CHECKLIST DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIN DE SERVICIO DE

CONSULTORIA DE OBRA

NOMBRE DE LA
ENTIDAD

TIPO Y
NOMENCLATURA DEL
PROCESO DE
SELECCIN

DENOMINACIN DE LA
:
CONVOCATORIA

PARTE 1
Fase de Actos Preparatorios

tem

Obra en el
Expediente?
No
Si
No
aplica

Contenido

Plan Anual de Contrataciones (PAC)

Programacin del proceso de seleccin en el PAC.
Requerimiento del rea usuaria
- Requerimiento (solicitud formal) suscrito por el Jefe del rea
usuaria. En caso de requerimientos consolidados, identificar
el documento de requerimiento consolidado.
- EETT o TdR suscritos por el rea usuaria, y de ser el caso, por
el rea tcnica que intervino en su elaboracin.
- Finalidad pblica de la contratacin.

- Informe Tcnico Previo de Evaluacin de Software emitido por

la Oficina de Informtica, o la que haga sus veces.
- Informe Tcnico de Estandarizacin y documento mediante el
cual se aprob la estandarizacin.
- Declaratoria de viabilidad del PIP.
- Plan de estrategia publicitaria, la descripcin, justificacin de
las campaas institucionales y comerciales, la propuesta y
justificacin tcnica de la seleccin de medios de difusin,
para el caso de servicios de publicidad en medios de
comunicacin.
- Otros documentos, de acuerdo al objeto de la convocatoria.

Estudio de posibilidades que ofrece el mercado (EPM)

Informe de EPM suscrito por el OEC.
Modificaciones efectuadas a las EETT o TdR

Segunda versin

Tercera versin

Cuarta versin

Quinta versin

Informe tcnico emitido por el OEC que justifica la necesidad y

el monto de los honorarios de xito.
Documentos sustentatorios del EPM

Cotizaciones

Solicitudes de cotizacin cursadas a

proveedores.
Cotizaciones presentadas por los proveedores.

Consulta del RUC.

Solicitudes de aclaracin u observaciones a las

EETT o TdR, formuladas por los proveedores.
Remisin de las solicitudes de aclaracin u

los

Folios

Observaciones

tem

Contenido

observaciones al rea usuaria.

Respuesta del rea usuaria a las solicitudes de
aclaracin u observaciones.
Remisin a los proveedores de la respuesta del
rea usuaria a las solicitudes de aclaracin u
observaciones.

Precios histricos de la Entidad:

Precio histrico 1
Precio histrico 2
Precio histrico 3

Estructura de costos:
Estructura de costos del proveedor
Estructura de costos de la Entidad

Precios SEACE:
Precio SEACE 1
Precio SEACE 2
Precio SEACE 3

Otras fuentes:

Portales y/o pginas web

Catlogos

Revistas

Otros

Resumen Ejecutivo
Formato de resumen ejecutivo
Formato de cuadro comparativo
Disponibilidad Presupuestal
- Solicitud de certificacin presupuestal.

- Certificacin presupuestal otorgada por la Oficina de

Presupuesto o la que haga sus veces.
5
- Constancia que declare que el gasto a ser efectuado ser
considerado en la programacin del presupuesto del ao
fiscal que corresponda, por parte del jefe de la Oficina
General de Administracin o el que haga sus veces.
Aprobacin del Expediente de Contratacin.
6
- Documento de aprobacin del Expediente de Contratacin.
Designacin del Comit Especial
- Documento de designacin del Comit Especial.
- Notificacin de la designacin a cada uno de los miembros del
Comit Especial.
- Recepcin por parte del presidente del Comit Especial del
Expediente de Contratacin aprobado.
- Autorizacin del Titular de la Entidad de donde proviene el
experto independiente.
Instalacin
del Comit Especial
8
7

- Acta de instalacin del Comit Especial.

Elaboracin de Bases
9- Acta de elaboracin de Bases.
- Solicitud de apoyo a las reas pertinentes de la Entidad
10 Aprobacin de las Bases
- Solicitud de aprobacin de Bases.
- Bases visadas en todas sus pginas por los miembros del
Comit Especial o del OEC, segn corresponda.

Obra en el
Expediente?
No
Si
No
aplica

Folios

Observaciones

tem

Contenido

- Documento de aprobacin de las Bases.

