Colocar datos en la Web

1. INSERTAR HIPERVNCULOS

xcel, al igual que el resto de programas de la familia de

Office 2003, est preparado para trabajar y crear documentos
con tecnologa de web, es decir, que trabajan a travs de Internet o de
una red local que funcione de la misma forma, es decir, una intranet.

Por ejemplo, Excel (al igual que cualquier otra aplicacin de

Office 2003), permite guardar los documentos que hagas como
pginas web, en formato HTML (el HTML es un lenguaje estndar, y
es el que se utiliza para crear las pginas web de Internet).
Una de las caractersticas de Excel relacionada con Internet es la
posibilidad de insertar hipervnculos en las hojas de clculo, para
permitir navegar entre ellas.
Un hipervnculo es un elemento (es decir, texto, una imagen o
cualquier otro objeto), que permite, al pulsar con el ratn sobre l,
abrir otro documento o una pgina web.
Es decir, que al hacer clic sobre un hipervnculo se salta a otro
lugar. Este otro lugar puede ser otra zona del mismo libro, un libro de
Excel distinto, una direccin de Internet, etc. Incluso podemos hacer
que, al pulsar en un hipervnculo, se abra el programa de correo
electrnico para mandar un e-mail a alguien.
En la barra de herramientas Estndar de Excel est el botn
Insertar hipervnculo
. Al pulsar en l, indicaremos que queremos
que el objeto seleccionado (que puede ser la celda activa o cualquier
otro elemento de la hoja de clculo) tenga un hipervnculo.
Al pulsar este botn, aparecer el cuadro de dilogo de Insertar
hipervnculo, en que tendrs que indicar dnde quieres saltar al hacer
clic sobre el hipervnculo. Como ves, el lugar donde saltaremos puede
ser un documento que tengas en tu equipo, un lugar distinto de este
mismo documento o una direccin de Internet, entre otros.

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Si no sabes la direccin exacta del sitio que quieres abrir al pulsar

el hipervnculo, puedes buscarla bien con el botn Buscar archivos
Los hipervnculos son
los que utilizamos para
movernos
entre las pginas web de
Internet, que
es lo que se
conoce como
navegar por
Internet. Los
hipervnculos
tambin se llaman Hiperenlaces o, simplemente
Vnculos.

o bien con el botn Explorar el Web

acceder.

, segn a lo que quieras

Por ejemplo, si pulsas Explorar el Web

, se abrir tu
explorador de Internet y podrs navegar por las pginas de Internet
hasta encontrar la que quieras abrir al pulsar el hipervnculo de tu
libro. Entonces, podras copiar su direccin (que aparece en la barra
de direcciones del navegador de Internet) y pegarla en el cuadro de
dilogo de Excel. Otra forma de indicar la direccin de la pgina en la
que nos encontremos es minimizar el navegador; entonces la direccin
de la pgina aparecer en el cuadro de dilogo de Insertar
hipervnculo, con lo que podremos aceptar para crear el hipervnculo
a dicha pgina.
Si creas un hipervnculo a un libro de Excel, puedes saltar al
principio del libro o a un lugar ms concreto del mismo. Para esto,
utiliza el botn Marcador.
Si has creado algn nombre en
el libro y quieres saltar directamente
a esta ubicacin, simplemente
tendrs que indicarlo en este cuadro
de dilogo. Tambin puedes
seleccionar la hoja de clculo a la
que quieras ir y poner la celda en el
cuadro Escriba la referencia de
celda (as podras saltar a la celda
C15 de la Hoja3, por ejemplo).

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En la seccin Vincular a del cuadro de

creacin del hipervnculo tambin podemos indicar
si queremos crear el vnculo a otro lugar de este
mismo libro, a un nuevo libro (en este caso,
tendremos que decir qu nombre tendr este nuevo
documento) o a una direccin de correo electrnico.
Tambin puedes crear un hipervnculo a una
direccin de correo electrnico escribiendo esta
direccin directamente en la celda. Por ejemplo,
si escribes juan@servidor.com en una celda,
Excel detectar que esto es una direccin de email y crear un hipervnculo, de forma que, al
pulsar en l, se abrir el programa de correo
electrnico, para que podamos escribir y
mandar un mensaje a esta direccin.

