Conceptos

Una factura es un documento que diligenciado debidamente goza de valor

probatorio y constituye ttulo valor para su emisor o poseedor en caso
de endoso.
Una factura es un documento que refleja, que hace constar la adquisicin y
entrega de un bien o servicio, en el cual se especfica la fecha de la
operacin, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la
descripcin del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio,
la forma de pago entre otros conceptos.
Concepto del cdigo de comercio
artculo 773
Factura es un ttulo valor que el vendedor o prestador del servicio podr librar y entregar o
remitir al comprador o beneficiario del servicio. ()

Vemos que el cdigo de comercio nuestro define la factura como un ttulo

valor, ttulo valor que legitima el valor derecho literal y autnomo en el
contenido, de modo que en caso de que el beneficiario de dicho ttulo valor
[factura] no reciba a satisfaccin lo all contenido puede exigirlo
judicialmente por cuanto el documento respectivo presta mrito ejecutivo.
Se debe aclarar eso s, que la factura para que tenga la naturaleza de ttulo
valor debe cumplir con todos los requisitos que el cdigo de comercio
considera para ello.
Igualmente la factura debe cumplir determinados requisitos para que tengan
valor desde el punto de vista tributario, requisitos que estn contemplados
en el artculo 617 del estatuto tributario.

Factura en Colombia
Segn el estatuto tributario, articulo 512, lafactura servir como base para efectos
tributarios y todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes,
ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a stas, o enajenen bienes

producto de la actividad agrcola o ganadera, debern expedir factura o documento

equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen
en un periodo mnimo de 5 aos, independientemente de su calidad de contribuyentes o
no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
Se entiende por profesiones liberales las personas a las cuales no se les paga salario si
no honorarios por medio de un contrato de trabajo, como resultado de haber prestado un
servicio intelectual certificado por un ttulo

Quines no estn obligados a expedir factura?

Segn el artculo 2 del decreto 1001 de 1997 existen las siguientes entidades
exoneradas de expedir documento equivalente las cuales son:

Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro

y Vivienda, las Compaas de Financiamiento Comercial

Las Cooperativas de Ahorro y Crdito, los Organismos Cooperativos de

grado superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las
Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados, en
relacin con las operaciones financieras que realicen tales entidades

Los responsables del rgimen simplificado

Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo y gas

natural comprimido, en lo referente a estos productos

Las empresas que presten el servicio de transporte pblico urbano o

metropolitano de pasajeros, en relacin con estas actividades

Quienes presten servicios de baos pblicos, en relacin con esta

actividad

Las personas naturales vinculadas por una relacin laboral o legal y

reglamentaria, en relacin con esta actividad

Las personas naturales que nicamente vendan excluidos del impuesto

sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no
sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables
del rgimen simplificado.

Es importante recalcar que si no est obligado a expedir factura y lo hace

debe cumplir con todos los requisitos de facturacin

Investigacion Fuente 1
Requisitos que deben cumplir las facturas
La legislacin Colombiana por medio del estatuto tributario, articulo 617, dictamina
que este documento no tendr validez si incumple con alguno de los siguientes
requisitos:
1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o servicios,
junto con la discriminacin del IVA pagado.
4. Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de
facturas de venta.
5. Fecha de su expedicin.
6. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.
7. Valor total de la operacin.
8. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
10. Resolucin de la DIAN autorizando la numeracin, siempre y cuando estas no
sean expedidas por de derecho pblico como las cmaras de comercio, las
notaras, las personas del rgimen simplificado etc.

Investigacion Fuente 2
Requisitos de la factura.
Para que una factura sea legalmente valida, y que pueda constituir un titulo
valor, debe contener como mnimo los siguientes requisitos:
Cdigo de comercio, Art. 774.
Requisitos de la factura. La factura deber reunir, adems de los
requisitos sealados en los artculos 621 del presente Cdigo, y 617 del
Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o
sustituyan, los siguientes:
1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo 673.
En ausencia de mencin expresa en la factura de la fecha de vencimiento,
se entender que debe ser pagada dentro de los treinta das calendario
siguientes a la emisin.
2. La fecha de recibo de la factura, con indicacin del nombre, o
identificacin o firma de quien sea el encargado de recibirla segn lo
establecido en la presente ley.
3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deber dejar constancia en
el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneracin y las
condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligacin estn sujetos
los terceros a quienes se haya transferido la factura.
No tendr el carcter de ttulo valor la factura que no cumpla con la totalidad
de los requisitos legales sealados en el presente artculo. Sin embargo, la
omisin de cualquiera de estos requisitos, no afectar la validez del negocio
jurdico que dio origen a la factura.
En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a
exigir del vendedor o prestador del servicio la formacin y entrega de una
factura que corresponda al negocio causal con indicacin del precio y de su
pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.
La omisin de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las
sealadas en el presente artculo, no afectar la calidad de ttulo valor de
las facturas.
Para efectos tributarios, la factura debe contener mnimo los
requisitos contemplados en el artculo 617 del estatuto tributario:

Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedicin

de factura a que se refiere el artculo 615 consiste en entregar el original de
la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
c. Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado.
d. Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin
consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedicin.
f. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios
prestados.
g. Valor total de la operacin.
h. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j. <Literal inexequible>
Al momento de la expedicin de la factura los requisitos de los literales a),
b), d) y h), debern estar previamente impresos a travs de medios
litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter similar.
Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturacin por computador o
mquinas registradoras, con la impresin efectuada por tales medios se
entienden cumplidos los requisitos de impresin previa. El sistema de
facturacin deber numerar en forma consecutiva las facturas y se debern
proveer los medios necesarios para su verificacin y auditora.
Paragrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte
no ser obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, ser
suficiente entregar copia de la misma.
Pargrafo. Para el caso de facturacin por mquinas registradoras ser
admisible la utilizacin de numeracin diaria o peridica, siempre y cuando
corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir
de manera inequvoca cada operacin facturada, ya sea mediante prefijos
numricos, alfabticos o alfanumricos o mecanismos similares.

Lo contemplado en el artculo 617, son los requisitos que debe cumplir

quien expide la factura (vendedor), pero para quien compra, para que la
factura pueda constituir prueba de sus costos o gastos, es suficiente con
que la factura contenga como mnimos los siguientes requisitos:
Estatuto tributario, Art. 771-2. Procedencia de costos, deducciones
e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en
el impuesto sobre la renta, as como de los impuestos descontables en el
impuesto sobre las ventas, se requerir de facturas con el cumplimiento de
los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los
artculos 617 y 618 del Estatuto Tributario.
Tratndose de documentos equivalentes se debern cumplir los requisitos
contenidos en los literales b), d), e) y g) del artculo 617 del Estatuto
Tributario.
Cuando no exista la obligacin de expedir factura o documento equivalente,
el documento que pruebe la respectiva transaccin que da lugar a costos,
deducciones o impuestos descontables, deber cumplir los requisitos
mnimos que el Gobierno Nacional establezca.
Pargrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el
literal d) del artculo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de
costos, deducciones y de impuestos descontables, bastar que la factura o
documento equivalente contenga la correspondiente numeracin.
Adicionalmente, quien expida la factura debe contar con la resolucin de
autorizacin de la numeracin respectiva expedida por la Dian, autorizacin
que debe estar impresa en la factura.

Qu se debe hacer para que la DIAN autorice la numeracin?

Se debe diligenciar el formato 1302 el cual se puede adquirir en la misma entidad
y es muy sencillo de diligenciar. Posteriormente la DIAN expedir la resolucin con
la numeracin valida y tendr un periodo de vigencia de 2 aos en caso de que se
agoten las facturas validadas deber volverse a diligenciar el formato para pedir
una nueva numeracin.
Qu pasa si est obligado a facturar y no lo hace?
Existen dos tipos de sanciones:
Pecuniaria: multa equivalente al 1% del valor de las operaciones facturadas.
Clausuras del establecimiento: Se cerrar el establecimiento por un trmino de
tres das con un sello a la vista el cual dir: cerrado por evasin, si de nuevo es

sorprendido incumpliendo esta vez el tiempo aumentar a 10 das de cierre, la

tercer vez se cerrar por 30 das y ser la ltima oportunidad o se cerrar el
establecimiento de manera permanente.

