Super Apostila Nota11

Captulo 4 Mtodos de
Arquivamento
Prof. Blener Araujo Carvalho

Prof. Blener Araujo

Sumrio
1. Introduo e objetivos dessa apostila....................................... 3
2. Sistema de Busca.................................................................. 3
3. Mtodos de Arquivamento...................................................... 4
3.1 Mtodos Bsicos.................................................................. 6
3.2 Mtodos Padronizados.......................................................... 24
4. Alfanumrico........................................................................ 25
5. Tipos de Arquivamento.......................................................... 27
6. Vamos praticar..................................................................... 27

www.nota11.com.br

Prof. Blener Araujo

1. Introduo e objetivos dessa apostila.

Bom dia, Boa tarde, Boa Noite, Boa Madrugada amigo/amiga concurseiro!
Neste captulo vamos conhecer uma das matrias mais complicadas dentro
do estudo da arquivologia. Da voc me pergunta: Mas complicada por
qu? e eu te respondo, complicada porque uma matria muito tcnica e
cheia de detalhes para aprender, ento o que o tio vai pedir de vocs que
tenham pacincia e calma quando forem analisar os mtodos de
arquivamento, se atentem as suas caractersticas principais (bancas adoram
misturar caractersticas e conceitos!), e que prestem bastante ateno aos
exemplos que vou dar para vocs.
Se no entenderem bem um mtodo NO passem para o seguinte,
estamos combinados? Ento segura na mo do tio e vem!

2. Sistemas de Busca
Nvel de cobrana em concurso: Grande

Os mtodos de arquivamento so divididos dentro de dois sistemas

denominados SISTEMAS DE BUSCA. O primeiro grupo o SISTEMA
DIRETO, o segundo o SISTEMA INDIRETO.
SISTEMA DIRETO o grupo composto pelos mtodos que possibilitam a
busca do documento sem o auxlio de qualquer instrumento de pesquisa ou
qualquer outro auxlio.
Ex.: Alfabtico, Geogrfico.
SISTEMA INDIRETO o grupo composto pelos mtodos que necessitam
de um instrumento de pesquisa para localizar os documentos.
Ex.: Numrico (ser necessria a utilizao de um ndice alfabtico para
encontrar o nmero que corresponde ao documento procurado).
Ateno! O mtodo alfanumrico no se encaixa em nenhum dos dois
grupos citados. Por ser composto pela combinao de letras e nmeros ele
considerado um mtodo semi-indireto.
3. Mtodos de Arquivamento

Quando decidimos organizar um arquivo passamos pela difcil deciso de

escolher qual mtodo vamos adotar, pois para fazer essa escolha
www.nota11.com.br

Prof. Blener Araujo

necessrio que o mtodo seja adequado s finalidades da instituio. O

mtodo adequado ir possibilitar o eficiente acesso aos documentos, o que
no final das contas, o objetivo principal do arquivo.
Cada mtodo de arquivamento determinado pela natureza
documentos que sero arquivados e pela estrutura da instituio.

dos

Para a escolha do mtodo necessrio analisar o documento levando em

considerao: nome (do remetente, do destinatrio, ou da pessoa a
que se refere o documento), local, nmero, data e assunto. Com base
nessas informaes necessrio identificar qual desses elementos o mais
importante e mais procurado para localizar o documento. Dependendo do
resultado, os documentos sero organizados em ordem alfabtica, ordem
geogrfica, ordem numrica ou ordem cronolgica.

www.nota11.com.br

Prof. Blener Araujo

Podemos dividir
Padronizados:

os

mtodos

de

arquivamento

em

Bsicos

Obs.: Grave este desenho! Ele vai ajudar a memorizar todos os mtodos de
arquivamento!

Olha como a banca pode te cobrar esse assunto:

1. (IADES/Assistente Administrativo - CONAB) Em funo do carter

integrado de algumas atividades de arquivo, julgou-se oportuno dividir em
www.nota11.com.br

Prof. Blener Araujo

cinco setores distintos as atividades dos arquivos correntes: protocolo;

expedio; arquivamento; emprstimo e consulta; e, destinao. A esse
respeito, o arquivamento preconiza um mtodo que pode ser dividido em
duas classes: bsicos e padronizados. Considerando essa informao,
assinale a alternativa que apresenta um mtodo de arquivamento
pertencente classe padronizada.
a) Alfabtico.
b) Geogrfico.
c) Automtico.
d) Ideogrfico.
e) Numrico.
Gabarito: Letra C.
Percebeu como o desenho ajuda? Os mtodos Alfabtico, Geogrfico,
Ideogrfico e Numrico pertencem a classe dos mtodos Bsicos. Somente
o mtodo Automtico est na classe Padronizada.

