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ACREDITADO
Por el Organismo Nacional de Acreditacin de Colombia ONAC NTC ISO/IEC
17021:2011
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QLCT_UTP
QLCT
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Tel. (57) (6) 3215862
Objetivos
Lograr que los participantes:
Identifiquen los cambios fundamentales de la norma
de requisitos de los sistemas de gestin de calidad
para proyectar los ajustes y la transicin eficiente del
sistema de gestin.
Conozcan y comprendan el contexto de la revisin.
Tengan visin clara de los cambios relevantes
Conozcan el impacto de los cambios en las
organizaciones certificadas.
Tengan claridad de los plazos y el proceso de la
transicin.
Objetivos
Entregar a los participantes los elementos tericoprcticos requeridos para planificar y ejecutar una
auditora interna eficaz y eficiente que le permita
conocer las fortalezas y debilidades de su sistema
de gestin, utilizando las tcnicas y herramientas
establecidas en la norma NTC-ISO 19011:2012;
logrando as la mejora continua del sistema y por
tanto de la Organizacin.
FACTORES DE XITO
1
Enfocado. . .
Se proactivo . . .
Se flexible
Cumplir horarios y
es importante que cumplamos los horarios
requisitos de asistencia acordados y asistas 100%
TEMARIO
SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD NTCISO 9001:2015
Fases y proceso de cambio de las norma ISO 9001.
Principales cambios en el Sistema de Calidad ISO 9001
Comprensin de la organizacin y de su contexto
Liderazgo
Planificacin
Soporte
Operacin
Evaluacin del desempeo
Mejora
INTRODUCCIN
La Norma ISO 9001 es el sistema de gestin de la
calidad con mayor implantacin a nivel internacional,
tal y como nos indican los datos aportados por la ISO
que cifra en 1.1 millones de certificados emitidos en
todo el mundo sin contar con todas aquellas empresas
que trabajan siguiendo este sistema de gestin pero
que no estn certificadas. Por esta razn cualquier
cambio que se realice sobre la Norma ISO 9001 va a
tener una enorme repercusin ya que debe atender y
aportar soluciones a muchas empresas en variados
sectores.
INTRODUCCIN
Pero, qu ha propiciado el cambio? Desde la anterior revisin de las Normas ISO en
el 2008 el mundo ha cambiado de forma trepidante, apareciendo y cobrando especial
relevancia conceptos como:
la relacin entre la empresa y el medio ambiente se ha vuelto ms estrecha,
los mercados internacionales ya no solo estn al alcance de los grandes, si no que
empresas de todos los tamaos tiene acceso libre,
por otro lado, la mejora de la tecnologa y la aparicin y, cada vez mayor utilizacin,
de las redes sociales no deja admisible los servicios y/o productos de baja calidad,
la aparicin de numerosas normas y sistemas de gestin que son aplicables para
las empresas por su utilidad hacen necesarios que se hable un lenguaje comn que
facilite la implantacin y desarrollo,
se hace necesario que se adapte la norma para servir de utilidad a las empresas
del sector servicios ya que anteriormente casi exclusivamente hacia especial
incidencia en los productos.
INTRODUCCIN
Para adaptarse a las necesidades de estas
organizaciones y a los nuevos escenarios en los que
ejercen su actividad, as como los numerosos cambios
presentes y futuros que se van produciendo, las
Normas surtieron un periodo de revisin, en el que
tuvo especial relevancia la adopcin de la Estructura
de Alto Nivel.
Antecedentes de la norma
ISO 9001
CONDUCTORES DE CAMBIO
Principales Cambios
La adopcin de la Estructura de Alto Nivel que figura en el
anexo SL de las Directivas ISO Parte 1.
Un requisito explcito para el pensamiento basado en el
riesgo para apoyar y mejorar la comprensin y aplicacin del
enfoque basado en procesos.
Toma de conciencia por el entorno en el que opera la
organizacin, expectativas de las partes interesadas y gestin
del riesgo.
Menos requisitos prescritos y menos nfasis en los
documentos.
