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Профессиональный Документы
Культура Документы
Autoras:
Sarmiento Orna Annabell Gabriela
Muoz Solrzano Ruth Marisol.
ii
Annabell Sarmiento O.
Ruth Muoz S.
C.C. 092287653-7
C.C. 092836843-0
Egresada
Egresada
iii
CERTIFICACIN DE LA DEFENSA
EL TRIBUNAL CALIFICADOR previo a la obtencin del ttulo de INGENIERA EN
CONTADURA
PBLICA
AUDITORA,
otorga
al
presente
proyecto
de
MEMORIA CIENTFICA
DEFENSA ORAL
TOTAL
EQUIVALENTE
PROFESOR DELEGADO
PROFESOR SECRETARIO
iv
DEDICATORIA
Finalmente luego de una ardua labor de siembra hoy es el da de mi cosecha.
Con mucho cario dedico esta tesis a Dios, quien supo guiarme por el buen camino
y me dio fuerzas para encarar los problemas sin perder la dignidad ni desmayar en el
intento.
A mis padres Subp. Jorge Sarmiento y Lic. Yolanda Orna por su comprensin, amor
y apoyo incondicional, ayudndome con los recursos necesarios para culminar mis
estudios universitarios, por ellos soy lo que soy.
A mis hermanas por esta siempre conmigo y ensearme que todo en esta vida se
puede con esfuerzo y dedicacin.
A mi sobrina Domnica quien ha sido mi motivacin e inspiracin principal en la
culminacin de mi carrera.
Annabell Gabriela Sarmiento Orna.
A mis padres por ser las personas quienes me han impulsado a seguir adelante en
mi carrera profesional, dndome dignos ejemplos de superacin y entrega.
A mis hermanos por haberme dado fuerzas, apoyo incondicional y constante amor
inexplicable para mi superacin personal.
AGRADECIMIENTO
Nuestro profundo agradecimiento a Dios por darnos la vida, bendecirnos y
brindarnos los medios necesarios para culminar nuestra carrera, porque hizo
realidad nuestro sueo.
A la Universidad Estatal de Milagro en especial a la Unidad de Ciencias
Administrativas y Comerciales por darnos la oportunidad de adquirir una excelente
formacin acadmica.
A nuestro tutor Ing. Huber Echeverra, quien con sus conocimientos, dedicacin,
experiencia y paciencia ha logrado que culminemos con xito nuestra tesis.
vi
Annabell Sarmiento O.
Ruth Muoz S.
C.C. 092287653-7
C.C. 092836843-0
Egresada
Egresada
vii
INDICE GENERAL
Introduccin............................................................................................................... 1
CAPTULO I
EL PROBLEMA
1.1
1.2
1.3
Problematizacin ..................................................................................... 3
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
OBJETIVOS ................................................................................................... 5
1.2.1
1.2.2
JUSTIFICACIN ............................................................................................ 6
CAPTULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1
2.1.2
2.1.3
Fundamentacin .................................................................................... 11
2.2
MARCO LEGAL........................................................................................... 38
2.3
2.4
2.4.2
2.4.3
2.4.4
3.1
60-61
3.2
3.2.2
3.2.3
3.3
3.4
4.1
4.2
4.3
RESULTADOS ............................................................................................ 71
4.4
VERIFICACIN DE HIPTESIS.................................................................. 76
ix
CAPTULO V
PROPUESTA
5.1
TEMA ........................................................................................................... 81
5.2
FUNDAMENTACIN .................................................................................. 81
5.3
JUSTIFICACIN .......................................................................................... 88
5.4
OBJETIVOS ................................................................................................. 89
5.4.1
5.4.2
5.5
UBICACIN ................................................................................................. 89
5.6
FACTIBILIDAD ............................................................................................ 90
5.7
Actividades ............................................................................................ 92
5.7.2
5.7.3
5.7.4
5.7.5
NDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Porcentajes de Depreciacin ......................................................................... 28
Cuadro 2. Declaracin de variables ............................................................................... 53
Cuadro 3. Operacionalizacin de las variables .............................................................. 54
Cuadro 4. Delimitacin de la poblacin .......................................................................... 57
Cuadro 5. Primera pregunta de la encuesta ................................................................... 60
Cuadro 6. Segunda pregunta de la encuesta. ................................................................ 61
Cuadro 7. Tercera pregunta de la encuesta ................................................................... 62
Cuadro 8. Cuarta pregunta de la encuesta .................................................................... 63
Cuadro 9. Quinta pregunta de la encuesta ..................................................................... 64
Cuadro 10. Sexta pregunta de la encuesta .................................................................... 65
Cuadro 11. Sptima pregunta de la encuesta ................................................................ 66
Cuadro 12. Octava pregunta de la encuesta .................................................................. 67
Cuadro 13. Novena pregunta de la encuesta ................................................................ 68
Cuadro 14. Decima pregunta de la encuesta ................................................................. 69
Cuadro 15. Verificacin de hiptesis 1 ........................................................................... 76
Cuadro 16. Verificacin de hiptesis 2 ........................................................................... 77
Cuadro 17. Verificacin de hiptesis 3 ........................................................................... 78
Cuadro 18. Verificacin de hiptesis 4 ........................................................................... 79
Cuadro 19. Verificacin de hiptesis 5 ........................................................................... 80
Cuadro 20. Recursos utilizados...................................................................................... 91
Cuadro 21. Talento Humano utilizado. ........................................................................... 92
Cuadro 22. FODA......................................................................................................... 142
Cuadro 23. Fortalezas y debilidades ............................................................................ 144
Cuadro 24. Oportunidades y amenazas ....................................................................... 145
Cuadro 25. Matriz de reas de respuestas estratgicas FA - FO................................. 146
Cuadro 26. Matriz de reas de respuestas estratgicas DA - DO ................................ 147
Cuadro 27. Matriz FODA general ................................................................................. 148
Cuadro 28. Niveles de codificacin .............................................................................. 157
Cuadro 29. Listado de recursos a utilizar ..................................................................... 258
Cuadro30. Tabla de inversin ...................................................................................... 259
Cuadro 31. Matriz general ............................................................................................ 273
xi
NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Tipos de activos fijos ................................................................................. 14
Figura 2. Clasificacin de activos fijos...................................................................... 15
Figura 3. Proceso de una entidad ............................................................................ 21
Figura 4. Formato de requisicin de materiales ....................................................... 23
Figura 5. Activo obsoleto .......................................................................................... 24
Figura 6. Depreciacin ............................................................................................. 26
Figura 7.Mapa de Milagro ........................................................................................ 59
Figura 8.Ubicacin de entidad. ................................................................................. 90
Figura 9. FODA ...................................................................................................... 277
Figura 10. reas del Polimdico Martnez .............................................................. 277
Figura 11.Tanque de oxgeno deteriorado. ............................................................ 278
Figura 12.Instrumento de diagnstico. ................................................................... 278
Figura 13.Equipo de diagnstico. ........................................................................... 278
Figura 14.Estetoscopio ........................................................................................... 279
Figura 15. Shailn peditrico en mal estado .......................................................... 279
Figura 16.Instrumentos quirrgicos ........................................................................ 279
Figura 17.Tensimetro de mercurio. ...................................................................... 280
Figura 18.Esterilizador. .......................................................................................... 280
Figura 19.Nebulizador. ........................................................................................... 280
Figura 20.Shailn Ginecolgico.............................................................................. 281
Figura 21.Lmpara cuello ganso ............................................................................ 281
Figura 22.Equipo de emergencia automtico. ........................................................ 281
Figura 23.Camillas. ................................................................................................ 282
Figura 24.Tensimetro manual............................................................................... 282
xii
NDICE DE GRFICOS
Grfico 1. Tiempo de trabajo. .................................................................................... 60
Grfico 2. Falencia de los activos fijos ...................................................................... 61
Grfico 3. Problemas en los tratamientos mdicos ................................................... 62
Grfico 4. Existencia de Manual de Activos Fijos. ..................................................... 63
Grfico 5. Estado de los Activos Fijos ....................................................................... 64
Grfico 6. Constataciones Fsicas ............................................................................. 65
Grfico 7. Asignacin de Custodia ........................................................................... 66
Grfico 8. Conocimiento de los procesos existentes. ................................................ 67
Grfico 9. Codificacin de los activos fijos. ............................................................... 68
Grfico 10. Implementacin de un Sistema de Control ............................................. 69
xiii
RESUMEN
Considerando que la necesidad fundamental del Polimdico Martnez es contar con
una administracin de activos fijos eficiente con la finalidad de brindar servicios
mdicos de calidad y satisfacer a sus pacientes, es por ello que se hace necesario
adquirir un modelo de control de activos fijos que garantice la optimizacin de los
recursos mediante la implantacin de normas y lineamientos.
El Polimdico Martnez, consiente de su problemtica requiere el presente manual
de activos fijos que contiene polticas, registros y procedimientos orientados a
reformar el manejo de los bienes muebles presentes en las diferentes reas de la
entidad; que permitan especficamente el control de adquisicin, ingreso,
transferencia, baja, mantenimiento y reparacin de bienes.
El objetivo principal de este proyecto es disear un manual de control de activos fijos
que permita mejorar la administracin y ejecucin de tratamientos mdicos, evitando
prdidas econmicas y un bajo prestigio. Para realizar el estudio y anlisis de la
informacin, elaboraremos encuestas a los funcionarios de las diferentes reas de la
entidad, los mismos que servirn de ayuda para la solucin de nuestros problemas.
xiv
ABSTRACT
Whereas the fundamental need Polimdico Martinez is having an efficient asset
management in order to provide quality medical services and satisfy their patients,
which is why it is necessary to acquire a control model that guarantees fixed assets
optimization of resources through the implementation of standards and guidelines.
The Polimdico Martinez, aware of their problems requires these operating assets
containing policies, records and procedures to reform the management of personal
property present in different areas of the body, specifically enabling the control of
acquisition, income, transfer, low maintenance and repair of goods.
The main objective of this project is to design a manual control of fixed assets that
will improve the management and execution of medical treatments, avoid economic
losses and low prestige. To conduct the study and analysis of information, elaborate
surveys of officials from different areas of the body, the same that will aid in the
solution of our problems.
xv
INTRODUCCIN
Los propietarios del centro de salud Polimdico Martnez desconocen cmo llevar
a cabo la administracin de los activos fijos en la entidad, por lo cual surgi nuestro
tema ELABORACIN DE UN MODELO DE SISTEMA DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS EN EL POLIMDICO MARTNEZ UBICADO EN LA CIUDAD DE
MILAGRO el mismo que pretende ser una contribucin efectiva para todo el
personal involucrado en las diferentes actividades de la entidad. Puesto que en la
actualidad toda micro y macro empresa requiere emplear adecuados procesos
para mejorar su rendimiento.
Nuestro inters por el tema surgi por una serie de irregularidades presentes en la
administracin de bienes que forman parte del patrimonio de esta entidad, tales
como la presencia de obsolescencia en activos fijos, prdidas y/o extravos de
bienes, inexistencia de procesos y la falta de registros estandarizados en cada uno
de los mismos.
Cabe mencionar que en toda institucin es necesario disponer de un sistema de
control de Activos Fijos que permita mejorar las actividades administrativas y
financieras de la empresa mediante una correcta ejecucin de cada uno de los
procesos, el cual se lo llevar a cabo mediante un estudio y anlisis de los mismos,
logrando un rediseo de polticas y procedimientos que permitan asegurar cambios
con efectos positivos dentro del rea administrativa de la entidad.
La elaboracin de este modelo de sistema de control de Activos Fijos tiene como
propsito mejorar polticas, procedimientos y al mismo tiempo implementar una serie
de registros que permitan salvaguardar los bienes existentes en la entidad, mediante
el manejo eficiente, confiable y acertado de cada Activo Fijo.
Esta investigacin consta de cinco captulos detallados a continuacin:
Capitulo I.- Se identificar la relevancia del tema conjuntamente con su sistemtica y
el soporte cientfico.
Capitulo II.- Se desarrollar el trabajo que comprende la indagacin y
fundamentacin del problema.
1
CAPTULO I
EL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
1.1.1. PROBLEMATIZACIN.
Los Activos Fijos constituyen una de las inversiones ms significativas dentro de una
institucin al momento de adquirirlos, es por ello que son considerados de gran
importancia para el correcto funcionamiento de la misma.
El Polimdico Martnez se cre en el ao 2003 como un centro de salud que brinda
servicios mdicos a nios y adultos tales como curaciones, consultas mdicas,
suturaciones, circuncisiones, aplicaciones de vas intravenosas e inyecciones
extracciones de puntos.
Actualmente las actividades operativas se desarrollan de manera poco eficientes,
debido a que en la ejecucin de tratamientos mdicos, esta entidad cuenta con
activos fijos inoperantes provocando un reemplazo de ciertos instrumentos mdicos
por la prdida y/o extravos, ocasionando una mala prctica mdica y una
insatisfaccin en cada uno de los pacientes que acuden a este centro de salud.
De acuerdo al registro de inventario de activos fijos proporcionado por el personal de
la entidad verificamos que el Polimdico Martnez cuenta con 139 activos fijos del
cual un 60% con el pasar de los aos se han vuelto obsoletos y en mal estado,
llegando a la conclusin de que se debe a la falta de un proceso de mantenimiento
y/o reparacin y baja de bienes con sus respectivos registros estandarizados.
En la entidad tambin comprobamos ciertas prdidas y/o extravos de activos de
gran valor en las diferentes reas producidas por la carencia de constataciones
fsicas y la falta de una persona responsable de salvaguardar los activos fijos y de
3
de la
ciudad de Milagro.
1.2. OBJETIVOS.
1.2.1. OBJETIVO GENERAL DE LA INVESTIGACIN
-
de
mismos
CAPTULO II
2. MARCO REFERENCIAL
2.1.
MARCO TERICO.
Cabe recalcar que en los ltimos aos su administracin se ha ido deteriorando con
el pasar del tiempo, dando lugar a un sinnmero de problemas tales como prdidas,
extravos, desconocimiento en la ubicacin de bienes y la insuficiencia de procesos,
polticas y registros en el rea de activos fijos.
Debido a todas estas dificultades existe la imperiosa necesidad de buscar
correctivos que permitan solucionar los problemas mencionados anteriormente con
la finalidad de no verse involucrado en un ambiente de desventaja que podra afectar
el proceso econmico y laboral del Polimdico Martnez.
2.1.2. ANTECEDENTES REFERENCIALES
Tesis Ingeniera en Contabilidad y Auditoria
Tema: Sistema de Control de Activos Fijos y su incidencia en los Estados
Financieros del Instituto de la Niez y la Familia (INFA) de la Ciudad de Guaranda.
Autores: Alba Marisol Calua Pujos y Amada Germania Guerrero Ulloa.
Resumen: La propuesta de esta tesis hallada se relaciona con mi proyecto debido a
que tiene como finalidad la correcta aplicacin del reglamento y normas de control
interno de bienes en el Instituto de la Niez y la Familia (INFA) de la ciudad de
Guaranda, ya que a travs del mismo se puede asegurar que la informacin
financiera sea real, adems ayud a verificar el cumplimiento de los mtodos,
mecanismos y registros de las operaciones administrativas que se realizan en esta
entidad, asegurando la confiabilidad, idoneidad y transparencia de la misma,
obteniendo una preservacin de recursos materiales frente a cualquier
prdida,
finalidad de lograr los objetivos de la institucin. Ya que los controles que lleva a
cabo esta institucin no permiten una mejor administracin y control de los recursos.
Director de la Tesis: Ing. Xavier Ortega.
Ao de Publicacin: 2005.
Universidad: Universidad Tecnolgica Equinoccial Campus Santo Domingo.Ciudad
Editorial: Quito.
Tesis Ingeniera en Contabilidad y Auditora CPA
Tema: Implementacin de una Unidad para el Control de bienes en el Hospital de
Especialidades San Juan HOSPIESAJ S.A. de la ciudad de Riobamba.
Autores: rica Maricela Arias Garzn y Ftima Cristina Vidal Ynez.
Resumen: Este proyecto fue desarrollado con la finalidad de una Unidad de Control
de bienes que sirva como instrumento administrativo el cual contribuya a mejorar la
administracin de los Activos Fijos. El cual contendr una serie de normas, polticas
y procedimientos orientados a mejorar el control de bienes de las distintas reas del
hospital. El anlisis y revisin de bienes permitir mejorar el control de inventarios,
permitiendo conocer la existencia de los Activos para prevenir perdidas posteriores y
contribuir a una correcta toma de decisiones.
Director de la Tesis: Ing. Patricio Arguello.
Ao de Publicacin: 2010.
Universidad: Escuela Superior Politcnica del Chimborazo.
Ciudad Editorial: Riobamba.
2.2.
FUNDAMENTACIN TERICA
12
participados.
Por ejemplo, los objetivos comunes en gran parte de las empresas son la
consecucin de una reputacin positiva dentro del comercio y los interesados
(clientes),
facilitando
estados financieros
confiados
maniobrando
en
el
Esta clasificacin se enfatiza en aspectos separados del control interno, tales clases
distintas pero interconectadas (un objetivo particular se puede situar en ms de una
clase) orienta variedad de necesidades y puede ser compromiso directa de
ejecutivos distintos. Esta sistematizacin tambin permite diferenciar lo que se logra
esperar de cada clase de control interno. De un sistema de control interno se puede
esperar que facilite una seguridad prudente para la obtencin de objetivos
relacionados con la confidencialidad de la informacin financiera y con el
acatamiento de leyes y normas.
El cumplimiento de tales objetivos, estn
13
Monitoreo. Se encarga de
14
Depreciables
TANGIBLES
Agotables
No depreciables
Amortizables
INTANGIBLES
No amortizables
2AMAT, Oriol, y PERRAMON Jordi: Normas Internacionales de Informacin Financiera, Espaa, 2008.
15
Valuacin de compra
Valuacin de la depreciacin
17
18
el administrador opera
libremente.
4. Permiten asegurar un trato imparcial para todos los funcionarios.
5. Proporcionan seguridad de comunicacin interna en todo nivel.
6. Son principal fuente de conocimiento inicial y claro, para situar en su puesto
a nuevos funcionarios.
7. Proveen el perfeccionamiento de las auditorias administrativas.
Tipos de Manuales de Polticas
Estos manuales pueden clasificarse con base en varios criterios, por ejemplo el rea
de aplicacin, el grado de detalle, el personal al que se dirigen.
Debido a su naturaleza, aun cuando por su utilidad contenga disposiciones con
carcter tcnico, la prctica nos ha enseado a no limitar el uso del manual de
polticas a aspectos administrativos, ya que tambin es una herramienta
indispensable para el personal tcnico.
-
social.
Incluyendo,
como
elementos
primarios,
aquellas
disposiciones generales con tipo fijo, las cuales cada rea establece en forma
unilateral a efectos de sus propias responsabilidades y autorizada funcional.
-
19
dos
Alcance
Revisiones y recomendaciones
3. Organigrama.
20
4. Declaracin de polticas.5
Excepciones a una Poltica
Una poltica se implementa para ser aplicada en un 90-95% de los casos. El otro 510% permite atender casos especiales.
Una poltica debe ser firme y tambin flexible, de lo contrario querer aplicarla en el
100% de los casos ocasionara en la entidad una rigidez absoluta.
Las personas autorizadas para efectuar excepciones deben ser de nivel jerrquico
superior, y dependiendo del tipo de polticas podr ser utilizada por el gerente o
director general de la entidad.
Toda poltica por definicin debe contemplar quien y en qu casos puede autorizar
una excepcin Lo que busca una poltica es cumplir con el objetivo por la que fue
diseada. La poltica es un medio para alcanzar un fin.6
Manual de Procesos
5 RODRGUEZ, Joaqun: Cmo elaborar y usar los Manuales Administrativos, Mxico, 2009.
6 LVAREZ, Martin: Manual para elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos, Mxico, 2008.
21
Portada
Misin de la institucin
Marco legal
Organigrama
Simbologa
Indicadores de gestin
Cuadro de depreciacin
24
Figura 6. Depreciacin
26
27
% DEP.
AOS VIDA
ANUAL
TIL
Edificio
5%
20
Vehculo
20%
Mueble y enseres
10%
10
Equipo de oficina
10%
10
Equipo de computacin
20%
Equipo y maquinaria
20%
10
10%
10
La vida til de los activos se limita por su desgaste fsico, ya sea uso, en el
transcurso del tiempo o por los avances tecnolgicos que pueden convertirlos en
obsoletos.
28
29
Los responsables de los activos fijos debern mantener una proteccin adecuada
sobre los activo de la entidad, cabe mencionar que todos los activos fijos deben ser
considerados y tener un propietario asignado.
-
Calcular mejor los precios de venta por servicio o producto, pues sus costos
de depreciacin al estar focalizados se pueden delegar a cada producto.
30
automvil, en este caso los desembolsos debern ser cargados a los gastos contra
los resultados del periodo en que se realiz la operacin.
Reparaciones Extraordinarias: comprende aquellas reparaciones que no se
efectan de manera frecuente y que implican por lo general un desembolso
significativo, incrementando el valor de uso o la vida til del activo.
Por ejemplo: la renovacin del sistema elctrico de una planta, el desage se un
edificio o el cambio de motor de un vehculo.
Estas reparaciones deben ser asignadas al costo del activo, aumentando el valor
neto del activo y debe ser depreciado de acuerdo a sus aos de vida til. Adiciones:
estas representan activos nuevos que se incorporan al activo original. Por ejemplo:
la construccin de un departamento en una institucin, o la construccin de pisos
agregados para un edificio.
En este caso estos costos de la misma manera debern ser reflejados en el costo
original del activo.
