PLANEACION

Introduccin.
El surgimiento de la administracin como institucin esencial distinta y rectora es un
acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay una
institucin bsica nueva o algn nuevo grupo dirigente, ha surgido tan rpido como la
administracin desde principios de siglo. La administracin es el rgano social encargado de
hacer que los recursos sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el
desarrollo econmico que refleja el espritu esencial de la era moderna.
Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones y logrado
todo tipo de hazaas desde hace miles de ao. Sin embargo, la teora de la administracin se
suele considerar un fenmeno relativamente reciente que surge con la industrializacin de
Europa y Estados Unidos en el siglo XXI.
Una organizacin es una unidad social o agrupacin de personas constituidas esencialmente
para alcanzar objetivos especficos lo que significa que las organizaciones se proponen y
construyen con planeacin y se elabora para conseguir determinados objetivos.
La administracin posee caractersticas como universalidad, especificidad unidad temporal,
valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad, entre otras que sern ampliadas en este
contenido; Adems poseen elementos como: la eficiencia, eficacia, productividad,
coordinacin de recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras
disciplinas.
El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificacin,
organizacin, direccin y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y
tiempo.
La administracin de empresas posee cinco variables principales que constituyen su estudio
las cuales son: tarea, personas, tecnologa, ambiente y estructura.

Qu es administracin?
La administracin se define como el proceso de disear y mantener un ambiente en el que las
personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a
todo tipo de organizaciones bien sean pequeas o grandes empresas lucrativas y no
lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.
En fin la administracin consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las
organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de
servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.
Objetivos De La Administracin
1.

Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.

-Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas
-Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mnimo de sus recursos.

2.
Es permitirle a la empresa tener una perspectiva ms amplia del medio en el cual se
desarrolla
3.

Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.

Importancia De La Administracin
La administracin es un rgano social especficamente encargado de hacer que los recursos
sean productivos, refleja el espritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto
explica por qu una vez creada creci con tanta rapidez y tan poca oposicin.
La administracin busca el logro de objetivos a travs de las personas, mediante tcnicas
dentro de una organizacin. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional.
Comprende a toda organizacin y es fuerza vital que enlaza todos los dems subsistemas.
Dentro de la administracin encontramos:
Coordinacin de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente
de los objetivos organizacionales.
Relacin de la organizacin con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la
sociedad.
Desempeo de ciertas funciones especficas como determinar objetivos, planear, asignar
recursos, instrumentar, etc.
Desempeo de varios roles interpersonales, de informacin y decisin.

CARACTERSTICAS DE LA ADMINISTRACIN.
Universalidad: El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe una organizacin
porque siempre debe existir coordinacin sistemtica de medios. La administracin se da por
lo mismo en el Estado, en el ejrcito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una
comunidad religiosa, etc.
Especificidad: A pesar que la administracin va siempre acompaada de otros fenmenos de
distinta ndole, el elemento administrativo es especfico y distinto a los que acompaa.
Valor instrumental: Es un instrumento para llegar a un fin ya que su finalidad es
eminentemente prctica y mediante ella se busca obtener determinados resultados
previamente establecidos.
Flexibilidad: Se adapta a las necesidades particulares de cada organizacin.
Intangibilidad: No se puede tocar, sino que su presencia queda evidencia por el resultado de
los esfuerzos.
Unidad Jerrquica: Todos los que poseen carcter de jefes en una organizacin, participan
en diversos grados y modalidades, de la misma administracin. As, en una organizacin
forman un solo cuerpo administrativo, desde el Presidente, hasta el ltimo supervisor,
respetndose siempre los niveles de autoridad que estn establecidos dentro de la
organizacin.
Unidad temporal: Aunque se diferencian etapas, fases y elementos del fenmeno
administrativo, este es nico y, por lo mismo, en todo instante de la operacin de una
organizacin se estn dando, en mayor o menor proporcin, todos o la mayor parte de los
elementos administrativos. As, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de
controlar, de organizar, etc. Por lo mismo, se puede afirmar que es un proceso interactivo y
dinmica
PLANEACIN.
Es esencial para que las organizaciones logren ptimos niveles de rendimiento, estando
directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio. La
planificacin incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organizacin. Despus,
determinar las polticas, proyectos, programas, procedimientos, mtodos, presupuestos,
normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo adems la toma de decisiones
al tener que escoger entre diversos cursos de accin futuros.
Importancia de la planificacin
En las organizacin, la planificacin es el proceso de estableces metas y elegir los medio para
alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber cmo organizar su personal
ni sus recursos debidamente. Quizs incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben
organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los dems le sigan. Sin
un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas
ni de saber cundo ni dnde se desvan del camino. El control se convierte en un ejercicio