3.1 Mtodos Bsicos:

Nvel de concurso: Grande

3.1.1 Mtodo alfabtico

O mtodo alfabtico o mais simples e consiste na organizao dos
documentos em rigorosa ordem alfabtica, seguindo todas as regras de
alfabetao. O mtodo indicado caso o elemento do documento a ser
considerado seja o nome. O mtodo alfabtico, por no necessitar de
consultas em instrumentos de pesquisa para a localizao dos documentos
um mtodo direto.
As notaes das guias podem ser abertas ou fechadas. Aberta: A, B, C, D,
Aa, Ba, Ca, Ce, etc. Fechada: Aa-Al, Ba-Bi, Bi-Bu.
Obs.: Notaes das guias refere-se a identificao que ser colocada em
etiquetas ou divisrias de pastas!
Vantagens do mtodo alfabtico: rpido, direto, fcil e barato.
www.nota11.com.br

Prof. Blener Araujo

Desvantagens do mtodo alfabtico: quando o volume de documentos

muito grande a quantidade de erros de arquivamento aumenta devido ao
cansao visual, fadiga e as diversas formas de grafia dos nomes.
Para que o mtodo alfabtico seja corretamente aplicado necessria a
aplicao das regras de alfabetao.
Regra 1: Considera-se primeiramente o ltimo sobrenome e em seguida o
prenome.
Ex.:

Alan Ferreira Pinto

Maria Josefina Souza
Anibal Gonalo
Paulo Teixeira
Vtor Teixeira

Arquivado: 1 - Gonalo, Anibal

2 - Pinto, Alan Ferreira
3 - Souza, Maria Josefina
4 - Teixeira, Paulo
5 - Teixeira, Vtor
Obs.: Quando os sobrenomes so iguais organizamos pelo prenome.

Regra 2: Sobrenomes que possuam ligao por hfen ou que sejam

compostos por substantivo + adjetivo no devem ser separados.
Ex.:

Fernando Castelo Branco

Paulo Vila-Lobos
Maria Monte Claro

Arquivado: 1 - Castelo Branco, Fernando

2 - Monte Claro, Maria
3 - Vila-Lobos, Paulo

Regra 3: Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou so

seguem a regra 2, no se separam.
www.nota11.com.br

Prof. Blener Araujo

Ex.:

Abgail Santa Clara

Barbra So Tadeu
Jos Santo Cristo

Arquivado: 1 - Santa Clara, Abgail

2 - Santo Cristo, Jos
3 - So Tadeu, Brbara
Regra 4: As iniciais abreviadas em prenomes tem precedncia na
ordenao de sobrenomes iguais.
Ex.:

Abgail Araujo
A. Araujo
Amanda Araujo

Arquivado: 1 - Araujo, A.
2 - Araujo, Abgail
3 Araujo, Amanda
Regra 5: Os artigos e preposies como a, o, de, da, d, e, uma, um no
so considerados na ordenao.
Ex.:

Alberto de Almeida
Ricardo de Araujo
Arnaldo dAndrade
Lucas da Cmara

Arquivado: 1 - Almeida, Alberto de

2 - Andrade, Arnaldo d
3 - Araujo, Ricardo de
4 - Cmara, Lucas da

Regra 6: Os sobrenomes que indicam grau de parentesco no so

considerados na ordenao (Filho, Jnior, Sobrinho, Neto).
Ex.:

Arnaldo Araujo Filho

www.nota11.com.br

Prof. Blener Araujo

Daniel Siqueira Jnior

Andr Matheus Ferreira Neto

Arquivado: 1 - Araujo Filho, Arnaldo

2 - Ferreira Neto, Andr Matheus
3 - Siqueira Jnior, Daniel

Regra 7: Os ttulos sero colocados aps o nome entre parnteses e no

so considerados na alfabetao.
Ex.:

Ministro Fernando Henrique Cardoso

Dr. Pedro Campos
Prof. Jonas Araujo

Arquivado: 1 - Araujo, Jonas (Prof.)

2 - Campos, Pedro (Dr.)
3 - Cardoso, Fernando Henrique (Ministro)

Regra 8: Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome.

Essa regra no se aplica a nomes espanhis e orientais.
Ex.:

John Russo
George A. Romero
Sam Raimi

Arquivado: 1 - Raimi, Sam

2 - Romero, George A.
3 - Russo, John

Regra 9: As partculas de nomes estrangeiros podem ser consideradas

parte integrante do nome na alfabetao.
Ex.:

Sara OConner
Giulio di Capri

www.nota11.com.br

Prof. Blener Araujo

Eleonor OBrien

Arquivado: 1 - Capri, Giulio di

2 - OBrien, Eleonor
3 - OConner, Sara

Regra 10: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,

que o sobrenome da famlia paterna.
Ex.:

Francisco Fernandz Valdez

Tuco Salamanca y Baos
Antonio Pina y Molinero

Arquivado: 1 - Fernandez Valdez, Francisco

2 - Pina y Molinero, Antonio
3 - Salamanca y Baos, Tuco

Regra 11: Os nomes orientais so registrados como se apresentam.

