trimestral para el ao que viene, completo con

Panadera Bollos:
Creando y Utilizando
un Presupuesto
Maestro

estados financieros proforma. Ellos han expresado

especial inters en los indicadores de ganancias por

accin (Earnings per share), el flujo de efectivo de
las operaciones

y los mrgenes de ganancia,

indicando que demostrar buenos indicadores en

estas reas ser esencial para una aprobacin final.

En su tpico estilo de gestin, Andy le asigna

inmediatamente esta tarea a Nicole Quarterman su
flamante Contralora. Dado que este proyecto es su

Antecedentes

primera asignacin dentro de la empresa, Nicole

Panadera Bollos es una panadera regional de

inicia haciendo citas con cada uno de los gerentes

tamao mediano que se especializa en el suministro

de las divisiones tanto para reunir informacin que

de pedidos a las tiendas de comestibles y de

le permita integrar el presupuesto,

conveniencia. Debido a la popularidad de su marca

aprender ms sobre la compaa.

tambin ha abierto un pequeo caf para peatones.

Con el fin de mantener su alto nivel de calidad,

como para

Bollos produce slo tres productos: muffins de

Parte I: Organizacin de reuniones de

presupuesto con Gerentes de Divisin

Aunque el negocio ha sido bueno en los ltimos

Reunin con el Departamento de Ventas

les ha permitido recientemente ampliar su mercado

Barza, el gerente de ventas, Nicole se detiene a leer

vertiginoso desde que el nuevo contrato entr en

Panadera Bollos vendi 45,000 docenas de

Andy Griff, el director ejecutivo (CEO) y fundador,

docenas de paquetes de galletas por $ 4.75 cada uno

capital de riesgo la prxima semana. Con suerte la

Nicole lleg a la oficina del gerente, Jeff le pidi que

acciones de Bollos y una oportunidad para abrir

"Ya es hora de nuestra reunin? "pregunt,

capital de riesgo. Estos fondos adicionales, si Andy

"Quin sabe? Parece que un minuto estoy

suficiente para cumplir con la meta de crecimiento

me estoy despidiendo de todo el mundo", dijo Nicole

El equipo de evaluacin de la firma de capital de

todo. Y ahora tengo que hacer el presupuesto". Jeff

reunin proporcione un presupuesto maestro

que poda contar con su apoyo"

desayuno, pan y galletas con chispas de chocolate.

aos, un contacto afortunado con una gran cadena

Caminando por el pasillo hacia la oficina de Jeff

fuera de la regin local.

los resultados de ventas del trimestre pasado.

El crecimiento ha sido

vigor.

paquetes de muffins por $ 5.50 cada uno, 65.000

ha organizado una reunin con una empresa de

y 85.000 hogazas de pan a $ 5.25 cada una. Cuando

reunin dar lugar a la venta de algunas de las

tomara asiento.

una lnea importante de crdito con la firma de

"dnde se fue el da? "

puede asegurarlos, debern proporcionar el dinero

comiendo mi muffin de desayuno y el siguiente ya

de Bollos para los prximos aos.

con un suspiro." Nunca hay tiempo para hacerlo

riesgo ha pedido a Andy que durante la prxima

comenz a rer. "Gracias", murmur Nicole, "saba

"Lo siento. Me causa mucha gracia pensar en toda

Jeff

algo que no se utiliza de todos modos, excepto para

para una panadera. Nuestro precio es un poco ms

la cantidad de tiempo que usted va a dedicarle a

incmodo

se

mova

elstico que en los productos lcteos. Adems, 20%

"No se utiliza realmente? No s cmo ha sido aqu

es una estimacin ms conservadora y en el pasado

en el pasado, pero este ao el presupuesto

nunca quisimos ninguna sorpresa."

Nicole

desafindola: " Piensa cambiar eso?"

desech la rplica de Jeff. "De todas maneras tengo

l la mir

"S deberamos vamos a utilizar este presupuesto

que preparar el presupuesto y como ustedes saben

maestro para crear un presupuesto de flujo de

el proceso se inicia siempre con la proyeccin de las

ventas.

algo

nerviosamente en su silla. "Bueno, es algo diferente

establecer las bonificaciones por supuesto".

demostrar ser una herramienta valiosa."

pareca

efectivo y estados financieros pro-forma para

Tiene una copia de los resultados del

presentrselos al posible nuevo inversionista.

ltimo trimestre?"

Tenemos que vernos bien y no mal!" Nicole frunci

"S, aqu en alguna parte," dijo Jeff, revolviendo

el ceo y recapacit en sus adentros: no era

papeles alrededor de su escritorio." Lo tengo! ",

prudente empezar a hacer cambios repentinos y

exclam, mientras sacaba el reporte debajo de una

enemigos en sus primeros meses.

pila de otros documentos. " Ahora, qu quiere saber

"Supongo que s. Pero mire, mi bono est ligado a lo

exactamente? "

bien que logro mis previsiones de ventas.

