MODULO III

PRESUPUESTO
ROBERTO A. MERAN
2016

ROBERTO A. MERAN
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TERMINOS DE INICIO
ADMINISTRACION:
Proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el
uso de los recursos y las dems actividades, con el fin
de lograr los objetivos o metas de la organizacin de
forma eficiente y eficaz.

CONTROL
Funcin administrativa que abarca el
proceso de medicin y evaluacin del
desempeo, a fin de adoptar las medidas
correctivas necesarias. El control debe ser un
proceso permanente y regulador.

ESTADOS FINANCIEROS PROFORMA

Estados de resultados y balances generales
proyectados o pronosticados.

ESTRATEGIA
Herramienta de direccin que proporciona
procedimientos y tcnicas con fundamento
cientfico, que aplicadas de forma
permanente permiten mejorar las relaciones
de la organizacin y su entorno, buscando
siempre cumplir la satisfaccin de las
necesidades de sus clientes y el logro de sus
objetivos.

ESTUDIO DE PREFACTIBILIDAD
Estudio que comprende el anlisis tcnico y
econmico de las diferentes alternativas de
inversin para atender la solucin de una
necesidad planteada y cuyo objetivo es
obtener informacin sobre el proyecto por
realizar. El estudio incluye un estudio de
mercados, un estudio tcnico, un estudio
legal y administrativo, un estudio financiero y
la evaluacin econmica y financiera.

MARGEN DE UTILIDAD BRUTO

Representa el margen de utilidad obtenido
sobre las ventas, donde solo se recupera el
costo de ventas.

MARGEN DE RENTABILIAD NETO

Representa el margen de utilidad obtenido
sobre las ventas, una vez cubierto los
impuestos y las reservas.

MARGEN DE RENTABILIDAD
OPERACIONAL
Representa el margen de utilidad obtenido
sobre las ventas, una vez cubiertos los gastos
operacionales.

META
Define cuantitativa y especficamente los
valores verificables que comprueban o
demuestran lo que se ha alcanzado.

OBJETIVO
Enunciado de un deseo y las acciones
concretas que se proponen para alcanzarlo.
El objetivo debe ser claro, medible y
observable.

POLITICA
Plan general de accin que gua u orienta a
los integrantes de una organizacin en la
conducta de su operacin.

PRONOSTICO
Lo que se espera que ocurra en el futuro.

PRESUPUESTO
Expresion cuantitativa formal de los
objetivos que se propone alcanzar la
administracion de la empresa en un periodo
determinado, adoptando las estrategias
necesarias para lograrlos. (Burbano)

ASPECTOS GENERALES
DEL PRESUPUESTO

Objetivos del Presupuesto

1. Planear las actividades de la empresa segun los objetivos
propuestos.
2. Recolectar informacion financiera y operativa que permita
consolidar una base de datos que posteriormente, al
organizarse y sistematizarse, proporcionen los elementos
necesarios para disenar el presupuesto.
3. Obtener resultados con base en la coordinacion de las
actividades de la empresa, mediante la asignacion de
responsabilidades, funciones y tareas a los diferentes
departamentos o secciones en cuanto al proceso
presupuestal.
4. Evaluar los resultados obtenidos mediante un proceso de
control que permita verificar y comparar los datos
presupuestados con los datos reales en la etapa de
ejecucion, detectando errores y aciertos, con los cuales se
implementaran medidas de control correctivas o
preventivas.

Clasificacion del
Presupuesto
1.

2.

3.

4.

Segun la flexibilidad:
Rigidos, estaticos, fijos o asignados
Flexibles o variables
Segun el periodo de tiempo que cubren:
A corto plazo
A largo plazo
Segun el campo de aplicabilidad en la empresa:
De operacon o economicos
Financieros (tesoreria y capital)
Segun el sector en el cual se utilicen:
Sector publico
Sector Privado

Clasificacion del
Presupuesto
5.

6.

7.

8.

