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OUTSOURCING

DEFINICIONES Y CONSIDERACIONES
El Outsourcing es una tendencia actual que ha formado parte importante en las
decisiones administrativas de los ltimos aos en todas las empresas a nivel
mundial.
Outsourcing ha sido definido de varias maneras. Se pueden mencionar:
Es cuando una organizacin transfiere la propiedad de un proceso de negocio a
un suplidor. La clave de esta definicin es el aspecto de la transferencia de control.
Es el uso de recursos exteriores a la empresa para realizar actividades
tradicionalmente ejecutadas por personal y recursos internos. Es una estrategia de
administracin por medio de la cual una empresa delega la ejecucin de ciertas
actividades a empresas altamente especializadas.
Es contratar y delegar a largo plazo uno o ms procesos no crticos para un
negocio, a un proveedor ms especializado para conseguir una mayor efectividad
que permita orientar los mejores esfuerzos de una compaa a las necesidades
neurlgicas para el cumplimiento de una misin.
Accin de recurrir a una agencia externa para operar una funcin que
anteriormente se realizaba dentro de la compaa.

Es el mtodo mediante el cual las empresas desprenden alguna actividad, que no


forme parte de sus habilidades principales, a un tercero especializado. Por
habilidades principales o centrales se entiende todas aquellas actividades que
forman el negocio central de la empresa y en las que se tienen ventajas
competitivas con
Bsicamente se trata de una modalidad, segn la cual determinadas
organizaciones, grupos o personas ajenas a la compaa son contratadas para
hacerse cargo de "parte del negocio" o de un servicio puntual dentro de ella. La
compaa delega la gerencia y la operacin de uno de sus procesos o servicios a
un prestador externo (Outsoucer), con el fin de agilizarlo, optimizar su calidad y/o
reducir sus costos.
Transfiere as los riesgos a un tercero que pueda dar garantas de experiencia y
seriedad en el rea. En cierto sentido este prestador pasa a ser parte de la
empresa, pero sin incorporarse formalmente.
La metodologa del Outsourcing es parte de la toma de decisiones gerenciales, la
misma incluye los pasos de todo proceso administrativo de evaluacin, planeacin
y ejecucin, ayuda a planear y fijar expectativas de negocios e indica aquellas
reas donde se necesitan conocimientos especializados para realizar las distintas
actividades de la organizacin.
Para ello es preciso pasar de un enfoque de abastecimiento tradicional que
consiste en un conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes
y servicios que la compaa requiere para su operacin de fuentes internas o

externas a una visin estratgica enfocada a aumentar el valor y la calidad de los


productos de la empresa.
Es preciso aclarar que Outsourcing es diferente de relaciones de negocios y
contratacin, ya que en stas ltimas el contratista es propietario del proceso y lo
controla, es decir, le dice al suplidor qu y cmo quiere que se desempeen y se
fabriquen los productos o servicios comprados por lo que el suplidor no puede
variar las instrucciones en ninguna forma. En el caso de Outsourcing el comprador
transfiere la propiedad al suplidor, es decir, no instruye al mismo en como
desempear una tarea sino que se enfoca en la comunicacin de qu resultados
quiere y le deja al suplidor el proceso de obtenerlos.
Ejemplos:
Contratacin:
Si se contrata una empresa para hacer el servicio de limpieza de una compaa, la
empresa que solicita el servicio es quien determina qu tipo de equipos y
detergentes (qumicos) utilizar para hacerlo, de qu forma, cuntas personas
seran necesarias y cundo se realizara.
Outsourcing:
En este caso la empresa que requiere del servicio solicita a la compaa
proveedora, el servicio de limpieza. Entonces es el suplidor quien determina
cundo y cmo debe realizar la limpieza, cules detergentes va a utilizar y cuntas
personas se necesitan para ello.

HISTORIA DEL OUTSOURCING.

El Outsourcing es una prctica que data desde el inicio de la era moderna. Este
concepto no es nuevo, ya que muchas compaas competitivas lo realizaban como
una estrategia de negocios. Al inicio de la era post-industrial se inicia la
competencia en los mercados globales.
Despus de la segunda guerra mundial, las empresas trataron de concentrar en s
mismas la mayor cantidad posible de actividades, para no tener que depender de
los proveedores. Sin embargo, esta estrategia que en principio resultara efectiva,
fue hacindose obsoleta con el desarrollo de la tecnologa, ya que nunca los
departamentos de una empresa podan mantenerse tan actualizados y
competitivos como lo hacan las agencias independientes especializadas en un
rea, adems, su capacidad de servicio para acompaar la estrategia de
crecimiento era insuficiente.
El concepto de Outsourcing comienza a ganar credibilidad al inicio de la dcada
de los 70s enfocado, sobre todo, a las reas de informacin tecnolgica en las

empresas. Las primeras empresas en implementar modelos de Outsourcing fueron


gigantes como EDS, Arthur Andersen, Price Waterhouse y otros.
El Outsourcing es un trmino creado en 1980 para describir la creciente tendencia
de grandes compaas que estaban transfiriendo sus sistemas de informacin a
proveedores.
En 1998, el Outsourcing alcanz una cifra de negocio a nivel mundial de cien mil
millones de dlares. De acuerdo con estudios recientes, esta cantidad se
disparar hasta 282 mil millones de dlares.

