MDULO N.

7
AUDITORIA DEL SGI

OBJETIVOS DEL MODULO

Aprehender los principios, procesos y tcnicas utilizados durante

una auditoria interna a un SIG que resulte en un valor agregado para
la organizacin;

Desarrollar competencias para Programar, preparar, planear y

realizar con eficiencia auditorias internas a un SIG, de acuerdo con
los requisitos de ISO 19011;

Reportar la auditoria, incluyendo la redaccin de informes de no

conformidad apropiados, basados en hechos y de valor agregado;

Realizar actividades de seguimiento de auditorias, incluyendo la

evaluacin de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas.

Desarrollar destrezas para realizar auditorias a los sistemas

integrados de gestin.

AISIG V1
Diapositiva No. 2

TECNICAS DE AUDITORIA
CON BASE EN LA NORMA
ISO 19011

AISIG V1
Diapositiva No. 3

CONTENIDO

Norma ISO 19011: 2002.

La definicin de auditoria, importancia.

Tipos de auditora

Los principios de auditora

Fases de la auditora

AISIG V1
Diapositiva No. 4

ISO 19011

ISO 19011:2002
proporciona gua en:

principios de auditora

gestin de programas de auditora

actividades de auditora

competencia de auditores

AISIG V1
Diapositiva No. 5

Auditora

Proceso sistemtico, independiente y

documentado para obtener evidencia de
auditora y evaluarla objetivamente para
determinar la extensin en la cual se cumplen
los criterios de auditora
ISO 9000:2000, prrafo. 3.9.1

AISIG V1
Diapositiva No. 6

AUDITORAS INTERNAS

Las auditorias son la mejor herramienta para la

identificacin de oportunidades de mejora.

Herramienta de medicin de la conformidad de los

sistemas.

Herramienta gerencial para verificar la eficacia de

los sistema

Herramienta para verificar el estado de los

procesos.

AISIG V1
Diapositiva No. 7

TIPOS DE AUDITORIA

a) Auditoras Internas
de Primera Parte
b) Auditoras Externas
de Segunda Parte
c) Auditoras Externas
de Tercera Parte
AISIG V1
Diapositiva No. 8

Dentro de la
organizacin
A Proveedores o
De Clientes

Entidad externa:
Legal o
certificacin

TIPOS DE AUDITORIA
Auditora de Primera Parte (interna)
Definicin:

una auditora realizada por la organizacin a sus propios sistemas y
procedimientos
Objetivo:

asegurar el mantenimiento, desarrollo y mejora del sistema integado
de gestin
Requisitos:

ISO 9001: 8.2.2,

ISO 14001: 4,5.5 y

OHSAS 18001: 4,5.4

AISIG V1
Diapositiva No. 9

Auditora de Segunda Parte

Definicin:

una auditora realizada por la organizacin a sus
proveedores y sub-contratistas
Objetivo:

para determinar la aptitud de los proveedores

para valorar el desempeo de los proveedores

para asegurar la habilidad de los proveedores

AISIG V1
Diapositiva No. 10

Auditora de Tercera-parte (externa)

Definicin:

una auditora independiente a la organizacin
Objetivo:

para determinar si el SIG de la organizacin ha sido
establecido, documentado, implementado y
mantenido de acuerdo con una norma especfica

AISIG V1
Diapositiva No. 11

Principios de auditora

conducta tica

presentacin confiable

cuidado profesional

independencia

evidencia

AISIG V1
Diapositiva No. 12

CONDUCTA TICA

El fundamento de la profesionalidad
La confianza, integridad, confidencialidad y
discrecin son esenciales para auditar. El
Auditor se encuentra sujeto a estrictos
cdigos de conducta;

AISIG V1
Diapositiva No. 13

PRESENTACIN ECUNIME
La obligacin de informar con veracidad y
exactitud
Los hallazgos, conclusiones e informes de la
auditora reflejan con veracidad y exactitud las
actividades de la auditora. Se informa de los
obstculos significativos encontrados durante
la auditora y de las opiniones divergentes sin
resolver entre el equipo auditor y el auditado.