Ex.:

1 - Shinji Mikami
2 - Hideo Kojima
3 - Abdul Alhazred

Arquivado: 1 - Abdul Alhazred

2 - Hideo Kojima
3 - Shinji Mikami

Regra 12: Os nomes e razes sociais de empresas, instituies ou rgos

governamentais so ordenados como se apresentam, sem considerar os
artigos e preposies. Admite-se a colocao dos artigos iniciais ao final do
nome entre parnteses.
Ex.:

Ministrio da Integrao
Banco do Brasil

www.nota11.com.br

10

Prof. Blener Araujo

A Mundial Importaes Ltda.

Arquivado: 1 - Banco do Brasil

2 - Ministrio da Integrao
3 - Mundial Importaes Ltda. (A)

Regra 13: Nos ttulos de congressos, reunies, assembleias, etc, os

nmeros (arbicos, romanos ou escritos) sero colocados ao final do nome
entre parnteses. No caso de nomes igual a ordenao pode ser feita pelo
nmero ao final do nome.
Ex.:

VI Encontro de Concurseiros do Brasil

3 Congresso de Arquivologia
Quarto Encontro Regional de Msica

Arquivado: 1 - Congresso de Arquivologia (3)

2 - Encontro de Concurseiros do Brasil (VI)
3 - Encontro Regional de Msica (Quarto)

www.nota11.com.br

11

Prof. Blener Araujo

As instituies podem adotar regras diferentes das apresentadas conforme

a suas necessidades.
OBS.: Critrio de ordenao: podem ser adotados dois critrios para a ordenao dos nomes.

Letra por letra: segue-se a ordem alfabtica letra a letra do nome.

o Ex.:
Monte Alegre
Monte Branco
Monteiro
Monte Mr
Montenegro
Monte Sinai

Palavra por palavra: considera-se a ordenao do nome por palavras inteiras.

o Ex.:
Monte Alegre
Monte Branco
Monte Mr
Monte Sinai
Monteiro
Montenegro

Veja como cai na sua prova:

2. (FUNCAB/ANS Tcnico Administrativo) Os documentos devem
ser guardados dentro de pastas ou caixas. O arquivamento por nomes
segue 13 regras, chamadas alfabetao. Seguindo essas regras, como os
nomes Rogrio Castelo Azul, Camilo So Bernardo, Ronaldo de Alencar,
Juan Lopez Diaz, Ornar Saad sero arquivados?
a) Castelo Azul, Rogrio; Bernardo, Camilo So; Alencar, Ronaldo de;
Diaz, Juan Lopez; Omar Saad.

www.nota11.com.br

12

Prof. Blener Araujo

b) Castelo Azul, Rogrio; Bernardo, Camilo So; Alencar, Ronaldo de;

Lopez Diaz, Juan; Saad, Omar.
c) Castelo Azul, Rogrio; So Bernardo, Camilo; Alencar, Ronaldo de;
Lopez Diaz, Juan; Omar Saad.
d) Castelo Azul, Rogrio; So Bernardo, Camilo; Alencar, Ronaldo de;
Juan Lopez Diaz; Omar Saad.
e) Azul, Rogrio Castelo; Bernardo, Camilo So; Alencar, Ronaldo de;
Diaz, Juan Lopez; Saad, Omar.
Gabarito: Letra C. Note que aqui temos um pouco de cada regra, nome
espanhol que segue o primeiro sobrenome, nome oriental que se
mantem como se apresenta, nome com substantivo+adjetivo e nome
composto por so, santo, santa.
3. (Cesgranrio/ANP Tcnico Administrativo) Um setor de arquivo
precisa

organizar

os

documentos

das seguintes

pessoas:

1)

Luiz

Fernando Duarte Monte Claro; 2) Joo Marcus Villa-Lobos; 3) Carlos

Eduardo Santo Amaro; 4) Lucia Maria de Almeida; 5) Arlindo Moreira
Filho.
Considerando-se

que

so

respeitadas, rigorosamente, as regras de

alfabetao, como ficam organizados tais documentos?

a) 5,4,3,1,2
b) 5,3,2,4,1
c) 5,3,2,1,4
d) 4,3,1,5,2
e) 4,1,5,3,2
Gabarito: Letra E. A chave e lembrar das regras mais incomuns, como o
sobrenome Monte Claro (Substantivo+adjetivo), ou em Lucia Maria de
Almeida a preposio de no acompanha o sobrenome, ou em Arlindo
Moreira Filho o sobrenome Filho parte integrante do sobrenome, etc.

www.nota11.com.br

13

Prof. Blener Araujo

3.1.2 Mtodo Geogrfico

O mtodo geogrfico leva em considerao o elemento local e
procedncia. Ele faz parte do sistema direto. As maior vantagem desse
mtodo ser um mtodo fcil e ser direto, a desvantagem que exige duas
classificao (local e nome do correspondente).
Podemos ordenar por:

Nome do estado, cidade e correspondente: Quando aplicarmos

essa ordenao devemos dar preferncia as capitais na alfabetao.
Ex.:
ESTADO

CIDADE

CORRESPONDENTE

Gois

Goinia (Capital)

Figueiredo, Joo

Gois

Inhumas

Araujo, Jos

Rio do Norte

Natal (Capital)

Souza, Mrio

Nome da cidade, estado e correspondente: Quando aplicarmos

essa ordenao o nome da cidade ser alfabetada sem preferncia
das capitais.
Ex.:

CIDADE

ESTADO

CORRESPONDENTE

Inhumas

Gois

Araujo, Jos

Goinia (Capital)

Gois

Figueiredo, Joo

Natal (Capital)

Rio Grande do Norte

Souza, Mrio

Nome do pas, cidade e correspondente: Quando aplicarmos esta

ordenao levaremos em conta primeiro o nome do pas, em seguida
o nome da cidade, dando preferncia para as capitais na alfabetao.
Ex.:
PAS

CIDADE

CORRESPONDENTE

Brasil

Braslia (Capital)

Carvalho, Andr

Brasil

Angra dos Reis

Souza, Pedro

Inglaterra

Londres (Capital)

Oconner, Sarah

www.nota11.com.br

14

Prof. Blener Araujo

Note como isso pode ser cobrado:

4. (CESPE/FUB/Tcnico em Arquivo) A respeito de arquivamento e
ordenao dos documentos de arquivo, julgue o item subsecutivo.
De acordo com o mtodo geogrfico de ordenao, as pastas devem ser
distribudas pela procedncia dos documentos.
Certo ou Errado?

Gabarito: Certo! Note que o elemento que importa no documento quando

utilizamos o mtodo geogrfico justamente a procedncia ou o local dos
documentos.

5. (Funcab/MPOG Atividade tcnica Arquivologia) Considerando o

arquivamento

geogrfico

por

estado, cidade

correspondente,

alternativa que vir primeiro no mtodo de alfabetao :

a) Alagoas, Macei, Arildo Bragato.
b) Acre, Acrelndia, Ari Bastos.
c) So Paulo, Campinas, Arildo Braga.
d) Amap,Amap,Ariane Barros.
e) Acre, Rio Branco, Ari Bragana.

Gabarito: Letra E. Lembra da regra das capitais que diz que elas tm
precedncia sobre as demais cidades quando ordenamos pelo estado?

www.nota11.com.br

15

Prof. Blener Araujo

3.1.3 Mtodo Numrico

O mtodo numrico deve ser utilizado quando o elemento a ser considerado
no documento o nmero. Este mtodo considerado indireto, pois para
que seja possvel a pesquisa necessrio um ndice que recebe o nome de
ndice alfabtico, nesse ndice encontramos a informao de em que
nmero o documento foi arquivado.
O mtodo nmero dividido em trs mtodos: Simples, cronolgico ou
dgito terminal.
3.1.3.1 Mtodo numrico simples
No mtodo numrico simples um nmero atribudo a um cliente ou
instituio (geralmente em forma de pastas) que so ordenados em ordem
numrica. Cada documento pertencente aquele cliente ou instituio ser
arquivado naquele nmero de pasta.
Quando o nmero de uma pasta vagar, ou seja, quando deixar de existir
aquele cliente ou instituio possvel a sua reutilizao para um novo
cliente ou instituio.
Esse mtodo muito utilizado em arquivos especiais e especializados.
Segundo o professor George Melo Rodrigues suas vantagens so o menor
ndice de erros de arquivamento e a maior rapidez no arquivamento. Suas
desvantagens so a necessidade de utilizao de um ndice (dupla
pesquisa), a leitura no-convencional dos nmeros e a ordenao dos
documentos conforme o sistema utilizado.
3.1.3.2 Mtodo numrico cronolgico
Para utilizar este mtodo necessrio levar em considerao alm do
nmero a data do documento. Aqui o documento numerado e no a
pasta, como ocorre no mtodo numrico simples. Cada documento
ordenado em rigorosa ordem numrica.
Depois que o documento recebe um nmero de protocolo e autuado ele
passa a ser denominado processo.
Diferente do que acontece no mtodo numrico simples, quando uma pasta
vagava, aqui quase no possvel o aproveitamento de um registro. S
possvel aproveit-lo se o documento for da mesma data do registro
anulado.
3.1.3.3 Mtodo numrico digito-terminal
Este mtodo surgiu da necessidade de se reduzir o nmero de erro de
arquivamento em grandes volumes de documentao.

