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Salvador, 2007
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Sumrio
Introduo.
1. Fundamentos da gerncia de projetos.
1.1 O que projeto?
1.2 O que gerenciamento de projetos.
1.3 Os fatores gerenciveis no MS Project 2003.
1.4 O planejamento em projetos.
1.4.1 Etapas essenciais no planejamento de projetos.
2. O MS Project 2003.
2.1 Viso geral.
2.1.1 Barra de menus.
2.1.2 Barra de ferramentas padro.
2.1.3 Barra de formatao.
2.1.4 Barra de modos.
2.2 Modos de exibio.
2.2.1 O grfico de Grantt.
2.2.2 Grfico Pert.
2.2.3 Calendrio.
2.2.4 Grantt de controle.
2.2.5 Planilha de recursos.
2.2.6 Grfico de recursos.
2.2.7 Uso da tarefa.
2.2.8 Diagrama de redes.
2.2.9 Outros modos de exibio.
3. Criao e edio de projetos.
3.1 Abrindo um novo arquivo no MS Project 2003
3.2 Criando um modelo de arquivos no MS Project 2003
3.3 Formatando o modelo de trabalho
3.4 Trabalhando com um novo arquivo
3.5 Definindo o escopo bsico do projeto
3.6 Definindo a data de incio do projeto
3.7 Definindo a estrutura e vnculo do projeto
3.8 Definindo a durao da tarefa
3.9 Determinao do caminho crtico
3.10
Recursos
3.11
Alocando os recursos
3.12
Solucionando problemas de alocao de recursos
4. Custos
4.1 Atribuindo custos ao projeto.
5. Acompanhamento e controle do projeto.
5.1 Gravando a linha de base do projeto.
5.2 Gravando Planos Provisrios
5.3 Apagando uma linha de base ou um plano provisrio.
5.4 Barra de ferramenta de controle.
5.5 Linhas de andamento.
5.6 Acompanhando o progresso das atividades.
R. Aristides Novis, n 2, F ederao, Escola Politcnica UF B A
Departamento de Engenharia Qumica, sala 6.1.19.
C EP: 40210-630 Salvador - B ahia
(71) 3203 9889
www.prismajr.ufba.br
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O que um Projeto?
Segundo Ricardo Vianna Vargas1, projeto pode ser definido como:
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Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2003.
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Escopo do
Projeto
Recursos
Tempo
Estes fatores so interdependentes e sujeitos a alteraes no decorrer do
processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execuo. A
gerncia dessas variveis feita sob o ponto de vista de um modelo matemtico,
onde se admite que a modificao do valor de uma delas ter um impacto
previsvel em todas as demais. Isto significa que muitas vezes a reduo, por
exemplo, da varivel tempo acarretar em um incremento na varivel recursos ou
implicar na alterao de alguma especificao do produto.
Alm disso, qualquer que seja a mudana que ocorra em uma das variveis, o
gerente deve ter um modelo que permita uma rpida tomada de deciso que
corrija a mudana de curso, garantindo a continuidade do processo.
Tambm importante lembrar que toda e qualquer modificao no contedo das
variveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores
internos e externos ao projeto.
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Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2003.
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O Planejamento em Projetos
O planejamento em qualquer atividade de uma organizao sempre encarado
como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes,
pouco se planeja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, gasta-se
refazendo um trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido
evitado.
Costumeiramente, acredita-se que no preciso dizer que, com um enfoque em
projetos para uma organizao, extremamente necessrio um planejamento
criterioso de todas as possveis nuances de um projeto. Normalmente, parte-se do
princpio que todos os participantes de um projeto tem, como princpio, um claro
entendimento de que planejar essencial. A realidade bem distante desta viso.
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No objetivo deste curso mostrar ao aluno que essa premissa acima deve ser
seguida a ferro e fogo em projetos. Mas o trabalho com o MS Project 2003
essencialmente, em grande parte, Planejar, Planejar e Planejar.
Alocao
dos Recursos
Planejamento
do Escopo
Formatao
Inicial do
Project
Definio das
Atividades
Sequenciamento
das Atividades
Estimativa
dos Custos
Montagem
da Equipe
Planejamento
dos Recursos
Definio do
Cronograma
Determinao
do Tipo de
Atividade
Durao das
Atividades
Salvar Linha
de Base
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O MS PROJECT 2003
Viso Geral:
O MS Project uma ferramenta automatizada de apoio Gerncia de Projetos, onde possvel planejar e acompanhar as
atividades, recursos e demais variveis de um projeto.
