Procedimiento Operacional

Procesos de Ciclo de Pago Semanal - Personal Operario

LIM PO RH 1.0

Cdigo
Fecha
Revisin

04/05/2012
01

Pg.

1/14

Alcance

Calidad
Alimentara

KIM S&E

Seguridad Patrimonial

RD&Q

CI

Nombre
Katty Cndor
Karen La Torre
Betzabe Sosa
Angie Jaimes

Funcin

Revisado

Paola Yataco

Coordinador de RRHH 1

Aprobado

Esteban Cucalon

Gerente de RRHH - Operaciones

Autor

Seguridad

Controlador de Horas

1. Objetivo y aplicacin
Brindar lineamientos a las diferentes reas que intervienen en el ciclo de pago
semanal del personal operario, para ejecutarlo de manera eficiente sin que se
presenten inconformidades por parte de los trabajadores.
2. Alcance
Aplica el proceso de pago semanal al personal operario en planilla de Kraft Foods
Per.
3. Definiciones

CCT: Convenio Colectivo de Trabajo

Visual Asist: Sistema de control de asistencias del personal.

Horarios y turnos de trabajo: En Kraft Foods el personal operario labora en

tres turnos rotativos:
- 1er turno de 07:00 a 15:00 (maana)
- 2do turno de 15:00 a 23:00 (Tarde)
- 3er turno de 23:00 a 07:00 (Amanecida)

HN: Horas normales que se consideran dentro del turno programado.

ST: Sobretiempo, sobretasa que se le asigna al personal por trabajar fuera de

turno y estos son:

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Cdigo
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- Simple 50%: ST realizado antes o despus del turno programado en los

siguientes rangos de horas (07:00 a 15:00 o de 15:00 a 23:00) de lunes a sbado.
- Doble 100%: ST realizado los das de descanso, amanecidas y das feriados.

HB: se considera horas por bonificacin, esto para el personal que labora en 3er
turno (amanecida) y estos se clasifican en dos tipos:
- HB de 50% considerado por trabajar de lunes a sbado durante el 3er turno.
HB de 130% considerado por trabajar en turno de amanecida de domingo para
lunes o de da feriado a da laborable

PH: Pago de horas, se considera cuando hay compensacin de horas autorizadas

por el supervisor directo, en los casos que no haya completado el jornal.

FT: Fotocheck para control de las marcaciones del personal.

- FT Provisional: En caso de olvido del FT, Seguridad Fsica brindar como
prstamo por ese da un FT temporal.
- FT Nuevo: En caso de prdida o robo se le asigna al personal un FT provisional.
El costo es de $ 20.00 que se descuenta en cuatro semanas fraccionadas.

DM: Descanso mdico.

Justificacin Documentada: Solo se consideran los DM como la justificacin al

pago equivalente a las 8 HN.

Justificacin NO Documentada: se considera a los documentos presentados

por Citas Mdica, Permisos sindicales, personales; Paternidad, Lactancia, y
Compensacin de Horas.

Inconsistencias: Alerta que muestra el Visual Asist por falta y exceso de marcas
del personal, mala programacin, ST no asignados y Justificaciones no
asignadas.

Personal Destacado: Es el personal que sirve de apoyo por un tiempo

determinado en un rea diferente a la suya.

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Pg.

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- Personal Asignado: Personal que labora en un rea diferente a la suya de

manera temporal (proyectos).
- Personal de Apoyo: Personal que labora en ST los das de descanso, feriados
fuera del turno programado en su rea para soportar a otra rea diferente a la
suya.

Programador Visual: Personal encargado de realizar el cierre del ciclo pago.

- Grupo Primero: Galletera y Chocolatera.
- Grupo Segundo: Mantenimiento
- Grupo Tercero: Calidad, Almacn, Seguridad, Bodegas y RRHH Operaciones.

Nominas: rea que realiza la transferencia de los pagos del personal hacia la
cuenta bancaria segn el cierre Visual.

Comsoft: Sistema de comedores que sirve para controlar los consumos

realizados por el personal.

Reintegros: Llamamos reintegros a los reclamos realizados por el personal por

las horas no pagadas por diferentes situaciones que resultan del ciclo de pago
semanal. RRHH realiza el anlisis y con el sustento necesario se realiza el
reembolso en la siguiente semana.

Reintegro por lonche: Beneficio que corresponde por realizar ST > = a 4 horas
al iniciar de las 15:00pm y no haya consumido cena, el reembolso se realiza cada
mes.

