ALMOXARIFE

SUMRIO
1234567-

Conceito e objetivos de Gesto de Estoques .................................. 03

Funes e Princpios Bsicos da Gesto de Estoque..................... 04
Poltica de Gesto de Estoque............................................................06
Solicitao de Compras ..................................................................... 08
Classificao........................................................................................ 11
Cadastramento de Materiais .............................................................. 21
Referncias .......................................................................................... 22

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS

1. O QUE GESTO DE ESTOQUES

"Administrar materiais ter os materiais necessrios, na quantidade, local e
tempo certos, disposio dos rgos de produo da empresa."
A Organizao, ou o Sistema-Empresa, definido como a ordenao e
agrupamento de atividades e recursos visando ao alcance dos objetivos
estabelecidos.
A Administrao de Materiais um subsistema do Sistema-Empresa. Seu
enfoque fundamental determinar o qu, quanto e como adquirir ao menor custo desde o momento de sua concepo at seu consumo final - para repor o estoque.

1.2.

OBJETIVO DA GESTO DE ESTOQUES

A funo do controle de estoques maximizar o efeito lubrificante no

feedback de vendas no realizadas, ajudando no ajuste do planejamento da
produo.
A administrao do controle de estoques deve minimizar o capital total
investido em estoques, pois ele caro e aumenta continuamente, uma vez que o
custo financeiro tambm se eleva. Uma empresa no poder trabalhar sem
estoque, pois sua funo amortecedora entre vrios estgios de produo vai at a
venda final do produto.
O estoque do produto acabado, matria-prima e material em processo no
sero vistos como independentes. Todas as decises tomadas sobre um dos tipos
de estoque influenciaro os outros tipos. s vezes acabam se esquecendo dessa
regra nas estruturas de organizao mais tradicionais e conservadoras. Somente
algumas matrias-primas tm a vantagem de estocar, em razo da influncia da
entrega do fornecedor. Outras matrias-primas especiais, o fornecedor precisa de
vrios dias para produzi-la.

O controle de estoques tem tambm o objetivo de planejar, controlar e

planejar o material armazenado na empresa. Quanto maior o investimento,
tambm maior a capacidade e a responsabilidade de cada setor da empresa.
O controle de estoques de suma importncia para a empresa, sendo que
se controlam os desperdcios, desvios, apuram-se valores para fins de anlise,
bem como apura o demasiado investimento, o qual prejudica o capital de giro. Os
objetivos dos departamentos de compras, de produo, de vendas e financeiro,
devero ser conciliados pela administrao de controle de estoques, sem
prejudicar a operacionalidade da empresa. A responsabilidade da diviso de
estoques j antiga: os materiais caem sobre o almoxarife, que zela pelas
reposies necessrias.
Na administrao moderna, a responsabilidade dos estoques fica sob uma
nica pessoa. Os departamentos tradicionais ficam livres desta responsabilidade e
podem dedicar-se sua funo primria.
Atingir o equilbrio ideal entre estoque e consumo meta primordial,
portanto deve existir uma integrao das atividades como, compras, recepo e
estocagem desses materiais, com o Sistema de Abastecimento, que, juntamente
com outros componentes do Sistema, necessitam de uma coordenao especfica,
de forma a permitir a racionalizao de sua manipulao. Logo, a Administrao de
materiais tem como finalidade gerir e coordenar esse aglomerado de atividades,
insumos materiais e estabelecer normas, critrios e rotinas operacionais de modo
que tudo funcione regularmente.
1.3. OBJETIVOS ESPECFICOS

Minimizar o investimento em estoques;

Prever necessidades e disponibilidades de materiais, assim como as
condies de mercado;
Manter contato permanente com fornecedores, tanto atuais como
em potencial, verificando preos, qualidade e outros fatores que
tenham influncia no material e nas condies de fornecimento;
Pesquisar continuamente novos materiais, novas tcnicas
administrativas, novos equipamentos e novos fornecedores;
Padronizar materiais, embalagens e fornecedores;
Controlar disponibilidades de materiais e situao dos pedidos, tanto
em relao a fornecedores como em relao produo da
empresa;
Obter segurana de fornecimento;
Obter preos mnimos de compra.

2. FUNES BSICAS DE UM SISTEMA DE GESTO DE ESTOQUES

A Administrao de Materiais uma funo administrativa semelhante a
outras funes de administrao de recursos, tais como a Administrao
Financeira, a Administrao de Recursos Humanos, etc. Comumente

denominada, tambm, de Administrao de Suprimentos, adquirindo um conceito

um pouco mais geral, englobando tambm servios e energia. Quando associada
distribuio de produtos e materiais em geral denominada Logstica.
Em algumas organizaes as atividades de compras esto em um setor, as
de estocagem em outro e as de movimentao em outro. A localizao no
organograma depende do tipo de empresa.
2.1. PRINCPIOS BSICOS PARA A GESTO DE ESTOQUES
Para se organizar um setor de controle de estoques, inicialmente
deveremos descrever suas principais funes:
a) Determinar o que deve permanecer em estoque. Nmero de itens;
b) Determinar quando se deve reabastecer o estoque. Prioridade;
c) Determinar a quantidade de estoque que ser necessrio para um
perodo pr-determinado;
d) Acionar o departamento de compras para executar a aquisio de
estoque;
e) Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as
necessidades;
f) Controlar o estoque em termos de quantidade e valor e fornecer
informaes sobre sua posio;
g) Manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados
dos materiais estocados;
h) Identificar e retirar do estoque os itens danificados.

