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GUA DE USUARIO
2013
ndice
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Inicio:
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Inicio: el men Inicio se ha diseado para el rol usuarios y contiene el rea de trabajo, adems de
todas las posiciones de lista ms utilizadas en su rol.
Departamentos: desde este men puede acceder a todas las reas de la aplicacin para las que
dispone de permisos. Si encuentra un vnculo til en Departamentos, podr copiarlo a su rea de
trabajo o al men Inicio.
En funcin del perfil de usuario, pueden estar disponibles diversos botones de actividad como, por ejemplo:
Documentos registrados: este men contiene los documentos histricos que ms se usan en su rol de
usuario.
Otros: el panel de exploracin puede contener otros mens personalizados que se han creado
especialmente para su rol de usuario.
Es posible reorganizar el orden de los elementos de un men y agregar o eliminar elementos de men.
Tambin se puede crear un nuevo men.
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2.2.
Men Principal:
Desplegable de la cinta de opciones desde donde podr definir la fecha de trabajo, seleccionar idioma,
seleccionar empresa o servidor, personalizar, etc
2.2.2. Personalizacin
Esta funcin, nos permite personalizar la cinta de opciones, el panel de exploracin, etc con la intencin de
optimizar el rendimiento de la herramienta adaptndola a las preferencias de cada usuario.
2.3.
Buscador (Ctrl.+F3)
Desde el buscador situado en la esquina superior derecha de las principales ventanas, podremos buscar y
acceder de forma ms directa a las listas, fichas, informes, movimientos, etc
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2.4.
Funcionalidad de la Ayuda
En caso de necesitar informacin til acerca del manejo de la herramienta, y las opciones que nos ofrece,
podremos acudir a la funcionalidad Ayuda, donde encontraremos explicacin de todos los elementos de la
herramienta. Simplemente pincharemos en el icono con una interrogacin blanca sobre fondo azul, que
encontraremos debajo del campo de bsqueda, en la esquina superior derecha.
3. Bsquedas y Filtros
Los filtros se utilizan para limitar el mbito de la informacin que aparece en una ventana o informe. Los filtros
le permiten ver nicamente la informacin que desea. Si un filtro est activo, se indica en el panel de filtro.
3.1.
Cuando deseemos ordenar una lista, una de las posibilidades que nos ofrece Microsoft Dynamics NAV,
consiste en la ordenacin segn columnas. Por ejemplo, si queremos ordenar la lista de proveedores por orden
alfabtico, tan solo debemos pinchar sobre la cabecera de la columna Nombre y automticamente se me
ordenarn los elementos de la A a la Z, en caso de pinchar dos veces, el orden se realizar al contrario, de la Z
a la A.
3.2.
Ctrl+B
Con ste sencillo comando tendremos acceso rpido a una ventana desde donde filtraremos la lista segn el
criterio que indiquemos.
3.3.
Bsqueda Rpida
El filtro rpido se usa para filtrar una lista en un campo. Esto permite obtener un panorama rpido y ordenar los
datos en un campo especfico. Si necesita filtrar ms de un campo, deber usar el filtro avanzado. Escriba el
valor que quiera encontrar y seleccione en el desplegable el campo al que se refiere.
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Totales lmite
Los totales lmite, limitan el contenido que muestra importes o cantidades calculadas de movimientos en otras
tablas. El filtro debe introducirse en la tabla donde aparecen los campos calculados. Los totales lmite, se
pueden establecer en los campos cuyos nombres tienen la palabra Filtro fecha o Filtro presupuesto. Se pueden
utilizar para un intervalo de fechas departamentos, proyectos, presupuestos y unidades de negocio.
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En las listas normalmente no aparecen todos los campos que contiene la tabla, hay algunos campos ocultos y
se pueden aadir, quitar u ordenarlos.
Fichas
Una ficha es un formulario que muestra la informacin de un solo registro. La informacin est organizada por
pestaas desplegables. En la parte derecha de cada pestaa vemos una flecha que muestra si la pestaa
est desplegada o no.
En las fichas, aparte de ver los datos de un objeto, se pueden modificar los datos si se dispone de permiso para
ello.