Por ltimo, el botn Info. de pantalla permite escribir un texto

que aparecer cuando pases el puntero del ratn por encima del
hipervnculo (sin hacer clic en l).

Si pulsas en
un hipervnculo, te trasladars a la ubicacin a la que
apunta este
hipervnculo.
Si quieres
seleccionar la
celda, mantn
pulsado el
botn del
ratn durante
un poco sobre
ella, para que
Excel se d
cuenta de que
quieres seleccionar la celda
y no ir a la
direccin del
hipervnculo.

En la hoja de clculo, Excel indica que hay un hipervnculo

poniendo en color azul el texto de la celda. Una vez utilices el
hipervnculo (es decir, hayas pulsado en l), este color cambiar para
indicarte que ya has visitado la ubicacin a la que hace referencia. Ten
en cuenta que esto no te impide volver a utilizar el hipervnculo.

Cuando te pones con el puntero del ratn por encima de un

hipervnculo, Excel convertir el cursor del ratn en una mano
para indicar que puedes hacer clic en el hipervnculo.

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2. LA BARRA DE HERRAMIENTAS WEB

uando utilices los hipervnculos para ir movindote ente los

distintos lugares a los que sealan, es posible que te llegues
a perder entre tanto salto.
Para ayudarte en la navegacin por los distintos documentos que
ests visitando, ya sea una pgina web en Internet o un documento en
tu ordenador, Excel tiene la barra de herramientas Web.

Si has navegado por Internet utilizando Internet Explorer (que

es el explorador de Internet de Microsoft), seguro que te ser muy fcil
utilizar esta barra, porque se comporta de una forma parecida.
Por ejemplo, cuando te vayas desplazando a distintos lugares, ya
sea a travs de los hipervnculos que haya en los documentos o a travs
de la lista Direccin de esta misma barra, puedes acceder al anterior
lugar que has visitado pulsando el botn Atrs
botn, se activar botn Adelante
siguiente pgina que habas visto.
A travs de la
pgina de
bsqueda
podrs buscar
la informacin
que hay en
Internet sobre
un determinado tema.
Muchas pginas de bsqueda tienen
tambin la
informacin
clasificada por
temas (deportes, arte,
informtica,
medicina,
etc.), para
ayudarte a
encontrar lo
que quieres
buscar.

. Si pulsas este

, con el que podrs ir a la

Con el botn Pgina de inicio

acceders rpidamente a la
llamada pgina de inicio, que no es ms que la direccin a la que se
dirige el explorador de Internet cuando lo abres.
Con Buscar en el Web
mostrars la pgina de bsqueda,
que es una pgina donde podrs realizar bsquedas de aquello que te
interese.
A travs del men que se
despliega al pulsar el botn Ir,
podrs acceder a varios
comandos que tambin estn
en esta barra de herramientas
(como ir hacia delante o hacia
atrs, abrir la pgina de inicio
o la de bsqueda, ...), y adems
podrs establecer la pgina de
inicio o la de bsqueda.

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Ten en cuenta que, si cambias la pgina de inicio o la de

bsqueda desde Excel, el resto de programas de Office y el
navegador Internet Explorer tambin utilizarn estas nuevas
pginas que indiques

En Windows existe la carpeta Favoritos, que es una carpeta

donde puedes guardar los documentos que ms utilizas o los que
quieres tener siempre a mano. Si pulsas en el botn Favoritos, podrs
acceder a esta carpeta.
Tambin
podrs crear
subcarpetas
dentro de la
carpeta Favoritos, para
poder organizar las distintas direcciones que pongas en ella por
categoras,
temas, etc.