Obra en el
Expediente?
No
Si
No
aplica

Folios

Observaciones

PARTE 2
Fase de seleccin

tem

Contenido

Obra en
Expediente?
No
Si
No
aplica

Convocatoria del proceso de seleccin

1- Documento que acredita convocatoria en el SEACE
- Invitacin cursada a uno (1) o ms proveedores, tratndose
de los procesos de AMC.
Registro de participantes
- Constancia o cargo correspondiente al registro de los
participantes.
2- Verificacin por parte de la Entidad de la vigencia de
inscripcin en el RNP de los participantes y que no se
encuentren inhabilitados para contratar con el Estado.
- Solicitud de copia de las Bases y cargo de entrega.
Formulacin y absolucin de consultas
- Consultas de los participantes.
- Remisin al rea usuaria de las consultas referidas a las
EETT o TdR.
3

- Remisin al OEC de las consultas referidas al EPM.

- Respuesta del rea usuaria a las consultas referidas a las
EETT o TdR.
- Respuesta del OEC a las consultas referidas al EPM.
- Acta de absolucin de consultas.
- Pliego absolutorio de consultas.
Formulacin y absolucin de observaciones
- Observaciones de los participantes.
- Remisin al rea usuaria de las observaciones referidas a las
EETT o TdR.

- Remisin al OEC de las observaciones referidas al EPM.

- Respuesta del rea usuaria a las observaciones referidas a
las EETT o TdR.
- Respuesta del OEC a las observaciones referidas al EPM.
- Acta de absolucin de observaciones.
- Pliego absolutorio de observaciones.

Elevacin de observaciones para pronunciamiento del OSCE

- Solicitud de elevacin de observaciones y copia del pago de la
5
tasa correspondiente.
- Documento que acredita la remisin al OSCE de la totalidad
de la documentacin requerida en el TUPA del OSCE.
Pronunciamiento del OSCE
- Pronunciamiento emitido por el OSCE.
- Implementacin por parte del rea usuaria de las precisiones
o modificaciones a las EETT o TdR dispuestas por el
pronunciamiento.
6- Determinacin del nuevo valor referencial por parte del OEC,
dispuesto por el pronunciamiento.
- Nueva aprobacin del expediente de contratacin, en caso
que la precisin y/o modificacin de las EETT o TdR, la
reevaluacin del valor referencial u otro extremo del
pronunciamiento originen la modificacin del expediente de
contratacin.
7 Integracin de Bases
- Acta de integracin de Bases.
- Bases integradas visadas en todas sus pginas por los

Folios

Observaciones

tem

Contenido

miembros del Comit Especial

Presentacin de propuestas
- En acto pblico:
8

Documento de acreditacin del postor, su representante

o apoderado.

Acta de presentacin de propuestas.

- En acto privado:

Documento de presentacin de propuestas en sobre

cerrado.
Subsanacin de propuestas
- En acto pblico:

Documento de subsanacin presentado a travs de la

Unidad de Trmite Documentario de la Entidad.
9
En acto privado:

Cargo de notificacin del requerimiento de subsanacin,

en el cual se precise el plazo otorgado para subsanar.

Documento de subsanacin presentado a travs de la

Unidad de Trmite Documentario de la Entidad.
Calificacin
y evaluacin de propuestas
10
- Actas de calificacin y evaluacin de propuestas
Cancelacin del proceso.
11
- Resolucin o acuerdo que dispone cancelar el proceso de
seleccin
Solucin en caso de empate
- Cargo de notificacin de la citacin a los postores que hayan
12
empatado, para el caso de otorgamiento de la Buena Pro
en acto privado, cuando se apliquen los criterios de
desempate a prorrata o por sorteo.
Otorgamiento de la Buena Pro
13
- Acta de otorgamiento de la Buena Pro y el cuadro
comparativo.
Propuestas
Propuestas no admitidas o descalificadas en la evaluacin
tcnica o econmica.
14
- Propuestas admitidas pero no favorecidas con la Buena Pro.

- Propuesta tcnica y econmica del postor ganador.

15 Interposicin del recurso de apelacin
- Ante la Entidad:

Recurso de apelacin presentado a la Unidad de

Trmite Documentario de la Entidad.
Constancia de las observaciones formuladas por la
Unidad de Trmite Documentario de la Entidad en el
recurso de apelacin presentado.

Escrito de subsanacin del recurso de apelacin.

Constancia de haber recabado el impugnante su

recurso de apelacin y sus anexos, cuando no hubiera
subsanado las observaciones.
Constancia de notificacin del recurso de apelacin a
los postores que pudiesen resultar afectados con el
recurso.
Escrito de absolucin al traslado del recurso de
apelacin, por parte del postor o postores emplazados.
Constancia de haberse llevado a cabo la Audiencia
Pblica.
Escrito de desistimiento del recurso de apelacin, con

Obra en
Expediente?
No
Si
No
aplica

Folios

Observaciones

tem

Contenido

firma legalizada ante el fedatario de la Entidad, Notario

o Juez de Paz, de ser el caso.
Resolucin de la Entidad que se pronuncia sobre el
desistimiento.
Informe tcnico legal sobre la impugnacin emitido por
las reas correspondientes de la Entidad.
Documento emitido por la Entidad que resuelve el
recurso de apelacin.

