2014

ALFRESCO 4.0

Primeiros
Passos

Sumrio
Convite para colaborar de um Site .................................................................................... 0
Personalizando seu painel de instrumentos (dashboard) .............................................. 1
Alterando o seu perfil (profile).......................................................................................... 2
Criando um site (collaboration site) ................................................................................. 3
Configurando um site ........................................................................................................ 4
Personalizando seu Site ..................................................................................................... 5
Convidando usurios para o seu site ................................................................................. 6
Incluindo documentos em seu site .................................................................................... 7
Visualizando documentos da biblioteca (Document Library) .......................................... 9
Executando aes sobre os documentos (seo Document Actions) .............................. 11
Download ............................................................................................................................................11
View in Browser .................................................................................................................................11
Edit Properties .....................................................................................................................................11
Upload New Version ...........................................................................................................................11
Edit Offline .........................................................................................................................................11
Copy to... .............................................................................................................................................11
Move to.. .............................................................................................................................................11
Delete Document.................................................................................................................................11
Manage Permission .............................................................................................................................11
Start Workflow ....................................................................................................................................11
Manage Aspects ..................................................................................................................................11
Change Type: ......................................................................................................................................11
Publish.................................................................................................................................................11

Workflow ......................................................................................................................... 12
Glossrio .......................................................................................................................... 13

Convite para colaborar de um Site

Para ter acesso ao sistema Alfresco, necessrio receber um convite do administrador por meio de um
e-mail. Na figura abaixo apresentado um exemplo da estrutura da mensagem do e-mail recebida por
Maria Silva para participar do site GED-UNESP.
Decore ou anote o seu Username e Password que o sistema gerou automaticamente. Em seguida
clique no primeiro link que aparece na mensagem.

Caso queira recusar o convite, clique no segundo link que aparece na mensagem.
Ao clicar no primeiro link da mensagem, confirmando a sua vontade em participar o site, aparecer a
pgina de entrada no sistema, como na figura abaixo.

ATENO: Anote e/ou decore o endereo (URL) dessa pgina, pois este endereo deve ser utilizado
sempre que voc quiser acessar o sistema.
0

Personalizando seu painel de instrumentos (dashboard)

Inicialmente o seu dashboard possui quatro dashlets apresentados em duas colunas. Um painel cinza
mais escuro ajuda os novos usurios na realizao das primeiras tarefas. possvel remover este painel
a qualquer momento clicando em Remove. Para alterar a aparncia de seu dashboard, clique em
Customize Dashboard.

Na pgina denomina Customize User Dashboard possvel alterar o nmero de colunas de seu
dasboard e selecionar e alocar os dashlets nessas colunas.
Clique no boto Change Layout e selecione um novo
layout para o seu dashboard.
Clique no boto Add Dashlets para visualizar todos os
dashlets disponveis. Arraste o retngulo onde est
escrito o nome do dashlet para a posio desejada nas
colunas de seu dasboard.

Para efetivar as alteraes realizadas clique no boto OK. Para cancelar as alteraes clique no boto
Cancel.
1

Alterando o seu perfil (profile)

Na barra de tarefas apresentado o nome do usurio. Acima do nome do usurio apresentado um
menu. Para alterar

Na pgina para alterao de seu perfil possvel alterar seus dados de identificao, tais como o seu
nome, definir uma foto do usurio, dados relativos a endereos para contato etc.
Na janela info os dados esto agrupados
por assunto:
About: dados bsicos de identificao
Contact Information: nmero de
telefone fixo e celular, endereos de email, Skype, etc.
Company Detail: dados da instituio
onde trabalha.
Para alterar os dados do seu perfil clique
no boto Edit Profile.
Para alterar sua senha de acesso ao
Alfresco, clique em Change Passsword,

Criando um site (collaboration site)

Para criar um site necessrio estar posicionado em seu dasboard. Para garantir isso, clique em My
Dashboard na barra de ferramentas posicionada no topo da pgina. Para criar um site clique em
Create a site no painel ou clique no link Create Site posicionado no dashlet My Sites.

Na janela para criao de site (figura abaixo) devem ser preenchidos alguns campos que sero
utilizados na criao de seu novo site.
Name: ttulo do site;
URL Name: uma sugesto do endereo do seu site. No
pode conter espaos nem caracteres especiais (til,
cedilha, letras acentuadas);
Description: Informao sobre o assunto ou algo que o
distingue dos demais sites;
Type: s est disponvel a opo collaboration Site:
Visibility:

Normalmente seu site tem acesso pblico (Public),

sendo visvel por todos os usurios, mesmo que eles
no estejam associados ao site.

Em um site Private o administrador convida os seus

membros.

Em um site publico moderado (Moderated) o

administrador controla os membros aceitando ou
rejeitando os pedidos de adeso.