Mejora la aplicacin a servicios.
Principales Cambios
Un requisito para definir el alcance del SGC, teniendo
en cuenta el contexto de la organizacin.
El aumento de los requisitos de liderazgo para la Alta
Direccin.
Mayor nfasis en el logro de los resultados deseados.
ANEXO SL
Directivas ISO/IEC, Parte 1
Suplemento ISO Consolidado Procedimientos
Especficos para ISO
Propuestas de Normas de Sistemas de Gestin
Taller N 1
Conceptos
Taller 1: conceptos
1. Contexto de la organizacin
2. Fuente de Riesgo
3. Riesgo
4. Aplicabilidad
6. Informacin Documentada
10. Desempeo
14. Gestin del Riesgo
8. Control de cambios
12. Partes interesadas
16. Consecuencia
Persona u organizacin
que puede afectar, ser
afectado o percibir a s
mismo que se ve afectada
por una decisin o
actividad.
Combinacin de cuestiones
internas y externas que pueden
tener un efecto en el enfoque de
desarrollo y el logro de los
objetivos de una Organizacin.
Acciones
que
ponen
en
aplicacin las decisiones de la
gestin de riesgos
Actividades de gestin de la
configuracin del producto para el
control de la salida despus de la
aprobacin
formal
de
su
informacin de configuracin.
Resultado de un suceso
Estado,
incluso
parcial,
de
deficiencia en la informacin
relativa a la comprensin o al
conocimiento de un suceso, de sus
consecuencias
o
de
su
probabilidad.
El proceso de determinar qu
puede suceder, por qu y cmo.
Mtrica
de
desempeo.
Caracterstica que tiene un
impacto
significativo
en
la
realizacin de la salida y la
satisfaccin del cliente.
Informacin
requerida
para ser controlada y
mantenida
por
una
organizacin y el medio
en el que est contenida.
Resultado medible.
Condicin de poder o
deber
aplicarse
el
requisito;
no
es
a
eleccin,
es
una
condicin natural.
La evolucin es necesaria.
ISO 9001:2015
2. Referencias Normativas
2. Referencias Normativas
3. Trminos y definiciones
3. Trminos y definiciones
4. Contexto de la Organizacin
5. Liderazgo
6. Planeacin
5. Responsabilidad de la Direccin
7. Soporte
8. Operacin
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN
Nuevas clusulas:
Entendimiento de la organizacin y su contexto.
Entendimiento de las necesidades y expectativas de las partes
interesadas.
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN
ISO 9001:2015
4,1
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN
ISO 9001:2015
4,2
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN
ISO 9001:2015
4,3
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN
ISO 9001:2015
4,3
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN
ISO 9001:2015
4,4
5. LIDERAZGO
5. LIDERAZGO
ISO 9001:2015
5,1,1
5. LIDERAZGO
ISO 9001:2015
5,1,2
5,3
5. LIDERAZGO
ISO 9001:2015
5,2
Taller N 2
Bases para definir
el contexto
organizacional
6. Planificacin
6.1 Acciones para abordar riesgos y
Oportunidades
6.1.1 De acuerdo con 4.1 y 4.1 determinar los
riesgos y oportunidades
6.1.2 Planificar como abordar, aplicar y evaluar
acciones para manejo de Riesgos y
Oportunidades
NA
ISO 9001:2015
6,1,1
6,1,2
6,2,2
ISO 9001:2015
6,3
7. APOYO
7. SOPORTE
7. SOPORTE
7. SOPORTE
ISO 9001:2015
7.1.6
7.2
7.3
Ed
Fr
Hb
y
Ex
Ed
Fr
o
Ex
Hb
X
7. SOPORTE
ISO 9001:2015
7.4
7.5
Taller N 3
Informacin
Documentada
8. OPERACIN
8. OPERACIN
8. OPERACIN
8. OPERACIN
8. OPERACIN
8. OPERACIN
8. OPERACIN
ISO 9001:2015
4.3
8.3
8.4
8. OPERACIN
ISO 9001:2015
8.4
8. OPERACIN
ISO 9001:2015
8.5.3
8.5.5
8.5.6
8.7
9. EVALUACIN DE DESEMPEO
9. EVALUACIN DE DESEMPEO
ISO 9001:2015
9.1
9.1.1 Generalidades
9.1.2 Satisfaccin del cliente
9.1.3 Anlisis y Evaluacin
9. EVALUACIN DE DESEMPEO
ISO 9001:2015
9. EVALUACIN DE DESEMPEO
ISO 9001:2015
En la revisin se deben incluir los
cambios internos y externos
Pertinentes al SGC
9.3.2
9.3.3
10. MEJORA
10. MEJORA
ISO 9001:2015
Contenido de la norma
9001 versin 2015.