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Movimientos Asociados
Todas las acciones que registramos en Microsoft Dynamics NAV, podemos consultarlas a travs de los
movimientos asociados a clientes, proveedores, cuentas contables, etc
Por ejemplo, en caso de necesitar los movimientos registrados con los proveedores, podremos consultarlos a
travs de los documentos histricos/movs. Proveedores, tal y como se observa en la imagen. Adems
podremos filtrar el resultado para que la lista solo muestre un proveedor en concreto, varios proveedores, etc
6. Concepto Navegacin
La funcin Navegar es muy interesante en Microsoft Dynamics NAV, ya que recupera todos los movimientos
que ha generado una determinada transaccin. Podemos verlo en la cinta de opciones de muchas listas.
Las lneas de la ventana Navegar muestran todos los movimientos realizados durante el proceso de registro del
documento asociado (movimientos contables, movimientos de IVA, de cliente, etc). De este modo se
puede rastrear todos los cambios que se han realizado al registrar un movimiento.
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Ficha Cliente
8. Fichas Bancos
Especifica el nmero de cuentas bancarias que desee, tanto si son de depsito como prstamos. Podr utilizar
estas caractersticas para hacer un seguimiento de todas sus cuentas bancarias en uno o varios bancos.
Puede registrar pagos en un banco. Una vez registrado un pago o cualquier otro abono en un banco, puede
utilizar la funcin Imprimir cheques para crear un cheque basado en el movimiento efectuado.
Los bancos pueden expresarse en la divisa local (DL) o en una extranjera.
Cada Banco dispone de su propia ficha, que contiene informacin diversa. En ella podr introducir
informacin especfica para cada banco. Esta informacin se puede modificar. Los movimientos registrados
en otras partes del sistema que afecten al banco, por ejemplo, los depsitos en efectivo realizados en el
banco que estn registrados en el diario general, se reflejarn en la ficha de banco.
La ficha tiene tres fichas desplegables. La ficha desplegable General contiene toda la informacin general
relativa al banco: nmero, nombre, direccin, persona de contacto, etc. La ficha desplegable Comunicacin
contiene los nmeros de telfono y fax, as como las direcciones de correo electrnico y pgina Web. La ficha
desplegable Registro contiene toda la informacin acerca del registro.
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La ventana ficha de cuenta muestra una ficha por cada lnea del plan de cuentas, de modo que slo pueda
trabajar con una cuenta al mismo tiempo. A diferencia de la anterior, en esta ventana se muestran ms
campos de una misma cuenta.
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Especifica las cuentas que se utilizarn para registrar las ventas, compras, descuentos, costes, y entradas y
salidas de stock. Tambin se configuran las cuentas provisionales donde pueden registrarse los movimientos
previstos.
La configuracin de grupos contables consiste en combinar grupos contables de negocio y grupos contables
de producto. Puede configurar tantas combinaciones como sean necesarias y vincular cuentas a cada
combinacin.
Una vez realizado esto, cuando rellene una lnea de diario general, de compra o venta, el programa
comprobar en la ventana Configuracin grupos contables las cuentas que debe utilizar para esta
combinacin de grupo de negocio y grupo de producto.
Grupos contables Generales
Grupo contable de negocio: Especifica a quin se vende (clientes) o a quin se compra
(proveedores)
Grupo contable producto: Especifica lo que se vende o lo que se compra
Grupos contables Especficos
Grupos contables proveedores: Este grupo contable asignar la cuenta de pagos, las cuentas de
descuento por pronto pago, las cuentas de facturacin y redondeo de la aplicacin, y las cuentas de
intereses y recargos fijos a los clientes
Grupos contables cliente: Este grupo contable asignar la cuenta de cobros, las cuentas de
descuento por pronto pago, las cuentas de facturacin y de redondeo de la aplicacin, y las cuentas de
intereses y recargos fijos a los clientes.
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Los principios de configuracin de grupos de registro de IVA, tanto de negocio como de producto, son
parecidos a los de configuracin de grupos contables. Para configurar el IVA, cree primero cdigos de grupo
de registro de negocio para clientes y proveedores y, a continuacin, cdigos de registro de IVA de producto
para productos y recursos.