Existem determinados aspectos que devem ser especificados, antes de se

montar um sistema de controle de estoques. Um deles refere-se aos diferentes
tipos de estoques existentes em uma fbrica. Os principais tipos encontrados em
uma empresa industrial so: matria-prima, produto em processo, produto acabado
e peas de manuteno.

2.2. PRINCIPAIS ENFOQUES DA GESTO DE ESTOQUES

Para a consecuo dos objetivos, o Administrador de Materiais deve ter

como seus principais enfoques:
1. Administrao de Recursos: que em grande parte baseada em
tcnicas que integram os elementos de tecnologia de manufatura e aperfeioam a
utilizao de pessoas, materiais e instalaes ou equipamentos;
2. Sistema de Controle de Informaes: pois sua utilizao correta leva a
uma melhoria de produtividade, atravs da distribuio de informaes; integrando
gestores, funcionrios, clientes, fornecedores e setores da empresa envolvidos
com seu abastecimento, como:
Informaes para os usurios;
Informaes para a gesto;
Informaes para compras;
Informaes para o almoxarifado;
Informaes para inventrio.
um processo, que coleta, organiza e dissemina informaes
tecnolgicas, com uma rede estabelecida para comunicar tecnologias recmidentificadas.
O Sistema-Empresa fazendo bem o uso de suas informaes estar a
frente em relao aos seus concorrentes, porque a disponibilidade e distribuio
onipresente da informao faz parte de um dos vetores para a competitividade das
empresas. Utilizando bem esses recursos, informaes e pessoas, o Administrador
de Materiais estar apto a exercer as suas funes de forma eficaz, ou seja,
gerenciando as entradas e sadas dos materiais necessrios empresa.
3. POLTICA DE GESTO DE ESTOQUES
A administrao geral da empresa dever determinar ao departamento de
controle de estoques o programa de objetivos a serem atingidos, isto , estabelece
certos padres que sirvam de guias aos programadores e controladores e tambm
de critrios para medir o desenvolvimento do departamento.
Estas polticas so diretrizes que, de maneira geral, so as seguintes:
a) Metas de empresas quando a tempo de entrega dos produtos ao cliente;
b) Definio do nmero de depsitos de almoxarifados e da lista de
materiais a serem estocados neles;
c) At que nvel devero flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa
demanda ou uma alterao de consumo.
As definies das polticas so muito importantes ao bom funcionamento
da administrao de estoques. Percebe-se, ento, que uma gesto inadequada
pode resultar em efeitos danosos, tais como, insegurana na empresa, elevados
custos, perda de tempo, falta de confiabilidade de funcionrios, fornecedores e
clientes. Resultando o possvel fechamento da empresa.
3.1. ESPECIFICAO

Antes de se iniciar uma especificao, fundamental ter em mente, de

forma clara: O QU se quer comprar, PARA QUE servir esse produto e QUEM
far uso dele. Depois de definido o produto, sua utilidade e o usurio, o segundo
passo procurar conhecer bem o produto. No se pode descrever algo que no se
conhece bem.
a) Custo-benefcio
Conhecido bem o produto, atinge-se a fase mais difcil da especificao: a
relao custo-benefcio.
Uma boa especificao no deve prever apenas as caractersticas dos
materiais e o custo da compra, mas deve ser tambm uma forma de fazer com que
o dinheiro gasto na compra renda mais. Essa difcil tarefa de estabelecer critrios
na especificao capazes de favorecer a qualidade e o uso adequado do produto sem, no entanto, encarec-lo ou suprimir caractersticas julgadas suprfluas - a
aplicao prtica da RELAO CUSTO-BENEFCIO.
Quanto mais conhecemos um produto e o fim para o qual deve ser
utilizado, mais nos aproximamos da relao custo-benefcio.
Nem sempre o mais barato ruim, como tambm nem sempre o mais caro
o melhor. Assim, somente um estudo, envolvendo os usurios, os tcnicos e os
responsveis pelas especificaes, poder determinar o material que melhor
atende s suas necessidades, para depois, dentre as vrias ofertas de mercado,
optar-se pela de melhor preo.
Uma das formas de se analisar o custo-benefcio formular as seguintes
perguntas:
. O que realmente necessrio?
. Qual a durabilidade, tamanho, forma, cor e tudo mais que for desejvel
no produto?
. O que faz o produto?
. Quanto custa?
. Suas caractersticas favorecem o usurio?
b) Utilizao
Quem especifica deve conhecer como se utiliza o produto que ser
comprado. Ajudado pelos usurios finais e pelos responsveis pelo recebimento, o
"especificador " far constar da especificao as qualidades necessrias para
correta utilizao e os defeitos que, se presentes, causaro a recusa do produto.
No possvel fazer uma boa especificao sem se manter contato com os outros
setores de compras.

