Repblica Bolivariana De Venezuela

Ministerio Del Poder Popular Para La Defensa

Universidad Nacional Experimental Politcnica De La Fuerza
Armada
Cuman, Ncleo- Sucre.

Administracin del proyecto.

Profesor: Luis Arenas.

Realizado por:
Gil, Loiscarys. C.I: 26.334.893
Daz, Adriana. C.I: 24.873.482
Cariaco, Andrelys. C.I: 24.754.814
Astorino, Franyelis. C.I: 23.582.771
Velsquez, Humberto. C.I: 25.352.453
Andrea Isabella Rodrguez Serpa CI: 26.099.595
Ing. Telecomunicaciones. V Semestre, Seccin 01

Cuman, Mayo de 2016.

Introduccin.
Los proyectos nacen cuando se descubre unas necesidades por el
cliente, es decir, las personas o la empresa dispuestas a aportar el
recurso para que sta sea atendida. Un proyecto es un esfuerzo temporal
que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico, y la
naturaleza temporal de los proyectos indica que se cuenta con un
principio y un final bien definido.
La administracin de proyectos ha tenido un gran desarrollo, ya que en
los ltimos aos se ha generado la necesidad de poder administrar un
nmero cada vez ms grande de proyectos con variables distintas y
caractersticas diferentes, en las organizaciones adems de que cada
proyecto se encuentra en diferentes fases dentro de su ciclo de vida.
Adems requiere de un encargado o director de proyecto que es
responsable de que se cumpla con el objetivo para lo cual fue creado
dicho proyecto. La direccin de proyectos es la encargada de aplicar
conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas que son aplicables a
las actividades que se deben de desarrollar en el proyecto para as
cumplir con los requisitos del mismo.
Por pequeo que sea el proyecto, se requieren habilidades de
administracin del mismo para sortear las diferentes situaciones que se
presenten, y adems garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de
los tiempos estipulados. Estas habilidades van desde la definicin del
proyecto, hasta la administracin de las medidas de avance del mismo.

Administracin de proyectos.
Como su nombre lo dice administra lo que se har en un proyecto desde
el principio hasta el final va analizar las cuestiones, dudas, planteamiento
resolver problemticas etc. Es la planeacin, organizacin, direccin y
control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
Importancia de la administracin de un proyecto.
Es importante tener una administracin del proyecto ya que as el
proyecto que se requiera elaborar se har de forma

ms fcil y con

mejores resultados. Sirve para provechar de mejor manera los recueros

crticos cuando estn limitados en cantidad de tiempo.
Funciones de la administracin de un proyecto.
La administracin procura siempre el mximo aprovechamiento de los
recursos, mediante de su utilizacin eficiente. Las principales funciones
de la administracin se engloban en planeacin, organizacin, direccin y
control.
Beneficios de la administracin de un proyecto.
El beneficio definitivo de poner en prctica las tcnicas de administracin
de proyecto es tener un cliente satisfecho, tanto si somos los clientes de
nuestro propio proyecto ya que el resultado ser un trabajo con calidad.
Caractersticas e importancia de la administracin.

Es importante ya que si empezamos desde un principio a

administrar un proyecto podemos cralo sin muchas fallas y
hacindolo 100% factible.

El administrador de proyectos acepta la completa responsabilidad

del xito del proyecto.

Actividades administrativas del proyecto

Por pequeo que sea el proyecto, se requieren habilidades de

administracin del mimo para sortear las diferentes situaciones que se
presenten, y adems garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de
los tiempos estipulados. Pequeo o grande el proyecto, la definicin de
su alcance es herramienta vital para que el gerente del proyecto o los
comits