Realmente, en esta carpeta no se guardan documentos, sino

direcciones. Por ejemplo, si quisieras poder acceder rpidamente al
libro de Excel que tengas abierto, podras ponerlo en esta carpeta de
Favoritos, y en ella se guardara su direccin, o, dicho de otra,
manera, la forma de acceder a dicho libro (un acceso directo).
De esta forma, podrs acceder rpidamente a direcciones de
Internet, documentos que estn en tu disco duro o en otro ordenador
de la red local, etc.
Al pulsar un hipervnculo, el botn Detener
para el acceso a
la direccin de ese hipervnculo. Esto te puede servir al acceder a
direcciones de Internet o de una red: si el acceso es muy lento, puedes
detenerlo con este botn y volver a intentarlo en otro momento.
Si pulsas Actualizar
, volvers a cargar la pgina actual. Esto
te puede servir si se ha producido algn error en la carga de una
pgina, para volver a intentarlo, o para ver los ltimos cambios que se
han producido en la direccin a la que ests accediendo.
Con el botn Mostrar slo la barra de herramientas Web
ocultars el resto de barras de herramientas, de forma que
tendrs ms espacio para ver la pgina y los distintos
documentos a los que ests accediendo.
En la lista Direccin se indica la direccin a la que ests
accediendo. Esta lista se suele usar para acceder a distintas
direcciones, escribiendo la direccin a la que quieras acceder
ah. Adems, en esta lista se van guardando las direcciones a
las que has estado accediendo, de forma que puedes volver a
utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo.

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Para ocultar la barra de herramientas Web, puedes utilizar el

men contextual de cualquier barra de herramientas (recuerda que el
men contextual aparece al pulsar con el botn derecho del ratn) o la
opcin adecuada del submen Ver - Barras de herramientas.
Fjate cmo en todo momento estamos hablando de direcciones,
tanto si nos referimos a una direccin de Internet, una direccin de tu
red local o un simple libro que tengas en tu propio ordenador.
Lo importante al trabajar con hipervnculos y con la barra Web es
conocer la direccin de la informacin a la que quieres acceder, sin
importarte el lugar fsico en el que se encuentre (puede estar en un
libro de tu ordenador, en una pgina web de Estados Unidos, etc.).

3. COLOCAR DATOS ESTTICOS

asta ahora hemos visto cmo podemos trabajar en Excel

como si estuviramos en un navegador de Internet,
utilizando hipervnculos entre libros o accediendo a la barra Web. Sin
embargo, ste no es el aspecto ms potente de Excel en relacin a
Internet.
Con Excel podrs colocar tus libros u hojas de clculo en la
World Wide Web de Internet, para que la gente que est accediendo a
Internet pueda verlos. Adems, si trabajas en una empresa, tambin
podrs colocar los libros en la Web de tu empresa, para que tus
compaeros tengan acceso a ellos, puedan ver los datos y trabajar con
ellos.
Imagnate lo que podemos lograr con esto:
z

La gente que vea los datos de esta manera no necesita tener

Excel para poder ver e incluso cambiar los datos que pones en
la Web. Para ello slo necesitarn tener instalado un explorador
o navegador de web.

z Tambin

es mucho ms fcil mantener actualizados los datos

que vamos a compartir, ya que todas las personas tendrn
acceso a la misma informacin.

Cuando decides colocar tus datos de Excel en la Web, debes

tomar una primera decisin fundamental: si permites que los usuarios
puedan interactuar con ellos o no.
6

Colocar datos en la Web

En este captulo vamos a ver cmo colocar datos estticos. Es

decir, los usuarios podrn ver los datos, pero no podrn hacer nada
ms.
Lo primero que tenemos que hacer es abrir el libro que queremos
poner en la Web y seleccionar Guardar como pgina Web en el men
Archivo.

Ten en cuenta
que las posibilidades de
Excel son
mayores que
las del formato HTML, por
lo que se pueden perder
algunas caractersticas de la
hoja o del
libro al guardarlo como
pgina web. Si
quieres ms
informacin,
acude a la
ayuda de
Excel.