Segun su importancia:
Principales o sumarios
Secundarios o analiticos
En cuanto al limite que expresan:
Maximos
Minimos
Mixtos
En cuanto a las unidades:
Monetarias
En unidades
El presupuesto base cero

Segun la flexibilidad
Rigidos o estaticos, fijos o asignados Estos
presupuestos no permiten realizar ajustes, es decir,
no se considera el entorno empresarial que puede
afectar positiva o negativamente las cifras
presupuestadas.

Flexibles o variables Permiten ajustes en su

ejecucion por las diferencias presentadas,
precisamente por imprevistos que se puedan dar;
pero es importante aclarar que el grado de
flexibilidad depende de los objetivos del
presupuesto, ya que cuanto menos ajustes se
realicen mejor es el proceso de planeacion.

Segun el periodo de
tiempo
A corto plazo Se realizan para un periodo de un
ao, atendiendo basicamente a los continuos
cambios en la economia, en la politica y en otros
aspectos externos que pueden llegar a afectar los
datos presupuestales.

A largo plazo Generalmente son utilizados por las

empresas del sector privado cuando se hacen
proyectos de inversion, estudios de prefactibilidad,
proyectos de ampliacion de plantas, apertura de
nuevas sedes, entre otras. Se aconseja elaborar
presupuestos a largo plazo de hasta tres aos.

Segun el campo de
aplicabilidad en la empresa
De operacion o economicos Se relacionan con la
parte operativa de la empresa, es decir, ingresos
operacionales, ingresos no operacionales, costos
(produccion, ventas y servicios) y gastos
operacionales y no operacionales.
Financieros Se relacionan con el presupuesto de
las partidas del balance general, principalmente
por el presupuesto de tesoreria que es el que
genera movimiento de gran numero de cuentas.

Segun el sector
Publicos: cuando se originan en el Estado.
Privados: cuando su origen es el sector privado en
cuyo caso el capital de las empresas se aporta en
el 100% por particulares.

Presupuesto publico

Presupuesto privado

Es un estimado de ingresos fiscales.

Se estiman los ingresos operacionales

producto de la venta de bienes y
servicios, asi como los ingresos no
operacionales obtenidos de diversas
fuentes.

Estima y autoriza el gasto publico.

Se presupuestan costos y gastos

operacionales y no operacionales.

Es rigido, ya que limita las cantidades

por gastar.

Es flexible: se pueden presentar

diferencias en las cifras.

Establece la destinacion especifica que

deben tener los creditos aprobados en
el presupuesto.

En caso de obtener creditos, estos se

destinan de acuerdo con las
necesidades.

Presupuesto publico

Presupuesto privado

El presupuesto se establece mediante

una ley annual, Ley Organica de
Presupuesto, expedida por el
Congreso.

El presupuesto e opcional. En algunas

empresas se establece segun los
estatutos y/o las entidades de
vigilancia.

Se determina por los siguientes

principios presupuestales: unidad
presupuestal, anualidad,
universalidad, unidad de caja,
equilibrio presupuestal, planificacion,
programacion integral,
especializacion, inembargabilidad,
coherencia macroeconomica y
homeostasis presupuestal.

Los principios se relacionan con la

administracion: prevision, planeacion,
organizacion, direccion y control.

Presupuesto publico

Presupuesto privado

Se prepara como minimo con un

semestre de antelacion a la vigencia
fiscal respectiva.

El tiempo de preparacion varia segun

las empresas, pueden ser 3 o 4 meses
de anticipacion, pero en todos los
casos se debe realizar con antelacion al
ao presupuestado.

El control presupuestal se ejerce desde

tres puntos de vista: control politica,
control financiero y economico,
control fiscal y control social.

El control se efectua con el fin de

detectar errores y tomar medidas
correctivas que se sufragaran en el
periodo siguiente. El control se ejerce
periodicamente, puede ser trimestral,
y se comparan las cifras
presupuestadas con las cifras reales
obtenidas en la ejecucion.

Segun su importancia
Principales o sumarios Hacen referencia a los
estados financieros presupuestados, presupuestos
de ventas, costos de produccion, de ventas, gastos
operacionales, efectivo.