4. Descripcin
4.1 Responsabilidades
4.1.1

Asistente de Recursos Humanos Operaciones

Ingresar al Visual los ST aprobados de produccin y
capacitacin,
las justificaciones documentadas y no
documentadas, los FT temporales, permanentes y los consumos
del comedor
Elaborar el anlisis de reclamos por horas del personal.
Elaborar el clculo del lonche quincenal.
Eliminar las inconsistencias del sistema semanalmente.
Recepcin de reclamos con boletas.

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Analizar los reclamos de los tres grupos (Primario, Secundario y

Terciario).
Efectuar el cierre de Ciclo de Pago semanal del total del personal
operario despus del cierre de cada rea y comunicar a
Nominas.

4.1.2 Programador Visual Grupo Primero

Conformado por las reas de: Galletera y Chocolatera.

Realiza la importacin de horarios al visual segn la rotacin del
personal.
Verificar en el Visual Asist que las horas de ST y PH registradas
en los formatos coincidan con las marcas del personal.
Revisar las inconsistencias del Visual Asist y buscar sustento
(vigilancia) para la creacin de marcas, elaborar el resumen de
las marcas a crear y borrar en forma digital.
Elaborar el resumen de las justificaciones No Documentadas del
personal del rea digitalmente.
Supervisar que los formatos se encuentren firmados por el
controlador del rea.

4.1.3 Programador Visual Grupo Segundo

Conformado por el rea de Mantenimiento.

Asignar los Horarios en Visual Asist segn rotacin del personal.
Elaboracin de los formatos de ST y PH previa revisin de la
marcas de asistencia en Visual Asist.
Supervisar que los formatos se encuentren correctamente
firmados por el personal y aprobados por el Supervisor del rea.
Revisar las Inconsistencias del Visual Asist y buscar sustento
para la creacin de marcas, elaborar el resumen de las marcas a
crear y borrar en forma digital.
Ingresar al Visual Asist los ST, PH y justificaciones del personal
del rea y personal destacado.

4.1.4 Programador Visual Grupo Tercero

Conformado por las reas de: calidad, almacn, seguridad,
bodegas y RRHH.
Asignar los Horarios en Visual Asist segn la rotacin del
personal.
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Elaboracin de los formatos de ST y PH previa revisin de la

marcas de asistencia en Visual Asist.
Supervisar que los formatos se encuentren correctamente
firmados por el personal y aprobados por el Gerente del rea.
Revisar las Inconsistencias del Visual Asist y buscar sustento de
la creacin de marcas, elaborar el resumen de las marcas a
crear y borrar en forma digital para envirselo a RRHH.
Justificaciones del personal del rea.
Ingresar al Visual Asist los ST, PH y justificacin del personal del
rea.

4.1.5 Supervisor de Produccin

Personal que realiza el programa del personal

Coordinar con facilitador de Seccin el Programa de Personal
las veces que se requiera.
Coordinar con el personal del turno, su ST y PH.
Realizar los Formatos de ST y PH de horas del personal.
Supervisar que los formatos se encuentren correctamente
firmados por el personal del rea.
Entregar los formatos de ST y PH al programador visual.

4.1.6 Supervisor de rea ( Grupo Secundario y Terciario)

Solicitar al Supervisor de Produccin, el personal destacado

cuando lo requiere.
Comunicar al Programador de Visual Grupo Segundo; los ST y
PH del personal destacado para la revisin de sus horas a pagar.

4.1.7 Coordinador de Recursos Humanos

Coordinar la firma de los registros de asistencia a eventos de

capacitacin.
Realizar auditoras semanales de la informacin ingresada al
Visual Asist

4.1.8 Asistenta Social

Revisa reporte de los Descansos Mdicos del personal para la

importacin en Visual.

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Enviara reporte consolidado a RRHH todos los lunes a las

11:30am.

4.1.9 Coordinador de Seguridad Fsica.

Coordinar la elaboracin de registro de FT.

Coordinar reportes de marcacin del personal segn el sistema
de vigilancia diariamente.
Apoyo en la bsqueda de sustentos para la creacin de marcas
(Cmara de Video).

4.1.10 Coordinador de Nominas

Recepcin del correo con la confirmacin que ya termino el

cierre de ciclo de pago semanal operario de la semana, siendo
esto enviado por el Asistente de RRHH.

