MANUAL DE CONTABILIDAD BASICA

1.

CONCEPTOS GENERALES DE CONTABILIDAD

Considerando que la Contabilidad como una tcnica que tiene la finalidad de apoyar y optimizar los procesos de la Administracin y de la
Economa en una organizacin empresarial, su enseanza requiere de objetivos claramente definidos y prcticos, factibles de aplicar con
exacta precisin.
Es por este motivo, que el presente Manual, pretendiendo entregar contenidos bsicos de la contabilidad, centrar su enseanza en el
material didctico y participacin del alumno en el desarrollo de situaciones y casos prcticos que deber resolver, los que lgicamente
estarn coordinados con los contenidos expresados en el programa de estudios presentado con anterioridad.
Se plantear en ste una pequea resea de los Objetivos, funcin y finalidad de la Contabilidad. Seguidamente, se entregarn los
Conceptos de Contabilidad, y sus operaciones esenciales, desarrollando finalmente, registros de procesos contables bsicos que
conduzcan a la elaboracin de los Estados Financieros Iniciales: el Estado de Resultado y el Balance General inicial de una empresa.
DEFINICIN
LA CONTABILIDAD es una ciencia auxiliar de la Economa, cuya finalidad es apoyar los procesos en la Administracin de una empresa de
manera de aportarle eficiencia. La informacin que entrega sirve a los Ejecutivos para orientar la Toma de Decisiones con respecto al futuro
de la organizacin.
Es el arte de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa expresndolos en dinero los actos y las operaciones que tengan aunque sea
parcialmente caractersticas financieras y de interpretar sus resultados.
Es un Sistema de informacin que permite identificar clasificar, registrar, resumir, interpretar, analizar y evaluar en trminos monetarios las
operaciones y transacciones de una empresa.
FUNCIONES
Histricas, se manifiesta por el registro cronolgico de los hechos econmicos que van apareciendo en la vida de la empresa Ejemplo: La
anotacin por orden de fechas de todos los cobros y pagos que se van realizando.
Estadstica, es el reflejo de los hechos econmicos en cantidades que dan una visin real de la forma como queda afectada la situacin de
la empresa Ejemplo: Ver el crecimiento de la empresa en cinco aos.
Econmica, estudia el proceso que se sigue para la obtencin del producto Ejemplo: Costo beneficio.
Financiera, analiza la obtencin de los recursos, para hacer frente a los compromisos de la empresa Ejemplo: Ver con qu dinero cuenta la
empresa, conocer los plazos de cobros a clientes y compromisos de pago a acreedores.
Fiscal, es saber cmo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes Ejemplo: Impuesto a las Ventas (IVA),
Impuesto Renta.
Legal, conocer los artculos del cdigo de comercio, cdigo del trabajo y otras leyes que puedan afectar a la empresa para que la
contabilidad refleje de manera legal el contenido de la actividad Ejemplo: Salud, AFP, Prestaciones Sociales, etc.
OBJETIVOS

Proporcionar una imagen numrica de lo que en realidad sucede en la vida y en la actividad de la empresa, conocer el Patrimonio y sus
modificaciones.

Proporcionar una base en cifras para orientar las actuaciones de gerencia en su toma de decisiones.

Proporcionar la justificacin de la correcta gestin de los recursos de la empresa.

LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA

Dentro del macro-sistema empresa existen una variedad de Subsistemas de Informacin Administrativa, entre los cuales encontramos el
Subsistema de Informacin Contable.

Corriente
de
Entrada
Recopilacin de Datos:
Facturas (Compra y de Venta),
Notas de Dbitos, Notas de
Crditos, Depsitos, cheques,
Comprobantes Ingreso, Compra y.
Egreso.

PROCESO
CONTABLE

Corriente
de Salida

Anlisis y Clasificacin de Operaciones

realizadas
Registro de las Operaciones

Entrega Balance General,

Estados de Resultados y Estado
de Cambio en la Posicin
Financiera.

Preparacin Estados Contables (Balance

General, Estado de Resultados)
Anlisis Informacin Contable

USUARIO
INTERNOS

CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN CONTABLE

USUARIOS EXTERNOS

1.

Exacta

2.

Verdadera y fidedigna

Responder con exactitud a los datos consignados en los Los registros e informes deben expresar la real situacin
documentos originales (facturas, cheques, y otros)
de los hechos, y estos deben ser confiables.
3.

Comprensible

4.

Referida a un nivel

La informacin debe ser presentada de tal forma que su Elaborada segn el destinatario.
contenido no induzca a error y comprendida por el comn
de los miembros de la empresa. En otras palabras debe ser
clara y fcil de entender.
5.

Econmica

Con un costo inferior al beneficio que reporta.

6.

Oportuna

Que est disponible al momento en que se requiera su

informacin.

CAMPOS DE APLICACIN DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad no solo se ocupa de los registros o anotaciones detalladas de los aspectos comerciales, su campo de accin es muy amplio.
La contabilidad segn el tipo de empresa donde se aplique puede ser:
1.

