Gestin de Tecnologa de la

Informacin y EE-Business
Sesin 05: Factores Crticos de xito en la
Seleccin e Implementacin de ERPs

Agenda

1. Factores Crticos de xito

2 Tcnicas
2.
T i
d
de IImplementacin
l
t i d
de
ERPs
3 Funcionalidades del ERP
3.
4. Empresa y E-Business

Yvn Garca

- Contabilidad Mecanizada, Casustica y Funcionalidades de SAP

2

El gran reto
. para Implementar un ERP
z

No hay nada ms difcil de planear, el ms dudoso xito, ni

ms
peligroso
li
d
de manejar
j que la
l creacin
i de
d un nuevo
sistema...

El iniciador tendr la enemistad de todos aquellos a quienes

les convena el antiguo orden
orden
slo plidos defensores sern favorecidos por el nuevo
sistema...
sistema
Maquiavelo,
Florencia, Italia
Ao 1515

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- Contabilidad Mecanizada, Casustica y Funcionalidades de SAP

3

Definiendo los Factores crticos de

xito de Seleccin de ERP
Definir
Recursos

Anlisis
Requerimientos

Establecer
Metas
Numero de Usuarios

Metodologa Probada

Infraestructura
Tecnologa

Arquitectura del ERP

Administrando el
cambio
Planificacin y
Control

Mapa de
Procesos
Sponsor

Organizacin

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4

Teora de Markus and Tanis

Chartering Decisiones que definen los casos de negocios y las restricciones de
la solucin;
Project Es en la cual el sistema ERP es introducido
Shakedown Durante la cual la compaa integra al sistema ERP con la normal
operacin de la empresa.
Onward and Upward Mantenimiento de sistemas, soporte a usuarios,
obtencin resultados, actualizaciones, extensin y mejoramiento del negocio.

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5

Teora de Markus and Tanis

Chartering

Project

Recursos
Gerencia de Proyectos
Objetivos Metas
Relacin con los usuarios
Dimensionamiento
Integracin
Tecnologa

Organizacin
Requerimiento,
Tecnologa
Metodologa

Shakedown

Onward and upward

Planeamiento y Control

Visin del Negocio

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6

Modelo Unificado de Factores

Crticos de xito
Estratgico
1.

2.

Orgaanizacional

3.
4.

5.
6.

7.

Tecnol
gico

8.

1.

2.
3.

Tctico

Sostenido soporte en la Administracin del

Proyecto.
Efectivo gerenciamiento de cambio
organizacional.
Objetivos claros y alcance del proyecto
Adecuada composicin del equipo de
proyecto
Comprensin de BPR
Adecuado participacin para alcanzar xito
el proyecto.
Usuarios comprometidos y participativos
Relacin de Confianza entre socios

1.

Adecuada estrategia de
implementacin
p
de ERP
Evitar la personalizacin de ERP
Adecuada versin de ERP y upgrade

1.

Yvn Garca

2.

3.
4.
5.
6.
7.

2.

Dedicado Staff interno y Consultores

externos
Fuerte comunicacin al interior y
exterior de la empresa.
Plan actividades del Proyecto
Adecuado programa de entrenamiento.
Mecanismo de control de fallas.
Apropiado uso de consultara
Empowerment para los miembros del
equipo de implementacin en la Toma
de Decisiones

Funcionalidades genricas en
configuracin
g
de Software
Justificar reemplazo de los Legacy
Systems

- Contabilidad Mecanizada, Casustica y Funcionalidades de SAP

7

T
Tecnologico

Estratgico

Sostenido Soporte en la administracion del proyecto

gerenciamiento de cambio organizacional
g
Efectivo g
Objetivos claros y determinacion de alcance del proyecto
Adecuada composicin del equipo del proyecto
Total entendimiento de Reingenieria de Procesos
Adecuada participacion para alcanzar el xito del proyecto
Usuarios comprometidos para alcanzar calidad del proyecto
Relacion de confianza entre socios Hardware y Software
Dedicado Staff interno de la empresa y Consultores Externos
Fuerte comunicacin al interior y exterior de la empresa
proyecto
y
Plan formal de actividades del p
Adecuado programa de entrenamiento
Mecanismo de control de fallas en la implementacin
Apropiado uso de la consultoria durante la implementacin
Dar Empowerment a Team del proyecto para toma de decisiones
Ad
Adecuada
d estrategia
t t i d
de iimplementacion
l
t i d
de ERP
Estrategico Evitar la personalizacion del ERP
Adecuada version de ERP y justificacin de futuros upgrades
Tctico
Adaptacin de funcionalidades genericas en la configuracin
Justificar el reemplazo de los Legacy Systems
Tctico

Organizacion
O
nal

Relevancia de los FCEs por

Perspectivas
10
7
6
5
5
3
3
2
6
6
6
5
4
3
3
4
3
1
2
1

Jose Esteves-Souza / Joan A. Pastor Collado.