"Bueno Andy piensa que ya que hemos logrado

Si

estimamos resultados bajos y luego subimos. . ." Al

mucha aceptacin de los clientes tanto a nivel local

ver la expresin del rostro de Nicole rpidamente

como en los nuevos mercados, podemos elevar

cambi de direccin: "Adems, Nicole, estamos

nuestros precios ligeramente el prximo ao sin

elevando los precios. Una cada del 10% es normal

una sufrir una fuerte cada en las ventas. Pensaba

sufrirla despus de la Navidad, por lo que creo que

tal vez en $ 6.00 por el paquete de muffins, $ 5,25

la relacin aumento de los precios

para las galletas, y $ 5.75 para el pan en hogaza.

volumen del 20% es razonable."

Qu piensa usted? "

y cada de

Nicole frunci el ceo, y luego suspir. Ella no

"Estoy de acuerdo ", dijo Jeff con impaciencia. "He

acababa de aceptar sus argumentos pero sera mejor

estado presionando por un incremento durante

tenerlo de su lado hasta que comprendiera mejor las

aos. Por supuesto, creo que las ventas bajarn un

polticas de la compaa. "Est bien, Jeff. Voy a

poco en el primer trimestre del prximo ao.

tomar su palabra para ello. Vamos a utilizar el 20%.

Adems de todas maneras siempre caen un poco

Despus de todo, usted es el experto."

despus de las vacaciones, pero con el incremento

"Exactamente!" Dijo Jeff, tratando de ocultar su

de precios de venta. . . Yo dira que una cada del

alivio. Era evidente que realmente contaba con ese

20% sobre las ventas del cuarto trimestre que recin

bono. Jeff se concentr en un par de informes de

terminamos." l la mir inquisitivamente y levant

ventas y proyecciones del mercado que tena sobre

una ceja.

su escritorio y concluy: "Despus de esa cada mi

Nicole frunci el ceo. "Eso suena algo excesivo.

estimacin es que las ventas crecern de manera

Basndome en mi experiencia en la industria lctea,

constante a una tasa del 5% por trimestre ya con

estaba pensando que la cada sera slo de un 10 %".

estos nuevos precios. Las ventas del cuarto trimestre

2

sern altas debido a las fiestas de fin de ao-

"Creo que tengo todo. Si me olvid de algo volver

del ao siguiente, continuar el crecimiento del 5 %,

a preguntarle varias veces. Y recuerde que ahora

digamos 20%, en lugar del 5%. El primer trimestre

a molestarlo ms tarde. Es ms divertido y til venir

sin tomar en cuenta el incremento extraordinario

me debe una".

de las vacaciones de navidad. Y no estoy siendo

complaciente con estas estimaciones. Realmente

Reunin con el Departamento de Produccin

he visto en el pasado." l mir hacia arriba. "tiene

con Phil Mainster, jefe de cocina de Bollos. No

son mi mejor estimacin teniendo en cuenta lo que

Nicole suspir mientras se diriga a su encuentro

todo lo que necesita?"

estaba segura sobre la gran cada de ventas que Jeff

"Slo unas cuantas preguntas ms. Ha hecho algn

quera que usara en el presupuesto, pero al ser la

cambio en la poltica de crdito? La informacin

nueva miembro del personal gerencial no estaba

que tengo del ao pasado me dice que un 10 % de

segura de lo que deba hacer. En todo caso, ahora

nuestras ventas provienen de nuestra cafetera y

ella no tena mucho tiempo para pensar en eso.

que ah no vendemos a crdito".

Haba conocido a Phil antes, as que saba que iba a

Jeff sonri . "Sip... Pero si vendemos a crdito a los

ser un encuentro interesante.

clientes empresariales. Si no lo hiciramos se iran

Como haba sospechado, se encontr con Phil en la

a otro lugar. Por lo tanto les damos a nuestros

lnea de produccin de la panadera en lugar de su

clientes mucha flexibilidad en los plazos de pago.

oficina. "Phil", grit mientras corra hacia l, "has

Esto golpea nuestro flujo de caja pero nos mantiene

olvidado nuestra reunin? "

su lealtad. En todo caso logramos recuperar el 30

"Yo olvidar?" Phil pregunt con voz sorprendida.