Entonces cmo se debe llamar la factura?

con la modificacin que hiciera la ley 1231 de 2008 al cdigo de comercio,
en lo referente a las facturas, se ha generado una confusin respecto a
cmo se debe llamar la factura para que esta tenga validez.
Es importante que la factura tenga validez para efectos tributarios y
comerciales, esto es, que constituya ttulo valor.
La ley 1231 ya no contempla la expresin Factura cambiaria de
compraventa, de modo que una factura as, ya no constituye ttulo valor.
En cambio, la ley 1231 estableci que la factura debe cumplir los requisitos
contemplados por el artculo 617 del Estatuto tributario, y este dice en su
literal a, que la factura debe estar denominada expresamente como factura
de venta.
Como qued el cdigo de comercio despus de la modificacin de la ley
1231 de 2008, ste no contempla denominacin alguna para la factura, sino
que se remite a los requisitos contemplados en el artculo 617 del estatuto
tributario, y segn este, la factura debe denominarse Factura de venta.
En este orden de ideas, para que la factura sea considerada ttulo valor,
debe denominarse expresamente Factura de venta.
No sobra decir que dese el punto de vista tributario, quien expida una
factura, deber llamarla expresamente Factura de venta tambin, de
modo que la denominacin de la factura se ha unificado tanto para efectos
tributarios como comerciales.
Si la factura no se llama Factura de venta, no podr considerarse ttulo
valor, y no se entender cumplida la obligacin de facturar, pero no afecta la
procedencia de costos o deducciones, toda vez que el artculo 771-2 no

exige que para la procedencia de costos y deducciones, la factura deba

llamarse de una u otra forma, as que resulta indiferente si la factura que
soporta un costo o gasto se llama factura de venta o factura cambiaria de
compraventa.
Como ya se hizo mencin, en cuanto a la obligacin de facturar, para que
esta se considere cumplida, la factura deber llamarse expresamente
Factura de venta.
Recordemos que la Dian, mediante circular 00096 de 2008, en su artculo 8
estableci que los formatos de factura cambiaria de
compraventa elaborados con base en la numeracin autorizada y que no
han sido utilizados se entiende anulados por la entrada en vigencia de la
Ley 1231 de 2008.
Recordemos que con la legislacin anterior, si una factura se llamaba
Factura cambiara de compraventa, se entenda cumplida la obligacin de
facturar segn el artculo 617 del estatuto tributario, es decir, que la
denominacin Factura cambiara de compraventa se entenda equivalente
o similar a la denominacin Factura de venta [Artculo 2 del decreto 1165
de 1996], situacin que ya no se da, lo que obliga a que necesariamente la
factura deba denominarse Factura de venta.
Fuente 1

Consecuencias por expedir facturas con la

resolucin de facturacin vencida o sin ella
Expedir una factura sin la resolucin de autorizacin o con la resolucin
vencida, expone al contribuyente a que la Dian le pueda cerrar su
establecimiento de comercio.
Aunque en el artculo 617 del estatuto tributario no contempla dentro de sus
requisitos la inclusin en la factura de la resolucin de autorizacin de
facturacin, s lo exige la resolucin 3878 de 1996 de la Dian.
Si bien no hay una ley o decreto que de forma expresa imponga una
sancin por el incumplimiento de esta obligacin, hay que considerar que la

ley [artculos 684, 684-1 y 684-2 del estatuto tributario] faculta ampliamente
a la Dian para que implemente los sistemas tcnicos de control que a su
juicio considere necesarios, y en desarrollo de esa facultad, la Dian expidi
la resolucin 3878 de 1996, en la cual consider la obligacin de solicitar
autorizacin para facturar, por lo tanto, esta es de obligatorio cumplimiento.
Respecto a la sancin aplicable por su incumplimiento, el artculo 684-2 del
estatuto tributario establece que la no adopcin de dichos controles luego
de tres (3) meses de haber sido dispuestos por la Direccin General de
Impuestos Nacionales o su violacin dar lugar a la sancin de clausura del
establecimiento en los trminos del artculo 657.
Queda claro entonces que en caso de expedir una factura sin la resolucin
de autorizacin o expedirla estando vencida, que es lo mismo, la sancin
aplicable es el cierre del establecimiento de comercio.
Lo anterior para quien expide la factura. Para quien la recibe, es decir, para
el cliente, no hay ninguna consecuencia negativa, por cuanto la factura
expedida sin resolucin de facturacin o con la resolucin vencida, no
afecta en nada la validez de la factura como ttulo valor o como soporte para
la procedencia de los costos o deducciones representados en la factura
expedida con esta falencia.
Esto debido que la ley, para la procedencia de costos y deducciones, slo
exige al poseedor de la factura, que esta cumpla con los requisitos
contemplados en el artculo 771-2, y en esos requisitos no figura la
resolucin de facturacin; es ms, ni siquiera figuran todos los requisitos
contemplados en el artculo 617 de estatuto tributario, razn para que no
exista ningn problema por recibir una factura sin resolucin de facturacin.
El problema es nicamente para quien la expida as.
Fuente 2

Qu implicaciones tiene para el vendedor y

comprador el hecho de expedir una factura sin
resolucin?