PROCESO DE TRANSICIN
PROCESO DE TRANSICIN
Conclusin
Conclusin
Se mejora la compatibilidad con las otras normas de gestin.
La norma abre un camino para que sean utilizadas prcticas de
negocio.
Considerando que la norma est hecha para cualquier tipo de
empresa, se ha tratado de simplificar el lenguaje, hacindola
ms entendible.
Prevencin focalizada en el propsito del Sistema de Gestin.
Aumentan los requisitos de liderazgo para la Alta Direccin.
Toma de conciencia por el entorno en el que opera la
organizacin, expectativas de las partes interesadas y gestin
del riesgo.
AUDITORIA INTERNA
Alcance
2.
Referencias normativas
3.
Trminos y definiciones
4.
Principios de auditora
5.
6.
Realizacin de la Auditora
7.
Anexo A (informativo)
Gua y ejemplos ilustrativos de conocimientos especficos de disciplina y habilidades de los
auditores
Anexo B (informativo)
Lo que se va a
auditar
Comparar
Situacin real
Criterio de
auditora
Hallazgos de
Auditora
Resultados de la evaluacin
de la evidencia de la auditora
recogida frente a los criterios
de la auditora
Hallazgos de auditora
Fortalezas
Conformidades
Observaciones
No Conformidades
Criterios de la auditora
Conjunto de polticas,
procedimientos o requisitos
utilizados como referencias
DOCUMENTOS INTERNOS:
Manuales, Procedimientos, Instructivos,
Formatos y dems documentos requeridos para
garantizar la eficaz, eficiente y efectiva
planeacin, operacin y control de los procesos
Auditor
Auditado
Organizacin o
persona que
solicita una
auditora
Persona con la
competencia para
llevar a cabo una
auditora
Organizacin o
proceso que es
auditada
Auditor
Individual
Tipos de Auditoras
Quien ?
PRIMERA PARTE
SEGUNDA PARTE
TERCERA PARTE
INTERNA
EXTERNA
Qu se audita?
SUFICIENCIA
CUMPLIMIENTO
PRODUCTO/ PROCESO/PROYECTO
Principios de la Auditora
Integridad
Presentacin
ecunime
Debido cuidado
profesional
Confidencialidad
Seguridad de la
informacin
Independencia
Enfoque basado en
evidencia
Riesgos del
auditorias
programa
de
Etapas de la Auditora
2. PREPARACION
3. EJECUCION
1. PLANEACION
4. INFORME
5. SEGUIMIENTO
Realizacin de
la Auditora
(Seccin 6.)
Competencia y
Evaluacin de
Auditores
(Seccin 7.)
Auditora basada en
riesgos
Resultados
de
auditorias anteriores
Madurez del sistema
de gestin
Consideraciones de
la Direccin
1. PLANEACIN
CMO PLANEAR AUDITORAS INTERNAS?