4. SOLICITAO DE COMPRAS
A Solicitao de Compras um documento que d a autorizao para o
comprador executar uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos

ela solicitada para um programa de produo, para um projeto que se est

desenvolvendo ou ainda para abastecimento geral da empresa. o documento que
deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local da
entrega e, em alguns casos especiais, os provveis fornecedores.
4.1. COLETA DE PREOS
A cotao o registro do preo obtido da oferta de diversos fornecedores
em relao ao material cuja compra foi solicitada. No deve ter rasuras e dever
conter preo, quantidade e data do recebimento na Seo de Compras; dever
ainda estar sempre ao alcance de qualquer consulta e anlise de Auditoria quando
for solicitada.
E um documento que precisa ser manuseado com ateno; os elementos
a contidos devem fornecer no somente ao comprador, mas tambm a qualquer
outro os informes completos do que se est pretendendo comprar, para que a
cotao dada corresponda exatamente ao preo do produto requerido e no surjam
dvidas futuras por insuficincia de lados ou das caractersticas exigidas.
Para melhor anlise desses dados, eles podem ser transcritos em um
mapa que a cpia fiel das cotaes recebidas, a fim de que se tenha uma melhor
visualizao. Existem casos em que a empresa utiliza a prpria solicitao de
compras para registro da coleta de preos.
4.2. CONDIES DE AQUISIO
Ao se fazer uma cotao de preos para determinado equipamento ou
produto, os fornecedores em potencial enviam propostas de fornecimento, que
informam preo, prazo, reajuste e uma srie de condies gerais que estabelecem.
A empresa, por intermdio do comprador, fixa tambm, diversas condies para o
fornecedor. Vejamos algumas das condies mais usuais que so feitas pelos
fornecedores.
a) Condio De Pagamento
Em casos de atrasos na entrega de mercadorias sem culpa do fornecedor,
as datas dos pagamentos permanecero as mesmas, como se a entrega tivesse
sido feita na data devida. Se as condies de pagamento, inclusive as relativas ao
reajuste de preos, no forem observadas alm da correo monetria, a ser
calculada com base nos ndices conjuntural publicado pela F.G.V. e proporcional ao
atraso ocorrido, o comprador ficar sujeito ao pagamento de multa moratria de 1%
ao ms sobre as importncias devidas sem necessidade de qualquer interpelao,
judicial ou extrajudicial.
O comprador no pode suspender ou reduzir os pagamentos baseado em
reclamaes no reconhecidas como procedentes pelos vendedores. Se, por
ocasio do trmino da fabricao no for possvel o despacho do material, por
motivos alheios vontade do fornecedor, efetua-se o respectivo faturamento,
correndo a armazenagem por conta exclusiva do comprador.

O pagamento inicial efetuado pelo comprador, mesmo sem o envio do

pedido, traduz a concorrncia tcita do volume do fornecimento, das caractersticas
tcnicas e das condies constantes da proposta. Consistindo o pedido em vrias
ou diferentes unidades, assiste-nos o direito de fornecer e faturar cada unidade
separadamente. As duplicatas extradas em conformidade com as condies de
pagamento ajustados devem ser aceitas nos termos da legislao em vigor. Um
eventual reajuste de preo dever ser pago contra apresentao da respectiva
fatura.
b) Prazo de Fabricao
Os prazos de fabricao so geralmente indicados na proposta em dias
teis de trabalho, de acordo com a programao estimada na data da proposta.
Portanto, para que tenha validade, por ocasio da encomenda, os prazos devem
ser expressamente confirmados. O prazo de fabricao dever ser contado a partir
da data do recebimento do sinal e da primeira parcela do preo de venda ou da
data de nossa confirmao, por escrito, do pedido expressamente aceita por ns.
O prazo, inclusive para efeito do clculo do reajuste de preo, ficar
prorrogado de tantos dias quantos forem os dias da mora no pagamento das pres
taes ajustadas ou nos casos de qualquer das seguintes ocorrncias:
Informaes, documentao e esclarecimentos pedidos ao comprador, a pessoas
ou entidades indicadas pelo mesmo comprador, e no respondidos ou entregues
no devido tempo;
Atrasos por motivos de fora maior, tais como guerra, revoluo, motim
perturbao da ordem, epidemias, inundaes, incndio, exploso greves e de,
modo geral, geral, acontecimentos fortuitos, alheios vontade; inclusive falhas de
fabricao e impossibilidade na obteno de matrias-primas.
c) Local De Entrega
Salvo o que diferentemente for estabelecido, a entrega do material
efetuada na fbrica. O material, uma vez pronto, total ou parcialmente, dever ser
retirado logo aps o aviso. Na impossibilidade da retirada do mesmo, por motivos
independentes sua vontade, o fornecedor reserva-se o direito de despach-lo ao
endereo do comprador, por sua conta e risco, ou de armazen-lo, igualmente por
sua conta e risco, mantendo-o distncia do mesmo, sendo considerado entregue.
Os vencimentos, para efeito de pagamento, so contados a partir da data
do aviso de disponibilidade.
Excees ou modificaes dessas "Condies Gerais" somente sero
vlidas quando forem aceitas por escrito. Na existncia de condies de compra,
estabelecidas pelo comprador, contrrias s condies gerais, prevalecem estas
ltimas.
5. PEDIDO DE COMPRA
O Pedido de Compra um contrato formal entre a empresa e o fornecedor,
devendo representar fielmente todas as condies e caractersticas da compra a