Secundarios y analiticos Entre estos pueden estar

los analisis de ventas por linea, costo de ventas por
linea, presupuesto de inversiones en activos fijos,
ventas por zonas, ventas por vendedores, entre
otros.

Segun el limite que

expresan
Maximos En estos se pretende sealar el topo
maximo alcanzado en el presupuesto.
Minimos Hacen referencia a la cifra minima por
cubrir en el presupuesto.
Mixtos Son aquellos que contienen limites maximos
y minimos.

Segun las unidades

Monetarios Son aquellos quqe se expresan en
cifras
En unidades Son aquellos que presentan las
unidades por vender, comprar, usar o producir,
mediante representaciones graficas.

Presupuesto base cero

Como su nombre lo indica, cada ao que se efectua
no se tienen en cuenta los resultados o presupuesto
de aos anteriores, es decer, como si se hiciera por
primera vez.

Importancia del
presupuesto
Como herramienta de la administracion, mediante el
presupuesto se puede hacer frente a las
incertidumbres que siempre estan presentes en todos
los aspectos de la economia, las finanzas, las politicas
gubernamentales.
El presupuesto es importante como herramienta de
control, toda vez que requiere un proceso continuo
de revision, pues al no tener seguimiento se perderia
la esencia misma del proceso presupuestal en el cual
se invirtieron recursos fisicos, financieros y humanos.

Importancia del
presupuesto
El presupuesto tambien permite evaluar la gestion
de los gerentes, administradores, jefes de
departamento, en cuanto al cumplimiento de
metas y al aporte que cada uno de ellos hace
para conseguirlas o para proponer nuevas
estrategias o planes para la organizacion.

El presupuesto y su relacion
con la administracion
El presupuesto en su misma esencia esta
estrechamente relacionado con la administracion, si
se toma en cuenta que para elaborarlo se debe
partir de una fase de planeacion, en la cual se
establecen objetivos, metas por alcanzar,
responsables, informacion requerida, etcetera.
El presupuesto esta tan intimamente relacionado con
la administracion, que debe considerarse como una
herramienta fundamental en la empresa misma y no
como una funcion contable.

Las areas del conocimiento

y el presupuesto
Al ser un proceso integral, el presupuesto requiere la
aplicacion de conocimientos de diferentes disciplinas.
Relacion con la economia, se efectuan analisis micro
y macroeconomicos que inciden en el analisis de
factores, elementos importantes en el diagnostico
que debe realizarse al iniciar el presupuesto.
La estadistica, colabora con los pronosticos de
ingresos, costos y gastos y el analisis de tendencias,
entre otros.

Las areas del conocimiento

y el presupuesto
La administracion, provee las funciones basicas en
toda organizacion.
La contabilidad, proporciona informacion contable y
financiera, y constituye el insumo principal para la
elaboracion del presupuesto.
Las finanzas, por su parte, contribuyen a fundamentar
los analisis y la toma de decisiones.

Principios presupuestales
Principio

Significado

Comprende

Prevision

Estudio anticipado y logros de

metas

Predictibilidad,
determinacion y objetivo

Planeacion

Proceso necesario para el logro Precision, participacion,

de objetivos propuestos
unidad, costeabilidad,
flexibilidad, y contabilidad
por areas de responsabilidad

Organizacion

Destaca la imporancia de las

actividades humanas para
conseguir metas

Direccion

Muestra como conducir al

Autoridad y coordinacion
individuo par alograr objetivos
propuestos

Control

Detecta variaciones entre los

datos reales y ls metas
propuestas

Orden y comunicacion

Reconocimiento, excepcion,
normas y conciencia de
costos

Elaboracion del
presupuesto

Proceso previo
Mecanismos y tecnicas
Primera etapa. Preiniciacion
Segunda etapa. Elaboracion
Tercera etapa. Ejecucion
Cuarta etapa. Control
Quinta etapa. Evaluacion

Proceso Previo
El presupuesto debe tener responsables, por eso es
importante que al interior de la empresa exista una
seccion que sea responsable del proceso.
Quien sera el responsable de esta seccion, lo determinara
el tamao de la empresa.