AISIG V1
Diapositiva No. 14

DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL

La aplicacin de diligencia y juicio al auditar

Los auditores proceden con el debido
cuidado, de acuerdo con la importancia de la
tarea que desempean y la confianza
depositada en ellos por el cliente de la
auditora y por otras partes interesadas. Un
factor importante es tener la competencia
necesaria.

AISIG V1
Diapositiva No. 15

INDEPENDENCIA
La base para la imparcialidad de la auditora y
la objetividad de las conclusiones de la
auditora.
Los auditores son independientes de la
actividad que es auditada y estn libres de
sesgo y conflicto de intereses. Los auditores
mantienen una actitud objetiva a lo largo del
proceso de auditora para asegurarse de que
los hallazgos y conclusiones de la auditora
estarn basados slo en la evidencia de la
auditora.
AISIG V1
Diapositiva No. 16

ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIA

El mtodo racional para alcanzar conclusiones
de la auditora fiables y reproducibles en un
proceso de auditora sistemtico.
La evidencia de la auditora es verificable. Est
basada en muestras de la informacin
disponible, ya que una auditora se lleva a cabo
durante un perodo de tiempo delimitado y con
recursos finitos. El uso apropiado del muestreo
est estrechamente relacionado con la
confianza que puede depositarse en las
conclusiones de la auditora.
AISIG V1
Diapositiva No. 17

FASES DE LA AUDITORA

Programa

Necesidad de AI

AISIG V1
Diapositiva No. 18

Programar

Hallazgos

Planear Realizar

Revisar Informar

Plan
Lista de Verif.
Verif.

Conformidades
No Conformidades

Informe

AISIG V1
Diapositiva No. 19

PROGRAMA DE AUDITORAS

Conjunto de una o ms auditoras

planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un
propsito especfico.

AISIG V1
Diapositiva No. 20

BASE DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORAS

1. Importancia: De los Procesos, AAS y

Peligros.
2. Resultado de auditoras previas

AISIG V1
Diapositiva No. 21

Gestin de un programa de auditora

Autoridad para
programar

Establecer el programa
objetivos/extensin
procedimientos
recursos
responsabilidades

Actuar

Mejora del
programa

Implementar el programa
calendarizar las auditoras
evaluar auditores
seleccionar el equipo de auditora
dirigir las actividades de auditora
mantener registros

Planear

Hacer

Verificar
Monitoreo y revisin del programa

AISIG V1
Diapositiva No. 22

PROGRAMA DE AUDITORIA

Programa de auditoria: Conjunto de una o ms

auditorias planificadas para un periodo de tiempo
determinado

dirigidas

hacia

un

propsito

especifico
NOTA: Un programa de auditoria incluye todas las

actividades necesarias para planificar, organizar y

llevar a cabo as auditorias.
Norma ISO 9000: 2005
AISIG V1
Diapositiva No. 23

PROGRAMA DE AUDITORIA

Clusula 8.2.2 de ISO 9001:

Se debe planificar un programa de auditorias
tomando

en

consideracin

el

estado

la

importancia de los procesos y las reas a auditar,

as como los resultados de las auditorias previas.

AISIG V1
Diapositiva No. 24

PROGRAMA DE AUDITORIA

Objetivos de un programa de auditoria:

Siempre debe determinarse cual es el objetivo de la
auditoria. Ejemplos:
 Verificar la conformidad con los requisitos
contractuales del cliente xxxx.
 Verificar el cumplimiento de los requisitos de la
normas .
 Obtener y mantener la confianza en la capacidad
del proveedor XXX
 Contribuir a la mejora continua de los sistemas de
gestin.
AISIG V1
Diapositiva No. 25

Objetivos del programa de auditora

Basados en:

Prioridades de la Gerencia;

Intenciones comerciales;

Requisitos del Sistema Integrado de Gestin;

Requisitos regulatorios, contractuales y legales,
aplicables al producto de la organizacin, sus AAS
y peligros;

La necesidad de la evaluacin de proveedores;

Los requisitos del cliente;

La necesidades de otras partes interesadas, y

Riesgos del negocio.
AISIG V1
Diapositiva No. 26

Definicin de los objetivos de la auditora

Incluyen:

la determinacin del grado de conformidad del sistema de gestin
del auditado, o de parte de l, con los criterios de auditora;

la evaluacin de la capacidad del sistema de gestin para asegurar
el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y
contractuales;

la evaluacin de la eficacia del sistema de gestin para lograr los
objetivos especificados.

la identificacin de reas de mejora potencial del sistema de
gestin.

