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Resumen MS Project 2010

PROYECTO
Un proyecto es un esfuerzo temporal necesario para la creacin de un producto
nico.
Esfuerzo: Conjunto de recursos tanto humanos como materiales necesarios.
Temporal: Existe una limitacin en el tiempo. Existe una fecha de inicio y una
fecha de finalizacin.
Producto nico: El objetivo de un proyecto es crear un producto nico,
diferente, especialmente dirigido aun mercado, a una poblacin, a una
clientela.
Los Recursos Utilizados para realizar un proyecto son:

Personales o humanos: Personas fsicas se pueden definir por sus


nombres y las profesiones que los representan.
Materiales: Elementos que se consumen (cemento, cables, hierro),
equipamientos (Palas excavadoras, taller) y recursos econmicos
(Dinero).
Costo: Gastos de comida, gastos de representacin, etc.

La temporalidad del proyecto viene dada porque este est delimitado por una
fecha de inicio y una fecha de fin, mientras se enlazan todas las tareas que
deben llevarse a cabo. Tambin se puede calcular retrospectivamente la fecha
de inicio conociendo la fecha en la cual debe entregarse el proyecto.
La concatenacin de tareas en el tiempo forma el proyecto y en diversos
puntos de tiempo se pueden establecer puntos de control denominados hitos o
tareas de duracin cero. MS Project permite relacionar diversas tareas con los
recursos correspondientes para completar cada una de estas.

TRINGULO DEL PROYECTO


El administrador del proyecto debe realizar un balance en las delimitaciones
del mbito, el coste y el tiempo del proyecto.
mbito: Lo que abarca el proyecto o alcances.
Coste: Presupuesto econmico.
Tiempo: Fecha de comienzo y fin previstos.
El tringulo sera formado por los tres lados del proyecto.

El tringulo tendra por lados cada una de estas caractersticas del proyecto,
con lo cual si una de ellas cambiase las otras tambin deben modificarse para
mantener constante el rea del mismo.

PASOS PARA LLEVAR A CABO UN PROYECTO


Todo proyecto debe tener una planificacin que es el paso vital para que el
proyecto se desarrolle bien. Los pasos iniciales son:
1. Definir la lista de tareas e hitos.
Son las actividades que se van a desarrollar en el tiempo en una fecha inicio-fin
y los hitos para llevar el control del proyecto en cualquier punto de este.

2. Estimar la duracin de cada tarea.


Cunto durar cada tarea, es decir, su fecha de comienzo y terminacin pero
sobretodo su duracin en el tiempo.
3. Determinar las relaciones o vnculos entre las tareas.
Vincular las tareas, es decir, determinar los tiempos en que se inicia una tarea
ya sea que haya terminado una anterior o en un momento determinado o si la
actividad puede empezar en cualquier momento si no est ligada a ninguna
otra.
4. Construir la estructura de descomposicin de trabajo (WBS o EDT).
Esquematizar o desgranar las tareas en subtareas y esquematizar el proyecto
en fases.
5. Evaluacin de los recursos del proyecto.
Determinar cules elementos, materias primas o personas que se deben tener
para llevar a cabo las tareas.
6. Asignacin de recursos de tareas.
Asignar los recursos relacionados a cada tarea.
7. Optimizar la estructura.
ESTIMAR LA DURACIN DE LAS TAREAS
La estimacin de la duracin de las tareas se puede hacer por los siguientes
mtodos:
La Historia: Consiste en establecer una consultora para documentarse sobre
similares proyectos realizados con anterioridad y recoger datos histricos.
La Participacin: Consiste en contar con personas que tengan experiencia en
proyectos idnticos aunque sean bajo otras circunstancias.
La Intuicin: Contar con personas que hayan realizado un proyecto con
similares caractersticas y por tanto pueden deducir e intuir bajo esa
experiencia.
La Indeterminacin: Hacer una estimacin, a veces no basada en nada
concreto en situaciones de primera vez.
Se deben tener en cuenta las demoras, es decir, hay tareas que pueden
demorarse sin afectar a otras tareas y sus fechas. Pero hay demoras que si
alteran las fechas del proyecto y son crticas.

DETERMINAR LAS RELACIONES O VNCULOS ENTRE LAS TAREAS

Tareas: Las tareas se suceden a lo largo de la vida del proyecto y todas


las tareas tienen una que se realiza antes de esta y se llama Tarea
Predecesora y la que se ejecuta despus se llama Tarea Sucesora.

Los vnculos se definen como:

FC o de Fin a Comienzo: Una tarea no puede comenzar hasta que no


acabe otra. (La anterior o predecesora).

Ejemplo: Una obra de construccin, el vertido de hormign no puede comenzar


hasta que no haya concluido la tarea de encofrado.

CC o Comienzo a Comienzo: Una tarea no puede comenzar hasta que no


comience otra.

Ejemplo: Cuando comienza la tarea de contratacin del personal, comienza la


tarea de formacin y preparacin para esos empleados.

FF o Fin a Fin: Una tarea no puede finalizar hasta que no finalice otra.