5. Disposiciones Especficas

5.1 Horrio ( programacin del personal )

- Horarios ms usados:

CODIGO

TURNO

1ER TURNO

2DO TURNO (15:00 a 23:00)

3ER TURNO

VAC

VACACIONES

DM

DESCANSO MDICO

99

NO PROGRAMADO

FERIADOS

DA DE DESCANSO

(23:00 a 07:00)

Si el personal cuenta con vacaciones aprobadas, se deber asignar en

Visual Asist con el horario VAC (Horario especial para vacaciones).
Si el personal se encuentra en Descanso Mdico se le deber asignar en
Visual Asist con el horario DM (Horario especial de descanso mdico).Para
los casos que tengan 7 DM en la misma semana se asignara el horario de la
siguiente manera:
SEMANA X
LUNES
MARTES
DM
DM

(07:00 a 15:00)

MIERCOLES
DM

JUEVES
DM

VIERNES
DM

SABADO
DM

DOMINGO
X

Los Pagos de horas (PH) debern ser compensados dentro de la semana.

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-

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Est prohibido el ingreso del personal que se encuentra de vacaciones. Sin

previa autorizacin del Gerente del rea o RRHH (Podr hacer diligencias,
etc. Pero est prohibido laborar en vacaciones, sea el caso que sea).
El personal que falta a laborar deber comunicar al Ingeniero de produccin
dentro de las primeras 2 horas de su ausencia. En caso de ausentismo
injustificado el personal ser amonestado por su Jefe Directo y adjuntado al
file personal.
Para casos especiales como los feriados RRHH enviara lineamientos de
horarios en coordinacin con los gerentes de planta.
Para el personal que labora en inicio de produccin estando en el tercer
turno, como en el caso del rea de Galletera se deber considerar los
siguientes modelos de programacin :
SEMANA NORMAL

DOMINGO
3

SEMANA X
LUNES
MARTES
MIERCOLES
JUEVES
3
3
3
3
Calculo de pago en la boleta sin ST
48 HN
40 HB 50%
8 HB 130% es abonado en la boleta de la semana anterior

VIERNES
3

SABADO
X

DOMINGO
X

JUEVES

VIERNES

SABADO

DOMINGO

JUEVES

VIERNES

SABADO

DOMINGO

VIERNES

SABADO

DOMINGO

VIERNES

SABADO

DOMINGO

PARA CASOS DE FERIADOS

SEMANA 2
DOMINGO
FERIADO
X

LUNES

MARTES

MIERCOLES

3
3
3
Calculo de pago en la boleta sin ST
48 HN
40HN 50%
SEMANA 3

DOMINGO
3

LUNES
FERIADO

MARTES

MIERCOLES

X
3
3
3
Calculo de pago en la boleta sin ST
48 HN
32 HB 50%
8 HB 130% es abonado en la boleta de la semana anterior
SEMANA 4
MARTES
FERIADO

DOMINGO

LUNES

3
X
3
3
Calculo de pago en la boleta sin ST
48 HN
32 HB 50%
8 HB 130% es abonado en la boleta de la semana anterior

MIERCOLES

JUEVES

SEMANA 5
MARTES

MIERCOLES
FERIADO

DOMINGO

LUNES

JUEVES

3
3
X
3
Calculo de pago en la boleta sin ST
48 HN
32 HB 50%
8 HB 130% es abonado en la boleta de la semana anterior
SEMANA 6

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MARTES

MIERCOLES

JUEVES
FERIADO

DOMINGO

LUNES

3
3
3
X
Calculo de pago en la boleta sin ST
48 HN
32 HB 50%
8 HB 130% es abonado en la boleta de la semana anterior

LIM PO RH 1.0
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VIERNES

SABADO

DOMINGO

JUEVES
FERIADO

SABADO

DOMINGO

VIERNES

SABADO
FERIADO

DOMINGO

VIERNES

SABADO

DOMINGO
FERIADO

SEMANA 7
DOMINGO

LUNES

MARTES

MIERCOLES

JUEVES

3
3
3
3
Calculo de pago en la boleta sin ST
48 HN
32 HB 50%
8 HB 130% es abonado en la boleta de la semana anterior
SEMANA 8

DOMINGO

LUNES

MARTES

MIERCOLES

JUEVES

3
3
3
3
Calculo de pago en la boleta sin ST
48 HN
40 HB 50%
8 HB 130% es abonado en la boleta de la semana anterior
SEMANA 9

DOMINGO

LUNES

MARTES

MIERCOLES

JUEVES

3
3
3
3
Calculo de pago en la boleta sin ST
48 HN
40 HB 50%
8 HB 130% es abonado en la boleta de la semana anterior

5.2 Sobre tiempos

-

Todos los ST ingresados al sistema debern contener el motivo del mismo.

