Manual de Excel - Principiante

Poner en marcha el Programa
Para poner en marcha el programa lo abrimos. Existen varias formas, por ejemplo
partiendo del botn "Inicio" de la esquina inferior izquierda.
Pulsamos el botn "Inicio" en la esquina inferior izquierda.
Y subiendo pulsamos "Programas"
Seleccionamos el programa Excel
Nos aparece la pantalla del programa
La pantalla nos muestra una serie de barras de men y una zona cuadriculada con
numerosas casillas.
IMPORTANTE: La pantalla del programa puede mostrar distinto aspecto dependiendo

de las barras de men que se encuentren activadas. Si durante este curso hablamos de
una barra de men que no puede ver, tiene que ir precisamente a la instruccin "Ver"
de la barra superior y pulsar "Barras de herramientas"
Pulsar "Ver" en la barra superior. En la imagen vemos que estn marcadas

Estndar y Formato. Por tanto las barras que aparecen en pantalla son las
dos marcadas.
Para aadir una barra a la pantalla la marcamos. Por ejemplo cuando

queramos dibujar o incorporar figuras geomtricas, marcamos Dibujo.
Y nos aparece una nueva barra con las instrucciones para dibujar.
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Diferentes partes de la pantalla
Oir Lecc.
Veamos ahora las diferentes partes de la pantalla comenzando por la parte superior.
La Barra de Ttulo. La barra azul de arriba muestra el nombre del

programa y el nombre del fichero. Como no hemos dado nombre todava al
fichero pone Libro 1, si el fichero tiene nombre pondr el nombre que le
hemos dado. A la derecha se encuentran los botones tpicos de Windows
para reducir la imagen y para cerrar.
La siguiente es la Barra de men, desde la que aparecen los men con

todas las rdenes fundamentales.
A continuacin, La Barra Estndar nos permite realizar rpidamente

algunas de las operaciones ms comunes como abrir y guardar ficheros,
imprimirlos o copiar y pegar lo copiado en otro lado.
La Barra de Formato. La Barra de formato puede aparecer a continuacin

de la Barra estndar o en una fila independiente.
Para cambiar entre una y otra alternativa:
Nos situamos sobre una Barra y pulsamos el botn DERECHO del ratn.
Pulsamos Personalizar.
Y en la pestaa Opciones, pulsamos sobre el recuadro de confirmacin de

"Las Barras Formato y Estndar comparten una fila"

La Barra de Frmulas y la Hoja de trabajo
Oir Lecc.
La Barra de Frmulas. La siguiente barra muestra la celda activa en este

caso la A1 y la zona para escribir o insertar frmulas en la celda activa.
Podemos cambiar de celda activa pulsando sobre el primer recuadro de esta barra y
sustituyendo el A1 por la celda a la que nos queremos cambiar.
Por ejemplo sustituimos la celda activa A1 por la B3. Borramos A1,

ponemos B3 y pulsamos "Enter" en el teclado.
La celda activa se muestra recuadrada en negrilla.

Lo que escribimos detrs del signo igual " =" se muestra en la celda
activa.
Escribimos por ejemplo "Presupuesto"
LA HOJA DE TRABAJO
El gran rea formada por cuadrculas constituye la hoja de trabajo de la hoja de
clculo.
LAS COLUMNAS
En nuestra pantalla a continuacin tenemos las columnas designadas por letras.
En la siguiente imagen las columnas A, B, C, D, E, F y G
La hoja de clculo es mucho ms grande de lo que aparece en pantalla. Si nos

desplazamos a la derecha hasta el final llegamos en nuestra hoja de clculo hasta las
columnas IQ, IR, IS, IT, IU y IV. Podemos desplazarnos por la hoja de clculo utilizando
las flechas del teclado.
LAS FILAS
Las filas se nombran mediante nmeros. En la imagen las filas 1, 2, 3, 4,

5, 5 y 7
LAS CELDAS
Las celdas se nombran por su columna y por el nmero de su fila
En la imagen las celdas nombradas por su columna y el nmero de lnea.

La celda activa es la celda 3 de la columna B que se designa B3. Escribimos
primero la columna y despus la fila.

Escribir en la Hoja de trabajo
Oir Lecc.
Vamos a escribir en la casilla B2 "Presupuesto Anual" y en la C2 "Total Ventas".
Pulsamos con el botn izquierdo del ratn sobre la celda en la que

deseamos escribir.
Podemos escribir directamente en la celda. por ejemplo "Presupuesto Anual
Nos situamos en la C2 y escribimos "Total Ventas"
Hemos escrito "Presupuesto Anual" pero solo se ve "Presupuesto". La

palabra "Anual" est oculta por la siguiente columna.
Podemos hacer que se vea "Presupuesto Anual" ampliando la columna.
Nos situamos con el cursor en la barra donde estn las letras que designan
las columnas, entre las dos columnas. Vase la crucecita en la figura.
Y manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn nos desplazamos.
Cambiar el tamao de visualizacin de las filas
Oir Lecc.
Podemos cambiar el tamao de visualizacin de las filas de igual modo.