% de las ventas a crdito en el trimestre corriente,

"Nunca olvido nada!" Nicole tuvo que rerse de la

45 % en el trimestre siguiente y el 25 % en el

gran franja de harina en su cara." Usted dijo que

trimestre posterior. La buena noticia es que no

tenemos ninguna deuda incobrable.

quera ver a nuestra planta de produccin, y estoy

Nuestros

ac dispuesto a mostrrsela."

clientes son en su mayora grandes cadenas con

Nicole sacudi la cabeza. "No, Phil. Yo no he dicho

fuertes ventas y an mejores reputaciones. Puesto

que quera ver la planta de produccin, dije que

que son grandes empresas siempre alargan sus

quera hablar con usted sobre el presupuesto para

plazos de pago a pequeas empresas como nosotros,

el prximo ao".

pero eventualmente siempre pagan toda la deuda".

"Oh, por supuesto que s." La cara redonda de Phil

"Entonces slo tengo dos preguntas ms. Cules

se haba vuelto de un tono rosa ms intenso."

fueron las ventas totales durante el tercer y cuarto

Entonces, por qu no vamos a mi oficina y

trimestres del ao pasado, y estamos todava

hablamos? "

recuperando algo de ese dinero? "

Nicole suspir. "Esa es una gran idea, Phil. "

Jeff se detuvo un archivo. "Las ventas totales

Cuando se sentaron, Nicole le dirigi su primera

ascendieron a $ 802,000 y $ 1,002,500 ,

pregunta. "Bien Phil, necesito saber la cantidad de

respectivamente, y todava se est recuperando un

inventario que tenemos a la mano. "

poco de ese dinero en base a nuestra estructura

"Bueno, no podemos tener mucho producto

porcentual de cobranza"

terminado a mano.
3

Mis galletas y el pan se

resecaran si las tenemos demasiado tiempo. Yo

cunto tiempo se necesita para fabricar cada

de inventario en mano para evitar problemas de

"Es broma? No producimos cada artculo de

dira que normalmente mantenemos slo dos das

paquete de galletas, pan y muffins?"

envo a clientes o problemas con el Caf" .

principio a fin. Tenemos que hacerlo en grandes

"Est bien, y usted hace sus estimaciones basadas en

lotes, por lo que no tengo ni idea de cunto tiempo

un trimestre de 90 das?"

toma cada paquete final." Al ver el ceo de Nicole,

Phil asinti con impaciencia. "Por favor, Nicole, no

continu rpidamente: "Sin embargo, puedo decir

haga preguntas obvias. "

que uno de mis mezcladores puede mezclar ya sea

"Disculpe. Hablemos entonces de la bodega de

12 docenas de galletas, 8 docenas de muffins o 4

materia prima. Usted se encarga de comprar

barras de pan en 15 minutos. Los panaderos luego

tambin, verdad? "

toman otra media hora para tener preparada la

"Seguramente! Decidimos que sera ms fcil para

masa y hornearla".

m manejar las compras que tener un gerente para

"Los tamaos de los lotes son los mismos para cada

eso. Despus de todo, yo hago todo lo dems por

producto?"

aqu".

"Efectivamente. Trato de mantener las cosas lo ms

"Bueno, queremos que se haga bien. "

estndar posible. El departamento de envasado es el

Phil sonri para sus adentros. "Tendr que recordar

ms lento. Tienen que aplicar un envoltorio doble

eso, a Martha le encantar. Bueno, vamos a hablar

para las galletas y los muffins - uno para

de materias primas. Hay das en que tenemos que

mantenerlos frescos y el otro es el empaque de lujo

producir una gran cantidad para satisfacer nuestras

que diseo el departamento de mercadeo - por ello

rdenes, por lo que normalmente tratamos de

nos toma 15 minutos para empaquetar o bien dos

mantener el 15 % de las materias primas del

paquetes de una docena de galletas o bien dos

prximo trimestre a la mano en todo momento."

paquetes de una docena de muffins. El pan es un

"Eso es lo que tenemos disponible ahora mismo

poco ms rpido.

para el prximo ao?"

empaquetar unas ocho hogazas de pan" .

"Por supuesto. Jeff y yo ya habamos hablado de la

"Por casualidad sabe la tarifa que le pagamos a

posibilidad de aumentar los precios y su estimacin

cada grupo de empleados?"

de una cada del 20% de la demanda, as que estoy

Phil tom un pedazo de papel. "Nosotros pagamos a

listo para enfrentarlo".

los mezcladores $ 7.50 por hora, a los panaderos

Nicole consider decirle a Phil que ella no estaba

$8.00 por hora, y a los empacadores $6.50 la hora."

segura de la cada del 20% se materializara

"Perfecto. Entonces slo tengo una pregunta ms.

realmente, pero rpidamente cambi de idea. Ya

habra

tiempo

para

efectuar

las

En 15 minutos se pueden

"Djame adivinar.

compras

Quieres un desglose de los

ingredientes para cada artculo que horneamos" .

adicionales necesarias si las ventas slo cayeran un

"Debes ser psquico, Phil. "

10%; adems ella no quera que nadie pensara que

" Nooo slo recuerdo que el antiguo Contralor

haba cedido a la presin de algn colega del grupo.

tambin me molestaba con eso." Phil le entreg a

"Bueno. Me puede dar algunas estimaciones de

Nicole un trozo de papel con una tabla de datos.