ftil. Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la organizacin. La
planificacin es fundamental, ya que esta:
1.- Permite que la empresa est orientada al futuro
2.- Facilita la coordinacin de decisiones
3.- Resalta los objetivos organizacionales
4.- Se determina anticipadamente qu recursos se van a necesitar para que la empresa opere
eficientemente.
5.- Permite disear mtodos y procedimientos de operacin.
6.- Evita operaciones intiles y se logran mejores sistemas de trabajo
7.- La planeacin es la etapa bsica del proceso administrativo: precede a la organizacin,
direccin y control, y es su fundamento.
8.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o
empirismo.
9.- Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
La planeacin reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los
estndares para facilitar el control.
La planeacin establece un esfuerzo coordinado. Da direccin tanto a los administradores
como a lo que no lo son. Cuando todo los interesados saben a donde va la organizacin y con
que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a
cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeacin puede dar lugar a un
zigzagueo y as evitar que una organizacin se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.
La planeacin reduce la incertidumbre. Tambin aclara la consecuencia de las acciones que
podran tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeacin tambin reduce la
superposicin y desperdicios de actividades. La coordinacin antes del hecho probablemente
descubra desperdicios y redundancia. Adems cuando los medios y los fines estn claros, la
ineficiencias son obvias. En resumen el propsito son:
1.

Disminuir el riesgo del fracaso

2.

Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa.

3.

Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.

4.

Asegurar el xito en el futuro

Principios de la planeacin
Precisin:

"Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor
precisin posible, porque van a regir acciones concretas".
Flexibilidad:
Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, y a razn en la parte
imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado despus de la revisin.
Unidad de direccin:
Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno slo para cada
funcin, y todos los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo coordinados e
integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.
Consistencia
Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos
interacten en conjunto, logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones y
actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad
Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con respecto a
los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de los resultados que se
obtendrn en la forma ms cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados
deben ser superiores a los insumos o gastos.
Participacin
Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas que habrn de
estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.

Razones por las cuales es importante la planeacin

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los

recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores
garantas de xito.

Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y
mejorar las cosas.

Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o

empirismo.

Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades.

Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.

Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las
cuales operar la empresa.

Disminuye al mnimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magnficos

rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN:
Planificacin: Es el procedimiento para establecer los objetivos y un curso de accin para
lograrlos.
Organizacin: Es el proceso para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo con el
propsito de alcanzar una meta o una serie de metas especficas.
Direccin: Es la funcin que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de
un grupo o una organizacin para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y
entusiasmo.
Coordinacin: Esla integracin de las actividades de partes independientes de una
organizacin con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.
Control: Es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA ADMINISTRACIN.

VENTAJAS
-

Claridad en los objetivos.

Perfeccionamiento de la planeacin.
Estndares claros para el control.
Aumento de la motivacin.
Evaluacin ms objetiva.
Incremento de la moral.

DESVENTAJAS
-

Coercin sobre los subordinados.

Aprobacin por objetivos incompatibles.
Exceso de papeleo.
nfasis en resultados ms fcilmente cuantificables que sobre los ms importante.
Seguimiento rgido de objetivos que bien podran desecharse.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN.
1) UNIDAD DE MANDO: Cada empleado debe recibir rdenes de un slo superior. De esta
forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego cruzado.
2) AUTORIDAD: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendr
obediencia si no existe la capacidad de liderazgo. Por ello, es necesario tener la capacidad de
dar rdenes y que ellas se cumplan. La autoridad conlleva responsabilidad por las decisiones
tomadas.
3) UNIDAD DE DIRECCIN: Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo
de tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser logrado. Adems, de contar
con un administrador para cada caso.
4) CENTRALIZACIN: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque
gerentes conservan la responsabilidad final, se necesita delegar a subalternos la capacidad de
supervisin de cada actividad.
5) SUBORDINACIN DEL INTERS PARTICULAR AL GENERAL: Deben prevalecer los
intereses de la empresa por sobre las individualidades. Siempre se debe buscar el beneficio
sobre la mayora.
6) DISCIPLINA: Cada miembro de la organizacin debe respetar las reglas de la empresa,
como tambin los acuerdo de convivencia de ella. Un buen liderazgo es fundamental para
lograr acuerdos justos en disputas y la correcta aplicacin de sanciones.
7) DIVISIN DEL TRABAJO: La correcta delimitacin y divisin de funciones es primordial
para el buen funcionamiento de la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que cada
colaborador debe desempaar. Adems, se debe aprovechar la especializacin del personal
para aumentar la eficiencia.