- Ante el Tribunal de Contrataciones del Estado:

Recurso de apelacin interpuesto ante el Tribunal.

Constancia de las observaciones formuladas por la

Unidad de Atencin al Usuario en el recurso de
apelacin presentado.

Escrito de subsanacin del recurso de apelacin.

Constancia de haber recabado el impugnante su

recurso de apelacin y sus anexos, cuando no hubiera
subsanado las observaciones.

Cargo de notificacin del requerimiento del Tribunal

para que la Entidad remita el Expediente de
Contratacin completo.

Documento que remite al Tribunal el Expediente de

Contratacin completo.

Cargo de notificacin del requerimiento de informacin

adicional.

Constancia de haberse llevado a cabo la Audiencia

Pblica.

Escrito de desistimiento del recurso de apelacin, con

firma legalizada ante Notario o la Secretara del
Tribunal.

Resolucin del Tribunal que se pronuncia sobre el

desistimiento.

Resolucin expedida por el Tribunal que resuelve el

recurso de apelacin.
Consentimiento de la Buena Pro
16- Publicacin en el SEACE del consentimiento de la Buena Pro.
- Documento que remite el expediente de contratacin al OEC.
Declaracin de desierto
17- Acta de declaracin de desierto.
- Informe en el que se justifique y evale las causas que no
permitieron la conclusin del proceso.
No perfeccionamiento del contrato
- Cargo de notificacin al postor que ocup el segundo lugar de
la citacin para la firma del contrato.
18- Requerimiento del postor ganador de la Buena Pro a la
Entidad para que suscriba el contrato o notifique la orden de
compra o de servicio.
- Documento que justifica la no suscripcin del contrato por
parte de la Entidad.
19 Documentos para el perfeccionamiento del contrato
- Carta de presentacin que contiene los siguientes
documentos:

Constancia vigente de no estar inhabilitado para

contratar con el Estado.

Garantas, salvo casos de excepcin.

Solicitud del beneficio de retencin en el caso de

MYPES, cuando se trata de la garanta de fiel

11

Obra en
Expediente?
No
Si
No
aplica

Folios

Observaciones

tem

Obra en
Expediente?
No
Si
No
aplica

Contenido

cumplimiento.
Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los
consorciados.

Cdigo de cuenta interbancaria (CCI)

Traduccin oficial efectuada por traductor publico

juramentado de todos los documentos de la propuesta
presentados en idioma extranjero que fueron
acompaados de traduccin certificada.

Otros documentos solicitados en las Bases.

Folios

Observaciones

Folios

Observaciones

PARTE 3
Fase de Ejecucin Contractual

tem

Contenido

Obra en
Expediente?
No
Si No
aplica

Contrato
1- Contrato suscrito entre el funcionario competente y el
contratista, u orden de compra o de servicio recibida por el
contratista.
Adelantos
- Solicitud de adelanto, comprobante de pago y la respectiva
2
garanta por parte del contratista.
- Entrega de los adelantos por parte de la Entidad.
- Detalle de la amortizacin del adelanto.
Fallas o defectos percibidos por el contratista (slo para procesos de AMC)
- Comunicacin por parte del contratista de las fallas o defectos
que advierta en las EETT o TdR.
3- Documentacin que sustenta la evaluacin efectuada por la
Entidad.
- Cargo de notificacin al contratista del pronunciamiento de la
Entidad.
Subcontratacin
- Solicitud del contratista para subcontratar parte de las
prestaciones a su cargo.
- Verificacin por parte de la Entidad de que el subcontratista se
encuentre inscrito en el RNP y no est suspendido o
4
inhabilitado para contratar con el Estado.
- Verificacin por parte de la Entidad del compromiso de los
contratistas extranjeros de brindar capacitacin y
transferencia de tecnologa a los nacionales.
- Cargo de notificacin al contratista de la aprobacin de la
subcontratacin.
5 Adicionales y reducciones
- Documentacin sustentatoria del rea usuaria para la
ejecucin de prestaciones adicionales o para la reduccin
de prestaciones.
- Clculo del adicional.
- Certificacin presupuestal, para la ejecucin de prestaciones
adicionales
- Aumento o reduccin de garantas por parte del contratista, en
forma proporcional a los adicionales o reducciones.
- Resolucin que dispone la ejecucin de prestaciones
adicionales o reducciones, as como su respectivo cargo de
notificacin al contratista.
- Comunicacin por parte de la Entidad a la autoridad