AISIG V1
Diapositiva No. 27

PROGRAMA DE AUDITORIA

Contenido de un programa de auditorias



Alcance:

Procesos

sucursales

AISIG V1
Diapositiva No. 28

Fechas

Duracin

Equipo auditor

Criterios de la auditoria

Objetivos de la auditoria.

reas/

departamentos/

PROGRAMA DE AUDITORIA

Criterios de la auditoria:
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos
Nota: Los criterios de auditoria se utilizan como
referencia frente a la cual se compara la evidencia
de la auditoria.

AISIG V1
Diapositiva No. 29

Definicin de los criterios de auditora

Incluyendo:

Normas aplicables

Polticas

Procedimientos

Regulaciones

Legislacin

Requisitos de los Sistemas ISO 9001, 14001 y OHSAS
18001

Requisitos contractuales

Cdigos de Conducta del sector-industria-negocio
AISIG V1
Diapositiva No. 30

PROGRAMA DE AUDITORIA

Alcance
El alcance de una auditoria interna debe definirse
con relacin a:


Los

procesos

ser

auditados

unidades

organizacionales.


sitios geogrficos, plantas, sucursales, si la

organizacin dispone de varios sitios de operacin
(multi-sitio).

AISIG V1
Diapositiva No. 31

Verificacin de requisitos de las normas.

Determinacin de la viabilidad de la auditora

Consideraciones a realizar:

a) la informacin suficiente y apropiada
para planificar la auditora,

b) la cooperacin adecuada del auditado, y

c) el tiempo y los recursos adecuados.

AISIG V1
Diapositiva No. 32

DESIGNACIN EQUIPO AUDITOR

Aspecto importante en la programacin de los auditores es la seleccin del
equipo auditor
La seleccin debe con base en la competencia del equipo auditor:
1.
2.
3.
4.

Conocimiento del los procesos a auditar.

Conocimiento / dominio de los criterios de auditoria.
Experiencia.
Valor agregado al proceso auditado.

AISIG V1
Diapositiva No. 33

Seleccin del Equipo Auditor

Consideraciones:

los objetivos, el alcance, los criterios y la duracin estimada de la auditora;

la competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los
objetivos de la auditora;

los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de
acreditacin/certificacin, segn sea aplicable;

la necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor con
respecto a las actividades a auditar y de evitar conflictos de intereses;

la capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar eficazmente
con el auditado y trabajar conjuntamente; y

el idioma de la auditora y la comprensin de las caractersticas sociales y
culturales particulares del auditado.

AISIG V1
Diapositiva No. 34

COMPETENCIA GLOBAL DEL EQUIPO

AUDITOR
Debe incluir:

la identificacin de los conocimientos y habilidades
necesarias para alcanzar los objetivos de la auditora;
y

la seleccin de los miembros del equipo auditor de tal
manera que todo el conocimiento y las habilidades
necesarios estn presentes en el equipo auditor.
Si no es posible cubrir estas competencias, se debe
incluir a un Experto Tcnico.

AISIG V1
Diapositiva No. 35

FORMACION DEL AUDITOR

Los auditores deben tener formacin por:
1. Participacin en programas de formacin. Curso de auditor
2. Desarrollo de habilidades, realizacin de talleres Juego de roles.
3. Desarrollo de habilidades, entrenamiento en auditorias, observador.
Se deben definir requisitos:





De escolaridad
Experiencia laboral
Experiencia en calidad.
Atributos Personales

AISIG V1
Diapositiva No. 36

CARACTERSTICAS DE UN BUEN AUDITOR

Amable y
profesional.

Paciente.

Puntual.

Tenaz.

Vestimenta
Apropiada.

Buen Receptor.

Preparado.

Honesto.

Integro.

Corts.

AISIG V1
Diapositiva No. 37

Interesado.