OBJETIVO

Su objetivo es la reduccin de gastos directos, basado en la subcontratacin de


servicios que no afecten la actividad principal de la empresa. Naci esta figura
como un medio para reducir los costos. Actualmente se combina este objetivo con
el del crecimiento empresarial. El outsourcing ms que un contrato de personas o
de activos, es un convenio para obtener resultados. Funciona dentro del esquema:
mxima ganancia o beneficio (rendimiento), mnimo costo.
Mediante el outsourcing se trata de encontrar nuevos proveedores y nuevas
formas de asegurar la entrega de materias primas, artculos, componentes; o, la
realizacin de servicios. Por l se transfiere la prctica de la planeacin,
administracin y operacin de ciertas funciones a una tercera parte independiente

(subcontratista). Otra consecuencia interesante del outsourcing, respecto del tema


de los sindicatos, es lo relativo al hecho de que la transferencia de servicios o de
trabajos a contratistas ajenos a la empresa, reduce o anula la capacidad de accin
y de maniobra de los sindicatos (en el caso de que existan; en nuestro pas estas
agrupaciones se dan en el sector pblico, en cuanto al sector privado no existen).
Es decir, se puede dar tambin un efecto antisindical, pues los debilita, por parte
de la ejecucin de prcticas de outsourcing, ya que una o varias de las actividades
laborales que se desarrollan en el Estado, pasan a ser realizadas por empresas
privadas, como por ejemplo en nuestro medio: seguridad, jardinera, limpieza,
lavandera, mantenimiento de edificios . De tal modo que los obreros que
formaban parte del sindicato de la institucin estatal dedicados a ejecutar esas
tareas, dejan de hacerlas para que las haga la empresa privada o son despedidos
del ente pblico.
Se ha fortalecido el outsourcing en el campo de la informtica ms en los pases
desarrollados que en las naciones pobres. Por esto se dice que, por este medio,
no solo se reducen costos, sino que adems se pueden dar mejoras en el negocio
y en los servicios de tecnologa informtica.
En este campo de la tecnologa informtica se indica que su propsito es:
Controlar los costos
Lograr el cambio tecnolgico
Obtener talento externo

Mejorar esta tecnologa


Lograr que tenga una mayor capacidad de respuesta
Reducir la carga de la administracin de la empresa
Concentrarse en las reas centrales o nucleares de la empresa
Deshacerse de la tarea de realizacin de dicha tecnologa.

Este outsourcing ligado a la tecnologa informtica ha evolucionado con velocidad,


de modo ms intenso, en las naciones ricas.
POR QU UTILIZAR OUTSOURCING?

Hasta hace un tiempo esta prctica era considerada como un medio para reducir
los costos; sin embargo en los ltimos aos ha demostrado ser una herramienta
til para el crecimiento de las empresas por razones tales como:
Es ms econmico. Reduccin y/o control del gasto de operacin.
Concentracin de los negocios y disposicin ms apropiada de los fondos de
capital debido a la reduccin o no uso de los mismos en funciones no relacionadas
con al razn de ser de la compaa.

Acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del


cliente al proveedor.
Manejo ms fcil de las funciones difciles o que estn fuera de control.
Disposicin de personal altamente capacitado.
Mayor eficiencia.
Todo esto permite a la empresa enfocarse ampliamente en asuntos empresariales,
tener acceso a capacidades y materiales de clase mundial, acelerar los beneficios
de la reingeniera, compartir riesgos y destinar recursos para otros propsitos.

VENTAJAS DEL OUTSOURCING


La compaa contratante, o comprador, se beneficiar de una relacin de
Outsourcing ya que lograr en trminos generales, una "Funcionalidad mayor" a la
que tena internamente con "Costos Inferiores" en la mayora de los casos, en
virtud de la economa de escala que obtienen las compaas contratadas.
En estos casos la empresa se preocupa exclusivamente por definir la
funcionalidad de las diferentes reas de su organizacin, dejando que la empresa
de Outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnolgico, manejo de proyecto,
Implementacin, administracin y operacin de la infraestructura.
Se pueden mencionar los siguientes beneficios o ventajas del proceso de
Outsourcing:

Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.