En las empresas pequeas o medianas, esta labor la tiene

a cargo el contador, quien realiza los analisis previos y
posteriores, revisa las politicas, disea los manuales, ejerce
la labor de concientizacion a todos los integrantes de la
empresa, disea cedulas y elabora los estados financieros
presupuestados, analiza variaciones y plantea medidas
correctivas y preventivas.

En las empresas grandes se debe crear un comite de

presupuesto conformado por aquellos jefes de
departamento o de area, quienes son los responsables de
alcanzar los objetivos propuestos por la alta direccion.
Las funciones de este comite estan orientadas a:
recoleccion, analisis, revision y ajustes de los presupuestos
parciales, asi como los analisis realizados en la ejecucion
que permitan hacer ajustes y recomendaciones respecto
a las variaciones entre los datos presupuestados y los
presentados realmente.
Ademas del comite de presupuesto, es indispensable que
haya un decidido respaldo de la administracion al proceso
presupuestal en su conjunto.

Mecanismos y tecnicas
Estos mecanismos hacen referencia a la manera como se
presentan las cifras, ya que estas pueden organizarse en
cedulas que permiten su facil interpretacion.
Las cedulas presupuestales son una herramienta util en la
confeccion del presupuesto, ya que en ellas se presenta la
informacion en periodos que permiten facilmente
compararlas en el momento de la ejecucion.
El diseo de la cedula debe contener los periodos en los
cuales se presenta la informacion (por ejemplo, meses,
trimestres, semestres) y debe dar cuenta del total del ao.

Cedula presupuestal No. xx. Ventas

en unidades por producto
T
Producto
Producto A
Producto B
Total

M
2

T
3

S
4

Total

Aparte de la cedulas, conviene hacer claridad en

relacion con las tecnicas utilizadas para hallar o
calcular determinados valores, como: el pronostico
de las ventas, las politicas contables asumidas (como
es el caso del metodo de depreciacion
seleccionado), el indice de inflacion con el cual se
espera ajustar ciertas cifras, los tiempos de
amortizacion, estandares de produccion, costos fijos y
costos variables, el precio de venta, valorar los
inventarios, la depreciacion, quienes seran los que
participaran, que tecnicas se utilizaran para
determinar las preferencias de los consumidores (por
ejemplo, una encuesta)

Tecnicas presupuestales
Presupuestos globales
Preven directamente el valor de las magnitudes
economicas y financieras.
Presupuestos estandares
Parten del proceso estandar originado por la venta,
produccion o aprovisionamiento de una unidad, y a partir
del plan de ventas, produccion o aprovisionamiento
deducen las consecuencias totales originadas.
Presupuestos analiticos
Establecen el plan de actividades con detalle de fechas y
con base en ellas se deducen las consecuencias
economicas y financieras.

Etapas
Para elaborar un presupuesto se debe seguir una
secuencia logica de pasos que permitan establecer
una guia para el proceso presupuestal.
Cinco (5) etapas elementales que deben
considerarse:

Primera etapa.
Preiniciacion
Por ser el inicio del proceso presupuestal, es
importante considerar aspectos como:
o La realizacion de un diagnostico de los factores
internos y externos que afectan positiva o
negativamente la empresa.
Internos: esquema organizacional, proceso de
produccion, sistema de distribucion.
Externos: politicas gubernamentales (tributarios,
laborales, etc.), economicos (preferencias,
tendencias, inflacion), las estrategias de mercado
establecidas por la competencia.

o Otros aspecto clave es precisamente el analisis de

lo que se presento en las ejecuciones
presupuestales de por lo menos los ultimos tres
anos.

o Una vez analizados los datos historicos, se procede

a establecer las metas del periodo presupuestal, en
las que, con base en las expectativas de
crecimiento y expansion, se proponen estrategias
corporativas que conduzcan al logro de los
objetivos propuestos.

o Otro aspecto importante es el establecimiento de

la rentabilidad esperada, bien sea a nivel de
margen bruto, margen operacional y margen neto.
o Cuando se definen objetivos se deben plantear
estrategias que sean coherentes con lo que se
espera lograr.