(Vase la Tabla 1- Detalle de ingredientes).
4

"En realidad, esperbamos que lo hicieras", brome

nicamente asegrate que estos datos no salgan

Bob. "No queremos quedarnos atorados haciendo el

fuera del edificio No quiero que mis recetas

presupuesto, por lo que esperbamos que te

secretas dejen de serlo!".

olvidaras de venir."

"No te preocupes. Tendr mucho cuidado." Nicole

"No te preocupes", dijo Nicole con un suspiro. "Andy

ech un vistazo a la lista de precios. "Wow. Me

quiere que me encargue de l personalmente.

gustara poder comprar mis alimentos a estos

Parece pensar que me har bien para conocer la

precios".

empresa a fondo, o algo as. As que, han reunido

Phil se ech a rer." Yo tambin. Hay que recordar,

toda la informacin que les ped? "

sin embargo, que compramos a granel, en mucho,

"Por supuesto", dijo Sarah . " Dnde quieres que

mucho volumen. Esto nos permite obtener buenas

empecemos ? "

ofertas de nuestros proveedores locales." "Supongo

"Vamos a empezar con nuestras cuentas por pagar".

que tiene sentido. Gracias por atenderme."

"Eso me toca a mi", dijo Bob. "La mayora de nuestros

proveedores nos requieren el pago dentro de los 30

"Slo asegrate de no irte sin probar una galleta o

das de hacer las compras. Eso significa que el 85 %

dos." Phil tendi un plato lleno de galletas perfectas,

de nuestras compras se pagan en el trimestre que se

de dos das de horneadas." Si no nos las comemos

hacen. Y antes de que preguntes, pedimos $210,984

van a la basura! "

dlares en inventario durante el ltimo trimestre

"Pues encantada"

del ao pasado , por lo que todava debemos 15 %

de eso, o sean $31,648 . "

Reunin con el Departamento de Contabilidad

"Gracias , Bob, pero ya conoca ese ltimo dato.

Nicole se apresur a volver a su oficina. Tena una

Despus de todo, esta justo ah en el balance" .

junta con su equipo de trabajo en 15 minutos.

"Oh , s", dijo Bob sonrojndose. "Me haba olvidado

Probablemente podra obtener toda la informacin

de eso."

faltante para el presupuesto hablando con Sarah, ya

Sarah se ech a rer. "As que hiciste los clculos a

que ella es quien emite los cheques. A pesar de que

mano?"

Sarah slo trabajaba a tiempo parcial, haba estado

"Bueno, algo as. Quera estar preparado para la

con la panadera desde el principio y pareca saber

reunin de hoy".

casi todo sobre el sistema de contabilidad.

"Est bien, ustedes dos, " dijo Nicole, saltando antes

Cualquier cosa que Sarah no supiera ya Bob la

de que Sarah siguiera molestando al muchacho.

debera haber identificado. Bob era el pasante de

"Vamos a revisar nuestros supuestos generales. "

verano y haba demostrado ser muy bueno en la

"Claro", dijo Sarah. "El ao pasado asignamos los

obtencin de informacin, toda vez que se le

costos indirectos variables a una tasa de $1.50 por

sealara la direccin correcta para ubicarla .

cada hora de mano de obra directa. Este ao creo

"Pensamos que nos ibas a dejar plantados, dijo

que vamos a tener que aumentar a $2,00 para

Sarah al momento que Nicole entr corriendo a la

cubrir los aumentos en las tasas de seguridad, tasas

oficina.

de servicios pblicos, y los precios de la energa.

Tambin gastamos cerca de $160,000 por trimestre

5

de los costos indirectos fijos. Adems, no olvidemos

Nicole tom el papel que le entregaba

CIF predeterminados por unidad es utilizando el

prstamo? " .

que la base que utilizamos para calcular la tasa de

"Gracias.

total de horas de mano de obra directa".

hipoteca de $ 1.109.969 al 6 % de inters. La cuota

asintiendo con la cabeza, "recuerdo eso, es costeo

trimestral es de $20.000. Ya que es una hipoteca,

por absorcin. Tenemos que incluir los materiales

los clculos son un poco extraos. En cada cuota nos

directos, la mano de obra directa y los costos

toca pagar muchos intereses y poco de capital. Para

indirectos de fabricacin para poder calcular el

distribuir los $ 20.000 entre capital e intereses

costo unitario de produccin. Los materiales

debemos multiplicar el saldo de la hipoteca por el 6

directos se calculan desde las recetas y la mano de

% y luego dividirla entre 4 . . . "Dividir entre 4? ",

obra directa de la informacin de empleados que

pregunt Bob .

