CARACTERIZACIN DE PROCESO

PROCESO: Sistema Integrado de Gestin - SIG

LIDER DE PROCESO : Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin

PROVEEDORES
INTERNOS

EXTERNOS

ENTRADAS

PHVA

OBJETIVO : Articular los sistemas que componen el Sistema Integrado de Gestin, mediante un enfoque por procesos para cumplir los objetivos del Archivo General de la Nacin. Establecer y poner en practica las estrategias que permitan que el Sistema Integrado de
Gestin del AGN sea documentado, implementado, mantenido y mejorado.

ACTIVIDADES

SALIDAS
Razn de ser del proceso

CLIENTES
INTERNOS:

EXTERNOS:

Direccionamiento estratgico de la Entidad.

Elaborar el diagnostico de los Sistemas de Gestin de acuerdo a las normas tcnicas que los
reglamentan.

Informe de auditora internas y externa.

Reglamentacin interna y externa.
Proceso de Gestin
Estrategica
Proceso de
evaluacin,
seguimiento y
control

Determinar la estructura documental.

Ministerio de Cultura Plan de accin por dependendencias vigente

DAFP

Documentacin del proceso.

Entes de control

Normatividad asociada a los sistemas de gestion

que hacen parte del SIG.

Determinar la metodologa para las acciones correctivas y preventivas.

P

Realizar la planificacin para la implementacin y mantenimiento del SIG.

Mantener actualizado el Mapa de Procesos y sus interacciones.
Establecer y actualizar las polticas, objetivos y matriz de requisitos de cada uno de los Sistemas de
Gestin.

Encuesta de evaluacin de Calidad y MECI del

DAFP

Diagnostico actualizado de los

Sistemas de Gestin.
Mapa e interaccin de procesos.
Polticas y objetivos de los Sistemas de
Todos los procesos
Gestin.

Entes de control
Ciudadanos

Matriz de requisitos de cada Sistema

de Gestin.
Plan de accin por dependencia

Consolidar la informacin de las acciones correctivas y preventivas y su estado.

Legislacin vigente aplicable a la entidad y los

Sistemas de Gestin implementados.

Implementar y mantener del Sistema Integrado de Gestin

Elaborar, actualizar y mantener la documentacin y matriz de riesgos de cada proceso.

Presidencia de la
Repblica.
Todos los procesos

Ministerio de Cultura
DAFP
Entes de control

Metodologas e instrumentos de instituciones

tcnicas

Administrar la documentacin del SIG.

Consolidar la informacin de las acciones correctivas y preventivas y su estado.

Guas de Metodolgicas del DAFP

Plan de accin por inversin y dependencia.

Levantamiento y anlisis de la informacin necesaria para la construccin y actualizacin de

H
manuales, procedimientos y documentos asociados a los Sistemas de Gestin.

Informe de seguimiento de riesgos e indicadores.

Diseo y construccin de indicadores y las herramientas necesarias para su medicin.

Legislacin vigente aplicable a la entidad y los

Sistemas de Gestin implementados.

Consolidacin y publicacin de la informacin necesaria para el tratamiento de los riesgos e

indicadores.
Consolidacin de la informacin incluida en las peticiones, quejas, reclamos, y solicitudes de los
clientes, as como los resultados de las encuestas de satisfaccin.

Manuales de los Sistemas de Gestin.

Procedimientos y documentos asociados
a los Sistemas de Gestin.
Ciudadana

Lineamientos de medicin de la gestin.

Lineamientos para la identificacin,
valoracin y control de riesgos.

Todos los Procesos

Entidades del
Gobierno
Proveedores

Gestin y tramite de cumplimiento

normativo.
Informe consolidado de satisfaccin del
cliente.

Realizar seguimiento a la ejecucin de los planes de accin del proceso.

Identificar necesidades de ajustes documentales sobre el proceso.
Hacer seguimiento a los proveedores de bienes y servicios y a los productos y servicios contratados
para el proceso.
Informe de cumplimiento normativo
Realizar el informe de cumplimiento normativo para consolidar la informacin reportada de las
para cada uno de los Sistemas de
acciones adelantadas
Gestin.

Informes de gestin de la entidad.