Como ves, el libro se guardar en el formato HTML, es decir,

como pgina web. Observa cmo en la lista de tipos del cuadro de
dilogo aparece seleccionado este formato.
Podemos indicar si vamos a guardar como pgina web todo el
libro o slo lo que tengamos seleccionado: podemos seleccionar un
grupo de celdas, para guardar solamente esas celdas, un grfico o
guardar la hoja en la que nos encontremos.
A travs del botn Cambiar ttulo podrs indicar el ttulo de la
pgina web que se crear. Este ttulo ser el nombre que aparecer en
la barra de ttulo de la ventana del explorador de Internet al abrir la
pgina web creada.
Despus de guardarlo, Excel te permite seguir trabajando con el
archivo HTML creado desde el propio Excel. De todas formas,
recuerda que el libro original (en formato de Excel, con extensin xls)
sigue existiendo, por lo que lo puedes abrir y trabajar con l tal como
lo estabas haciendo hasta ahora.

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Colocar datos en la Web

Lo que ahora nos interesa es saber cmo van a ver el libro los
usuarios que accedan a l a travs de un explorador, es decir, a travs
de la Web. Puedes verlo en la siguiente imagen, utilizando Internet
Explorer:

Si quieres
cambiar la
pgina web
esttica que
has hecho (en
formato HTML,
con extensin
htm), puedes
abrirla desde
Excel directamente, cambiar lo que
quieras y
guardarla.

En este caso, tanto los datos como los grficos se han convertido
al formato HTML, mostrndose de forma esttica. Es decir, que slo
los puedes ver, no puedes volver a calcular algn valor, modificar el
grfico, etc.
Por otra parte, fjate en las etiquetas de hoja de clculo en la parte
de abajo, casi igual como aparecen en el propio Excel.
Cuando guardas los datos de forma esttica, las pginas web que
se crean se pueden ver prcticamente con cualquier explorador de
web, como Internet Explorer o Netscape Navigator (la versin mnima
que se necesita de Internet Explorer es la 4.01).
As, los datos suelen transformarse en tablas HTML y los grficos
en un formato adecuado para pginas web: GIF o JPEG.
Ten en cuenta, si vas a poner la pgina en Internet, que hay
exploradores que no soportan los acentos o los nombres
largos, por lo que, en este caso, lo mejor es poner el nombre
de la pgina web que crees sin acentos, sin espacios y sin
smbolos, y que el nombre no tenga ms de ocho caracteres.

Colocar datos en la Web

4. COLOCAR DATOS INTERACTIVOS

on Excel tambin puedes poner los datos como pgina web

de forma interactiva, es decir, que la gente que acceda a la
pgina no se limite slo a ver los datos, sino que incluso pueda
modificarlos como si estuviera en el propio Excel.
Puedes colocar hojas de clculo y grficos de forma interactiva.
De esta forma, el usuario que vea la pgina web podr cambiar los
valores de las celdas para volver a calcular los resultados de la hoja o
ver cmo cambia el grfico.
Y todo esto sin tener Excel, sino simplemente con el explorador
de Web y una serie de complementos que aparecen con Office 2003.
Tambin puedes poner tablas dinmicas y grficos
dinmicos de forma interactiva. Una tabla dinmica sirve
para ver desde distintos puntos de vista una serie de datos, y
se suele utilizar para resumir grandes conjuntos de datos de
una forma rpida y sencilla; mediante los grficos dinmicos
puedes ver y resumir la informacin, pero viendo los
resultados en forma de grfico.
Si guardas de forma interactiva estos elementos, el usuario de
la pgina web podr cambiar la forma en la que se ven los
datos, mostrando ms o menos detalle.

