Manual de Gestion Documental UNESCO

Manual de gestin documental
ARC-2008/WS/01
Publicado en 2008
por la Organizacin de las Naciones Unidas
para la Educacin, la Ciencia y la Cultura
7, place de Fontenoy, 75352 PARIS 07 SP
Compuesto e impreso en los talleres de la UNESCO
UNESCO 2008
Impreso en Francia
(ARC-2008/WS/01)
NDICE DE MATERIAS
Introduccin
1. Responsabilidades
11
2. Protocolo de ingreso y salida de personal
12
3. Acceso a los documentos
13
4. Tablas de conservacin
14
1. Reglas generales
19
2. Transferencia de documentos inactivos al archivo
20
3. Transferencia al archivo: el formulario 901
21
4. Consulta y recuperacin de la informacin: la base de datos RECMAN .
22
A. NORMAS GENERALES
I. Estrategias y reglas
II. Documentos en papel
III. Correo electrnico

1. Reglas generales
27
2. Archivo y recuperacin de e-mails: RISS
28
1. Reglas generales
33
2. Archivo y recuperacin de la informacin: RISS
34
3. Reglas de denominacin de los documentos electrnicos
37
4. Reglas de denominacin de las carpetas electrnicas
38
5. Directivas para el archivo de los sitios web
39
IV. Documentos electrnicos
B. REGLAS PARA LAS OFICINAS FUERA DE LA SEDE

I. Documentos en papel
1. Reglas generales
45
2. Condiciones de los depsitos de archivo
46
3. Transferencia al archivo: el formulario 901 fuera de la sede
47
1. Conservacin de e-mails
51
2. Conservacin de los documentos electrnicos
52
1. Directivas
55
2. Tabla de registro del correo
56
ndices
57
II. Documentos electrnicos
III. Registro del correo
INTRODUCCIN
Este manual proporciona normas, procedimientos y directivas de gestin documental para

todo el personal del Secretariado de la UNESCO, tanto en la Sede como fuera de ella, en
los institutos y en los centros.
En 2004, la UNESCO lanz un programa transorganizacional en gestin documental
(records management) con el fin de garantizar la responsabilidad y la transparencia en
todos los niveles del Secretariado. Este objetivo se consigui gracias a la aplicacin de
normas, reglas y prcticas relacionadas con la creacin, la organizacin y la gestin de
documentos as como su transferencia al archivo para su conservacin permanente y su
utilizacin por la Organizacin.
El objetivo de la gestin documental es tratar el conjunto de documentos en papel,
electrnicos y audiovisuales creados por la UNESCO en la Sede y fuera de ella, en los
institutos y en los centros. Se ha priorizado la introduccin de la gestin de documentos
electrnicos en la Organizacin. Puesto que hoy da la mayora de las comunicaciones y
de los documentos se producen electrnicamente y que se les reconoce en general un
valor legal, es indispensable conservar este capital documental en toda su integridad y
autenticidad y otorgarle su valor testimonial.
La primera versin del manual de gestin documental fue publicado en 2005 como
instrumento de formacin para los participantes en el ciclo de formacin de gestin
documental para el personal administrativo de la Sede y como instrumento de referencia
para todo el personal de la UNESCO en dicha Sede.
Desde 2007, la Unidad de Archivo y Gestin Documental est desarrollando la gestin
documental en las oficinas fuera de la Sede, en los institutos y en los centros. Se han
llevado a cabo cuatro actuaciones con la financiacin de BFC para analizar las
necesidades y las actuales prcticas en gestin documental.
La Unidad de Archivo y Gestin Documental proporciona con esta nueva versin del
manual una gua sobre las normas y procedimientos de la gestin documental, sobre el
papel, las responsabilidades, los instrumentos y servicios de todos los miembros del
personal en la Sede y de las oficinas externas, en los institutos y en los centros.
A.
Normas generales
I.
Estrategias
y reglas
1. RESPONSABILIDADES
La Unidad de Archivo y Gestin Documental es responsable de la puesta en prctica y del

desarrollo del programa de gestin documental de la UNESCO.
Los documentos (records) se definen como toda informacin creada o recibida por los
miembros del personal de la UNESCO en el desempeo de sus tareas para la
Organizacin. Los documentos son testimonio de las acciones y decisiones tomadas
durante la ejecucin o el apoyo a las actividades del programa de la UNESCO. Estos
documentos son propiedad de la Organizacin.
La gestin documental asegura de manera sistemtica la creacin, organizacin, gestin,
conservacin y eliminacin de documentos. El objetivo es asegurar la eficacia, la
responsabilidad y la transparencia en la ejecucin y el apoyo a las actividades del
programa de la Organizacin, proteger los intereses operacionales, legales y financieros y
administrar el conocimiento y la memoria de la UNESCO.
El personal de la UNESCO en las oficinas regionales, en los institutos y en los centros es
responsable de la creacin y gestin de los documentos necesarios y precisos, testimonio
de sus actividades, de acuerdo con las normas y reglas de gestin documental.
La direccin es responsable de la buena prctica en gestin documental en sus unidades y
debe asegurarse de que el personal supervisado est informado de las reglas y de los
procedimientos existentes.
El conocimiento de las normas existentes se sigue a travs de diferentes medios como el
programa de introduccin, el control de entrada y salida de personal, los ciclos de
formacin continua y la formacin in situ durante la preparacin de las transferencias de
documentos al archivo.
Ningn documento debe ser destruido sin la aprobacin de ARC. Este acuerdo se alcanza,
bien a travs de las tablas de conservacin preestablecidas y de las directivas que
provienen de la Unidad de Archivo y Gestin Documental, o bien por medio de un acuerdo
especialmente solicitado.
11
2. PROTOCOLO DE INGRESO Y SALIDA DE PERSONAL

Desde el momento en que entra un nuevo miembro a formar parte del personal de la
UNESCO en la Sede o fuera de sta, se le informa de sus responsabilidades en gestin
documental y de los servicios e instrumentos que tiene a su disposicin en red, en cuanto a
la clasificacin y archivo electrnico y en papel.
En cuanto al procedimiento de salida (check out), cada miembro del personal que
abandona la Organizacin debe archivar correctamente los documentos precisos segn las
normas en vigor.
Ingreso:
En la Sede, la Unidad de Archivo y Gestin Documental invita por medio de un e-mail a
todos los nuevos miembros del personal a una reunin informativa individual sobre sus
responsabilidades en la gestin de documentos electrnicos y en papel y los servicios e
instrumentos que tiene a su disposicin.
En las oficinas fuera de la sede, institutos y centros, es responsabilidad del Jefe de oficina
o del Director establecer procedimientos similares a la llegada de nuevo personal.
La gestin documental forma asimismo parte del programa de introduccin para los
nuevos miembros del personal en la Sede, y de la reunin informativa individual para el
nuevo personal internacional fuera de la Sede; estos programas los gestiona HRM.
Un e-tutorial individual en gestin documental est disponible en la Intranet en:
http://Intranet.unesco.org/records_management/
Salida:
En la Sede, todos los miembros del personal que abandonen la UNESCO deben obtener la
firma de la Unidad de Archivo y Gestin Documental en su hoja de salida. Las oficinas
fuera de la Sede, institutos y centros deben introducir protocolos similares:
Los documentos en papel activos: deben devolverse a la secretara de la unidad o a la
persona responsable de las actividades en cuestin.
Los documentos en papel inactivos: han de prepararse estos documentos para
transferirlos al archivo segn los procedimientos vigentes.
Los documentos electrnicos: hay que pasar todos los documentos importantes que se
conservan de forma individual en el PC a las carpetas compartidas de la unidad y agrupar
estos documentos en carpetas con el nombre del asunto.
Correo electrnico: deben traspasarse todos los e-mails de trabajo de las carpetas
personales del PC a las carpetas pblicas compartidas por la unidad y agrupar estos emails en carpetas denominadas con el nombre del asunto.
Hay que eliminar toda la informacin personal o privada en formato papel o en formato
electrnico.
12
3. ACCESO A LOS DOCUMENTOS