Incremento en los puntos fuertes de la empresa.
Ayuda a construir un valor compartido.
Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de

reglas y un mayor alcance de la organizacin


Incrementa el compromiso hacia un tipo especfico de tecnologa que
permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la informacin para las

decisiones crticas.
Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnologa sin la necesidad de

entrenar personal de la organizacin para manejarla.


Permite disponer de servicios de informacin en forma rpida considerando

las presiones competitivas.


Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.
Aumento de la flexibilidad de la organizacin y disminucin de sus costos
fijos.

DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING


Como en todo proceso existen aspectos negativos que forman parte integral del
mismo. El Outsourcing no queda exento de esta realidad.
Se pueden mencionar las siguientes desventajas del Outsourcing:
Estancamiento en lo referente a la innovacin por parte del suplidor externo.
La

empresa

pierde

contacto

con

las

nuevas

oportunidades para innovar los productos y procesos.

tecnologas que

ofrecen

Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestin existe


la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de
suplidor en competidor.
El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado.
Reduccin de beneficios
Prdida de control sobre la produccin.

AREAS DE LA EMPRESA QUE PUEDEN PASAR A OUTSOURCING

En lo que se ha convertido una tendencia de crecimiento, muchas organizaciones


estn tomando la decisin estratgica de poner parte de sus funciones en las
manos de especialistas, permitindoles concentrarse en lo que mejor saben hacer
- maximizar el rendimiento minimizando los costos.
El proceso de Outsourcing no slo se aplica a los sistemas de produccin, sino
que abarca la mayora de las reas de la empresa. A continuacin se muestran los
tipos ms comunes.
-

Outsourcing de los sistemas financieros.


Outsourcing de los sistemas contables.
Outsourcing las actividades de Mercadotecnia.
Outsourcing en el rea de Recursos Humanos.
Outsourcing de los sistemas administrativos.
Outsourcing de actividades secundarias.

Aqu es preciso definir que una actividad secundaria es aquella que no forma parte
de las habilidades principales de la compaa. Dentro de este tipo de actividades
estn la vigilancia fsica de la empresa, la limpieza de la misma, el abastecimiento
de papelera y documentacin, el manejo de eventos y conferencias, la
administracin de comedores, entre otras.
-

Outsourcing de la produccin.
Outsourcing del sistema de transporte.
Outsourcing de las actividades del departamento de ventas y distribucin.
Outsourcing del proceso de abastecimiento.

AREAS DE LA EMPRESA QUE NO DEBEN PASAR A OUTSOURCING


Respecto a las actividades que no se deben subcontratar estn:
-

La Administracin de la planeacin estratgica.


La tesorera
El control de proveedores

Administracin de calidad
Servicio al cliente
Distribucin y Ventas

ESTRATEGIAS DE OUTSOURCING... CLAVES PARA DESARROLLARLA DE


MANERA EFECTIVA.

Cuando una compaa decide llevar a cabo un proceso de Outsourcing debe


definir una estrategia que gue todo el proceso.
Hay dos tipos genricos de estrategia de Outsourcing: la perifrica y la central.
La perifrica: ocurre cuando la empresa adquiere actividades de poca relevancia
estratgica de suplidores externos.
La central: ocurre cuando las empresas contratan actividades consideradas de
gran importancia y larga duracin para obtener el xito.
Dicha estrategia debe definirse claramente de manera que asegure que el proceso
est regido por las guas de Outsourcing de la empresa. La misma debe ser
conocida por los empleados envueltos en este proceso y apoyada por la alta
gerencia. Una estrategia de este tipo permite conocer a los empleados las razones
por las cuales se debe subcontratar y cundo hacerlo.
LOS RIESGOS DEL OUTSOURCING.

Los riesgos involucrados en el proceso de Outsourcing pasan de ser


riesgos operacionales a riesgos estratgicos.
Los riesgos operacionales afectan ms la eficacia de la empresa
Los riesgos estratgicos afectan la direccin de la misma, su cultura, la
informacin compartida, entre otras.
Los principales riesgos de Outsourcing son:
-

No negociar el contrato adecuado.


No adecuada seleccin del contratista.
Puede quedar la empresa a mitad de camino si falla el contratista.
Incrementa el nivel de dependencia de entes externos.
Inexistente control sobre el personal del contratista.
Incremento en el costo de la negociacin y monitoreo del contrato.

Al delegar un servicio a un proveedor externo las empresas estn permitiendo que


ste se de cuenta de cmo sacarle partida al mismo y se quede con las
ganancias.
Uno de los riesgos ms importantes del Outsourcing es que el proveedor
seleccionado no tenga las capacidades para cumplir con los objetivos y
estndares que la empresa requiere

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