respectivos

puedan

tomar

decisiones

en

las

etapas

administrativas.
Buena parte de las decisiones se toman y se califican mediante
valoracin del impacto que tienen en el resultado final del mismo, dado
por esta atapa de definicin. Entre ms grande el proyecto, la importancia
de dejar esta informacin explicita estipulada aumenta.
El resultado de esta actividad debe ser un documento titulado definicin
del proyecto y debe incluir la informacin mencionada en el primer
prrafo. Puede ser un poco difcil determinar cules sern las salidas del
proyecto en detalle, y tambin puede ser complejo determinar el costo
total y la fecha de finalizacin.
Al final de esta etapa, se debe tener entonces un documento con el
alcance y expectativa del mismo, como se medir, quien lo har, y cuando
costara. Este documento deber estar aprobado por todos los
involucrados, ya que tratar de buscar consenso sobre estos temas en un
proyecto que ya ha arrancado es extremadamente difcil.
Administracin de contratos
Cuando un proyecto no involucra proveedores externos, tanto este aparte,
como el siguiente se pueden saltar. El contrato, es el documento que rige
las condiciones bajo las cuales se adquiere un bien o servicio. En el caso
de los bienes, es mucho ms fcil medir la entrega de lo adquirido,
situacin que se dificulta cuando son servicios.

Por esto es

recomendable tener una lista de entregables que se esperan obtener de

los servicios recibidos. Entre ms tangibles, ms fcil de administrar el
cumplimiento.

El gerente del proyecto deber revisar los planes de trabajo en forma

permanente (se recomienda en forma semanal, como mnimo) y
determinar el estado actual del mismo. Se hace indispensable el uso de la
gerencia proactiva, de tal manera que se identifiquen las actividades a
cumplirse en el cercano futuro y con base en estas actividades y su
impacto dentro de los cronogramas y los objetivos del proyecto, hacer los
ajuntes para que los objetivos principales se cumplan.
Por lo general, un proyecto se administra en dos instantes: una a nivel de
equipo de proyecto y el gerente del proyecto, y la segunda a nivel de
gerencia de la compaa. Cuando se involucran los proveedores habr
tambin un gerente del proyecto por parte del proveedor y estar tambin
asignado al proyecto el gerente de la empresa para el comit gerencial.
Es importante tener un proceso para resolver situaciones no es lo mismo
que tener la habilidad para resolverlos exitosamente. En algunos casos
hay mejores alternativas y el trabajo del grupo de proyecto es
encontrarlas y aplicarlas.
La administracin de cambios en el alcance inicia con la definicin de que
es un cambio de alcance. El propsito de la administracin de cambios en
el alcance es proteger la viabilidad de la definicin del proyecto ya
definida y aprobada. El impacto del proyecto es de gran envergadura, se
requiere un plan de comunicaciones, que no solo informe sobre el
proyecto sino que ayude en la implementacin del cambio. Por lo general
este plan se arma con informacin que se disminuye en varios niveles. El
obligatorio, donde se incluyen los reportes de estado del proyecto,
presupuestos, y requerimientos legales y de auditoria. El de informacin,
donde se provee informacin extensa para quien la requiera. Esta
informacin incluye preguntas frecuentes, una biblioteca de documentos y
un sitio web para el proyecto entre otros. Por ltimo, est el tipo de
mercadeo que se encarga de crear entusiasmo por el proyecto, e incluye
desde la nombrada del proyecto, entrega de testimonio de los
administradores y relatos de los xitos en el proyecto.

Toma de decisiones.
Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o ms
alternativas. Para los administradores, el proceso de toma de decisiones
es sin duda una de las mayores responsabilidades. La toma de decisiones
dentro de una organizacin se ajusta a una serie de personas que estn
apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una seleccin
de decisiones, y esta seleccin es una tarea de gran trascendencia. Una
decisin

puede

variar

en

trascendencia

connotacin.

Los

administradores consideran a veces la toma de decisiones como su

trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe
hacerse, quien ha de hacerlo, cuando y donde, y en ocasiones hasta
como se har. Sin embargo, la toma de decisiones solo es un paso de la
planeacin, incluso cuando se hace con rapidez y dedicndole poca
atencin o cuando influye sobre la accin solo durante unos minutos.
La toma de decisiones en una organizacin invade cuatro funciones
administrativas que son:

La planeacin: Seleccin de misiones y objetivos as como de las

acciones para cumplirlas. Esto implica toma de decisin. Cules
son los objetivos de la organizacin a largo plazo? Qu
estrategias son mejores para lograr este objetivo? Cules deben
ser los objetivos a corto plazo? Cun altas deben ser las metas
individuales?