Caractersticas Windows:
MS Project 2003;
Barra de menus;
Barra de ferramentas;
Barra de formatao;
Barra de modos.
Barras de rolagem.
R. Aristides Novis, n 2, F ederao, Escola Politcnica UF B A
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Barra de Menus
A Barra de Menus do MS Project tem as seguintes opes:
1. ARQUIVO: Trata das operaes com arquivos.
2. EDITAR: Cuida da edio.
3. EXIBIR: Fornece as diversas vises do projeto.
4. INSERIR: Trata da insero de dados, colunas etc.
5. FORMATAR: Cuida da formatao de textos, tabelas, fontes,
etc.
6. FERRAMENTAS: Disponibiliza ferramentas adicionais de
trabalho.
7. PROJETO: Trata da insero e ordenamento das informaes
relativas s tarefas e ao projeto.
8. JANELA: Trata da visualizao da tela, projetos, etc.
9. AJUDA: Permite tirar dvidas on-line.
BARRA DE MENUS
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Barra de Formatao
Destacada na figura abaixo, a Barra de Formatao, possui botes que so
atalhos para comandos de formatao de tarefas e de textos.
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Barra de Modos
A Barra de modos exibe cones de atalho com os modos de exibio mais
freqentemente usados no MS Project 2003, nos quais voc poder clicar para
mostrar o modo desejado.
Barra de Modos
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2.2.3 Calendrio
Exibe a agenda do projeto no formato de calendrio, com as atividades
mostradas como barras, abrangendo os dias e as semanas em que cada atividade
est agendada.
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Vinculando Tarefas:
Depois de decidir a ordem das suas tarefas, voc estar pronto para
coloc-las em seqncia vinculando tarefas relacionadas. Por exemplo,
algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes de uma tarefa
sucessora. Outras podem depender da data de incio de uma tarefa
predecessora.
Vincular um projeto, consiste em estabelecer uma dependncia entre
tarefas. Quando voc vincula tarefas, definida uma dependncia entre
as datas de incio e de trmino.
Para Vincular tarefas, siga os passos abaixo:
No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais
tarefas que desejar vincular.
Clique em Vincular tarefas .
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Tipo de Vnculos:
Vnculo a natureza da relao entre duas tarefas vinculadas. Voc
vincula tarefas definindo uma dependncia entre as datas de incio e de
trmino. Por exemplo, uma tarefa "Comprar Tinta" deve terminar antes do
incio da tarefa "Pintar Parede". H quatro tipos de dependncia entre
tarefas no Microsoft Project:
Trmino-a-incio (TI)
a tarefa (A) termine.
Incio-a-incio (II)
A tarefa (B) no pode iniciar antes que
a tarefa (A) seja iniciada.
A
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A
B
Incio-a-trmino (IT)
A tarefa (B) no pode terminar antes
que a tarefa (A) seja iniciada.
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meses = me
semanas = s
dias = d
horas = h
minutos = m
Durao Estimada?
Durao estimada uma durao para a qual voc tem
informaes suficientes apenas para determinar um valor provisrio e no
final.
Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o
seu status, uma durao estimada claramente marcada por um ponto
de interrogao aps a unidade de durao.
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4. pressione concluir ;
5. pressione formatar ;
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3.3.1Tipos de Recurso:
Recursos de Trabalho so equipamentos e pessoas que realizam trabalho
para concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as
tarefas.
Recurso material so os suprimentos e outros itens de consumo usados
para completar as tarefas de um projeto.
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3.3.3Alocando Recursos:
Para atribuir recursos, siga os passos a seguir:
Na Barra de modos, clique em Grfico de Gantt.
No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa que ser atribuda um
recurso
Na Barra de Ferramentas, clique no cone Atribuir recursos
.
No campo Nome, selecione o recurso a ser atribudo tarefa.
Clique em Atribuir.
Sugestes:
Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor
que 100 no campo Unidades.
Para atribuir vrios recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos
no-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes.
Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior
que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se
necessrio, digite o nome de um novo recurso no campo Nome.
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Uma marca de seleo esquerda do campo Nome indica que o recurso est
atribudo tarefa selecionada. O nome do recurso tambm aparece prximo
barra de tarefas no Grfico de Gantt.
Superalocao de Recursos:
Os recursos so superalocados quando recebem mais trabalho do que podem
concluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer grfico ou planilha, a
superalocao apresentada com o recurso ficando na cor vermelha.
