P. sin los nmeros de facturas legalizadas.
Oficio del 26 de Mayo de 2016 por el cual la Gerente solicita prrroga para la entrega de
informe SIVICOF de la Red Norte.
Relacin de equipos compra por Convenio Docente - Servicio: Relacin de equipos o

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tecnologa adquirida por el Hospital entre las vigencias 2013 y 2015 a travs de Convenios.
Relacin de equipos del Hospital Simn Bolvar: Inventario de equipos del Hospital y su
ubicacin por servicio de la vigencia 2015, y listado de los equipos alquilados por el Hospital
de la vigencia 2016.

De conformidad con lo anterior, y segn lo solicitado por el DAFP en sus respectivos formatos,
nicamente se diligenci, y en forma parcial, el formato Contractual. Los dems formatos no
fueron diligenciados: Formato Talento Humano, Formato Gestin Documental y Archivo y
Formato Recursos Fsicos e Inventario.
Con base en todo lo anterior, entendemos que el informe de entrega presentado por la
Subgerente Administrativa no cumple con las especificaciones solicitadas en las directrices de
la administracin distrital.
4.2.3 Seguimiento OGPA
Se han formulado las siguientes recomendaciones de auditoria de la vigencia 2016 para los
subprocesos de la Subgerencia Administrativa:
Caja Menor y dems arqueos de caja

Registrar en los bancos las firmas autorizadas de las cuentas bancarias que deba tener el
Hospital, teniendo en cuenta las directrices a las que haya lugar producto de la
reorganizacin del sector salud de conformidad con el Acuerdo 641 de 2016 en su artculo 2
Fusin de Empresas Sociales del Estado.
Asegurar rdenes de compra sean aprobadas por el ordenador del gasto y del cuentadante
previo a la realizacin de la compra.
Actualizar la base de datos de las EPS para evitar complicaciones futuras en la radicacin
de los pagos a cargos de estas, disminuyendo el riesgo de posible glosa por cambio de
pagador.
Revisar, actualizar o documentar y socializar los procedimientos para el recaudo y traslado
de dineros entre el personal de Facturacin y Tesorera del Hospital, aclarando lo
relacionado a las consignaciones bancarias de los recaudos de la sede Clnica Fray
Bartolom de las Casas.

Contratacin

Realizar revisin especial o actualizacin, si es del caso, a la minuta de contratacin del


Personal OPS, y se analice las caractersticas de cada servicio contratado de tal forma que
se cia a las condiciones de cada caso, omitiendo clausulados que no aplican y/o
corresponden.
Se d aplicacin a los trminos legales determinados para la liquidacin de los contratos en

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los casos que aplica dando alcance a los principios generales de la Ley 80 de 1993.
Determinar puntos de control comprobables al momento de la ejecucin de cada una de las
actividades y bajo la poltica de autocontrol, de tal forma que no se d continuidad a la
siguiente fase de un proceso cuando el anterior no est plenamente concluido.
Realizar un anlisis del perfil ocupacional de la persona a desempear la labor de Cobro
Persuasivo, de tal forma que garantice al Hospital la prestacin del servicio.
Se sugiere reforzar el cumplimiento de los procedimientos bajo el planteamiento de una
serie de estrategias que conlleven al mejoramiento continuo de cada una de las actividades.

4.3 SUBGERENCIA CIENTFICA


4.3.1 Informe con corte a Diciembre 2015
La Subgerencia Cientfica se describe en el informe de rendicin de cuentas en el numeral 3
como rea de Servicios de Salud. En la descripcin de la informacin se puede observar:

Balance cuatrienal de los Egresos Hospitalarios.


Egresos Salud Mental 2012-2015: Incremento significativo en la vigencia 2015 debido a la
apertura de nuevas camas en este servicio.
Giro cama 2012-2015: Para la vigencia 2015 present una tendencia decreciente.
Promedio de Estancia 2012-2015: teniendo en cuenta que indicador es inversamente
proporcional al Giro Cama, se evidencia una tendencia creciente en la vigencia 2015 en
relacin a la apertura de nuevas camas para Salud Mental, que son patologas de larga
estancia.