Nos situamos en la barra que muestra los nmeros de las filas en la lnea
que queremos mover.
Y manteniendo pulsado el ratn movemos la lnea
Podemos cambiar la visualizacin de toda la Hoja de Trabajo mediante el

comando Zoom, de la Barra Estndar.
Si seleccionamos un nmero ms pequeo la pantalla mostrar un mayor

nmero de celdas de menor tamao.
Las Hojas
Oir Lecc.
La hoja de trabajo se compone de 256 columnas y varios miles de filas.
Para movernos por las distintas filas de la hoja de trabajo utilizando la

barra de desplazamiento que se encuentra en el lateral derecho de la
pantalla.
Y cambiar las columnas que se muestran en pantalla mediante la barra de

desplazamiento inferior
Otra opcin para desplazarnos y cambiar las celdas que se muestran en

pantalla es utilizar las flechas del teclado, para movernos arriba, abajo,
derecha e izquierda.
Otra alternativa para movernos es:
o Pulsar en el teclado "Enter" para bajar una fila.
o Pulsar en el teclado el "Tabulador" (una tecla de la esquina
izquierda con flechas), para avanzar una columna.
HOJAS
En la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas
hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos
realizar por ejemplo en cada hoja un presupuesto y posteriormente integrarlos.
Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos,
presupuestos o apartados analizados. Activamos por ejemplo la "Hoja nmero 2"
Y la barra inferior que nos facilita el movernos por la Hoja del Clculo.
Seleccionar Filas y Columnas
Oir Lecc.
Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy til para realizar de forma conjunta
operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo formato a un
gran grupo de celdas es mucho ms rpido marcar el grupo y aplicar a todas a la vez
el nuevo formato.
Para seleccionar una fila pulsamos sobre el nmero que designa la fila. Y si
queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado el botn y nos
desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas 4,5 y 6.
SELECCIONAR COLUMNAS
Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la

columna donde se encuentran las letras que designan las columnas y
pulsamos el botn izquierdo del ratn.
Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el botn del

ratn y nos desplazamos a las siguientes columnas.

Seleccionar Bloques de celdas
Escoger un conjunto de celdas
Oir Lecc.
Podemos fcilmente seleccionar un rectngulo de celdas pulsando sobre la

celda situada en una esquina y manteniendo pulsado el ratn nos
movemos hacia la esquina opuesta.
Otra forma de hacerlo es marcar la primera celda y manteniendo pulsada
la tecla de maysculas del teclado movernos a la ltima.
Seleccionamos por ejemplo desde la celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la B3 y nos
movemos a la D5.
Qu hacer para seleccionar un conjunto de celdas salteadas?.

Por ejemplo queremos marcar las celdas B3,B4,B5 y las D3 y D4
1. Nos movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el botn izquierdo
del ratn.
2. Mantenemos pulsada la tecla "Ctrl" (la tecla Control se encuentra en la
esquina inferior izquierda del teclado)pero soltamos el botn del ratn y
nos movemos a D3
3. Nos movemos desde D3 a D4 manteniendo pulsado el botn izquierdo
del ratn.
SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS

Puede ser til seleccionar todas las celdas. Por ejemplo cuando queremos dar un
mismo formato a todas las celdas
Pulsamos sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Arriba

del "1" que designa la primera columna.
Introducir datos y cambiarlos en la Hoja de Trabajo
Oir Lecc.
En la hoja de clculo podemos introducir texto, nmeros y funciones.

Nos situamos marcando con el ratn por ejemplo en la celda A2 y
escribimos PRESUPUESTO ANUAL.
Al introducir datos en una celta aparece en la Barra el smbolo X que nos
permite cancelar o eliminar lo que acabamos de introducir si nos hemos
equivocado o arrepentido.
Y aparece el smbolo para confirmar o introducir la informacin. Otra forma

de confirmar es simplemente pulsando Enter en nuestro teclado.
REALIZAR CORRECCIONES
Para cambiar el contenido de una celda que ya he confirmado:
Pulso sobre la celda que quiero cambiar. El programa muestra el contenido

en la parte superior.
Hago clic sobre la parte de la Barra que muestra el contenido de la celda.
Y pulsando en la tecla "Supr" borro el contenido o pulso en la tecla de
retroceso que se encuentra encima de Enter en el teclado para realizar
modificaciones.
Por ejemplo he escrito PRESUPUESTO ANUAL pero descubro que tenia que poner
PRESUPUESTO MENSUAL

Dar formato a los datos introducidos
Tenemos que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el
formato. Anteriormente vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo hemos
introducido los datos de nuestro presupuesto mensual y marcamos las
celdas a las que deseamos dar formato.
Vamos a realizar un ejemplo en el que:

A) Pondremos una Lnea de Contorno a nuestro presupuesto.
B) Cambiaremos el tipo de letra a Verdana y aumentaremos el tamao de las
letras.
C) Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.
D) En azul las letras correspondientes a los conceptos de gasto.
E) Y el fondo de las celdas con nmeros lo pondremos de color verde claro
Podemos utilizar el men Formato de la Barra superior o Barra men.
Tambin podemos acceder directamente a las funciones de formato ms

utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de Formato. Hemos
pulsado en el botn de flecha "Mas botones" para que se visualicen el
resto de opciones.
Si no aparece en su pantalla la Barra de Formato la activamos con el comandoVer de

la Barra de Men
Ejemplo de Formato
Oir Lecc.
A) Vamos a poner una lnea de contorno, es decir un recuadro alrededor de varias

celdas.
Pulsamos sobre Formato y Celdas una vez que tenemos seleccionadas las
celdas sobre las que queremos aplicar el formato.
Y aparece el formulario Formato de celdas.
En nuestro ejemplo en Lnea hemos seleccionado una gruesa.
Pulsamos sobre Contorno
Y Pulsamos Aceptar
Y nuestro presupuesto nos queda recuadrado.

B) Vamos a cambiar el tipo de letra a Verdana y aumentar a 16 el tamao de las
letras..
Seleccionamos las celdas
En la Barra de Formato pulsamos sobre el botn que muestra un

tringulo para cambiar el tipo de letra. Y seleccionamos por ejemplo
Verdana.
Y aumentamos el tamao de las letras a 16, pulsando sobre el siguiente

botn y seleccionado 16
C) Poner "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.
Seleccionamos la celda que queremos poner en negrita.

Y pulsamos la N de la Barra de Formato
D) Vamos en nuestro ejemplo a poner de color azul las letras correspondientes a los
conceptos de gastos.
Seleccionamos desde la celda donde pusimos Casa a la celda Ropa.