1. Documentos en papel
El acceso a los documentos activos conservados por la unidad1 correspondiente est
restringido al personal de esa unidad. El acceso por parte del personal que no pertenece a
esa unidad puede concederse a travs de una solicitud del jefe de la unidad o de una
autoridad superior.
El acceso a los documentos inactivos depositados en la Unidad de Archivo y Gestin
Documental est restringido al personal de la unidad que ha transferido los documentos al
archivo.
El personal de otra unidad, diferente a la que ha transferido los documentos, necesita el
permiso de la susodicha unidad o del Jefe de oficina, Director o ADG responsable para
consultar dichos documentos.
El acceso a documentos de unidades desaparecidas lo decide el Jefe de oficina, el Director
o el ADG responsable.
Los documentos inactivos se registran en la base de datos RECMAN y pueden buscarse en
la direccin: http://recman.hq.int.unesco.org/recman/fre/basic.htm.
Los documentos recuperados por RECMAN pueden ser consultados in situ en la sala de
lectura del archivo o pueden prestarse a los miembros del personal de la unidad
correspondiente.
2. Documentos electrnicos
El acceso a los documentos electrnicos activos en entornos compartidos, como las
carpetas pblicas de Outlook o el servidor compartido, se restringe a la unidad
correspondiente.
El acceso a los documentos electrnicos depositados en la Unidad de Archivo y Gestin
Documental est restringido a la unidad correspondiente.
El personal de otra unidad necesita el permiso de la susodicha unidad o del Jefe de oficina,
Director o ADG responsable para consultar esos documentos.
El acceso a los documentos electrnicos de las unidades desaparecidas se concede por el
Jefe de oficina, Director o ADG responsable.
Los documentos electrnicos inactivos se conservan centralmente en el RISS, el sistema de
archivos electrnicos de la UNESCO y se pueden buscar y recuperar en la direccin: http://
hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/resctricted/
3. Archivo de la UNESCO
Las normas detalladas sobre el acceso del pblico al archivo histrico de la UNESCO estn
establecidas en el apndice 9G del manual administrativo, en la direccin: http://
unesdoc.unesco.org/images/0014/001451/145137f.pdf
Para ms informacin sobre las actividades y servicios del archivo de la UNESCO, vase:
http://www.unesco.org/archives/
1
El trmino unidad se utiliza en este manual como trmino genrico que hace referencia al organigrama de la
UNESCO en sus diferentes niveles, tales como Unidad, Seccin y las oficinas de los Directores, Jefes de oficina,
ADG, DDG y DG.
13
4. TABLAS DE CONSERVACIN
A.
ARCHIVOS DE CONSERVACIN A CORTO PLAZO
Los siguientes archivos tienen un plazo de conservacin de 2 a 5 aos, contado a partir de la fecha
del ltimo documento de la carpeta, del fin del bienio (programa regular) o del fin del proyecto (fondo
extrapresupuestario).
Estas carpetas no se transfieren al archivo sino que se eliminan por la unidad correspondiente tras
consultarlo con la Unidad de Archivo.
Los plazos de conservacin se aplican tanto a los documentos en papel como a los documentos
electrnicos, en la Sede, en las oficinas fuera de la Sede, en los institutos y en los centros.
Conservacin
(Sede/fuera de sede)
Tipo de carpetas
(electrnico/papel)
Descripcin
2 aos
Todas las unidades de Carpetas Crono
la Sede y de fuera de
la Sede
Carpetas cronolgicas con copias de correo de salida y entrada, como

memorndums, cartas, fax, etc. Los cronos de DG, DDG, ADG (Sede) y
de Directores y jefes de oficina (fuera de sede) se conservan.
Unidades de programa Carpetas de candidaturas

de la Sede y de fuera denegadas a premios,
de la Sede
becas, ctedras
Carpetas con CV y documentos relacionados con una candidatura

denegada a un premio, una beca o una ctedra UNESCO. Despus de
dos aos, se conservar slo una lista de los candidatos rechazados y la
correspondencia importante.
Todas las unidades de Borradores/ manuscritos

la Sede y de fuera de de documentos y
la Sede
publicacin UNESCO
Borradores/manuscritos de publicaciones y documentos oficiales impresos

de la UNESCO. Despus de dos aos se conservar solamente el primer
y ltimo borrador con las aprobaciones.
Fuera de la Sede
Carpetas de personal (si la

carpeta completa se
conserva en la Sede)
Borradores y copias de CV, solicitudes de permisos, descripciones del

puesto, formacin personal, etc. Se conservarn 2 aos despus de la
salida. HQ (HRM/archivo) custodia permanentemente las carpetas de
personal completos del personal de la Sede y el personal internacional
fuera de ella.
Unidades de programa Carpetas administrativos y

Sede y fuera de sede financieros (copias)
Carpetas con borradores y copias de documentos administrativos y

financieros, tales como solicitudes de pago, rdenes de gasto (PO),
facturas, misiones, recibos, estados financieros, tasas de cambio, etc.
HRM
Carpetas con CV, evaluaciones, recomendaciones, aprobacin y

correspondencia hasta la eleccin definitiva de los candidatos de la lista
de preseleccin para un puesto en la UNESCO.
5 aos
14
Carpetas de puestos
UNESCO
Unidades de programa Carpetas de contratos

Sede y fuera de la
(copias)
sede
Copias de contratos de compra y servicios de rutina y documentos

financieros relacionados, salvo si tienen un valor importante en la
ejecucin del programa. Las oficinas fuera de la sede conservan 5 aos
las carpetas de contratos gestionados por la Sede.
Todas las unidades de Documentos de referencia

la Sede y de fuera de personal
la sede
Carpetas con documentos no UNESCO, recortes de prensa, impresos de

pginas web, etc. Tales carpetas no contienen originales de
correspondencia ni documentos sobre la ejecucin de un programa.
B.
CARPETAS DE CONSERVACIN A LARGO PLAZO
Los siguientes documentos tienen un plazo de conservacin de al menos 10 aos, contados a partir
de la fecha del ltimo documento de la carpeta, del fin del bienio (programa regular) o del fin del proyecto (fondo extrapresupuestario).
Estos documentos son transferidos al archivo. En la Sede esta transferencia la gestiona la Unidad de
Archivo, en las oficinas fuera de la Sede, institutos y centros, lo hace una persona o un servicio designado para ello.
Los plazos de conservacin se aplican a los documentos en papel y a los documentos electrnicos
Conservacin
Tipo de carpetas
(Sede/ fuera de la
(electrnico y papel)
Descripcin
sede)
10 aos
Unidades
administrativas de
la Sede y de fuera
de ella
Carpetas de contratos
originales
El plazo de conservacin es de 10 aos o mientras el contrato sea vlido.