13

tem

Contenido

competente del SNIP, de los adicionales o reducciones

dispuestos durante la ejecucin del PIP.
Ampliacin del plazo contractual
- Solicitud de ampliacin de plazo contractual.
- Documento de evaluacin por parte de la Entidad sobre la
ampliacin de plazo solicitada.
6- Certificacin presupuestal para el pago de los gastos
generales debidamente acreditados, as como para el pago
del costo directo cuando se trate de consultora de obras.
- Pronunciamiento de la Entidad sobre la solicitud de ampliacin
de plazo contractual y su respectivo cargo de notificacin al
contratista.
Modificacin del contrato
- Solicitud de modificacin del contrato presentada por el
contratista.
Documento
de evaluacin por parte de la Entidad sobre los
7
bienes y/o servicios ofrecidos por el contratista.
- Pronunciamiento de la Entidad sobre la solicitud de
modificacin al contrato y su respectivo cargo de notificacin
al contratista.
Prrroga (slo para arrendamiento de bienes inmuebles)
- Documento de evaluacin por parte de la Entidad de la
procedencia de la prrroga, cuando se trate del
8
arrendamiento de bienes inmuebles.
- Adenda al contrato.
Recepcin y conformidad
- Documento de recepcin por parte del rgano de
administracin, o en su caso, del rgano establecido en las
Bases.
- Informe de verificacin del funcionario responsable del rea
9
usuaria o tcnica.
- Acta de observaciones.
- Documento de subsanacin de observaciones.
- Conformidad por parte del rgano de administracin, o en su
caso, del rgano establecido en las Bases.
Resolucin del contrato
- Documento que sustenta el incumplimiento de obligaciones
del contratista.
- Cargo de notificacin de la carta notarial que requiere a la otra
parte el cumplimiento de sus obligaciones.
- Documento del contratista que acredita cumplimiento de
obligaciones.
10- Documento de evaluacin por parte de la Entidad de la
procedencia de resolver el contrato.
- Cargo de notificacin de la carta notarial que comunica la
decisin de resolver el contrato por el incumplimiento de
obligaciones.
- Ejecucin de las garantas, en caso la resolucin del contrato
haya quedado consentida o el laudo arbitral consentido y
ejecutoriado haya declarado procedente la decisin de
resolver el contrato.
Nulidad del contrato
- Documento de evaluacin por parte de la Entidad de la
procedencia de declarar la nulidad del contrato.
11- Declaracin de la nulidad del contrato con su respectiva
sustentacin.
- Copia fedateada del documento que declara la nulidad del
contrato y su respectivo cargo de notificacin de la carta
notarial al contratista.

15

Obra en
Expediente?
No
Si No
aplica

Folios

Observaciones

tem

Contenido

Obra en
Expediente?
No
Si No
aplica

Folios

Cesin de derechos
12
- Comunicacin del contratista que informe sobre los alcances
de la cesin de derechos, adjuntando el contrato de cesin.
Reajustes
- Solicitud de reajuste presentada por el contratista.
13- Documento de evaluacin por parte de la Entidad de la
procedencia de la aplicacin de las frmulas de reajuste.
- Pronunciamiento de la Entidad sobre la solicitud de reajuste.
Penalidades
14
- Clculo de las penalidades por mora en la ejecucin de las
prestaciones.
Pago
- Comprobante de pago 1
- Comprobante de pago 2
15
- Comprobante de pago 3
- Comprobante de pago 4
- Comprobante de pago 5
Conciliacin y/o arbitraje
- Solicitud de conciliacin.
16- Acta de Conciliacin.
- Solicitud de inicio de arbitraje.
- Laudo

ABREVIATURAS
-

AMC
CCI
CGC
EETT
EPM
MYPES
OEC
OSCE
PAC
PIP
RNP
RUC
SEACE
SNIP
TdR
TUPA

17

: Adjudicacin de Menor Cuanta

: Cdigo de Cuenta Interbancario
: Contralora General de la Repblica
: Especificaciones Tcnicas
: Estudio de posibilidades que ofrece el mercado
: Micro y pequeas empresas
: rgano encargado de las contrataciones
: Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
: Plan Anual de Contrataciones
: Proyecto de Inversin Pblica
: Registro Nacional de Proveedores
: Registro nico de Contribuyentes
: Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado
: Sistema Nacional de Inversin Pblica
: Trminos de Referencia
: Texto nico de Procedimientos Administrativos

Observaciones