Si nuestra pantalla no muestra el botn Color de Fuente,pulsamos sobre
el botn Mas Botones que se encuentra al final de la Barra de
Formato. Y pulsamos sobre el botn Color de fuente.
Marcamos el color deseado.
E) Poner el fondo de las celdas con nmeros de color verde claro.
Seleccionamos la celdas a las que deseamos cambiar el color del fondo.

En la Barra de Formato pulsamos sobre Color de relleno.
Y pulsamos sobre el color verde claro.
Hemos cambiado el tamao de las columnas para visualizar las palabras completas.
Como vimos anteriormente para cambiar el tamao de las columnas nos situamos con
el cursor entre las letras que designan las columnas y manteniendo pulsado el botn
del ratn nos movemos.
Y el resultado correspondiente a nuestro ejemplo para cambiar el formato nos queda
como muestra la imagen de la derecha.
Formulario formato de celdas
Oir Lecc.
Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde laBarra
de Men
Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato.

Pulsando sobre Formato en la Barra superior y
Celdas.
En el formulario Formato de celdas que aparece pulsamos sobre la
pestaa de Fuente
En este formulario podemos cambiar la alineacin de los datos

introducidos, pulsando sobre la pestaa alineacin y marcando una nueva
opcin.
Podemos cambiar el aspecto de las lneas que delimitan las celdas

utilizando la pestaa Bordes y seleccionando por ejemplo unas lneas ms
gruesas.
Igualmente podemos cambiar el formato numrico en Nmero, y poner un

formato monetario por ejemplo.
En este mismo formulario podemos cambiar el fondo de las celdas

seleccionando diferentes tramas y proteger para ocultar o bloquear celdas

Alinear los Datos
Oir Lecc.
Podemos llegar a las instrucciones para cambiar la alineacin por varios caminos. Por
ejemplo con los mismos datos que escribimos anteriormente ahora:
A) Los nmeros los vamos a centrar con respecto a su celda.
Seleccionamos las celdas correspondientes a los nmeros que queremos

centrar.
En la Barra de Formato pulsamos sobre el botn con la imagen deCentrar.
Si la imagen centrar no aparece en su pantalla debe pulsar en el botn Mas
Botones situado en el lateral derecho de la Barra formato.
B) La palabra TOTAL la vamos a alinear a la derecha.
Para alinear a la derecha la celda donde escribimos TOTAL practicaremos

otro camino.
Marcamos la celda y pulsamos el botn DERECHO del ratn
Pulsamos sobre Formato de celdas
Pulsamos sobre la pestaa Alineacin
Y en Horizontal seleccionamos Derecha
Y el resultado
Guardar y recuperar los archivos
GUARDAR LOS ARCHIVOS
Oir Lecc.
Tenemos varias opciones para guardar el trabajo que hemos realizado en la hoja de
clculo.
En la Barra de Men pulsamos sobre Archivo y

Guardar como
En el formulario que aparece le ponemos un nombre al fichero que
guardamos. En nuestro caso le ponemos el nombre ejemplo. Es
aconsejable ser ordenado y asignar diferentes directorios a los distintos
tipos de ficheros y trabajos.
Y pulsamos Guardar
RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS GUARDADOS
Pulsamos sobre Archivo en la Barra de Men

Pulsamos sobre Abrir
Y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir. Si el fichero que
deseamos abrir no se encuentra el el listado que aparece nos movemos por
los diferentes directorios para encontrarlo.
Si el archivo que deseamos abrir ha sido uno de los ltimos que hemos
archivado con Excel al final del men Archivo puede aparecer.
Operaciones numricas
Oir Lecc.
REALIZAR OPERACIONES NUMRICAS
Excel es una hoja de clculo y como su nombre indica su funcin fundamental es

trabajar con grandes volmenes de nmeros y realizar clculos numricos.
Sumar nmeros.
Marcamos los nmeros que deseamos sumar.

Pulsamos sobre el smbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra
Estndar.
COMPONENTES DE LAS FUNCIONES

Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el
resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de frmulas aparece la
expresin =SUMA(B4:B7).
La anterior frmula se compone de:
Comenzamos con el signo igual. Todas las frmulas comienzan con el signo
igual para indicarle al programa que se trata de una funcin y no de un
texto.
A continuacin la funcin, es decir la operacin matemtica que deseamos

realizar. En nuestro caso SUMA
Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los nmeros
sobre los que deseamos realizar la operacin. En este caso como queremos
sumar los nmeros que se encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos
B4 dos puntos y B7.El formato es por ejemplo B4:B7
EJEMPLOS
Vamos a sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1.
Vamos a escribir nosotros la frmula.
Escribimos 34 en la celda A1 y 56 en la celda B1

Nos situamos en C1 y escribimos =SUMA(A1:B1) y
Pulsamos Enter en nuestro teclado o pulsamos el botn aceptar de la
Barra frmulas.
SUMAS EN FILAS Y COLUMNAS

Vamos a sumar por filas y por columnas.
Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.

Marcamos las celdas que contienen los nmeros y dejamos celdas libres en
la columna y fila siguientes.
Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma en la Barra de frmulas.
Y el resultado es que:
Los primeros cuatro nmeros de la columna C son el resultado de sumar

los dos nmeros de cada fila.
Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los nmeros de la
columna superior.
Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de todos
los nmeros que tenemos inicialmente en las dos columnas
Operadores matemticos
Oir Lecc.
Las operaciones matemticas fundamentales pueden realizarse directa y fcilmente

con el programa Excel.
SUMAR
Para sumar directamente varios nmeros:
Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=",

para indicar al programa que se trata de una operacin matemtica.
Sumamos utilizando el signo +
Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de
cambiar de celda.
Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y
pulsamos Enter en el teclado.
MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS
Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para

multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamosEnter en
el teclado.
Dividir. Dividimos con el smbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4
entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter.
Potencias. elevar un nmero a una potencia es multiplicar ese nmero
por si mismo un cierto nmero de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro
es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un nmero a
un nmero a una cierta potencia podemos emplear el smbolo ^ . Por
ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enter en
la celda aparece el resultado de 16
EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTAN LAS OPERACIONES MATEMTICAS

En matemticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado. El programa
Excel calcula en un cierto orden:
Primero las operaciones entre parntesis.