Contabilidad Privada: Se lleva en empresas cuyos propietarios son personas particulares y de acuerdo con la actividad de la
organizacin se subdivide en:
1.1. Contabilidad Comercial: se utiliza en organizacin de compraventa de mercancas. Ej. los Almacenes.
1.2. Contabilidad de Servicios: La que se maneja en los negocios de prestacin de servicios. Ej. Empresas de Transporte.
1.3. Contabilidad de Costos: llevada a cabo en las empresas Manufacturas, Mineras, Agrcolas, pecuarias Ej. industrias Textil.
1.4. Contabilidad Bancaria: Es la que opera en Entidades Financieras, para registrar las operaciones de los Bancos, Corporaciones
de Ahorro y Crdito.
1.5. Contabilidad Cooperativa: La que se lleva en las Cooperativas.

2.

Contabilidad Oficial: La utiliza en las empresas Estatales.

PRINCIPIOS CONTABLES

Con el objeto de que los Estados Financieros puedan ser entendidos por terceros, es necesario que sean preparados con sujecin a un
cuerpo de reglas o convenciones previamente conocidas y de aceptacin general.
Los principios son pocos y representan las presunciones bsicas sobre las que descansan las normas. Necesariamente derivan de los
factores econmicos y polticos del medio ambiente, de las formas de pensar y de las costumbres de todos los segmentos de la comunidad
que involucra al mundo de los negocios.
A continuacin se resumen los Principios Contables de Aceptacin General, los que son determinados por las caractersticas del medio
ambiente en el cual se desenvuelve la contabilidad.
1.- Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o
utilizan los datos contables, puedan encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende
que los Estados Financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una entidad. Este
principio en el fondo es el postulado bsico o principio fundamental al que est subordinado el resto.
2.- Entidad Contable: Los Estados Financieros se refieren a entidades econmicas especficas, que son distintas al dueo o dueos de la
misma.
3.- Empresa en Marcha: Se presume que no existe un lmite de tiempo en la continuidad operacional de la entidad econmica y por
consiguiente, las cifras presentadas no estn reflejadas a sus valores estimados de realizacin.
4.- Bienes Econmicos: Los Estados Financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones econmicas susceptibles de ser valorizados
en trminos monetarios.
5.- Moneda: La contabilidad mide en trminos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogneos a un comn
denominador.
6.- Perodo de Tiempo: Los Estados Financieros resumen la informacin relativa a perodos determinados de tiempo, los que son
conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros.
7.- Objetividad: Los cambios en Activos, Pasivos y Patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios
objetivamente.

8.- Uniformidad: Los procedimientos de cuantificacin utilizados deben ser uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando existan
razones fundadas para cambiar de procedimientos, deber informarse este hecho y su efecto.
SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLE
Es la combinacin de personal, registros y procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de informacin
financiera, a fin de producir y revelar informacin de carcter contable financiero que sea confiable y til, de manera que los responsables de
la administracin dispongan de ella oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones.
Para administrar y evaluar una empresa es importante tener una informacin bsica de los sistemas de contabilidad, ayuda a los gerentes a
cumplir exitosamente con sus responsabilidades.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE

Entre los elementos del sistema de informacin contable que permiten su dinmica y constituyen su estructura de funcionamiento tenemos:
1.

Los documentos y transacciones de la empresa y de los hechos econmicos.

2.

La legislacin fiscal, la laboral y de seguridad social, la de comercio, etc.

3.

La tecnologa de computacin para la captacin, el procesamiento y almacenamiento de datos as como para su interpretacin, anlisis
y suministro de informacin.

4.

Los fundamentos tericos, tcnicos y marco conceptual contable y financiero.

5.

Las personas que intervienen en el funcionamiento y dinmica del sistema.

6.

Los recursos financieros y materiales necesarios.

7.

El sistema o subsistema de control interno contable.

2. LA CUENTA

Cuando una persona se interesa por la contabilidad y empieza a estudiar, generalmente no tiene idea de los conceptos bsicos, por eso yo
considero importante hacer una introduccin sobre lo ms elemental como que es una cuenta como se manejan las cuentas, su naturaleza, y
dinmica de las mismas. As como tambin la clasificacin de las cuentas en el Plan nico de Cuentas (PUC).
Es una agrupacin sistemtica de los cargos y abonos relacionados a una persona o situacin de la misma naturaleza, que se
registran bajo un encabezamiento o ttulo que los identifica.

La cuenta en contabilidad es el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho econmico realizado por una
empresa, es decir, es instrumento de representacin y medida de cada elemento patrimonial.

Para expresar una transaccin se utiliza una palabra y un nmero, la palabra representa el elemento cualitativo de la cuenta y el nmero el
elemento cuantitativo que son la representacin de la realidad de los elementos del patrimonio escritos en un papel.
Existen tantas cuentas como elementos patrimoniales tiene la empresa.