La Subgerencia Cientfica hace descripcin general de su gestin con alcance cuatrienal 20122015 en temas como: Procedimientos Quirrgicos, Cirugas Canceladas, Infecciones Asociadas
al cuidado de la salud, Muertes Hospitalizacin < 48 horas Vigencia, Muertes Hospitalizacin >
48 horas Vigencia, Consulta Externa, Exmenes de Laboratorio, Imgenes Diagnosticas,
Consulta Medicina General urgentes realizadas, Consulta Medicina Especializada urgentes
realizadas, Programa VIH y Vigilancia epidemiolgica.
De conformidad con los formatos establecidos por el DAFP y aplicables a la Subgerencia
Cientfica, no se evidenci el Formato 13 Complementario Salud.
4.3.2 Informe con corte a Junio 2016
Se solicit a Gerencia los informes de empalme y de gestin de cada cambio de Subgerente en
lo corrido del primer semestre de la vigencia 2016, obteniendo solamente el informe de gestin
consolidado por la Oficina Asesora de Planeacin con corte a Diciembre de 2015.
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4.3.3 Seguimiento OGPA


Se han formulado las siguientes recomendaciones de auditoria de la vigencia 2016 para los
subprocesos de la Subgerencia Cientfica:
Alerta por insuficiencia de medicamentos

Identificar los riesgos transversales a los procesos asistenciales que se puedan generar por
una posible falta de insumos y medicamentos definiendo los controles mitigantes PHVA
relacionados con: la planeacin que lleven al requerimiento oportuno y completo, el hacer
mediante la revisin, aprobacin y asignacin de recursos para llevar a cabo la gestin de
compras, el verificar a travs de la autoevaluacin de los controles establecidos y auditoras
internas, y el actuar mediante la generacin de planes de mejoramiento necesarios.
Dar especial atencin a la planeacin en los procesos de tal manera que se asegure que el
servicio se presente sin contratiempos y en cumplimiento del Sistema Obligatorio de
Garanta de Calidad de la Atencin de Salud del Sistema General de Seguridad Social.

Proceso Urgencias

Se recomienda documentar y/o actualizar los procedimientos de enfermera en los cuales se


describan los controles preventivos que realiza en el proceso de Urgencias, y dems
procesos.
Actualizar las hojas de vida de los indicadores, considerando entre otras la Resolucin 0256
del 5 de febrero 2016 del Ministerio de Salud y Proteccin Social donde se presentan los
indicadores para el monitoreo de la Calidad en Salud. Esta recomendacin aplica a todos
los procesos asistenciales.

Proceso Hospitalizacin

Fortalecer el control de las auditorias mdicas concurrentes. Esta recomendacin aplica a


todos los procesos asistenciales.
Medir la adherencia de los colaboradores a la documentacin del proceso. Esta
recomendacin aplica a todos los procesos asistenciales.

Proceso Apoyo Diagnostico y Teraputico - Nutricin

Realizar la supervisin del aseo de la cocina del Hospital al detalle, identificando e


informando los posibles riesgos que hay en el rea de preparacin de alimentos y que
pueda afectar la nutricin a pacientes.
Se recomienda solicitar planes de mejoramiento de inmediato al contratista encargado de
proveer la alimentacin a los Pacientes de Hospital y realizar un estricto seguimiento ya que
existen productos no conformes que son recurrentes.