Considere:
La importancia de la actividad
Estado de la actividad
Resultado de auditoras previas
Disponibilidad de trabajadores
Programa de Auditoras
Conjunto de una o ms auditoras definidas para un tiempos
determinado y con un propsito especfico
FECHA DE VIGENCIA
DEL PROGRAMA
OBJETIVO DE LA AUDITORA:
ALCANCE DE LA AUDITORA:
EQUIPO AUDITOR
PROCESO
PRINCIPAL
1
2
3
APOYO
OBSERVADOR
TIEMPO ESTIMADO
(horas, minutos)
FECHA DE EJECUCION
DE AUDITORIA
Controles
Actividades:
Entradas
1- _________
_________
_________
2- _________
__________
3-__________
__________
2
Salidas:
Producto 1
Producto 2
Producto 3
Producto 4
Documentacin Aplicable:
Recursos:
Humanos
Tecnolgicos
Procedimiento 1
Procedimiento 2
Procedimiento 3
Leyes
Decretos
4
Procesos Vs Norma
1. PLANEACION
Objetivos y alcance de la auditora
Identificacin de las personas que tengan responsabilidades
directas con respecto a los objetivos y alcance.
Identificacin de los documentos de referencia
(tales como la norma aplicable del sistema de calidad y el
procedimiento o instructivo del auditado).
Identificacin de los miembros del equipo de auditora
Designacin del lder del equipo auditor
Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditora
Hora y duracin esperados para cada actividad principal
de la auditora.
Distribucin del informe de la auditora y la fecha esperada
de publicacin.
LUGAR:
OBJETIVO:
ALCANCE:
DIA
HORA
ACTIVIDAD / PROCEDIMIENTO
REFERENCIAL
AUDITOR
AUDITADO
Taller
PLAN DE AUDITORIA
Etapas de la Auditora
2. PREPARACION
3. EJECUCION
1. PLANEACION
4. INFORME
5. SEGUIMIENTO
PREPARACION DE LA AUDITORA
Documentos de trabajo
Son todos los documentos requeridos para facilitar
las investigaciones del auditor y para documentar y
presentar los resultados, estos documentos pueden ser:
La informacin documentada de auditora
Listas de verificacin
Reportes de No Conformidad
Actas de Reunin
Informes de auditora
PREPARACION DE LA AUDITORA
El auditor debe prepararse para:
Seguir los procesos de un extremo hasta el otro, verificando la efectividad del
control.
No limitarse a determinar la conformidad de las actividades. Evaluar si los
procesos son capaces y producen los resultados deseados.
PREPARACION DE LA AUDITORA
HERRAMIENTA PARA
LISTAS
DE
VERIFICACIN
ENTREVISTA
PERMITE ESTRUCTURAR LA
AUDITORA
PREPARACION DE LA AUDITORA
PROPOSITOS DE LA LISTA DE VERIFICACIN:
Ayudar a la memoria
Asegurar que se cubren los aspectos y puntos de control
Asegurar que la interaccin entre procesos sea cubierta
Asegurar profundidad y continuidad de la auditora
Ayudar al manejo del tiempo
Organizar la toma de notas
Es parte del reporte de auditora
PREPARACION DE LA AUDITORA
PREPARACION DE LA AUDITORA
Ejemplo de una lista de verificacin:
AUDITOR:
AREA / PROCESO:
FECHA:
GUIAS
Resultado
Referencial Procedimiento
Interno
Referencial
Norma
Item
AUDITADOS:
Taller
HOJA DE VERIFICACIN
O LISTA DE CHEQUEO
Etapas de la Auditora
2. PREPARACION
3. EJECUCION
1. PLANEACION
4. INFORME
5. SEGUIMIENTO
3. Ejecucin de auditoria
Reuniones, Comunicaciones y Visitas a
Instalaciones
Las reuniones de Apertura y Cierre son
comunicaciones formales.
Las reuniones de retroalimentacin
informan sobre el avance, hallazgos y
progreso de la auditora.
Las reuniones de enlace del equipo ayudan
a coordinar y enfocar el equipo auditor.
Recoger evidencia
Cmo encuentra evidencia un auditor?
Revisando documentos
Mirando los registros
CONDUCCION DE AUDITORIA
Reunirse primero con el representante del rea.
Hablar siempre con los que realiza la tarea.
Explicar el propsito de la visita.
