CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 263 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD > IMPARTE INSTRUCCIONES SOBRE CONTROL DE BIENES DEL ESTADO SANTIAGO, 03. May 78*023788 La Contraloria General de la Repa - blica, en uso de sus atribuciones, ha estimado conveniente im partir instrucciones a los Servicios y Oficinas que, respecto de la adquisicién, administracién y disposicién de bienes del Estado, se rigen por las normas del Decreto Ley N° 1.939, de 1977, y sus reglamentos, sobre las modificaciones que, en re- lacién a las funciones de cardécter administrativo le corres - pondia cumplir a este Organismo de Control conforme al articu lo 42 de la Ley N° 10.336, ha introducido el Decreto Ley N° - 1.939, citado. Dichas modificaciones alcanzan tan- to a las funciones que esta Contraloria General realizaba res pecto de los bienes mebles como de los bienes inmebles, las que se presentan en forma separada para un mejor ordenamiento y claridad de estas materias. ~ AL SENOR" reparaciones, transformaciones, etc CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA - BIENES MUEBLES. En relacién con 1a materia, debe seflalarse en primer lugar que las pautas o procedimientos que se desarrolla— fan en este parrafo se refieren a los bienes mebles fiscales,— excluidos los vehiculos motorizados, respecto de los cuales se- impartiran instrucciones separadas. Bl articulo 24 del D.L. 1.939, de 1977, entre ga a los Jefes de los Servicios y Oficinas en que se encuentren mventariados 0 a los cuales se hayan adscritos los bienes me- bles fiscales 1a administracién y control directo de los mismos. En estas condiciones, los propios Servicios y Oficinas son los responsables de llevar los inventarios adminis trativos 0 fisicos de sus bienes mebles, con indicacién de las alteraciones que dichos inventarios experimenten derivadas de - altas, traslados, bajas con o sin enajenacién, asi como el con- trol de las mitaciones o variaciones que, como consecuencia de~ presenten los bienes mis- mos. z En consecuencia, esta Contraloria General ha quedado relevada de las obligaciones que en relacién al regis - tro administrativo de los bienes mebles fiscales y de llevar ~ los inventarios de éstos, le imponian las letras i), l1)ym) - del articulo 42 dela Ley N° 10.336. En estas circunstancias, no procede que los — Servicios y Oficinas continuen comunicando para los sefialados - efectos de registro administrativo y control de inventarios los Sctos relacionados con las modificaciones que experimentan sus propios registros e inventarios Pisicos -altas, trasiados, ba - E jas con enajenacién, bajas por destruccién de bienes-- ‘ampoco corresponde comunicar las bajas sin - enajenacién de bienes mebles ordenadas en los decretos 0 nese “Iuciones que ponen término a gumarios administrativos por pérdi F aa de especies ni aquellas que ordenan reparaciones 0 transfor taciones de bienes mebles. Por lo tanto, en lo sucesivo, as ; dependencias de los Servicios y Oficinas que llevan el control- fe los sumarios administrativos deberén, una vez tramitado el — decreto o resolucién correspondiente, comunicar a los encarga ~ fos de 10s inventarios las bajas sin enajenacién que en los alu didos actos se dispusieren. A su turno, las dependencias, cuye ‘fancign sea reparar o transformar los bienes muebles del Servi- dio u ordene hacerlo, deberén comnicar las respectivas medidas Sos encargados del inventario administrativo para que proce ~ sda a tomar nota de éstas.CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Como corolario de 1a conclusién anterior, es- ta Contraloria General pone a disposicién de los Servicios y ~- oficinas los registros e inventarios administrativos que lleva~ ba de acuerdo a lo dispuesto en su Ley Organica, para los efec- tos de que, si lo estiman conveniente, les sirvan de base para cotejar los inventarios fisicos y valorados que, en conformidad ala legislaciém vigente, se encuentran obligados a llevar. Los registros e inventarios deberén retirarse por las unidades centrales de inventarios de cada Servicio des- de el Subdepartamento Pre-Contable de este Organismo, antes del 30 de Junio de 1978. En lo que concierne ala forma de materiali - zar las altas, traslados y bajas de bienes mebles, los Servi - © cios deberén ceflirse a lo que sobre el particular establezca el Reglamento a que alude el articulo 24 del D.L. 1.939, toda vez~ que esta norma sélo altera los procedimientos actualmente vigen tes en relacién a los “traslados" que en forma expresa dispone— que se harén por resolucién y no por oficio, pero no indica la forma de efectuar las altas y las bajas con o sin enajenacién,— aspectos que deberén desarrollarse en el referido Reglamento. Lo expuesto precedentemente en cuanto a que - la administracién y control directo de los bienes mebles queda entregada a los Jefes de los Servicios y Oficinas, debe enten ~ derse, tal como lo sefiala el inciso 2° del articulo 24, en co — S mento, de que ello es sin perjuicio de las facultades inspecti~ vas que le corresponden a la Direccién de Tierras y Bienes Na ~ cionales y a este Organismo Contralor. Por ende, este Organismo, dentro de sus facul tades fiscalizadoras, procederé a revisar los inventarios admi- nistrativos 0 fisicos a nivel de los Servicios a fin de tomar - jas providencias que le permitan controlar los movimientos de - los mismos en el lapso que medie entre una revisién y 1a siguien te o en las situaciones que estime del caso supervisarlos. I].