Aps preencher as opes para a criao do site clique no boto OK. Um novo site ser criado e voc
ser posicionado nele. Voc ser o administrador (Manager) de todo o site que voc criar. No seu
dashboard, o novo site ser adicionado lista de sites que aparecem no dashlet intitulado My Sites.

Configurando um site
O dashboard de seu site apresenta todas as funes e atividades associadas ao seu site principal. Ele
pode ser personalizado pelo proprietrio do site atravs do link Customize the site dashboard ou pelo
boto Customize Dashboard.

Voc pode personalizar seu novo site adicionando os seguintes dashlets.

Site Calendar

Contm uma viso dos eventos do site.

Image Preview

Apresenta miniaturas das imagens dos documentos da Document Library

Site Links

Lista de links considerados relevantes pelos usurios do site

Site Members

Lista de usurios deste site

Site Activities

Lista das atividades mais recentes que foram realizadas no site

Site Profile

Apresenta informaes sobre o site

Recently Modified Documents

Apresenta uma lista dos documentos recentemente includos ou alterados

Site Data Lists

Apresenta listas de dados relevantes para este site

Wiki:

Mostra uma pgina com mensagens para os usurios de um site. configurada

pelo administrador do site e pode ser alterado a qualquer momento.

Web View

Apresenta uma pgina ou um site da web escolhido pelo usurio.

Personalizando seu Site

O Alfresco possui o conceito de componentes que voc pode adicionar em seu site como uma
funcionalidade de personalizao. Para personalizar seu site adicionando novos componentes,
primeiramente certifique-se que esteja em um site criado por voc. No canto superior direito aparece
um menu More. Nesse menu, selecione a opo Customize Site.

Nessa pgina voc pode modificar o aspecto visual de seu site por meio da seleo de temas no campo
Site Theme. Nessa pgina possvel ainda adicionar ou remover componentes, tais como:
Calendar

Permite agendar e acompanhar os eventos de todos os sites que voc possui ou dos quais
voc membro.

Wiki

Permite criar pginas web para um website colaborativo. Algum que acessar este site pode
contribuir ou modificar o contedo utilizando uma linguagem de marcao simplificada.

Discussions

usado para enviar contedos relacionados a um site. Frequentemente possui a forma de

questes ou comentrios com as respectivas discusses.

Blog

Permite voc adicionar comentrios, descries de eventos e outros materiais relacionados

ao seu site, tais como grficos ou vdeos.

Links

Permite manter uma liste de links de pginas web relacionados ao site.

Data Lists

Permite criar e gerencia listas com informaes teis para as tarefas relacionadas ao site.

Document Library

Permite armazenar e gerenciar colaborativamente qualquer contedo relacionado ao site, tal

como documentos, arquivos multimdia (fotos ou vdeos) ou grficos, etc

Para incluir novos componentes no site arraste os cones que inicialmente esto na rea denominada
Available Site Pages para a rea Current Site Pages. Esses componentes vo aparecer no menu
principal da pgina. Clique no boto OK para efetivar as alteraes.

Convidando usurios para o seu site

Aps criar um novo site, voc pode convidar pessoas para se tornarem usurio do site. No dashboard
do seu site clique em Invite people posicionado na rea cinza ou clique em Invite no canto superior
direito do dashlet Site Members.

Na seo (1) Search for People digite todo ou parte do nome de um usurio Alfresco que voc quer
convidar para ser membro de seu site e clique no boto Search. Na lista de usurios que ser
apresentada, selecione aquele que deseja convidar e clique no boto Add>> que aparece no lado
direito da descrio do usurio. O usurio ser adicionado lista de usurios convidados ( (2) Invited
Users ) que aparece no lado direito da janela.
Para convidar pessoas que ainda no so usurios do Alfresco, utiliza a seo Add External Users.
Digite o primeiro nome (First Name), o ltimo nome (Last Name) e o Email que este novo usurio
utilizar para receber o convite de participao. Clique no boto Add>> e esse novo usurio ser
adicionado lista de convidados.
Antes de efetivar o convite, ser necessrio definir a funo de cada pessoa da lista de convidados.
Para tal, selecione uma opo da lista Select Role que aparece ao lado de cada convidado. Se preferir
voc pode definir a mesma funo para todos os seus convidados por meio da lista que aparece ao
clicar no boto Set all role to.
Clique no boto Invite para convidar todas as pessoas que esto na lista de convidados. O convite ser
enviado para o e-mail do usurio.
6

Incluindo documentos em seu site

Os nicos usurios que podero alterar o aspecto visual de seu site e podero incluir documentos so
os usurios definidos como Administrador (Manager). Lembre-se que voc, como criador do site, o
administrador desse site.