Estas carpetas contienen contratos originales, correspondencia y
documentos financieros relacionados con el mismo. Fuera de la sede, se
refiere a las compras y a los servicios locales.
Unidades
administrativas de
la Sede y de fuera
de ella
Carpetas
administrativas y
financieras originales
Carpetas con documentos administrativos y financieros originales, tales

como solicitudes de pago, rdenes de gasto, facturas, misiones, recibos,
estados financieros, tasas de cambio. Fuera de la sede se refiere a las
carpetas de gestin administrativa y financiera local.
HRM (Sede)
Carpetas de Personal
Carpetas originales individuales de personal con el seguimiento completo de

las acciones del personal. La Sede (HRM/archivo) conserva estas carpetas
completos para todo el personal de la Sede y para el personal internacional
fuera de la sede. Las oficinas fuera de la sede conservan las carpetas del
personal local.
BOC (Sede)
Carpetas de nminas
Carpetas originales de nminas. Conservados por BOC
HRM (Sede)
Carpetas de pensiones
Carpetas originales individuales del fondo de pensiones. Conservadas por

HRM.
Unidades de
programa de la
Sede y de fuera de
ella
Unidades de
programa de la
Sede y de fuera de
ella
Candidaturas aceptadas Carpetas con CV, documentos y correspondencia de los candidatos que han
conseguido un premio, una beca o una ctedra en la UNESCO.
de premios, becas,
ctedras
Todas las unidades

de la Sede y de
fuera de ella
Documentos oficiales y
publicaciones UNESCO
Permanente
Estas carpetas contienen documentos directamente relacionados con la

Carpetas para la
ejecucin del programa ejecucin de los programas, como la correspondencia de entrada y salida;
informes (misiones, consultores, proyectos); minutas de las reuniones;
Conferencias UNESCO: se conserva la correspondencia, los documentos, el
informe final y las cartas de invitacin (un ejemplar ms la lista de
distribucin); Conferencias externas: se conserva la correspondencia, los
informes y la intervencin del personal de la UNESCO.
Se conserva un ejemplar de cada documento oficial y de cada publicacin

UNESCO en papel por la Unidad de Archivo y un ejemplar electrnico en
UNESDOC. Se transfiere al archivo y UNESDOC por CLD, BPI o la unidad
de produccin.
15
II.
Documentos en
papel
1. REGLAS GENERALES
Se deben conservar los documentos en papel sobre un asunto o una actividad especfica
en un clasificador, organizado cronolgicamente con el documento ms reciente encima;
Para evitar la duplicacin de la informacin, cree y conserve solamente una carpeta
sobre un asunto o actividad por unidad y guarde todos los archivos de la unidad en un
mismo lugar centralizado;
Indique claramente en la portada de una carpeta:
a) el acrnimo de la unidad (p.e. CLT/CIH/ITH)
b) un ttulo claro y comprensible
c) los aos comprendidos
d) el nmero de volmenes (si fuera necesario);
La carpeta debe contener la correspondencia de entrada y salida en papel, original o

copia, as como los documentos esenciales relativos a la actividad o al asunto sobre el
que trata;
Los archivos en papel deben conservarse por las unidades durante un plazo mximo de
cinco aos desde el cierre del proyecto o del programa, bien para su conservacin a
largo plazo, o para su eliminacin segn las reglas de conservacin de la UNESCO;
Los documentos de administracin, finanzas, presupuesto y personal los conservarn

los servicios administrativos o centrales responsables (AO, BOC, HRM, etc.);
Los documentos sobre la ejecucin del programa los conservar la unidad

responsable de la actividad del programa en cuestin;
Para evitar la duplicacin de la informacin, no se deben guardar en los archivos

administrativas o de programa los documentos siguientes:
a) Los documentos de la UNESCO tal y como estn definidos en el Manual
Administrativo, captulo 8 (pendiente de revisin);
b) Los documentos en papel y publicaciones no UNESCO que se reciben
como informacin;
c) Los documentos electrnicos impresos, salvo que sea por una causa
concreta, como la firma.
El miembro del personal responsable, la unidad productora, el servicio de publicacin

o el centro de documentacin correspondiente debern remitir a la Unidad de Archivo
un ejemplar de cada publicacin y un documento oficial de la UNESCO para su
conservacin. Esta regla se aplicar en la Sede y fuera de ella;
La versin final electrnica de cada publicacin y documento oficial de la UNESCO,

incluido el(los) archivo(s) que sirven de fuente, deber cargarse en UNESDOC, la
base de datos documental de la UNESCO, por un miembro del personal responsable,
la unidad productora, el servicio de publicacin o el centro documentacin
correspondiente. Para ms detalles sobre la descarga, bsqueda y recuperacin
consultar: http://unesdoc.unesco.org/
19
2. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS INACTIVOS AL ARCHIVO
Estas normas se aplicarn en todas las unidades de la Sede. Para las oficinas fuera de la
sede, institutos y centros, vase captulo B de este manual;
Antes de preparar una transferencia de documentos en papel, contacte la Unidad de
Archivo y Gestin Documental (ADM/DIT/ISS/ARC);
Los documentos en papel se transferirn al archivo cinco aos despus de su
finalizacin. Los documentos se transfieren generalmente en series definidas (por bienio,
por fase de proyecto, etc.);
Ningn documento nico puede ser eliminado sin la autorizacin de la Unidad de Archivo
y Gestin Documental. Esta autorizacin estar compuesta por un plan de conservacin
preestablecido o por una consulta antes de la preparacin de la transferencia al archivo;
Los documentos seleccionados para la transferencia deben organizarse segn las reglas
generales de gestin de documentos en papel (cf. arriba de la p.19);
Saque los documentos de los clasificadores, y pongalos entre dos hojas acartonadas,
atndolos con una cinta (capiclass) proporcionada por la Unidad de Archivo y Gestin
Documental;
Coloque los documentos en cajas especficas de archivo, solicitadas en FABS por la
unidad correspondiente: El proveedor es Cauchard, Cartonnier darchives 40x26x12 ,
nmero de material 1-000-672;
Indique en las etiquetas de las cajas el acrnimo de la unidad o de la seccin, as como el
nmero de la caja, que ser atribuido por la Unidad de Archivo y Gestin Documental (por
ejemplo CLT/CIH/ITH/1);
Registre todos los documentos en una lista electrnica estndar (formulario 901, vase
ms adelante p.21) y se enviar el formulario a la Unidad de Archivo y Gestin
Documental para su revisin antes de la transferencia real de los documentos. El
formulario puede descargarse en el sitio de la Intranet de gestin documental:
http://recman.hq.int.unesco.org/
Envie la lista definitiva por e-mail a la Unidad de Archivo y Gestin Documental, llame al
servicio de mudanzas de ADM/HQD para transferir las cajas al archivo y pegue una
copia en papel de dicha lista en las cajas. La direccin de la entrega depender de la
disponibilidad de espacio en los depsitos del archivo;
Los documentos transferidos a los depsitos del archivo pueden localizarse en la base de
datos RECMAN en la direccin: http://recman.hq.int.unesco.org/recman/basic.htm y
pueden prestarse a la unidad correspondiente bajo peticin.
20
3. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO: EL FORMULARIO 901
Este formulario es vlido para la Sede. Para las oficinas fuera de la sede, institutos y centros, vase el captulo B de este manual.
Request for Transfer of Inactive Files to Archives

In compliance with Administrative Manual chapter 9
Note: Prior to preparing paper files for transfer to archives, the Archives and Records
Management Unit must be consulted
Transfer Number
(assigned by
Archives)
Originating Sector/Division/ Date of

Section
Transfer
Contact Name Contact

Extension
CLT/CIH/ITH
Sandrine
Nige
01/05/2005
84395
Special instructions: Proposed retention period, restrictions of access, etc.