Las potencias
Las multiplicaciones y divisiones
Sumas y restas.
EJEMPLO
Realizar la operacin 4*(4-3)
NO es 4 por 4 menos 3 que dara como resultado 13
Sino que primero se calcula el parntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica
por 4.
Por tanto el resultado es 4
EJEMPLO
Cul es el resultado de la operacin 4+5*2-7*(2+3)^3 ?
El programa primero calcula el parntesis (2+3) que da 5

Despus calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125
A continuacin las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125
que da 875
Nos queda 4+10-875 es decir 14 menos 875 que da como resultado un
nmero negativo -861
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Funciones
Las anteriores frmulas utilizan los operadores matemticos normales, mientras que
las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parmetros. Las funciones
son frmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos.
Por ejemplo la funcin que nos permite realizar la suma de los nmeros introducidos
desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde:
Comenzamos la funcin con el signo igual "=" para indicar al programa que
se trata de una funcin.
El nombre de la funcin que queremos realizar. La operacin que deseamos
realizar en este caso SUMA
El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se
encuentran los nmeros a sumar.
En este curso en los primeros ejemplos estamos utilizando como argumentos de las
frmulas referencias de celdas. Pero en general los argumentos pueden ser nmeros,
texto, valores lgicos, matrices o referencias de celdas.
Las funciones adoptan la forma de

=FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...), donde los argumentos se
encuentran separados por punto y coma.
Por tanto para sumar los nmeros introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos
varias posibilidades
Utilizar la funcin SUMA y

escribir todos los
argumentos uno detrs de
otro
=SUMA(A1;A2;A3;A4)
Utilizamos la funcin SUMA

pero ahora resumimos las
celdas escribiendo la
primera, dos puntos y la
ltima
=SUMA(A1:A4)
Sumamos mediante el
operador matemtico suma
=A1+A2+A3+A4
u escribiendo todas las

celdas
EJEMPLO
Vamos a partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen. Vamos a utilizar dos
funciones:
Calcular las sumas y

Una funcin para calcular que cantidad corresponde a las ventas ms bajas
de un mes y zona.
El texto "Ventas mensuales" lo tecleamos en la celda A1 y luego hemos

marcado desde la celda A1 a la E1 y pulsado el botn Combinar y
centrar.
Para adaptar el formato de los nmeros hemos utilizado el botn Eurode la

barra de formato.
Vamos a utilizar primero la funcin Autosuma que conocemos para calcular los
totales. Para sumar la primera columna la funcin quedara =SUMA(B4:B7)
Independientemente del clculo anterior vamos a calcular el mes y la zona al que

corresponden la ventas ms bajas utilizamos la funcin Mnimo que se designa por
MIN.
Vamos a calcular el mnimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto el
argumento es la zona de datos sobre la que deseamos calcular el mnimo. Es decir
desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7)
La funcin queda =MIN(B4:C7)
Escribimos la funcin en la celda B11
Y el resultado se muestra en la siguiente imagen.
Una de las cuestiones ms interesantes de las Hojas de Clculo es que nos permite
cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta los
nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el nmero 122,00 que aparece en la celda
C7 por el nmero 350 y comprobaremos como afecta a la suma de su columna y al
resultado mnimo de ventas.
Y el resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que hemos

efectuado y la funcin mnimo tambin.
Insertar funcin
El programa Excel cuenta con gran nmero de funciones predefinidas a las que se
accede fcilmente partiendo del botn Pegar Funcin.
Nos situamos en la celda donde queremos colocar la frmula y donde se

mostrara el resultado de la funcin. en nuestro ejemplo vamos a calcular la
media aritmtica de los valores introducidos en las celdas A4, B4, C4 y D4
y el resultado queremos que aparezca en E4. La media aritmtica suma los
nmeros y los divide entre el nmero de elementos sumados. Por tanto
nuestra funcin realizar la operacin matemtica de sumar 4+6+2+10 y
dividir por cuatro.
En la Barra Estndar pulsamos sobre el botn Pegar Funcin
Nos aparece un cuadro en el que tenemos primero que seleccionar el grupo

en que se encuentra la funcin que deseamos utilizar, es decir pulsamos
sobre una Categora de la funcin. En nuestro ejemplo la funcin media
aritmtica se encuentra dentro la Categora de funcionesEstadsticas.
Y una vez seleccionada la Categora de la funcin nos queda seleccionar a

la derecha del cuadro el Nombre de la funcin, el nombre que designa a
la media aritmtica es PROMEDIO
Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. En nuestro ejemplo es el

cuadro correspondiente a la funcin promedio. Ahora se trata de
especificar los argumentos de la funcin PROMEDIO. En nuestro caso
consiste en especificar las celdas que contienen los nmeros a los que
queremos calcular la media aritmtica. El programa automticamente
asume que son los nmeros que se encuentran a la izquierda de la casilla
donde estamos introduciendo la frmula. Si el programa no pone
correctamente las celdas que queremos utilizar para el clculo cambiamos
los nombres de las celdas donde pone Nmero1.
Y en la celda marcada se coloca la funcin y nos muestra el resultado de aplicar dicha

funcin a los argumentos seleccionados. En nuestro ejemplo la media aritmtica da
cinco y medio como se muestra en la celda E4 donde hemos introducido la frmula.
Co
Crear series
Oir Lecc.
Si necesitamos escribir una serie de nmeros o una serie de trminos como Enero,
Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la creacin de modo
muy rpido de la serie.
Vamos a generar la serie con los meses del ao.
Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie.