Especifica toda la serie de nmeros que se utilizar para la empresa. Puede asignar nmeros de serie a
determinadas tablas (como las tablas Cliente, Proveedor y Producto), documentos de compra y venta (como
ofertas, albaranes y facturas registradas), y libros y secciones de diarios.
Puede configurar un sistema de numeracin completo formado por un nmero ilimitado de nmeros de serie
para todos los tipos de informacin bsica (excepto las cuentas) y documentos. Puede combinarlo con la
numeracin manual en determinadas reas o puede utilizar la numeracin manual completamente.
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Cada dimensin puede tener una serie ilimitada de valores de dimensin que sean subunidades de esa
dimensin. Por ejemplo, una dimensin que se llame Departamento puede tener como subunidades
departamentos que se llamen Ventas, Administracin, etc. Estos departamentos son valores de dimensin. Las
dimensiones y los valores de dimensin son definidos por el usuario e ilimitados, lo que significa que se pueden
crear dimensiones ajustadas a las necesidades de la empresa y de los procesos comerciales. No obstante,
algunas dimensiones como el nmero de cuenta y la fecha ya las define el sistema.
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Trminos de Pago
Organiza fechas de vencimiento y pagos. Esta tabla le permite asignar un cdigo a cada grupo de trminos
de pago. Despus introduzca el cdigo en los campos de cdigo de trminos de pago en otras partes del
sistema, por ejemplo en una ficha de cliente. Despus, cuando registre o configure pedidos, facturas, abonos,
etc., el programa utilizar la informacin relativa a los trminos de pago indicada por el cdigo.
Compras
Factura de compra
Especifica toda la informacin correspondiente al crear facturas de compra. En las cuatro fichas
desplegables, puede introducir informacin acerca del proveedor de compra, el pago-a proveedor, envos y
divisas. La mayora de la informacin acerca del proveedor se copia de la ficha de proveedor al introducir el
nmero de proveedor en la factura de compra. En las lneas, deber introducir informacin acerca de los
productos que se van a facturar.
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Abono de compra
Suelen recibirse abonos de compra cuando se devuelven productos a un proveedor, pero tambin pueden
recibirse como compensacin, como deduccin de compra. Tambin puede utilizar un abono para corregir
una factura de compra incorrecta.
En el abono, puede copiar todos los tipos de documentos de compra, ofertas, pedidos, facturas, albaranes y
envos devueltos.
16.2.
Ventas
Factura de Venta
Especifica toda la informacin correspondiente al crear una factura de venta. Escriba en las cuatro fichas
desplegables informacin general sobre los clientes a los que vende y a los que factura, como el nombre, la
direccin, la fecha y nmero de documento e informacin sobre el envo y la divisa. La mayora de la
informacin sobre el cliente se copia de la ficha de cliente cuando introduce el nmero de cliente en la
factura de venta. Escriba en las lneas informacin sobre los productos que se van a facturar.
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Abono de Venta
Especifica toda la informacin correspondiente al crear un abono de venta. Escriba en las cuatro fichas
desplegables informacin general sobre los clientes a los que vende y a los que factura, como el nombre, la
direccin, la fecha y nmero de documento e informacin sobre el envo y la divisa. La mayora de la
informacin sobre el cliente se copia de la ficha de cliente cuando introduce el nmero de cliente en el
abono de venta. Escriba en las lneas informacin sobre los productos.
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17.1.
El mdulo Docs. Cartera a cobrar permite administrar las facturas generadas a partir de facturas de ventas.
Mediante el Diario Cartera se pueden crear facturas manualmente. Tambin se puede utilizar el mdulo Docs.
Cartera a cobrar para administrar todas las facturas de ventas que la empresa proporciona a una entidad de
factoring.
Remesas
Mediante el mdulo Docs. Cartera a cobrar, se pueden administrar remesas y remesas de descuento en la
divisa local u original. Existen diferentes criterios para agrupar documentos en una remesa. Se pueden agrupar
documentos para el mismo cliente, documentos que tengan la misma fecha de vencimiento, documentos
negociados en el mismo mercado, etc. Pueden agruparse en una remesa uno o ms documentos a cobrar.