www.nota11.com.br

16

Prof. Blener Araujo

Neste mtodo os documentos so numerados sequencialmente e em

seguida dispostos em trs grupos de dois dgitos. Note que necessrio que
o nmero possua ao menos seis dgitos, portanto, quando o nmero no
possuir seis dgitos ele ser completado com zeros.
A leitura feita sempre da direita para a esquerda. Veja o exemplo:
NUMRICO SIMPLES

DGITO TERMINAL

ORDENAO

16.533

01-65-33

03-43-00

34.300

03-43-00

01-65-33

234.568

23-45-68

23-45-68

456.678

45-66-78

45-66-78

No mtodo dgito terminal o cada grupo de dois dgito recebe um nome, da

direita para a esquerda. O primeiro conjunto o primrio, o segundo
secundrio e o terceiro tercirio.
Para se localizar um documento com o nmero 234.568 nesse mtodo
devemos primeiro localizar os documentos de final 68, em seguida os
documentos com o grupo secundrio 45, e, finalmente, localizar o
documento de nmero 23.
Ex.:

www.nota11.com.br

17

Prof. Blener Araujo

Veja como simples:

6.

(FGV/TJ-GO

Analista

Judicirio/Arquivologia)

Observe

os

seguintes exemplos de codificao de documentos:

I 56.29.32
II 2.1.3
III 6532/2004

Eles so usados respectivamente nos seguintes mtodos de classificao:

a) duplex, unitermo e dgito-terminal;
b) dgito-terminal, duplex e numrico-cronolgico;
c) unitermo, decimal e numrico-cronolgico;
d) decimal, numrico-simples e numrico-cronolgico;
e) unitermo, decimal e numrico-simples.

Gabarito: Letra B. Nessa questo a banca questionou cerca dos mtodos

de classificao dgito-terminal, duplex e numrico-cronolgico conforme os
exemplos apresentados!
3.1.4 Mtodo ideogrfico
O mtodo ideogrfico ou por assunto utilizado quando o assunto o
elemento a ser considerado no documento. Consiste no agrupamento dos
documentos de acordo com seu contedo.
O mtodo ideogrfico subdividido em Alfabtico e Numrico.
3.1.4.1 Alfabtico
Geralmente o mtodo ideogrfico alfabtico utilizado quando a quantidade
de assuntos pequena. O mtodo alfabtico se subdivide em dicionrio ou
enciclopdia.
No mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio a ordenao realizada em um
nico nvel, por assuntos isolados em ordem alfabtica.
Ex.:

www.nota11.com.br

18

Prof. Blener Araujo

Assuntos

Mtodo ideogrfico
dicionrio

Cursos

Cursos

Exposies

Exposies

Pesquisa

Extenso

Extenso

Impresso

Impresso

Pesquisa

alfabtico

No mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdia a ordenao realizada por

meio de nveis hierarquizados, agrupando os assuntos do geral para o
especfico, aqui existe uma subclassificao.
Ex.: Assuntos: Cursos, Exposies, Pesquisa, Extenso, Impresso.

Olha como pode ser cobrado esse assunto:

www.nota11.com.br

19

Prof. Blener Araujo

7. (Funcab/MPOG Atividade Tcnica Arquivologia) - Um

arquivista, ao classificar as atividades rotineiras de uma instituio
pblica, utiliza o seguinte esquema na organizao de seus documentos:
PESSOAL
Admisso
Dispensa
Exonerao
Licenas
Capacitao
Para tratamento de sade
Prmio
Transferncias
ORGANIZAO
Organogramas
Regulamentos
A estrutura apresentada acima retrata uma ordenao:
a) duplex.
b) unitermo.
c) dicionria.
d) enciclopdica.
e) sistemtica.

Gabarito: Letra D. Repare na estrutura apresentada, note como ela segue o

conceito de hierarquia! Logo das opes s pode ser enciclopdia!

3.1.4.2 Numrico
Os mtodos numricos ideogrficos so divididos em duplex, decimal e
unitermo ou indexao coordenada.

Duplex: um mtodo que divide a documentao em classes e

subclasses, partindo do geral para o especfico. Esse mtodo oferece
a possibilidade da abertura ilimitada de classes. A sua grande
desvantagem que se as classes no forem bem definidas podem
ocorrer repeties desnecessrias.
Ex.:
1. Cursos
www.nota11.com.br

20

Prof. Blener Araujo

1.1

De graduao
1.1.1 Arquivologia
1.1.2 Arquitetura
1.1.3 Direito

1.2

De mestrado
1.2.1 Arquivologia
1.2.2 Arquitetura
1.2.3 Direito

1.3

De doutorado
1.3.1 Arquivologia
1.3.2 Arquitetura
1.3.3 Direto

2. Pesquisa
2.1 Arquivologia
2.1.1 Estudo de usurios
2.1.2 Conservao e restauro em papel
2.2 Arquitetura
2.3 Direito

Mtodo decimal:

O mtodo decimal baseado no sistema decimal criado por Melvil Dewey.