Las cuentas se representan grficamente como una T; parte izquierda se llama "Dbito" o "Debe" y la parte derecha "Crdito" o "haber";
dependiendo de la naturaleza de la cuenta dicha cuenta aumenta o disminuye segn su ubicacin en la cuenta T.
Una cuenta de naturaleza dbito aumenta por el debe y disminuye por el haber.
Una cuenta de naturaleza crdito aumenta por el haber y disminuye por el debe.
Ejemplo:
Ingresos y salidas de dinero en efectivo, se registrar en la cuenta llamada Caja.
Los dineros que estn depositados en el Banco, se registrarn en Cuenta Banco.

TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS CUENTAS

Se representa por una T (Esquema) que tiene dos partes: DEBE y HABER

Los que slo son nombres convencionales para identificar izquierda y derecha.
DEBE
Cargos

BANCOLOMBIA
620
+180

85
+120
+114
319

Crditos.

CONCEPTOS

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Abonos
+60
860

Dbitos.....

HABER

Las anotaciones registradas al Debe de la cuenta se llaman cargos.

Las anotaciones registradas al Haber de la cuenta se llaman abonos.
La suma de los cargos se llama Dbitos
La suma de los abonos se llama Crditos
La diferencia entre dbitos y crditos se llama saldo.
Cuando los dbitos son mayores, se llama saldo dbito.
Cuando los crditos son mayores, se llama saldo crdito.
Cuando dbitos y crditos son iguales, se dice que la cuenta est saldada

TECNICISMO Y CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS

DEBE

ACTIVO

Cargos
(+)

DEBE

INGRESOS (VENTAS)

Cargos
(-)

HABER
Abonos
(-)

HABER
Abonos
(+)

DEBE PASIVO Y PATRIMONIO HABER

Cargos
(-)

DEBE

Abonos
(+)

GASTOS Y COSTOS

Cargos
(+)

Cuentas de Activo: Cuando aumentan, se cargan (SE DEBITAN, se registra el valor por el
DEBE). Cuando disminuyen, se abonan (SE ACREDITAN, se registra el valor por el HABER).
Cuentas de Pasivo: Cuando disminuyen se cargan (SE DEBITAN, se registra el valor por el
DEBE). Cuando aumentan, se abonan (SE ACREDITAN, se registra el valor por el HABER).
Cuentas de Gastos y Costos: Cuando aumentan, se cargan (SE DEBITAN, se registra el
valor por el DEBE). Cuando disminuyen, se abonan (SE ACREDITAN, se registra el valor por
el HABER).
PARA RECORDAR: LAS CUENTAS DE GASTOS NUNCA SE ACREDITAN. LA UNICA
CUENTA DE COSTOS QUE SE ACREDITA (REGISTRO POR EL HABER) ES LA CUENTA
6225: DEVOLUCION EN COMPRAS.
Cuentas de Ingresos (Ventas): Cuando disminuyen se cargan (SE DEBITAN, se registra el
valor por el DEBE). Cuando aumentan, se abonan (SE ACREDITAN, se registra el valor por
el HABER).
PARA RECORDAR: LA UNICA CUENTA DE INGRESOS QUE SE DEBITA (REGISTRO POR
EL DEBE) ES LA CUENTA 4175: DEVOLUCION EN VENTAS.

HABER

Abonos
(-)

 Las cuentas de Activo, si tienen saldo, ste siempre ser Deudor.

Las cuentas de Pasivo, si tienen saldo, ste siempre ser Acreedor
Las cuentas de Gastos y Costos, tendrn saldo deudor.

Las cuentas de Ingresos, tendrn saldo acreedor.

TIPOS DE CUENTAS

DE RESULTADO
(NOMINALES O TRANSITORIAS)

ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO

REALES O DE BALANCE

TIPOS DE
CUENTAS
CUENTAS DE ORDEN
DEUDORAS

INGRESOS
GASTOS
COSTO DE VENTAS

CUENTAS DE ORDEN
ACREEDORAS

Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa. Tienen duracin

permanente. Son las que aparecen en el Balance General.

CUENTAS DEL ACTIVO

CUENTAS REALES
O DE BALANCE

CUENTAS DEL PASIVO

CUENTAS DEL
PATRIMONIO

Representan los derechos, bienes y recursos

obtenidos por la empresa como resultado de
eventos pasados de cuyo uso se esperan beneficios
futuros, son de naturaleza debito. Ejemplos: Caja,
bancos,
deudores,
inversiones,
terrenos,
inventarios, edificaciones, maquinaria y equipo,
equipo de oficina, patentes y marcas, crdito
mercantil, etc.
Representan las obligaciones que la empresa tiene
con terceros derivadas de eventos pasados. Son de
naturaleza crdito. Ejemplos: Obligaciones
financieras, cuentas por pagar, proveedores,
obligaciones laborales, impuesto de renta por pagar,
ingresos recibidos por anticipados, etc.
Representan los compromisos que la empresa tiene
con sus dueos; es el dinero que tienen invertido los
dueos. Son de naturaleza crdito. Ejemplos:
Capital social, supervit de capital, revalorizacin
del patrimonio, utilidad del ejercicio, supervit por
valorizaciones, reservas.