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4.4 OFICINA DE ATENCIN AL USUARIO Y PARTICIPACIN SOCIAL


4.4.1 Informe con corte a Diciembre 2015
La Oficina de Atencin al Usuario y Participacin Social se describe en el informe de rendicin
de cuentas en el numeral 5. En la descripcin de la informacin se puede observar:

Descripcin general de las actividades realizadas sin ser desglosadas por vigencia.
Consolidado de Quejas y Reclamos presentados durante las vigencias 2012 - 2015.
Consolidado de Felicitaciones presentados durante las vigencias 2012 - 2015.
Ficha tcnica de medicin de la satisfaccin de los usuarios; Tabla con el porcentaje de
satisfaccin, en el que se observa que pas de un 88,35 % en 2012 a un 94,27% en 2015.
Relacin de los logros alcanzados por la Asociacin de Usuarios del Hospital Simn Bolvar;
Descripcin del programa de la Ruta de la Salud.
Hojas de vida de la vigencia 2015 de dos indicadores de la oficina: uno de medicin de la
satisfaccin y otro de respuesta oportuna a requerimientos.

4.4.2 Informe con corte a Junio 2016


El da 03 de Agosto de 2016 se realiz entrega del Informe de Gestin 2012 2016; adicional a
lo entregado en el informe de febrero se puede observar:

Medicin de la satisfaccin de los usuarios mensual: para el primer semestre 2016 se


obtuvo un 92.76% como promedio mensual.
179 PQRS radicadas durante el primer trimestre de 2016, de las cuales 15 han sido
felicitaciones.

4.4.3 Seguimiento OGPA


Se han formulado las siguientes recomendaciones de auditoria de la vigencia 2016 para los
subprocesos de la Oficina de Atencin al Usuario:

Atender estrictamente el cumplimiento del procedimiento establecido para el trmite de los


derechos de peticin en lo que respecta al archivo y conservacin de las evidencias de
respuestas, en concordancia con las directrices del Grupo Funcional de Gestin
Documental.
Establecer un plan de mejora ms asertivo que encamine la calidad de la atencin de
usuarios bajo estndares de calidad, donde el trato humanizado sea el factor ms relevante,
de tal forma que el impacto y beneficio repercuta en la satisfaccin de los usuarios.

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4.5 OFICINA ASESORA DE PLANEACIN


4.5.1 Informe con corte a Diciembre de 2015
En el numeral 4 del informe de rendicin de cuentas se present la descripcin de los proyectos
presentados, adelantados yo ejecutados por el Hospital Simn Bolvar, y en ste, en el que se
observa que:

Hace falta el proyecto de Medicina Interna (Proyectos en espera de recursos por parte de la
SDS) de acuerdo con lo presentado en la rendicin de cuentas de Febrero 2016;
igualmente, hace falta describir los proyectos de Oftalmologa y Dotacin Clnica Fray
(Proyectos ejecutados por el Hospital) con relacin a los proyectos presentados en dicha
rendicin.
En relacin con los formatos establecidos por el DAFP y aplicables a la Oficina Asesora de
Planeacin, se observa que los formatos descritos a continuacin no fueron diligenciados:
Formato Banco de Proyectos, Formato Gobierno en Lnea y Sistemas de Informacin y
Formato de Transparencia, Rendicin de Cuentas y Servicio al Ciudadano.

4.5.2 Informe con corte a 01 de Julio 2016


En este informe de gestin se hace una descripcin general de la Oficina de Planeacin en lo
relacionado al recurso humano que la conforma y su modalidad de vinculacin; Incluye el listado
de informes que deben ser presentados ante las diferentes instancias y entidades, con la fecha
de reporte y el estado de los mismos; Estado y comentario de las Acciones de Mejora del Plan
de Mejoramiento de la Contralora bajo responsabilidad de la oficina de Planeacin.
De conformidad con los tres formatos del DAFP, en el informe de gestin se observa:

Formato Banco de Proyectos: No se observa diligenciado en el formato dispuesto por el


DAFP para este fin; sin embargo, en el Anexo 1 Proyectos y Convenios del informe de
gestin y entrega se observan descritos y detallados los diferentes proyectos presentados
por el Hospital Simn Bolvar durante el cuatrienio, los convenios que lo conforman y el
estado de los mismos.
Formato Gobierno en Lnea y Sistemas de Informacin: La informacin requerida en este
formato no se observa diligenciada en este formato ni en el cuerpo del informe.
Formato de Transparencia, Rendicin de Cuentas y Servicio al Ciudadano: La informacin
requerida en este formato no se observa diligenciada en este formato ni en el cuerpo del
informe.
Formato Control de la Gestin: No se obtuvo este formato dentro de la informacin de
empalme. Sin embargo, se tiene certeza de la colaboracin de la Oficina de Gestin Pblica