ENFOQUE DE LA AUDITORIA
LOS 7 AMIGOS DEL AUDITOR
Qu?
Como?
Por qu?
.
.
Dnde?
Cando?
Mustreme?
Quin?
Enfoques de la auditora
Pistas de auditora
CONTROL DE AUDITORIA
NO DEBE:
Dejar que lo desven del tema,
Dejarse influenciar o engaar,
Atascarse
Permitir que el auditado
marque el ritmo de la
auditoria,
Hacer suposiciones o
presunciones.
Jams hacer suposiciones o
presunciones.
DEBE:
Estar preparado,
Ser puntual
Insistir para que las personas a las
que se les esta preguntando,
respondan por s mismas.
Hablar lo menos posible,
Evitar malentendidos,
Mantener preguntas claras y
concisas,
Ser cortes y mantener la calma,
Reconocer lo que est bien hecho.
RECOLECCIN DE EVIDENCIAS,
DOS CAMINOS PARA OBTENERLAS:
RECOLECCIN DE EVIDENCIAS
Qu debemos
examinar sobre
la documentacin?
EL FONDO
Secuencia adecuada
Coherencia
Actualizado
LA FORMA
Conformidad
con
la
norma
fundamental de la empresa
Identificacin
LA APLICACIN
Adecuada difusin
Efectiva implementacin
No sabe cmo
se hace
No conoce la
Importancia, ni
las implicaciones
No tiene los
conocimientos y
habilidades
No se sabe
cuando hay una
desviacin
No sabia
La informacin no
llega aqu
No se encuentra el
informe
Situacin
que presenta
desviacin
No se toman
acciones frente
a las desviaciones
La situacin no
haba sido
considerada
Faltan
Recursos fsicos
No es claro quien
hace las cosas
No saba que el
procedimiento
cambi
No se analiza la
informacin
7.2 Competencia
7.3 Toma de
Conciencia
7.4 Comunicacin
7.5.3 Control de la
informacin
Documentada.
7.1.3 Infraestructura
5.3 Responsabilidad
Situacin
que presenta
desviacin
7.2 Competencia
6 Planificacin
7.5.3 Control de la
informacin
Documentada.
9.1.3 Anlisis
y evaluacin.
No Conformidad
Qu es una No Conformidad?
Incumplimiento de un requisito
Existe evidencia objetiva para demostrar que:
No se ha considerado un requisito (intencin)
La prctica difiere del sistema definido (implantacin)
La prctica no es eficaz (eficacia)
La desviacin afecta
satisfaccin del cliente.
indirectamente
la
Caractersticas de la no conformidad
Precaucin
Sea precavido, no sea demasiado concluyente!
No juzgue con base en las apariencias!
Est seguro de tener la evidencia completa!
UBICACIN
Dnde se
encuentra el
hallazgo
DESCRIPCIN
Cul es el hallazgo
identificado
EVIDENCIA
Cmo lo puedo
demostrar
REFERENCIA
Con qu requisito
incumple
Ejemplo 1
Al solicitar La informacin documenta que evidencie la
ejecucin de la ms reciente revisin por la direccin,
se encontr que no se ha realizado seguimiento al
desempeo de los procesos, conformidad del los
productos y servicios, tampoco a las no conformidades
y acciones correctivas. Incumpliendo el requisito 9.3.2
3) y 4)
UBICACIN
DESCRIPCIN
EVIDENCIA
REFERENCIA
Ejemplo 2
Al verificar el conocimiento y entendimiento de la Poltica y los
objetivos de calidad se evidenci que el personal operativo no
entiende como se relacionan estas con su actividad diaria,
generando incumplimiento de los requisitos 7.3, 5.2.2 b) y
6.2.1 f);
UBICACIN
DESCRIPCIN
EVIDENCIA
REFERENCIA
Ejemplo 3
No se evidenciaron registros de formacin ni de experiencia del
Jefe de Planta en su Hoja de Vida, incumpliendo lo establecido en
7.2.d de ISO 9001:2015
Taller
CASOS DE ESTUDIO:
TOMA DE DECISIONES Y
REDACCIN DE HALLAZGOS
Etapas de la Auditora
2. PREPARACION
3. EJECUCION
1. PLANEACION
4. INFORME
5. SEGUIMIENTO
Hallazgos de la Auditoria
Evidencia de
Auditoria
Conforme
Riesgo Potencial
Observacin Accin
Preventiva
Potencial de Mejora
Observacin Accin de
Mejora
Criterio de
Auditoria
No Conforme
Conforme
Conclusin
Mantenimiento
Correccin
y
Accin Correctiva
Informe de Auditoria
Forma
Informativo
Basado en hechos
Completo
Exacto y preciso
Conciso
Legible
Transparente
Claro
Estilos de Redaccin
Informe Final
Etapas de la Auditora
2. PREPARACION
3. EJECUCION
1. PLANEACION
4. INFORME
5. SEGUIMIENTO
ETAPAS DE LA AUDITORIA
Plan de auditoria
Preparacin
Lista de verificacin
Reunin de apertura
Establezca fecha y
tiempo.