Universitat Politcnica de Catalunya 2002

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8

Tcnicas de
implementacin de un ERP
El Modelo
ode o waterfall
ate a representa
ep ese ta u
una
a secue
secuencia
c a de
actividades para la instalacin estndar de un ERP.

Secuencia de etapas Respectivas Validaciones

Anlisis

Diseo

Construccin

Pruebas

Pre- Produccin
9

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9

Tcnicas de implementacin
continua
continua

El Modelo Espiral provee un soporte para altos niveles de riesgo

cuando es complicada la implementacin de un ERP.
Envuelve mayores interacciones, revisin, y actualizaciones
actualizaciones..
Planificacin Proyecto
Comunicacin con
Cliente

Anlisis de Riesgos

Evaluacin del
Cliente
C

Toma de
Decisin
D
i i
Construccin y Adaptacin

Tiempo -Madurez del Desarrollo

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10

ERP como Proyecto SI

z

Envuelve altos niveles de incertidumbre mas que

otros tipos de proyectos
E i t muchas
Existe
h opciones
i
de
d implementacin
i l
t i
z
z
z
z
z
z
z

Full implementacin del ERP de un solo Fabricante

Un Fabricante de ERP con desarrollos internos
Best-of-breed, o modulos de diferentes Fabricantes
Modulos del Fabricante con modificaciones internas
Desarrollo in-house
Desarrollo in-house complementado con otros productos
Application Service Provider (ASP)

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11

Application Service
Provider (ASP)
Renta de software

Todo sobre Internet

Fee Mensual

Algunas veces un Fee por configuracin

Capacidad Upgrade Software

Provee un soporte al cliente

Ahorrar costos

Mejorar la rentabilidad
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12

Insource
z

Ventajas
Alto grado de control
Incrementada visibilidad
sobre los procesos
Economa de escala podra
ser realizada

Yvn Garca

Desventajas
z
z

Requiere inversin
Adecuado volumen de
necesidades
Dedicado equipamiento de
riesgo

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13

Outsource
z

Ventajas
Flexibilidad para encontrar los
cambios del mercado.

Desventajas
z

B j riesgo
Bajo
i
dde iinversin
i
Mejora Cash debido porque los
activos no pertenecen a la
empresa.
Reduccin costos de labor.

Yvn Garca

Error en escoger al
Proveedor del Servicio.
Perdida de control de los
procesos
Dependencia de los
Proveedores de Banda
Ancha
Falta de maduracin y
experiencia de los
pproveedores de servicios.

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14

Inters de Ejecutivos

Problemas? lo que
pasaremos en el proyecto
proyecto

Proyecto empieza
Yvn Garca

Tiempo

Proyecto termina

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15

Adaptndonos para un ERP

Go-live
Go-live
Kick-off

Productividad

Implementacin

Periodo preparacin

Yvn Garca

ERP Shock

Beneficios

Tiempo
p

- Contabilidad Mecanizada, Casustica y Funcionalidades de SAP

16

CERO Personalizacin
Realidad
actual
ctu l

El Sueo
De los
FCEs

Ouch!
Un upgrade que duele

Costo

Realidad
deseable

Proyecto Empieza
Yvn Garca

Proyecto Termina

- Contabilidad Mecanizada, Casustica y Funcionalidades de SAP

17

Tiempo

Funcionalidades de
Contabilidad y Finanzas
Mdulos de los que est compuesto son:

Cuentas a cobrar

Control sobre el ciclo de cobros pendientes

Yvn Garca

- Contabilidad Mecanizada, Casustica y Funcionalidades de SAP

18

Contabilidad y Finanzas
Mdulos de los que est compuesto son:

Cuentas a cobrar

Cuentas a pagar

Da cobertura al proceso de pagos para:

- Ayudar a gestionarlos
- Mantener buena relacin con los proveedores
Permite gestin de pagos y reclamaciones on-line
Yvn Garca

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19

Contabilidad y Finanzas
Mdulos de los que est compuesto son:

Cuentas a cobrar

Cuentas a pagar

Costos Recursos

Permite tratar la mayor parte de gastos generales directos

Mejora la exactitud de los costos
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- Contabilidad Mecanizada, Casustica y Funcionalidades de SAP

20

Contabilidad y Finanzas
Mdulos de los que est compuesto son:

Cuentas a cobrar

Cuentas a pagar

Costos Recursos

Costos Actividad

Se asignan los gastos a cada actividad, proporcionando al ejecutivo

Informacin sobre los costos de cada actividad p
para poder
p
realizar un
anlisis
Yvn Garca

- Contabilidad Mecanizada, Casustica y Funcionalidades de SAP

21

Contabilidad y Finanzas
Mdulos de los que est compuesto son:

Cuentas a cobrar

Costos dinmicos

Cuentas a pagar

Costos Recursos

Costos Actividad

Los costos son dinmicos debido a las constantes desviaciones

desviaciones.
Yvn Garca

- Contabilidad Mecanizada, Casustica y Funcionalidades de SAP

22

Contabilidad y Finanzas
Mdulos de los que est compuesto son:

Cuentas a cobrar

Costos dinmicos

Cuentas a pagar

Contabilidad
General

Costos Recursos

Costos Actividad

Realizacin del p
proceso contable totalmente automtica.
Simplifica cierres de mes y ahorra tiempo.
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23

Contabilidad y Finanzas
Mdulos de los que est compuesto son:

Cuentas a cobrar

Cuentas a pagar

Costos Recursos

Costos dinmicos

Contabilidad
General

Tesorera

Costos Actividad

Ayuda en la toma de decisiones y mejora la visin sobre pagos y cobros

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24

Contabilidad y Finanzas
Mdulos de los que est compuesto son:
Cuentas a cobrar

Costos dinmicos

Cuentas a pagar

Contabilidad
General

Costos Recursos

Tesorera

C t Actividad
A ti id d
Costos

A ti
fij
Activos
fijos

Proporciona la contabilidad, finanzas e impuestos de personal con la

capacidad de completar la contabilidad de los activos internos y externos
control de propiedades, contabilidad de impuestos y necesidades de
control de informacin
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Contabilidad y Finanzas
Mdulos de los que est compuesto son:

Cuentas a cobrar

Costos dinmicos

Cuentas a pagar

Contabilidad
General

Costos Recursos

Tesorera

Costos Actividad

Activos fijos

Anlisis
Financiero

-Permite ahorrar tiempo en entrada de datos peridicos y recurrentes

- Calcula
C l l automticamente
t ti
t amortizaciones
ti
i
e identifica
id tifi activos
ti
fijos
fij
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26

Contabilidad y Finanzas
Mdulos de los que est compuesto son:
Cuentas a cobrar

Costos dinmicos

Cuentas a pagar

Contabilidad
General

Anlisis
Financiero

Costos Recursos

Tesorera

Contabilidad de
contratos

Costos Actividad

Activos fijos

Rene informacin desde los mdulos operacionales del sistema. Incluyendo

auditoria de contratos, definicin de contratos, confeccin de informes, clculo de
costos actuales y proyectados y progreso de la facturacin
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27

La Empresa y el e
e--business
Capacidad Integracin
Las personas de la empresa se integran
mediante
di t
Sistemas Groupware: facilitan trabajo en
comn
Portales de informacin de empresa EIP-

Las grandes aplicaciones de

datos de la empresa, sistemas de
control gestin, finanzas, control
de produccin, recursos
humanos, comercial, se
i t
integran
ERP
ERP.

Planificacin
Mantenimiento
Produccin Y gestin proyectos

Ventas
Distribucin

GroupWare
EIP

Contabilidad
y Finanzas

Recursos
Humanos

Procesos de empresa se integran mediante un

sistema workflow, que automatizan flujos de
p1
trabajo entre procesos.
p1
1
p1
Workflow
p1

p1
p
Yvn Garca

ERP

Empleado/cliente

g
Clientes se integran
en la

empresa e-business mediante

CRM.

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La Empresa y el e
e--business
Capacidad Integracin
Internet

Partiendo del ERP se disea

Empresa EE-business
ERP

Integra toda la
Informacin de la
empresa

ERP es la columna vertebral de la empresa

e-business
p
Sobre los ERP se desarrollan los siguientes campos de aplicacin
Ventas

Compras

CRM aplicacin
ms importante

Automatizacin
Cadena suministros

Yvn Garca

Relaciones
internas de
la empresa

Empresas
E
asociadas

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29

En resumen podemos decir:

Identifique e implemente las estrategias de acuerdo a la habilidad existente en

el personal TI y adquiera los conocimientos necesarios a travs de los
consultores externos.
externos
Utilice Analistas
Analistas del Negocio
Negocio con ambos conocimientos, tanto del negocio y
de la tecnologa.
Obtener de la alta direccin el soporte para el proyecto y del comit el
liderazgo para llevar a cabo y soportar el proyecto

Yvn Garca

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30

Gracias !!

Yvn Garca

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31