Proceso de
evaluacin,
seguimiento y
mejoramiento
Todos los procesos

Entes Certificador

Informe de Auditoria (interna y/o externa) del

Sistema Integrado de Gestin.

DAFP
Entes de control

V
Elementos de Entrada para la revisin por la
Direccin

Verificar el cumplimiento de los requisitos de entrada de los sistema de gestin

Consolidar la informacin de entrada para el control y seguimiento
Realizar la revisin de la alta Direccin

Actas de Comit de Control Interno

Consolidacin de la informacin de
entrada para el control y seguimiento.

Direccin General
Control Interno
Todos los procesos

Entes de Control
Entidades de
Certificacin

Informe de la Revisin por la alta

direccin.

Realizar seguimiento al cumplimiento de requisitos legales, reglamentarios asociados al desarrollo

de las actividades del proceso.
Realizar seguimiento a los indicadores del proceso.
Informe de Auditoria (interna y/o externa) del
Sistema Integrado de Gestin.

Proceso Sistema
Integrado de Geston

Mapa de procesos de la entidad

Proceso de
evaluacin y control

DAFP
Actas de comit control interno
Entes de control

Todos los Procesos

Legislacin aplicable a las PQRS, satisfaccin del

cliente y tramites.

Identificar, documentar e implementar acciones correctivas, acciones preventivas y de mejora.

Implementar acciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos de los sistemas, la mejora
continua y los resultados esperados que requieran en cualquier etapa
Realizar los ajustes necesarios para garantizar la secuencia e interaccin de los procesos
identificados por la entidad.
Realizar los ajustes necesarios a la poltica y objetivos de los sistemas para garantizar el
cumplimiento de los requisitos y la mejora continua del SIG.
Elaborar o ajustar procedimientos y documentos asociados enmarcados en las competencias de la
entidad que permitan el cumplimiento normativo a las nuevas exigencias del Estado.

Informe de los organismos de control.

Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO.

Acciones correctivas
Acciones preventivas
Acciones de mejora..
Mapa e interaccin de procesos
ajustado.
Polticas y objetivos de los Sistemas
de Gestin ajustados.
Procedimientos y documentos
asociados ajustados
Control de Documentos y Registros

Entes de control
Todos los procesos
Ciudadanos

VERSIN: 01
30/06/2014

CARACTERIZACIN DE PROCESO

Financiero: Recursos asignados por presupuesto para gasto y funcionamiento.

Infraestructura: Elementos de oficina, Muebles y Enseres de Oficina.
Tecnolgico: Equipo de computo, Software
Competencias propuestas requeridas para el personal asignado o contratistas del proceso):
1. Educacin (Saber):
Profesionales en la ramas de: Administracin Pblica, Ingeniera o Administracin Ambiental
Ingeniera industrial, Administracin de Empresas, Economistas, Ciencias Polticas.

RECURSOS

2. Formacin (saber):
Profesional y tcnico: Normas archivsticas, formulacin y gestin de proyectos, estadstica,
indicadores de gestin, Normas Tcnicas de Calidad asociadas al proceso, NTCGP 1000, MECI
1000:2005, ISO NTC 14001, ofimtica, contratacin estatal, supervisin de contratos, sistemas de
informacin, estructura del estado, redaccin y ortografa, normatividad relacionada con el
proceso, normatividad PQRS, documento electrnico.
Auxiliar: Ofimtica y curso bsico de archivo.
3. Habilidades (saber hacer):
Profesional, tcnico y auxiliares: Liderazgo, Planeacin, Administracin y Gestin, manejo de
herramientas ofimticas, manejo e interpretacin de las normas propias del proceso, excelente
comunicacin oral y escrita.