- BIENES INMUEBLES. En el aspecto de que tratan estas instruccic- nes tierien importancia relevante los articulos 3°, 5°, 32° y — 37° del Del. 1-939. 51 primero de los preceptos citados dispo- © ne que "Corresponderé al Ministerio formar y conservar el ca - tastro de los bienes raices de propiedad fiscal y de todas las entidades del Estado....". A su vez, el articulo 5° de1 mismo- cuerpo legal previene que "La Direccién debera registrar los de cretos y resoluciones en los cuales se autorice adquirir bienes raices para el Estado, se ordene el pago de la adquisicién o seCONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA disponga 1a enajenacién, destinacién, concesién o arrendamiento de esos bienes.».". Por su parte, los articulos 32° y 37°, en- tregan a la Direccién de Tierras y Bienes Nacionales la redac - cién de las escrituras piblicas de compra de bienes raices para el Fisco y de donaciones que a éste se le hagan. Ahora bien, del estudio arménico de las dispo siciones transcritas, en la parte que interesa, se deduce que ~ jas funciones administrativas que este Organismo cumplia de -~ acuerdo al mandato contenido en las letras i), j) yk) del ar- ticulo 42° de la Ley 10.336, relativas al registro de los bie ~ nes inmebles del Estado, conservaduria de bienes raices y dere chos inmuebles y archivo y custodia de los titulos y dem4s docu nentos que acreditan el dominio, asi como 1a obligacién de re ~ dactar las escrituras piblicas de compra de bienes raices para~ el Fisco y de donaciones en su favor, han quedado radicadas en- el Ministerio de Tierras y Colonizacién y en la Direccién de - Tierras y Bienes Nacionales, respectivamente. En consecuencia, esta Contraloria General se encuentra eximida de las obligaciones de llevar el registro y - conservaduria de los bienes inmebles fiscales y, por 1o tanto, pone a disposicién del Ministerio del ramo los antecedentes que tiene sobre esas materias, para los fines que estime necesario. Respecto a las funciones sobre redaccién de - las escrituras pablicas de compra de bienes vaices para el Fis- co y de donaciones al mismo, que 1a ley entrega a la Direccién- de Tierras y Bienes Nacionales, procede formilar los siguientes alcances. En primer término cabe anotar que los decre - tos © resoluciones que, segin los casos, autorizan efectuar ta~ jes actos o aceptarlos, deben cumplir trdmite de toma de vazéne Por consiguiente para los efectos del estudio de legalidad de los respectivos decretos y resoluciones por par te de este Organismo, deben acompafiarse los titulos de dominio— de la propiedad, el certificado de tasacién comercial, practica da por el Servicio de Impuestos Internos y, en general, todos ~ aquellos antecedentes que son necesarios no sélo para la redac- cién posterior de 1a escritura piblica correspondiente, Sino — que también para el examen de legalidad del acto administrativo que le da origen. Em cuanto a la forma préctica de operar en re lacién con los decretos y resoluciones que autorizan compra de dienes inmuebles para el Fisco 0 aceptan donaciones, que no ema nen del Ministerio de Tierras y Colonizacién por encontrarse enCONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA las situaciones de excepcién a que se refieren los articulos - 29° y 99° del D.L. 1.939, de 1977, esta Contraloria General re- mitiré el documento respectivo, una vez tomado razén, al Minis terio de origen, para que éste se encargue de solicitar a la Di reccién de Tierras y Bienes Nacionales la redaccién de la corres pondiente escritura piblica. CONSIDERACION DE CARACTER GENSRAL. Finalmente, corresponde hacer presente que eS. tas instrucciones, especialmente en lo que se refieren a las - funciones de administracién y de control que deben ejercer los~ Jefes de los Servicios y Oficinas respecto de los bienes que se encuentran inventariados o adscritos en sus reparticiones o en~ tidades, son complementarias de las obligaciones que le imponen el Subsistema de Contabilidad de Bienes, a que se refiere el ar ticulo 7° del D.L. 1.263, de 1975, sobre Administracién Finan - ciera del Estado, y 1a Resolucién N° 758, de 1977, de esta Con- traloria General. En efecto, los inventarios administrativos ~- constituyen la base para dar cumplimiento a los aspectos finan- cieros y de control fisico de los bienes de uso, desarrollados- en el Subsistema de Contabilidad de Bienes, aprobado por 1a Re~ solucién 758, citada, Sin embargo, de acuerdo con el principio de materialidad o importancia relativa establecido por el Siste ma de Contabilidad Gubernamental (Ubicacién 100,232) aquellos bienes, aun cuando sean inventariables, pero cuya significacién Pinanciera es intrascendente, deben considerarse s61o en inven- tarios administrativos extra-contables No obstante, procede sefialar que la expresién “traslado" que emplea el articulo 24° del D.L. 1.939 es compren siva de las voces "traslado" y "Reasignaciones", que utiliza el nencionado Subsistema de Contabilidad de Bienes. Por otra parte, cabe advertir que las funcio— nes relativas a control de bienes desarrolladas en el Subsiste— ma de Contabilidad de Bienes son m4s amplias que las que el -~ Dibe 1.939, de 1977, encomienda a los Jefes de los Servicios y oficinas en que 10s respectivos bienes se encuentren inventaria des, por cuanto alcanzan tante,a os Bienes mebles como a los— inmebles y no unicamente a eae como precepttia el ar \ ticule 24° del cuerpo legal citado.