Nos situamos en la esquina de la celda.
Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botn del
ratn nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el
resto de la serie.
Y el resultado cuando soltamos el botn ser una serie con tantos trminos como
casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero
igual podemos escribir todos los meses del ao de forma automtica.
CREAR SERIES NUMRICAS

Con Excel es fcil crear series numricas.
Vamos a generar la serie numrica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de
clculo solo el 2 y el 4.
Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la

siguiente.
Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas
marcadas y aparece una crucecita negra.
manteniendo pulsado el botn del ratn nos desplazamos a las celdas

donde deseamos que se escriba la serie.
Y el resultado es la generacin rpida y automtica de una serie numrica
Copiar
Oir Lecc.
La secuencia para copiar el contenido de una o varias celdas, en las que la informacin
ya esta introducida y reproducirlas en otras:
Lo primero es seleccionar las celdas que vamos a copiar. Marcamos la celda

o las celdas donde se encuentra la informacin que deseamos copiar.
Emplear el comando Copiar. Disponemos de varias opciones para llegar al
comando copiar.
Partiendo del
ComandoEdicin de la
Barra de men
Pulsando el Botn
DERECHO del ratn.
Seleccionar el rea donde se copiara el contenido.

Seleccionamos Edicin en la Barra de men.
Y pulsamos sobre Pegar
Igualmente podemos acceder a los comandos Copiar y Pegar utilizando laBarra de

Formato.
EJEMPLO
Vamos a escribir la palabra "gastos" en la celda A2 y a continuacin en vez de escribir
la palabra de nuevo la vamos a copiar en las celdas A4, A5 y A6.
Escribimos gastos en la celda A2 y pulsamos Enter.

Pulsamos con el ratn sobre la celda A2 y la marcamos.
Pulsamos el botn DERECHO del ratn y del men que aparece
seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se pone intermitente.
En la celda A4, pulsamos para marcarla como lugar de destino de la copia.
Pulsamos el botn DERECHO del ratn y del men que aparece
seleccionamos pegar.
Marcamos la celda A5 y pulsando el botn DERECHO del ratn, en el men

que aparece, seleccionamos Pegar.
Repetimos la operacin en la celda A6.
Pulsamos la tecla de Escape "Esc", que se encuentra en la esquina
superior izquierda.
Y el resultado muestra las tres celdas donde hemos copiado el contenido de la A2. En
la imagen la celda activa es la A6 como se muestra tambin en la Barra de frmulas
que muestra el nombre de la celda activa y su contenido.
Otra forma de copiar el contenido de una celda en otras es:
Marcar la celda
Nos situamos en la esquina de la celda para que aparezca una crucecita
negra.
Manteniendo pulsada nos movemos a las siguientes celdas donde se
reproduce la informacin.
EJEMPLO
Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y vamos a copiar la palabra a las
celdas C3, C4, C5 y C6.
Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y pulsamos Enter

Marcamos la celda C2 y nos situamos en la esquina de la celda.
Cuando aparece la crucecita negra, manteniendo pulsado el botn del ratn
nos movemos hasta C6.
Soltamos el botn y aparece el resultado de copiar la celda.
Y el resultado
Copiar Frmulas
Oir Lecc.
Una operacin frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Clculo es copiar las
frmulas introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de Clculo.
Para copiar una frmula se emplea el mismo mtodo de Copiar y Pegar. Por tanto:
1. Seleccionamos las celdas donde se encuentra la frmula que deseamos
copiar.
2. Pulsamos el comando Edicin y Copiar
3. Marcamos las celdas donde queremos copiar la frmula
4. Pulsamos Edicin y Pegar
EJEMPLO
Tenemos unos nmeros en la columna A que queremos sumar a los nmeros de la
columna B.
Se trata de sumar el nmero de la celda A1 y el nmero de B1 y el resultado ponerlo
en C1. Sumar el nmero de la celda A2 y la celda B2 y el resultado ponerlo en la C2. Y
as con todas las filas de nmeros.
Partimos de los nmeros que se muestran en la primera imagen.
En la celda C1 vamos a introducir la frmula para sumar los dos nmeros

de la primera fila. Escribimos =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado
escribiendo el signo igual "=" que indica al programa que se trata de una
frmula. A continuacin escribimos la operacin matemtica que queremos
hacer que en nuestro ejemplo es SUMA. Y entre parntesis las celdas sobre
las que se realiza la operacin. Vamos a sumar las celdas A1 y la B1, por lo
que escribimos A1 indicando donde comienzan los datos, dos puntos y B1
indicando donde terminan los datos.
Pulsando Enter aparece el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece

un 9 en la celda C1.
Pulsamos sobre la celda C1
Y pulsando en el botn DERECHO del ratn seleccionamos Copiar. El
contorno de la celda se poner intermitente.
Marcamos desde la celda C2 a la C6 y pulsando el botn DERECHO del
ratn seleccionamos Pegar. Y pulsamos "Esc".
Y el resultado que aparece es el siguiente
Es importante observar que no hemos copiado el nmero 9 que estaba en la celda C1

sino la frmula que estaba en esa celda..
Y es importante comprender que la copia de la frmula es una copia relativa y no

absoluta. Es decir hemos copiado la frmula =SUMA(A1:B1) y lo que aparece en C2 es
=SUMA(A2:B2).
Al copiar la frmula una fila ms abajo el programa por defecto asume que los
nmeros que queremos sumar son tambin de la fila siguiente.
Si queremos que al copiar la frmula en otra celda el resultado se mantenga y el