Solo se ingresarn los ST por capacitacin que cuenten con la firma del
personal e Instructor.
Personal que est de vacaciones no puede asistir a laborar ni asistir a
eventos como capacitacin.
Para asignar ST el trabajador deber cumplir 48 horas semanales o 8 horas
diarias en su jornada laboral.
Personal en ST deber firmar el formato de ST antes de iniciar labores y al
concluirlas y se contabilizaran como ST las horas pactadas, si el trabajador
se retira antes se le abonar nicamente las horas y minutos trabajados.
(Principio Horas Trabajadas).

5.3 Justificaciones Documentadas (Descansos mdicos)

-

Plazo para la entrega de DM (dentro de las 48 Horas).

Si el trabajador labora en DM prevalece lo siguiente:
a.- Si termin su turno y presenta DM, prevalece las 8 HN.
b.- Si labor 8 HN + 4 ST y presenta DM, prevalece las horas trabajadas,
incluido el ST.

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Si el personal cuenta con 7 das de DM, la programacin se realizar por 6

das de lunes a sbado en Horas Normales, considerando el domingo como
da de descanso segn el cuadro adjunto:
SEMANA X
LUNES
MARTES
DM
DM

MIERCOLES
DM

JUEVES
DM

VIERNES
DM

SABADO
DM

DOMINGO
X

5.4 Justificaciones no Documentadas (citas mdicas, permisos sindicales y

otros)
-

Las citas mdicas (Essalud o Particulares) corresponde hasta 4 horas de

justificacin segn CCT.
El personal debe comunicar con un da de anticipacin al Ingeniero de
Produccin o Supervisor Directo y al servicio mdico sobre la cita mdica.
Los permisos con goce de haber debern ser comunicados a Recursos
Humanos para ser considerados en visual con el cdigo PSD (Permiso sin
Descuento).
Los permisos sin goce de haber debern ser aprobados por el Ingeniero de
Produccin o Supervisor Directo. En visual se deber registrar con el cdigo
NPROG (No programado) en relacin a su horario programado. As el
sistema le considerara el permiso justificado sin pago.
Las justificaciones por permisos sindicales:
a.- El sindicato presenta permiso sindical al Gerente de rea 24 horas
antes del permiso con la firma del documento.
b.- El sindicato entregara el documento al programador Visual y RRHH.
c.- RRHH, realiza el seguimiento del pago por dicho permiso autorizado.

5.5 Inconsistencias (por marcas y otros)

-

Todas las reas debern almacenar en forma fsica los reportes de

inconsistencias semanales.
En casos que el sistema de vigilancia no se encuentre operativo, la creacin
de marcas se realizar de manera estndar:
a.- Si no existe la marca se proceder a crearla segn la programacin
del personal llamada as marcas estndar.
b.- Las marcas estndar debern ser revisadas por el Programador
Visual, la semana siguiente con las marcas reales solicitadas a
vigilancia.
c.- La semana siguiente se realizar los reintegros o descuentos
correspondientes segn corresponda.

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5.6 Reintegros por horas

-

Los reintegros se atendern segn el horario de la entrega de boletas al

personal.

Para el caso que el personal reclame horas trabajadas y estas contengan

registros de marcas en el sistema visual, sistema de vigilancia, dicho
reclamo proceder si el Ingeniero de rea y coordinador del rea confirman
su asistencia por medio de un correo a RRHH.

5.7 Cierres adelantados

-

En cierre adelantado, todos los periodos de entrega de informacin se

ingresarn los das lunes.

6. Procedimiento
6.1 RRHH: Se encarga de transferir las marcaciones de los marcadores de asistencia
hacia el sistema Visual todos los das, cerrando la semana los lunes a las 09:00 am.
6.2 RRHH: Ingresa a visual todos los das los FT provisionales y permanentes que
vigilancia reporta, cerrando la semana los lunes a las 10:00 am.

Ingresar Fotochecks
Usuario-VAsist.ppt

6.3 RRHH: Ingresa a visual los DM previa revisin de la Asistenta social, todos los
lunes hasta las 12:00 pm.

Ingresar Descansos
Mdicos Usuario-VAsist.ppt

6.4 Programador de Visual: Revisar horarios para ingresar al Visual segn al grupo
que corresponda.
-

Grupo Primero: Analizar los horarios segn asistencia con la confirmacin

del programador del rea para luego importarlos a visual.
Grupo Segundo: Deber recibir informacin del encargado del rea para
luego importarlos a visual.
Grupo Tercero: Importa o crea los horarios en visual de acuerdo a sus
programaciones con su personal a cargo.