estabelecidas; razo pela qual o fornecedor deve estar ciente de todas as clusulas
e pr-requisitos constantes do impresso, dos procedimentos que regem o
recebimento das peas ou produtos, dos controles e das exigncias de qualidade,
para que o pedido possa legalmente ser considerado em vigor. As alteraes das
condies iniciais tambm devem ser objeto de discusses e entendimentos, para
que no surjam dvidas e venha a empresa a ser prejudicada com uma
contestao pelos fornecedores envolvidos.
O Pedido de Compra tem fora de contrato e a sua aceitao pelo
fornecedor implica o atendimento de todas as condies a estipuladas, tais como:
quantidade, qualidade, frequncia de entregas, prazos, preos e local de entrega.
Deve-se alertar o fornecedor para a propriedade dos desenhos e marcas
exclusivas da compradora e para as implicaes legais da decorrentes.
Cuidados especiais devem ser tomados na negociao que envolva a
encomenda e a compra de uma ferramenta especfica, evitando-se que a mesma
no venha a ser fornecida a terceiros. Os pedidos de compra devem sempre ser
remetidos ao fornecedor por intermdio de um protocolo, para o qual se faro
registros e controles. So bastante normais atrasos nos prazos de entrega dos
fornecedores, porm esta situao deve, na medida do possvel, ser evitada; o
comprador dever manter um acompanhamento constante desses prazos,
comunicando ao fornecedor quando os atrasos passam a ser significativos.
bastante comum que no verso do Pedido de Compra cada empresa
registre as suas condies de compra, que so caractersticas especiais da
estrutura de cada empresa e da sua poltica de Compras. Essas Condies
poderiam ser, de maneira geral, as seguintes:
1. As mercadorias devero ser entregues absolutamente dentro do prazo
combinado. A no observncia da presente clusula garante-nos o direito de
cancelar este Pedido de Compra em todo ou em parte, sem qualquer prejuzo de
nossa parte;
2. Todo material fornecido dever estar rigorosamente de acordo com o
nosso pedido, no que se referem a especificaes, desenhos etc., e sua aceitao
condicionada aprovao de nossa inspeo. Em casos de rejeio ser
colocada disposio por conta e risco do fornecedor, at sua retirada. Qualquer
despesa de transporte, relativa a materiais assim rejeitados, ocorrera por conta do
fornecedor;
3. Reservamo-nos o direito de recusar e devolver, custa do fornecedor,
qualquer parcela de material recebido em quantidade superior quela cujo
fornecimento foi autorizado pela presente;
4. A presente encomenda no poder ser faturada por preo mais elevada
do que aquele aqui estabelecido, salvo prvia modificao e posterior
consentimento de nossa parte;
5. No sero aceitas responsabilidades de pagamentos referentes a
transporte, embalagem, seguros etc., salvo se especificadamente autorizados pela
presente;
6. Qualquer dbito resultante de pagamento por parte do fornecedor sobre
transporte, embalagem, seguro etc., quando autorizado, dever ser corretamente
documentado junto fatura correspondente ao fornecimento feito;

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7. Fica expressamente entendido que o fornecedor ser considerado

estritamente responsvel por qualquer obrigao ou nus resultante da venda ou
fabricao de qualquer dos itens deste pedido de compra que viole ou transgrida
qualquer lei, decreto ou direitos de patentes e de copyright ou marca registrada;
8. No assumimos qualquer responsabilidade por mercadorias, cujas
entregas no tenham sido autorizadas por um Pedido de Compra devida ente
aprovado ou que, de qualquer modo, no estejam de acordo com os termos e
condies supra estabelecidas;
9. Garanta a possibilidade de novos pedidos respeitando o estabelecido
nos itens acima. Pedimos, em beneficio recproco, avisar-nos por telefone,
telegrama ou carta sobre qualquer dilatao que venha a sofrer o prazo de entrega
originalmente fixado ou sobre sua impossibilidade de cumprir qualquer das
clusulas acima.
Ao receber um produto do fornecedor existem normalmente algumas
divergncias entre aquilo que foi solicitado e o que efetivamente o fornecedor
entregou, ou divergncias com qualquer negociao combinada anteriormente
constante no Pedido de Compra. Para evitar comunicaes extensas e peridicas,
lana-se mo de uma carta-padro, aonde estavam englobadas todas as
irregularidade que porventura venham a acontecer.
5.1.O QUE CLASSIFICAO
Sem o estoque de certas quantidades de materiais que atendam
regularmente s necessidades dos vrios setores da organizao, no se pode
garantir um bom funcionamento e um padro de atendimento desejvel. Estes
materiais, necessrios manuteno, aos servios administrativos e produo de
bens e servios, formam grupos ou classes que comumente constituem a
classificao de materiais. Estes grupos recebem denominao de acordo com o
servio a que se destinam (manuteno, limpeza, etc.), ou natureza dos materiais
que neles so relacionados (tintas, ferragens, etc.), ou do tipo de demanda,
estocagem, etc.