Sistema decimal de Dewey divide o saber humano em nove classes
principais e uma geral (10 classes). Cada uma dessas classes dividida em
subclasses (9 principais e uma geral). Cada uma dessas subclasses tambm
pode ser dividida em mais nove classes principais e uma geral (divises,
grupos, subgrupos, subsees, etc), e assim por diante.

Ex.: Veja a seguir um exemplo do sistema decimal de Dewey

Classes
0 Obras Gerais
1 Filosofia
2

Religio

www.nota11.com.br

21

Prof. Blener Araujo

Cincias Sociais

Filologia

Cincias Puras

Cincias aplicadas
600 Cincias Aplicada
610 Medicina
611 Anatomia
612 Fisiologia Humana
613 Higiene Pessoal
614 Clnica Mdica
614.1 Cardiologia
614.2 Sistema Respiratrio

As vantagens do mtodo decimal so que os assuntos ficam reunidos por

grupos e as classes podem ser expandidas infinitamente. Como limitao
encontramos apenas dez nmeros destinados para a classificao e a
necessidade de prever o desenvolvimento das atividades da instituio.

Unitermo ou indexao coordenada:

O mtodo unitermo consiste em atribuir ao documento (ou grupo de

documento) um nmero de registro sequencial, de acordo com a sua
entrada no arquivo. Aps a numerao o documento ser analisado e dele
sero retiradas as informaes necessrias para a produo de uma fichandice, contendo palavras-chave que identifiquem os elementos contidos no
documento.
Para cada palavra-chave criada uma ficha de palavra-chave. Essa ficha
dividida em 10 colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro ento
ser anotado na coluna correspondente ao ltimo dgito do mesmo.
Ex.: Ofcios 1234, 2345, 6789, 7884 e 9000.
0
9000

1234

2345

9
6789

7884

www.nota11.com.br

22

Prof. Blener Araujo

Para localizar um documento ele deve constar ao mesmo tempo nas fichas
que contm as palavras chaves quando comparadas.
Esse mtodo recomendado para arquivos especializados e especiais.

Ex.: Imagine que queremos encontrar um documento que trate sobre um

filme de terror dirigido por Sam Raimi nos anos 80. Escolheramos as
palavras chaves do documento e olhamos nas fichas.

Ficha 1: Raimi, Sam

0

610

324

666

888

Ficha 2: Filmes de Terror

0

610

666

787

Ficha 3: Filmes dos anos 80

0

610

666

909

Note que os nicos documentos que contm ambas as palavras chaves so

os 610 e 666. Logo esses documentos tratam sobre um filme de terror
dirigido por Sam Raimi nos anos 80.
Observe como a banca pode te cobrar esse assunto:
8.

(CESPE/FUB/2014

Tcnico

de

Arquivo)

respeito

de

arquivamento e ordenao dos documentos de arquivo, julgue o item

subsecutivo.
O mtodo duplex utilizado na classificao ideogrfica dos documentos.
Certo ou Errado?

www.nota11.com.br

23

Prof. Blener Araujo

Certo.
9. (CESPE/MPE-PI/2012 Tcnico Ministerial) Uma vantagem do
mtodo duplex sobre o mtodo decimal a possibilidade de abrir novas
classes de acordo com a necessidade da instituio.
Certo ou Errado?
Certo.
10. (CESPE/CNPQ/2011 Assistente)

Por meio

do mtodo de

arquivamento decimal, utilizado no cdigo de classificao de documentos

de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos, atribudo, para cada
documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente.
Certo ou Errado?
Errado. Aqui o examinador tentou misturar o conceito do mtodo decimal
com o conceito do mtodo unitermo ou indexao coordenada.
3.2 Mtodos padronizados:
Podemos citar como mtodos padronizados o variadex, o automtico, o
soundex, o rneo e o mnemnico.
O variadex o mais conhecido e utilizado, j os demais no so utilizados
no Brasil.

Variadex:
O mtodo variadex consiste em atribuir cores associadas letras do
alfabeto,

objetivando

rpida

localizao

arquivamento

de

documentos.
O mtodo basicamente divide o arquivo em setores menores
delimitados pelas cores.
LETRAS

CORES

A, B, C, D e abreviaes

Azul

E, F, G, H e abreviaes

Amarelo

I, J , K, L, M, N e abreviaes

Vermelho

www.nota11.com.br

24

Prof. Blener Araujo

O, P, Q e abreviaes

Laranja

R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e
abreviaes

Verde

As cores da tabela podem ser alteradas conforme a necessidade.

As cores so atribudas segunda letra do nome de entrada, ou seja,
o nome Paulo Ribeiro arquivado como Ribeiro, Paulo, portanto a
sua segunda letra o i em Ribeiro, ento esse documento receberia a
cor azul.