REQUISITOS LEGALES

REQUISITOS POR
CUMPLIR

Constitucin poltica de Colombia, art. 2; Plan Nacional de Desarrollo,

Capitulo 6;
Ley 80 de 1989, Ley 87 de 1993, Ley 99 de 1993, Ley 190 de 1995, Ley 388 de
1997, Ley 489 de 1998, Ley 527 de 1999, Ley 594 de 2000, Ley 790 de 2002,
Ley 734 de 2002, Ley 812 de 2003, Ley 872 de 2003, Ley 909 de 2004, Ley
962 de 2005, Ley 1098 de 2006
Decreto 2150 de 1995, Decreto 1122 de 1999, Decreto 4110 de 2004, Decreto
1599 de 2005, Decreto 2621 de 2006, Decreto 2913 de 2007, Decreto 4485 de
2009,
Resolucin orgnica 5289 de 2001, articulo 28, Resolucin 059 de 2006
Cdigo contencioso administrativo
Poltica de modernizacin del Estado y racionalizacin administrativa
Poltica de Gobierno en Lnea y de Conectividad
Programa para la transparencia, eficiencia y lucha contra la corrupcinPPLCC.
Dems normas concordantes

REQUISITOS
REGLAMENTARIOS

NTC GP 1000:2009

ISO 9001 2008 - NTC GP 1000:2009

4.1 Requisitos generales, 5.6.1 Revisin por la revisin - Generalidades, 5.6.2

Informacin para revisin, 7.2.3 Comunicacin con el Cliente, 8.2.1
Satisfaccin del Cliente, 8.3 Control del producto y/o servicio No Conforme,
8.4 Anlisis de datos, 8.5 Mejora continua.

MECI 1000:2005

Componentes: Ambiente de control, Direccionamiento estratgico,

Administracin del riesgo, Actividades de control, Planes de mejoramiento.

ISO 14001:2005

4.1 Requisitos generales

DOCUMENTACIN APLICABLE
REGISTROS

DOCUMENTOS
Manual
Manual
Manual
Manual

de procesos y procedimientos de la entidad.

de funciones y competencias de la entidad.
Sistema Integrado de Gestin
de Comunicaciones

PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS
Derechos de Peticin, Quejas, Reclamos y Sugerencias.
Mejora, Acciones Correctivas y/o Preventivas.
Producto y/o Servicio No Conforme.
Anlisis y medicin de la Satisfaccin del Cliente.
Elaboracin, medicin y seguimiento de indicadores.

Oficio
Memorando
Actas
Informe
Reunin Interna de trabajo
Registro de PQR.
Registro de acciones correctivas y/o preventivas
Productos y/o servicios no conformes
Hoja de vida del indicador
Informe del resultado de auditoras
Hoja de seguimiento
Hoja de seguimiento del indicador
Listado de derechos de peticin, quejas y reclamos
Encuesta de satisfaccin del cliente
Bases de datos en Excel
Planilla de entrega de registros
Tabla de Indicadores
Matriz de identificacin de riesgos
Matriz de valoracin de riesgos
Correo electrnico
Pgina Web (mdulo de atencin al cliente)

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se considera NO CONTROLADO.

VERSIN: 01
30/06/2014

CARACTERIZACIN DE PROCESO

INDICADORES Y CONTROLES
NOMBRE

RELACION MATEMTICA

RESPONSABLE

FRECUENCIA DE REPORTE

OBJETIVO

Eficacia en la implementacin de
Acciones de mejora, correctivas y
preventivas

Acciones de Mejora Implementadas *100

Acciones de Mejora Formuladas

Oficina Asesora de
Planeacin

Trimestral

Trimestral

Establecer porcentualmente cuntas de

las
acciones preventivas, correctivas y de
mejora implementadas por los procesos
se
adelantaron conforme a lo programado

Acciones de mejora con ocasin de

quejas y/o reclamos interpuestos ante el
AGN

No. de acciones de mejora * 100

No. total de quejas y reclamos recibidos

Oficina Asesora de
Planeacin

Trimestral

Trimestral

Medir las acciones de mejora que

establecen los lideres de proceso de
acuerdo a las quejas y reclamos que
formulan los usuarios del AGN

ISDC - Indice de Satisfaccin del Cliente

Promedio de Calificacin en los Rangos de Excelente y/o Bueno del Total de

Encuestas Realizadas

Oficina Asesora de
Planeacin

Trimestral

Trimestral

Establecer el nivel de satisfaccin de

usuarios de los servicios prestados por
el AGN

FRECUENCIA DE ANALISIS

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se considera NO CONTROLADO.

VERSIN: 01
30/06/2014