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Classificar um material ento agrup-lo segundo sua forma, dimenso,

peso, tipo, uso etc. A classificao no deve gerar confuso, ou seja, um produto
no poder ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo
semelhante. A classificao, ainda, deve ser feita de maneira que cada gnero de
material ocupe seu respectivo local. Por exemplo: produtos qumicos podero
estragar produtos alimentcios se estiverem prximos entre si. Classificar material,
em outras palavras, significa orden-lo segundo critrios adotados, agrupando-o de
acordo com a semelhana, sem, contudo, causar confuso ou disperso no espao
e alterao na qualidade.
5.2. OBJETIVO DA CLASSIFICAO
O objetivo da classificao de materiais definir uma catalogao,
simplificao, especificao, normalizao, padronizao e codificao de todos os
materiais componentes do estoque da empresa.
5.2.1.IMPORTNCIA DA CLASSIFICAO
O sistema de classificao primordial para qualquer Departamento de
Materiais, pois sem ele no poderia existir um controle eficiente dos estoques,
armazenagem adequada e funcionamento correto do almoxarifado.

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5.2.2. CRITRIOS DE CLASSIFICAO

Entre outros, costuma-se dividir os materiais segundo os seguintes

critrios:
1 - Quanto sua Estocagem
a) Materiais estocveis
So materiais que devem existir em estoque e para os quais sero
determinados critrios de res-suprimento, de acordo com a previso de consumo.
c) Materiais no estocveis
So materiais no destinados estocagem e que no so crticos para a
operao da organizao; Por isso, seu res-suprimento no feito
automaticamente. Sua aquisio se d mediante solicitao dos setores usurios, e
sua utilizao geralmente imediata.
d) Materiais de estocagem permanente
So materiais mantidos em nvel normal de estoque, para garantir o
abastecimento ininterrupto de qualquer atividade. Aconselha-se o sistema de
renovao automtica.
e) Materiais de estocagem temporria
No so considerados materiais de estoque e por isso so guardados
apenas durante determinado tempo, at sua utilizao.
2 - Quanto Sua Aplicao
a) Materiais de consumo geral
So materiais que a empresa utiliza em seus diversos setores, para fins
diretos ou indiretos de produo.
b) Materiais de manuteno
So os materiais utilizados pelo setor especfico de manuteno da
organizao.

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5.3. PRINCPIOS DA CLASSIFICAO

A classificao de materiais est relacionada :
1 Catalogao
A Catalogao a primeira fase do processo de classificao de materiais
e consiste em ordenar, de forma lgica, todo um conjunto de dados relativos aos
itens identificados, codificados e cadastrados, de modo a facilitar a sua consulta
pelas diversas reas da empresa.
Simplificar material , por exemplo, reduzir a grande diversidade de um
item empregado para o mesmo fim. Assim, no caso de haver duas peas para uma
finalidade qualquer, aconselha-se a simplificao, ou seja, a opo pelo uso de
uma delas. Ao simplificarmos um material, favorecemos sua normalizao,
reduzimos as despesas ou evitamos que elas oscilem. Por exemplo, cadernos com
capa, nmero de folhas e formato idnticos contribuem para que haja a
normalizao.
Ao requisitar uma quantidade desse material, o usurio ir fornecer todos
os dados (tipo de capa, nmero de folhas e formato), o que facilitar sobremaneira
no somente sua aquisio, como tambm o desempenho daqueles que se servem
do material, pois a no simplificao (padronizao) pode confundir o usurio do
material, se este um dia apresentar uma forma e outro dia outra forma de maneira
totalmente diferente.
2 Especificao
Aliado a uma simplificao necessria uma especificao do material,
que uma descrio minuciosa para possibilitar melhor entendimento entre
consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de material a ser requisitado.
3 Normalizao
A normalizao se ocupa da maneira pela qual devem ser utilizados os
materiais em suas diversas finalidades e da padronizao e identificao do
material, de modo que tanto o usurio como o almoxarifado possam requisitar e
atender os itens utilizando a mesma terminologia. A normalizao aplicada
tambm no caso de peso, medida e formato.
4 Codificao
a apresentao de cada item atravs de um cdigo, com as informaes
necessrias e suficientes, por meio de nmeros e/ou letras. utilizada para facilitar
a localizao de materiais armazenados no almoxarifado, quando a quantidade de
itens muito grande.
Em funo de uma boa classificao do material, poderemos partir para a
codificao do mesmo, ou seja, representar todas as informaes necessrias,
suficientes e desejadas por meios de nmeros e/ou letras. Os sistemas de