Location (assigned by Archives):
Box Number
FileTitle (Subject)
Part
From (year)
To (year)
CLT/CIH/ITH/1
FIT 570/TAN/901
conservation du patrimoine
immatriel en Tanzanie
1990
1992
Indicar el acrnimo de la unidad y el nmero

de caja atribuido por el archivo
Indicar claramente el
ttulo y el cdigo de la
actividad. No utilizar
abreviaturas, slo los
acrnimos oficiales.
Completar si
se transfiere
ms de una
carpeta con
el mismo
ttulo
Ao del
documento
ms antiguo de la
carpeta
Ao del
documento
ms reciente de la
carpeta
21
4. CONSULTA Y RECUPERACIN DE LA INFORMACIN: LA BASE DE

DATOS RECMAN
Los documentos en papel que custodia la Unidad de Archivo se graban en la base de
datos RECMAN.
Todos los documentos indizados en esta base de datos puede consultarse en el sitio de
Intranet de gestin documental en la direccin: http://recman.hq.int.unesco.org/
La bsqueda en RECMAN contiene un modo de consulta bsico y otro avanzado. Los
documentos en papel correspondientes a una consulta pueden prestarse a la unidad
correspondiente por medio de la debida solicitud.
Consulta por
palabra clave,
pas, nombre de
proyecto o actividad
Completar con los
fechas extremas
de la carpeta correspondiente
(campos De y A)
22
Rellenar con el
acrnimo del
Sector, Divisin o
nmero de caja
Los campos localizacin,

plan de clasificacin y
CDU se utilizan por los
archiveros para consultas concretas
Completar con el ao
o el nombre de la persona que ha transferido los documentos a
los archivos
Eleccin del tipo

de consulta: consulta simple o
avanzada
Resultados de la consulta
La pantalla de resultados muestra

por orden alfabtico las series de
documentos y los nmeros de las
cajas por Sector y Divisin y
muestra otros campos importantes
como el ttulo de la carpeta y las
fechas extremas
La pantalla completa de resultados

muestra todos los campos de
indizacin y sobre todo campos
para los archiveros para la
localizacin y recuperacin de los
documentos en los diferentes
depsitos del archivo
23
III.
Correo electrnico
1. REGLAS GENERALES
Las siguientes reglas se deben aplicar en la Sede y en las oficinas fuera de la sede, institutos y
centros conectados al servidor mail de la Sede. Para las oficinas no conectadas al servidor mail de la
Sede, vase el captulo B de este manual.
A. La bandeja de e-mail (Servidor)
1) Se trata de un espacio individual de creacin, envo y recepcin de correo electrnico. En la

bandeja e-mail se crean, envan y reciben e-mails relacionados con las acciones y las actividades de
una unidad en la ejecucin o apoyo a los programas de la UNESCO.
2) El espacio de las bandejas e-mail individuales en el servidor de la Sede es limitado.
3) No se deben guardar e-mails ms tiempo del necesario en este espacio. Elimine los e-mails sin
importancia y transfiera los e-mails importantes a las carpetas compartidas y a las personales.
B. Carpetas compartidas (Servidor)
1) Se trata de un espacio oficial estructurado por unidad de espacio compartido, de clasificacin y

archivo de e-mails.
2) El acceso est restringido a la unidad correspondiente.
3) Las carpetas compartidas son accesibles va webmail en la direccin http://mail.unesco.org
4) Se accede a las carpetas de la unidad correspondiente de la siguiente manera:
Haciendo clic sobre Carpetas compartidas
Haciendo clic sobre Todas las carpetas compartidas
Haciendo clic sobre el correspondiente Sector / Divisin / Seccin
5) En este espacio se comparten, clasifican y conservan todos los e-mails que se han enviado o
recibido y que estn directamente relacionados con las acciones y actividades de una unidad
determinada en cuanto a la ejecucin o apoyo a los programas de la Organizacin.
6) Agrupe los e-mails en carpetas denominadas segn la actividad o el asunto sobre el que traten.
7) Los e-mails de las carpetas compartidas se archivan en RISS, el sistema de archivos electrnicos
de la UNESCO. Tras un perodo de conservacin de diez aos, o bien se conservan a largo plazo
como archivos electrnicos, o bien se eliminan conforme a las normas en vigor.
C. Carpetas personales (PC)
1) Se trata de un espacio de almacenamiento temporal individual.

2) En las carpetas personales se conservan nicamente los e-mails de valor transitorio, como los
anuncios, las convocatorias a reuniones, y los e-mails de asuntos administrativos generales, las
copias de informacin (cc:) y todos los e-mails personales.
3) No se deben conservar los e-mails en este espacio ms tiempo del necesario.
27
2. ARCHIVO Y RECUPERACIN DE E-MAILS: RISS

1. RISS (Records and Information Storage System), el sistema de archivo electrnico de la
UNESCO, proporciona el almacenamiento fsico, la conservacin, la gestin del ciclo de vida
de la informacin, la consulta y la recuperacin de los e-mails que estn en las carpetas compartidas de Outlook.
2. Se puede acceder a RISS a travs del botn Search Archive en Outlook o por medio de
la Intranet en la direccin: http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/.
3. Para entrar a RISS se introduce el nombre de usuario (por ejemplo c_michotte) y la contrasea.
4. El directorio de su unidad en RISS contiene todos los e-mails y documentos adjuntos de
cualquier miembro del personal de su unidad guardados en las carpetas compartidas de Outlook. El directorio de una unidad es accesible nicamente al personal de esa unidad. Todos
los e-mails de las carpetas compartidas con una antigedad mayor a 30 das se archivan en
RISS y en su lugar se coloca un enlace. Los e-mails archivados en RISS se conservan por un
perodo mnimo de 10 aos, y no pueden alterarse ni manipularse.
El botn
Search
Archive
en Outlook
tiene un
acceso directo a
RISS
Los e-mails
de las carpetas compartidas estn
ah un mes
antes de ser
capturadas y
archivadas
en RISS
Las carpetas compartidas en Outlook

se estructuran por Sector / Divisin /
Seccin y se utilizan en la Sede y en
las oficinas fuera de la sede conectadas al servidor mail de la Sede
28
Los e-mails de las carpetas compartidas se archivan en RISS despus de un mes; los e-mails se
marcan entonces por un icono
especfico
5. El directorio individual en RISS (por ejemplo c_michotte@repository) contiene todos los emails y archivos adjuntos que contengan su nombre, sea en el campo De, A o Cc, y que se
guarden en las carpetas compartidas por cualquier miembro de la UNESCO.
6. Para realizar consultas en el modo bsico de e-mails en RISS, haga lo siguiente :
a) Content Type: seleccione e-mail;

b) Timeframe: establezca un perodo de fechas para acotar la consulta;
c) Where to Search: seleccione, bien el directorio de e-mails de su unidad o el individual;
d) Search for: introduzca las palabras clave del texto del mensaje y/o del archivo adjunto;
e) Haga clic en Find Now para comenzar la bsqueda.
7. Para realizar una consulta avanzada, haga lo siguiente:
a) Haga clic sobre New Search en la barra de herramientas, y seleccione Advanced;