Segunda etapa.
Elaboracion
Para elaborar los presupuestos es necesario conocer la
informacion de cada una de las secciones o
departamentos de la empresa, datos que deben ser
recolectados por los responsables del presupuesto, por lo
general, con dos meses de antelacion para que aquella
pueda consolidarse.
En esta etapa, la elaboracion de los estados financieros
presupuestados, de los indicadores e informes, constituyen
el presupuesto que se presenta a las directivas, quienes, si
lo consideran pertinente, proceden a efectuar ajustes,
siendo finalmente este el que se va a evaluar y controlar
en la etapa de ejecucion.

Informacion que debe proporcionar cada

departamento para elaborar el presupuesto
Departamento

Informacion requerida

De ventas

Cantidades por vender, precios de venta, margen de

utilidad esperado, puntos y zonas de ventas, canales
de distribucion, programas de promocion y
mercadeo de los productos, cantidad de vendedores
y gastos relacionados con las ventas, ciclo de ventas,
temporadas, entre otros.

De produccion

Cantidad de unidades por producir (en el caso de

empresas industriales), niveles de inventarios de
materias primas, productos en proceso, productos
terminados, capacidad instalada, politica de
asignacion de costos indirectos de fabricacion (CIF).

Departamento

Informacion requerida

De compras

Cantidades de materias primas por utilizar con sus

respectivos precios obtenidos mediante cotizaciones de
proveedores, seleccionando aquellos que no solo
cumplan las expetativas en los precios que la empresa
esta dispuesta a pagar, sino tambien con la calidad y
especificaciones requeridas para la produccion. Aqui
se deben considerar los costos adicionales por fletes,
seguros y demas gastos de transporte de la mercancia.
En este aspecto resulta importante contemplar la
ubicacion de los proveedores, ya que por problemas de
orden publico o de dificultades en la via, se pueden
atrasar los pedidos y la produccion no se puede
detener. Para contrarrestar esta situacion es
fundamental contar con proveedores alternos que
puedan cumplir los requerimientos establecidos.

Departamento

Informacion requerida

De talento humano

Se debe determinar la cantidad y el costo del

personal administrativo, de ventas y de
produccion, con sus respectivas jornadas de
trabajo, horas extras, recargos nocturnos,
dominicales y festivos, salarios, comisiones,
prestaciones sociales, seguridad social, y si se
presenta el caso, prestaciones extralegales que se
tengan por convencion colectiva. Otro factor
indispensable lo constituye la calidad de la mano
de obra, es decir, si se requiere mano de obra
calificada, o si es necesario realizar capacitaciones
que implican sobrecostos en este aspecto.

Departamento

Informacion requerida

De tesoreria

Con las informaciones de los departamentos,

se establecen las necesidades de efectivo que
alcancen a cubrir los costos y gastos
operacionales. Se analizan tambien las
alternativas de financiacion existentes y el
costo de las mismas, en caso de requerir una
fuente adicional de financiamiento.

Programas de inversion

Se presentan dependiendo de los proyectos

que tengan los diferentes departamentos o
secciones de la empresa, como la adquisicion
de maquinaria y equipo, equipos de computo,
remodelacion de las instalaciones, ampliacion
de la planta de produccion, entre otras.

Tercera etapa. Ejecucion

En la ejecucion se observa realmente el cumplimiento
de las metas propuestas, ya que justamente en esta
se ejecutan los planes.
Los responsables de la ejecucion, los integrantes del
Comite de Presupuesto, deben estar al tanto de lo
que esta presentandose, estableciendo periodos de
revision que pueden ser mensuales, bimestrales o
trimestrales, dependiendo de los criterios que se
hayan adoptado para esta etapa.

Lo que si debe quedar claro es que los periodos de

revision no deben ser muy espaciados, porque hay
que detectar variaciones significativas y poder
efectuar los correctivos del caso o tomar las medidas
de control apropiadas que permitan hacer los ajustes
pertinentes, a fin de reducir el impacto en las cifras
presupuestadas de los periodos futuros.
En el proceso de establecer las variaciones es
importante que se reunan los altos directivos o jefes
de secciones o departamentos de la empresa, para
analizar las posibles causas de las variaciones y
realizar informes acerca de los mismos, las
implicaciones que pueden llegar a tener y las
decisiones que se tomaron al respecto.