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codificao mais comumente usados so: o alfabtico (procurando aprimorar o

sistema de codificao, passou-se a adotar de uma ou mais letras o cdigo
numrico), alfanumrico e numrico, tambm chamado decimal. A escolha do
sistema utilizado deve estar voltada para obteno de uma codificao clara e
precisa que no gere confuso e evite interpretaes duvidosas a respeito do
material. Este processo ficou conhecido como cdigo alfabtico. Entre as
inmeras vantagens da codificao est a de afastar todos os elementos de
confuso que porventura se apresentarem na pronta identificao de um material.
a) Objetivos da codificao
Desenvolver mtodos de codificao que por um modo simples, racional,
metdico e claro, identifiquem-se os materiais;
Facilitar o controle de estoques;
Evitar duplicidade de itens em estoque;
Facilitar as comunicaes internas da organizao no que se refere a
materiais e compras;
Permitir atividades de gesto de estoques e compras;
Definir instrues, tcnicas de controle de estoques e compras,
indispensveis ao bom desempenho das unidades da empresa.
b) Mtodos de codificao
- Nmero Sequencial
o mtodo pelo qual se distribui sequencialmente nmeros arbicos a
casa material que se deseja codificar. Este mtodo embora simples, no deixa de
ser bastante eficaz, especialmente em empresas de pequeno e mdio porte.
- Mtodo Alfabtico
A codificao pelo sistema alfabtico a que utiliza letras em vez de
nmeros, para a identificao dos materiais. um sistema bastante limitado
especialmente hoje, quando as mquinas que no aceitam smbolos alfabticos j
so to largamente aceitas nas empresas modernas.
No sistema alfabtico o material codificado segundo uma letra, sendo
utilizado um conjunto de letras suficientes para preencher toda a identificao do
material. Pelo seu limite em termos de quantidade de itens e uma difcil
memorizao, este sistema est em desuso.
- Mtodo Alfanumrico ou Misto
Este mtodo caracteriza-se pela associao de letras e algarismos.
Permite certa flexibilidade porquanto as letras que antecedem os nmeros podero
indicar lotes ou representar a inicial do material codificado. Apesar de ser o mtodo
mais difundido no Brasil, apresenta o problema da no aceitao das letras pelos
sistemas mecanizados.
O sistema alfanumrico uma combinao de letras e nmeros e permite
um nmero de itens em estoque superior ao sistema alfabtico. Normalmente
dividido em grupos e classes, assim:
A C --- 3721
(classe, grupo e cdigo indicador)

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- Mtodo decimal (simplificado)

Este mtodo de codificao apoia-se na Decimal Classification, do
famoso bibliotecrio norte americano Melville Louis Kossuth Dervey. uma
adaptao de ideia genial de Dervey, uma simplificao de seu sistema. Consiste
basicamente na associao de trs grupos e sete algarismos. o mtodo mais
utilizado nos almoxarifados para a codificao dos materiais.
1 Grupo-00 - Classificador: designa as grandes Classes ou
agrupamentos de materiais em estoque;
2 Grupo-00 - Individualizador: identifica cada um dos materiais do 1
grupo;
3 Grupo-000 - Caracterizador: descreve os materiais pertencentes ao 2
grupo, de forma definitiva, com todas as suas caractersticas, a fim de torn-los
inconfundveis.
Sendo o mais usado nas empresas, pela sua simplicidade e com
possibilidades de itens em estoque e informaes incomensurveis.
- Exemplo
Suponhamos que uma empresa utilize a seguinte classificao para
especificar os diversos tipos de materiais em estoque:
Matria-prima;
leos, combustveis e lubrificantes;
Produtos em processos;
Produtos acabados;
Material de escritrio;
Material de limpeza.
Podemos verificar que todos os materiais esto classificados sob ttulos
gerais, de acordo com suas caractersticas. uma classificao bem geral. Cada
um dos ttulos da classificao geral submetido a uma nova diviso que
individualiza os materiais. Para exemplificar tomemos o ttulo 05 materiais de
escritrio, da classificao geral, e suponhamos que tenha a seguinte diviso:
05 - Material de Escritrio
Lpis
Canetas esferogrficas
Blocos pautados
Papel carta
Devido ao fato de um escritrio ter diversos tipos de materiais, esta
classificao torna-se necessria e chama-se classificao individualizadora. Esta
codificao ainda no suficiente, por faltar uma definio dos diversos tipos de
materiais. Por esta razo, cada ttulo da classificao individualizadora recebe uma
nova codificao, por exemplo, temos o ttulo 02 - caneta esferogrfica, da
classificao individualizadora, e suponhamos que seja classificada da maneira
seguinte:
02 - canetas esferogrficas
Marca alfa, escrita fina, cor azul

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Marca gama, escrita fina, cor preta