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y Autocontrol en la entrega de informacin necesaria para su diligenciamiento; este formato


consta de 6 tems con alcance cuatrienal tales como: Descripcin del Informe Ejecutivo
Anual del estado de Sistema de Control Interno, Plan de Mejoramiento con rganos de
Control, Planes de Mejoramiento productos de Auditoras Internas, Principales Riesgos de
Gestin, Principales Riesgos de Corrupcin y Descripcin de los Jefes de Control Interno
que tuvo la entidad en el cuatrienio.
4.5.3 Seguimiento OGPA
Se han formulado las siguientes recomendaciones de auditoria de la vigencia 2016 para los
subprocesos de la Oficina Asesora de Planeacin:

Verificar, actualizar, socializar y cumplir con el acto administrativo reglamentario del Comit
Directivo del Hospital y garantizar la disponibilidad de la informacin.
Hacer seguimiento y verificar la informacin reportada en la Intranet y pgina Web del
Hospital con el fin de garantizar la veracidad de la informacin publicada y la oportunidad
en la actualizacin de la misma de acuerdo con la Ley de Transparencia.

4.6 OFICINA ASESORA JURDICA


4.6.1 Informe con corte a Diciembre 2015
La Oficina Asesora Jurdica se observa en el numeral 6 de informe de rendicin de cuentas bajo
el nombre de Gestin Jurdica, de acuerdo con esto se observ:

xito Procesal 98,66% en la vigencia 2015.


Tutelas presentadas durante las vigencias 2012-2015 y la cantidad de tutelas que fueron
falladas desfavorables para el Hospital por cada una de estas vigencias.
Cantidad de procesos Judiciales activos con corte a 31 de Diciembre de 2015: se informa
que son 82 procesos judiciales, sin embargo segn el cuadro resumen que muestra la
oficina Jurdica se relacionan nicamente 81.
Procesos desfavorables para el hospital en primera instancia, observndose procesos de las
vigencias 1996, 2006, 2007, 2010, 2011, 2013 y 2014.

Con relacin a los formatos, anexos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
aplicables a la Oficina Jurdica, no se evidenci diligenciado el Formato de Defensa Jurdica.
4.6.2 Informe con corte a 08 de Julio 2016
No se evidenciaron los soportes presentados por el saliente Asesor Jurdico de conformidad con
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lo observado en el oficio OJ-01443 del 08 de Julio de 2016, en el que se describe la entrega del
informe de empalme de conformidad con las directrices distritales. Esta informacin fue
solicitada al actual Asesor Jurdico pero no fue suministrada.
4.6.3 Seguimiento OGPA
Se han formulado las siguientes recomendaciones de auditoria de la vigencia 2016 para los
subprocesos de la Oficina Asesora Jurdica:
Respuesta a Derechos de Peticin
Atender estrictamente el cumplimiento del procedimiento establecido para el trmite de los
derechos de peticin en lo que respecta al archivo y conservacin de las evidencias de
respuestas, en concordancia con las directrices del Grupo Funcional de Gestin Documental; Lo
anterior teniendo en cuenta que la Oficina Asesora Jurdica no cuenta con archivo, trazabilidad
e informacin de los derechos de peticin y el trmite de la vigencia 2012.
De la muestra seleccionada de 12 derechos de peticin se encontr que: el 41.7% cuenta con la
totalidad de los soportes de respuesta; el 58.3% cuenta con el reparto dado por la Oficina
Asesora Jurdica al Grupo Funcional de Archivo, dejando y/o trasladando igualmente la
responsabilidad en el trmite a dicha rea, cuando la funcin especfica para dar la respuesta
definitiva a los derechos de peticin corresponde a la Oficina Asesora Jurdica.
Comit de Conciliaciones y Acciones de Repeticin:
Considerando que se detectaron debilidades de control de la trazabilidad de la informacin
documental en la Oficina Asesora Jurdica en cumplimiento de la normatividad por parte de la
Administracin correlacionadamente, aunque el rea de Tesorera si contempla el soporte
documental en cada uno de los pagos del rubro presupuestal 3120201 y 3219901 por valor total
girado en el cuatrienio de $11.184.364.788, en resumen se recomend lo siguiente:
Verificar a profundidad cada uno de los pagos realizados por el Hospital durante el
cuatrienio 2012 2015 y de la presente vigencia, con ocasin a las diferentes conciliaciones
tramitadas, aprobadas y posteriormente pagadas, contribuyendo a establecer finalmente las
actuaciones por funcionarios del hospital que hayan podido generar una responsabilidad
inherente a sus funciones, y que por ende proceda a la accin de repeticin.
Determinar mediante anlisis minucioso, en observancia de los giros presupuestales
realizados por el Hospital, la posibilidad de instaurar acciones de repeticin
correspondientes y/o las que haya lugar segn dicho anlisis, tomando como referente la
discriminacin de pagos realizados. As mismo, determinar cules situaciones obedecieron
a actuaciones administrativas y/o financieras (falta de disponibilidad presupuestal,
necesidades del servicio en asuntos esenciales, actos imprevistos) y dems situaciones que
permitan evidenciar la realidad de no haber iniciado las acciones de repeticin que conforme
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a la Ley siendo del resorte de la Administracin del Hospital, conforme a la erogacin


