5.

SISTEMA CONTABLE

a. MANEJO DE EXCEDENTES DE INGRESOS SOBRE EGRESOS

De acuerdo con sus fines de creacin y funcionamiento, la entidad
incorpora los excedentes acumulados a las operaciones de los periodos
siguientes, de conformidad con el instrumento de constitucin y sus fines
fundacionales; sin distribuir remanentes dentro de los funcionarios y
beneficiarios.
b. REGISTRO DE LAS DONACIONES
En los casos en que reciban donaciones, cualquiera que sea su destino, las
Organizaciones No Gubernamentales debern extender a nombre de las
personas donantes recibos que acrediten la recepcin de las donaciones, en
formularios autorizados por la Superintendencia de Administracin Tributaria.
(Art. 12 Decreto 2-2003)
Requisitos que deben de cumplir los recibos de donacin:

Nombre o razn social

Domicilio fiscal
Nmero de identificacin Tributaria (NIT)
No. Correlativo de documento
Fecha de Emisin del documento
Fecha de emisin del documento
Nombre o razn social y NIT del donante
Direccin del donante
Descripcin de la donacin

Para el registro de los ingresos, la mayora de las ONG utiliza el sistema de lo

percibido. Es decir, hasta que se recibe el ingreso se registra en la
contabilidad. Los ingresos por donaciones deben quedar registrados desde el
momento en que la cantidad es ingresada a la cuenta bancaria en el caso de
recibir una donacin en efectivo, por lo que la partida para su registro debe
hacerse cargando la cuenta Caja y Bancos respectivamente y acreditada a la
cuenta Ingresos Financieros, si las donaciones son en especie se carga la
cuenta de Inventarios y se abona Supervit por Donaciones.
c. FORMA DE DOCUMENTAR GASTOS
Las entidades no lucrativas, necesitan tener documentadas de manera legal
sus compras de bienes y servicios y la forma de realizarlo es solicitando
facturas de compras a sus proveedores de bienes y servicios, recibos cuando
estos gastos son exentos o pertenecen a instituciones Bancarias y Financieras,
recibos de pagos cuando son planillas de salarios, recordemos que las
Entidades son las exentas, pero no sus proveedores. Cuando un prestador de
bienes o servicios no d o no extienda facturas a las Entidades no lucrativas
entonces dicha entidad tiene dos caminos, el primero es la de no contratarla,

el segundo es la de extender una factura especial con el objeto de legalizar el

gasto y lograr cumplir con la ley.
Facturas Especiales.
Para lograr justificar los gastos en que incurren las entidades no lucrativas
segn la Ley del IVA cuando el vendedor o prestador de servicios no le
entregue factura entonces la entidad no lucrativa debe hacerle una factura
especial descontando y pagando los impuestos correspondientes. Un aspecto
muy importante es que muchos piensan que por trabajar con una entidad no
lucrativa ya estn exentos de impuestos y en lugar de entregar una factura
entregan un recibo corriente y eso es incorrecto ya que las entidades no
lucrativas son agentes de retencin de ISR y cuando la factura indique que
est sujeto a retencin entonces le toca retener el ISR y enterarlo a las cajas
fiscales tal como hemos visto en los ejemplos anteriores de Retencin de
Impuesto sobre la renta. Asimismo, cuando tenga personal a su cargo y este
devengue ms de Q36,000.00 al ao tiene que pedirle su proyeccin de ISR y
en caso exista impuesto sobre la renta le corresponde retenerle el ISR y
enterarlo a las cajas fiscales.