Organizacin: Establecimiento de la estructura que desempean

los individuos dentro de la organizacin. Cunta centralizacin
debe existir en la organizacin? Cmo deben disearse los
puestos? Quin est mejor calificado para ocupar un puesto
vacante? Cundo debe una organizacin instrumentar una
estructura diferente?

Direccin: Esta funcin requiere que los administradores influyan

en

los

individuos

para

el

cumplimiento

de

las

metas

organizacionales y grupales. Cmo manejo a un grupo de

trabajadores que parecen tener una motivacin baja? Cul es el

estilo de liderazgo ms eficaz para una situacin dada? Cmo
afectara un cambio especfico a la productividad del trabajador?
Cundo es adecuado estimular el conflicto?

Control: Es la medicin y correccin del desempeo individual y

organizacional de manera tal que se puedan lograr los planes.
Qu actividades en la organizacin necesitan ser controladas?
Cmo deben controlarse estas actividades? Cundo es
significativa una desviacin en el desempeo? Cundo la
organizacin est desempendose de manera efectiva?

Cuando un administrador se enfrenta a una toma de decisin, adems de

comprender la situacin que se presenta, debe tener la capacidad de
analizar, evaluar, reunir alternativas, considerar las variables, es decir,
aplicar estas tcnicas para encontrar soluciones razonables; podemos
decir entonces, que se trata de una toma de decisin basada en la
racionalidad.
La racionalidad limitada o circunscrita no es ms que la accin racional
limitada debido a la falta de informacin, de tiempo de capacidad para
analizar las alternativas a la luz de las metas buscadas; metas confusas;
la tendencia humana a no correr riesgos al tomas una decisin.
En la toma de decisiones, considerar un problema y llegar a la conclusin
valida, significa que se han examinado todas las alternativas y que la
eleccin ha sido correcta. Dicho pensamiento lgico aumentara la
confianza en la capacidad para juzgar y controlar situaciones.

Control.
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las
actividades planificadas. Permiten mantener a la organizacin o sistema
en buen camino. Constituye la cuarta y ltima etapa del proceso

administrativo, y tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo

con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido,
sealando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se
repitan.
Factores del control.
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso
de control:

Cantidad: Es de carcter cuantitativo y se aplica a las actividades

en la que el volumen es importante.

Tiempo: Es de carcter cuantitativo y a travs de l se controlan

las fechas programadas.

Costo: Es de carcter cuantitativo y se utiliza como un indicador de

la eficiencia administrativa, ya que por medio de l se determinan
las erogaciones de ciertas actividades.

Calidad:

Es

de

carcter

cualitativo

se

refiere

las

especificaciones que deben reunir un cierto producto o ciertas

funciones de la empresa.
Tipos de control.
Existen tres tipos bsicos de control, en funcin de los recursos, de la
actividad y de los resultados dentro de la organizacin, estos son: el
control preliminar, concurrente y de retroalimentacin. El primero se
enfoca en la prevencin de las desviaciones en la calidad y en la cantidad
de recursos utilizados en la organizacin. El segundo, vigila las
operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se
estn alcanzando, los estndares que guan a la actividad en
funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las
polticas que surgen de la funcin de la planificacin, y ltimo tipo de
control se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se
orientan hacia la mejora del proceso para la adquisicin de recursos o
hacia las operaciones entre s.

Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar

incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la
probabilidad

de

que

los

resultados

actuales

concuerden

favorablemente con los resultados planificados. Desde esta

perspectiva, las polticas son medios importantes para poner en
marcha el control preliminar debido a que son directrices para la
accin futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el
establecimiento de las polticas y su realizacin.

Control concurrente: Consiste en las actividades de los

supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la
direccin se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a
sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y
cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse
de que se realiza adecuadamente.