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* Los horarios debern ser cargados todos los lunes hasta las 13:00 pm, en los
tres casos.
6.5 Programador de Visual: Generar reportes de consolidados segn al grupo que
corresponda:
-

Grupo Primero: Revisa los ST del personal en su rea para entregar el

consolidado( ST, Justificaciones, Inconsistencias) a RR.HH. Operaciones
Grupo Segundo: Deber asignar horarios, ST directamente a Visual y
enviar reporte consolidado de inconsistencias por
creaciones de
marcaciones del personal a RR.HH. Operaciones.
Grupo Tercero: Deber asignar horarios, ST directamente a Visual y enviar
reporte consolidado de inconsistencias por creaciones de marcaciones del
personal a RR.HH. Operaciones. Esto todos los lunes hasta las 02:00 pm.

6.6 RRHH: Ingresa los sobretiempos, ST por capacitacin y justificacin al Visual y

confirmar su ingreso mediante un correo a los Programadores Visual todos los lunes
hasta las 3:00 pm.

Ingresar Horarios
Usuario-VAsist.ppt

6.7 Programadores de Visual: Procesa en visual todos los datos ingresados

anteriormente, para generar reporte de inconsistencias que arroja el sistema visual.
Para los casos de faltas por marcas del personal se deber encontrar sustentos con
vigilancia.
-

Grupo Primero: Consolidar inconsistencias por marcas, ST, Justificaciones

no documentadas para envirselo a RR.HH operaciones.
Grupo Segundo: Consolidar inconsistencias por marcas para enviar
RR.HH operaciones.
Grupo Tercero: Consolidar inconsistencias por marcas para enviar RR.HH
operaciones, todos los lunes hasta las 03:00 pm.

6.8 RRHH: Recibida la informacin, deber registrar en visual previa revisin a los
sustentos para luego comunicar al programador visual va correo el proceso de dicha
informacin.

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6.9 Programador de Visual: realiza el proceso y enva consolidado de nuevas

inconsistencias a RRHH segn corresponda cada grupo. Esto hasta las 05:00 pm
todos los lunes.
6.10 RR.HH: Ingresa el consolidado de inconsistencias segn sustentos e indica el
proceso. Esto hasta las 06:00 pm todos los lunes.
6.11 Programador de Visual: Procesa el cierre final de su grupo y confirma mediante
un correo que no existe inconsistencias en su grupo. Esto hasta las 10:00 am todos
los martes.
6.12 RR.HH: Procesar informacin de todos los grupos, esperando el resultado de
cero inconsistencias. Esto hasta las 11:00 am todos los martes.

Procesar Ciclo de
Pago semana.pptx

6.13 RR.HH: Enva correo de cero inconsistencias a Nominas con la Verificacin de

los siguientes datos:

Revisa que los consumos por comedor del personal se encuentren ingresados
en el sistema Comsof, realizados por contingencia y fotocheck maestro.

Elabora el consolidado del Reintegro por Lonche con la informacin de

Comsoft y Visual.
Analiza los reintegros realizados por los reclamos del personal segn los
sustentos a reintegrar. Todo lo sealado antes deber ser realizado, todos los
martes hasta las 02:00 pm.

7.

Registros relacionados
7.1 LIM RE RH 1 : Formato de ST

LIM RE RH 1.0
Formato de ST.xlsx

7.2 LIM RE RH 2: Formato de PH

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01

Pg.

13/14

LIM RE RH 2.0
Formato de PH .xlsx.xls
7.3

LIM RE RH 3 : Formato de FT

LIM RE RH 3 .0
Formato de FT.xls

7.4

LIM RE RH 4 : Formato de Justificaciones (documentadas y no

documentadas)

LIM RE RH 4.0
Formato de J ustificaciones .xlsx.xls

7.5 LIM RE RH 5 : Formato de creacin y eliminacin de marcas

LIM RE RH 5.0
Formato de Creacion y Eliminacin de Marcas .xlsx.xls

7.6 LIM RE RH 6 : Formato para importar DM

LIM RE RH 6.0
Formato de Importacin de DM .xlsx.xls

7.7 LIM RE RH 7 : Registro de Asistencias a Capacitacin

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Fecha
Revisin
Pg.

LIM PO RH 1.0
04/05/2012
01
14/14

LIM RE QP 6.2-02-5
Registro de Asistencia a Eventos de Capacitacin.xls

8.

Histrico de revisiones

Fecha
25/05/2011
25/05/2011
25/05/2011
25/05/2011

Rev.
00
00
00
00

Autor
Katty Cndor
Karen La Torre
Betzabe Sosa
Angie Jaimes

Descripcin
Emisin Inicial.
Emisin Inicial.
Emisin Inicial.
Emisin Inicial.

9. Anexo VIII : Flujo Grama

Flujo grama de ciclo

de pago.xls

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