Sin temor a ser el tipo

malo.

Con capacidad de
comunicacin: verbal y
escrita.

ROL DEL AUDITOR INTERNO

Promotor de la calidad.

Promotor del mejoramiento.

Agente de la gerencia.

Gua pero no recomienda la solucin del incumplimiento.

AISIG V1
Diapositiva No. 38

DESIGNACIN DEL LDER DEL EQUIPO

AUDITOR

Se debe establecer en cada auditora un lder del

equipo auditor.

Ser el canal de comunicacin con los auditados.

Tiene la mxima autoridad entre los miembros del
equipo auditor.

AISIG V1
Diapositiva No. 39

Lder del Equipo

Responsabilidades:

Toma final de decisiones

Preparacin del plan de auditora

Asignacin de las funciones del equipo

Dar instrucciones al equipo

Revisar los documentos de trabajo

Representar al equipo durante las reuniones de
apertura y cierre

Reportar las No Conformidades crticas

Reportar las desviaciones mayores

Entregar el Informe de Auditora
AISIG V1
Diapositiva No. 40

Miembros del Equipo

Responsabilidades:

Revisar toda la informacin relevante

Preparar los documentos de trabajo

Cumplir con los requisitos de la auditora

Llevar a cabo las tareas asignadas

Reportar deficiencias y hallazgos de la
auditora al Lder del Equipo

Cooperar y soportar al Lder del Equipo

AISIG V1
Diapositiva No. 41

Miembros del Equipo

Estos deben:

Ejecutar las actividades dentro del marco del alcance de la
auditora

Comunicar los requisitos de auditora

Colectar evidencia objetiva

Documentar las No Conformidades

Reportar los hallazgos al auditado

Verificar que las acciones correctivas tomadas dan respuesta
a las No Conformidades

Mantener y salvaguardar todos los documentos de la auditora
AISIG V1
Diapositiva No. 42

AISIG V1
Diapositiva No. 43

Contacto Inicial con el Auditado

Para:

establecer los canales de comunicacin con el representante
del auditado,

confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditora.

proporcionar informacin sobre las fechas y la duracin
propuestas y la composicin del equipo auditor,

solicitar acceso a los documentos pertinentes, incluyendo los
registros,

determinar las reglas de seguridad aplicables al lugar,

hacer los preparativos para la auditora, y

acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guas
para el equipo auditor.
AISIG V1
Diapositiva No. 44

Revisin Documental
Documentos:

documentacin y registros relevantes del SIG

reportes de auditoras previas
Propsito:

familiarizar a los auditores con los procesos a ser
auditados

trazar un plan de auditora

desarrollar una lista de verificacin

AISIG V1
Diapositiva No. 45

PLAN DE AUDITORIA

Descripcin de las actividades y de los

detalles acordados de una auditora.
ISO 19011, 3.12

AISIG V1
Diapositiva No. 46

PROPSITO DEL PLAN DE AUDITORA

1. Asegurar que los Objetivos de la auditora se

cumplirn
2. Asegurar que los recursos necesarios para la
auditora estn presentes
3. Asegurar que el sistema se audita de forma integral
4. Establecer los acuerdos entre el equipo auditor y los
auditados.

AISIG V1
Diapositiva No. 47

FORMATO DEL PLAN DE AUDITORA

Organizacin:

Ingenieros del Pacifico , S.A.

Direccin:

Km. 18 Carretera al Pacfico, Malaga.

Auditor Lder:

Paola Riveros

Auditores:

Clara Nio, William Jaimes.

Criterios
Auditora:

ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001: 2001.

Idioma
Auditora:

Espaol

Fecha de
auditora:

Junio 27 a 29,
2006

Objetivos de la Auditora: Confirmar que el SIG cumple con los requisitos y que el SIG se
encuentra apropiadamente implantado y mantenido.
Hora

Audito
r

Req.

Departamento / Proceso / AAS /

Peligro

Contacto clave

FECHA DA 1
07:45

07:45

AISIG V1
Diapositiva No. 48

W.J.