Control de retroalimentacin: La caracterstica definitiva de los

mtodos de control retroalimentativos consiste en que stos
destacan los resultados histricos como base para corregir las
acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una
empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados
histricos y determinar cules son los cambios que deberan
hacerse en la adquisicin de recursos futuros o actividades
operativas.

Control de calidad del proyecto.

El control de calidad es la utilizacin de tcnicas y actividades que
comparan la ejecucin real de la calidad con las metas, y define las
acciones apropiadas en respuesta a una prdida. Es el proceso que
monitorea los resultados de proyectos especficos para determinar si
estn conformes con los estndares principales e identifica los diferentes
enfoques para eliminar las causas de la ejecucin no satisfactoria.

El objetivo del control de calidad es mejorar la calidad e involucra el

monitoreo de los resultados del proyecto para determinar si los mismos
alcanzan los estndares de calidad o definiciones basadas en las
expectativas de los interesados en el proyecto. El control de calidad
tambin incluye cmo el proyecto se ejecuta en su esfuerzo por manejar
el alcance, presupuesto y cronograma. Los elementos del control de
calidad son:
Aceptacin: los beneficiarios, el donante u otros interesados clave en el
proyecto aceptan o rechazan el producto o servicio entregado. La
aceptacin ocurre despus de que los beneficiarios o el donante hayan
tenido la oportunidad de evaluar el producto.
Re-trabajo: es la accin tomada para hacer que el producto o servicio
rechazado tenga la aprobacin con los requerimientos, especificaciones
de calidad o expectativas de los interesados en el proyecto.
Ajustes: corregir o tomar los pasos necesarios para prevenir problemas
de calidad mayores o defectos basados en mediciones de control de
calidad. Los ajustes son identificados en los procesos que producen los
resultados y las decisiones que fueron tomadas y que conllevan a los
defectos y errores.
Herramientas de Control de Calidad
Existen algunas buenas herramientas que pueden ser utilizadas para
controlar la calidad en un proyecto, estas son:

Diagrama Causa y Efecto, tambin conocido como diagrama de

espina de pescado o diagrama de Ishikawa (en honor de Kaoru
Ishikawa, un estadstico de control de calidad de Japn, Se llama
diagrama de espina de pescado por su apariencia, es una
herramienta de anlisis que se emplea en la resolucin de
problemas como instrumento para reunir todas causas del

problema de una manera sistemtica y grficamente, con las

causas usualmente provenientes de una sesin de lluvia de ideas.

Diagramas de control: Estos diagramas ilustran la manera en que

se comportan un proceso a lo largo del tiempo y cuando un
proceso est sujeto a variacin por una causa especial, lo que crea
una condicin fuera de control. En este proceso se recopilan y
analizan los datos aptos para indicar el estado de calidad de los
procesos y productos del proyecto.

Histograma: Este tipo de diagrama ilustra la frecuencia de

ocurrencia de un estado particular de variacin. Cada columna
representa una caracterstica de un problema o situacin.

Diagrama de Pareto: Es un tipo de histograma que ordena los

datos por su frecuencia de ocurrencia; muestra cuantos defectos
fueron generados por un tipo de categora de una causa
identificada. Estn basadas en la regla de Pareto, la cual dice que
el 80 por ciento de los problemas se deben a menudo al 20 por
ciento de las Causas.

Diagrama de dispersin: Un diagrama de dispersin muestra la

relacin entre dos variables. Esta herramienta permite al equipo de
calidad estudiar e identificar la posible relacin entre los cambios
observados en dos variables.

Control de produccin del proyecto.