Phil te dio. Pero con los costos indirectos tenemos

"Bueno, s, un 6 % es la tasa anual. Como hacemos

que multiplicar el nmero de horas que se utiliza

pagos trimestrales , dividimos la tasa anual entre 4".

para fabricar cada producto, por la tasa unitaria de

" Ah ," dijo Bob tmidamente. "Debera haber

CIF predeterminada. Perdn por interrumpir".

recordado eso. "

"S, deberas", dijo Nicole con una sonrisa.

"No hay problema". Nicole asinti con la cabeza al

progresando durante su verano con la empresa.

anotaciones. "Slo una ltima pregunta, Sarah.

Contratar a un pasante haba sido uno de los

Qu proporcin de los costos indirectos representa

primeros cambios que ella haba implementado y

la depreciacin ? "

pareca estar funcionando bien.

"El 8% de los costos fijos."

tiempo completo despus de graduarse en un par de

aos. "Continua Sarah. "

"Bueno, la verdad no tenemos mucho en costos

"Cierto. Por lo tanto, nuestro primer pago se

variables de venta. Pagamos una comisin de 1% a

realizar a finales del prximo trimestre. Vamos a

nuestro personal de ventas".

pagar $16,650 en concepto de intereses y $3,350 en

"En base a utilidades o respecto al precio de venta?",

"Precio de venta total.

Si la empresa

siguiera creciendo, tal vez podra ser contratado a

Bob comntame sobre el costo de

pregunt Sarah.

Ella

estaba muy contenta con lo bien que Bob estaba

joven pasante mientras terminaba de hacer sus

ventas".

Ok Sarah, qu me dices sobre el

"Bueno, al final del ao pasado obtuvimos una

"Costo unitario?", pregunt Bob . "Hey, espera", dijo

"Excelente.

Sarah.

concepto de capital. Esto significa que el valor de la

hipoteca para iniciar el segundo trimestre ser de

Disculpa, me olvid de

$1.106.619.

mencionarlo. La comisin se paga tanto por las

Ese valor sale del saldo inicial de

$1,109969 millones menos los $3,350 dlares."

ventas a clientes empresariales como sobre las

"Ok gracias", dijo Nicole. "Si no recuerdo mal,

ventas en la cafetera. Ac tambin tengo la tabla de

tenemos que pagar los $20.000 cada trimestre.

gastos fijos de administracin y ventas" (Ver Tabla 2

Nuestro contrato nos prohbe pagar capital

Gastos de Administracin y Ventas).

adicional durante los tres primeros aos".

Sarah asinti. "Sip. Un poco decepcionante pero fue

termino. Entonces ya solo quedar el proceso que

de inters del 6%. "

sabes".

la nica manera en que pudimos conseguir la tasa

crear el presupuesto. Esa es la parte divertida, tu

"Est bien", dijo Nicole. "Para terminar necesito que

revisemos cmo se maneja el impuesto sobre la

Andy se ech a rer. "Cierto. Es por eso que t eres

pasado? "

"En primer lugar, slo quiero confirmar un par de

renta. Imagino que se mantiene igual que el ao

la contralora y yo no. Qu te hace falta?"

"Efectivamente", respondi Bob , rebuscndose en

cosas a partir de algunas de las reuniones

una carpeta de temas fiscales. "Nuestra tasa de

anteriores. T me dijiste hace un par de semanas

impuesto de sociedades es del 30% y los impuestos

que el consejo de administracin quiere que

estimados para fin de cada trimestre se deben pagar

tengamos $40,000 dlares en efectivo disponible en

dentro del trimestre" .

todo momento y que paguemos $25.000 dlares en

"Y vamos a pagar de la misma manera durante los

dividendos cada trimestre. Sigue siendo el plan? "

cuatro trimestres? "

"S. Al final del ao, calcularemos nuestros

"S, lo es.

Cualquier diferencia entre el monto que pagamos

nos dicen. Y debido a la expansin de la planta

impuestos en base al 30 % de las utilidades.

Personalmente creo que es un poco

restrictivo, pero a veces tenemos que hacer lo que

por impuestos durante el ao y el gasto por

vamos a tener que emitir 50.000 acciones

impuesto sobre la renta real en el estado de

ordinarias para el fondo de capital de riesgo, todo

resultados se colocar en impuestos sobre la renta

en la primera semana del tercer trimestre. Respecto

por pagar si no hemos pagado lo suficiente o bien

a los dividendos, vamos a mantener los pagos ya

en los activos por impuestos diferidos si pagamos

definidos durante este ao, pero con toda seguridad

demasiado" .

tendremos que aumentar la cantidad en los

"Correcto", dijo Nicole. "Creo que eso es todo . "

prximos aos. Por ahora, sin embargo, el factor

"No hay que olvidar el balance del ao pasado", dijo

crtico es la inyeccin de capital de $400.000 que

Bob, entregndole una hoja de papel. (Vase Tabla

debemos obtener de la venta de nuestras acciones".