Mejoras y Reemplazos: representan el reemplazo de cualquiera de las partes del
activo original por otro que aumente su beneficio.
La mejora es un desembolso originado por el reemplazo del activo original por uno
mejor que acelere la capacidad o rendimiento de un activo, aumentando su vida til.
Por ejemplo: la sustitucin
de
Mxico, 2010.
31
32
33
Codificacin
Definicin.- Codificar es sinnima de transformar algunos datos a una nueva
representacin preestablecida.
Una definicin amplia de codificar se podra formular como una meticulosa e
indispensable operacin previa al tratamiento de la informacin, que tiene por objeto,
pasar de una forma literaria, normal mente extensa, a una forma condesada y
normalizada.
Para codificar en procesos de gestin se emplean regular mente los nmeros,
aunque la codificacin alfanumrica, combinaciones de letras y nmeros, no es rara.
Ahora bien, debemos tener en cuenta que la captura de cdigos numricos,
realizada con el teclado numrico o de importes, es mucho ms rpida que la realiza
con el teclado de mquina de escribir, el cual tendramos que emplear cuando los
cdigos fueran alfanumricos.
Internamente el ordenador trabaja con valores de unos y ceros con los que se
configura el sistema de numeracin binario, el ms sencillo posible; no obstante se
emplean otros, por lo cual es conveniente recordar que se entiende por sistema de
numeracin y hacer algunas declaraciones sobre los que son de nuestro inters.
Sistema de Numeracin
Quizs, cuando el hombre an no haba desarrollado el mtodo para contar, sus
primeros nmeros fueron uno, algo y mucho. Al principio el sistema era unitario,
34
representndose las distintas cantidades con los dedos. Piedras, palos, marcas etc.
Estos antiguos sistemas de numeracin estaban basados en dos principios, a saber:
1. Cada unidad representaba solo un objeto.
2. Solo os estados podan ser representados; un objeto exista o no.
Al desarrollar la sociedad, las necesidades aumentaban, resultando inadecuados
estos simples sistemas de representacin de datos, idendose diferentes mtodos
para contar.
En todo proceso de datos debern realizar operaciones con nmeros, los cuales
pueden representarse en diversos sistemas de numeracin. Cada sistema se
diferenciara por su base; sabiendo que la base de todo sistema de numeracin ser
igual al nmero de smbolos distintos utilizados para la representacin de las
cantidades del mismo.
Las cantidades en cada sistema de vendrn configuradas por una serie de los
smbolos que se emplean, cuyos valores estarn determinados por la posicin que
ocupan, siendo estos valores los de las potencias crecientes, de derecha a
izquierda, de la base, empezando por la potencia de exponente cero.17
Cdigo de barras
El cdigo de barras s muy empleado en supermercados y almacenes, en donde los
artculos lo traen incorporado de tal modo que sea fcil pasar un dispositivo que
permita leerlo y despus de codificado mandarlo a alguna computadora.
Existen varios sistemas de cdigo de barras, todos ellos estn basados en la
diferencia que hay entre la cantidad de luz reflejada sobre partes blancas y partes
negras de un impreso con segmentos paralelos.
Un sistema de barras es el dos de cinco. Cada digito es representado por cinco
barras, dos de las cuales son ms anchas que las otras tres. Una barra delgada es
un digito binario 0 y una gruesa es un 1. La barra gruesa tiene una anchura tres
veces mayor que la delgada.
17 EZEQUIEL PARDO Clemente, Microinformtica de gestin, Ecuador, 2011.
35
Siempre deben aparecer dos barras anchas como medida de proteccin para evitar
errores. La posicin de las lneas anchas determina el digito.
una etiqueta que recopila nmeros o letras. Estos smbolos a su vez poseen paso a
datos del producto recopilados en la memoria del computador. Un rayo de luz de un
escner o una pluma ptica pasa por las diferentes bandas en la etiqueta para
reafirmar o registrar los datos sobre el producto o escanear.
Una etiqueta que se cataloga por medio de cdigo de barras, incluye los siguientes
elementos de codificacin para un producto en particular o vveres; el nmero de
identificacin del productor, el nmero de identificacin del producto, un digito para
verificar la exactitud del estndar y cdigos para grabar el principio y fin del estndar.
La codificacin de barras brinda un grado considerablemente alto de precisin para
el ingreso de datos. Economiza costos de mano de obra para minoristas ya que cada
artculo no deber ser registrado de manera individual.
Adems accede a capturar automticamente datos que se pueden manejar para
resurtir el almacn, permite registrar con mejor precisin el inventario y proveer de
productos a futuro.
Las variaciones en los precios de venta y en el significado de los cdigos de barras
se implantan en el procesador cntrico, de manera que se ahorra tiempo en marcar
de manera individual numerosos productos.19
El Cdigo de Barras como Estrategias
Producto de una misma lnea, los requerimientos y preferencia del pblico
consumidor, la exigencia de un mayor control de inventarios, etc.
Demandaba la necesidad especfica de un mayor control de los productos, tanto en
el punto de venta como en la distribucin. Esto es, se requera de una etiquetacin
que sirviera como instrumento de administracin de mercadera.
Surgen as diversos sistemas automatizados de comunicacin; dentro de todos ellos,
el llamado bar code o cdigo de barras es el que mayores ventajas ofrece tanto al
sector comercial como industrial.
19 E. KENDALL, Kenneth y E. KENDALL Julie, Anlisis y diseo de sistemas, Sexta edicin; editorial:
39
descuento utilizado para deducir el Valor del Uso del bien, de forma que
reduzca su importe reversible de forma especfica.
d) El importe en libros de los activos netos de la empresa, es mayor que su
capitalizacin negociable.
e) Se dispone de convencimiento sobre la obsolescencia o deterioro fsico de un
bien o denominado tambin activo fijo.
f) En el ejercicio han obtenido lugar, o se espera que tengan variaciones
significativas en la transcendencia o el uso del activo o bien, que afectaran de
manera desfavorable a la organizacin. Estas variaciones incluyen el hecho
de que el activo este inactivo o inhabilitado, interrupcin o restructuracin de
la actividad a la que corresponde el bien, planes de enajenamiento o prctica
por otra ruta del activo antes de la fecha pronosticada, y la reconsideracin de
la vida til de un activo considerado anteriormente como infinita.
g) Se dispone de evidencia originario de informes internos, que muestra que la
eficiencia econmica del bien va a ser desfavorable.
Medicin del importe recuperable
Costo aprovechable de un activo o de una unidad productora de efectivo es el ms
alto entre su costo razonable menos los costos de disposicin y su valor en uso. No
siempre es preciso precisar el costo razonable del activo menos los costos de
disposicin y su costo en uso. Si cualquiera de esos importes sobrepasa al costo en
libros del activo, este no habra tenido un deterioro de su valor y, no sera preciso
considerar el otro importe.
Costo razonable es el precio que se dara por vender un activo o que se contribuira
por trasladar un pasivo en una transaccin establecida entre participantes de
mercado en la fecha del clculo.
Costo de disposicin son los costos incrementales directamente atribuibles a la
disposicin de un activo o unidad productora de efectivo, eliminando los costos
financieros y los impuestos a los ingresos.
Valor en uso es el valor actual de los flujos futuros de efectivo valorados que se
espera adquirir de un activo o unidad causante de efectivo.
40
41
42
45
(b) Detalla que un activo catalogado como mantenido para la venta, as como los
activos y pasivos contenidos dentro de un conjunto de activos para su disposicin
catalogado como mantenido para la venta, se muestran apartadamente en el estado
de situacin financiera, y
(c) Detalla que las deducciones de la operacin interrumpida sern expuestos
apartadamente en el estado del resultado integral.
La NIIF:
(a) Acoge la categorizacin de conservados para la venta.
(b) Encaja el concepto de grupo de activos para su disposicin, que es un grupo de
activos de los que la empresa quiere colocar, ya sea por venta o de otro modo, en
conjunto como grupo, mediante una sola operacin en que tambin se trasladan los
pasivos asociados claramente con dichos activos.
(c) cataloga una accin como interrumpida en la fecha en que la operacin cumple
los requisitos para ser catalogada como conservada para la venta o cuando la
entidad ha dispuesto de la accin.
Una empresa catalogar a un activo no corriente, como mantenido para la venta, si
su valor en libros se redimir fundamentalmente a travs de una transaccin de
venta, en lugar de por su uso extendido.
NIC 16: Propiedades, Planta y Equipo
Objetivo.
El objetivo de este captulo es prescribir el tratamiento contable de las propiedades,
planta y equipo (llamados en algunas ocasiones Activos Fijos o Inmovilizado
Material) dispuesto en la NIC 16, de forma que los usuarios de los estados
financieros puedan conocer la informacin acerca de la inversin que la entidad
tiene en sus propiedades, planta y equipo, as como los a cambios que se hayan
producido en dicha inversin.
reconocimiento contable
46
47
49
Copia autentica del reglamento interno, Suscrita por el Director Regional del Trabajo,
deber ser enviado a la organizacin de empleados de la entidad y fijarse
permanentemente en establecimientos visibles del trabajo, para que pueda ser
conocido por los trabajadores. El reglamento podr ser revisado y modificado por la
aludida autoridad, por causas motivadas, en todo momento, siempre que lo solicite
ms del cincuenta por ciento de los empleadores de la misma entidad.
Cdigo penal
De los delitos contra la propiedad del hurto
Art. 547.- Son reos de hurto los que, sin violencia ni amenazas contra las personas,
ni fuerzas en las cosas, sustrajeren fraudulentamente una cosa ajena, con nimo de
apropiarse.
Del robo
Art. 551.- El robo ser reprimido con prisin de uno a cinco aos, tomando en
consideracin el valor de las cosas robadas.
De las estafas y otras defraudaciones
Art. 560.- El que fraudulentamente hubiere distrado o disipado en perjuicio de otro,
efecto, dinero mercancas, billetes, finiquitos, escritos de cualquier especie, que
contenga obligacin o descargo, y que le hubieren sido entregados con la condicin
de restituirlos, o hacer de ellos un uso y empleo determinado, ser reprimido con
prisin de uno a cinco aos y multa de cincuenta a cien dlares.
2.1.
MARCO CONCEPTUAL
50
Activos fijos: es un bien que pertenece a una organizacin, el mismo que no puede
convertirse en lquido a corto plazo, no se destinan para la venta y son necesarios
para el funcionamiento de la misma.
Baja de bienes: Es la cancelacin de los registros de los bienes en los inventarios
de la organizacin.
Catlogo de cuentas: Es un detalle de cuentas clasificadas de cada una de las
operaciones que realiza la empresa.
Codificar: Simbologa en forma numrica o alfabtica que permite identificar un
bien.
Cdigo de barras: Es la representacin de un conjunto de lneas paralelas
verticales que contienen determinada informacin a travs de cdigos y espacios
establecidos.
Constatacin fsica: Es reafirmar la existencia de, los activos fijos y bienes de
control, evaluar su estado empleando el menor tiempo posible utilizando el uso de
cdigos de barras y otros dispositivos de lectura.
Depreciacin: Es la cantidad del costo de un activo de planta, cargada a los gastos
a lo largo de su vida til.
Inventarios: es la comprobacin y recuento de las existencias fsicas de los
productos que puede haber en una empresa.
Mtodo de unidades de produccin: Es establecer una cantidad fija de
depreciacin para cada unidad de produccin.
Mtodo lnea recta: Es establecer un valor idntico de depreciacin para cada ao.
Obsolescencia: desvalorizacin de la vida til de un bien de consumo o capital, a
causa de un cambio econmico o un adelanto econmico.
Procedimiento: Es un documento escrito el cual describe de forma secuencial la
manera de cmo realizar una actividad para alcanzar un objetivo dado, dentro de un
alcance sealado.
51
HIPTESIS Y VARIABLES
en el Polimdico Martnez
52
HIPTESIS
VARIABLE
en el VD:
Mejorar
la
ejecucin
de
polticas
estandarizados
registros de
polticas,
proceso
registros
La
adicin
de
los
procesos
evitar
la
presencia
de
53
VARIABLES
DESCRIPCIN
INDICADORES
activos fijos.
de
un
control de
activos fijos.
de
VI:
Reestructuracin
registros respectivas
polticas
estandarizados
registros.
de
pacientes
entidad
VI: Adicin de los procesos Incorporacin de los proceso Manual
de
de
y/o
mantenimiento, de
mantenimiento
y/o mantenimiento
VD:
fijos.
Presencia
mobiliarios
VI:
Asignacin
responsable
salvaguardar
fijos
de
Nmero
de
equipos
de
un Denominacin
de funcionario
los
baja
activos fijos.
mdicos obsoletos.
de
comprometido activos
fijos
e
de
polticas.
54
Nmero de instrumentos
instrumentos mdicos.
mdicos perdidos.
prdidas de activos e
instrumentos mdicos.
de
cdigos
de
los
uno
a Registro de inventario de
de
control
de
fijo.
55
CAPITULO III
MARCO METODOLGICO
3.1. TIPO Y DISEO DE LA INVESTIGACIN Y SU PERSPECTIVA
GENERAL
Este trabajo tiene como finalidad establecer una direccin completa de la
situacin o estado en que se encuentran los activos fijos de la entidad, toda esta
problemtica ser estudiada a travs de diferentes mtodos de investigacin,
siendo de mucha importancia el razonamiento cientfico que servir de base para
los diferentes procedimientos aplicados en esta indagacin.
A continuacin dar a conocer las tcnicas implementadas en este trabajo de
investigacin:
-
INVESTIGACIN
BIBLIOGRFICA.-
debido
que
efectuamos
una
3.2.
LA POBLACIN Y LA MUESTRA
56
Para el presente trabajo la poblacin a estudiar est conformada por los empleados
y propietarios de la entidad el mismo que cumplen con determinadas funciones
dentro de la empresa, contribuyendo con mucho beneficio para este anlisis
investigativo continuando as con la indagacin aplicando mtodos estadsticos.
3.2.2. DELIMITACIN DE LA POBLACIN
Para este trabajo de investigacin se tomara un grupo determinado de personas que
pertenecen a este centro de salud, las mismas que tendrn un amplio conocimiento
de las actividades cotidianas llevadas a cabo por la entidad.
A continuacin desarrollaremos el siguiente cuadro que describe a la poblacin:
Cuadro 4. Delimitacin de la poblacin
No
UNIDADES DE OBSERVACIN
10
TOTAL:
POBLACIN
13
Fuente: Annabell Sarmiento y Ruth Muoz
El
57
58
CAPITULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS
4.1 ANLISIS DE LA SITUACION ACTUAL.
Para cumplir con las metas planteadas en esta investigacin, se procedi a
determinar la situacin actual del Polimdico Martnez con respecto a la
administracin de sus Activos Fijos.
Los resultados los obtuvimos aplicando las diferentes metodologas expuestas
anteriormente, estableciendo que es necesario el rediseo y adicin de procesos en
el rea de Activos Fijos, ya que contribuye a mejorar la administracin de la entidad.
Para esto se elabor una serie de preguntas dirigidas a los funcionarios del
Polimdico Martnez el cual se encuentra ubicado entre las calles Garca Moreno y
Pedro Carbo, con la finalidad de obtener ms conocimientos sobre las falencias que
se dan en el manejo, uso y administracin de Activos Fijos.
Figura 7.Mapa de Milagro
59
TABLA No 1
TIEMPO DE TRABAJO
Cuadro 5. Primera pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
1. Cunto tiempo tiene
laborando en el cargo
que desempea?
OPCIONES
PUNTUACIN PORCENTAJE
De 0 a 1 ao
8%
De 1 a 3 aos
38%
De 3 a 5 aos
23%
Ms de 5 aos
31%
15
100%
TOTAL
TIEMPO DE TRABAJO
8%
31%
De 0 a 1 ao
38%
23%
De 1 a 3 aos
De 3 a 5 aos
Ms de 5 aos
60
TABLA No 2
FALENCIAS EN LOS ACTIVOS FIJOS
Cuadro 6. Segunda pregunta de la encuesta.
CARACTERSTICAS
OPCIONES
Siempre
PUNTUACIN PORCENTAJE
0
0%
70%
15%
Pocas veces
0%
Nunca
15%
13
100%
TOTAL
FALENCIAS EN ACTIVOS
FIJOS Y CAJA
0%
0%
Siempre
15%
16%
Casi siempre
70%
Muchas veces
Pocas veces
Nunca
Con respecto a esta pregunta el personal en gran parte da una respuesta positiva en
cuanto a la existencia de falencias en Activos Fijos e indicando que todo esto se
debe a la presencia de activos fijos obsoletos, prdidas y/o extravos de
instrumentos mdicos, mal manejo de los activos fijos entre otros.
61
TABLA No 3
PROBLEMAS EN LOS TRATAMIENTOS MDICOS
Cuadro 7. Tercera pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
OPCIONES
PUNTUACIN PORCENTAJE
0%
61%
31%
causa
8%
0%
13
100%
de
los
fijos?
Nunca
TOTAL
TRATAMIENTOS MEDICOS
0% 0%
Siempre
8%
31%
Casi siempre
61%
Muchas veces
Pocas veces
Nunca
.
Fuente: Annabell Sarmiento y Ruth Muoz.
de
62
TABLA No 4
EXISTENCIA DE MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
Cuadro 8. Cuarta pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
OPCIONES
PUNTUACIN PORCENTAJE
4. Posee la empresa un
manual de Activos Fijos
que facilite el control de
Si
15%
No
11
85%
13
100%
bienes existentes en la
entidad?
TOTAL
EXISTENCIA DE MANUAL DE
ACTIVOS FIJOS
15%
Si
85%
No
.
De acuerdo a la tcnica empleada se observa que el 85% de los funcionarios
afirman que no existe un respectivo manual de Activos Fijos que contribuya al
correcto manejo de los bienes, es por ello que esta entidad se ve en la necesidad de
adquirir uno que no impida el desarrollo de sus actividades y que proporcione
mejoras con efectos positivos.
63
TABLA No 5
ESTADO DE LOS ACTIVOS FIJOS
Cuadro 9. Quinta pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
5.
Cmo
OPCIONES
considera
encuentran
Activos Fijos?
los
PUNTUACIN PORCENTAJE
Excelentes
0%
Muy Buenos
15%
Buenos
8%
Regular
69%
Malo
8%
13
100%
TOTAL
0%
15%
8%
Excelentes
Muy Buenos
69%
Buenos
Regular
Malo
Fuente: Annabell Sarmiento y Ruth Muoz.
Con relacin al estado en que se encuentran los activos fijos un 69% de los
encuestados manifiesta que se encuentran en regular estado un 15% en muy bueno,
un 8% en excelente y un 8% en mal estado, por lo cual se sugiere efectuar un
levantamiento de inventario para establecer el estado real de los bienes existentes
en la entidad.
64
TABLA No 6
CONSTATACIONES FSICAS
Cuadro 10. Sexta pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
OPCIONES
PUNTUACIN PORCENTAJE
8%
0%
15%
Fijos?
10
77%
13
100%
realizan
constataciones Trimestral
Nunca
TOTAL
CONSTATACIONES FISICAS
0%
8%
15%
Mensual
Trimestral
77%
Anual
Nunca
65
TABLA No 7
ASIGNACIN DE CUSTODIO
Cuadro 11. Sptima pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
7.
Considera
OPCIONES
PUNTUACIN PORCENTAJE
7
54%
Algo Importante
23%
23%
0%
13
100%
importante
asignar
un
Nada Importante
TOTAL
ASIGNACION DE CUSTODIO
0%
Muy
Importante
23%
54%
23%
Algo
Importante
Poco
Importante
Nada
Importante
66
TABLA No 8
CONOCIMIENTO DE LOS PROCESOS EXISTENTES
Cuadro 12. Octava pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
8.
Conoce
usted
OPCIONES
si
existe un proceso de
PUNTUACIN PORCENTAJE
Si
31%
No
69%
13
100%
CONOCIMIENTO DE LOS
PROCESOS EXISTENTES
31%
Si
69%
No
67
TABLA No 9
CODIFICACIN DE LOS ACTIVOS FIJOS
Cuadro 13. Novena pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
OPCIONES
PUNTUACIN PORCENTAJE
Si
62%
No
38%
13
100%
establecer
Activos
existentes
Fijos
en
la
Entidad?
TOTAL
CODIFICACIN DE LOS
ACTIVOS FIJOS
38%
62%
Si
No
Segn los resultados obtenidos en esta pregunta indica que un 62% de funcionarios
opina que es muy necesaria la implementacin de cdigos en los activos fijos ya
que les permitir ejecutar mejor sus tratamientos mdicos mediante la rpida
localizacin de los activos fijos, garantizando que ninguna de sus actividades se
veran interrumpidas.
68
TABLA No 10
IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL
Cuadro 14. Decima pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
10.
Est
usted
OPCIONES
PUNTUACIN PORCENTAJE
de Totalmente de
62%
15%
23%
0%
0%
13
100%
la desacuerdo
manejo, En desacuerdo
desacuerdo
TOTAL
IMPLEMENTACION DE UN
SISTEMA DE CONTROL
0% 0%
Totalmente de
acuerdo
23%
15%
62%
De acuerdo
Ni de acuerdo ni en
desacuerdo
De acuerdo a la encuesta realizada la mayor parte del personal est de acuerdo con
implementar un sistema de control de activos Fijos, el mismo que permitir mejorar
la administracin, manejo, custodia y control de los bienes existentes en la entidad.
69
70
4.3 RESULTADOS
Nuestro proyecto busca optimizar la administracin de bienes mediante el rediseo e
implementacin de un sistema de control de activos fijos, esto se lograr a travs de
la mejora y adicin de procesos que permita salvaguardar los bienes utilizados en
las diferentes actividades operativas de la entidad.