4.1,
8.2.3,
6.2 (ISO
9000)

Proceso de Desarrollo de
Competencias

Gte. Rec.
Humanos, Jefe
Capacitacin,
Jefes de rea

P.R

4.6, 4.51
(ISO
14001)

Identoificacin de Aspectos

Gte. Ambiental.

PREPARACIN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

LISTA DE VERIFICACIN
Para:

asegurar que se cumplan los objetivos y el
alcance de la auditora

asegurar que cada parte de la auditora es
concluida

proporcionar una gua para el auditor

AISIG V1
Diapositiva No. 49

Lista de verificacin de la auditora

Ventajas

Ayuda a la preparacin

indica la duracin de la auditora

ayuda para controlar la profundidad y ritmo de la auditora

ayuda a asegurar que todos los puntos planeados son cubiertos

es un medio para registrar las respuestas de los auditados

Desventajas

puede limitar la iniciativa y el anlisis

reas importantes pueden ser omitidas
AISIG V1
Diapositiva No. 50

Preparacin de la lista de verificacin

Considerar:

Los procesos, AAS y peligros que se intentan auditar

El Plan de la Auditora

Los procedimientos relevantes

los documentos en uso

registros

requisitos de ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001

AISIG V1
Diapositiva No. 51

FORMATO DE LISTA DE VERIFICACIN

Referencia de Auditora: AI No. 1, Junio 2005

No.
de
Item.
Item.
7.6
(ISO
9001)
4.2.3
(9K),
4.4.5
(14K
y
18K)

AISIG V1
Diapositiva No. 52

Cumplimiento
de actividad
(S
(S/No/No
/No/No
aplica)

Requisito

Jefe de Calidad
Verificar que la balanza Marca Mettler Modelo
ST100 con No. serie 23590RT01 ha sido calibrada
de acuerdo al Programa PC-059
Coordinador de Calidad
El procedimiento SOP-06-CC-01 requiere en su
seccin 5.12 que los procedimeintos obsoletos sean
identificados con un sello rojo y la leyenda
Documento Obsoleto. No apto para su uso.
Corroborar su cumplimiento.

Hoja No. 1 de 6
Auditor: Paola Riveros

Comentarios /
Observaciones

AISIG V1
Diapositiva No. 53

REUNIN DE APERTURA
Propsito:

confirmar el plan de auditora,

proporcionar un breve resumen de cmo se llevarn a
cabo las actividades de auditora,

confirmar los canales de comunicacin, y

proporcionar al auditado la oportunidad de realizar
preguntas.

AISIG V1
Diapositiva No. 54

AGENDA DE LA REUNIN DE APERTURA

presentacin de los participantes, incluyendo una descripcin
general de sus funciones;

confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora;

confirmacin del horario de la auditora y otras disposiciones
pertinentes con el auditado, como la fecha y hora de la reunin de
cierre, cualquier reunin intermedia entre el equipo auditor y la
direccin del auditado, y cualquier cambio de ltima hora;

mtodos y procedimientos que se utilizarn para realizar la
auditora, incluyendo la aclaracin al auditado de que las evidencias
de la auditora slo se basarn en una muestra de la informacin
disponible y de que, por tanto, existe un elemento de incertidumbre
en la auditora;

confirmacin de los canales de comunicacin formal entre el equipo
auditor y el auditado;

confirmacin del idioma que se va a utilizar durante la auditora;

confirmacin de que, durante la auditora, el auditado ser
informado del progreso de la misma;

AISIG V1
Diapositiva No. 55

COMUNICACIN DURANTE LA AUDITORA

Necesaria para:

Llegar a acuerdos formales entre auditor y auditado.

Intercambio de informacin entre auditores.

Informar los progresos de la auditora y cualquier inquietud
al auditado.

Informar las potenciales no conformidades oportunamente.

Cualquier inquietud relacionada con un aspecto externo que
afecte la auditora debe informarse al lder del equipo.

El manejo en algn impedimento del logro de los objetivos
de la auditora.