b) Content Type: seleccione e-mail;
c) Search For: introduzca las palabras clave para buscar en el texto del mensaje;
29
III Correo electrnico
d) Subject: introduzca las palabras clave para buscar por el campo materia ;
e) From: introduzca el nombre del remitente;
f) To: introduzca el nombre del/de los destinatario(s) en los campos A y Cc;
g) Attachment: introduzca el nombre del archivo adjunto;
h) By time frame/By date: introduzca un perodo determinado o seleccione una fecha
especfica;
i) Where to Search: seleccione o bien el directorio de su unidad o bien el individual.
8. Los resultados se muestran por orden cronolgico comenzando por el ms reciente.
a) Para visualizar todos los campos del mensaje localizado, haga clic sobre el mensaje en
cuestin;
b) Para extraer los mensajes del archivo, seleccione el mensaje y a continuacin haga clic sobre
More Options y sobre Send checked Item. El elemento se enviar a su bandeja de entrada email;
c) Se puede imprimir la lista de resultados haciendo clic sobre Print Current Table List y el email en cuestin haciendo clic sobre Print the page;
d) Se pueden descargar los documentos adjuntos haciendo clic sobre el archivo adjunto en
cuestin y haciendo clic sobre Open o Save;
e) Para realizar una nueva consulta, se hace clic sobre New Search en la barra superior y se
selecciona Simple Search o Advanced Search.
9. Para desconectarse de RISS se hace clic sobre el botn LogOut de la barra superior.
30
IV.
Documentos
electrnicos
1. REGLAS GENERALES
Las siguientes reglas se aplicarn en la Sede y en las oficinas fuera de la sede, en los
institutos y centros equipados con un servidor de archivos compartidos. Para las oficinas
no equipadas con un servidor compartido, vase el captulo B de este manual.
A. Mis Documentos (En su ordenador)

1) Se trata del espacio de trabajo individual para crear y trabajar documentos y para
guardar los que tengan un inters personal.
2) Conserve en Mis documentos solamente los anteproyectos (proyectos de memorias,
de informes, etc.) y los documentos de inters personal.
3) Las versiones finales de sus anteproyectos y todos los documentos que tengan que ver
con el trabajo de su unidad deben clasificarse y conservarse en el espacio Compartido
de su unidad.
B. Compartido (el espacio compartido de su unidad)

1) La estructura estndar del servidor compartido Sector/Divisin/Seccin(/Unidad) es el
espacio oficial para compartir la informacin, colaborar, clasificar y conservar los
documentos de su unidad.
2) El acceso est restringido a la unidad correspondiente.
3) Comparta, clasifique y conserve en este espacio los documentos que cree o reciba y
que estn directamente relacionados con las acciones y actividades de su unidad.
4) Agrupe los documentos en carpetas con el nombre de la actividad o el asunto del que
se trate.
5) No conserve documentos ms tiempo del necesario (el bienio actual y el ltimo), a
menos que tengan valor para los archivos.
6) Tras un perodo de conservacin de diez aos, o bien se conservan como archivos
electrnicos o bien se eliminan conforme a las reglas en vigor.
C. Usuarios (espacio individual del servidor)

1) Es un espacio de conservacin personal y temporal.
2) El acceso est restringido al usuario correspondiente.
3) Conserve en este espacio nicamente los documentos de su PC como copia de
seguridad temporal en caso de misin, de cambio de ordenador o de cambio de oficina.
4) No conserve los documentos ms tiempo del necesario en este espacio.
33
2. ARCHIVO Y RECUPERACIN DE LA INFORMACIN: RISS

1. RISS proporciona almacenamiento fsico, conservacin, gestin del ciclo de vida de la informacin, consulta y recuperacin de los documentos electrnicos guardados en las carpetas
compartidas de los servidores.
2. Se accede a RISS por medio del botn Search Archive en Outlook o por la Intranet en
la direccin: http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/.
3. Para conectarse al RISS, debe introducir su nombre de usuario (por ejemplo c_michotte) y
su contrasea.
4. El directorio de su unidad en RISS contiene todos los documentos guardados por cualquier
miembro del personal de su unidad en el servidor de esa unidad y su acceso est restringido
nicamente al personal de dicha unidad. Todos los documentos del servidor con ms de 30
das se copian en RISS. Todos los documentos que no se han modificado en dos aos son
fsicamente transferidos a RISS y en su lugar se coloca un enlace. Los documentos archivados en RISS se conservan durante un perodo mnimo de diez aos, y no pueden alterarse ni
manipularse.
Las carpetas
compartidas de
las unidades (U:Drive) se estructuran en Sector /
Divisin / Seccin. Se restringe
el acceso al nivel
correspondiente
en el organigrama de UNESCO
Los documentos
compartidos de
las unidades se
copian regularmente en RISS.
Los documentos
permanecen fsicamente en las
carpetas compartidas durante dos
aos
5. Para realizar consultas de documentos en el modo bsico en RISS,
Una vez archivahaga lo siguiente:
dos, se sealan
los enlaces en las
carpetas compartidas con un icono
especial
34
a) Content Type: seleccione un documento;

b) Timeframe: establezca el perodo de su consulta;
c) Where to Search: seleccione el directorio de su unidad;
d) Search for: introduzca las palabras clave del ttulo del archivo o del texto del documento;
e) Haga clic sobre Find Now para comenzar la bsqueda.
6. Para realizar un consulta avanzada haga lo siguiente:
a) Haga clic sobre New Search en la barra de herramientas y seleccione Advanced;

b) Content Type: seleccione document;
c) Search For: introduzca palabras clave para buscar en el texto del documento;
d) Document name: introduzca palabras clave para buscar en el ttulo del archivo;
e) Document Path: introduzca palabras clave de la ruta del emplazamiento original del documento en el servidor ;
f) Extension: introduzca la extensin del archivo buscado;
g) Time search criteria: introduzca o bien un perodo determinado o bien seleccione una fecha
especfica de principio y de fin;
h) Search location: seleccione el directorio de su unidad;
i) Haga clic sobre Search now.
35
6. Los resultados de la consulta se muestran en orden cronolgico comenzando por el ms

reciente:
a) Para visualizar el nombre del archivo, el tipo, su ruta, tamao y fechas, haga clic sobre el documento en cuestin;
b) Haga clic sobre Download ya sea para abrir o para descargar el documento de RISS;
c) Puede imprimir la lista de resultados haciendo clic sobre Print Current Table List;
d) Para realizar una nueva consulta, haga clic sobre New Search en la barra superior y selecciones Simple Search o Advanced Search;
7. Desconctese de RISS haciendo clic sobre el botn LogOut de la barra superior.
36
3. REGLAS DE DENOMINACIN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS
Las siguientes directivas se aplican a todos los documentos office y a los archivos
audiovisuales que estn guardados en los servidores, cargados en los sistemas de
gestin de informacin, y a los documentos enviados como adjuntos en los e-mails, y que
se archivarn, consiguientemente, en RISS. Estas directivas no se aplican a los
documentos oficiales tal y como estn definidos en el captulo 8 del manual administrativo
y a las publicaciones UNESCO.
Estas directivas ayudan a mejorar la creacin, gestin y revisin, as como el seguimiento,
archivo y recuperacin de todos los documentos electrnicos office o los archivos
audiovisuales creados o modificados por un miembro del personal de la UNESCO y
colocados en un medio compartido o comunicados electrnicamente.
1) Puntos esenciales
a) Ttulo: un nombre corto con los principales elementos del asunto sobre el que trata el
documento;
b) Versin: utilice abreviaturas como rev (revisin), prov (provisional), add (addendum),
corr (corrigendum), etc.;
c) Lengua: si el documento existe en ms de una lengua, utilice los cdigos oficiales de la
UNESCO para las lenguas, tales como en, fr, ru, ar, ch, ms que traducir el ttulo;
d) Fecha: fecha de finalizacin o de distribucin del documento o del acontecimiento en
cuestin; utilice los cdigos ISO para la fecha de la siguiente manera: AAAA(-)MM(-)DD
(por ejemplo 2007-03-14 o 20070314);
e) Todos los elementos deben separarse por un guin bajo (_) o por un guin (-);
f) Formato: el formato del archivo se asigna automticamente por la aplicacin utilizada,
por ejemplo.doc,.xls,.pdf,.jpg,.mpeg, etc.;
Ejemplo: mission_report_dakar_rev1_en_20070311.doc
2) Elementos opcionales
a) Unidad: acrnimo del sector_divisin_seccin segn el organigrama de la UNESCO,
por ejemplo clt_cih_mco;
b) Pas: para las oficinas regionales, institutos y centros, este elemento es particularmente
importante y puede sustituir al elemento opcional a) unidad; deben utilizarse las tres
letras del cdigo ISO;
c) Nombre de usuario: el nombre de usuario de Windows de la persona que crea o
modifica un documento, por ejemplo c_michotte;
Ejemplo: adm_dit_c_michotte_mission_report_dakar_en_2007-03-11.doc
37
4. REGLAS DE DENOMINACIN DE LAS CARPETAS ELECTRNICAS