1. Cunto tiempo tiene laborando en el cargo que desempea?
Anlisis
De acuerdo a la encuesta realizada a los respectivos funcionarios de la entidad
podemos verificar que 4 personas tienen ms de cinco aos laborando en la
empresa, 3 personas de tres a cinco aos, 5 personas de uno a tres aos y 1
persona que recientemente se encuentra laborando en esta entidad.
Diagnostico
Se observa que el 38% pasa de los dos aos laborando en la entidad, por lo cual se
cree que posee un conocimiento ms fortifico sobre cada uno de los procesos que
se llevan a cabo en el rea de Activos Fijos.
2. Considera usted que existen falencias en el manejo de Activos fijos?
Anlisis
Al efectuar la encuesta 9 funcionarios opinan que casi siempre existen falencias en
el manejo de los Activos Fijos, 2 personas indican que muchas veces y 2 personas
que nunca.
Diagnostico
Se observa que el 69% del personal opina que existen falencias en el rea de
Activos Fijos debido a que se han dado un sinnmero de extravos de utensilios y
equipos mdicos, equipos de oficina as como tambin mobiliarios por la falta de
codificacin de los mismos.
71
72
73
74
9. Cree usted que es necesario establecer cdigos a cada uno de los activos
fijos existentes en la entidad?
Anlisis
Los respectivos resultados indican 8 personas estn de acuerdo en implementar
cdigos a cada uno de los bienes existentes en la empresa pero 5 personas piensan
lo contrario ya que esto provocara una prdida de tiempo y un retraso total en sus
actividades mdicas.
Diagnostico
Se observa que un 62% del personal est de acuerdo en implementar un sistema de
codificacin de Activos Fijos ya que ayuda a ubicar mejor los instrumentos y equipos
mdicos utilizados en las revisiones a los pacientes, evitando as prdidas o
extravos de los bienes.
10. Est usted de acuerdo con implementar un sistema de control de Activos
Fijos que permita mejorar la administracin, manejo, uso, custodia y control de
los mismos?
Anlisis
Finalmente los resultados a esta ltima pregunta indican que 10 personas estn
totalmente de acuerdo con la implementacin de un sistema de control de Activos
fijos en el Polimdico Martnez y 3 personas se encuentran dudosas.
Diagnostico
Se observa que un 62% est de acuerdo con la implementacin de este sistema de
gestin el cual permitir mejorar la administracin, manejo, custodia y control de
cada uno de los bienes existentes en las diferentes reas de la empresa.
75
INTERMEDIA
DESFABORABLE
PREGUNTA
FREC.
FREC.
FREC
70%
15%
15%
62%
31%
8%
10
77%
23%
0%
27
209%
69%
23%
TOTAL PORCENTAJE
ACUMULADO
PORCENTAJE INDIVIDUAL
300%
70%
23%
7%
favorables a nuestra primera hiptesis, la misma que est por encima de la regla de
decisin ya que sobrepasa el 50% por lo tanto es ACEPTADA.
Basndonos a resultados de las preguntas 2, 3 y 10 de las encuestas realizadas al
personal de la entidad, se podr mejorar la ejecucin de tratamientos mdicos tanto
a pacientes internos como externos, satisfaciendo sus necesidades con un servicio
de calidad.
76
Hiptesis 2.
Cuadro 16. Verificacin de hiptesis 2
FAVORABLE
INTERMEDIA
DESFABORABL
E
PREGUNTA
empresa un
Activos Fijos
el control de
existentes en
TOTAL
FREC.
FREC.
FREC
54%
38%
8%
11
85%
0%
15%
18
139%
38%
23%
TOTAL PORCENTAJE
ACUMULADO
PORCENTAJE INDIVIDUAL
200%
70%
19%
11%
77
Hiptesis 3.
Cuadro 17. Verificacin de hiptesis 3
FAVORABLE
INTERMEDIA
DESFABORABLE
PREGUNTA
5. Cmo
considera
usted el estado en que
se encuentran los
Activos Fijos?
8. Conoce
usted si
existe un proceso de
baja para los Activos
Fijos obsoletos?
TOTAL
FREC.
FREC.
FREC
10
77%
8%
15%
69%
0%
31%
19
146%
8%
46%
TOTAL PORCENTAJE
ACUMULADO
200%
PORCENTAJE INDIVIDUAL
73%
4%
23%
78
Hiptesis 4.
Cuadro 18. Verificacin de hiptesis 4
FAVORABLE
INTERMEDIA
DESFABORABLE
PREGUNTA
6. Cada qu periodo
se
realizan
constataciones
fsicas
de
los
Activos Fijos?
7. Considera usted
importante asignar
a un funcionario
para
que
se
encargue de la
custodia de los
Activos Fijos?
TOTAL
FREC.
FREC.
FREC
12
92%
0%
8%
10
77%
23%
0%
22
169%
23%
8%
TOTAL PORCENTAJE
ACUMULADO
200%
PORCENTAJE
INDIVIDUAL
84%
12%
4%
79
Hiptesis 5.
Cuadro 19. Verificacin de hiptesis 5
INTERMEDIA
DESFABORABLE
PREGUNTA
FREC.
FREC.
FREC
12
92%
0%
8%
12
92%
0%
8%
TOTAL PORCENTAJE
ACUMULADO
PORCENTAJE INDIVIDUAL
100%
92%
0%
8%
80
CAPITULO V
PROPUESTA
5.1. TEMA
Elaboracin de un modelo de Sistema de Control de Activos Fijos en el Polimdico
Martnez ubicado en la ciudad de Milagro.
5.2. FUNDAMENTACIN
Estudio del Sistema Actual
Esta es la primera fase del anlisis de sistemas de informacin, antes de comenzar a
disear un nuevo sistema de informacin el analista deber conocer y comprender la
situacin actual en la que se encuentra tanto la organizacin como su sistema de
informacin.
De esta manera el analista podr estudiar con mayor profundidad la causa los
problemas y las oportunidades que poseen la entidad y las autnticas necesidades
que finalmente tiene la organizacin.
Para estudiar la entidad el analista deber recopilar la suficiente informacin para
tener una comprensin profunda del momento actual. Para empezar el estudio de la
entidad como un sistema permite averiguar cules son los objetivos y las metas de
las mismas.
Tambin permite estudiar cmo se estructura y organiza la empresa y cmo
interactan sus partes para alcanzar los objetivos propuestos por la entidad.
Posteriormente se analiza el sistema de informacin actual, este estudio aporta
informacin de cmo se efectuar el trabajo, as como de las necesidades bsica de
informacin y de comunicacin de la empresa.
Despus de conocer cmo funciona la compaa y el sistema de informacin actual,
el analista comprobara qu problemas y oportunidades existen en la empresa.
En todos los casos es necesario analizar la situacin actual con profundidad para
poder examinar las autnticas dificultades del ente y de su sistema de informacin, y
81
no solamente aquellos inconvenientes ligeros que suelen ser identificados por los
interesados.
Por ltimo el analista deber detallar adecuadamente cules son los propsitos
especficos del nuevo sistema de informacin segn el funcionamiento actual de la
empresa, cmo se trabaja actualmente con el sistema de informacin de acuerdo a
las dificultades y oportunidades que se han hallado a lo largo de este perodo.
Para poder alcanzar todas estas metas, la fase de anlisis del sistema actual est
formada por 4 actividades mencionadas a continuacin:
-
Levantamiento de Informacin
Es un proceso en el cual el investigador colecciona datos e informacin de la
situacin actual de un sistema con el propsito de identificar problemas y
oportunidades de mejora.
Para esto se podr utilizar los diferentes mtodos mencionados a continuacin:
-
Entrevista
Observacin de actividades
Cuestionarios (encuestas)
Se procede a evaluar las funciones y clasificar las labores propias del cargo
Portada
Misin de la institucin
Marco legal
Organigrama
Simbologa
Indicadores de gestin 21
Manual de Polticas
El conocer las polticas de una entidad proporciona un marco de referencia en el que
se basa toda accin administrativa.
Las polticas proporcionan el antecedente para deducir por qu las actividades se
hacen en determinada forma.
La importancia de un manual de polticas radica en que representa un recurso
tcnico para ayudar a la orientacin del personal.
Puede ayudar a instaurar polticas y procedimientos y a proporcionar soluciones
efectivas a los malos entendidos, tambin permite mostrar cmo el funcionario
puede ayudar a que se cumplan los objetivos establecidos por la institucin.
El manual de polticas se relaciona prcticamente con todos los dems tipos de
manuales y su importancia reside en que puede intervenir sobre ellos.
84
ndice
Introduccin
Instrucciones
Revisiones y recomendaciones
Organigrama
Declaracin de polticas 22
Mejoramiento de Procesos
Es un propsito asumido por todos los funcionarios de la institucin, acompaado
por una actitud orientada al mantenimiento y mejora de los procesos de una
determinada rea o entidad.
85
El Ciclo de Mejoramiento
Esta teora nos permite administrar en forma estructurada los proyectos de
mejoramiento orientados a satisfacer las mltiples necesidades de los clientes y a
obtener productividad en los procesos. Se lo conoce con el nombre de ciclo de
Deming = PHVA, el mismo que sirve para:
-
Mejorar procesos
Solucionar problemas
Estandarizar procesos
Este ciclo est compuesto por cuatro etapas como es planear, hacer, verificar y
ajustar.23
Diagrama de Flujos
Es una representacin grfica de los pasos en un proceso, til para establecer cmo
funciona realmente el proceso para producir un producto, servicio, informacin o una
mezcla de los tres.
Al inspeccionar cmo los distintos pasos en un proceso se relacionan entre s, se
puede revelar con frecuencia las fuentes de problemas potenciales.
Estos grficos describen los pasos de un proceso.
Utilizacin de un Diagrama de Flujos
A continuacin daremos a conocer la metodologa para preparar un diagrama de
flujo:
23MEJIA, Braulio: Gerencia de procesos para la organizacin y el control interno de empresas de
Propsito
Hacer preguntas
Revisin
Determinar oportunidades24
87
5.3 . JUSTIFICACIN
En base a las investigaciones efectuadas anteriormente podemos decir que la
propuesta surge debido a la incorrecta ejecucin de tratamientos mdicos por:
-
Es por eso que esta tesis se efecta con la finalidad de elaborar un sistema de
control de activos fijos que facilite su ubicacin, uso, identificacin de custodios y
estado fsico de los bienes.
Este sistema de control a aplicarse comprender un conjunto de procedimientos,
polticas y registros que permitirn la optimizacin en el uso, administracin y control
de los mismos.
88
existentes en la
entidad.
-
OBJETIVOS
que
permita
mejorar
la
ejecucin
de
tratamientos
mdicos
hospitalizaciones.
5.4.2. OBJETIVO ESPECIFICO
-
5.5 . UBICACIN
Nuestro proyecto se llevara a cabo en el Polimdico Martnez situado en:
Pas: Ecuador
Provincia: Guayas
89
Ciudad: Milagro
Direccin: Dr. Gabriel Garca Moreno y Pedro Carbo
Figura 8.Ubicacin de entidad.
Fuente: Maps.google.
5.6 . FACTIBILIDAD
En lo Econmico
Para iniciar con las indagaciones y el desarrollo de la propuesta la entidad deber
poseer un espacio fsico destinado para el levantamiento de la informacin, estudio y
anlisis de datos e implementacin de la propuesta, tambin se necesitarn de los
siguientes recursos:
90
ACTIVIDADES
CANTIDAD
RECURSOS
ESPACIO FSICO
Oficina
EQUIPOS
Computadora Porttil
Calculadora
DISEO
SUMINISTROS
2
Libreta de apuntes
Caja de resaltadores
Caja de Bolgrafos
MUEBLES Y ENSERES
Escritorio
Sillas plsticas
IMPLEMENTACIN
SERVICIOS
1
Internet
75
Copias
100
Impresiones
EQUIPOS
Computadora Porttil
Calculadora
Software generador de Cdigo de
Barras
SUMINISTROS
2
En lo Tcnico
Estos espacios de trabajo debern contar con personal que contribuya a efectuar el
respectivo levantamiento, evaluacin de informacin en el rea de activos fijos para
su posterior implementacin, el mismo que se revelar a continuacin:
91
1
2
ACTIVIDADES
CANT.
DISEO
TALENTO HUMANO
Investigador
Encuestador
Asistente Inventario
IMPLEMENTACIN
DIFUSIN
Instructor
1
capacitacin
Fuente: Annabell Sarmiento y Ruth Muoz.
En lo Legal
Dentro del mbito legal nos regiremos de acuerdo a las Normas Internacionales de
Informacin Financiera para efectuar un correcto registro contable de cada uno de
los activos fijos.
Tambin nos basaremos en una serie de polticas detallas en cada uno de los
procedimientos del rea de Activos Fijos, las mismas que debern ser respectadas
por propietarios y funcionarios dentro de la entidad.
5.7 DESCRIPCIN DE LA PROPUESTA
5.7.1 ACTIVIDADES
Situacin Actual
El Polimdico Martnez ha venido desarrollando sus actividades alrededor de 10
aos consecutivos, prestando servicios mdicos a la comunidad milagrea.
Dentro de este centro de salud se crean diferentes reas detalladas en el respectivo
Organigrama Estructural, el mismo que muestra las principales funciones dentro de
la organizacin y las relaciones existentes entre ellas. (ANEXO 3)
Hoy por hoy esta institucin cuenta con tres propietarios, pero es administrada por la
Dra. Martha Martnez de Saltos, tambin posee trece funcionarios operando en las
diferentes reas de la entidad, los mismos que tienen asignadas sus respectivas
funciones y responsabilidades de acuerdo al Manual de Funciones. (ANEXO 4)
La entidad conserva 139 bienes muebles, es decir posee un rubro considerable en
inversin de activos fijos de los cuales no son tomados con importancia, ya que no
92
Levantamiento de la informacin.
Para efectuar el respectivo levantamiento de informacin iniciamos aplicando la
tcnica de observacin de una manera general, es decir visualizamos de forma
global el medio ambiente en el que opera la entidad. Luego aplicamos la tcnica de
observacin al personal, con la finalidad de obtener un revelamiento de las
actividades diarias que realizan los funcionarios en este centro de salud.
Posteriormente ejecutamos la tcnica de observacin del camino o ruta, indagando
cmo se lleva a cabo cada uno de los procesos dentro de la entidad, si existen
registros, polticas y/o manuales que sustenten el hecho.
Como complemento a esto aplicamos una serie de encuestas, las mismas que nos
permitieron detectar una serie de problemas en el rea de activos fijos, mediante la
recopilacin de datos e informacin por parte de cada uno de los involucrados en el
proceso de adquisicin, ingreso y traslado de los bienes existentes en la entidad.
Para finalizar con la primera actividad efectuamos un levantamiento fsico de activos
fijos en las diferentes reas del Polimdico Martnez, observando realmente las
93
Inventario de procesos
Manuales de procesos
94
POLIMEDICO MARTINEZ
GERENCIA
(PROPIETARIOS)
REA DE INFORMACIN Y
ENFERMERA
ASESOR TRIBUTARIO
(3 ENFERMERAS)
REA DE
GINECOLOGA
REA DE
MEDICINA
GENERAL
(2 GINECLOGOS)
S A<
(2 MDICOS
GENERALES)
REA DE
PSICOLOGA
REA DE
TERAPIA
REA DE ASEO Y
LIMPIEZA
(1 PSICLOGO)
(1 TERAPISTA)
(1 CONSERJE)
95
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIN DEL CARGO
DENOMINACIN: Gerente
REA: Gerencia
REPORTA A: Propietarios
SUPERVISA A: Todos los funcionarios de las diferentes reas.
FUNCIN BSICA
- Verificar que se cumplan con todos los lineamientos establecidos por la entidad.
RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES QUE DESEMPEA
1. Aprobar solicitud de compra enviada por las diferentes reas.
2. Verificar que los bienes muebles (equipos mdicos, mobiliarios, instrumentos
mdicos, etc.) de la entidad se encuentren en buen estado.
3. Provee autorizacin para que se efectu la compra de un bien mueble (equipos
mdicos, mobiliarios, instrumentos mdicos, etc.).
4. Aprueba que los bienes muebles de la entidad sean transferidos a diferentes
lugares.
5. Comunicar a dems propietarios de las decisiones tomadas.
6. Aprobar solicitud de reparacin o mantenimiento de un bien mueble (equipos
mdicos, mobiliarios, instrumentos mdicos, etc.).
7. Ordena los pagos a proveedores.
8. Delega responsabilidades a dems propietarios de la entidad.
9. Velar por el cumplimiento de las normas de salud y las disposiciones
presentadas por el ministerio de salud.
96
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIN DEL CARGO
FUNCIN BSICA
- Diagnosticar el estado del paciente y prescribir recetas mdicas.
RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES QUE DESEMPEA
1. Verificar el historial clnico del paciente
2. Solicitar la adquisicin de equipos mdicos nuevos
3. Solicitar el mantenimiento y/o reparacin de equipos e instrumentos mdicos
4. Solicitar la transferencia interna del activos fijos
5. Prescripcin de recetas mdicas
6. Evaluar el estado del paciente
7. Notifica daos de activos fijos
8. Lleva un control de los pacientes atendidos diariamente
9. Efecta pedidos de suministros tales como gasas, jeringas, alcohol, etc.
10. Solicita traslados de pacientes con diagnostico urgente
11. Salvaguardar cada uno de los bienes existentes en su rea
12. Revisin de exmenes clnicos
97
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIN DEL CARGO
DENOMINACIN: Gineclogo
REA: rea de Ginecologa
REPORTA A: Gerencia
SUPERVISA A: Enfermera
FUNCIN BSICA
- Diagnosticar el estado del paciente y prescribir recetas mdicas.
RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES QUE DESEMPEA
1. Verificar el historial clnico del paciente
2. Solicitar la adquisicin de equipos mdicos nuevos
3. Solicitar el mantenimiento y/o reparacin de equipos e instrumentos mdicos
4. Solicitar la transferencia interna del activos fijos
5. Prescripcin de recetas mdicas
6. Evaluar el estado del paciente
7. Examinar el periodo de gestacin de mujeres
8. Notifica daos de activos fijos
9. Lleva un control de los pacientes atendidos diariamente
10. Efecta pedidos de suministros tales como gasas, jeringas, alcohol, etc.
11. Solicita traslados de pacientes con diagnostico urgente
12. Salvaguardar cada uno de los bienes existentes en su rea
13. Revisin de exmenes clnicos
98
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIN DEL CARGO
DENOMINACIN: Psiclogo
REA: rea de Psicologa
REPORTA A: Gerencia
SUPERVISA A: Enfermera
FUNCIN BSICA
- Diagnosticar el estado del paciente y prescribir recetas mdicas.
RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES QUE DESEMPEA
1. Verificar el historial clnico del paciente
2. Notifica daos de activos fijos
3. Lleva un control de los pacientes atendidos diariamente
4. Efecta pedidos de suministros tales como gasas, jeringas, alcohol, etc.
5. Solicita traslados de pacientes con diagnostico urgente
6. Salvaguardar cada uno de los bienes existentes en su rea
7. Revisin de exmenes clnicos
8. Solicitar la adquisicin de equipos mdicos nuevos
9. Solicitar el mantenimiento y/o reparacin de equipos e instrumentos mdicos
10. Solicitar la transferencia interna del activos fijos
11. Prescripcin de recetas mdicas
12. Evaluar la salud mental del paciente.
13. Efectuar test al paciente
99
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIN DEL CARGO
DENOMINACIN: Terapista
REA: rea de Terapia
REPORTA A: Gerencia
SUPERVISA A: Enfermera
FUNCIN BSICA
- Diagnosticar el estado del paciente y prescribir recetas mdicas.
RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES QUE DESEMPEA
1. Verificar el historial clnico del paciente
2. Solicitar la adquisicin de equipos mdicos nuevos
3. Solicitar el mantenimiento y/o reparacin de equipos e instrumentos mdicos
4. Solicitar la transferencia interna del activos fijos
5. Prescripcin de recetas mdicas
6. Evaluar el estado del paciente
7. Notifica daos de activos fijos
8. Lleva un control de los pacientes atendidos diariamente
9. Efecta pedidos de suministros tales como gasas, jeringas, alcohol, etc.
10. Solicita traslados de pacientes con diagnostico urgente
11. Salvaguardar cada uno de los bienes existentes en su rea
12. Revisin de exmenes clnicos
13. Efectuar tratamientos de relajacin
100
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIN DEL CARGO
DENOMINACIN: Enfermera
REA: rea de Informacin y Enfermera
REPORTA A: Gerencia
SUPERVISA A: Conserje
FUNCIN BSICA
- Colaborar en lo que sea necesario con los mdicos del Polimdico.
RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES QUE DESEMPEA
1. Recepcin diaria de cobranza causada por pago de consultas.
2. Manejo de facturas y comprobantes que sustenten la adquisicin de algn bien
mueble (equipos mdicos, mobiliarios, instrumentos mdicos, etc.)
3. Creacin de carpetas de pacientes para registros de diagnsticos.
4. Contesta y realiza llamadas.
5. Notifica solicitudes presentadas por las diferentes reas a Gerencia
6. Pide cotizaciones a diferentes proveedores.
7. Realizar pedidos a proveedores.
8. Realizacin de pagos a proveedores y empleados.
9. Manejo de caja chica.
10. Ejecuta cierres de caja.
11. Efectuar reportes de bienes devueltos.
12. Realizar un pre diagnostico a pacientes (tomar presin, pesar, etc.)
101
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIN DEL CARGO
DENOMINACIN: Conserje
REA: rea de Bodega y Limpieza
REPORTA A: Enfermera
SUPERVISA A: Ninguno
FUNCIN BSICA
- Controlar adecuadamente el manejo, almacenamiento y conservacin de los
bienes muebles as como ejecutar labores de limpieza en la entidad.
RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES QUE DESEMPEA
1. Realizar tareas de aseo y limpieza en la entidad tanto a las diferentes reas
como a los mobiliarios.
2. Mantener ordenada toda la entidad.
3. Supervisar cmara de seguridad.
4. Efectuar el trasladado de los bienes muebles (equipos mdicos, mobiliarios,
instrumentos mdicos, etc.) a las diferentes reas.
5. Realiza el ingreso de bienes muebles a bodega.
6. Trasladar bien mueble (equipos mdicos, mobiliarios, instrumentos mdicos,
etc.) a lugar de reparacin.
7. Llevar un control de bienes muebles entregados y recibidos (equipos mdicos,
mobiliarios, instrumentos mdicos, etc.)
8. Al recibir bienes muebles verificar que encuentre con los requisitos establecidos
en factura o en solicitud.
102
Inventario de procesos
POLIMEDICO MARTINEZ
PROCESO DE ADQUISICIN DE
ACTIVOS FIJOS
ADQUISICIN DE INSTRUMENTOS
MDICOS
ADQUISICIN DE EQUIPOS
MDICOS Y/O MOBILIARIOS
PROCESO DE INGRESO DE
ACTIVOS FIJOS
PROCESO DE TRANSFERENCIA
INTERNA DE ACTIVOS FIJOS
103
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE INSTRUMENTOS MDICOS
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Adquirir nuevos instrumentos mdicos con la finalidad de cubrir
las necesidades de las diferentes reas de la entidad y dar una
mejor atencin medica al paciente.
2.0 ALCANCE
Aplica a todas las adquisiciones relacionadas con instrumentos
mdicos tales como: pinzas, tijeras, agujas, termmetros, etc.
Se regirn por este procedimiento todos los funcionarios
relacionados con el manejo de los activos fijos en las diferentes
reas de esta entidad.
3.0 RESPONSABILIDAD
rea solicitante: Encargada de requerir instrumentos mdicos
nuevos para su uso.
Enfermera: Encargada de realizar la respectiva cotizacin para
la posterior adquisicin de instrumentos mdicos.
Conserje: Se encarga de recepcionar la mercadera.
4.0 DEFINICIONES
COMPRAS DE INSTRUMENTOS MDICOS
Se denomina instrumentos mdicos a las pinzas, tijeras
mdicas, estetoscopio, tensimetro, termmetros, linternas, etc.
Su costo no deber exceder de los $50,00.
104
POLIMEDICO MARTINEZ
No
ACTIVIDADES
5.0
5.1
POLTICAS
Toda adquisicin de instrumentos mdicos deber ser
desembolsada de caja.
Todo el personal de las diferentes reas de esta entidad es
responsable del uso de los equipos, instrumentos mdicos
y mobiliarios existentes.
Es responsabilidad de la enfermera efectuar las
adquisiciones.
El conserje ser el responsable de receptar los
instrumentos mdicos en bodega.
5.2
5.3
5.4
6.0
UNIDAD DE
TRABAJO
PROCEDIMIENTO
6.1
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
ELABORADO POR:
ANNABELL SARMIENTO Y
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
rea
Solicitante
Enfermera
Conserje
PAGINA:
105
ACTIVIDAD
Enviar
requerimiento de
adquisicin
de
instrumentos
mdicos
Receptar
requerimiento de
adquisicin
de
instrumentos
mdicos.
Revisar el listado
de proveedores
existente en la
entidad
para
determinar
el
proveedor
pertinente.
A.
GINEC.
A. MED.
GENER.
A. PSICOL. A.
TERAPI.
A. BOD. Y
LIMP.
rea
Solicitante
Enfermera
Enfermera
RECEPTAR
REQUERIMIENTO
DE
INSTRUMENTOS
MDICOS
REVISAR
LISTADO DE
PROVEEDORES
106
Seleccionar
el
proveedor
idneo
para la adquisicin
de
instrumentos
mdicos.
Enviar el pedido de
materiales
(instrumentos
mdicos)
a
proveedores
va
correo electrnico.
SELECCIONAR
PROVEEDOR
IDNEO
Enfermera
Enfermera
Receptar
el
instrumento mdico
solicitado a bodega.
Enfermera
ENVIAR PEDIDO
DE
MATERIALES A
PROVEEDOR
RECEPTAR EL
INSTRUMENTO
MDICO EN
BODEGA
107
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE EQUIPOS MDICOS Y/O MOBILIARIOS.
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Adquirir nuevos mobiliarios y equipos mdicos con la finalidad
de cubrir las necesidades de las diferentes reas de esta
entidad y dar una mejor atencin medica al paciente.
2.0 ALCANCE
Aplica a todas las adquisiciones relacionadas con bienes
muebles tales como: equipos mdicos, escritorios, sillas,
armarios, camillas, etc. Se regirn por este procedimiento
todos los funcionarios relacionados con el manejo de los
activos fijos en las diferentes reas de esta entidad.
3.0 RESPONSABILIDAD
Gerencia: Encargado de la aprobacin de las compras de los
bienes muebles adquiridos por la empresa.
Enfermera: Encargada de realizar la respectiva cotizacin
para su posterior adquisicin.
Conserje: Se encarga de recepcionar el equipo mdico y/o
mobiliario pedido por las diferentes reas solicitantes.
4.0 POLTICAS
4.1 Toda adquisicin de equipo mdico y/o mobiliarios mayor a
$50,00 deber ser aprobada por Gerencia.
4.2 Es responsabilidad del conserje, verificar que el activo fijo se
encuentre en perfecto estado.
4.3 Todo el personal de las diferentes reas de esta entidad es
responsable del uso de los equipos, instrumentos mdicos y
mobiliarios existentes.
108
POLIMEDICO MARTINEZ
No
ACTIVIDADES
4.4
4.5
5.0
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
UNIDAD DE
TRABAJO
5.8
5.9
ELABORADO POR:
ANNABELL SARMIENTO Y
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
rea
Solicitante
Enfermera
Gerencia
Enfermera
Conserje
PAGINA:
109
No
ACTIVIDAD
RESPONSAB
Enviar
requerimiento
de
adquisicin
de
equipos
mdicos
y/o mobiliarios.
rea Solicitante
Receptar
requerimiento
de
adquisicin
de
equipos
mdicos
y/o mobiliario.
Solicitar
cotizaciones
a
proveedores
va
correo electrnico.
Enfermera
GERENCIA
A.INF. Y
ENFERM.
A.
GINEC.
A. MED.
GENER.
A.
PSICOL.
A.
TERAPI.
A. BOD.
Y LIMP.
RECEPTAR
REQUERIMIENTO
DE ADQUISICIN
DE EQUIPOS
MDICOS Y/O
Enfermera
SOLICITAR
COTIZACIONES A
PROVEEDOR
110
Receptar
las
cotizaciones para
su
posterior
aprobacin.
Enfermera
Enviar cotizaciones
va
correo
electrnico
a
Gerencia para su
revisin.
Revisar
cotizaciones
eligiendo la mejor
opcin en cuanto a
calidad y precio.
Enfermera
Gerencia
RECEPTAR
COTIZACIONES
PARA SU
APROBACIN
ENVIAR
COTIZACIONES A
GERENCIA PARA
SU REVISIN
REVISAR
COTIZACIONES
ELIGIENDO LA
MEJOR OPCIN
111
Aprobar
el
requerimiento de la
compra del equipo
mdico
y/o
mobiliarios.
Realizar
el
respectivo pedido
de
equipos
mdicos
y/o
mobiliarios.
Receptar el equipo
mdico
y/o
mobiliario
en
bodega.
Gerencia
APROBAR
REQUERIMIENTO
DE LA COMPRA
Enfermera
Conserje
REALIZAR
PEDIDO DE
EQUIPOS
MDICOS Y/O
MOBILIARIOS
RECEPTAR EL
EQUIPO
MDICO Y/O
MOBILIARIO
112
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS.
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Verificar y controlar correctamente los activos fijos que
ingresan para ser utilizados por las diferentes reas, con el
propsito de conocer especficamente el lugar donde se
2.0 encuentra cada uno de ellos.
ALCANCE
Aplica a toda lo relacionado con el ingreso de bienes muebles
tales como: equipos mdicos, mobiliarios, instrumentos
mdicos, etc.
Con este proceso se guiaran todos los
3.0 involucrados en dar el ingreso de los bienes muebles a la
entidad.
RESPONSABILIDAD
Enfermera: Encargado de notificar a la gerencia del ingreso
de los mobiliarios o instrumentos mdicos adquiridos.
4.0 Conserje: Encargado de realizar el pertinente ingreso al rea
4.1 solicitante.
POLTICAS
4.2 Es responsabilidad del rea solicitante cuidar del mobiliario o
instrumento medico adquirido.
4.3 En caso de que el activo fijo se encuentre en mal estado o
ser devuelto.
4.4 El Conserje ser el encargado de efectuar el respectivo
ingreso del bien.
Para cada ingreso de bienes muebles se deber actualizar el
inventario de activos fijos.
113
POLIMEDICO MARTINEZ
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
5.0
PROCEDIMIENTO
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
ELABORADO POR:
ANNABELL SARMIENTO Y
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
Conserje
Enfermera
PAGINA:
114
No
1
ACTIVIDAD
RESPONS.
Recepcionar el activo
fijo en bodega.
Conserje
A. INF. Y
ENFERM.
A.
GINEC.
A. MED.
GENER.
A.
PSICOL.
A.
TERAPI.
A. BOD.
Y LIMP.
RECEPCIONAR
EL ACTIVO FIJO
EN BODEGA
GERENC.
REVISAR QUE EL
ACTIVO FIJO SE
ENCUENTRE EN
PERFECTO
ESTADO
Notificar a enfermera
sobre la llegada del
activo fijo a bodega.
Conserje
NOTIFICAR
SOBRE LA
LLEGADA DEL
BIEN A BODEGA
115
Efectuar el respectivo
pago a proveedor por la
adquisicin del activo
fijo.
Enfermera
EFECTUAR EL
RESPECTIVO
PAGO A
PROVEEDOR
Enfermera
ACTUALIZAR EL
INVENTARIO DE
ACTIVOS FIJOS
Actualizar el inventario
de activos fijos existente
en la entidad.
Ordenar a que se
proceda el ingreso de
activos fijos a bodega.
Enfermera
ORDENAR EL
INGRESO DEL
BIEN A BODEGA
116
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA INTERNA DE ACTIVOS FIJOS.
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Permitir identificar los cambios de usuarios o ubicacin
fsica de los bienes muebles de la entidad con el
propsito de llevar un adecuado control de los bienes
2.0 existentes en a la entidad.
ALCANCE
Los requisitos de este procedimiento aplica a todas las
solicitudes de transferencias de bienes muebles que
posee la entidad tales como: equipos mdicos,
mobiliarios, instrumentos mdicos, etc.
Con este
3.0 proceso se regirn todas las personas encargadas de
realizar la transferencia.
RESPONSABILIDAD
rea solicitante: Encargada de notificar la transferencia
del bien para su uso correspondiente.
Enfermera: Delegada de comunicar a Gerencia sobre el
traspaso del bien a otras reas.
4.0 Conserje: Encargado de realizar el del traslado del bien
4.1 al rea que requiere de su uso.
POLTICAS
4.2 Toda transferencia interna deber ser notificada al rea
de informacin y enfermera.
4.3 Ser responsable del traslado interno del Activo Fijo el
Conserje.
Se deber actualizar el inventario de Activos Fijos al
momento de efectuar alguna transferencia interna.
117
POLIMEDICO MARTINEZ
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
5.0
PROCEDIMIENTO
5.1
5.2
5.3
5.4
rea Solicitante
Enfermera
Aprobar el requerimiento de pedido de Activos
Fijos para proceder a transferir el mismo al rea
solicitada.
Ordenar a conserje que proceda a transferir el
activo fijo.
Conserje
5.5
5.6
ELABORADO POR:
ANNABELL SARMIENTO Y
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
Enfermera
FECHA:
16/12/2012
PAGINA:
118
No
ACTIVIDAD
Enviar
el
requerimiento
de
pedido de activos
fijos al rea de
informacin
y
enfermera.
Receptar
el
requerimiento
de
pedido de activos
fijos por parte del
rea solicitante.
Aprobar
el
requerimiento
de
pedido de activos
fijos
para
su
posterior
transferencia.
RESPONS.
GERENC.
A.INF. Y
ENFERM.
Enfermera
A. MED.
GENER.
A.
PSICOL.
A.
TERAPI.
A. BOD.
Y LIMP.
rea Solicitante
Enfermera
A.
GINEC.
RECEPTAR EL
REQUERIMIENTO
DE PEDIDO DE
ACTIVOS FIJOS
APROBAR EL
REQUERIMIENTO
DE PEDIDO DE
ACTIVOS FIJOS
119
Ordenar a conserje
que se proceda a
transferir el bien.
Enfermera
Actualizar
el
inventario de activos
fijos en la seccin
ubicacin.
Enfermera
ORDENAR A QUE
SE PROCEDA A
TRANSFERIR EL
BIEN
ACTUALIZAR EL
INVENTARIO DE
ACTIVOS FIJOS
EN LA SECCIN
UBICACIN
Transferir el activo
fijo
al
rea
solicitante.
Conserje
TRANSFERIR EL
ACTIVO FIJO AL
REA
SOLICITANTE
120
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
CARACTERST.
COLOR
Muebles
Sala de Espera
N.I.
Mostaza
Muebles
Sala de Espera
N.I.
Mostaza
Muebles
Sala de Espera
N.I.
Mostaza
Muebles
Sala de Espera
N.I.
Mostaza
Muebles
Sala de Espera
N.I.
Mostaza
Muebles
Sala de Espera
N.I.
Mostaza
Muebles
Sala de Espera
N.I.
Mostaza
Mesa de madera
Sala de Espera
N.I.
Televisor
Sala de Espera
SMC
10
Lmpara de emergencia
Sala de Espera
AOSDA
11
Ventiladores
Sala de Espera
HUNTER
12
Tacho de basura
Sala de Espera
13
Soporte de televisor
14
Blanco
Blanco
PYCCA
Sala de Espera
PYCCA
Fierro
Negro
Ventiladores
Sala de Espera
HUNTER
Blanco
16
Armario metlico
Sala de Espera
N.I.
Negro
16
Ventiladores
Sala de Espera
HUNTER
Blanco
17
Soporte de extintores
Sala de Espera
KIDDE
Fierro
Negro
18
Soporte de extintores
Sala de Espera
KIDDE
Fierro
Negro
121
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
CARACTERST.
Mediana cuadrada
COLOR
19
Balanza de piso
CAMRY
Blanco
20
Dispensador de agua
SMC
21
Archivador - bandeja
N.I.
Naranja
22
Archivador - bandeja
N.I.
Naranja
23
Archivador - bandeja
N.I.
Naranja
24
Silla plstica
Sala de Espera
PYCCA
Beige
25
Esterilizador
STAR
26
Ventilador
SMC
Blanco
27
Ventiladores
HUNTER
Blanco
28
Esterilizador
STAR
Negro
29
NEVO
P-115
Plomo
30
Bandejas plsticas
PYCCA
Blanco
31
Bandejas plsticas
PYCCA
Blanco
32
Cajonera metlica
N.I.
Metlica de 3 cajones
Negro
33
Cajonera plstica
PYCCA
Plstica de 3 cajones
Negro
34
Cajonera plstica
PYCCA
Plstica de 3 cajones
Negro
35
Cajonera plstica
PYCCA
Plstica de 2 cajones
Negro
36
Cajonera plstica
PYCCA
Plstica de 6 cajones
Negro
122
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
rea de Infor. y Enf.
MARCA
37
Cajonera plstica
PYCCA
38
Armario metlico
N.I.
39
Bandejas plsticas
40
Monitor
41
CARACTERST.
COLOR
Plstica de 1 cajn
Blanco
Negro
PYCCA
Blanco
XEROX
LCD
Negro
Pinza quirrgica
N.I.
Grande
Plateado
42
Bistur
N.I.
Mediano
Plateado
43
Tijera quirrgica
N.I.
Mediana
Plateado
44
Pinzas quirrgica
N.I.
Pequea
Plateado
45
Bistur
N.I.
Grande
Plateado
46
Teclado
GENIOS
Grande rectangular
47
Impresora
BROTHE
48
Escritorio ejecutivo
N.I.
49
CPU
SUPER
POWER
50
Grapadora
RAPESCO
51
Contenedor biolgico
cortopunzantes
BIOLIFE
52
ACE
53
Contenedor biolgico
cortopunzantes
BIOLIFE
54
ACE
55
Balanza de piso
CAMRY
Caki
Plomo con Negro
Plomo con Negro
Hds 240
Plateado
Rojo
Caki
Rojo
Caki
Pequea cuadrada
123
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
CARACTERST.
COLOR
56
RIESTER
Grande de pie
Azul
57
Televisor
SMC
De 14" pulgadas
58
Cajonera
PYCCA
Cajn montado
Negro
59
Cajonera
PYCCA
Cajn montado
Blanco
60
Soporte de televisor
PYCCA
de 25cm x 30cm
Negro
61
Tensimetro manual
PHYGMOMONO
HETER
62
Escritorio de 2 cajones
N.I.
63
Cajonera
PYCCA
64
Armario de metal
N.I.
65
NEVO
66
Tacho de basura
PYCCA
67
Mouse
GENIUS
Optical mouse 5v
Negro
68
Archivador
PYCCA
Mediano
Blanco
69
Calculadora
KENKO
Dual
Plomo
70
Camilla mvil
rea de Terapia
VAM
Rectangulares de 1, 30 x
1m
Negro
71
Secador de mano
rea de Terapia
XINDA
Redondeado
Plomo
72
Escritorio en L
rea de Terapia
N.I.
73
rea de Terapia
PYCCA
Negro
Negro
Cajn montado
Blanco
De 2 cajones
Negro
P-100.
Negro
Beige
124
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
74
Intercomunicador
PANASONIC
75
Silla Ejecutiva
76
Armario de metal
77
CARACTERST.
COLOR
Kx-tc1040
Caki
PYCCA
Negro
rea de Terapia
PYCCA
Negro
rea de Terapia
PYCCA
Silla Toledo
Beige
78
rea de Terapia
PYCCA
79
rea de Terapia
PYCCA
80
rea de Terapia
PYCCA
81
rea de Terapia
VAM
82
Tensimetro manual
rea de Terapia
N.I.
de uso personal
Rojo
83
Impresora
Bodega
EPSON
Imprime, copia,
Plomo
84
Camilla
Bodega
VAM
35 A, ruedas
Beige
85
Camilla
Bodega
VAM
35 A, ruedas
Beige
86
rea de Terapia
PYCCA
De platico
Negro
87
Biombo medico
rea de Terapia
Beige
88
Porta suero
rea de Terapia
MEDICAL
EXPO
89
Camilla
Bodega
VAM
90
Aire acondicionad.
Bodega
TECNO
91
Camilla
Bodega
VAM
92
Calculadora
PRODIMEDA
Beige
Beige
Beige
Caf
De 2.40m, de metal
Beige
35 A, ruedas
Beige
Empotrado
Beige
35 A, ruedas
Beige
Pequea cuadrada
Negro
125
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
CARACTERST.
plsticas de 4 patas con espaldar
confortable
plsticas de 4 patas con espaldar
confortable
COLOR
93
Silla de espera
PYCCA
94
Silla de espera
PYCCA
95
Mini refrigeradora
SAMSUNG
96
Escritorio ejecutivo
N.I.
97
Dispensador ambiental
AIR WICK
98
Silln reclinable
N.I.
BIOLIFE
Rojo
BIOLIFE
Rojo
99
100
Contenedor bilgico de
cortopunzantes
Contenedor bilgico de
cortopunzantes
8 pies, cuadrada
en forma de L
Negro
Negro
Blanco
Verde con Negro
Pequeo
Blanco
Negro
101
Tacho de basura
PYCCA
102
Mueble
N.I.
Mostaza
103
VITRO
ACERO
104
Ambuntalor
Beige
105
Tacho de basura
Verde
106
Shailn peditrico
Negro
107
Mesa
N.I.
Negro
108
Tanque de oxgeno
GLOCWELD
grande, de 2 LPM
Blanco
PYCCA
Mediana
126
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
NIKON
CARACTERST.
Simultneamente. 14 cm. 26cm
COLOR
109
Estereoscopio
110
Shailn mdico
Negro
111
Succionador
Blanco
112
Aire acondicionado
KDK
Empotrado
Blanco
113
Aire acondicionado
SAMSUNG
Empotrado
Beige
114
WELCH
ALLYN
115
Biombo mdico
116
Balanza peditrica
HEALTH O
METER
117
Purificador de aire
CARICO
118
Ventilador
SMC
119
Escritorio Ejecutivo
N.I.
120
Estereoscopio
121
Equipo de diagnostico
122
Tacho de basura
123
44300
Plateado
Beige con tela
blanca
Horizontal
Blanco
Tipo 2 mediano
Negro
De 3 aletas
Blanco
RIESTER
QUALITY
de uso personal
BIESTER
Pequeo
PYCCA
Ventilador
rea de Psicologa
SMC
124
Soporte de televisor
rea de Psicologa
125
Televisor
rea de Psicologa
Plateado
Verde
De 3 aletas
Blanco
PYCCA
Fierro
Negro
TECNO
De 14 " pulgadas
Plomo
127
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
CARACTERST.
COLOR
N.I.
Mostaza
126
Mueble
rea de Psicologa
127
Shailn mdico
rea de Psicologa
128
Cajonera
rea de Psicologa
129
rea de Psicologa
130
rea de Psicologa
131
Tanque de oxigeno
rea de Psicologa
GLOCWELD
132
Camilla
rea de Psicologa
N.I.