Esta nova classificao chamada de codificao definidora e, quando
necessitamos referirmos a qualquer material, basta que informemos os nmeros
das trs classificaes que obedecem seguinte ordem:
Nr da classificao geral;
Nr da classificao individualizadora;
Nr da classificao definidora.
Por exemplo, quando quisermos referir-nos a caneta esferogrfica marca
alfa, cor vermelha, escrita fina, basta que tomemos os nmeros: 05 da
classificao geral; 02 da classificao individualizadora; e 003 da classificao
definidora, e escrevemos:
05 - 02- 003
O sistema numrico pode ter uma amplitude muito grande e com enormes
variaes, sendo uma delas o sistema americano Federal Supply Classification
que tem a seguinte estrutura:
XX ---- XX ---- XXXXXX ---- X
Dgito de controle
Cdigo de identificao
Classe
Grupo
Assim mesmo, ele pode ser subdividido em subgrupos e subclasses, de
acordo com a necessidade da empresa e volume de informaes que se deseja
obter de um sistema de codificao.
Para comparao com o exemplo anterior, a classificao geral seria o
grupo, o subgrupo a classificao individualizadora, e a classe, a classificao
definidora, e os quatros dgitos faltantes do cdigo de identificao serviriam para
qualquer informao que se deseja acrescentar.
5 Padronizao
o processo pelo qual se elimina variedades desnecessrias, que, sendo
geralmente adquiridas em pequenas quantidades, encarecem sobremaneira os
materiais de uso normal. Dentro desta conceituao de padronizao estabelecemse padres de medio, qualidade, peso, dimenso
do material, etc.
No estudo de padres, deve-se atentar para os organismos de
padronizao em geral (ABNT,ISO, ASTM, NEMA, ANSI, etc.), procurando-se
normas impostas por legislao e de maior uso no mercado fornecedor.
ABNT Associao Brasileira de Normas Tcnicas o organismo oficial de
normalizao no Brasil, representando-o nos organismos internacionais.
a) Objetivo da padronizao

17

Eliminar as variedades desnecessrias, excluindo desta forma os

desperdcios e as sobras, economizando tempo, espao e dinheiro. A padronizao
deve ser de acordo com o padro de mercado, com maior nmero de fornecedores,
facilitando sua aquisio e minimizao dos custos.
b) Vantagens da padronizao
Favorece a diminuio do nmero de itens;
Simplifica o trabalho de estocagem;
Permite a obteno de melhores preos;
Reduz o trabalho de compras;
Diminui os custos de estocagem;
Permite a aquisio dos materiais com maior rapidez e economiza com
consertos e substituies de peas.
Pela padronizao se adquire a certeza de no haver confuso entre os
tipos de materiais que se assemelham sem se equiparem, ficando, portanto,
distintamente classificados pela prpria especificao.
c) Desvantagem da padronizao
Um programa de padronizao, se no for sabiamente realizado, poder
acarretar muita confuso;
As Normas para Padronizao seguem algumas recomendaes
previamente utilizveis na aplicao da tcnica de padronizao de materiais:
Consulta de Catlogos; Informaes dos Fornecedores; Anlise dos Estoques
existentes; Informaes do Setor Usurio.
6 Identificao
a) Conceito de item
O termo item de material aplicvel a um conjunto de objetos (materiais)
que possuem as mesmas caractersticas. Como exemplo, consideremos as latas
de cerveja de 330 ml em uma caixa de latas de um supermercado. Apesar de poder
haver diferena entre uma lata e outra (pequenas diferenas dimensionais, de
peso, etc.), para o cliente que adquire uma l ata da caixa essas diferenas
praticamente no tm interesse algum.
A lata de cerveja do exemplo acima um item de material (o cdigo de
barras que identifica o produto o mesmo para as diversas latas). As
caractersticas que definem essa lata (volume lquido, composio, tipo de lata,
marca, tipo de cerveja, data de validade etc.) so as mesmas para as diversas
latas da caixa.
Um item pode especificar, tambm, um produto vendido a granel. Quando
colocamos combustvel em um posto, o lcool comum um item.
Um item pode se referir, ainda, a um conjunto de peas iguais em uma
embalagem (uma caixa de borracha escolar com vrias borrachas) ou a um
conjunto de peas diferentes (um kit de ferramentas, por exemplo).

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Numa empresa existem itens que so estocados e itens que so utilizados

imediatamente aps a aquisio (ou que se comportam, para fins contbeis, como
se fossem utilizados imediatamente aps a aquisio). Geralmente so
denominados, respectivamente, itens de estoque e itens no de estoque.
A embalagem com que o material comercializado, por ser uma
caracterstica que pode ser importante para o cliente, pode determinar a existncia
de itens diferentes para o mesmo material bsico. Como exemplo, lcool em
embalagens de 1 litro um item diferente de lcool em embalagens de litro.
A marca do produto uma caracterstica importante para o cliente em um
supermercado, devido ao preo, confiana na marca, forma da embalagem etc.
No supermercado, para cada marca tem-se um item diferente. Em um setor de
manuteno de uma empresa a marca do lcool utilizado para a limpeza no
importante, desde que o produto tenha a qualidade requerida. Neste caso, para as
vrias marcas tem-se um s item.
b) Conceito de nmero da parte
A identificao de itens de material em uma organizao pode ser feita de
diversas formas, dependendo de onde utilizada: cdigo interno, nmero de
desenho, cdigo do fabricante, cdigo do fornecedor, nmero de catlogo, amostra,
prottipo, modelo, aplicao, nome, descrio, norma tcnica, especificao,
cdigo internacional de produtos (cdigo de barras) etc.
Os cdigos de identificao de itens de material so geralmente
conhecidos, na indstria, como nmero de parte. No comrcio costuma-se dar a
denominao de cdigo do produto. s vezes so denominados nmero de
pea, o que nem sempre adequado, principalmente para materiais vendidos a
granel (exemplo: mangueira vendida em metros) ou vendidos em caixas com vrias
peas (exemplo: caixa com 4 velas para um motor de automvel).
c) Conceito de nmero de srie
H situaes em que se torna importante a distino de cada uma das
peas de um item.
Como exemplo tpico, os itens que possuem garantia (televisores,
mquinas em geral, etc.) tornam necessria a identificao de cada pea
isoladamente. Essa identificao feita por um cdigo denominado nmero de
srie. O nmero de srie , portanto, uma espcie de detalhamento do nmero de
parte. Os itens onde h necessidade de utilizao de nmero de srie so
conhecidos, habitualmente, como serializados.
O nmero do chassi de um automvel um nmero de srie tpico. Na
fbrica de automveis todos os chassis com as mesmas caractersticas
correspondem ao mesmo item, porm possuem nmeros de srie diferentes. O
nmero de srie individualiza o material.
d) Identificao de lotes