3- Balance del Ao Anterior).

"En el tercer trimestre? Por qu no se colocan

antes? "

"Gracias. Estoy empezando a perder la nocin de

Andy se encogi de hombros. "Debido a que solo

todo. Debo estar hacindome vieja."

hasta entonces dispondrn del dinero para hacer la

"Oh, yo no dira eso", brome Bob, y luego aadi

inversin. Por ahora no pueden porque estn a la

con una sonrisa, "por lo menos no mientras seas mi

expectativa de otro proyecto financiero".

jefa".

Reunin con el CEO

"Bien, emisin de 50.000 acciones ordinarias para

entrando en la oficina de Nicole.

pagado adicional de $400,000 en el tercer

"As que, cmo va la batalla Nicole", pregunt Andy

el fondo de riesgo que representarn un capital

"Oh, ah va. En realidad creo que casi lo tengo. Slo

trimestre. Lo tengo.

necesito revisar algunos nmeros contigo y

7

Mi siguiente pregunta es acerca de la expansin

"Creo que me perd en algn lugar de tu

mencionar.

"Disculpa. A veces voy demasiado rpido. Para

de nuestra Planta y Equipo que acabas de

explicacin."

Segn mis clculos tendremos que

comprar $75.000 de dlares en nuevos equipos en

calcular los pagos de intereses (asumiendo que

el primer trimestre, $100.000 dlares en el

tenemos saldos por pagar y disponibilidad para

segundo, $50.000 en el tercero, y $35.000 en el

hacer los pagos), voy a multiplicar la cantidad que

cuarto. Dado que muchos de nuestros activos a

estemos pagando por la tasa de inters trimestral,

largo plazo ya estn totalmente depreciados, esta

nueva

expansin

no

debera

por el nmero de trimestres que la deuda haya

cambiar

estado vigente. Por ejemplo, si retiramos $1,000 de

significativamente mis clculos de depreciacin

la lnea de crdito en el segundo trimestre y lo

futura. Suena bien para ti?"

repagamos en el tercer trimestre, multiplicar

"Asumiendo que cerraremos este acuerdo de

$1.000 por el 2% y de nuevo por 2% para calcular

inversin, suena perfecto."

el costo de los dos trimestres en que el prstamo ha

"Me puedes dar ms detalles sobre que ms

estado vigente. te aclar el tema? "

facilidades esperamos obtener de estos nuevos

"En realidad no, pero creo que entiendo lo suficiente

inversionistas? Tengo que incluirlo en mis

para poder explicar los supuestos si tengo que

estimaciones".

hacerlo."

"Por supuesto. Aparte de la compra de las 50.000

"Bueno, te lo explicar de nuevo. . . "

acciones, esperamos obtener una lnea de crdito

"No, no te preocupes por eso", dijo Andy

revolvente por 1 milln de dlares. Si llegramos a

rpidamente. "Mientras yo sepa en lo que ests

necesitar financiacin adicional podremos tirar de

trabajando y no tenga que hacerlo por m mismo,

la lnea de crdito. La tasa de inters de la nueva

estar de acuerdo con lo que hagas."

lnea sera del 8 % y requerir pagar cualquier

Nicole hizo una mueca. "Gracias. Creo que estimar

inters acumulado antes de abonar a capital".

un incremento en mi sueldo de un par de cientos de

miles", dijo en tono de broma.

"Bueno, creo que ya tengo todo lo que necesito. Para

que lo sepas, voy a efectuar clculos de inters

simple en las estimaciones de intereses. No es 100%

Parte II Utilizando el Presupuesto

Maestro.
Reunin de Comit de
Gerentes. (2 semanas despus)

exacto, pero es tpico para la creacin de un

presupuesto

maestro.

Tambin

simplifica

considerablemente las cosas y asegura que la

informacin fluya a travs del presupuesto

"Muy bien todos, vamos a calmarnos y poner manos

fcilmente. Tambin asumir que cualquier retiro

a la obra." Todos se sentaron alrededor de la mesa,

de la lnea de crdito se efecta el primer da del

mientras Andy, CEO de Panadera Bollos, revisaba

trimestre y los pagos se hacen al final del trimestre.

sus papeles. "Como ustedes saben la firma de capital

Esto me asegura que las estimaciones de intereses

de riesgo con la que esperamos poder trabajar nos

sean bastante precisas, incluso utilizando el clculo

ha indicado claramente que no aprobar el acuerdo

de inters simple".

a no ser que podamos demostrar buenos datos

8

proyectados de Ganancias por Accin (Earnings

acelerar nuestra cobranza.