Para incluir um documento em um site criado por voc, clique em Go to document library no painel
do site ou no link Document Library posicionado na barra de ferramentas do site. Quando no existir
documentos no site, aparecero informaes explicativas sobre como incluir novos arquivos ou pastas
no site.
Para escolher arquivos para serem
includos no site clique em Upload files e
ser apresentada uma nova janela.
Clique no boto Select files to upload e
selecione os arquivos que deseja incluir.
Aps selecionar os arquivos, eles sero
includos em uma lista e sero enviados
para o sistema.

possvel organizar os arquivos de seu site criando diferentes pastas. Ao clicar no link Create a
folder abre-se uma janela com trs campos: Name, Title e Description, sendo que apenas o campo
nome (Name) obrigatrio.

Visualizando documentos da biblioteca (Document Library)

Recursos de visualizao permitem que voc veja um documento diretamente no sistema, sem precisar
fazer o download para seu computador. Para documentos contendo vrias pginas, recursos de
navegao permitem que voc visualize todas as pginas. So exibidos detalhes dos documentos e
possvel aos membros do site adicionar comentrios sobre o item que est sendo visualizado. Existem
diversas funcionalidades disponveis:
1. Estando na Document Library, clique na miniatura do item para apresentar uma pgina
com detalhes do item.
No lado esquerdo da pgina ser apresentado o nome do documento selecionado. Acima
voc pode ver informaes bsicas do item: pasta onde o documento est armazenado;
nome do item; verso; o usurio que modificou esse documento pela ltima vez; data e hora
da ltima modificao. Um cone indica o tipo de arquivo desse documento. Quando o item
possui um tipo de arquivo (extenso) no reconhecido, um cone genrico mostrado.

Um boto Download posicionado no lado direito do cabealho do documento permite

fazer uma cpia desse arquivo no seu computador. Acima do documento aparece trs
aes:

Favorite: adicionar este item sua lista de documentos favoritos;

Like: sinalizar que voc curtiu o documento e apresenta um contador de quantas

pessoas curtiram esse item

Comment: adicionar comentrios ao item;

Share: compartilhar o documento no por meio do envio para um e-mail, para o

Facebook, o Twitter ou para o Google+.

O lado direito da pgina exibe os detalhes do documento, assim como todas as aes que voc pode
realizar sobre ele. As informaes e aes esto agrupadas em sees que podem ser expandidos e
recolhidos para que voc veja apenas a informao que lhe interessa.
Os comentrios (Comments) sobre o documento so apresentados abaixo dele.
Quando um documento possui muitas pginas o sistema fornece um conjunto de botes que permitem
visualizar e acessar rapidamente uma determinada pgina.
Altere o tamanho como achar necessrio utilizando as ferramentas posicionadas acima do documento
Do lado direito do documento possvel expandir ou esconder as diversas sees para visualizar
informaes de seu interesse.

Document Actions apresenta uma lista de aes que podem ser realizadas no documento;

Tags apresenta uma lista de tags (marcaes) associado ao documento;

Share apresenta a URL da pgina atual. Selecione e copie este link para compartilha-la com outros
usurios por meio de uma mensagem de e-mail ou por meio de uma mensagem instantnea. Voc pode
tambm colar o link em outro site;

Properties apresenta as propriedades bsicas do item corrente;

Permissions permite voc atribuir restries de acesso especificamente para o documento;

Workflows apresenta os de fluxos que este documento ser includo. Caso queira inserir o documento
em um determinado tipo de Workflow, clique no cone Start Workflow;

Version History apresenta os detalhes das verses anteriores desse documento;

Publishing History apresenta os detalhes das verses desse documento que foram publicadas
externamente.

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Executando aes sobre os documentos (seo Document Actions)

Download
Copia o arquivo para o seu computador;
View in Browser
Apresenta o documento no Browser (Chrome, Internet Explorer, etc)
Edit Properties
Altera informaes sobre o arquivo (Metadados);
Upload New Version
Permite fazer upload de uma nova verso do documento;
Edit Offline
Realiza um download do documento e o bloqueia no sistema; S desbloqueado aps realizar a ao
Upload New Version;
Copy to...
Permite copiar o documento para outro site e/ou outra pasta;
Move to..
Move o documento para outro site e/ou outra pasta
Delete Document
Exclui o documento:
Manage Permission
Permite alterar as permisses desse documento;
Start Workflow
Inicia um workflow;
Manage Aspects
Permite configurar os campos das informaes sobre o documento (Metadados);
Change Type:

Publish
Permite enviar o documento para alguma rede social como o Flickr, Facebook, Linkedin; Twitter e
SlideShare;
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Workflow

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Glossrio
dashboard
a interface bsica de interao com o sistema Alfresco. como se fosse uma mesa de
trabalho onde a informao apresentada e organizada por meio dos dashlets.
dashlet
um conjunto de informaes agrupadas apresentado no dashboard como uma pequena janela.
Os usurios podem organizar dashlets em diferentes layouts e configurar teclas de atalho para
cada dashlet.
collaboration site
uma rea colaborativa para um projeto onde os usurios podem compartilhar documentos
utilizando o dashboard do site (site dashboard).

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