presupuestal ejecutada.
Dar cumplimiento estricto al Decreto 1716 de 2009, y dems normas concordantes y/o
relacionadas en los temas de Comits de Conciliacin; as como adoptar todas aquellas las
medidas para establecer polticas del dao antijurdico, acciones de repeticin, estudio de
procesos, lineamientos jurdicos y acciones repeticin, conforme al trmino de caducidad de
las mismas.

4.7 OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO


En el informe de Gestin entregado y consolidado por la Oficina Asesora de Planeacin, con
corte a Diciembre de 2015, no se encontraba descrita o incluida la Oficina de Control Interno
Disciplinario; a su vez, durante la vigencia 2016 present cambio en su Jefatura, pero no se ha
entregado informe de gestin y/o de empalme de conformidad con lo informado por la Gerencia
del Hospital. Respecto a esta solicitud, la Jefe de Control Interno Disciplinario (E) remiti copia
del formato GTH-FO-028 Acta de Entrega de puesto de trabajo o finalizacin de contrato, en el
cual el Jefe saliente hizo entrega del puesto de trabajo y la descripcin del estado de las
actividades generales de la oficina sin observarse incluida la relacin a datos estadsticos de su
gestin, tales como total expediciones en abiertos y/o en curso versus expedientes prescritos, ni
datos como relacin de procesos vigentes de responsabilidad disciplinaria, sin que sea
necesario divulgar informacin confidencial o de reserva.
4.7.1 Seguimiento OGPA
El objetivo del seguimiento aleatorio realizado de expedientes disciplinarios del cuatrienio 2012
2015 fue: Verificar, comprobar y realizar conjuntamente control posterior y de legalidad a la
aplicacin de los procedimientos pertenecientes y/o asignados a la Oficina de Control Interno
Disciplinario, de tal forma que se pueda observar que se cumplan por parte de los responsables
y/o encargados de la aplicacin del rgimen disciplinario en el Hospital, conforme a los
controles establecidos dentro del marco de la ley 734 de 2002 y 1474 de 2011 estatuto
anticorrupcin, adems las distintas normas regladas sobre la materia. De lo anterior, las
conclusiones y/o recomendaciones de auditoria son las siguientes:

Efectuar jornadas de capacitacin, a fin de sensibilizar y dar a conocer al personal de planta


y contratistas en materia de derecho disciplinario y cultura de Autocontrol, con el propsito
de generar un conocimiento y sensibilizacin de los deberes, obligaciones, derechos,
rgimen de inhabilidades e incompatibilidades, as como las diferentes faltas disciplinarias y
la facultad sancionatoria del Estado, para el caso de la Oficina de Control Interno
Disciplinario del Hospital.
Posterior a la creacin del Manual de Procedimientos Disciplinarios, procurar la
implementacin de su procedimiento general que contenga el paso a paso para este tipo de

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actuaciones.
En materia documental se recomienda tener en cuenta para el archivo de expedientes las
indicaciones dadas por oficina de Gestin Documental, a travs del instructivo para la
organizacin de expedientes con el fin de garantizar la integridad, foliacin, conservacin y
custodia de estos. Lo anterior, teniendo en cuenta lo observado por la Oficina de Gestin
Pblica y Autocontrol en las carpetas archivadas que no son objeto de reserva.
Realizar en su oportunidad y trminos el reporte de apertura de investigaciones
disciplinarias ante la Procuradura General de la Nacin, como mecanismo legal de control
de ese ente, frente a los procesos que se adelanten en contra de los servidores pblicos
del Hospital.

5. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL


En el mes de Junio 2016 se realiz el seguimiento a los Planes de Mejoramiento Institucionales
del Hospital generados con base en los resultados de las auditorias o seguimientos internos y
externos, encontrando lo siguiente:
Origen del Plan
Auditoras Internas
Seguridad del Paciente
Entes de Control
PYSNC
EPS
Comits
Habilitacin
Quejas y Reclamos
Total

Total Planes
41
35
25
16
6
3
1
1
128

2014
Subtotal PM Cerrados
11
1
0
0
1
1
0
0
0
0
1
0
0
0
0
0
13
2

2015
Subtotal PM
Cerrados
30
1
33
1
19
0
12
5
6
0
1
0
1
0
1
1
103
8

2016
Subtotal PM
Cerrados
0
0
2
0
5
0
4
0
0
0
1
0
0
0
0
0
12
0

De lo anterior se observ un cumplimiento de planes de mejora del 7.81% a Junio de 2016.


As mismo, se identificaron que el 45% de las acciones de mejora se resumen en cuatro tipos
de accin como se muestra a continuacin:
Tipo de accin de mejora
Socializacin, capacitacin, adherencia, retroalimentacin, etc.
Actualizacin de documentacin en general

253
131

19,8%
10,3%

Actualizacin o revisin de Mapa de Riesgos o temas relacionados con riesgos


Mantenimiento
Otros
Total

115
79
698
1276

9,0%
6,2%
54,7%
100%

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6. PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORA


En el mes de Julio 2016 se realiz el seguimiento a los Planes de Mejoramiento generados con
base en las auditoras realizadas por la Contralora de Bogot D.C., encontrando lo siguiente:
Vigencia Fiscal

2010

2011

2012

2013

2014

Total

Nm. Hallazgos

18

22

52

Oficina Responsable
Subgerencia Administrativa
Subgerencia Administrativa, Subgerencia Financiera
Subgerencia Administrativa, Subgerencia Cientfica
Subgerencia Financiera
Oficina Asesora de Planeacin
Oficina Asesora de Planeacin, Gestin Pblica
Subgerencia Cientfica
Oficina Asesora Jurdica
Oficina Asesora Jurdica, Subgerencia Financiera
Gestin Pblica
Total

Nm. Hallazgos

Contralora podra Cerrar con base en evidencias

23
3
2
12
4
1
2
2
2
1
52

13
0
2
1
1
1
0
1
1
1
21

Las conclusiones del seguimiento realizado son :

Cumplimiento potencial de acciones de mejora del 40.38% con base en las evidencias
obtenidas de los responsables de su cierre.
Inadecuado anlisis causa raz para la definicin de algunos acciones de mejora, lo que
imposibilita su cumplimiento o su cumplimiento no ataca directamente la causa que genero
el hallazgo.
Existen planes de mejora de vigencias superiores a tres aos cuyas evidencias no son
suficientes para asegurar que la causa fue subsanada.

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