de utilidad. Dado que todos ustedes han tenido la

un especialista en recuperacin podramos mejorar

per Share), flujo de efectivo operacional y margen

oportunidad de revisar

permisivos con nuestro crdito. Si contratramos

nuestro presupuesto

nuestra cobranza para que sea del 80% en el primer

maestro, junto con los estados financieros pro

trimestre, 15 % en el segundo trimestre y 5 % en el

forma, ya saben que estamos en problemas. Para

tercer trimestre. Eso sin duda mejorara nuestros

decirlo sin rodeos, los nmeros que mostramos

flujos de efectivo. Considerando el mercado de

actualmente no son lo suficientemente buenos para

contrataciones actual, creo que podemos contratar

cerrar el trato. No hay trato, no hay fondos. No hay

a un buen especialista de cobranza por 30.000

fondos, no hay crecimiento. No hay crecimiento, no

dlares al ao " .

hay bonos jugosos." Andy hizo una pausa. "As que,

alguien

tiene

alguna

idea

legtimamente nuestros nmeros? "

para

Somos demasiado

"Podra ayudar a la cobranza", argument Jeff ", pero

mejorar

ese tipo de tcticas podra afectar nuestras ventas.

Nuestra poltica de crdito benigna es una de las

"Qu quiere decir con ' legtimamente '? " pregunt

cosas que nos diferencian de otros proveedores. Si

Phil el gerente de panadera.

ustedes deciden implementarla entonces Andy,

"Quiero decir formas en que podamos cambiar

preprate para una cada adicional del 3 % en las

nuestras polticas y procedimientos. "

ventas del primer trimestre" .

"Supongo que eso significa que mi idea de robar un

La mesa comenz a zumbar con la conversacin

banco est fuera de lugar," dijo Phil irnicamente.

mientras los gerentes analizan las diferentes

"Y tambin mi idea de un simple cambio de nmeros

opciones que se haban presentado. En la confusin,

al azar," agreg Sarah, la contadora de tiempo

Nicole vio la oportunidad y se inclin hacia Jeff para

parcial.

preguntarle: " No quiere que les diga? "

Jeff, el director de marketing, dijo: "Creo que tengo

" Decirles qu? ", respondi inocentemente .

una idea legtima. Podramos aumentar nuestras

"Qu usted ha proyectado una cada demasiado

comisiones de ventas al 2 %. Eso debera motivar a

grande en las ventas del primer trimestre! Si

nuestra fuerza de ventas para vender ms. Yo dira

cambiamos la cada actual del 20% a una cifra ms

que aumentara nuestro crecimiento de ventas del 5

realista, podramos resolverlo todo de una vez! He

al 8 % cada trimestre" .

estado investigando cifras de la industria de

"Por mi parte," agreg Phil, "podramos cambiar a un

panaderas y s que podramos proyectar una cada

sistema de inventario Justo a Tiempo (JIT),

de slo un 10% y no del 20. Piense en ello. Nuestras

manteniendo slo el 3 % de las materias primas

ganancias por accin seran ms altas y tambin

necesarias a la mano. Eso permitira reducir algo los

mejorara nuestro flujo de efectivo de operaciones.

costos, pero tambin nos obligara a pagar el 100%

Incluso

de nuestras compras en el trimestre que se compra

nuestro

margen

de

utilidad

se

incrementar porque nuestros costos fijos se

y ya no podramos diferir el 15% al siguiente

prorratearn entre ms unidades!" .

trimestre, como lo hacemos ahora".

Jeff frunci el ceo. "No lo mejorara todo, Nicole .

Nicole , la nueva contralora de Bollos', neg con su

Sera eliminar totalmente mi bono. Vea, el aumento

cabeza. "Creo que nuestra mejor apuesta ser

en el precio es una buena idea con estos otros

9

cambios que estamos haciendo. Quiero decir que

metas de resultados en este primer ao. Y si se

incremento en precios, pero no hay duda que va a

manipulado las proyecciones para lograr su

claro que necesitamos el dinero extra del

lograra, realmente importara que Jeff hubiera

provocar una cada en ventas inicial. Yo prefiero ser

bonificacin.

conservador y obtener una buena bonificacin y no

"Bueno," dijo luego de unos minutos, "Todas son

dar un nmero optimista de ventas que no se puede

buenas ideas, pero no estoy segura de que debamos

alcanzar y luego ser despedido" .

incorporarlas todas. Si cambiamos muchas cosas a

Nicole suspir. "Jeff . . . " intentando de nuevo .

la vez respecto a nuestras operaciones actuales, el

equipo de evaluacin podra pensar que estamos

"Otra opcin ," dijo Jeff en voz alta, antes de que

tratando de manosear nuestros nmeros para

Nicole pudiera insistir otra vez, "podramos no

presentar lo que ellos quieren ver. Yo recomendara

aumentar nuestros precios tan drsticamente.

incorporar uno o tal vez dos de estos cambios por el

Digamos que slo aumentamos nuestros precios de

momento, y luego presentar por escrito las dems

$ 5.75 para los muffins, $ 5.00 para las galletas y $

ideas, como un plan de mejora para el futuro."