133
rea de Psicologa
MEDICAL
EXPO
134
Escritorio ejecutivo
rea de Psicologa
N.I.
135
Tacho de basura
rea de Psicologa
PYCCA
136
Estereoscopio
rea de Psicologa
137
Mesa quirrgica
138
Escritorio ejecutivo
139
Tacho de basura
140
Shailn mdico
141
Silla reclinable
142
Silla de espera
rea de Ginecologa
y Obstetricia
rea de Ginecologa
y Obstetricia
rea de Ginecologa
y Obstetricia
rea de Ginecologa
y Obstetricia
rea de Ginecologa
y Obstetricia
rea de Ginecologa
y Obstetricia
Cajonera clic
N.I.
PYCCA
de 2, 40 m, de metal
Negro
de 2, 40 m, de metal
Negro
Pequeo
Blanco
de 2, 40 m, de metal
Beige
Blanco
HOSPIOFFICE Pequeo
N.I.
Negro
Azul
Negro
Verde con Negro
Beige
Negro
PYCCA
Negro
PYCCA
Tipo oficina
Negro
128
No
DETALLE
DESCRIPCIN
UBICACIN
143
144
145
146
147
MARCA
rea de Ginecologa
y Obstetricia
rea de Ginecologa
Lmpara cuello de ganso
y Obstetricia
rea de Ginecologa
Cajonera metlica
y Obstetricia
rea de Ginecologa
Aire acondicionado
y Obstetricia
rea de Ginecologa
Control remoto
y Obstetricia
Silla de espera
CARACTERST.
COLOR
PYCCA
Tipo oficina
Negro
WELCH
ALLYN
44300
Plateado
PYCCA
De 4 cajones
TEKNO
Empotrado
Beige
TEKNO
pequeo ovalado
Beige
129
No
TAREA
CONT.
Envo
y
recepcin
del
requerimiento
para
la
adquisicin
de
instrumentos
mdicos.
Revisin
del
listado
de
proveedores
y
seleccin
de
proveedor
idneo.
Envo de pedido
de instrumentos
mdicos
a
proveedor.
Recepcin
instrumento
mdico
bodega.
TIEMP.
ECON.
PROBLEMA
Inadecuado
lineamiento y ausencia
de normativas en el
procedimiento.
------------------------------
Incremento de gastos
diarios.
de
a
Presencia
de
instrumentos mdicos
innecesarios.
CAUSAS
CONSECUENCIAS
RIESGOS
Falta de documento
estandarizado
de
adquisicin
de
instrumentos mdicos
Falta
de
especificaciones
en
los requerimientos de
instrumentos
mdicos.
Ausencia de pruebas y
evidencias
que
respalden la adquisicin.
Pedido incorrecto de
instrumentos mdicos.
------------------------------
---------------------------------
----------------------------------
Falta de documento
estandarizado
de
pedido de materiales.
Falta
de
especificaciones en el
pedido de materiales
a proveedor.
Ausencia de
evidencias
respalden el
materiales.
Desacuerdo
negociacin
incorrecto
instrumento
proveedor.
Falta de inspeccin o
revisin
del
bien
receptado.
Falta de documento
que legalice la llegada
del bien.
Instrumentos mdicos en
mal
estado
o
inadecuado.
Ausencia de pruebas y
evidencias
que
respalden la llegada del
bien.
pruebas y
que
pedido de
en
pedido
de
mdico a
y
130
PROBLEMAS
De acuerdo al recuadro presentado en la parte superior podemos observar que el
principal problema del proceso de adquisicin de instrumentos mdicos es el
inadecuado lineamiento del proceso y la ausencia de normativas en el mismo
provocando una incorrecta adquisicin de instrumentos mdicos lo cual genera un
incremento en los egresos diarios de la entidad, reduciendo as el espacio de la
bodega por instrumentos mdicos adquiridos de manera innecesaria.
RIESGOS
Los principales riesgos presentes en este proceso son: el extravo o prdida de
informacin, retraso en atenciones mdicas al paciente por la falta del instrumento
solicitado provocando as la insatisfaccin de las diferentes reas por no poder
efectuar de manera correcta su trabajo y esto a su vez genera uno de los riesgos
ms elevados que es la disminucin de ingresos a la entidad, provocando prdidas
monetarias.
RECOMENDACIONES
Para efectuar una mejora en este proceso, empezaramos por reestructurar el
manual de procesos, adhiriendo polticas tales como:
-
Y para llevar un mejor control del primer proceso de activos fijos adherimos registros
detallados a continuacin:
-
Solicitud de compra
Listado de proveedores
Orden de compra
131
No
TAREA
Envo y recepcin
de requerimientos
para la adquisicin
de
equipos
mdicos
y/o
mobiliarios.
Solicitud
y
recepcin
de
cotizaciones para
su
posterior
aprobacin.
Envo y revisin de
cotizaciones
por
parte de gerencia.
Aprobacin
de
requerimiento
solicitado para la
adquisicin
de
equipos
mdicos
y/o mobiliarios.
CONT.
TIEMP.
ECON.
PROBLEMA
CAUSAS
CONSECUENCIAS
RIESGOS
Incorrecto lineamiento
en el procedimiento.
Falta de documento
estandarizado
de
adquisicin
de
equipos mdicos y/o
mobiliarios.
Falta
de
especificaciones
en
los requerimientos de
equipos mdicos y/o
mobiliarios.
Ausencia de pruebas y
evidencias
que
respalden la adquisicin.
Ausencia
de
normativas dentro del
procedimiento
Ausencia
tres
proformas
como
mnimo
para
su
aprobacin.
Seleccin incorrecta de
adquisicin de equipo
mdico y/o mobiliario.
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
Pedido incorrecto
equipos mdicos
mobiliarios.
de
y/o
------------------------------
------------------------------
132
Envo de pedido de
equipos
mdicos
y/o mobiliarios a
proveedor.
Recepcin
de
equipo mdico y/o
mobiliario.
Falta de documento
estandarizado
de
pedido de materiales.
Incremento de gastos
innecesarios.
Presencia de equipos
mdicos
y/o
mobiliarios
inhabilitados
en
bodega.
Falta
de
especificaciones en el
pedido de materiales
a proveedor.
Ausencia de pruebas y
evidencias
que
respalden el pedido de
materiales.
Desacuerdo
en
negociacin y pedido
incorrecto de equipo
mdico y/o mobiliario a
proveedor.
Deteccin de falencias
en equipos mdicos y/o
mobiliarios.
Ausencia de pruebas y
evidencias
que
respalden la llegada del
bien.
133
PROBLEMAS
Con respecto al proceso de adquisicin de equipos mdicos y/o mobiliarios su
principal problema es el inadecuado lineamiento en el proceso y la ausencia de
polticas de las mismas provocando una incorrecta adquisicin de equipos mdicos y
mobiliarios, aumentando los gastos de la entidad, e incrementado la presencia de
equipos mdicos y/o mobiliarios inhabilitados en bodega.
RIESGOS
Los principales riesgo que posee este proceso son: el extravo o prdida de
informacin por la falta de documentacin, retraso en las atenciones al paciente por
la falta de equipos mdicos provocando una insatisfaccin a las diferentes reas y al
mismo tiempo un incremento de gastos innecesarios. Cabe recalcar que al adquirir
equipos mdicos y/o mobiliarios la entidad invierte grandes cantidades de dinero
que para ello se necesitara de un presupuesto el mismo que no posee la entidad.
RECOMENDACIONES
De acuerdo a todas las falencias observadas en el proceso se recomienda
reestructurar el manual de procesos adhiriendo las polticas necesarias tales como:
-
Solicitud de compra
Cotizaciones
rdenes de compra
134
TAREA
CONT.
Recepcin
y
revisin del activo
fijo (equipo mdico
y/o mobiliario) en
bodega.
Notificacin
de
llegada del bien a
enfermera.
Pago
proveedores
adquisicin
bien.
TIEMP.
ECON.
PROBLEMA
Presencia de equipos
mdicos y/o mobiliarios
inhabilitados en bodega.
-----------------------------
a
por
del
CAUSAS
CONSECUENCIAS
RIESGOS
Ausencia de poltica
que indique que todo
bien ser recepcionado
con
su
respectiva
factura.
Falta de reporte que
legalice
el
estado
actual
del
equipo
mdico y/o mobiliario
receptado.
Deteccin de falencias en
equipos
mdicos
y/o
mobiliarios.
-----------------------------
-----------------------------
-----------------------------
Falta de documento
estandarizado de pago
a proveedores.
Efectuar doble
proveedor.
Carencia de poltica
que indique que todo
pago
deber
ser
notificado a gerencia.
pago
Ausencia de normativas
dentro del procedimiento.
135
Actualizacin
inventario
activos fijos.
de
de
Ingreso de activo
fijo a bodega.
Desconocimiento de la
ubicacin concreta de los
activos fijos.
Falta de constatacin
fsica de los activos
fijos.
Carencia de un registro
del desgaste fsico del
activo fijo.
Desconocimiento de la
vida til de cada activo fijo.
Riesgo
alto:
presencia de activos
fijos obsoletos.
Falta de un documento
estandarizado
de
ingreso de activos fijos.
Ausencia de evidencias o
pruebas que sustenten en
ingreso.
Ausencia
de
codificacin de cada
uno de los activos fijos
receptados.
Ignorar la ubicacin y
situacin actual de los
activos fijos.
Ausencia
de
una
persona responsable
del activo fijo.
136
PROBLEMAS
Con respecto al proceso de ingreso de activos fijos a bodega se detentan problemas
tales como: la presencia de activos fijos inhabilitados por un inadecuado lineamiento
en el proceso y por la ausencia de normativas y registros que respalden el ingreso
de los bienes, luego a esto tenemos un desconocimiento del lugar concreto en
donde se encuentran cada uno de los bienes y quien es la persona responsable de
su uso y cuidado.
RIESGOS
De acuerdo al recuadro anterior podemos observar que los riesgos de los cuales
mencionare:
-
RECOMENDACIONES
Con todo lo observado anteriormente concluimos que se deber reestructurar el
manual del proceso de ingresos adjuntando las polticas necesarias tales como:
-
Adherimos tambin una serie de documentos que nos permitirn llevar un mejor
control del proceso:
-
Orden de compra
138
No
TAREA
Envo y recepcin
de
pedido
de
activos fijos al rea
de informacin y
enfermera
Aprobacin
del
requerimiento
de
pedido de activos
fijos.
Ordenar a conserje
que proceda a
transferir el activo
fijo
CONT.
TIEMP.
ECON.
PROBLEMA
CAUSAS
CONSECUENCIAS
RIESGOS
Irregular
atencin
mdica al paciente.
Falta
de
documentacin
estandarizada para el
pedido del activo fijo.
Falta
de
especificaciones
en
los
causales
del
traslado.
Ausencia
de
evidencia o pruebas
que
respalden
el
pedido del bien.
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
Traslado innecesario
de activos fijos.
139
Actualizar
el
inventario
de
activos fijos en la
seccin
de
ubicacin
------------------------------
Transferir el activo
fijo
al
rea
solicitada.
Incorrecto lineamiento
y
ausencia
de
normativas
en
el
procedimiento.
------------------------------
------------------------------
------------------------------
Falta
de
documentacin
estandarizada para el
traslado interno del
activo fijo.
Falta de reporte que
legalice el estado
actual del activo fijo.
Ausencia
de
una
persona responsable
del activo fijo.
Ausencia
de
evidencia o pruebas
que
respalden
la
transferencia interna
del bien.
No se podr medir el
desgaste del bien
entregado.
Inadecuado uso o
manejo del activo fijo.
140
PROBLEMAS
En relacin con el anlisis de riesgos efectuado en este proceso, determinamos
los siguientes problemas:
la inadecuada atencin mdica a los pacientes por la ausencia de activos fijos
necesarios, el inadecuado lineamiento del proceso de transferencia interna por la
ausencia de normativas y registros que permitan un mejor control del mismo.
RIESGOS
Los riesgos principales en el proceso de transferencia son: disminucin de
consultas mdicas por la presencia de pacientes insatisfechos del servicio,
extravi o prdida de informacin por la ausencia de documentos que respalden
el proceso, prdidas y extravos de activos fijos generando disminucin de los
ingresos de la entidad.
RECOMENDACIONES
Para proceder a mejor el proceso se requiere de una reestructuracin del manual
de procesos adhiriendo polticas tales como:
-
Emitir un informe del estado actual del bien antes que sea entregado a otra
rea.
Anlisis FODA
Figura 1. FODA
El anlisis FODA nos permitir identificar los puntos estratgicos, las fortalezas y
debilidades y al mismo tiempo aprovechar las oportunidades que se presentan en el
entorno de la entidad. Para la confeccin de esta matriz FODA se consider los
principales factores tanto internos como externos.
A continuacin puntualizaremos la matriz FODA con sus respectivas fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas tomando en cuenta el siguiente recuadro:
DEBILIDADES
FORTALEZAS
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
mximo
mximos beneficios.
sus
recursos,
logrando
los
oportunidades.
Zona
en
la
que
encuentra
mediante
acciones
se
de
mejora
142
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
AMENAZAS
143
IMPACTO
IMPACTO
FORTALEZAS
DEBILIDADES
PUNT.
ALTO
Posee un Flujograma de
adquisicin,
transferencia
interna e ingreso de activos
fijos.
TOTAL
PORCENTAJE
MEDIO
ALTO
BAJO
PUNT.
100%
60%
40%
0%
Falta
de
formatos
preestablecidos por la entidad en
cada uno de los procesos.
Ausencia
de
verificaciones
peridicas sobre el estado y
efectividad de los bienes en
general.
Ausencia de un manual de
control de activos fijos.
Mantiene
desactualizado
inventario de activos fijos.
TOTAL
PORCENTAJE
el
MEDIO
BAJO
X
X
X
X
1
X
X
2
100%
71%
29%
0
0%
144
IMPACTO
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
PUNT.
ALTO
MEDIO
PUNT.
ALTO
BAJO
Competencia con equipos
mdicos de punta.
Beneficiarse de capacitaciones
de normas sobre uso y manejo
de activos fijos.
TOTAL
PORCENTAJE
100%
80%
20%
de
MEDIO
BAJO
Existencia de reglamentos
internos de polticas en
otras entidades.
Clnicas
efectan
presupuestos econmicos
destinados para la compra
de bienes.
TOTAL
0%
PORCENTAJE
100%
80%
20%
0%
145
O2
O3
O4
O5
F2
F2
F3
F3
F4
10
F4
F5
F5
10
Posee un Flujograma de
adquisicin, transferencia interna
e ingreso de activos fijos.
TOTAL
F6
F6
10
14
11
12
55
Posee un Flujograma de
adquisicin, transferencia interna
e ingreso de activos fijos.
TOTAL
11
10
11
13
14
59
PROMEDIO
11.00
11.00
PROMEDIO
11.80
O1
TOTAL
FORTALEZAS
A5
Beneficiarse de capacitaciones
de normas de uso y manejo de
activos fijos.
A4
Aprovechar avances
tecnolgicos.
A3
A2
OPORTUNIDADES
Existencia de reglamentos
internos de polticas en otras
entidades.
A1
TOTAL
FORTALEZAS
AMENAZAS
11.80
146
Falta
de
formatos
preestablecidos por la entidad
en cada uno de los procesos.
Carencia de polticas en cada
uno de los procesos existentes
en la entidad.
Falta de codificacin en los
activos fijos.
Ausencia
de
verificaciones
peridicas sobre el estado y
efectividad de los bienes en
general.
Ausencia de un manual de
control de activos fijos.
D2
11
D3
10
D4
D5
D6
Mantiene desactualizado
inventario de activos fijos.
D7
19
13
12
60
TOTAL
PROMEDIO
el
12.00
O2
O3
O4
O5
11
D2
D3
D4
D5
D6
Mantiene
desactualizado
inventario de activos fijos.
D7
11
18
56
TOTAL
PROMEDIO
el
PROMEDIO
O1
D1
TOTAL
DEBILIDADES
Presencia de activos fijos en mal
estado (obsoletos).
Falta
de
formatos
preestablecidos por la entidad en
cada uno de los procesos.
Carencia de polticas en cada
uno de los procesos existentes
en la entidad.
Falta de codificacin en los
activos fijos.
Ausencia
de
verificaciones
peridicas sobre el estado y
efectividad de los bienes en
general.
Ausencia de un manual de
control de activos fijos.
8.00
D1
Sistema de control de
activos fijos disponibles
(software).
Contratacin de seguros
contra robos de activos
fijos.
A6
Obtiene ingresos
adicionales por servicios
prestados a seguro DMIRO.
Aprovechar avances
tecnolgicos.
Clnicas efectan
presupuestos econmicos
destinados para la compra
de bienes.
A5
OPORTUNIDADES
A3
PROMEDIO
Existencia de reglamentos
internos de polticas en
otras entidades.
A2
8.57
A1
TOTAL
AMENAZAS
DEBILIDADES
Beneficiarse de
capacitaciones de normas
de uso y manejo de activos
fijos.
11.20
147
MATRIZ FODA
DE
ALTERNATIVAS
ESTRATEGICAS
OPORTUNIDADES
O1.
Obtiene
ingresos
adicionales
por
servicios
prestados a seguro D-MIRO.
O2.
Aprovechar
avances
tecnolgicos.
O3.
Beneficiarse
de
capacitaciones de normas
sobre uso y manejo de activos
fijos.
O4. Contratacin de seguros
contra robos de activos fijos.
O5. Sistema de control de
activos
fijos
disponibles
(software).
AMENAZAS
A1. Competencia con equipos
mdicos de punta.
A2. Robos y/o extravos de
activos fijos.
A3. Existencia de reglamentos
internos de polticas en otras
entidades.
A4. Sistemas informticos
para controlar los activos fijos
en hospitales.
A5.
Clnicas
efectan
presupuestos
econmicos
destinados para la compra de
bienes.
FORTALEZAS
DEBILIDADES
ESTRATEGIAS FO
ESTRATEGIAS DO
ESTRATEGIAS FA
ESTRATEGIAS DA
Emplear un manual de
control de activos fijos en el
cual se detalle cada uno de
los procesos para la correcta
administracin de los bienes,
con la finalidad de evitar
prdidas
monetarias,
mejorando la ejecucin de
tratamientos mdicos en el
Polimdico Martnez.
148
PROVEEDORES
Policlnico Naranjo
CLIENTES
SALUD.
-
Pacientes de Seguro
MIRO
Pacientes Internos
D-
PRODUCTOS SUSTITUTOS
-
Consultorios
Natural
de
Medicina
149
150
POLIMEDICO MARTINEZ
GERENCIA
(Propietarios)
RESPONSABLE DE LOS ACTIVOS FIJOS
REA DE INFORMACIN Y
ENFERMERA
ASESOR TRIBUTARIO
(3 ENFERMERAS)
REA DE
GINECOLOGA
(2 gineclogos)
REA DE
MEDICINA
GENERAL
(2 mdicos
generales)
REA DE
PSICOLOGA
REA DE
TERAPIA
REA DE ASEO Y
LIMPIEZA
(1 psiclogo)
(1 terapista)
(1 conserje)
151
POLIMEDICO MARTINEZ
.
MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIN DEL CARGO
DENOMINACIN: Enfermera
REA: rea de Informacin y Enfermera
REPORTA A: Gerencia
SUPERVISA A: Conserje
FUNCIN BSICA
- Colaborar en lo que sea necesario con los mdicos del Polimdico.
RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES QUE DESEMPEA
1. Recepcin diaria de cobranza causada por pago de consultas.
2. Manejo de facturas y comprobantes que sustenten la adquisicin de algn bien
mueble (equipos mdicos, mobiliarios, instrumentos mdicos, etc.)
3. Creacin de carpetas de pacientes para registros de diagnsticos.
4. Contesta y realiza llamadas.
5. Notifica solicitudes presentadas por las diferentes reas a Gerencia
6. Pide cotizaciones a diferentes proveedores.
7. Realizar pedidos a proveedores.
8. Realizacin de pagos a proveedores y empleados.
9. Manejo de caja chica.
10. Ejecuta cierres de caja.
11. Efectuar reportes de bienes devueltos.
12. Realizar un pre diagnostico a pacientes (tomar presin, pesar, etc.)
13. Actualizar el inventario de activos fijos.
14. Realizar las respectivas cotizaciones para la adquisicin de instrumentos
mdicos.
15. Notificar a Gerencia el ingreso de los activos fijos adquiridos por la entidad.
16. Comunicar a Gerencia sobre el traspaso del bien para su uso correspondiente.
17. Efectuar el respectivo pedido de reparacin y/o mantenimiento de los activos
fijos.
18. Emitir el informe del estado actual del bien.
19. Dar de baja a los bienes en mal estado o totalmente deteriorados.
20. Aperturar las tarjetas de control de cada uno de los activos fijos existentes en la
entidad.
21. Elaborar las actas de entrega recepcin al momento de entregar el bien
152
solicitado.
22. Receptar solicitudes de compra de instrumentos mdicos, mobiliarios y/o
equipos mdicos.
23. Revisar el listado de proveedores existente en la entidad.
24. Solicitar los activos fijos requeridos a proveedor mediante la nota de pedido de
materiales.
25. Notificar al rea solicitante sobre la llegada del bien a bodega.
26. Generar orden de compra con el listado de los activos fijos solicitados.
27. Seleccionar como mnimo tres cotizaciones para su respectiva comparacin.
28. Encarga de salvaguardar los activos fijos que se encuentran en su rea de
trabajo.