Cualquier necesidad de cambio en el plan de auditora, as
como del alcance.
AISIG V1
Diapositiva No. 56

GUAS Y OBSERVADORES
Papel y Responsabilidades:

establecer los contactos y horarios para las entrevistas;

acordar las visitas a partes especficas de las
instalaciones o de la organizacin;

asegurarse de que las reglas concernientes a los
procedimientos relacionados con la proteccin y la
seguridad de las instalaciones son conocidos y respetados
por los miembros del equipo auditor;

ser testigos de la auditora en nombre del auditado; y

proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilacin de
la informacin.

AISIG V1
Diapositiva No. 57

RECOPILACIN Y VERIFICACIN DE LA
INFORMACIN

La informacin debe:

Recopilarse mediante un proceso de muestreo apropiado

Ser pertinente a los objetivos, el alcance y los criterios de
la auditora

Ser verificable para que se constituya en evidencia de
auditora

Ser registrada

AISIG V1
Diapositiva No. 58

EVIDENCIA DE AUDITORA

Registros, declaraciones de hechos o

cualquier otra informacin que son
pertinentes para los criterios de
auditora y que son verificables.
NOTA: La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o
cuantitativa.
ISO 19011, 3.3

AISIG V1
Diapositiva No. 59

EL PROCESO DE LA EVIDENCIA

Fuentes
Fuentesde
deInformacin
Informacin

Informacin
Recopilacin
Recopilacinpor
pormuestreo
muestreo
yyverificacin
verificacin

Evidencia de Auditora
Evaluacin
Evaluacinfrente
frenteaalos
los
Criterios
de
auditora
Criterios de auditora

Hallazgo de Auditora
Revisin
Revisin

Hallazgo de Auditora
Conclusiones
Conclusionesde
deAuditora
Auditora
AISIG V1
Diapositiva No. 60

MTODOS PARA RECOPILAR INFORMACIN

entrevistas,

observacin de actividades,

anlisis de registros

revisin de documentos.

AISIG V1
Diapositiva No. 61

El proceso de las entrevistas

1
Establezca
contacto
y escuche

Mantenga la
comunicaci
comunicacin

Verifique
y escuche

y escuche

3
Pregunte
y escuche

AISIG V1
Diapositiva No. 62

TCNICA DE ENTREVISTA
TIPOS DE PREGUNTAS:
Preguntas abiertas

QU ?

CUANDO ?

CMO ?

POR QU ?

QUIN ?

DONDE ?

AISIG V1
Diapositiva No. 63

TCNICA DE ENTREVISTA
Considerar:

las entrevistas deberan mantenerse con personas de niveles y
funciones adecuadas que desempeen actividades o tareas dentro
del alcance de la auditora;

las entrevistas deberan realizarse durante las horas normales de
trabajo y, cuando sea prctico, en el lugar de trabajo habitual de la
persona entrevistada;

se debera hacer todo lo posible para tranquilizar a la persona que
se va a entrevistar antes y durante la entrevista;

debera explicarse la razn de la entrevista y de cualquier nota que
se tome;

las entrevistas pueden iniciarse pidiendo a las personas que
describan su trabajo;

deberan evitarse preguntas que predispongan las respuesta (es
decir, preguntas inductivas);

los resultados de la entrevista deberan ser resumidos y revisados
con la persona entrevistada; y

se debera agradecer a las personas entrevistadas su participacin
y cooperacin.
AISIG V1
Diapositiva No. 64

CONTROL DE LA AUDITORA

AISIG V1
Diapositiva No. 65

Permanecer seguro.

Administrar el tiempo adecuadamente.

No dejarse conducir o engaar.

Ser detallista y eficiente.

Evitar apartarse del tema.

Evitar saturarse.

ACTITUDES A EVITAR COMO AUDITOR

Ser controvertido

Ser negativo, indisciplinado.

Ser crtico.

Caer en disputas.

Discutir personalidades.

Comparar al auditado.

Ser sarcstico.

Blasfemar.

AISIG V1
Diapositiva No. 66

TCTICAS DEL AUDITADO

Prdida de tiempo.

Manejar al auditor.

La situacin inesperada.

Probar la fortaleza del carcter del auditor.

Respuestas limitadas.

Engaar al auditor.