Varios lectores de Gerencie.com nos han consultado sobre las

implicaciones que conlleva tanto para el vendedor como para el comprador
el hecho de expedir una factura sin la resolucin de facturacin.
Incluir en la factura la resolucin de facturacin es un requisito exigido por
la resolucin 3878 de 1996 de la Dian, y su incumplimiento conlleva a la
imposicin de la sancin contemplada por el artculo 684-2 del estatuto
tributario, es decir, la clausura del establecimiento de comercio en los
trminos del artculo 657 del estatuto tributario.
Eso desde el punto de vista tributario. Desde el punto de vista comercial,
otro aspecto que podra interesar, no se presenta ninguna consecuencia,
puesto que la inclusin de la resolucin de facturacin no es un requisito
contemplado por la ley comercial, por tanto, tal omisin no afecta la calidad
de ttulo valor que pueda tener la factura de venta.
La anterior consecuencia es la que debe asumir quien expide la factura, es
decir el vendedor. Veamos entonces las implicaciones para el comprador el
hecho de recibir una factura que no contenga la resolucin de facturacin.
Desde el punto de vista comercial, como ya se expuso, no tienen
consecuencias ni para el comprador ni para el vendedor.
Para el comprador, desde el punto de vista tributario tampoco tiene
consecuencias el hecho de recibir una factura que no contenga la resolucin
de facturacin.
Un contribuyente para efectos tributarios requiere de la factura para soportar
costos y deducciones, y la ley tributaria expresamente ha contemplado los
requisitos que debe tener la factura con la que se pretenda soportar un
costo o una deduccin, requisitos contenidos en el artculo 771-2 del
estatuto tributario, y dicho artculo no hace mencin alguna de la resolucin
de facturacin, en consecuencia, su ausencia no afecta su valor probatorio
para efectos tributarios.

La resolucin de autorizacin de facturacin tiene

una vigencia de dos aos

La resolucin que expida la Dian en la cual se autoriza la numeracin de

facturacin de un contribuyente, tiene una vigencia de dos aos.
As lo dispuso la Dian en resolucin 3878 del 28 de junio de 1996 en su
artculo 4:
La Administracin expedir una resolucin en donde se indique la
numeracin autorizada, la cual tendr una vigencia mxima de dos (2) aos
a partir de la fecha de notificacin.
La resolucin de autorizacin de facturacin no indica la fecha de
vencimiento de la misma, slo indica la fecha de expedicin, de manera que
es el contribuyente quien debe determinar el vencimiento de la misma a
partir del tiempo de vigencia de este tipo de resoluciones, que como ya
dijimos, es de dos aos.
Recordemos que expedir una factura con la resolucin vencida es un hecho
irregular sancionado con el cierre del establecimiento de comercio como lo
indicamos hace un tiempo en este editorial.
Algunos contribuyentes, por olvido, descuido o desconocimiento, no prestan
atencin a la fecha de vencimiento de la resolucin, lo que puede resultar
siendo un error que le implique el cierre del establecimiento de comercio.
Este tipo de errores es ms comn en aquellos contribuyentes que no
agotan la facturacin autorizada antes de los dos aos, por lo que no se ven
en la necesidad de solicitar una nueva resolucin de autorizacin, y como
por desconocimiento suponen que pueden facturar hasta agotar los
talonarios de que dispone, pues no reparan en que en un momento dado
estn emitiendo facturas con la resolucin vencida.
A esta confusin ayuda el hecho de que por lo general la resolucin de
facturacin y su fecha de expedicin estn impresas en letra muy pequea
lo que dificulta advertir la proximidad del vencimiento, y ayuda tambin que
en ninguna parte de la factura o de la resolucin dice que esta vencer en
dos aos luego de ser expedida.