29. Verificar que los activos fijos se encuentren en perfecto estado.
30. Notificar a Gerencia en caso de baja de activos fijos.
153
POLIMEDICO MARTINEZ
PROCESO DE
CODIFICACIN DE
ACTIVOS FIJOS
PROCESO DE
ADQUISICIN DE
ACTIVOS FIJOS
PROCESO DE INGRESO
DE ACTIVOS FIJOS
PROCESO DE
TRANSFERENCIA
INTERNA DE ACTIVOS
FIJOS
Manual de polticas
ADQUISICIN DE
INSTRUMENTOS
MDICOS
ADQUISICIN DE
EQUIPOS MDICOS
Y/O MOBILIARIOS
INICIO: Envo de
solicitud de compra de
activo fijo.
FIN: Recepcin de
activo fijo en bodega.
PROCESO DE
MANTENIMIENTO Y/O
REPARACIN DE
ACTIVOS FIJOS
PROCESO DE BAJA DE
ACTIVOS FIJOS
154
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE POLITICAS PARA EL CONTROL DE
INVENTARIOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: CODIFICACIN DE ACTIVOS FIJOS (INVENTARIO)
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Mantener actualizado de manera permanente el inventario de
Activos Fijos.
Confirmar la ubicacin y existencia real de los Activos Fijos.
Verificar el estado en que se encuentran los activos fijos y el
listado de responsables de su custodia.
2.0 ALCANCE
Aplica a las diferentes reas de la entidad y deber estar a
disposicin de todo el personal que elabora en el Polimdico
Martnez.
3.0 RESPONSABILIDAD
Enfermera: Encargada de actualizar el inventario de activos
fijos.
Conserje: Se encarga de efectuar la respectiva constatacin
4.0 fsica y codificacin a cada uno de los activos fijos.
4.1 POLTICAS
4.2 Verificar la existencia de los bienes, asegurando que los
cdigos de identificacin asignados y sus caractersticas
4.3 correspondan al inventario anterior.
Los activos fijos que no consten en el inventario se
registraran siempre y cuando exista de por medio una factura
4.4 que sustente la adquisicin del bien.
Los activos fijos que no estn codificados se procedern a
asignarles su cdigo respectivo, tomando en cuenta el tipo
del bien y el rea en que se encuentra ubicado.
155
POLIMEDICO MARTINEZ
No
ACTIVIDADES
4.5
4.6
4.7
4.8
ELABORADO POR:
ANNABELL SARMIENTO Y
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
UNIDAD DE
TRABAJO
FECHA:
16/12/2012
PAGINA:
156
12020201804
La codificacin establecida para el control contable y fsico de los activos, diseado
en base a un nmero determinado de dgitos, el cual nos provee de una informacin
clasificada y uniforme para conocer en forma ms detallada de los bienes, su
ubicacin y su identificacin individualizada.
Cuadro 28. Niveles de codificacin
CAMPO O NIVEL
CONCEPTO
1
Grupo Cuenta (Activo)
2
Tipo de Cuanta (Fijo)
0
Cuenta de Mayor General
0
Clase que pertenece el bien
0
Identificacin del bien
0
Identificacin del Usuario
Fuente: Annabell Sarmiento y Ruth Muoz.
157
Plan de Cuentas
Los activos fijos que se encuentran a continuacin estn conformados en base a la
codificacin numrica establecida en el Plan de Cuentas del Sistema.
Primer Nivel
Conformado por un digito, que identifica los principales grupos de cuentas. Ejemplo:
El numero 1 representa al grupo del activo.
1. Activo
Segundo Nivel
Integrado por un digito, el cual identifica el tipo de cuenta del grupo de activos, en
este caso Activo Fijo.
1.2 . Activos Fijos
Tercer Nivel
Compuesto por dos dgitos, destinados a identificar las diferentes cuentas de mayor
general y que forman parte del Balance General
1.2.02. Activos Fijos Depreciables
Cuarto Nivel
Formado de dos dgitos, reconocen en forma ms detallada la clasificacin de los
activos fijos, es decir a las cuentas auxiliares de la cuenta de mayor general.
1. Activo
1.2. Activos Fijos
1.2.02. Activos Fijos Depreciables
1.2.02.01. Muebles Y Enseres
1.2.02.02. Equipos De Oficina
Quinto Nivel
Conformado por tres dgitos los cuales identifican la clase del activo fijo dentro de la
respectiva cuenta. Esta clasificacin brinda mayor utilidad especialmente para el
registro y control de los bienes comprendidos en esta cuenta.
158
1. Activo
1.2. Activos Fijos
1.2.02. Activos Fijos Depreciables
1.2.02.01. Muebles Y Enseres
1.2.02.01.001. Anaqueles
1.2.02.01.002 Archivador De Madera
Sexto Nivel
Conformado por dos dgitos los cuales identifican al custodio del bien asignado a su
cargo.
1. Activo
1.2. Activos Fijos
1.2.02. Activos Fijos Depreciables
1.2.02.01. Muebles Y Enseres
1.2.02.01.001. Anaqueles
1.2.02.01.002. Archivador De Madera
1.2.02.01.001.01. rea De Medicina General
Cuadro de clasificacin de los Activos Fijos
TABLA DE CLASIFICACIN
ACTIVOS FIJOS
CDIGO
DETALLE
ESTADO
MUEBLES Y ENSERES
1.2.02.01.001.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.002.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.003.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.004.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.005.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.006.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.007.01
Mesa de madera
Bueno
1.2.02.01.008.01
Silla plstica
Bueno
1.2.02.01.009.01
Cajonera metlica
Regular
159
1.2.02.01.010.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.011.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.012.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.013.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.014.01
Cajonera plstica
Regular
1.2.02.01.015.01
Escritorio ejecutivo
Bueno
1.2.02.01.016.01
Escritorio de 2 cajones
Bueno
1.2.02.01.017.01
Cajonera
Bueno
1.2.02.01.018.01
Cajonera
Bueno
1.2.02.01.019.01
Armario de metal
1.2.02.01.020.01
Cajonera
1.2.02.01.021.01
Silla Ejecutiva
Bueno
1.2.02.01.022.02
Armario de metal
Bueno
1.2.02.01.023.02
Bueno
1.2.02.01.024.02
Bueno
1.2.02.01.025.02
Bueno
1.2.02.01.026.02
Bueno
1.2.02.01.027.02
Bueno
1.2.02.01.028.02
Escritorio en L
Bueno
1.2.02.01.029.04
Escritorio ejecutivo
Bueno
1.2.02.01.030.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.01.031.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.01.032.04
Silln reclinable
Bueno
1.2.02.01.033.04
Mueble
Bueno
1.2.02.01.034.04
Bueno
1.2.02.01.035.04
Mesa
Bueno
1.2.02.01.036.04
Escritorio Ejecutivo
Bueno
1.2.02.01.037.04
Silln reclinable
Bueno
1.2.02.01.038.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.01.039.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.01.040.04
Mueble
Bueno
1.2.02.01.041.04
Mueble
Regular
1.2.02.01.042.04
Cajonera
Bueno
1.2.02.01.043.04
Escritorio ejecutivo
Bueno
1.2.02.01.044.04
Escritorio ejecutivo
Bueno
Malo
Regular
160
1.2.02.01.045.04
Silla reclinable
Buena
1.2.02.01.046.04
Silla de espera
Regular
1.2.02.01.047.04
Silla de espera
Regular
1.2.02.01.048.04
Cajonera metlica
1.2.02.01.049.01
Muebles
1.2.02.01.050.01
Armario metlico
Bueno
1.2.02.01.051.01
Archivador bandeja
Bueno
1.2.02.01.052.01
Archivador bandeja
Bueno
1.2.02.01.053.01
Archivador bandeja
Bueno
Buena
Regular
EQUIPOS MDICOS
1.2.02.02.001.01
Esterilizador
Bueno
1.2.02.02.002.01
Bueno
1.2.02.02.003.02
Camilla mvil
Bueno
1.2.02.02.004.02
Bueno
1.2.02.02.005.02
Biombo mdico
1.2.02.02.006.02
Porta suero
Bueno
1.2.02.02.007.03
Camilla
Bueno
1.2.02.02.008.03
Camilla
Bueno
1.2.02.02.009.03
Camilla
Bueno
1.2.02.02.010.03
Camilla
Bueno
1.2.02.02.011.04
Shailn mdico
Bueno
1.2.02.02.012.04
Shailn peditrico
Bueno
1.2.02.02.013.04
Succionador
Bueno
1.2.02.02.014.04
1.2.02.02.015.04
Equipo de diagnostico
Bueno
1.2.02.02.016.04
Biombo mdico
Bueno
1.2.02.02.017.04
Balanza peditrica
Bueno
1.2.02.02.018.04
Shailn mdico
Bueno
1.2.02.02.019.05
Shailn mdico
Bueno
1.2.02.02.020.05
Bueno
1.2.02.02.021.05
Bueno
1.2.02.02.022.05
Bueno
1.2.02.02.023.05
Camilla
Bueno
1.2.02.02.024.05
Mesa quirrgica
Bueno
1.2.02.02.025.05
Bueno
1.2.02.02.026.05
Shailn mdico
Bueno
Malo
Regular
161
1.2.02.02.027.05
Ambunlator
Bueno
1.2.02.02.028.05
Esterilizador
Bueno
1.2.02.02.029.05
Equipo de diagnostico
Bueno
1.2.02.02.030.05
Bueno
1.2.02.02.031.05
Balanza peditrica
Bueno
INSTRUMENTOS MDICOS
1.2.02.03.001.01
Bueno
1.2.02.03.002.01
Bueno
1.2.02.03.003.01
Balanza de piso
Bueno
1.2.02.03.004.01
Bueno
1.2.02.03.005.01
Tensimetro manual
Bueno
1.2.02.03.006.04
Bueno
1.2.02.03.007.04
Bueno
1.2.02.03.008.04
Estereoscopio
Bueno
1.2.02.03.009.04
Estereoscopio
Bueno
1.2.02.03.010.04
Bidel
Bueno
1.2.02.03.011.01
Balanza de piso
Bueno
1.2.02.03.012.01
Pinza quirrgica
Bueno
1.2.02.03.013.01
Bistur
Bueno
1.2.02.03.014.01
Tijeras quirrgicas
Bueno
1.2.02.03.015.01
Pinza quirrgica
Bueno
1.2.02.03.016.01
Bistur
Bueno
1.2.02.03.017.05
Estereoscopio
Bueno
1.2.02.03.018.02
Tensimetro manual
Bueno
EQUIPOS DE OFICINA
1.2.02.04.001.01
Soporte de televisor
Bueno
1.2.02.04.002.01
Grapadora
Bueno
1.2.02.04.003.01
Calculadora
Malo
1.2.02.04.004.04
Calculadora
Bueno
1.2.02.04.005.04
Calculadora
Bueno
1.2.02.04.006.05
Soporte de televisor
Bueno
1.2.02.04.007.06
Control remoto
Bueno
1.2.02.04.008.06
Soporte de televisor
Bueno
EQUIPOS DE COMPUTACIN
1.2.02.05.001.01
Impresora
Regular
162
1.2.02.05.002.01
Monitor
Bueno
1.2.02.05.003.01
Teclado
Bueno
1.2.02.05.004.01
CPU
Bueno
1.2.02.05.005.01
Mouse
1.2.02.05.006.03
Impresora
1.2.02.05.007.03
Wiffi
1.2.02.06.001.01
Ventiladores
Bueno
1.2.02.06.002.01
Ventiladores
Bueno
1.2.02.06.003.01
Ventilador
Bueno
1.2.02.06.004.01
Ventilador
Bueno
1.2.02.06.005.02
Secador de mano
Bueno
1.2.02.06.010.03
Aire acondicionado
1.2.02.06.007.04
Mini refrigeradora
Bueno
1.2.02.06.008.04
Aire acondicionado
Bueno
1.2.02.06.009.04
Aire acondicionado
Malo
1.2.02.06.010.04
Purificador de aire
Bueno
1.2.02.06.011.04
Ventilador
Bueno
1.2.02.06.012.05
Ventilador
Bueno
1.2.02.06.013.06
Aire acondicionado
Bueno
1.2.02.06.014.01
Ventilador
Bueno
1.2.02.06.015.01
Dispensador de agua
Bueno
Regular
Malo
Bueno
EQUIPOS ELCTRICOS
Malo
EQUIPOS AUDIOVISUALES
1.2.02.07.001.01
Televisor
Bueno
1.2.02.07.002.01
Televisor
Bueno
1.2.02.07.003.01
Intercomunicador
1.2.02.07.004.05
Televisor
Malo
Bueno
EQUIPOS DE SEGURIDAD
1.2.02.08.001.01
Lmpara de emergencia
Bueno
1.2.02.08.002.01
Soporte de extintores
Bueno
1.2.02.08.003.01
Soporte de extintores
Bueno
1.2.02.08.004.04
Tanque de oxgeno
Malo
1.2.02.08.005.05
Tanque de oxigeno
Bueno
SUMINISTROS DE OFICINA
1.2.02.09.001.01
Tacho de basura
1.2.02.09.002.01
Bandejas plsticas
Bueno
Regular
163
1.2.02.09.003.01
Bandejas plsticas
Regular
1.2.02.09.004.01
Bandejas plsticas
Regular
1.2.02.09.005.01
Bueno
1.2.02.09.006.01
Bueno
1.2.02.09.008.01
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.09.009.01
Archivador
Bueno
1.2.02.09.010.02
Bueno
1.2.02.09.011.04
Dispensador ambiental
Bueno
1.2.02.09.012.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.09.013.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.09.014.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.09.015.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.09.016.05
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.09.017.06
Tacho de basura
Bueno
TABLA DE CLASIFICACIN
ACTIVOS FIJOS
CDIGO
DETALLE
ESTADO
1
REA DE INFORMACIN Y ENFERMERA Y SALA DE
ESPERA
1.2.02.01.001.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.002.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.003.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.004.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.005.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.006.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.007.01
Mesa de madera
Bueno
1.2.02.07.001.01
Televisor
Bueno
1.2.02.09.001.01
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.04.001.01
Soporte de televisor
Bueno
1.2.02.08.001.01
Lmpara de emergencia
Bueno
164
1.2.02.06.001.01
Ventiladores
Bueno
1.2.02.06.002.01
Ventiladores
Bueno
1.2.02.08.002.01
Soporte de extintores
Bueno
1.2.02.08.003.01
Soporte de extintores
Bueno
1.2.02.01.008.01
Silla plstica
Bueno
1.2.02.02.001.01
Esterilizador
Bueno
1.2.02.06.003.01
Ventilador
Bueno
1.2.02.06.004.01
Ventilador
Bueno
1.2.02.09.002.01
Bandejas plsticas
Regular
1.2.02.09.003.01
Bandejas plsticas
Regular
1.2.02.09.004.01
Bandejas plsticas
Regular
1.2.02.01.009.01
Cajonera metlica
Regular
1.2.02.01.010.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.011.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.012.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.013.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.014.01
Cajonera plstica
Regular
1.2.02.05.001.01
Impresora
Regular
1.2.02.01.015.01
Escritorio ejecutivo
Bueno
1.2.02.05.002.01
Monitor
Bueno
1.2.02.05.003.01
Teclado
Bueno
1.2.02.05.004.01
CPU
Bueno
1.2.02.04.002.01
Grapadora
Bueno
1.2.02.03.001.01
Bueno
1.2.02.03.002.01
Bueno
1.2.02.09.005.01
Bueno
1.2.02.09.006.01
Bueno
1.2.02.03.003.01
Balanza de piso
Bueno
1.2.02.03.004.01
Bueno
1.2.02.07.002.01
Televisor
Bueno
1.2.02.04.008.01
Soporte de televisor
Bueno
1.2.02.03.005.01
Tensimetro manual
Bueno
1.2.02.01.016.01
Escritorio de 2 cajones
Bueno
1.2.02.01.017.01
Cajonera
Bueno
1.2.02.01.018.01
Cajonera
Bueno
165
1.2.02.01.019.01
Armario de metal
1.2.02.02.002.01
Bueno
1.2.02.09.008.01
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.05.005.01
Mouse
Regular
1.2.02.09.009.01
Archivador
Regular
1.2.02.01.020.01
Cajonera
Regular
1.2.02.04.003.01
Calculadora
Malo
1.2.02.07.003.01
Intercomunicador
Malo
1.2.02.01.021.01
Silla Ejecutiva
1.2.02.01.049.01
Mueble
Regular
1.2.02.06.014.01
Ventilador
Regular
1.2.02.03.011.01
Balanza de piso
Bueno
1.2.02.06.015.01
Dispensador de agua
Bueno
1.2.02.01.050.01
Armario de metal
Bueno
1.2.02.01.051.01
Archivador - bandeja
Bueno
1.2.02.01.052.01
Archivador - bandeja
Bueno
1.2.02.01.053.01
Archivador - bandeja
Bueno
1.2.02.02.029.01
Esterilizador
Perdido
1.2.02.02.030.01
Perdido
1.2.02.03.012.01
Pinza quirrgica
Bueno
1.2.02.03.013.01
Bistur
Bueno
1.2.02.03.014.01
Tijeras quirrgicas
Bueno
1.2.02.03.015.01
Pinza quirrgica
Perdido
1.2.02.03.016.01
Bistur
Perdido
Malo
Bueno
70
2
REA DE TERAPIA
1.2.02.02.003.02
Camilla mvil
Bueno
1.2.02.06.005.02
Secador de mano
Bueno
1.2.02.01.022.02
Armario de metal
Bueno
1.2.02.01.023.02
Bueno
1.2.02.01.024.02
Bueno
1.2.02.01.025.02
Bueno
1.2.02.01.026.02
Bueno
1.2.02.01.027.02
Bueno
166
1.2.02.01.028.02
Escritorio en L
Bueno
1.2.02.02.004.02
Bueno
1.2.02.09.010.02
Bueno
1.2.02.02.005.02
Biombo mdico
1.2.02.02.006.02
Porta suero
Bueno
1.2.02.03.018.02
Tensimetro manual
Perdido
Malo
14
3
REA DE LIMPIEZA Y BODEGA
1.2.02.02.007.03
Camilla
Bueno
1.2.02.02.008.03
Camilla
Bueno
1.2.02.02.009.03
Camilla
Bueno
1.2.02.02.010.03
Camilla
Bueno
1.2.02.06.010.03
Aire acondicionado
Malo
1.2.02.05.006.03
Impresora
Malo
4
REA DE MEDICINA GENERAL
1.2.02.06.007.04
Mini refrigeradora
Bueno
1.2.02.01.029.04
Escritorio ejecutivo
Bueno
1.2.02.04.004.04
Calculadora
Bueno
1.2.02.01.030.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.01.031.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.09.011.04
Dispensador ambiental
Bueno
1.2.02.01.032.04
Silln reclinable
Bueno
1.2.02.03.006.04
Bueno
1.2.02.03.007.04
Bueno
1.2.02.09.012.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.01.033.04
Mueble
Bueno
1.2.02.01.034.04
Bueno
1.2.02.02.0027.04
Ambuntalor
Bueno
1.2.02.03.008.04
Estereoscopio
Bueno
1.2.02.02.011.04
Shailon mdico
Bueno
167
1.2.02.09.013.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.02.012.04
Shailon peditrico
Bueno
1.2.02.01.035.04
Mesa
Bueno
1.2.02.08.005.04
Tanque de oxgeno
1.2.02.02.013.04
Succionador
Bueno
1.2.02.06.008.04
Aire acondicionado
Bueno
1.2.02.06.009.04
Aire acondicionado
Malo
1.2.02.02.014.04
1.2.02.02.015.04
Equipo de diagnostico
Bueno
1.2.02.02.016.04
Biombo mdico
Bueno
1.2.02.02.017.04
Balanza peditrica
Bueno
1.2.02.06.010.04
Purificador de aire
Bueno
1.2.02.06.011.04
Ventilador
Bueno
1.2.02.01.036.04
Escritorio Ejecutivo
Bueno
1.2.02.03.009.04
Estereoscopio
Bueno
1.2.02.02.018.04
Shailn mdico
Bueno
1.2.02.01.037.04
Silln reclinable
Bueno
1.2.02.01.038.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.01.039.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.04.005.04
Calculadora
Bueno
1.2.02.03.010.04
Bidel
Bueno
1.2.02.05.007.04
Wiffi
Bueno
1.2.02.01.040.04
Mueble
Bueno
1.2.02.09.014.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.09.015.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.02.027.04
Ambuntalor
Perdido
1.2.02.02.029.04
Balanza peditrica
Perdido
1.2.02.02.031.04
Perdido
Malo
Regular
43
5
REA DE PSICOLOGA
1.2.02.04.006.05
Ventilador
Bueno
1.2.02.04.006.05
Soporte de televisor
Bueno
1.2.02.07.004.05
Televisor
Bueno
1.2.02.01.041.05
Mueble
Regular
168
1.2.02.02.019.05
Shailn mdico
Bueno
1.2.02.01.042.05
Cajonera
Bueno
1.2.02.02.020.05
Bueno
1.2.02.02.021.05
Bueno
1.2.02.02.022.05
Bueno
1.2.02.08.006.05
Tanque de oxigeno
Bueno
1.2.02.02.023.05
Camilla
Bueno
1.2.02.01.043.05
Escritorio ejecutivo
Bueno
1.2.02.09.016.05
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.03.017.05
Estereoscopio
Perdido
14
6
REA DE GINECOLOGA Y OBSTETRICIA
1.2.02.02.024.06
Mesa quirrgica
Bueno
1.2.02.01.044.06
Escritorio ejecutivo
Bueno
1.2.02.09.017.06
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.02.025.06
Bueno
1.2.02.02.026.06
Shailn mdico
Bueno
1.2.02.01.045.06
Silla reclinable
Bueno
1.2.02.01.046.06
Silla de espera
Regular
1.2.02.01.047.06
Silla de espera
Regular
1.2.02.01.048.06
Cajonera metlica
Buena
1.2.02.06.013.06
Aire acondicionado
Regular
1.2.02.04.007.06
Control remoto
Bueno
11
169
POLIMEDICO MARTINEZ
ACTA DE ENTREGA RECEPCIN
En la Ciudad de ____________ a los _______ das del mes de ____________ del
__________, se procede a efectuar la entrega al Sr (a): _____________________________
funcionario del rea de ___________________________ custodio personal, quien recibe los
bienes descritos a continuacin:
CDIGO
BIENES
CLASE
DESCRIPCIN
CARACTERSTICAS ESTADO
OBSERVACIONES: .............