Tienen origen en las operaciones del negocio. Determinan el aumento o disminucin

del patrimonio por las utilidades o prdidas en el ejercicio. Se llaman transitorias
porque su duracin es hasta la terminacin de cada ciclo contable y se cancelan.
Son las que generalmente causan un aumento en el
patrimonio, Son de naturaleza crdito Ejemplos:
CUENTAS DE INGRESOS
venta de mercancas, ingresos por arrendamiento,
ingresos por intereses etc.

CUENTAS DE GASTOS
CUENTAS DE RESULTADOS,
TRANSITORIAS O
NOMINALES
CUENTAS DE
COSTOS DE VENTA

CUENTAS DE COSTOS DE
PRODUCCION O DE
OPERACIN

Son todas las erogaciones en que incurre un

negocio para cumplir con su objeto social,
generalmente causan una disminucin en el
patrimonio. Son de naturaleza dbito. Ejemplo:
Gastos salarios, gastos por intereses, gastos
servicios pblicos, etc.
Son las cuentas que representan la acumulacin de
los costos directos e indirectos necesarios en la
elaboracin de productos y/o prestacin de los
servicios vendidos de acuerdo con la actividad
social desarrollada por el ente econmico en un
periodo determinado. Su naturaleza es dbito.
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan
las erogaciones y cargos asociados clara y
directamente con la elaboracin o la produccin de
los bienes o la prestacin de servicios, de los cuales
un ente econmico obtiene sus ingresos. Son de
naturaleza dbito.

DEUDORAS

CUENTAS DE ORDEN

ACREEDORAS

Reflejan hechos o circunstancias de los cuales se

pueden generar derechos afectando la estructura
financiera del ente econmico. Se incluyen aquellas
cuentas de registro utilizadas para efectos del
control interno de activos, informacin general o
control de futuras situaciones financieras, as como
para conciliar las diferencias entre los registros
contables de los activos y las declaraciones
tributarias.
Registran los compromisos o contratos que se
relacionan con posibles obligaciones y que por tanto
puedan llegar a afectar la estructura financiera del
ente econmico. Se incluyen aquellas cuentas de
registro utilizadas para efectos del control interno de
pasivos y patrimonio, informacin gerencial o control
de futuras situaciones financieras, as como para
conciliar las diferencias entre los registros contables
de los pasivos y patrimonio y las declaraciones
tributarias.

PLAN DE CUENTAS

Es una herramienta creada para armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la economa colombiana donde su
fundamento legal se encuentra en la norma tcnica de clasificacin de los hechos econmicos.
El plan busca mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la informacin contable generando beneficios para sus usuarios.
El plan nico de cuentas (PUC) para comerciantes que opera en Colombia fue establecido por el Decreto 2650 de 1993. El plan ha sido
obligatorio desde el 1 de enero de 1995 para todas las personas naturales o jurdicas obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo
previsto en el Cdigo de Comercio.

Es el listado de Cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que depender de la
naturaleza de las actividades econmicas que realice. (Ej. No es lo mismo la contabilidad de un hospital que la de un supermercado).
El plan nico de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones econmicas realizadas por los comerciantes con el fin de
permitir la transparencia de la informacin contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

Requisitos del Plan de Cuentas

1.

Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la

empresa.

2.

Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolucin de la empresa.

3.

Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificacin

numrico de las cuentas, de manera que sea fcil su identificacin por
grupos.

La estructura del Plan nico de Cuentas est compuesto por:

1.

CATLOGO DE CUENTAS

Contiene la relacin ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas de las cuentas reales o de balance, de resultado o
transitorias y de orden, identificadas con un cdigo numrico y su correspondiente denominacin. La codificacin del Plan nico de Cuentas
(PUC), de acuerdo al Decreto 2650 de 1993, est estructurado sobre la base de los siguientes niveles:
Clase:
Grupo:
Cuenta:
Subcuenta:

El primer dgito
Los dos primeros dgitos
Los cuatro primeros dgitos
Los seis primeros dgitos

Ejemplo:
1
11
1105
110505

ACTIVO
DISPONIBLE
Caja
Caja General

(La Clase de Cuenta)

(El Grupo)
(La Cuenta)
(La Subcuenta)

Las clases que identifica el primer dgito son:

Clase 1:
Clase 2:
Clase 3:
Clase 4:
Clase 5:
Clase 6:
Clase 7:
Clase 8:
Clase 9:

Activo
Pasivo
Patrimonio
Ingresos
Gastos
Costos de Venta
Costo de produccin o de operaciones
Cuentas de orden deudoras
Cuentas de orden acreedoras

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el Balance General.

Las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas que conforman el Estado de Resultados (Ganancias o Prdidas).
Las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.
2.

DESCRIPCIONES Y DINAMICA DE LAS CUENTAS

2.1 Descripciones: expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catlogo e indican las
operaciones a registrar en cada una de las cuentas.
2.2 Dinmica: sealan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos que las afectan.
3.