programa no cambie el rango de celdas sobre el que se realiza la suma debemos
emplear una copia absoluta.
Tenemos que escribir el signo del dlar "$" antes de las letras y los nmeros que
corresponden a las celdas. De esta forma la copia ser absoluta y no relativa.
La anterior funcin quedara =SUMA($A$1:$B$1)
Copiar el nmero de una celda pero no la frmula
Oir Lecc.
Hemos visto que por el procedimiento ms sencillo de copiar y pegar si una celda tiene
una frmula lo que se copia es la frmula y no el valor o el resultado de la frmula.
En ocasiones deseamos copiar el resultado de una frmula que esta en una celda pero
no la frmula en si.
Los pasos a seguir para copiar el valor de la celda son:
Marcamos la celda que deseamos copiar. Por ejemplo la misma que

anteriormente la C1
Pulsamos Edicin y Copiar
Seleccionamos la celda donde vamos a copiar el valor. Por ejemplo la C2
Seleccionamos Edicin y Pegado Especial. Igualmente pulsando el botn
DERECHO del ratn.
En el cuadro Pegado Especial que aparece marcamos Valores.
Y se pulsa Aceptar y la tecla Escape
Y el resultado es que ahora en la celda C2, en vez de aparecer la suma de los dos
nmeros anteriores de la fila, aparece el nmero 9 que hemos copiado de la celda C1.
Copiar Formato
Oir Lecc.
Otra opcin de copiado consiste en copiar el formato de una celda a otras. Por ejemplo
si tenemos definido un cierto tipo de letra, fondo, tamao de la letra, negrita en una
celda y queremos utilizar el mismo formato en otras.
Seleccionamos Edicin y Copiar, una vez marcada la celda de donde

queremos tomar el formato.
Seleccionamos Edicin y Pegado especial
En el cuadro de Pegado Especial que aparece marcamos Formatos.
Igualmente podemos copiar el formato utilizando el botn Copiar Formato de

la Barra de Formato.
Marcamos la celda que tiene el formato que deseamos copiar.

Pulsamos sobre el botn Copiar Formato de la Barra de Formato.
Y pulsamos sobre la celda a la que queremos aplicar el nuevo formato.
EJEMPLO
En la celda A1 tenemos escrito Casa con un formato de tipo de letra, tamao, negrita y
fondo amarillo. Queremos copiar esas caractersticas de formato a las celdas A2, A3 y
A4 sin tener que repetir todos los pasos para dar formato a cada celda.
Y el resultado es que hemos puesto el formato de la celda A1 a las restantes
Mover
Oir Lecc.
Para quitar la informacin que hemos introducido en una zona de la Hoja de clculo y
ponerla en otra, podemos utilizar el comando Cortar.
Para mover la informacin introducida en celdas, columnas o filas.
Seleccionamos el grupo de celdas, la columna o la fila que deseamos

cambiar de ubicacin.
Pulsamos Edicin en la Barra superior
Pulsamos sobre Cortar
Marcamos donde queremos que se coloque la informacin que estamos
moviendo.
Pulsamos Pegar
Podemos utilizar directamente los botones de la Barra de formato para cortar y

pegar.
Si pegamos sobre una zona que contiene informacin, la misma la borramos al pegar
una nueva informacin encima.
Si nos hemos equivocado al pegar o en cualquier otra accin, un botn muy til y
seguramente uno de los ms utilizados es el botn de Deshacer que encontramos a
continuacin en la barra Estndar.
EJEMPLO
Vamos a mover el contenido de la columna A y colocarlo en la columna C.
Marcamos la columna A, pulsamos Edicin y Cortar.

Marcamos la columna C y pulsamos Pegar
Los grficos
Oir Lecc.
Es fcil realizar grficos partiendo de unos datos con el Asistente de grficos.
Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.

Marcamos los datos que vamos a utilizar para el grfico.
En la Barra Estndar pulsamos sobre el botn Asistente de grficos
Nos aparece el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En el primero

tenemos que marcar el Tipo de grfico. Es decir de que grupo queremos
el grfico y dentro del tipo de grfico seleccionar a la derecha uno
concreto. En nuestro ejemplo como Tipo hemos elegidoLneas y hemos
seleccionado la primera opcin dentro del grupo de grficos disponibles.
En el siguiente cuadro tenemos que definir de donde se toman los datos

para realizar el grfico. En este caso hemos marcado desde el principio las
celdas desde las que se tomarn los datos para dibujar el grfico. Y
aparece bien definido el rango de celdas desde el que se tomarn los
datos. Si las celdas que aparecen a continuacin de Rango de datos, no
corresponden a las que contienen los datos de grfico debemos escribir el
rango correcto.
En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de aadir un ttulo. En este

caso ya lo hemos tomado al marcar Ventas al comienzo. Podemos aadir
un ttulo a los ejes del grfico., En nuestro caso aadimos Meses para la
escala horizontal y millones para la vertical como ttulos explicativos de los
ejes.
El ltimo cuadro nos permite seleccionar la ubicacin del grfico. Podemos

colocar el grfico insertado en una Hoja o podemos asignar una hoja para
el grfico.
Y el resultado se muestra en la imagen. Pulsando sobre los puntos del

recuadro del grfico y movindonos sin dejar de pulsar, podemos modificar
el tamao del grfico.
Una cuestin muy interesante en relacin a los grficos en que se encuentran

enlazados a los datos de los que procede. De tal forma que si cambiamos por ejemplo
en la celda A4 el nmero 46 por 99 y pulsamos Enter, el grfico refleja
automticamente el nuevo dato.
Aadir Dibujos
Oir Lecc.
Una forma fcil de aadir dibujos como flechas o cuadrados es utilizar la Barra de
Dibujo.
Si nuestra pantalla no muestra en la parte de abajo la Barra de Dibujo la podemos

activar seleccionando en la Barra superior Ver y pulsando sobreBarras de
herramientas y Dibujo
Desde esta barra podemos acceder a mltiples figuras grficas predefinidas como
diferentes tipos de flechas.
Pulsando sobre Autoformas accedemos a diferentes tipos de flechas.
Pulsamos sobre el tipo de dibujo deseado. por ejemplo Lneas y elegimos

un tipo de flecha.
Marcamos en la hoja el punto de comienzo y nos movemos sin soltar el
botn del ratn, hasta el otro extremo.
Una vez dibujadas podemos cambiar la orientacin de las flechas mediante el

comando Dibujo de la Barra de Dibujo
Marcamos la flecha que queremos GIRAR .