Entrega conforme
Recibe conforme
170
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE INSTRUMENTOS MDICOS
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Garantizar la adecuada adquisicin de todos los
instrumentos mdicos que ingresan a la entidad con la
finalidad de cubrir las necesidades de las diferentes reas
de la entidad y dar una mejor atencin medica al paciente.
2.0 ALCANCE
Aplica a todas las adquisiciones relacionadas con
instrumentos mdicos tales como: pinzas, tijeras, agujas,
termmetros, etc. Se regirn por este procedimiento todos
los funcionarios relacionados con el manejo de los activos
fijos en las diferentes reas de esta entidad.
3.0 RESPONSABILIDAD
rea solicitante: Encargada de requerir instrumentos
mdicos nuevos.
Enfermera: Encargada de realizar la respectiva cotizacin
para la posterior adquisicin de instrumentos mdicos.
Conserje: Se encarga de recepcionar la mercadera.
4.0 DEFINICIONES
COMPRAS DE INSTRUMENTOS MDICOS
Se denomina instrumentos mdicos a las pinzas, tijeras
mdicas,
estetoscopio,
tensimetro,
termmetros,
linternas, etc.
Su costo no deber exceder de los $50,00.
5.0 POLTICAS
5.1 Toda adquisicin de instrumentos mdicos deber ser
desembolsada de caja.
171
POLIMEDICO MARTINEZ
No
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
6.0
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
6.1
6.2
Enfermera
172
POLIMEDICO MARTINEZ
No
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
Enfermera
Proveedor
6.8
Enfermera
6.9
Conserje
6.10
REGISTROS
Solicitud de Compra
Listado de proveedores
Nota de pedido de materiales
Orden de Compras.
ELABORADO POR:
ANNABELL SARMIENTO Y
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
PAGINA:
173
No
ACTIVIDAD
Enviar solicitud de
compra
de
instrumentos
mdicos al rea de
Informacin
y
Enfermera.
Receptar solicitud
de compra y revisar
datos adjuntos.
Enfermera
Revisar el listado
de
proveedores
existente en la
entidad.
Enfermera
A.
GINEC.
A. MED.
GENER.
A.
PSICOL.
A.
TERAPI.
A. BOD.
Y LIMP.
PROVEE
DOR
RECEPTAR
SOLICITUD DE
COMPRA Y
REVISAR DATOS
ADJUNTOS.
REVISAR
LISTADO DE
PROVEEDORES
174
Seleccionar
al
proveedor idneo
para la adquisicin
de
instrumentos
mdicos.
Solicitar
instrumentos
mdicos mediante
una nota de pedido
de materiales.
Receptar y revisar
el
pedido
de
materiales
solicitado.
Confirmar el pedido
de
instrumentos
mdicos al rea de
informacin
y
enfermera.
Enfermera
Enfermera
SELECCIONAR
PROVEEDOR
IDNEO
SOLICITAR
INSTRUMENTOS
MDICOS A
PROVEEDOR
RECEPTAR EL
INSTRUMENTO
MDICO EN
BODEGA
Proveedor
Enfermera
CONFIRMAR EL
PEDIDO DE
INSTRUMENTOS
MDICOS.
175
10
Generar orden
de compra con la
lista
de
instrumentos
mdicos que se
requiere.
Receptar
instrumentos
mdicos
en
bodega
de
materiales.
Efectuar
el
ingreso del bien
a
bodega
mediante
el
registro
de
ingreso de activo
fijo
Enfermera
Conserje
GENERAR ORDEN
DE COMPRA CON
LA
LISTA
DE
INSTRUMENTOS
MDICOS.
REQUIERE.
RECEPTAR
INSTRUMENTOS
MDICOS
EN
BODEGA
MATERIALES.
EFECTUAR EL
INGRESO DEL
BIEN A BODEGA
176
REQUISITO
DEPARTAMENTO SOLICITANTE
FORMA DE LLENAR
Nombre de la unidad administrativa que
solicita el bien para su uso.
FECHA DE PEDIDO
FECHA DE ENTREGA
ARTCULOS
CANTIDAD
VALOR
OBSERVACIONES
ELABORADO POR
AUTORIZADO POR
REVISADO POR
177
POLIMEDICO MARTINEZ
SOLICITUD DE COMPRA
Departamento solicitante:
Fecha de pedido:
Fecha de entrega:
Artculos
Cantidad
Valor
Autorizado por:
Revisado por:
Observaciones:
Elaborado por:
178
FORMA DE LLENAR
Nombre de la persona o institucin a la
que se le est comprando el bien.
FECHA DE PEDIDO
FECHA DE PAGO
TERMINO DE ENTREGA
NUMERO
ARTICULO
CANTIDAD
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL
COSTO TOTAL
AUTORIZADO POR
179
POLIMEDICO MARTINEZ
ORDEN DE COMPRA
Proveedor:
Fecha de pedido:
Fecha de pago:
Trminos de entrega:
Srvase por este medio suministramos los siguientes artculos:
N
ARTICULO
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
COSTO
TOTAL
Autorizado por:
180
FORMA DE LLENAR
NUMERO
REA
FECHA DE SOLICITUD
NMERO DE CDIGOS
DESCRIPCIONES
CANTIDAD
UNIDAD DE MEDIDAS
USOS
OBSERVACIONES
SOLICITADO POR
AUTORIZADO POR
181
POLIMEDICO MARTINEZ
NOTA DE PEDIDO DE MATERIALES
N:
Divisin:
rea:
N Cdigo
Fecha de solicitud:
Descripciones
Cantidad
Unidad
medida
Usos
Observaciones:
Solicitado por:
Autorizado por:
182
FORMA DE LLENAR
REA
FECHA
DIRECCIN
TELFONO
OBSERVACIONES
ELABORADO POR
AUTORIZADO POR
183
POLIMEDICO MARTINEZ
LISTA DE PROVEEDORES AUTORIZADOS
rea:
Nombre del
proveedor
Fecha:
Direccin Telfono
Producto y/o
Observaciones
Servicio
Elaborado por:
Fecha:
184
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE EQUIPOS Y/O MOBILIARIOS.
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Garantizar la adecuada adquisicin de Equipos y/o
Mobiliarios, con la finalidad de cubrir las necesidades de las
diferentes reas de la entidad y dar una mejor atencin
2.0 medica al paciente.
ALCANCE
Aplica a todas las adquisiciones relacionadas con equipos y/o
mobiliarios tales como: equipos elctricos, equipos de oficina,
3.0 muebles y enseres, etc.
RESPONSABILIDAD
Gerencia: Encargado de la aprobacin de las compras de los
bienes muebles adquiridos por la entidad.
rea solicitante: Encargada de requerir equipos y/o
mobiliarios nuevos para su uso.
Enfermera: Encargada de realizar la respectiva cotizacin
para la posterior adquisicin de equipos y/o mobiliarios.
4.0 Conserje: Se encarga de recepcionar el bien adquirido.
DEFINICIONES
COMPRAS DE EQUIPOS Y/O MOBILIARIOS.
Se denomina Equipos a los televisores, aires acondicionados,
balanzas, etc.
Y se considera mobiliario a las mesas, sillas, escritorios,
bancos, etc.
185
POLIMEDICO MARTINEZ
No
5.0
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.10
5.11
6.0
6.1
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
rea
Solicitante
186
POLIMEDICO MARTINEZ
No
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
6.12
ACTIVIDADES
Receptar solicitud de compra y revisar los datos adjuntos
como: solicitante, fecha de pedido, cantidad requerida y
su respectiva justificacin de la adquisicin.
Verificar que lo solicitado por las diferentes reas no
exista en bodega, mediante el REGISTRO DE
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS.
Notificar a Gerencia sobre la solicitud de compra de
equipos y/o mobiliarios para su posterior aprobacin.
Revisar y aprobar la solicitud de compra para proceder a
requerir las respectivas cotizaciones de los diferentes
proveedores.
Solicitar COTIZACIONES al proveedores, describiendo
las caractersticas que debe poseer el equipo y/o
mobiliario a adquirir.
Receptar cotizaciones de los respectivos proveedores y
verificar que cuenten con las especificaciones
mencionadas en la peticin de la cotizacin.
Seleccionar como mnimo tres cotizaciones, tomando en
cuenta el precio, la calidad, garanta y el plazo de pago
que ofrece el proveedor.
Enviar las cotizaciones del equipo y/o mobiliario
seleccionadas a Gerencia para su respectiva aprobacin.
Reunir a propietarios para la respectiva revisin de
cotizaciones, eligiendo la mejor opcin al momento de
adquirir el bien.
UNIDAD DE
TRABAJO
Enfermera
Gerencia
Enfermera
Gerencia
187
POLIMEDICO MARTINEZ
No
ACTIVIDADES
6.13
6.14
6.15
6.16
UNIDAD DE
TRABAJO
Enfermera
Conserje
REGISTROS
Solicitud de Compra
Registro de inventario de activos fijos
Cotizaciones
Orden de compra
ELABORADO POR:
ANNABELL SARMIENTO Y
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
PAGINA:
188
No
ACTIVIDAD
Enviar solicitud de
compra de equipos
y/o mobiliarios al
rea
de
Informacin
y
Enfermera.
Enfermera
Verificar que lo
solicitado no exista
en bodega.
Enfermera
Notificar a Gerencia
sobre la solicitud de
compra de equipos
y/o mobiliarios.
Enfermera
A. MED.
GENER.
A.
PSICOL.
A.
TERAPI.
A. BOD.
Y LIMP.
PROVEE
DOR
rea
Solicitante
Receptar solicitud
de compra y revisar
datos adjuntos.
A.
GINEC.
RECEPTAR
SOLICITUD DE
COMPRA Y
REVISAR DATOS
ADJUNTOS.
VERIFICAR QUE
LO SOLICITADO
NO EXISTA EN
BODEGA.
SELECCIONAR
PROVEEDOR
IDNEO
189
Revisar y aprobar
la
solicitud
de
compra de equipos
y/o mobiliarios.
Solicitar
cotizaciones
a
proveedor sobre el
equipo
y/o
mobiliario.
Receptar
cotizaciones de los
respectivos
proveedores.
Seleccionar como
mnimo
tres
cotizaciones,
eligiendo la mejor
opcin.
Gerencia
Enfermera
Enfermera
Enfermera
REVISAR Y
APROBAR
SOLICITUD DE
COMPRA
RECEPTAR EL
INSTRUMENTO
MDICO EN
BODEGA
CONFIRMAR EL
PEDIDO DE
INSTRUMENTOS
MDICOS.
SELECCIONAR
TRES
COTIZACIONES
ELIGIENDO LA
MEJOR OPCIN.
190
10
Enviar
las
cotizaciones
seleccionadas
a
Gerencia para su
posterior revisin.
Enfermera
Reunir
a
propietarios para la
respectiva revisin
de cotizaciones.
Enfermera
11
12
Revisar y comparar
cotizaciones de los
equipos
y/o
mobiliarios.
Aprobar cotizacin,
autorizando
a
efectuar la compra
del bien.
Gerencia
Gerencia
ENVIAR
COTIZACIONES
SELECCIONADAS
A GERENCIA.
REUNIR A
PROPIETARIOS
PARA LA
RESPECTIVA
REVISIN DE
COTIZACIONES.
REVISAR Y
COMPRARA
COTIZACIONES
DE EQUIPOS Y/O
MOBILIARIOS.
APROBAR
COTIZACIN
AUTORIZANDO
QUE SE REALICE
LA COMPRA.
191
13
14
15
16
Generar orden de
compra del equipo
y/o
mobiliario
especificando
cantidad
y
caractersticas.
Enviar orden de
compra del equipo
y/o mobiliario al
proveedor.
Recepcionar
el
equipo
y/o
mobiliario
adjuntando orden
de compra.
Efectuar el ingreso
del bien a bodega
mediante el registro
de
ingreso
de
activo fijo
Enfermera
GENERAR ORDEN
DE COMPRA DEL
EQUIPO Y/O
MOBILIARIO.
Enfermera
ENVIAR ORDEN DE
COMPRA DEL
EQUIPO Y/O
MOBILIARIO AL
PROVEEDOR.
Conserje
RECEPCIONAR EL
EQUIPO Y/O
MOBILIARIO
SOLICITADO.
EFECTUAR EL
INGRESO DEL
BIEN A BODEGA
192
REQUISITO
DEPARTAMENTO SOLICITANTE
FORMA DE LLENAR
Nombre de la unidad administrativa que
solicita el bien para su uso.
FECHA DE PEDIDO
FECHA DE ENTREGA
ARTCULOS
CANTIDAD
VALOR
OBSERVACIONES
ELABORADO POR
AUTORIZADO POR
REVISADO POR
193
POLIMEDICO MARTINEZ
SOLICITUD DE COMPRA
Departamento solicitante
Fecha de pedido:
Fecha de entrega:
Artculos
Cantidad
Valor
Autorizado por:
Revisado por:
Observaciones:
Elaborado por:
194
FORMA DE LLENAR
Nombre de la persona o institucin a la
que se le est comprando el bien.
FECHA DE PEDIDO
FECHA DE PAGO
TERMINO DE ENTREGA
NUMERO
ARTICULO
CANTIDAD
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL
COSTO TOTAL
AUTORIZADO POR
195
POLIMEDICO MARTINEZ
ORDEN DE COMPRA
Proveedor:
Fecha de pedido:
Fecha de pago:
Trminos de entrega:
Srvase por este medio suministramos los siguientes artculos:
N
ARTICULO
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
COSTO
TOTAL
Autorizado por:
196
FORMA DE LLENAR
Nombre de la ciudad, da, mes, ao,
nombre de la persona que elaboro el
documento y numero de cedula.
NMERO
CDIGO
DETALLE
UBICACIN
MARCA
CARACTERSTICAS
COLOR
ESTADO
OBSERVACIONES
ELABORADO POR
197
POLIMEDICO MARTINEZ
REGISTRO DE INVENTARIO
En la Ciudad de __________________ a los ________ das del mes de ______________ del _______, se procede a la constatacin fsica de los
bienes detallados a continuacin.
Este inventario fue realizado por ____________________________ con C.I. _______________ servidor del Polimdico Martnez, para constancia los
involucrados suscriben el presente registro.
DESCRIPCIN
No
CDIGO
DETALLE
UBICACIN
CLASE
(BIEN)
MARCA
CARACTERST.
COLOR
ESTADO
FECHA DE
ADQUIS.
OBSERVAC.
Elaborado por:
198
FORMULARIO No 4: COTIZACIN
REQUISITO
COTIZADO A
FORMA DE LLENAR
Nombre de la persona o institucin a la cual
se le realizo la cotizacin.
ATENCIN
VALIDEZ DE LA OFERTA
CONDICIONES DE PAGO
FECHA
DIRECCIN
TELFONO
PLAZO DE ENTREGA
VENDEDOR
ARTCULOS/SERVICIOS
UNIDAD
CANTIDAD
VALOR UNITARIO
199
TOTAL
SUBTOTAL
TOTAL
OBSERVACIONES
VALOR EN LETRAS
COTIZADO POR
ACEPTADO POR
200
COTIZACIN N
Nombre de la
Empresa
Cotizado a:
Fecha:
Atencin:
Direccin:
Validez de la oferta:
Telfono:
E-mail:
Plazo de entrega:
Vendedor:
Condiciones de pago:
Artculos /
servicios
Observaciones:
Unidad
Cantidad
Valor
unitario
Total
Subtotal
Total
Valor en letras:
Cotizado por:
Aceptado por:
201
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Verificar y controlar correctamente los activos fijos que
ingresan a la entidad para ser utilizados por las diferentes
reas, con la finalidad de conocer especficamente el lugar
donde se encuentra cada uno de ellos.
2.0 ALCANCE
Aplica a todo lo relacionado con el ingreso de bienes
muebles tales como: equipos audiovisuales, suministros
de oficina, equipos de oficina, instrumentos mdicos,
equipos mdicos, equipos elctricos, etc.
RESPONSABILIDAD
3.0 Enfermera: Encargada de notificar a Gerencia el ingreso
de los activos fijos adquiridos por la entidad.
Conserje: Encargado de realizar el pertinente ingreso de
los bienes.
4.0 POLTICAS
4.1 Es responsabilidad del rea solicitante cuidar del activo fijo
4.2 adquirido.
En caso de que el activo fijo se encuentre en mal estado al
4.3 momento de recepcionarlo deber ser devuelto a
proveedor con su respectiva factura.
El conserje ser el nico encargado de efectuar el
respectivo ingreso del bien.
202
POLIMEDICO MARTINEZ
No
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
ACTIVIDADES
Todo activo fijo entregado deber ser adjuntado con su
respectiva orden de compra.
Para cada ingreso de bienes se deber actualizar el
inventario de activos fijos.
Todo pago efectuado por adquisicin de algn activo
fijo debe ser notificado a gerencia.
Para todo bien ingresado se deber aperturar su
respectiva tarjeta de control del bien.
La factura emitida por el proveedor no deber contener
enmendaduras ni tachones sino ser devuelta.
Al momento de enviar el bien al rea solicitante se
deber asignar el custodia mediante la respectiva acta
de entrega recepcin.
Las constataciones fsicas debern ser efectuadas por
el conserje de manera peridica.
Todos los activos que ingresan a bodega deben tener
su registro de inventario (codificacin) en un lugar
visible.
El proceso de codificacin deber ser efectuado antes
de entregar cualquier activo a las reas responsables.
5.0
5.1
PROCEDIMIENTO
Entregar el activo fijo al rea de bodega y limpieza,
adjuntando su respectiva orden de compra.
5.2
5.3
5.4
UNIDAD DE
TRABAJO
Proveedor
Conserje
203
POLIMEDICO MARTINEZ
No
5.5
5.5.1
5.5.2
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
ELABORADO POR:
ANNABELL SARMIENTO Y
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
Conserje
Enfermera
Conserje
PAGINA:
204
No
ACTIVIDAD
Entregar
el
activo fijo al
rea de bodega.
A. MED.
GENER.
A.
A.
PSICOL. TERAPI.
A. BOD. Y
LIMP.
PROVEE
DOR
ENTREGAR EL
ACTIVO FIJO AL
REA DE
BODEGA.
Recepcionar el
activo fijo
en
bodega.
Conserje
A.
GINEC.
Revisar orden
de compra con
la orden de
entrega emitida
por
el
proveedor.
Conserje
RECEPCIONAR
EL ACTIVO FIJO
EN BODEGA.
REVISAR
ORDEN DE
COMPRA Y
ORDEN DE
ENTREGA.
205
Archivar
en
orden
cronolgico
la
orden
de
compra del bien
recepcionado.
Enfermera
Efectuar
una
revisin
fsica
del activo fijo.
Conserje
SELECCIONA
R
PROVEEDOR
IDNEO
Efectuar
el
ingreso del bien
a
bodega
mediante
el
registro
de
ingreso
de
activos fijos.
Conserje
Codificar
el
activo fijo de
acuerdo al rea
en el que va a
ser ubicado y
por quien ser
custodiado.
Proveedor
SOLICITAR
INSTRUMENTO
S MDICOS A
PROVEEDOR
RECEPTAR EL
INSTRUMENTO
MDICO EN
BODEGA
CODIFICAR EL
ACTIVO FIJO EN
BODEGA.
206
10
11
Actualizar
el
registro
de
inventario
de
activos
fijos
existente en la
entidad
Aperturar
tarjeta
control
activo fijo,
misma
deber
firmada
Gerencia.
la
de
del
la
que
ser
por
Enviar el bien al
rea
responsable del
activo fijo para
su posterior uso.
Firmar el acta
de entrega
recepcin
al
momento
de
recibir el activo
fijo.
Enfermera
Enfermera
Conserje
ACTUALIZAR EL
REGISTRO DE
INVENTARIO DE
ACTIVOS FIJOS.
APERTURAR LA
TARJETA DE
CONTROL DE
ACTIVO FIJO.
ENVIAR EL BIEN
AL REA
RESPONSABLE.
rea
solicitante
ENVIAR SOLICITUD DE COMPRA DE EQUIPOS Y/O MOBILIARIOS.
207
FORMA DE LLENAR
Nombre de la persona o institucin a la
que se le est comprando el bien.
FECHA DE PEDIDO
FECHA DE PAGO
TERMINO DE ENTREGA
Condiciones
que
acordaron
para
la
ARTICULO
Nombre
caractersticas
del
bien
se
est
adquirido.
CANTIDAD
Numero
de
bienes
que
requiriendo.
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL
COSTO TOTAL
AUTORIZADO POR
208
POLIMEDICO MARTINEZ
ORDEN DE COMPRA
Proveedor:
Fecha de pedido:
Fecha de pago:
Trminos de entrega:
Srvase por este medio suministramos los siguientes artculos:
N
ARTICULO
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
COSTO
TOTAL
Autorizado por:
209
FORMA DE LLENAR
Nombre de la persona o institucin a la
que se le est comprando el bien.