Las siguientes directivas se aplican a todos los archivos creados en los servidores y a los documentos pblicos de Outlook y ayudan al personal a mejorar y a armonizar la creacin, la
comparticin, la gestin y el archivo de la informacin electrnica de la Organizacin.
1) Los servidores y los documentos pblicos de Outlook se estructuran de manera jerrquica
por Sector/ Divisin/Seccin (/ Unidad).
2) El acceso a las carpetas compartidas de las unidades est restringido al personal de la Seccin correspondiente.
3) Coloque todos los documentos relativos a un mismo asunto en una carpeta.
4) D a cada carpeta un ttulo breve y preciso con los elementos pertinentes de la actividad o
el asunto en cuestin.
5) Limite el nmero de carpetas y evite estructuras demasiado complejas en las mismas.
6) Para conferencias, acontecimientos, reuniones y actividades recurrentes por bienio o por
ao, aada al nombre de la carpeta, el bienio, el ao o la fecha precisa (AAAA-MM-JJ).
7) Los siguientes ejemplos ayudarn al personal a aplicar una buena prctica en la denominacin de las carpetas electrnicas:
38
Cree estructuras
de carpetas claras
y jerrquicas y
cree subcarpetas
ms especficas
Combine los elementos del nombre

de la carpeta por
medio de guin
bajo o guin
No utilice nombres
ni apellidos como
ttulo de la carpeta
Evite duplicar las

carpetas y coloque
todos los documentos sobre un
tema especfico en
una misma carpeta
Evite abreviaturas
y acrnimos no
oficiales
Guarde todos los

documentos en
carpetas
5. DIRECTIVAS PARA EL ARCHIVO DE LOS SITIOS WEB
El portal de la UNESCO, Internet e Intranet, est concebido como un primer punto de

contacto para acceder a la informacin de todos los campos de competencia de la
UNESCO. A fin de proporcionar informacin apropiada y de alta calidad al personal y al
pblico, el contenido del portal debe ponerse al da regularmente y la informacin obsoleta
debe archivarse y suprimirse.
La Unidad de Archivo y Gestin Documental archiva desde 2004 tres versiones completas
por ao del portal de la UNESCO (Internet y Intranet) con el fin de preservar este
importante patrimonio digital para la consulta e investigacin interna y externa.
Los portales archivados de la UNESCO pueden consultarse y recorrerse en el sitio de
gestin documental en Intranet en la direccin: http://recman.hq.int.unesco.org/
Los siguientes procedimientos ayudarn a los equipos web de la UNESCO en la Sede y
fuera de la sede a eliminar los contenidos web asegurndose de que estos contenidos se
han archivado correctamente:
a) Identifique la URL del sitio web (o de la pgina web) que se va a eliminar;
b) Recorra la versin archivada ms reciente del portal y compruebe que el sitio web que
se va a eliminar est completo y es exacto;
c) Si la copia ms reciente del sitio web est completa y es exacta, pase directamente al
siguiente punto ms abajo. Si la copia est incompleta o es incorrecta, haga una peticin
a la Unidad de Archivo y Gestin Documental para archivar el sitio web. Suministre los
datos siguientes:
URL del sitio web
Acrnimo de la unidad responsable (Sector/Divisin/Unidad) o el nombre de la oficina
fuera de la sede, instituto o centro
Nombre y nmero de telfono de la persona de contacto
d) Cierre el sitio web en la aplicacin del servidor y clausure su regeneracin como sitio
esttico;
e) Suprima el sitio web en su versin esttica;
f) En caso de necesidad, redireccione al sitio web archivado o bien a travs de su nuevo
emplazamiento, o bien a travs de la pgina de inicio del Sector o de la oficina.
39
B.
Reglas para las
oficinas fuera
de la Sede
I.
Documentos
en papel
1. REGLAS GENERALES
Conserve todos los documentos pertinentes relativos a un proyecto especfico o a una actividad
en una carpeta organizada cronolgicamente, con el documento ms reciente arriba;
Para evitar la duplicacin de la informacin, cree y conserve solamente una carpeta en papel
por asunto o actividad en el seno de la unidad y conserve todos las carpetas de una unidad en
un lugar centralizado;
Indique claramente en la portada de la carpeta: a) el acrnimo de la unidad, b) un ttulo claro y
completo, c) los aos comprendidos en la carpeta, d) el nmero de volumen (si corresponde);
Las carpetas en papel deben contener el original o la copia de la correspondencia de entrada y
salida y otros documentos de valor evidente para la actividad en cuestin;
Los documentos sobre administracin, finanzas, presupuesto y personal se conservarn en la
oficina administrativa;
Los documentos sobre la ejecucin del programa han de conservarse por las unidades o por el
especialista del programa a cargo de las actividades en cuestin;
Evite la informacin redundante y no conserve en los expedientes administrativos o de actividades del programa documentos como los siguientes:
a) documentos y publicaciones UNESCO (cf. Manual Administrativo captulo 8)
b) publicaciones No-UNESCO recibidas a modo de informacin;
c) documentos electrnicos impresos, salvo que sea por una causa concreta, como una firma
Las carpetas en papel se conservan en la unidad por un plazo mximo de cinco aos desde la
finalizacin del proyecto o del programa en cuestin y enseguida son, o bien destruidos, o bien
transferidos al archivo para una conservacin a largo plazo segn las reglas de conservacin de
la UNESCO;
Antes de transferir los documentos inactivos al archivo, saque los documentos de los clasificadores; quite todos los documentos redundantes o superfluos, coloque los documentos entre dos
hojas acartonadas, atelos con una cinta de plstico o una cuerda y coloquelos en cajas de archivo especficas;
Nombre las cajas con el nombre de la oficina, el acrnimo de la unidad correspondiente y el nmero de caja dentro de la serie transferida por la unidad al archivo, por ejemplo Almaty/CI/1,
Almaty/CI/2, etc.
Llene el formulario del archivo para las oficinas fuera de la sede (vase a continuacin), que
puede descargarse desde el sitio Intranet de gestin documental; envie una copia a la Unidad
de Archivo de la Sede, se conservar una copia en la unidad y se dar otra a la persona encargada del archivo;
Un miembro del personal responsable, la unidad productora, el servicio de publicaciones o el
centro de documentacin correspondiente remitir un ejemplar de cada publicacin y de cada
documento oficial de la UNESCO a la Unidad de Archivo para su conservacin;
La versin final electrnica de cada publicacin y documento oficial de la UNESCO, incluidos el
(los) archivo(s) que sirven de fuente, deber cargarse en UNESDOC, la base de datos documental de la UNESCO, por un miembro del personal responsable, la unidad productora, el servicio de publicacin o el centro documentacin correspondiente. Para ms detalles sobre la descarga, bsqueda y recuperacin consultar: http://unesdoc.unesco.org/
45
2. CONDICIONES DE LOS DEPSITOS DE ARCHIVO
Las oficinas de fuera de la sede, institutos y centros deben dedicar salas de almacenamiento
apropiadas para el archivaje y atribuir a un miembro del personal responsabilidades claras
para la gestin del depsito de archivos. Estas responsabilidades incluyen:
Realizar consultas con las unidades para llevar a cabo las transferencias de
expedientes inactivos al depsito de archivos;
El almacenamiento apropiado de cajas de archivo en el depsito;
Mantener al da la relacin de cajas y los inventarios del depsito;
Informar regularmente al Director de la oficina sobre el acondicionamiento, y las