5.50 para el pan. Segn mis clculos eso dara lugar

"Estoy de acuerdo Nicole", dijo Andy . "Por qu no

a una cada de tan solo 12 % en las ventas en el

corres los nmeros para ver cmo afectarn nuestro

primer trimestre, con un crecimiento del 7 % en

uso de la lnea de crdito, y para determinar cul de

cada uno de los prximos trimestres".

Nicole frunci el ceo.

los cambios nos dar el mximo impacto. Luego

incluiremos en nuestro presupuesto ese cambio y el

Conociendo como se

resto de propuestas se incorporarn como plan de

cuidaba Jeff la cada sera nicamente del 2 % y no

mejora. De esta manera ganaremos credibilidad

del 12 %. Al final se resign. No poda ganar esta

presentando a los evaluadores una mejora

pelea con Jeff y menos en medio de una reunin con

inmediata y creble, as como un plan de mejora

todo el mundo mirando y escuchando. Adems, si

ella abordaba el tema hasta ahora, todos

continua." Andy movi su mirada alrededor de

se

todos los presentes. "Y si alguien tiene ms ideas,

preguntaran por qu no lo mencion antes. Incluso

hgamelas

podran pensar que ella tambin haba estado

saber.

Entre

ms

mejoras

identifiquemos, mejores nuestras probabilidades de

tratando de obtener un bono ms grande para s

firmar el acuerdo."

misma. Y sin duda hara un enemigo de Jeff. Su

relacin ya era tensa. No, no poda decir nada aqu.

Ella tendra que guardrselo y esperar que alguna

de las otras ideas funcionara. Adems, pens, en
verdad la empresa quedara bien ante los nuevos
accionistas si lograban superar sustancialmente las

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Tabla 1
Resumen de Ingredientes
Ingredientes
Harina
Margarina
Azcar
Huevos (cada uno)
Leche (galn)
Cocoa
Chispas de mantequilla de man
Mini Chispas de chocolate
Manteca de cocina
Paquete de horneado (*)

Galletas
lbs./docena precio/libra

Total

0.5
0.75
1
2

$0.15
$0.25
$0.20
$0.05

$0.075
$0.188
$0.200
$0.100

0.25
1

$1.50
$0.75

$0.375
$0.750

$0.10

lbs./docena

$0.100
$1.788

Muffins
precio/libra

Total

0.5
0.25
0.5
2
0.1

$0.15
$0.25
$0.20
$0.05
$1.25

$0.075
$0.063
$0.100
$0.100
$0.125

$0.75

$0.750

$0.10

lbs./docena

Tipo de gasto
Publicidad
Suministros de limpieza
Servicios de conserjera
Salarios de personal de oficina
Papelera y tiles
Alquiler de oficina
Salarios personal de ventas
Salarios personal gerencial
Energia-Agua-telefono oficina
Total

Valor trimestre
$40,000
$1,000
$6,000
$25,000
$3,000
$9,000
$35,000
$80,000
$1,800
$200,800

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Total

$0.15

$0.45

0.25

$0.20

$0.05

0.25

$1.25

$0.31

0.25

$0.50

$0.13

$0.10

$0.100
$1.038

$0.100
$1.313

(*) El paquete de horneado consiste en ingredientes muy pequeos para comprarse por libra, por ello la panadera los adquiere en paquetes preparados.

Tabla 2
Detalle de Gastos de Venta y Administracin

Pan
precio/libra

Tabla 3
Balance General del ao anterior
Balance General Panadera Bollos
31 de diciembre del Ao 1
Activo

Pasivo y Patrimonio

Activo corriente
Efectivo
Cuentas por cobrar
Inventario de materiales
Inventario producto terminado
Total activo corriente

Pasivo
$

40,000
812,025
21,098
13,831
886,954

Cuentas por pagar

Hipotecas por pagar
Total pasivo

Total Activo

31,648
1109,969
$ 1141,617

Patrimonio de los accionistas

Acciones comunes (150,000

acciones en circulacin)
Utilidades Retenidas
Total patrimonio

$ 2189,954

Total Pasivo y patrimonio

No Corriente
Propiedad, planta y equipo
Terreno
Edificio
Equipo
Depreciacin acumulada equipo
Total Propiedad, planta y equipo

75,000
568,000
750,000
(90,000)
$ 1303,000

Autores
Jason C. Porter
Universidad de Idaho
Teresa Stephenson
Universidad de Wyoming
Traducido y adaptado.

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150,000
898,337
$ 1048,337

$ 2189,954