ASIENTOS (REGISTROS) CONTABLES

LAS TRANSACCIONES

Son todas las operaciones con valor monetario o intercambio econmico que da lugar a cambios en la ecuacin contable, ya sea por
aumento o disminucin en uno o varios de sus componentes activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o costos. Ejemplo:
Compra de un vehculo
Venta de mercancas
Prestacin de un servicio.
La situacin anterior origina los asientos de contabilidad, que son el registro de transacciones u operaciones comerciales en cada una de las
cuentas afectadas.

CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE

Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones comerciales se fundamenta en los siguientes hechos. Los
cuales son conocidos como el principio de la partida doble.

Cuando una persona vende, hay otra que compra

Cuando una persona entrega hay otra que recibe
No puede existir deudor sin acreedor
No puede existir un acreedor sin un deudor

El Principio de Partida Doble se refiere a:

Los valores registrados en el DEBE han de ser iguales
a los valores registrados en el HABER

Los registros contables se define como la representacin grfica de la Partida Doble

Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una transaccin u operacin comercial realizada por el ente econmico.
Pueden ser: simples o compuestos.
CARACTERSTICAS
a)
b)
c)
d)
e)

Numeracin correlativa; fecha cronolgica

Cuentas deudoras (son las que registran cargos)
Cuentas acreedoras (las que registran abonos)
Cargos valorizados (Debe); Abonos valorizados (Haber)
Glosa: breve explicacin de la operacin comercial que se registra

 TIPOS DE ASIENTOS
Asiento Simple:
Consta de una cuenta deudora (Dbito) y una cuenta acreedora (Crdito). Intervienen dos (2) cuentas una Deudora y otra Acreedora es decir
que a un cargo le corresponde un abono.
Ejemplo: Se compran Muebles y Enseres para la empresa segn factura No. 2630 por $5.000.000 de contado con cheques.
Dbito:
Equipos de oficina 5.000.000
Crdito: Bancos
5.000.000
Asiento Compuesto:
Consta de una o ms cuentas deudoras (Dbitos) y una o ms acreedoras (Crditos). Intervienen ms de dos (2) cuentas a un cargo o
diversos cargos corresponde un abono o varios abonos, puede tener una cuenta deudora y dos o ms acreedores o lo contrario.
Ejemplo: Se compran Muebles y Enseres segn factura No. 2630 por $5.000.000, de la siguiente manera: con cheque No. 35085 $2.000.000,
y se firma una letra a 90 das por valor de $3.000.000.
Dbito:
Equipos de oficina 5.000.000
Crdito: Bancos
2.000.000
Crdito:
Cuentas Corrientes Comerciales
3.000.000
ECUACION CONTABLE O PATRIMONIAL
Resulta de comparar el Activo y el Pasivo de una empresa con el objeto de obtener el valor del Patrimonio o Capital.
Desde su inicio toda empresa puede expresar su Ecuacin Patrimonial que se conservara a travs de la vida del ente
aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el Pasivo.
La Ecuacin Contable se representa por las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio.
EL ACTIVO: Todos los bienes o derechos de la empresa o la representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico
Ejemplos: Caja, Bancos, Clientes, Inversiones Inventarios, Equipos de Oficina, Edificios.
EL PASIVO: Es la representacin financiera de una obligacin presente del ente econmico derivada de eventos pasados en virtud de la cual
se reconoce que en el futuro, se deben transferir recursos o proveer servicios a otros entes (Son las deudas que tiene la empresa con
terceros). Ejemplos: Obligaciones Financieras, Proveedores, Cuentas por Pagar, Costos y Gastos por Pagar.
EL PATRIMONIO: Es el valor residual de los Activos del ente econmico, despus de deducir todos sus pasivos. Son cuentas de patrimonio:
aportes sociales, capital de personas naturales, reservas obligatorias, utilidad del ejercicio.
REPRESENTACION DE LA ECUACION CONTABLE

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

Los bienes
+
Lo que le deben

Lo que la empresa
debe a sus dueos
Lo que debe a terceros

FRMULA ECUACIN PATRIMONIAL

ACTIVO = PASIVO - CAPITAL

DBITOS

CRDITOS
ACTIVOS

PASIVOS
Y
PATRIMONIO

Cuando la empresa no tiene deudas u obligaciones con terceros, la ecuacin contable se representa as:
ACTIVO = PATRIMONIO O CAPITAL
Ejemplo: Pedro Prez inicia un negocio con el siguiente aporte: en billetes monedas, cheques $2.000.000. Equipo de oficina $4.000.000. Un
edificio $10.000.000.
ACTIVO = PATRIMONIO O CAPITAL

$16.000.000 = $16.000.000
Cuando la empresa tiene deudas u obligaciones con terceros la ecuacin contable se presenta as:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL O PATRIMONIO
Ejemplo: Billetes $2.000.000, Equipo de oficina $ 4.000.000. Edificio 10.000.000, en facturas de mercancas por pagar $ 3.000.000.
.
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL O PATRIMONIO
$16.000.000 = $3.000.000 + $13.000.000