Ejemplo: Hasta que no finalice la obra de jardinera de una urbanizacin, no


finalizan los alquileres de las herramientas e instrumentales.

CF o Fin a Comienzo: Una tarea no puede finalizar hasta que no


comience otra.

Ejemplo: EL seguimiento de la satisfaccin de los clientes en un proyecto de


homologacin para la calidad segn normas ISO no termina hasta que no
comience y tenga lugar la Auditora por AENOR.

Esta es la vista inicial que nos muestra el Project 2010:

En la siguiente figura, se muestra la ventana principal de Project 2010


identificando cada una de las aplicaciones existentes:

Tarea: El men tarea se divide en 8 grupos:

Ver
Porta papeles
Programacin
Tareas
Insertar
Propiedades
Edicin

Recurso: El men recurso se divide en se divide en 5 grupo

Ver
Asignacin
Insertar
Propiedades
Redistribucin

Proyectos: El men proyectos se divide en 6 grupos:

Insertar
Propiedades
Programacin
Estado
Informes
Revisin

Vistas: El men vistas se divide en 7 grupos:

Vista por tareas


Vista por recursos
Datos
Zoom
Vista de dos paneles
Ventana
Macros

Formato: El men formato se divide en 5 grupos:

Formato
Columnas
Estilo de Barra
Mostrar u ocultar
Dibujos

Configuracin inicial del proyecto:


a) Ingresar al men archivo
b) Luego, abrir la pestaa informaciones
c) Clic sobre informacin de proyectos
d) Clic sobre propiedades avanzadas

Una vez configurado la pestaa Mostrar, continuamos con la tercera pestaa


que es programacin hacemos clic sobre ella y se desplaza el siguiente
cuadro:

Definir fecha de Inicio del proyecto


Para definir la fecha de inicio del proyecto se debe ingresar en el men
Proyectos. Aqu se programa la fecha de inicio del proyecto, para ello hay que
hacer clic sobre la opcin Informacin del proyecto, tal como se observa en la
figura siguiente:

Para predeterminar el calendario a utilizar, se puede elegir la que se adapte


mejor al proyecto, lo ms usual y recomendado es usar el calendario estndar.

Crear tareas
Crear tareas en el Microsoft Project 2010 es muy sencillo, simplemente se debe
escribir el nombre de la tarea en la columna nombre de tareas dentro de la
hoja de clculo (ver siguiente figura).

Organizar tareas
a) Seleccionar todas las tareas de nivel inferior (Sub tareas).
b) Aplicar sangra a todas las tereas seleccionadas, ubicada en el men tareas
(ver figura siguiente).

c) Hacer clic sobre la flecha aplicar sangra

d) Hacer la misma operacin para todas la sub tareas que tenga el proyecto.

Definir la duracin de las tareas


Al igual que en la creacin de tareas, para introducir la duracin de las tareas
se debe digitar manualmente el numero respectivo de la duracin de cada una
de las tareas dentro de la hoja de clculo en la columna Duracin (ver figura
siguiente).

Vincular tareas

Primera:
a) Ingresar al men Tareas.
b) Seleccionar con el mouse las dos tareas a vincular, es decir, la tarea
predecesora y luego la tarea sucesora.
c) Hacer clic sobre la herramienta vincular tareas (ver figura siguiente).

d) En el rea del diagrama vera que se traza una lnea de vinculacin entre las
tareas seleccionadas. Por defecto el Project establece el tipo de vinculacin Fin
Comienzo. Para cambiar este tipo de vinculacin se debe hacer doble clic
sobre la lnea de vinculacin y luego seleccionar el requerido (ver figuras
siguientes).

Segunda:
a) Ingresar al men Tarea.
b) Seleccionar con el mouse la tarea sucesora a vincular.
c) Hacer clic sobre la herramienta informacin de la tarea (ver figura
siguiente).

d) Dentro del cuadro de dialogo informacin de la tarea ingresar a la pestaa


Predecesora.
e) Luego, dentro del cuadro informacin de tarea, en la columna nombre de
tarea elegir la tarea predecesora.

Tercera:
Dentro de la hoja de clculo en la columna Predecesora digitar las tareas
predecesoras y el tipo de vinculacin a cada una de las tareas sucesoras. Vera
usted, que dentro del diagrama automticamente se traza la lnea de
vinculacin definida (ver figura siguiente).

Crear Hitos:
a) Ingresar al men Tareas.
b) Seleccionar la tarea que se desee marcar como hito
c) Clic sobre la herramienta informacin de tarea

d) Luego, se desplaza el siguiente cuadro de dialogo

e) Ingresar en la opcin avanzado


f) Luego, habilitar la opcin marcar la tarea como hito

g) Finalmente clic en aceptar para guardar todos los cambios.

Crear recursos en el MS PROJECT


Primeramente debemos ingresar al men Recursos y luego desplazar la
herramienta organizador de equipos. Como se observa en la figura siguiente,
se desplaza una ventana con diferentes opciones, en este caso, hacer clic
sobre la opcin hoja de recurso y luego se visualiza la siguiente ventana:

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