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4. Custos
Para muitos gerentes de projeto, o custo um aspecto importante do
agendamento e controle do projeto. Por exemplo, consideraes sobre o custo
podem determinar com que rapidez as tarefas so realizadas e como os recursos
(tais como equipamento e trabalhadores) so usados. Em alguns casos, o sucesso
de um projeto pode ser medido por quo prximos os custos finais do projeto esto
do seus custos da linha de base (baseline).
O Microsoft Project permite monitorar continuamente os custos de recursos e
atividades.
Entre as principais funes de custos, esto os seguintes:
estabelecer um oramento para se identificar o destino do dinheiro;
controlar o agendamento dos pagamentos;
examinar o custo total de atividades individuais ou do projeto inteiro para que se
possam fazer os ajustes necessrios a fim de manter o projeto dentro do oramento.
As informaes de custos no Microsoft Project podem ser obtidas instantaneamente,
permitindo.
verificar os custos dos recursos de todas as atividades, exibindo o custo por tarefa;
verificar o custo total do projeto exibindo o custo por projeto;
verificar o custo total de uma fase do projeto exibindo os totais do custo das
atividades sumrio;
prever e agendar os custos envolvidos na concluso de uma atividade,
visualizando os custos restantes.
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O Microsoft Project pode incorporar custos fixos, juntamente com todos os custos
baseados em taxas, quando calcular o custo total de uma atividade.
Os custos de materiais que so calculados com base em um preo unitrio so
atribudos como custo por uso. O programa calcular o custo total do material,
multiplicando o preo unitrio pelo nmero ou percentual de unidades especificado.
O procedimento padro para a atribuio de custos realizado atravs da tabela
bsica de atribuio de custos, da seguinte forma:
1. exiba a tabela de alocao de custos atravs do menu Exibir Tabela Custo;
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Outra anlise de custos muito utilizada a anlise de valor adquirido. Para visualizar
a tabela de valor adquirido, acesse o menu Exibir Tabela Mais tabelas e
selecione Valor Acumulado.
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5. A Linha de Base:
5.1 O que uma linha de base?
Uma linha de base um conjunto de estimativas-chave originais sobre
o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas,
recursos, atribuies e custos inseridas no plano do projeto.
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6. Acompanhando o Projeto:
Quando voc gerencia um projeto, precisa monitorar os elementos do
tringulo do projeto: tempo, dinheiro e escopo. Ajustar um desses elementos afeta
os outros dois. Eventos como atrasos inesperados, estouros no custo e alteraes
de recursos podem causar problemas em sua agenda.
Se voc mantiver as informaes do projeto atualizadas, voc sempre poder
ver o status mais recente do projeto. Dessa forma, voc pode identificar mais cedo
os problemas que podem prejudicar o xito do projeto e usar o Microsoft Project
para encontrar solues.
Para manter o seu projeto dentro da programao, certifique-se de que as
tarefas iniciem e terminem no prazo final. O modo de exibio Gantt de controle
ajuda a encontrar problemas, tarefas que variam do plano da linha de base. Voc
pode ento ajustar a dependncia entre tarefas, reatribuir recursos ou excluir
algumas tarefas para atender os seus prazos finais.
O modo de exibio Gantt de controle combina a agenda atual com a agenda
original de cada tarefa. Quando tiver salvo o projeto com uma linha de base, mas
antes de ter inserido dados atuais sobre o andamento, o modo de exibio Gantt de
controle mostra as tarefas com as barras da linha de base e as barras agendadas ou
atuais sincronizadas.
Para acompanhar um projeto no MS Project 2003, siga os passos abaixo:
No menu Exibir, clique em Gantt de controle.
Para exibir os campos de variao, no menu Exibir, aponte para Tabela
e clique em Variao.
Se necessrio, pressione TAB para ver os campos de variao.
No menu Exibir, aponte para Barras de ferramenta e clique em
Controle.
Atualize o andamento das tarefas em seu projeto.
Se a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento, clique na tarefa e,
em seguida, clique em Atualizar como agendado .
Se a tarefa no estiver com o andamento agendado, No menu Exibir,
clique em Grfico de Gantt.
No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em
atualizar tarefas .
Em Real, digite ou selecione uma data na caixa Incio ou Trmino.
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DURAO
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1s
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2s
1,5s
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1,5s
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10d
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4d
6,5d
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2s
3d
4d
3d
3d
1s
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3d
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0d
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4h
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