PASOS A SEGUIR EN EL REGISTRO DE TRANSACIONES COMERCIALES

Las empresas realizan durante el ciclo contable muchas operaciones las cuales se denominan transacciones comerciales. Al registrar estas
transacciones se debe tener en cuenta los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Leer la transaccin.
Identificas las cuentas que intervienen en la operacin.
Clasificar las cuentas en el grupo a que pertenecen, es decir, si son del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o de costos.
Determinar si las cuentas estn aumentando o disminuyendo de acuerdo a la transaccin.
Aplicar las reglas que determinan que las cuentas de activo, gastos y costos, aumentan en la columna del debe y disminuyen en la
columna del haber, las de pasivos, patrimonio e ingresos aumentan en la columna del haber y disminuyen en la columna del debe.
Registrar las transacciones teniendo en cuenta que el total de los dbitos o cargos es igual al total de los crditos o abonos.

BALANCE COMPROBACIN DE SALDOS O BALANCE DE PRUEBA

Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicacin de la partida doble, la cual se realiza resumiendo o
determinando el saldo de los registros contables en cada una de las cuentas, del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos y Costos,
reflejando que los saldos dbitos deben ser igual a los saldos crditos. Se presenta as:
1.

Encabezamiento: nombre de la empresa, nombre del movimiento y la fecha.

2.

Cuerpo: Cdigo, Nombre de las cuentas, columna dbito y columna crdito.

3.

Firma: Responsable de la elaboracin.

REGISTRO DE ALGUNAS TRANSACCIONES

A. DE INICIACIN O APERTURA DE OPERACIONES

Estas transacciones se registran al comienzo del negocio son los aportes que hace el propietario o los propietarios al iniciar la empresa. Los
aportes pueden ser en efectivo, especie, o en efectivo y especie.
1.

APORTES EN EFECTIVO

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo como efectivo o cheques. Las cuentas que intervienen en el registro
pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del balance.
Carlos Sonso inicia un negocio de compra y venta de mercanca aporta en efectivo $800.000.
1105
3130
2.

Caja
Capital de personas naturales

800.000
800.000

APORTES EN ESPECIE

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes diferentes al efectivo como: Edificios, Muebles y enseres, Terrenos, Vehculos,
Mercancas, Crditos, y Equipos, etc., Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del Balance.
Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $1.000.000, representado as: $300.000 en mercancas, $400.000 en un terreno,
$200.000, en computadores, $100.000 en muebles.
1435
1504
1524
1528
3130

3.

Mercancas no fabricadas por la empresa

Terrenos
Equipos de oficina
Equipos de comunicacin y computacin
Capital de personas naturales

APORTES EN EFECTIVO Y ESPECIE

300.000
400.000
100.000
200.000
1.000.000

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo y en especies como: Efectivo, muebles y enseres, terrenos, vehculos,
mercanca, crditos, equipos etc. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del Balance.
Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $1.000.000, representado as: $300.000 en efectivo, $400.000 en un terreno, $200.000
en mercancas, $1.000.000 en muebles.
1105
1435
1504
1524
3130

Caja
Mercancas no fabricadas por la empresa
Terrenos
Equipos de oficina
Capital de personas naturales

300.000
200.000
400.000
100.000
1.000.000

B. DE OPERACIONES O MOVIMIENTOS DEL NEGOCIO

1.

CONSIGNACIONES BANCARIAS

Permiten depositar en las entidades bancarias el dinero que haya en caja, no es conveniente mantener grandes sumas de dinero en caja
para evitar robos o mal manejo del efectivo. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y son de Balance.
Se consignan en el Banco de Bogot $500.000.
1110
1105

Bancos
Caja

2.

500.000
500.000

COMPRA DE MERCANCIAS

Transaccin que ms se repite en una empresa comercial, las compras de mercancas pueden ser al contado o crdito y se debe tener en
cuenta el sistema de inventario utilizados por la entidad.
Cuando se utilice el sistema de Inventario Permanente se registran los movimientos de compra de mercancas en la cuenta 1435.
Mercancas no fabricadas por la empresa.
Cuando se utilice el sistema de Inventario Peridico se registran los movimientos de compras de mercancas en la cuenta: 6205 De
mercancas
2.1. COMPRA DE MERCANCIAS AL CONTADO
Compra de mercancas por $350.000 al contado con cheque del Banco Popular, se utiliza el inventario permanente.
Se registra en la cuenta 1435 Mercancas no fabricadas por la empresa, de naturaleza debito, pertenece al activo y se cierra contra
prdidas y ganancias. Un crdito a la cuenta de balance activo 1110 Bancos.
1435
1110

Mercancas no fabricadas por la empresa

Bancos

350.000
350.000

2.2. COMPRA DE MERCANCAS A CRDITO

Compra de mercancas por $350.000 a crdito, se utiliza inventario peridico. Se registra en la cuenta 6205 de Mercancas. De naturaleza
debito pertenece a las cuentas de costos y se cierra contra prdidas y ganancias. Un crdito a la cuenta de balance 2205 Nacionales.
6205
2205
3.