necesidades de espacio y de seguridad del depsito;
Al menos una vez por bienio y tras consultarlo con las unidades correspondientes y
la Unidad de Archivo y Gestin Documental, destruir los expedientes que
corresponda conforme a las reglas de conservacin en vigor.
El depsito de archivo debe tener las siguientes condiciones bsicas:
46
a)
Tratar de mantener condiciones de almacenamiento seco con una temperatura

aproximada de 18 Celsius (64 Fahrenheit) y una humedad del 55%;
b)
Disponer de una puerta lo suficientemente grande para un carro de oficina (1 metro

aproximadamente) y debe estar cerrada con llave. No debe haber ms de 3 copias
de la llave, una para la persona encargada, otra para el Director de la oficina y otra
para el AO;
c)
Estar equipado con estanteras, a ser posible de metal, cuyo tamao corresponda
al tamao de las cajas de archivo utilizadas, con el fin de aprovechar al mximo su
capacidad de almacenamiento;
d)
Por razones de seguridad, el depsito de archivo debe situarse lejos de las oficinas
de trabajo y debe estar aislado por paredes, puertas y ventanas que le den un
mnimo de proteccin contra incendios. El suelo, las entradas y los pasillos no
deben utilizarse para almacenar documentos;
e)
Deben instalarse en el interior y enfrente del depsito del archivo un detector de

incendios y extintores.
3. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO: EL FORMULARIO 901 FUERA DE

LA SEDE
El formulario para las oficinas fuera de la sede, institutos y centros puede consultarse en el
sitio Intranet de gestin documental, en la direccin: http://recman.hq.int.unesco.org/
Indicar el
acrnimo
y el
nmero
de caja
atribuido
por el ar-
Nmero
del plan
de clasificacin
si tal
plan
existe
Indicar
claramente el
nombre y el
cdigo de la
actividad sin
utilizar
abreviaturas
salvo acrnimos
oficiales
Ao del
docume
nto ms
antiguo
de la
carpeta
Ao del
docume
nto ms
reciente
de la
carpeta
Perodo de
conservacin segn
las tablas
de conservacin en
vigor
Condiciones de
acceso al
expediente en
cuestin
Cdigo
del depsito
de archivo y
de la
estantera
47
II.
Documentos
electrnicos
1. CONSERVACIN DE E-MAILS
El objetivo de una buena conservacin del correo electrnico es conservar el rastro de las
acciones llevadas a cabo durante la ejecucin y apoyo de programas de la Organizacin.
Las siguientes directivas ayudan al personal de fuera de la sede a conservar el correo
electrnico pertinente y a no conservar informacin insignificante y redundante.
A. Oficinas fuera de la sede que estn conectadas al servidor mail de la Sede

1) Su bandeja e-mail sirve para crear, enviar y recibir correos electrnicos relacionados
con las acciones y actividades de su oficina en la ejecucin o apoyo a los programas de la
Organizacin.
2) Conserve los e-mails de inters personal (peticiones de permisos, asuntos familiares,
vida cultural de la UNESCO), de valor transitorio (convocatoria a reuniones), o de inters
general (anuncios, Unescomunicaciones, STU, AIPU) en carpetas personales de su
ordenador personal.
3) Conserve todos los e-mails que estn directamente relacionados con las acciones y las
actividades de su oficina en la ejecucin o el apoyo de programas de la UNESCO en las
carpetas compartidas de su unidad en el servidor mail Exchange de la Sede (vase el
captulo A.III.3).
B. Oficinas fuera de la sede sin conexin con el servidor mail de la Sede

Opcin 1: Utilice la conexin rpc-http al servidor mail de la Sede
Pida a su soporte informtico que cree perfiles Outlook rpc-http en los ordenadores de
todos los miembros del personal que tengan una cuenta de usuario en el anuario
electrnico UNESDIR de la Organizacin. Con este perfil y la conexin al servidor mail de
la Sede, tendr acceso a todas las funciones de Outlook, incluida la opcin de compartir y
archivar e-mails en las carpetas pblicas de Outlook.
Opcinn 2: Enve una copia de los e-mails pertinentes a la Sede

El soporte informtico de su oficina debe preparar una vez al ao un serie de CD o DVD
que contengan una copia de los e-mails de trabajo de cada miembro del personal (archivo
UNICODE pst) y enviarlo a la Unidad de Archivo en la Sede para guardarlo. Los e-mails
enviados a la Sede podrn consultarse en RISS por la unidad correspondiente en la
direccin: http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/
51
2. CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS
El objetivo de una buena conservacin de documentos electrnicos es guardar el rastro

de las acciones llevadas a cabo en la ejecucin y el apoyo a los programas de la
Organizacin. Las siguientes directivas ayudarn al personal de fuera de la sede a
conservar los documentos electrnicos pertinentes y a no guardar informacin
insignificante y redundante.
A. Oficinas equipadas con un servidor de archivos
1) Su soporte informtico debe establecer una estructura de carpetas estandarizadas por
unidad (DIR, ADM, ED, etc.) con acceso restringido a la unidad correspondiente, y una
carpeta Common accesible a todo el personal para compartir y archivar los
documentos de la manera siguiente:
2) Comparta, clasifique y conserve los documentos que cree o reciba y que estn
directamente relacionados con las acciones y actividades de su unidad en la ejecucin y
apoyo a los programas de la UNESCO.
3) Rena todos los documentos en carpetas denominadas segn la actividad o el asunto
del que traten.
4) Su soporte informtico podr instalar un programa de migracin de archivos, puesto a
su disposicin por la Unidad de Archivo, para copiar automtica y regularmente
documentos electrnicos de su servidor en el archivo electrnico RISS para la
conservacin, consulta y recuperacin de la informacin.
5) Una vez el programa de migracin de archivo est instalado y activo, podr consultar y
recuperar una copia archivada de todos los documentos de su unidad en RISS en la
direccin: http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/
B. Oficinas sin servidor de archivos
Su soporte informtico debe preparar una vez al ao una serie de CD o DVD que
contengan una copia de los documentos de trabajo de cada miembro del personal y
enviar estos CD o DVD a la Unidad de Archivo en la Sede para su conservacin. Los
documentos enviados a la Sede podrn consultarse en RISS por la unidad
correspondiente.
52
III.
Registro del
correo
1. DIRECTIVAS
Las siguientes directivas y la nueva tabla de registro del correo (vase la siguiente pgina)
ayudar a las oficinas de fuera de la sede, institutos y centros a armonizar, estandarizar y
modernizar el registro de correo de entrada, la distribucin, las fechas extremas, los vistos buenos
y el proceso de redaccin de borradores para el correo de salida.
Las oficinas fuera de la sede, institutos y centros debern utilizar la tabla estndar de
registro que puede descargarse de la pgina de Intranet de gestin documental en la
direccin: http://recman.hq.int.unesco.org/
La tabla de registro de correo est disponible como una tabla Excel y como base de datos
Access. Las dos versiones estn disponibles en tres idiomas: ingls, francs y espaol.
La tabla de registro tiene campos estandarizados para gestionar la correspondencia de