Una remesa se compone de uno o varios documentos que se agrupan para su entrega a un banco. Se puede
enviar al cobro o descuento. Si se envan al cobro, el banco slo es responsable de procesar el cobro de los
documentos en la fecha de vencimiento.
17.2.
El mdulo Docs. Cartera a pagar permite administrar documentos a pagar generados a partir de facturas de
compra o del Diario Cartera.
rdenes de pago
Una orden de pago se compone de uno o varios documentos que se agrupan para su entrega a un banco.
Existen diferentes criterios para agrupar documentos en una nica orden de pago. Se pueden agrupar los
documentos enviados al mismo proveedor, los documentos con la misma fecha de vencimiento, los que se
han enviado a la misma direccin, etc.
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Esta tabla se utiliza para vincular los diversos tipos de informacin (por ejemplo, cmo debe el sistema
redondear las facturas en determinadas divisas y en qu cuentas debe registrar las diferencias positivas y
negativas de cambio) a un cdigo de divisa. Tambin debe configurar los tipos de cambio para cada divisa
en el tabla Tipo cambio divisa.
Cuando haya configurado esta informacin, puede introducir un cdigo de divisa predeterminado en las
fichas de cliente y proveedor. Tambin puede introducir el cdigo de divisa en los campos de cdigo de
divisa en cualquier parte del sistema. Entonces, cuando registre o configure pedidos, facturas, abonos, etc., el
programa utilizar la informacin indicada en el cdigo.
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La ventana Lista activos muestra todos los activos, cada uno en una lnea. Por tanto, se vern menos campos
por cada activo.
21.1.
Procedimiento
Abrir la plantilla de declaracin de IVA pulsando sobre el desplegable del campo Nombre, seleccionando la
lnea y Aceptar
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21.2.
Una vez estamos conformes con la declaracin del IVA, deberemos realizar el registro contable del mismo.
Para ello, podemos acceder a travs del botn Calc y registr Liq. IVA de la cinta de opciones o a travs de la
siguiente ruta: Departamentos/Gestin Financiera/Actividades peridicas/IVA/Calc. y registrar Liq. IVA.
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Al final de cada ejercicio fiscal, los saldos de las cuentas de regularizacin deben transferirse a una cuenta de
balance. Esta operacin la realiza el proceso Asiento regularizacin del sistema. No obstante, para poder
ejecutar este proceso, deber haber cerrado los periodos contables del ejercicio que se va a cerrar. No se
puede utilizar el proceso para periodos contables abiertos.
El sistema selecciona el ao pendiente ms antiguo. Se mostrar un mensaje con el ejercicio que se va a
cerrar y ser necesaria su confirmacin. Una vez confirmado el mensaje al hacer clic en S se activarn los
campos Cerrado y Fecha inicial bloqueada de todos los periodos del ejercicio. Es posible cerrar el ejercicio
incluso si no se han completado todos sus movimientos.
Es posible cerrar los periodos contables de ejercicios incluso si no se han completado todos los movimientos del
ejercicio. Puesto que todava se puede realizar el registro en periodos contables cerrados, los saldos se
actualizarn de forma automtica. Los movimientos pasan a ser movimientos cerrados cuando su campo
Asiento post-cierre contiene S. Cada vez que realice el registro en un ejercicio cerrado, puede iniciar el
proceso Asiento regularizacin para transferir el saldo.
22.2.
El proceso Asiento regularizacin transfiere los saldos de cuentas de regularizacin a una cuenta en el balance
y cierra las cuentas de regularizacin. El proceso utiliza todas las cuentas de tipo Ingresos y gastos y crea
movimientos que cancelan sus saldos respectivos (esto es, cada movimiento ser la suma de todos los
movimientos de la cuenta en el ejercicio que se va a cerrar). Estos movimientos de cierre realizan desde un
diario que deberemos indicar as como la seccin a utilizar.
Cuando se registra el diario, tambin se registra un movimiento en cada cuenta de regularizacin, de manera
que su saldo sea cero y, a la vez, se transfiere al balance un importe con el signo opuesto.
La fecha de las lneas que inserta el proceso en el diario ser siempre una fecha de cierre del ejercicio. La
fecha de cierre es una fecha ficticia comprendida entre el ltimo da de un ejercicio y el da primero del
siguiente.
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