De mercancas
Nacionales

350.000
350.000

VENTAS DE MERCANCIAS

Representan generalmente el objeto social principal de las empresas distribuidoras mediante la entrega de bienes o servicios. As como los
dividendos participaciones y de ms ingresos siempre y cuando se identifiquen con el objeto social del ente econmico. Las ventas de
mercancas pueden ser de contado y a crdito.
3.1. VENTA DE MECANCIAS AL CONTADO
Ventas de mercancas al contado por $600.000. Se registran en la cuenta 1105 Caja en el debe, pertenecen al activo y es cuenta de balance.
Un crdito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por mayor y al por menor.
1105
4135

Caja
Comercio al por mayor y al por menor

600.000
600.000

3.2. VENTAS DE MERCANCIAS A CREDITO

Ventas de mercancas a crdito por $600.000. Se registra en la cuenta 1305 Cliente en el debe, pertenece al activo y es cuenta de balance.
Un crdito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por mayor y al por menor
1305
Clientes
600.000
4135
Comercio al por mayor y al por menor
600.000
59

4.

INGRESOS OPERACIONALES

Estos se obtienen por medio de los ingresos de operacin tales como: ventas, descuentos en compra intereses devengados, comisiones
ganadas, arriendos y por otros conceptos.
Le pagan a la empresa por servicios mdicos la suma de $800.000 En esta operacin un debe la cuenta 1105 Caja pertenecen al activo y es
de balance y la cuenta de resultado Ingresos operacionales 4165 Servicios sociales y de salud. De naturaleza crdito.
1105
4165
5.

Caja
Servicios sociales y de salud

800.000
800.000

GASTOS OPERACIONALES

Las empresas para su normal funcionamiento deben realizar gastos tales como: Servicios, arriendos, sueldos, impuestos seguros, intereses
etc.
La empresa paga servicios pblicos con cheque por $150.000 En esta operacin intervienen la cuenta de resultados Gastos de Operacin
5135 Servicios, de naturales debito y un crdito a la cuenta 1110 Bancos, pertenece al activo y es de balance.
5135
1110
6.

Servicios
Bancos

150.000
150.000

COBROS O ABONO DE CLIENTES

Cuando las empresas otorgan crditos a sus clientes se originan los cobros o abonos de clientes.
Juan Tramposo nos paga una factura que nos deba por valor de $600.000.
En este tipo de transacciones se registran un dbito a la cuenta 1105 Caja, pertenece al activo y es de balance y un crdito a la cuenta 1305
Clientes tambin de activo y de balance.
1105
1305
7.

Caja
Clientes

600.000
600.000

DE PAGOS O ABONOS A OBLIGACIONES

Se obtienen por la compra a crditos, las obligaciones o deudas que contraen las empresas, deben cancelarse en el plazo sealado.
La empresa gira un cheque por $450.000 del banco Popular como abono a su obligacin bancaria.
En este caso se registra un debito a la cuenta 2105 Bancos Nacionales, pertenece al pasivo y es de balance y un crdito a la cuenta 1110
Bancos del activo y de balance.
2105
Bancos Nacionales
450.000
1110
Bancos
450.000
8.
9. DE PAGOS O ABONOS A PROVEEDORES
Se origina por el suministro o compra de mercancas a crdito.
La empresa gira un cheque por $350.000 del Banco Popular a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercanca.
En esta transaccin se registra un debito a la cuenta 2205 Nacionales, pertenece al pasivo y es de balance, un crdito a la cuenta 1110
Bancos del activo y de balance.
2205
1110

Nacionales
Bancos

350.000
350.000

10. COMPRAS DE ACTIVOS DIFERENTES DE MERCANCIAS.

Son aquellos que se adquieren para la buena marcha y desarrollo del objeto social de las empresas como: Terrenos, edificaciones, muebles y
enseres, equipos de oficina etc.
Compra un vehculo para el reparto de mercancas por $1.500.00 pagamos $1.000.000 de cuota inicial y el resto a 60 das.
Se registra un dbito al activo correspondiente y un crdito a la cuenta 1110 Bancos si la compra es de contado o por los abonos realizados
y la cuenta 2305 Cuentas corrientes comerciales si es a crdito. Las cuentas que intervienen son de activo y pasivos, pertenecen al
balance
1540
1110
2305

Flota y equipos de transporte

Banco
Cuentas Corriente Comerciales

1.500.000
1.000.000
500.000

11. VENTA DE ACTIVOS DIFERENTES A MERCANCIAS

Se refiere a aquellos activos que venden las empresas para reemplazarlos por otros ms modernos o de mayor capacidad.
Se venden muebles por $400.000, y se los pagan a la empresa as: $100.000 de cuota inicial con cheque del banco Popular y el saldo a
crdito de 60 das.