Ejecucion presupuestal

Rubros

Valor
presupuestado

Valor ejecutado

Variaciones

Variaciones en la ejecucion presupuestal

Rubro

Variacion

Causas

Efectos

Plan de accion

Cuarta etapa. Control

Todo proceso presupuestal debera someterse a un
proceso de control.
El control presupuestal es un instrumento elaborado con
datos estimados y pronosticos que deben ser utilizados por
las empresas para dirigir todas sus operaciones.
El control presupuestal se inicia cuando, al momento de
comparar los datos presupuestados con los realmente
obtenidos, se determinan variaciones que al analizarse
permitiran tomar medidas que subsanen las
inconsistencias.

Un control interno adecuado y pertinente es el eje

central de la organizacion, y para tal fin considera los
siguientes principios basicos de un sistema de control
presupuestal: de la contradiccion, de la causalidad,
logico, de identidad y de semejanza.

Quinta etapa. Evaluacion

Una vez finalizada la ejecucion presupuestal, con sus
respectivos informes parciales acerca de las
variaciones presentadas con sus correspondientes
medidas de control, se procede a elaborar un
informe final de la ejecucion presupuestal que servira
de base para el proximo periodo.
Se deben conocer cuales fueron los aciertos y fallas
para determinar si es necesario mejorar procesos,
tecnicas o si definitivamente es mejor cambiar los
actuales, incorporando innovacion tecnologica; en
otras palablas, debe hacerse una evaluacion del
costo de tener un proceso presupuestal contra el
beneficio obtenido del mismo.

Ventajas y desventajas de
los presupuestos
VENTAJAS
o Se pueden direccionar los planes estrategicos de las
empresas en busca de maximizar el valor de la
empresa.
o Se hace una anticipacion al futuro de las actividades
de la empresa.
o Se pueden tomar medias preventivas con base en los
resultados de las cifras presupuestales.
o Se pueden replantear permanetemnte las politicas, los
objetivos, los procedimientos de la empresa.
o Se pueden establecer estandares de produccion,
niveles de inventarios optimos, necesidades de inversion
y de financiacion.

o Se analizan las alternativas de inversion y de

financiacion.
o Se establece un control permanente a todas las
areas de la empresa.
o Se obtienen mejores resultados de las decisiones
tomadas por las altas directivas de la empresa.
o Existe una mayor integracion de los empleados en
los diferentes niveles jerarquicos.
o Existe mayor responsabilidad de cada uno de los
integrantes de la organizacion en la consecucion
de las metas propuestas.
o Se pueden minimizar costos y maximizar las
utilidades.

o Se puede tener pleno conocimiento de todas las

areas de la empresa, identificando debilidades y
fortalezas.
o Se tiene un mayor orden en la conservacion de los
archivos de la empresa, asi como en las
operaciones en general, tanto en la parte
administrativa como en la contable financiera.
o Se puede evaluar la gestion de los administradores.
o Obliga a tener procesos organizados en la
empresa.

Ventajas y desventajas de los presupuestos

DESVENTAJAS
o El presupuesto privado no es obligatorio.
o Su organizacion e implementacion es costosa.
o Requiere el compromiso de todos los integrantes de la
organizacion, es decir, no pueden primar intereses
particulares de algunos jefes de seccion o
departamentos.
o En el presupuesto solo se estiman cifras.
o Las proyecciones pueden estar afectadas por la
subjetividad o la percepcion que se tenga de algun
aspecto en particular, al momento de realizar los analisis
de los factores externos e internos.
o Debe existir una organizacion para la realizacion del
presupuesto, lo cual implica, no solo una inversion de
recursos sino tambien tiempo en el cual se logre
estabilizar el proceso.

Proximo tema:

PRESUPUESTO
DE VENTAS

FELIZ RESTO DEL DIA!