Si quieres guardar un grfico o una hoja de forma interactiva,

abre el libro de Excel en el que se encuentran y elige el comando
Archivo - Guardar como pgina Web. En el cuadro de dilogo,
activa la casilla Agregar interactividad.
En lugar de pulsar Guardar, pulsa en Publicar, con lo que
aparecer otro cuadro de dilogo en el que hay algunas opciones
adecuadas para este caso.
En el apartado Elemento a publicar de este cuadro tienes que
seleccionar el elemento que vamos a guardar con interactividad.
Puedes seleccionar la hoja del libro que quieras; si la hoja tiene un
grfico y es este grfico el que quieres guardar con interactividad,
tambin lo podrs seleccionar en este apartado.
En la lista Agregar interactividad con, podrs indicar qu tipo
de interactividad quieres utilizar.

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Colocar datos en la Web

Si es un grfico, slo aparece una opcin, pero si es una hoja de

clculo, podrs hacer que se publique como una hoja de clculo o
como una tabla dinmica.
La diferencia se encuentra en lo que el usuario de la pgina web
podr hacer en cada caso. Por ejemplo, si publicas una hoja de clculo
interactiva, el usuario podra cambiar el valor de alguna celda para
obtener nuevos resultados, segn las frmulas y funciones de la hoja,
mientras que si la publicas como tabla dinmica interactiva, el usuario
podra resumir ms o menos los datos que aparecen en la hoja.
Adems, si est activada la casilla Abrir la pgina en el
explorador Web, despus de guardar el archivo, se mostrar en el
explorador.
Cuando hayas seleccionado todas las opciones adecuadas, pulsa
el botn Publicar.
Si guardas un grfico interactivo, al abrir la pgina publicada con
el explorador, junto a este grfico aparece tambin la tabla en la que se
basa. Si cambias los datos de esta tabla, cambiar el grfico.
Lo importante en este caso es que, utilizando un explorador de
Web, podemos hacer cosas que son propias de Excel. As, no todos los
usuarios necesitaran tener Excel para poder recibir, estudiar e incluso
modificar los datos que quieres dejarles.

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Colocar datos en la Web

Para conseguir ver y utilizar datos interactivos, los usuarios

tienen que tener:
z

Internet Explorer 4.01 o superior.

z Microsoft Office Web Components: son una serie de programas

que aparecen junto a Microsoft Office.

5. PUBLICAR EN EL SERVIDOR WEB

emos dicho que, al guardar una hoja de clculo como pgina

web (ya sea de forma esttica o interactiva), el resto de
personas accedern a los datos a travs de la red local o incluso de
Internet.

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Para ello, es necesario que publiquemos las pginas web en un

servidor web, es decir, en un ordenador donde se guardarn los
documentos para que los dems accedan a ellos a travs de un explorador
de Web. Este equipo tendr todo el software y todos los programas
necesarios para poder funcionar como servidor web, independientemente
de si est conectado a Internet o es un equipo de la red local.
Microsoft Office te permite guardar los documentos directamente
en este tipo de lugares a travs del cuadro de dilogo Guardar como.

Al guardar la
pgina en un
sitio de la red,
es posible que
te tengas que
identificar al
acceder al servidor web,
introduciendo
tu nombre de
usuario y contrasea; esto
depende del
tipo de servidor donde la
ests guardando y de la
seguridad que
se haya establecido.

En la barra de ubicaciones, que est a la izquierda

de este cuadro, aparece el botn Mis sitios de red.
Si pulsas este botn, podrs acceder a la red (bien sea la red local
a la que ests conectado o incluso a otro lugar de Internet) para guardar
tu pgina all.
Al guardar tus datos en un servidor web, acceders a ellos con el
explorador indicando la direccin completa (por ejemplo:
http://servidor/Prueba/Puntos.htm). Fjate cmo, en la direccin
completa se indica el protocolo (http), el nombre del servidor
(servidor) y la ruta y el nombre del archivo (Prueba/Puntos.htm).
De esta forma, el resto de usuarios de la red local o de Internet
podrn acceder a tus datos con esta direccin.
Recuerda tambin que, si publicas los datos de forma
interactiva, los cambios que hagan los usuarios que acceden a los
datos, no se guardarn en el archivo publicado en el servidor.

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