19

Certos materiais, tanto por necessidade legal como por interesse de

controle de qualidade, devem ser identificados por lotes de fabricao. Essa
identificao pode ser feita no prprio produto ou em sua embalagem e visa
localizar todos os produtos (peas, remdios, produtos metalrgicos, alimentos,
etc.), com algum tipo de problema detectado tanto pelos clientes como pela prpria
empresa.
Uma empresa que fabrica parafusos, por exemplo, pode detectar uma
incidncia muito grande de refugos no processo de fabricao. importante, nesse
caso, que o controle de produo permita rastrear o processo de fabricao at a
identificao do lote da matria prima utilizada no processo, para poder pesquisar
as possveis causas do problema. Essa caracterstica de rastreabilidade muito
importante no processo de fabricao para se puder ter garantia de qualidade do
processo. A identificao por lotes uma espcie de intermedirio entre o nmero
de srie e o nmero de parte. Nos produtos serializados o lote fica facilmente
identificado pela faixa de nmeros de srie.
e) Identificao pelos atributos
A descrio de um item atravs de suas caractersticas (atributos,
propriedades), conhecida por nome, nomenclatura, descrio, denominao,
designao, especificao, etc., uma das formas de identificao de
materiais. O termo especificao , em geral, empregado com o significado de
identificar precisamente o material, de modo a torn-lo inconfundvel (ou seja,
especfico), principalmente para fins de aquisio.
O conjunto de descries de materiais forma a nomenclatura de materiais
da empresa. altamente interessante a padronizao da nomenclatura. Uma
nomenclatura padronizada formada por uma estrutura de nomes ou palavraschaves (nome bsico e nomes modificadores), dimenses, caractersticas fsicas
em geral (tenso, cor, etc.), embalagem, aplicao, caractersticas qumicas, etc.
conhecida, tambm, como nomenclatura estruturada.
O nome bsico a denominao inicial da descrio (exemplo: arruela,
parafuso, etc.), enquanto o nome modificador um complemento do nome bsico
(exemplo para arruela: presso, lisa, cobre, etc.). Um nome bsico pode estar
associado a vrios modificadores. Exemplo: arruela lisa de cobre, espessura 0,5
mm, dimetro interno 6 mm, dimetro externo 14 mm (nome bsico = arruela e
modificadores = lisa, cobre,...)
A nomenclatura deve ser apresentada em catlogos em diversas ordens,
para facilidade de se encontrar o cdigo de identificao a partir do nome ou viceversa, ou ento para se encontrar o material pretendido a partir de caractersticas
conhecidas.
6. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS
Uma vez identificado e codificado, o material cadastrado. O
Cadastramento o registro, em computador, dos materiais com todos os dados
identificadores, como: nome, cdigo, unidade, etc., de interesse da empresa. De

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posse do cadastro de materiais, a organizao ter facilmente mo as listagens

de materiais, to necessrias para consultas e anlise econmico-administrativas.
6.1. INVENTRIO FSICO
a verificao da existncia dos materiais da empresa, atravs de um
levantamento fsico de contagem, para confrontao com os estoques registrados
nas fichas, efetuado periodicamente, para efeito de balano contbil fsico e
financeiro do almoxarifado, sees, depsitos e de toda a empresa, atendendo a
exigncia fiscal da legislao.
1 Levantamento
Os inventariantes so escolhidos e agrupados em duas equipes: de
contagem (ou de reconhecimento) e revisora (ou de reviso);
Devem ser agrupados os itens iguais, identificados com os cartes e
isolados os que no sero inventariados.
2 Contagem
a) Cada item contado duas vezes;
b) A primeira contagem feita pela "equipe recolhedora", que fixar o
carto de inventrio em cada item, anotando a quantidade da contagem no
destaque do "carto de inventrio";
c) A Segunda contagem feita pela "equipe revisora".
Obs: Todos os registros de movimentaes de estoque devem ser
atualizados at a data do inventrio, quando devero ser suspensas para evitar
erros.
3 Apurao
O coordenador do inventrio dever conferir ambas as contagens. Se
positivo, o inventrio para o item est correto, se no dever haver uma terceira
contagem por outra equipe diferente.
4 Conciliao
Em caso de divergncias, os responsveis pelo controle do estoque
devero justificar as diferenas entre o estoque contbil e inventariado, atravs de
relatrio.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
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