Pulsamos Dibujo
Pulsamos GIRAR o voltear
Seleccionamos una de las opciones. Por ejemplo GIRAR
a la izquierda.
En la imagen vemos los botones de la Barra de herramientas que tenemos que pulsar y
como la flecha que apuntaba a la derecha ahora apunta arriba.
La Barra de Dibujo dispone de botones para dibujar directamente algunas figuras o

para cambiar el formato.
Podemos dibujar
directamente un
rectngulo o crculo
desde el botn de
la Barra de Dibujo
Y podemos cambiar los
colores empleados en el
fondo, las lneas o el
texto directamente desde
la Barra de Dibujo
Insertar
INSERTAR CELDAS
Oir Lecc.
Nos situamos donde deseamos insertar la celda

Seleccionamos Insertar en la Barra de men
Pulsamos sobre Celdas
Seleccionamos si queremos que se inserte la celda en blanco arriba o abajo
de donde estamos situados. Y pulsamos Aceptar
INSERTAR COLUMNAS
Marcamos la columna donde deseamos aadir una nueva columna en

blanco a su izquierda.
Seleccionamos Insertar en la Barra de men.
Pulsamos sobre Columnas.
Si queremos aadir varias columnas marcamos varias columnas antes de

seleccionar Insertar.Podemos marcar las columnas pulsando sobre la Barra en que se
encuentran las letras que dan nombre a las columnas y sin soltar el botn del ratn
nos desplazamos.
El nmero de columnas en la hoja de clculo se mantiene en 256. Para aadir nuevas

columnas el programa elimina las ltimas. Por tanto si las ltimas filas contienen datos
el programa no permite aadir nuevas columnas.
INSERTAR FILAS
Nos situamos a la altura donde queremos a{adir una fila. La fila se aade
arriba de donde estamos.
Pulsamos Insertar
Y pulsamos sobre Filas
INSERTAR HOJAS DE CLCULO

Pulsamos Insertar
Y hacemos clic sobre Hoja de clculo
Una vez insertada podemos cambiar su posicin en el libro simplemente pulsando
sobre la pestaa Hoja4 por ejemplo y manteniendo pulsada arrastramos la pestaa a
la posicin seleccionada.
Pulsando sobre las pestaas de Hojas que se encuentran en la parte de abajo de la

Hoja de trabajo y pulsando el botn DERECHO del ratn accedemos al men desde el
que podemos Eliminar, Mover o Cambiar el nombre a la Hoja. Adems
podemos Insertar Hojas y Grficos.
Eliminar
ELIMINAR CELDAS
Oir Lecc.
Seleccionamos las celdas que deseamos eliminar.

Pulsamos sobre Edicin
Y sobre Eliminar
En el cuadro que aparece marcamos si deseamos que las celdas que
ocuparan el lugar que hemos borrado se desplacen desde la derecha o
izquierda y pulsamos Aceptar
ELIMINAR COLUMNAS
Seleccionamos la columna que deseamos eliminar.

Pulsamos sobre Edicin en la Barra de men.
Pulsamos sobre Eliminar
ELIMINAR FILA
Marcamos la fila que deseamos eliminar

Pulsamos Edicin
Pulsamos Eliminar
ELIMINAR HOJA
Nos situamos en la Hoja que deseamos eliminar. Si estamos situados en

otra Hoja pulsamos la pestaa correspondiente a la Hoja que deseamos
eliminar en la parte inferior de la Hoja de trabajo. Es importante para no
perder datos tener claro en que Hoja estamos situados antes de eliminar
una Hoja. Vamos a eliminar en nuestro ejemplo la Hoja 5.
Pulsamos sobre Edicin.

Y seleccionamos Eliminar Hoja

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Siguiente >
Ortografa

Oir Lecc.
Mediante la verificacin ortogrfica podemos comprobar los errores del texto.
Activamos la funcin de correccin ortogrfica desde el

comandoHerramientas de la Barra de men.
Y pulsamos sobre Ortografa.
Igualmente podemos activar la correccin ortogrfica pulsando sobre el botn de la
Barra Estndar que activa la verificacin ortogrfica.
En el cuadro de dilogo que aparece podemos optar por:

Omitir si consideramos que la palabra no constituye una falta de
ortografa y preferimos mantenerla.
Cambiar, si consideramos que efectivamente es un error. La palabra que
escribimos la sustituimos por la que pone en Cambiar por. Si preferimos
otra opcin para realizar el cambio tenemos que marcarla entre las
sugerencias o poner otra que nos parezca ms adecuada.
Agregar incorpora la palabra al diccionario que se encuentra en el fichero
que muestra Agregar palabras a. Agregar nos permite incorporar una
palabra que es correcta y el programa la considera un error. Al incorporarla
la prxima vez no aparecer como error.
Cambiar todas, permite corregir el mismo error en el resto de la Hoja de
clculo
El comando Autocorreccin nos permite activar o desactivar algunas funciones

automticas del programa como sustituir dos maysculas iniciales por una. Si tenemos
activada Corregir DOs MAysculas cuando escribimos CAmin el programa lo sustituye

automticamente por Camin.
Para activar o desactivar las diferentes opciones del comando Autocorregir:
Pulsamos Herramientas en la Barra superior