Presente los hechos
Reunin
de enlace
e
informativa
Realizacin de la
Auditoria
Acuerde
los
hechos
NO
1
Reunin de
Cierre
Informe
Seguimiento
Auditoria de
cumplimiento
Cierre de NC.
SI
RNC ?
Levante el RNC.
Accin correctiva
Fin
SEGUIMIENTO
Auditor
Auditado
Identifique,anote
& comunique
Acuerdo
Prepare RNC
Reconoce e investiga
las causas
Acuerdo tiempo
Revisa eficacia
Propone la
Accin Correctiva
Implementa,
verifica & notifica
SEGUIMIENTO
VERIFIQUE LA IMPLEMENTACIN DE ACCIONES CORRECTIVAS
DESPUS DE LA FECHA ESTABLECIDA
SI
NO
ESTABLEZCA UNA
NUEVA FECHA
SI
VERIFIQUE DE
NUEVO
NO
ESCALE
Conocimiento
y habilidades
especificos de
calidad
Educacin
(min secundario)
Conocimiento
y habilidades
genricos de
Auditora
experiencia
Conocimiento y
habilidades
especficos de la
empresa y el
sector
experiencia
laboral
en auditorias
(5 aos)
(min 2 aos)
formacin
como auditor
(40 h, 4 auditorias)
Atributos personales
DESEABLES
Mente abierta
Diplomtico
Flexible
Disciplinado
Imparcial
Honesto
Saber escuchar
Paciente
Claro
Capacidad para comunicarse
Tener y demostrar inters
Sin temor a ser impopular
Empata
NO DESEABLES
Mente cerrada
Discutidor
indisciplinado
obstinado
ocioso
deseoso de ser agradable
tmido
impaciente
no profesional
crdulo
arrogante
a conclusiones
PERSISTENCIA
La habilidad para vencer las
dificultades y mantener el curso
de accin planeado a pesar de las
contrariedades
ENFOQUE DISCIPLINADO
Habilidad para enfocar un problema lgica y
sistemticamente.
Habilidad para definir los lmites de
responsabilidad del rea de investigacin.
4. Realizar la evaluacin.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1. Las auditorias deben ser preparadas previamente
por parte del auditor.
2. Es responsabilidad de los auditores crear la
conciencia del beneficio de las auditorias y
eliminar el mito del temor a las auditorias.
3. El xito de la auditoria depende de la conciencia
real que tomen los auditados con relacin a los
hallazgos encontrados, para que as mismo
coloquen su empeo en solucionarlos.
4. Las auditorias determinan la eficacia del sistema
para efectos de revisin por la direccin.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5. Asegurarse que los auditados entiendan los
hallazgos encontrados.
6. Recuerde que se auditan procesos, actividades,
documentos ms no a las personas.
7. La auditoria es un proceso que nos lleva a la
mejora continua, por esta razn debe objetiva y
sin sesgos personales.