entrada y salida basada en las tcnicas de registro del correo en las oficinas seleccionadas
fuera de la sede y en la Sede.
El formulario debe usarlo toda la oficina, debe estar localizado en una carpeta compartida y
gestionarse tanto por las secretarias de las unidades como por los asistentes
correspondientes.
Toda correspondencia que d lugar a una accin y a un seguimiento, debe ser registrada,
controlada y gestionada por un asistente, sea del registro central o de la oficina del Director
o del Jefe de oficina, durante todo el ciclo de la correspondencia hasta el envo final de la
respuesta.
Todas las secretarias de las unidades deben tener acceso a la tabla y poder visualizar las
entradas del registro, las solicitudes de accin y las fechas extremas relacionadas con la
correspondencia.
La correspondencia de entrada y salida puede digitalizarse, guardarse en un servidor

compartido y relacionarse con la tabla de registro del correo.
Si la correspondencia de entrada est digitalizada y disponible en formato electrnico, el

original en papel de entrada no debe distribuirse sino conservarse en el registro central
dentro de un expediente crono.
55
2. TABLA DE REGISTRO DEL CORREO

La tabla de registro del correo para las oficinas fuera de la sede, institutos y centros est
disponible en el sitio web de gestin documental en Intranet en la siguiente direccin: http://
recman.hq.int.unesco.org/recman/files/fiel_registry_table_fr.xls en formato Excel y como base de
datos Access. La tabla en Excel contiene una pgina como la siguiente:
La tabla de registro del correo en formato Excel contiene tambin una pgina con el listado
completo de los campos, un ndice de contenido para estos campos y los formatos de los campos
propuestos (numrico, fecha, texto, etc.):
56
NDICES
Archivar
Transferir documentos que ya no tengan utilidad administrativa a un local de depsito o
al servicio competente para su custodia.
Archivo
Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma, su soporte material,
producidos o recibidos por cualquier persona fsica o moral y por cualquier servicio u
organismo pblico o privado, en el ejercicio de su actividad. La conservacin de estos
documentos se organiza por su inters pblico tanto para las necesidades de la gestin
administrativa y justificacin de los derechos de personas fsicas o morales, pblicas o
privadas, como para la investigacin de la documentacin histrica (ley de archivos). Por
extensin, el trmino designa tambin al servicio encargado de la gestin del archivo as
como el edificio que los contiene. La palabra archivo se utiliza generalmente en sentido
restrictivo para los documentos que han sido transferidos, por oposicin a los
documentos activos.
Custodia
Una de las funciones fundamentales de un servicio de archivo consistente en asegurar la
proteccin material de los documentos y su accesibilidad.
Documento
Conjunto constituido por un soporte y la informacin que contiene, utilizado como prueba
o con fines de consulta.
Expediente
Conjunto de documentos constituido o bien orgnicamente por la administracin de
origen para la consecucin o tratamiento de un asunto, o bien como agrupacin lgica
durante su clasificacin en el archivo.
Records Management
Conjunto de medidas tomadas para lograr la economa y eficacia en la creacin,
seleccin, conservacin y utilizacin de documentos (traduccin posible: gestin
documental).
Nociones traducidas del francs de la lista DAT III, establecida por el grupo del proyecto
de terminologa del Consejo Internacional de Archivos (ICA):
http://staff-www.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/franskamgl.htm
57

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Manual de gestin documental

2. Protocolo de ingreso y salida de personal

3. Acceso a los documentos

2. Transferencia de documentos inactivos al archivo

3. Transferencia al archivo: el formulario 901

4. Consulta y recuperacin de la informacin: la base de datos RECMAN .

II. Documentos en papel

III. Correo electrnico

2. Archivo y recuperacin de e-mails: RISS

2. Archivo y recuperacin de la informacin: RISS

3. Reglas de denominacin de los documentos electrnicos

4. Reglas de denominacin de las carpetas electrnicas

5. Directivas para el archivo de los sitios web

IV. Documentos electrnicos

Manual de gestin documental

B. REGLAS PARA LAS OFICINAS FUERA DE LA SEDE

2. Condiciones de los depsitos de archivo

3. Transferencia al archivo: el formulario 901 fuera de la sede

2. Conservacin de los documentos electrnicos

2. Tabla de registro del correo

II. Documentos electrnicos

III. Registro del correo

Manual de gestin documental

Este manual proporciona normas, procedimientos y directivas de gestin documental para

Manual de gestin documental

La Unidad de Archivo y Gestin Documental es responsable de la puesta en prctica y del

Manual de gestin documental

2. PROTOCOLO DE INGRESO Y SALIDA DE PERSONAL

Manual de gestin documental

3. ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Manual de gestin documental

ARCHIVOS DE CONSERVACIN A CORTO PLAZO

Carpetas cronolgicas con copias de correo de salida y entrada, como

Unidades de programa Carpetas de candidaturas

Carpetas con CV y documentos relacionados con una candidatura

Todas las unidades de Borradores/ manuscritos

Borradores/manuscritos de publicaciones y documentos oficiales impresos

Carpetas de personal (si la

Borradores y copias de CV, solicitudes de permisos, descripciones del

Unidades de programa Carpetas administrativos y

Carpetas con borradores y copias de documentos administrativos y

Carpetas con CV, evaluaciones, recomendaciones, aprobacin y

Unidades de programa Carpetas de contratos

Copias de contratos de compra y servicios de rutina y documentos

Todas las unidades de Documentos de referencia

Carpetas con documentos no UNESCO, recortes de prensa, impresos de

Manual de gestin documental

CARPETAS DE CONSERVACIN A LARGO PLAZO

El plazo de conservacin es de 10 aos o mientras el contrato sea vlido.

Carpetas con documentos administrativos y financieros originales, tales

Carpetas originales individuales de personal con el seguimiento completo de

Carpetas originales de nminas. Conservados por BOC

Carpetas originales individuales del fondo de pensiones. Conservadas por

Todas las unidades

Estas carpetas contienen documentos directamente relacionados con la

Manual de gestin documental

Se conserva un ejemplar de cada documento oficial y de cada publicacin

II. Documentos en papel

La carpeta debe contener la correspondencia de entrada y salida en papel, original o

Los documentos de administracin, finanzas, presupuesto y personal los conservarn

Los documentos sobre la ejecucin del programa los conservar la unidad

Para evitar la duplicacin de la informacin, no se deben guardar en los archivos

El miembro del personal responsable, la unidad productora, el servicio de publicacin

La versin final electrnica de cada publicacin y documento oficial de la UNESCO,