Y seleccionamos Autocorreccin
Imprimir
Oir Lecc.
Antes de imprimir la pgina suele ser necesario Configurar la pgina para definir
cuestiones como la orientacin, los mrgenes y poner un ttulo de cabecera
Nos aparece un cuadro donde podemos definir:
La Orientacin. Donde decidimos si queremos imprimir la pgina

enVertical o en Horizontal
Pulsando Archivo y Vista preliminar podemos ver como quedara

exactamente lo que deseamos imprimir en el papel. No siempre se imprime
tal como aparece en pantalla durante la elaboracin de la Hoja de clculo.
Si lo que vamos a imprimir consta de varias pginas podemos movernos

para ver como va a quedar en papel las dems pginas
pulsando Siguiente
La opcin Mrgenes nos permite visualizar donde se encuentran los

mrgenes del documento que vamos a imprimir.
una vez que comprobamos que la pgina se visualiza y va a quedar en

papel como deseamos pasamos a pulsar Imprimir. Podemos llegar a esta
opcin desde la Barra de men pulsando Archivo e Imprimir.
Nos aparece el Cuadro Imprimir en el que podemos configurar las propiedades de la

impresora para seleccionar el tipo de papel y las caractersticas de la impresin.
Igualmente podemos seleccionar:
El Intervalo de pginas. Donde podemos seleccionar imprimir Todaslas

pginas. El cuadro permite otra opcin interesante que es imprimir
nicamente un grupo de pginas. para imprimir algunas pginas y no todas
debemos seleccionar Pginas y en Desde poner el nmero
correspondiente a la primera pgina que queremos imprimir y enhasta la
ltima.
La opcin Imprimir nos permite seleccionar para imprimir Todo el Libro,

nicamente las Hojas activas o un grupo de celdas. Una opcin que
puede ser interesante es imprimir nicamente un grupo de celdas. Si
queremos imprimir un grupo de celdas las marcamos, es decir las
seleccionamos y pulsamos la opcin Seleccin.
Una vez configurada la pgina y definido el tipo de impresin que

deseamos pulsamos Aceptar y la impresora comenzar la impresin.
Un camino rpido si la configuracin de la pgina y el tipo de impresin que tenemos

definido con anterioridad es el deseado, es pulsar directamente el botn Imprimir de
la Barra Estndar.

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Poner en marcha el Programa

Pulsamos el botn "Inicio" en la esquina inferior izquierda.

Y subiendo pulsamos "Programas"

Seleccionamos el programa Excel

Nos aparece la pantalla del programa

IMPORTANTE: La pantalla del programa puede mostrar distinto aspecto dependiendo

Pulsar "Ver" en la barra superior. En la imagen vemos que estn marcadas

Para aadir una barra a la pantalla la marcamos. Por ejemplo cuando

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Diferentes partes de la pantalla

La Barra de Ttulo. La barra azul de arriba muestra el nombre del

La siguiente es la Barra de men, desde la que aparecen los men con

A continuacin, La Barra Estndar nos permite realizar rpidamente

La Barra de Formato. La Barra de formato puede aparecer a continuacin

Para cambiar entre una y otra alternativa:

Y en la pestaa Opciones, pulsamos sobre el recuadro de confirmacin de

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La Barra de Frmulas y la Hoja de trabajo

La Barra de Frmulas. La siguiente barra muestra la celda activa en este

Por ejemplo sustituimos la celda activa A1 por la B3. Borramos A1,

La celda activa se muestra recuadrada en negrilla.

Escribimos por ejemplo "Presupuesto"

La hoja de clculo es mucho ms grande de lo que aparece en pantalla. Si nos

Las filas se nombran mediante nmeros. En la imagen las filas 1, 2, 3, 4,

En la imagen las celdas nombradas por su columna y el nmero de lnea.

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Escribir en la Hoja de trabajo

Vamos a escribir en la casilla B2 "Presupuesto Anual" y en la C2 "Total Ventas".

Pulsamos con el botn izquierdo del ratn sobre la celda en la que

Podemos escribir directamente en la celda. por ejemplo "Presupuesto Anual

Nos situamos en la C2 y escribimos "Total Ventas"

Hemos escrito "Presupuesto Anual" pero solo se ve "Presupuesto". La

Y manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn nos desplazamos.

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Cambiar el tamao de visualizacin de las filas

Podemos cambiar el tamao de visualizacin de las filas de igual modo.

Y manteniendo pulsado el ratn movemos la lnea

Podemos cambiar la visualizacin de toda la Hoja de Trabajo mediante el

Si seleccionamos un nmero ms pequeo la pantalla mostrar un mayor

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La hoja de trabajo se compone de 256 columnas y varios miles de filas.

Para movernos por las distintas filas de la hoja de trabajo utilizando la

Y cambiar las columnas que se muestran en pantalla mediante la barra de

Otra opcin para desplazarnos y cambiar las celdas que se muestran en

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Seleccionar Filas y Columnas

Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la

Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el botn del

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Seleccionar Bloques de celdas

Escoger un conjunto de celdas

Podemos fcilmente seleccionar un rectngulo de celdas pulsando sobre la

Qu hacer para seleccionar un conjunto de celdas salteadas?.

SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS

Pulsamos sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Arriba

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Introducir datos y cambiarlos en la Hoja de Trabajo

En la hoja de clculo podemos introducir texto, nmeros y funciones.

Y aparece el smbolo para confirmar o introducir la informacin. Otra forma

Pulso sobre la celda que quiero cambiar. El programa muestra el contenido

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Dar formato a los datos introducidos

Vamos a realizar un ejemplo en el que:

Podemos utilizar el men Formato de la Barra superior o Barra men.