AISIG V1
Diapositiva No. 67

PUNTOS CLAVE PARA RECORDAR

Pregunte

Escuche

Observe

Piense

Evale

Registre

AISIG V1
Diapositiva No. 68

AISIG V1
Diapositiva No. 69

Revisin de la auditora

Junta de revisin de los auditores

Hallazgos de la auditora

Definicin de los hallazgos

Solicitud de Acciones Correctivas (SACs)

Clasificacin de SACs

Observaciones

AISIG V1
Diapositiva No. 70

REUNIN DE REVISIN DE HALLAZGOS

La revisin incluir:

Un estudio de notas y/o una comparacin de notas con
los miembros del equipo;

Una revisin de la lista de verificacin;

Una enumeracin de los hallazgos, junto con algunas
evidencias de auditora;

Decisiones sobre no conformidades y observaciones;

La redaccin y clasificacin de Solicitudes de Acciones
Correctivas (SACs).

AISIG V1
Diapositiva No. 71

Hallazgos de auditora

Conformidad

No Conformidad

Observacin

Oportunidad de mejora

AISIG V1
Diapositiva No. 72

NO CONFORMIDAD
Puede ser una FALLA en:

El cumplimiento de una norma

La implementacin de un proceso u otro
requisito documentado

La implementacin de un requisito legal o
contractual
No requisito = No no-conformidad
AISIG V1
Diapositiva No. 73

ELABORANDO LAS SAC

Las no conformidades deben ser registradas y
respaldadas por la evidencia

Las no conformidades deben ser revisadas con un
representante apropiado del auditado

El reconocimiento por parte del representante indica la
precisin de la evidencia y la comprensin de la no
conformidad

Se debe resolver toda diferencia de opinin que involucre
la evidencia de auditora

Si la no conformidad ha sido resuelta, no debe
presentarse formalmente en la reunin de cierre

Si se tiene toda la certeza de la no conformidad se debe
registrar sta en una Solicitud de Accin Correctiva (SAC)
AISIG V1
Diapositiva No. 74

REDACCIN DE LA NO CONFORMIDAD

La redaccin de una no conformidad debe contener:

una visin general del hallazgo, describiendo la
deficiencia y dando ejemplos de la evidencia de
auditora; y

un resumen del requisito incumplido.

AISIG V1
Diapositiva No. 75

EJEMPLO DE UNA REDACCIN DE NO

CONFORMIDAD

Los registros del proceso de compras no estn siendo

llenados con la eficacia debida; las rdenes de
compra no se han completado totalmente. Por
ejemplo: las OCs 2345 y 2340 no muestran precios ni
fechas de entrega.
Loa anterior incumple lo determinado en el instructivo
Compras I-45 que determina que los registros de
compra deben llenarse completamente.

AISIG V1
Diapositiva No. 76

Solicitud de Accin Correctiva (SAC)

Es un formato utilizado para:

reportar no-conformidades

clasificar no-conformidades

registrar la aceptacin de las no-conformidades

registrar las acciones para corregir no-conformidades

registrar la aceptacin del auditor de las acciones
correctivas tomadas
AISIG V1
Diapositiva No. 77

CONCLUSIONES DE AUDITORA

Las conclusiones de la auditora pueden tratar aspectos

tales como:

el grado de conformidad del sistema de gestin con
los criterios de auditora,

la eficaz implementacin, mantenimiento y mejora del
sistema de gestin, y

la capacidad del proceso de revisin por la direccin
para asegurar la continua idoneidad, adecuacin,
eficacia y mejora del sistema de gestin.

AISIG V1
Diapositiva No. 78

REUNIN DE CIERRE

Presidida por el Lder del Equipo Auditor

Debe contarse con la presencia de la gerencia del
auditado y los responsables de las reas auditadas

Debe generarse un registro de la asistencia a la
reunin

El propsito es presentar los hallazgos y las
conclusiones de la auditora

Asegurarse que el auditado comprende los hallazgos
y las conclusiones

AISIG V1
Diapositiva No. 79

Reunin de cierre
Auditora interna

informal

constructiva

mejora del sistema

AISIG V1
Diapositiva No. 80

Agenda de la reunin de cierre

distribuir la lista de asistencia;

ratificar propsito y alcance, incluyendo las exclusiones;

resumen de los aspectos positivos dentro del sistema
de gestin de calidad;

explicar las SACs;

obtener la firma del representante del cliente en la SAC;

explicar el significado de la tcnica de muestreo;

informar las observaciones;

explicar el informe y seguimiento;

obtener la lista de asistencia;

agradecer al auditado;

felicitarlo cuando sea apropiado.
AISIG V1
Diapositiva No. 81

AISIG V1
Diapositiva No. 82

Reporte de auditora
Deber incluir:

La identificacin de la organizacin o proceso auditado;

La identificacin del cliente de la auditora;

Los objetivos, alcance, exclusiones y el plan acordados de la auditora;

El criterio de la auditora, incluyendo una lista de documentos de
referencia,

contra los cuales se condujo la auditora;

La identificacin de los miembros del equipo auditor;

Fecha(s) y lugar(es) en que se condujo la auditora;

Los hallazgos de auditora.

AISIG V1
Diapositiva No. 83

Aprobacin del informe

Debe emitirse dentro del tiempo acordado

Debe fecharse y firmarse por el Lder del Equipo
Auditor

Debe ser revisado y aprobado de acuerdo al
procedimiento

Debe distribuirse a las personas correspondientes

Mantenerse en estricta confidencialidad

AISIG V1
Diapositiva No. 84

Seguimiento y cierre

La alta gerencia debe:

Tomar una accin inmediata para corregir
la no-conformidad

identificar la causa raz del problema

desarrollar una accin correctiva para
prevenir su recurrencia

implementar y monitorear la accin
correctiva
AISIG V1
Diapositiva No. 85

Representante de la gerencia
debe:

aprobar las acciones correctivas propuestas

notificar al auditor

monitorear el progreso para completar las
acciones correctivas

dar seguimiento interno para verificar su
efectividad

Presentar recomendaciones para mejora

reportar a la revisin gerencial
AISIG V1
Diapositiva No. 86

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

Posterior a la auditoria se deben verificar las acciones correctivas

implantadas para eliminar las causas de las no conformidades
evidenciadas.
La direccin responsable del rea que este siendo auditada
debe asegurarse de que se toman acciones sin demora
injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y
sus causas. Las actividades de seguimiento deben de incluir la
verificacin de las acciones tomadas u el informe de los
resultados de la verificacin.
Norma ISO 9001, Clusula 8.2.2
AISIG V1
Diapositiva No. 87

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

Programacin de la auditora

Designar auditor lder o integrantes del equipo auditor y proceso que ser
auditado

Fecha de realizacin de la auditora

Hora de inicio y fin de la auditora

Nmero del reporte y de solicitudes de accin correctiva (sac) a auditar

Fecha de vencimiento de las sac y estado de avance.

Fecha re-programada de auditora (cuando sea aplicable).

AISIG V1
Diapositiva No. 88

Seguimiento y cierre
Seguimiento:

determinacin de la implementacin de la
accin correctiva

Cierre:

verificacin y aceptacin de la accin
correctiva

AISIG V1
Diapositiva No. 89

Mtodo de seguimiento y cierre

El auditor debe:

AISIG V1
Diapositiva No. 90

revisar la documentacin

visitar el rea auditada

auditar la evidencia de la implementacin

verificar la efectividad de la accin correctiva

registrar los detalles

firmar la SAC

Mejora continua

La revisin gerencial debe considerar:

Las acciones correctivas respecto a las SACs

las acciones preventivas

el anlisis de los datos de las auditoras,
retroalimentacin del cliente, desempeo de
los procesos, conformidad del producto

recomendaciones para mejora

AISIG V1
Diapositiva No. 91

Terminacin de la auditora

La auditora esta concluida cuando:

todas las actividades del plan de auditora se

han llevado a cabo, incluyendo la distribucin
del reporte de auditora

AISIG V1
Diapositiva No. 92

REGISTROS DE AUDITORIA

AISIG V1
Diapositiva No. 93

Programa de auditora.

Plan de auditora

Listas de chequeo.

Informes de auditora

Solicitudes de accin correctiva. No conformidades

Observaciones u oportunidades de mejora

Calificaciones del o los auditores.

Gracias

AISIG V1
Diapositiva No. 94