8) ORDEN: Cada empleado debe ocupar el cargo ms adecuado para l. Todo material debe
estar en el lugar adecuado en el momento que corresponde.
9) JERARQUA: El organigrama y jerarqua de cargos debe estar claramente definidos y
expuestos. Desde gerentes a jefes de seccin, todos deben conocer a su superior directo y
se debe respetar la autoridad de cada nivel.
10) JUSTA REMUNERACIN: Todo empleado debe tener clara nocin de su remuneracin y
debe ser asignada de acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios de la empresa deben ser
compartidos por todos los trabajadores.
11) EQUIDAD: Todo lder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el
momento adecuado. A su vez, deben tener un trato amistoso con sus subalternos.
12) ESTABILIDAD: Una alta tasa de rotacin de personal no es conveniente para un
funcionamiento eficiente de la empresa. Debe existir una razonable permanencia de una
persona en su cargo, as los empleados sentirn seguridad en su puesto.
13) INICIATIVA: Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad
a los subalternos para que determinen cmo realizar ciertos procedimientos. Junto con esto,
se debe tener en cuenta que en ocasiones se cometern errores.
14) ESPIRITU DE CUERPO: El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe
promover el trabajo colaborativo, que tambin ayuda a generar un mejor ambiente laboral.
Importancia:
En las organizacin, la planificacin es el proceso de estableces metas y elegir los medio para
alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber cmo organizar su personal
ni sus recursos debidamente. Quizs incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben
organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los dems le sigan. Sin
un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas
ni de saber cundo ni dnde se desvan del camino. El control se convierte en un ejercicio
ftil.
El reconocimiento de la influencia de la planeacin ayuda en mucho a aclarar los intentos de
algunos estudiosos de la administracin para distinguir entre formular la poltica (fijar las
guas para pensar en la toma de decisiones) y la administracin, o entre el director y el
administrador o el supervisor. Un administrador, a causa de su delegacin de autoridad o
posicin en la organizacin, puede mejorar la planeacin establecida o hacerla bsica y
aplicable a una mayor proporcin de la empresa que la planeacin de otro. Sin embargo,
todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que
les corresponde. El siguiente esquema nos muestra ms claramente esta divisin.

Beneficios:
Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la organizacin. La
planificacin es fundamental, ya que esta:
1. Permite que la empresa este orientada al futuro.
2. Facilita la coordinacin de decisiones.
3. Resalta los objetivos organizacionales.
4. Se determina anticipadamente qu recursos se van a necesitar para que la empresa opere
eficientemente.
5. Permite disear mtodos y procedimientos de operacin.
6. Evita operaciones intiles y se logran mejores sistemas de trabajo.
7. La planeacin es la etapa bsica del proceso administrativo: precede a la organizacin,
direccin y control, y es su fundamento.
8. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o
empirismo.
9. Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
10. Propicia el desarrollo de la empresa.
11. Reduce al mximo los riesgos.
12. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
13. Todos los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados y se logra una secuencia de
esfuerzos efectivos.
14. Se reduce al mnimo el trabajo no productivo.
15. Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado.
16. Los gastos totales se reducen al mnimo.
17. Ayuda a realizar futuras posibilidades entre cursos alternativos.
18. Gua el pensamiento administrativo.
19. Ayuda a contestar la pregunta: QUE HACER SI....
20. Se elimina el trabajo a base de supuestos.

Propsito:
La planeacin reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los
estndares para facilitar el control.
La planeacin establece un esfuerzo coordinado. Da direccin tanto a los administradores
como a lo que no lo son. Cuando todo los interesados saben a dnde va la organizacin y con
que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a
cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeacin puede dar lugar a un
zigzagueo y as evitar que una organizacin se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.
La planeacin reduce la incertidumbre. Tambin aclara la consecuencia de las acciones que
podran tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeacin tambin reduce la
superposicin y desperdicios de actividades. La coordinacin antes del hecho probablemente
descubra desperdicios y redundancia. Adems cuando los medios y los fines estn claros, las
ineficiencias son obvias. En resumen el propsito son:
1. Disminuir el riesgo del fracaso
2. Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa.
3. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
4. Asegurar el xito en el futuro
A manera de sntesis podemos decir que el propsito y naturaleza de la planeacin pueden
resumirse haciendo referencia a los siguientes principios:
Principio de contribucin a los objetivos: El propsito de cada plan y de todos los planes de
apoyo es favorecer el logro de los objetivos de la empresa.
Principio de los objetivos: Si se quiere que los objetivos tengan significado para la gente,
deben ser claros, viables y verificables.
Principio de primaca de la planeacin: La planeacin antecede lgicamente a todas las
dems funciones administrativas.
Principio de eficiencia de los planes: La eficiencia de un plan se mide por su contribucin al
propsito y a los objetivos balanceados por los costos requeridos para formularlo y operarlo y
por las consecuencias no deseadas.