Soundex:
Esse

mtodo

se

baseia

no

som

das

palavras,

levando

em

considerao a pronncia e a letra inicial, agrupando sons prximos e

semelhantes.

Rneo:
Consiste na combinao do mtodo alfanumrico com o numrico
ordinrio. Atualmente esse mtodo est em desuso.

Automtico:
Nesse mtodo as guias e pastas j indicam as divises das letras do
alfabeto.

4. Alfanumrico
Esse mtodo no considerado nem bsico nem to pouco padronizado.
O mtodo alfanumrico utiliza uma tabela onde se divide o alfabeto e o
relaciona a uma ordem numrica crescente.

Essa tabela utiliza notaes

fechadas.

www.nota11.com.br

25

Prof. Blener Araujo

Ex.:
LETRA

NMERO

LETRA

NMERO

Aa-Af

Ca-Ch

Ag-Al

Ci-Cz

Am-Az

Da-Dl

Ba-Bl

Dm-Dz

Bm-Bz

Ea-Ez

10

Baseado nessa tabela os nomes Alan Araujo, Marcos Ernesto, Joaquim

Carvalho seriam arquivados na seguinte ordem:
1 - Araujo, Alan (Dentro da diviso 1 - Aa-Af)
2 Carvalho, Joaquim (Dentro da diviso 6 Ca-Ch)
3 Ernesto, Marcos (Dentro da diviso 10 Ea-Ez)

Aps a separao por diviso, os documentos sero ordenados dentro das

mesmas em ordem alfabtica.

Olha como isso cai na prova:

11. (CS-UFG/IFGO Auxiliar em administrao) A administrao de
documentos oficiais pressupe a existncia de um sistema de
arquivamento. Para a organizao desse sistema existem vrias formas ou
mtodos de arquivamento. O mtodo que consiste em dar cores aos
diversos grupos de letras o mtodo
a) mnemnico.
b) variadex.
c) especfico.
d) dplex.

www.nota11.com.br

26

Prof. Blener Araujo

Gabarito: Letra B. O mtodo que associa cores a segunda letra da entrada

o variadex.
12. (CESPE/TCE-RS OFICIAL DE CONTROLE EXTERNO) O mtodo de
arquivamento alfanumrico, que consiste na combinao de letras e
nmeros, pertence ao sistema indireto.
Certo ou Errado?
Gabarito: Errado! Lembre-se que o alfanumrico no nem bsico nem
padronizado, nem direto e nem indireto!
5. Tipos de Arquivamento
O tipo de arquivamento consiste na posio em que o documento
acondicionado. Ele pode ser Horizontal ou Vertical.
No tipo de arquivamento horizontal os documentos so acondicionados uns
sobre os outros, geralmente em gavetas, estantes, etc. As espcies de
documentos geralmente so mapas, plantas, etc.
No arquivamento vertical os documentos so acondicionados uns atrs dos
outros, por exemplo em pastas suspensas.

Vamos Praticar!
1. (CESPE/TJ-AL Tcnico Judicirio) Assinale a opo correta, a respeito

de tcnicas de ordenao de arquivo.

a) A ordenao numrica mtodo direto, pois a pesquisa ocorre exatamente
no documento.
b) Na ordenao numrico-cronolgica, numera-se pasta de arquivo e no
documento.
c) A ordenao alfabtica mtodo direto e utiliza o nome para dispor os
documentos ou as pastas, sem a necessidade de instrumento auxiliar.
d) A ordenao por assunto no tem regras ou mtodos evidentes.
e) Na ordenao geogrfica, caso o principal elemento de identificao seja
cidade e no estado, a capital deve ser destacada.
www.nota11.com.br

27

Prof. Blener Araujo

2. (CESPE/TRE-RJ Tcnico Judicirio) A disposio de documentos pelo

nome dos clientes corresponde ordenao do tipo unitermo.
Certo ou Errado?
3. (CESPE/STM Tcnico Judicirio) Por meio do mtodo Variadex,
atribui-se um nmero ao documento, em ordem crescente, de acordo
com a entrada deste no arquivo.
Certo ou Errado?
4. (CESPE/STM Tcnico Judicirio) No mtodo numrico simples,
um mtodo de arquivamento do tipo direto, no se faz necessrio
consultar um ndice para localizar o documento.
Certo ou Errado?
5.

(CESPE/STM

Analista

Judicirio)

Os

mtodos

bsicos

de

arquivamento so alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico.

Certo ou Errado?
6. (UFMT/IF-MT Auxiliar de administrao) O mtodo de
arquivamento mais simples quando o elemento principal o nome
denomina-se mtodo alfabtico. Sobre esse mtodo, marque V para as
afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) um mtodo indireto, porque a pesquisa requer uso de ndice auxiliar
para localizao do documento.
( ) As fichas ou as pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica,
respeitadas as normas gerais para a alfabetao, por guias divisrias, com
as respectivas letras.
( ) Na regra de alfabetao com nomes de pessoas fsicas, considera-se o
ltimo sobrenome e depois o prenome.
( ) Nas situaes em que a pessoa fsica possui sobrenomes agrupados por
hfen, faz-se necessria, segundo a regra de alfabetao, sua separao.