El control de produccin Es la toma de decisiones y acciones que resultan

necesarias para corregir cualquier inconveniente en el desarrollo del
proyecto. Por el cual, se puede decir que es la funcin de manejar y
regular el movimiento metdico de los diversos materiales durante todo el

ciclo de elaboracin del proyecto, partiendo desde la requisicin de las

materias primas, hasta la entrega del producto terminado, por medio de la
transmisin de instrucciones a los empleados, dependiendo siempre del
tipo de plan que se lleve a cabo en las instalaciones.
Para lograr que el control de produccin sea eficiente, la gerencia de la
empresa debe estar informada acerca de cmo se van desarrollando los
trabajos a realizar, el tiempo utilizado y la cantidad producida, para s
poder

realizar

alguna

modificacin

en

los

planes

establecidos,

respondiendo a las posibles situaciones cambiantes que se pueden

presentar.
El control de la produccin tiene que establecer medios para una continua
evaluacin de ciertos factores: la demanda del cliente, la situacin de
capital, la capacidad productiva, etc.

Funciones del control de produccin.

Las funciones del control de produccin de proyecto son las siguientes:

Pronosticar la demanda del producto, indicando la cantidad en

funcin del tiempo.

Comprobar la demanda real, compararla con la planteada y

corregir los planes si fuere necesario.

Determinar las necesidades de produccin y los niveles de

existencias en determinados puntos de la dimensin del tiempo.

Elaborar programas detallados de produccin y Planear la

distribucin de productos.

Importancia del control de la produccin

El control de la produccin de proyecto es de vital importancia dado que:

Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que

se alcancen los planes exitosamente.

Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar

desviaciones en el proyecto, para que no se vuelvan a presentar.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la

administracin de los recursos y consecuentemente, en el logro de
la productividad de todos los recursos de esta rea.

Manejo y requerimiento de personal en fases del proyecto.

Gran parte del xito de cualquier empresa depende de la forma como se

maneja el personal. Debemos tener presente que cada individuo tiene su
propia filosofa, su propia manera de pensar y de actuar, por eso es
indispensable que toda persona que maneje personal sea consciente de
estas diferencias para evitar conflictos y saber cmo motivar a sus
subordinados con el fin de lograr un mayor xito en las actividades
encomendadas, el arte de ser jefe consiste en saber dar rdenes y
adems se debe tomar en cuenta los siguientes factores:

Informar al personal sobre los objetivos y polticas de la empresa,

con el fin de que no se cometan errores, y as mismo conozcan lo
que pueden lograr dentro de la compaa.

Motivar al personal, estimularlo, valorar su esfuerzo y dedicacin al

trabajo.

Mantener una buena comunicacin con los empleados para que

exista

confianza

entre

ambas partes y asi lograr mayor

entendimiento y eficiencia.

Dar el ejemplo de responsabilidad, honestidad y tica profesional

para que el empleado adopte un buen sistema laboral.

Evitar conflictos entre el personal y nunca actuar con lo primero

que se dice, sino investigar bien los problemas para no cometer
injusticias.

Mantener

un

carcter

constante

ante

el

personal,

independientemente de los problemas personales o de trabajo que

se tengan.

No usar palabras groseras al dirigirse al personal ni gritarles, esto

permitir guardar siempre el respeto y la confianza entre jefes y
subordinados.

Mantener un buen control sobre el personal para poder conocer el

avance del trabajo tanto en calidad como en cantidad.

Hacer una evaluacin imparcial, cuando se requiera y conocer

pblicamente el esfuerzo de los empleados sobre salgan;
ayudndoles a surgir dentro de la compaa y estimularlos para
que sigan adelante.

Cuando se supervisa los trabajos se debe tomar en cuenta una

actitud de ensear haciendo o explicar detalladamente las
funciones, para lograr una mayor identificacin con el personal.

Lograr que el personal se identifique a plenitud con las labores que

realiza y con la compaa en general, hacer que se sientan parte
de la organizacin.

No hacer uso sobre el poder que se tiene y cuando haya necesidad

de llamar la atencin hacerlo a solas.

El jefe de esta poca no es juez, es un entrenador de ensear con

el ejemplo.

Requerimiento de personal en fase del proyecto.

Requerimiento personal y costo se debe identificar la mano de obra
requerida para lograr los objetivos del proyecto, indicando la cantidad,
calificacin, modalidad de contratacin, sueldo y beneficios.