Se registran dos dbitos uno a la cuenta 1105 Caja y otros a la cuenta 1380 Deudores Varios y un crdito al activo correspondiente. Cuentas
de activo, pertenecen al balance.
1105
1380
1524

Caja
100.000
Deudores Varios 300.000
Equipos de oficina
400.000

12. PRESTAMOS CONCEDIDOS A TRABAJADORES

Registra los valores a favor del ente econmico por crditos otorgados al personal con vnculo laboral, faltante en caja o inventarios.
Se gira un cheque por $250.000, prstamo concedido a un empleado. Un dbito a la cuenta 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores,
Crdito a la cuenta 1110 Bancos cuentas de activo y de balance.
1365
Cuentas por cobrar a trabajadores
250.000
1110
Bancos
250.000
13. GASTOS NO OPERACIONALES
Son sumas pagadas o causadas por gastos no relacionados con la explotacin del objeto social de la empresa tales como: Financieros,
Prdidas en ventas y retiro de bienes. Gastos extraordinarios y Diversos.
El banco cobra $150.000 por chequera, los descuenta directamente de la cuenta corriente.
En esta operacin intervienen la cuenta de resultados Gastos no operacionales 5305 Financieros de naturaleza debito, y un crdito a la
cuenta 1110 Bancos, pertenece al activo y es de balance.
5305
1110

Financieros
Bancos

150.000
150.000

14. INGRESOS NO OPERACIONALES

Son sumas recibidas o causadas provenientes de ingresos diferentes a las del objeto social de la empresa, tales como: Arrendamientos,
Financieros, dividendo y participaciones, Servicios, Indemnizaciones etc.
El banco nos cancel intereses por $150.000, directamente en la cuenta de ahorros
En esta operacin se registra un debito a la cuenta 1120 Cuentas de ahorros, pertenece al activo, es de balance y un crdito a la cuenta de
resultados Ingresos no operacionales 4210 financieros.
1120
4210

Cuenta de ahorros
Financieros

150.000
150.000

15. ACTIVOS DIFERIDOS

Comprende el valor de los gastos pagados por anticipado en que incurre el ente econmico en el desarrollo de sus actividades, as como en
aquellos otros gastos denominados cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos, de los cuales se espera obtener beneficios
econmicos en periodos futuros. Comprenden:
15.1.

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Son los gastos realizados por la empresa anticipadamente y que una vez pagados no son recuperables o reembolsables, se amortizan
durante el periodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos.
Se registran en la cuenta 1705 Gastos pagados por anticipado en el debe, pertenecen al activo, es una cuenta de balance, de naturaleza
dbito. Y un crdito a la cuenta 1110 Bancos, cuenta de activo y de balance.
La empresa gira un cheque por valor de $800.000.para cancelar cuatro meses de arrendamiento anticipados.
1705
1105

Gastos pagados por anticipado

Bancos

15.2.

800.000
800.000

CARGOS DIFERIDOS

Son los pagos que efecta una empresa, antes de iniciar sus operaciones comerciales, por lo tanto son amortizados gradualmente, con cargo
a los resultados de los respectivos periodos.
Se registra en la cuenta 1710 Cargos diferidos, de naturaleza dbito, del activo y un crdito a la cuenta 1110 Bancos.
La compaa PROGRESANDO abri una nueva sucursal, e incurri en gastos preliminares de instalacin por un valor de $1.000.000, los
cuales cancel a una firma especializada en este tipo de actividades.
1710
1110

Cargos diferidos
Bancos

1.000.000
1.000.000

16. PASIVOS DIFERIDOS

Representa los valores que el ente econmico ha recibido de manera anticipada de clientes, los cuales tienen el carcter de pasivo, y por su
origen y naturaleza han de influir econmicamente en varios ejercicios en los que deben ser aplicados o distribuidos.
Se registra un dbito a la cuenta 1105 Caja y en la cuenta 2705 Ingresos Recibidos por Anticipado en el haber, son de naturaleza crdito.

La empresa recibe $300.000, de intereses anticipados.

1105
2705

Caja
Ingresos recibidos por anticipado

300.000
300.000

EJERCICIO DE APLICACIN
1.

La compaa la Cosita S.A. Inicia operaciones el 14 de febrero de 2016 con el aporte de dos socios, representados as:
Socio A $3.000.000 $2.500.000 en un vehculo, computadores por $ 500.000.
Socio B $1.000.000, $1.000.000 en muebles y enseres.
2. Venta de mercanca al contado por $1.600.000.
3. El Banco cobra $40.000, por comisiones.
4. Se vende computadores por $4.000.000, y se los pagan a la empresa as: 50% de cuota inicial con cheques del banco de Bogot y el
saldo a crdito por 60 das.
5. Compra un edificio por $10.000.000. As: 40% de cuota inicial y el resto a 90 das.
6. Prstamo concedido a un empleado por $200.000. Con cheque.
7. Se compra un lote por $ 5.400.000. Pagndose en efectivo $800.000, y el resto a crdito.
8. Se reciben $5.000.000, provenientes de un prstamo bancario, respaldado con un pagare, cancelndose en cuatro cuotas semestrales
iguales.
9. Se compra papelera pagndose $250.000, en efectivo.
10. Se paga el arriendo del local por el presente mes $500.000.
SE PIDE:
1.
2.

3.

Registros contables
Determinar saldo
Balance de comprobacin de saldos