Assinale a sequncia correta.

a) V, V, F, V
b) F, V, V, F
c) F, F, V, F
www.nota11.com.br

28

Prof. Blener Araujo

d) V, F, F, V
7. (FUNCAB/MPOG Atividade Tcnica) Considere os nomes a seguir:
1. Dr. Ricardo Teixeira
2. Professor Arnaldo do Couto
3. General Roberto d'Andrade
4. Leila da Cmara
5. Paulo de Almeida
A sequncia correta para arquivamento das pastas de documentos por
mtodo alfabtico :
a) 5,3,4,2,1.
b) 1,3,4,5,2.
c) 5,3,1,4,2.
d) 4,2,3,1,5.
e) 1,4,3,2,5.

8. (COVEST-COPSET/UFPE Auxiliar de Administrao) Entre os

mtodos de arquivamento, o alfabtico subdividido em especfico,
geogrfico, mnemnico e variadex. Descreve corretamente o mtodo
variadex, a seguinte alternativa:
a) representado por palavras dispostas alfabeticamente e um dos mais
difceis processos de arquivamento.
b) consiste em agrupar as pastas por assunto e apresenta a dificuldade de
se escolher o melhor termo ou expresso.
c) tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes,
ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para buscar a
informao.
d) busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memria na
busca da informao no material de arquivo.
e) mtodo de arquivamento indireto, pois necessita de consulta anterior a
um ndice.

9. (UFES/UFES Assistente de administrao) Segundo Paes (2008),

pode-se dividir os mtodos de arquivamento em dois sistemas, os diretos e
www.nota11.com.br

29

Prof. Blener Araujo

os indiretos. Sobre a diferena entre os dois sistemas, segundo a autora,

CORRETO afirmar:
a) O sistema direto aquele em que necessrio consultar um ndice ou
cdigo para acessar o documento, diferentemente do indireto, no qual a
busca feita no local de guarda do documento.
b) A diferena entre os dois sistemas apenas a forma como se manuseia
o documento: o indireto indica o uso de EPI (Equipamento de Proteo
Individual) e o direto dispensa essa proteo individual.
c) O sistema direto aquele cujo produtor assinou diretamente no
documento e o indireto aquele cuja assinatura do produtor est em forma
eletrnica.
d) Nos sistemas diretos os documentos so arquivados diretamente pelo
produtor, e no sistema indireto o arquivamento executado por profissional
tcnico especfico ou por empresa de custdia externa.
e) Os sistemas diretos so capazes de permitir buscar o documento
diretamente no local onde est guardado, diferentemente do indireto, no
qual necessrio consultar um ndice ou cdigo, que remeta ao documento.

10. (FCC/TRE-RR Tcnico Judicirio) No arquivo corrente de uma

repartio pblica, a correspondncia recebida ordenada pelo nome do
remetente, de acordo com as regras de alfabetao. Observe a relao de
remetentes abaixo.

1. Universidade Federal de Roraima

2. Universidade Estadual de Roraima
3. Aeroporto Internacional de Boa Vista
4. Prefeitura Municipal de Caracara
5. Presidncia da Repblica
6. Ministrio de Minas e Energia
7. Prefeitura Municipal de Mucaja
8. Ministrio da Cincia e Tecnologia
9. Ministrio das Cidades
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista

www.nota11.com.br

30

Prof. Blener Araujo

A sequncia alfabtica de tais correspondentes

a) 5, 6, 8, 9, 1, 2, 4, 7, 10, 3.
b) 3, 9, 6, 8, 7, 4, 10, 5, 1, 2.
c) 3, 8, 9, 6, 4, 7, 10, 5, 2, 1.
d) 3, 6, 8, 9, 5, 4, 10, 7, 1, 2.
e) 3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.

GABARITO:

1-C

2-E

9-E

10-E

3-E

4-E

5-C

www.nota11.com.br

6-B

7-A

8-C

31

Prof. Blener Araujo

Ateno!!!

Para garantir que voc esteja utilizando um material 100%

atualizado, sempre baixe diretamente do site
WWW.NOTA11.COM.BR

Pegar esse material por outras fontes, que no o site

www.nota11.com.br , alm de poder ser enquadrado como CRIME,
poder prejudicar o seu estudo e contribuir para naufragar o projeto
mais revolucionrio e democratizante do ensino para concursos O
NOTA 11

O Brasil precisa de pessoas honestas e trabalhadores srios.

No compactue com a corrupo. No compactue com a pirataria.

Precisamos de voc.
FAA SUA PARTE!

Equipe Nota11

www.nota11.com.br

32