Mano directa: es aquella que interviene con su accin en la fabricacin

de los productos, bien sea manualmente o accionando las maquinas que
transforman la materia prima en producto terminado o acabado. Al estimar
las necesidades de mano de obra directa, bsicamente nos interesan dos
cosas: cuantos trabajadores se necesitan y que habilidad deben tener.

Mano de obra indirecta: es aquella que intervienen brindando apoyo a la

funcin de fabricacin de los productos, bien sea en labores de
supervisin, inspeccin, mantenimiento, suministro, transporte y otros.
La productividad.
Se define como la relacin entre los resultados y el tiempo utilizado para
obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado
deseado, ms productivo es el sistema.
Una mayor productividad utilizando los mismos recursos o produciendo
los mismos bienes o servicios resulta en una mayor rentabilidad para la
empresa. Por ello, el sistema de gestin de la calidad de la empresa trata
de aumentar la productividad. Gracias al sistema de gestin de calidad se
puede prevenir los defectos de calidad del producto y as mejorar los
estndares de calidad de la empresa sin que lleguen al usuario final. Si se
mejoran estos estndares, entonces hay un ahorro de recursos que se
reflejan en el aumento de la utilidad.
Desarrollo de la productividad en las empresas.
El trmino de productividad global es un concepto que se utiliza en las
grandes empresas y organizaciones para contribuir a la mejora de la
productividad

mediante

el

estudio

discusin

de

los

factores

determinantes de la productividad y de los elementos que intervienen en

la misma.
Tipos de productividad.
Aunque el trmino productividad tiene distintos tipos de conceptos
bsicamente se consideran dos: como productividad laboral y como
productividad total de los factores (PFT).
Factores que influyen en la productividad.
Adems de la relacin de cantidad producida por recursos utilizados, en la
productividad entran en juego otros aspectos muy importantes como:

Calidad.
Se refiere a que un producto se debe fabricar con la mejor calidad posible
segn su precio.
Productividad = salida/ entradas:
Es la relacin de eficiencia del sistema, ya sea de la mano de obra o de
los materiales.
Entradas: mano de obra, materia prima, maquinaria, energa, capital,
capacidad tcnica.
Salidas: productos o servicios.
Cmo mejorar la productividad?
Para mejorar la productividad se debe tener en cuenta la innovacin en:
tecnologa,

organizacin,

recursos

humanos,

relaciones

laborales,

condiciones de trabajo, calidad, entre otros.

Conclusin.
La administracin de proyectos es la metodologa ms usada a
nivel mundial, por instituciones y empresas para lograr el xito del mismo.
Su gestin se hace a travs de una oficina de proyectos, la cual facilita la
toma de decisiones de manera adecuada. El rehacer un trabajo es
costoso, es por eso que el administrador del proyecto tiene que procurar
que en cada esfuerzo se haga un buen trabajo en la planificacin de la

calidad y aseguramiento de la calidad, para as evitar la necesidad de

volver a hacer el trabajo.
Cabe destacar que administrar un proyecto es de suma importancia
porque este nos facilita tener una mejor organizacin, planeacin

control de los recursos que utilizaremos para lograr el objetivo del

proyecto, adems en un corto plazo. Por otra parte, permite analizar los
problemas de una manera ms fcil y sin muchas fallas para as tener un
proyecto de buena calidad.

Bibliografa.

PLANEACIN

CONTROL

DE

LA

PRODUCCIN

http://administracionsup.blogspot.com/2008/12/43-planeacin-y-control-dela-produccin.html. Fecha de consulta 07/05/16

GESTIN

ADMINISTRACIN.

http://www.gestionyadministracion.com/control-de-presencia/control-deproduccion.html . Fecha de consulta 07/05/16

BLIGOO, Importancia y categora de funciones de planificacin y control

de

la

pruccion.http://planificacionycontroldelaproduccion.bligoo.com/funcionesdel-control-de-produccion#.Vy3gotLhDMw . Fecha de consulta 07/05/16

Paola L. Daz (2009). Gestin de la Calidad del Proyecto. Copyright

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