FECHA DE RECEPCIN
FECHA DE PAGO
RECEPCIN No
Nmero
de
recepciones
efectuadas
ENCARGADO
UBICACIN
PEDIDO
PRECIO UNITARIO
DESCRIPCIN
Detallar
las
caractersticas
del
bien
FACTURA
POLIMEDICO MARTINEZ
N:
Fecha:
Fecha de pago:
Factura:
Nombre del proveedor:
Cdigo del
articulo
Clase de activo
Pedido No:
Tipo de
entrada
Descripcin
Cantidad
Precio Unitario
Valor total
Total
Entregado por:
Recibido por:
211
FORMA DE LLENAR
Nombre del activo fijo.
COSTO
ORDEN DE COMPRA N
FECHA DE EXPIRACIN DE LA
GARANTA
RESPONSABLE
CDIGO
ORDEN DE REQUISICIN N
FACTURA N
PERIODO
VALOR DE ADQUISICIN
ELABORADO POR
DESCRIPCIN
ESTADO
212
POLIMEDICO MARTINEZ
TARJETA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Activo:
Costo:
Orden de compra N:
Fecha de expiracin con la
garanta:
Responsable:
PERODO
DESCRIPCIN
Cdigo:
Orden de requisicin N:
Factura N:
ESTADO
VALOR DE ADQUIS.
Elaborado por:
213
FORMA DE LLENAR
Nombre del microproceso.
PROCESO
CDIGO
VERSIN
Nmero de la versin.
FECHA
CARGO
CC.
REA
CANTIDAD
RESPONSABLE
ENTREGA
RECIBE
214
POLIMEDICO MARTINEZ
ACTA ENTREGA RECEPCIN DE ACTIVOS FIJOS
Microproceso:
Proceso:
Cdigo:
Versin:
Cantidad
CC:
REA:
Estado
B
Entrega:
CC.
CC.
Recibe:
215
FORMA DE LLENAR
Fecha del da en que se elabora el
documento.
rea que solicit el perdido de los
materiales.
Fecha y lugar en la cual se cancelar
el monto total del bien adquirido.
Persona quien adquiri el bien.
Persona a quien se le efectuar el
respectivo pago.
Nmero de la factura que respalda la
adquisicin del bien.
Porcentaje de retencin en la fuente
de acuerdo al bien adquirido.
Porcentaje de retencin del IVA de
acuerdo al bien adquirido.
Fecha en que el bien lleg al rea de
bodega.
Cantidad total a pagar por el bien
adquirido.
216
POLIMEDICO MARTINEZ
ORDEN DE PAGO N
Fecha de elaboracin:
rea:
Lugar y fecha de pago:
Beneficiario:
Contribuyente:
Concepto
Documento
Fecha
recepcin
Normal
Ret. N
Rise
Ret.
Valor
Fuente
Valor
Anticipo
antes del
Total
IVA
/ otros
IVA
1;8 Valor
Ret. IVA
30%;70%;100% Valor
Neto a
pagar
Aprobado por:
217
FORMA DE LLENAR
Nombre de la ciudad, da, mes, ao,
nombre de la persona que elaboro el
documento y numero de cedula.
NMERO
CDIGO
DETALLE
UBICACIN
MARCA
CARACTERSTICAS
COLOR
ESTADO
OBSERVACIONES
ELABORADO POR
218
POLIMEDICO MARTINEZ
REGISTRO DE INVENTARIO
En la Ciudad de __________________ a los ________ das del mes de ______________ del _______, se procede a la constatacin fsica de los
bienes detallados a continuacin.
Este inventario fue realizado por ____________________________ con C.I. _______________ servidor del Polimdico Martnez, para constancia los
involucrados suscriben el presente registro.
DESCRIPCIN
No
CDIGO
DETALLE
UBICACIN
CLASE
(BIEN)
MARCA
CARACTERST.
COLOR
ESTADO
FECHA DE
ADQUIS.
OBSERVAC.
Elaborado por:
219
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA INTERNA DE ACTIVOS FIJOS
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Permitir identificar los cambios de usuarios y ubicacin
fsica de los bienes muebles de la entidad, con el
propsito de llevar un adecuado control de los bienes
2.0 existentes en la entidad.
ALCANCE
Los requisitos de este procedimiento aplica a todas las
solicitudes de transferencia de bienes muebles que posee
la entidad tales como: equipos mdicos, mobiliarios,
instrumentos mdicos, etc.
3.0 Con este proceso se regirn todas las personas
encargadas de realizar la transferencia.
RESPONSABILIDAD
rea Solicitante: Encarga de notificar la transferencia del
bien para su uso correspondiente.
Enfermera: Delegada de comunicar a Gerencia sobre el
traspaso del bien a otras reas.
Conserje: Encargado de realizar traslado del bien al rea
que requiere de su uso.
4.0 POLTICAS
4.1 Toda transferencia interna debe ser notificada al rea de
informacin y Enfermera.
220
POLIMEDICO MARTINEZ
No
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
5.0
5.1
PROCEDIMIENTO
Requerir la transferencia del bien por medio de una
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE ACTIVOS
FIJOS
rea
solicitante
5.2
Enfermera
5.3
Gerencia
5.4
Enfermera
5.5
Conserje
221
POLIMEDICO MARTINEZ
No
5.6
5.7
5.8
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
Enfermera
5.9
Conserje
5.10
rea solicitante
ELABORADO POR:
ANNABELL SARMIENTO Y
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
PAGINA:
222
No
ACTIVIDAD
Requerir
la
transferencia del
bien por medio
de solicitud de
transferencia de
activos fijos
Receptar
el
requerimiento
del
rea
solicitante sobre
el traspaso del
bien
Autorizar
el
pedido
de
transferencia del
bien al rea
solicitante.
Enfermera
Gerencia
A.
GINEC.
A. MED.
GENER.
A.
PSICOL.
A.
TERAPI.
A. BOD.
Y LIMP.
PROV.
RECEPTAR EL
REQUERIMIENT
O DEL REA
SOLICITANTE
AUTORIZAR EL
PEDIDO DE
TRANSFERENCI
A DEL ACTIVO
FIJO.
223
Actualizar
la
tarjeta de control
de activos fijos.
Enfermera
Efectuar
un
informe
del
estado actual en
que
se
encuentra
el
bien.
Realizar el acta
de
entrega
recepcin
del
activo fijo.
ACTUALIZAR LA
TARJETA DE
CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS.
Conserje
Enfermera
Enfermera
EFECTUAR UN
INFORME DEL
ESTADO ACTUAL
DEL BIEN.
REALIZAR LE
ACTA DE
ENTREGA
RECEPCIN DEL
ACTIVO FIJO.
ENVIAR UNA
COPIA DEL ACTA
ENTREGA
RECEPCIN.
224
Modificar
el
registro
de
inventario
de
activos fijos.
Enfermera
Entregar
el
activo fijo al rea
solicitada.
Conserje
10
Recepcionar el
activo
fijo
y
guardar el acta
de entrega
recepcin.
MODIFICAR EL
REGISTRO DE
INVENTARIO DE
ACTIVOS FIJOS.
ENTREGAR EL
ACTIVO FIJO AL
REA
SOLICITADA.
rea
Solicitante
RECEPCIONAR EL ACTIVO FIJO Y GUARDAR EL ACTA DE ENTREGA RECEPCIN.
225
FORMA DE LLENAR
Descripcin de si la transferencia es
temporal o definitiva.
ENTREGA
RECIBE
DAS
FECHAS
DESCRIPCIN
OBSERVACIONES
ENTREGA
RECIBE
226
POLIMEDICO MARTINEZ
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES
TIPO
UNIDADES INTERVINENTES
Temporal:
ENTREGA
RECIBE
Cdigo:
Nombre:
Definitivo:
DIAS
FECHA
Desde:
Cdigo:
Nombre:
Hasta:
DESCRIPCION
CODIGO
MARCA
MODELO
SERIE
COLOR
OTROS
Observaciones
Entrega:
Recibe:
227
REQUISITO
FORMA DE LLENAR
Nombre del activo fijo.
COSTO
ORDEN DE COMPRA N
FECHA DE EXPIRACIN DE LA
GARANTA
RESPONSABLE
CDIGO
ORDEN DE REQUISICIN N
FACTURA N
PERIODO
VALOR DE ADQUISICIN
ELABORADO POR
DESCRIPCIN
ESTADO
228
POLIMEDICO MARTINEZ
TARJETA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Activo:
Costo:
Orden de compra N:
Fecha de expiracin con la
garanta:
Responsable:
PERODO
DESCRIPCIN
Cdigo:
Orden de requisicin N:
Factura N:
ESTADO
VALOR DE ADQUIS.
Elaborado por:
229
FORMA DE LLENAR
Nombre del microproceso.
PROCESO
CDIGO
VERSIN
Nmero de la versin.
FECHA
CARGO
CC.
REA
CANTIDAD
RESPONSABLE
ENTREGA
RECIBE
230
POLIMEDICO MARTINEZ
ACTA ENTREGA RECEPCIN DE ACTIVOS FIJOS
Proceso:
Cdigo:
Versin:
Cantidad
CC:
REA:
Estado
B
Entrega:
CC.
CC.
Recibe:
CC.
231
FORMA DE LLENAR
Nombre de la ciudad, da, mes, ao,
nombre de la persona que elaboro el
documento y numero de cedula.
NUMERO
CDIGO
DETALLE
UBICACIN
CARACTERSTICA
COLOR
ESTADO
OBSERVACIONES
ELABORADO POR
la
unidad
232
POLIMEDICO MARTINEZ
REGISTRO DE INVENTARIO
En la Ciudad de __________________ a los ________ das del mes de ______________ del _______, se procede a la constatacin fsica de los
bienes detallados a continuacin.
Este inventario fue realizado por ____________________________ con C.I. _______________ servidor del Polimdico Martnez, para constancia los
involucrados suscriben el presente registro.
DESCRIPCIN
No
CDIGO
DETALLE
UBICACIN
CLASE
(BIEN)
MARCA
CARACTERST.
COLOR
ESTADO
FECHA DE
ADQUIS.
OBSERVAC.
Elaborado por:
233
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO:MANTENIMIENTO Y/O REPARACIN DE ACTIVOS FIJOS
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Reparar y/o mantener en ptimas condiciones los activos
fijos de propiedad de esta entidad, contribuyendo a la
ejecucin de tratamientos mdicos efectuados en la
2.0 misma.
ALCANCE
Aplica a todo lo relacionado con bienes muebles tales
como: equipos mdicos, mobiliarios, instrumentos
mdicos, etc. Participan en este procedimiento todos los
funcionarios relacionados con el manejo de los activos
fijos en las diferentes reas de esta entidad.
3.0 RESPONSABILIDAD
Gerencia: Encargado de la aprobacin de las
reparaciones y/o mantenimiento de los equipos.
Enfermera: Encargada de realizar el respectivo pedido de
reparacin y/o mantenimiento.
Conserje: Se encarga de la transferencia del bien.
4.0 POLTICAS
4.1 Toda reparacin y/o mantenimiento deber ser aprobado
por Gerencia.
4.2 El Conserje ser responsable de la transferencia externa
del bien daado.
234
POLIMEDICO MARTINEZ
No
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
5.0
5.1
5.2
5.3
5.4
ACTIVIDADES
Antes de efectuar las reparaciones se deber solicitar
al tcnico el respectivo diagnstico del bien.
En caso de bienes irreparables sern trasladados a
bodega.
Los pagos por reparaciones y/o mantenimientos se
efectuaran de caja.
Es responsabilidad del conserje verificar que el bien
sea entregado por el tcnico en perfecto estado.
Es responsabilidad de la enfermera llamar a un
tcnico profesional para las reparaciones y/o
mantenimientos.
El bien no podr estar fuera de la entidad por ms de
2 das.
Todo mantenimiento y/o reparacin deber constar
mediante una orden de trabajo.
PROCEDIMIENTO
Enviar SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O
REPARACIN de activos fijos, especificando las
fallas que posee el bien.
Enviar un reporte va correo electrnico, sealando
las falencias que posee el bien y el estado en que se
encuentra actualmente.
Receptar la solicitud de mantenimiento y/o reparacin
de activos fijos, verificando a qu rea pertenece el
bien daado.
Comunicar a conserje a que se efecte la respectiva
revisin del activo fijo daado.
UNIDAD DE
TRABAJO
rea solicitante
Enfermera
5.5
Conserje
5.6
Gerencia
235
POLIMEDICO MARTINEZ
No
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
5.12
5.13
5.14
5.15
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
ELABORADO POR:
ANNABELL SARMIENTO Y RUTH
MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
Enfermera
Tcnico
rea solicitante
Enfermera
PAGINA:
236
No
ACTIVIDAD
Enviar
solicitud
de
mantenimiento
y/o reparacin
del activos fijo.
Enviar reporte
del
estado
actual del bien
va
correo
electrnico.
Receptar
la
solicitud
de
mantenimiento
y/o reparacin
del activo fijo.
A.
GINEC.
A. MED.
GENER.
A.
A.
PSICOL. TERAPI.
A. BOD. Y
LIMP.
TCNIC
rea
solicitante
Enfermera
RECEPTAR
SOLICITUD DE
MANTENIMIENTO
Y/O
REPARACION.
237
Comunicar al
conserje a que
se efecte la
revisin
del
activo fijo.
Revisar
fsicamente el
bien y emitir
reporte.
Autorizar
la
respectiva
reparacin y/o
mantenimiento
del bien.
Generar orden
de
trabajo
para proceder
a efectuar la
reparacin y/o
mantenimiento
del bien.
Enfermera
COMUNICAR A
QUE SE EFECTE
LA REVISIN DEL
ACTIVO FIJO.
REVISAR
FISICAMENTE
EL BIEN.
Conserje
Gerencia
Enfermera
AUTORIZAR LA
REPARACION Y/O
MANTENIMIENTO.
GENERAR
ORDEN DE
TRABAJO.
238
10
11
Llamar
al
tcnico
para
su
posterior
reparacin y/o
mantenimiento
.
Ordenar
a
efectuar
la
respectiva
reparacin y/o
mantenimiento
.
Generar orden
de salida de
activo fijo para
trasladar
el
bien a un taller
tcnico.
Reparar
y
efectuar
el
respectivo
mantenimiento
del activo fijo
daado.
Enfermera
Enfermera
LLAMAR AL
TECICO PARA EL
MANTENIMIENTO
Y/O
REPARACION.
ORDENAR A
EFECTUAR
REPARACION Y/O
MANTENIMIENTO.
Enfermera
GENERAR ORDEN
DE SALIDA DEL
ACTIVO FIJO
Tcnico
REPARAR O
EFECTUAR
MANTENIMIENT
O DEL BIEN.
239
12
13
14
15
Entregar
el
bien
en
perfecto
estado al rea
de bodega y
limpieza.
Recepcionar el
activo fijo en
bodega
y
revisar
el
estado
del
bien.
Notificar
al
rea
de
informacin y
Enfermera
sobre
la
llegada
del
bien reparado.
Efectuar
el
pago
del
activo
fijo
reparado
o
efectuado
el
respectivo
mantenimiento
al tcnico.
Tcnico
ENTREGAR EL
BIEN EN
PERFECTO
ESTADO.
Conserje
RECEPCIONAR
EL ACTIVO FIJO
Conserje
Enfermera
NOTIFICAR LA
LLEGADA DEL
BIEN.
EFECTUAR EL
PAGO DEL
ACTIVO FIJO.
240
FORMA DE LLENAR
Nombre del rea solicitante.
FECHA DE SOLICITUD
FECHA DE SALIDA
FECHA DE RETORNO
DESPERFECTO
SOLICITADO POR
AUTORIZADO POR
241
POLIMEDICO MARTINEZ
Fecha de salida:
Cdigo:
Marca:
Serie:
Ao:
Da:
Color:
Modelo:
Otros:
Mes:
Hora:
Desperfectos:
Fecha de retorno
Solicitado por:
Ao:
Da:
Mes:
Hora:
Autorizado por:
242
FORMA DE LLENAR
Nombre de la persona que realiza el
trabajo.
TELEFONO
FECHA DE RECEPCION
FECHA DE ENTREGA
CANTIDAD
DESCRIPCION
PRECIO UNITARIO
PRECION TOTAL
TOTAL
ABONO
RESTA
EFECTIVO
OBSERVACIONES
AUTORIZA
RECIBE
243
POLIMEDICO MARTINEZ
ORDEN DE TRABAJO N
Cliente:
Fecha de recepcin:
Telfono:
Fecha de entrega:
CANTIDAD
Observaciones:
DESCRIPCION
P. UNITARIO
P. TOTAL
TOTAL
ABONO
RESTA
EFECTIVO
Autoriza
Recibe
244
RAZON
REQUISITO
FORMA DE LLENAR
Motivo por el cual va a salir el bien.
EVENTOS
MANTENIMIENTO
ENTIDADES /EMPRESA
FECHA DE SALIDA
FECHA DE RETORNO
IDENTIFICACION
OBSERVACIONES
ENTREGADO POR
AUTORIZADO POR
RECIBIDO POR
245
POLIMEDICO MARTINEZ
Razn:
Entidad o Empresa:
Eventos:
Fecha de salida
CANTIDAD
IDENTIFICACION
MANTENIMIENTO
FECHA DE
RETORNO
Observaciones:
Autorizado por
Recibido por
246
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO:BAJA DE ACTIVOS FIJOS
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Depurar los activos fijos de la entidad de manera que
sean eliminados de los registros de los bienes muebles
obsoletos y los que no contribuyen al buen
2.0 funcionamiento de la misma.
ALCANCE
Aplica a todo lo relacionado con bienes muebles
obsoletos o irreparables existentes en la entidad tales
3.0 como: equipos mdicos, mobiliarios, instrumentos
mdicos, etc.
RESPONSABILIDAD
Gerencia: Encargado de la autorizar la baja del bien.
rea solicitante: Encargado de notificar la existencia de
bienes obsoletos.
4.0 Enfermera: Encargada de emitir el informe del estado
4.1 del bien.
Conserje: Delegado de verificar los daos que posee el
4.2 bien.
POLTICAS
4.3 Toda baja de activos ser efectuada mediante acta de
baja de activos fijos.
El Conserje y la enfermera sern los encargados de
verificar las condiciones que posea el bien.
Toda baja del bien deteriorado debe estar autorizada por
la gerencia.
247
POLIMEDICO MARTINEZ
No
4.4
5.0
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.8.1
5.8.2
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
ELABORADO POR:
ANNABELL SARMIENTO Y RUTH
MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
rea
solicitante
Gerencia
Conserje y
Enfermera
Enfermera
Conserje
PAGINA:
248
No
ACTIVIDAD
Notificar
la
existencia
de
bienes inservibles
u obsoletos.
Autorizar a que
se efectu la
constatacin
fsica del bien
deteriorado
e
inservible.
Inspeccionar
el
bien, verificando
los
daos
mencionados en
el
informe
emitido.
A.INF. Y A. MED.
ENFERM. GENER.
A.
PSICOL.
A.
TERAPI.
A.
GINEC.
Gerencia
AUTORIZAR A
QUE SE
EFECTU LA
CONSTATACIN
FSICA
Conserje
y
Enfermera
INSPECCIONA
R EL BIEN,
VERIFICANDO
LOS
DAOS
MENCIONADO
EN
EL
249
Emitir
informe
tcnico
del
estado actual del
activo fijo.
Adjuntar el listado
de bienes en mal
estado con los
respectivos
informes
tcnicos.
Autorizar la baja
del
bien
deteriorado
o
inservible.
Generar acta de
baja
legalizada
con
las
respectivas
evidencias
(fotografas).
Enfermera
EMITIR INFORME
TCNICO
DEL
ESTADO ACTUAL
DEL
ACTIVO
FIJO.
Enfermera
ADJUNTAR
LISTADO
DE
BIENES EN MAL
ESTADO.
Enfermera
AUTORIZAR LA
BAJA DEL BIEN
DETERIORADO
O INSERVIBLE.
Enfermera
GENERAR ACTA
DE
BAJA
LEGALIZADA
CON
LAS
RESPECTIVAS
EVIDENCIAS.
250
10
Proceder a Dar
de baja al bien
robado, obsoleto
e inservible.
En caso de robo
o hurto eliminar el
registro
de
inventario
de
activo fijo y la
tarjeta de control
del bien.
Enfermera
Enfermera
PROCEDER
A
DAR DE BAJA AL
BIEN ROBADO,
OBSOLETO
E
INSERVIBLE
EN CASO DE
ROBO O HURTO
ELIMINAR EL
REGISTRO DE
INVENTARIO DE
ACTIVO FIJO Y
LATARJETA DE
CONTROL DEL
BIEN
Conserje
EN CASO DEL
BIEN
DETERIORADO
O INSERVIBLE
TRASLADAR AL
REA
DEBODEGA Y
LIMPIEZA.
251
REQUISITO
FECHA
FORMA DE LLENAR
Da, mes y ao en que se realiza el
acta.
MOTIVO DE BAJA
AREA SOLICITANTE
CANTIDAD
CODIGO
AUTORIZADO POR
252
POLIMEDICO MARTINEZ
CODIGO
Autorizado por
253
FORMA DE LLENAR
Nombre de la ciudad, da, mes, ao,
nombre de la persona que elaboro el
documento y numero de cedula.
NUMERO
CDIGO
DETALLE
UBICACIN
CARACTERSTICA
COLOR
ESTADO
OBSERVACIONES
ELABORADO POR
254
POLIMEDICO MARTINEZ
REGISTRO DE INVENTARIO
En la Ciudad de __________________ a los ________ das del mes de ______________ del _______, se procede a la constatacin fsica de
los bienes detallados a continuacin.
Este inventario fue realizado por ____________________________ con C.I. _______________ servidor del Polimdico Martnez, para
constancia los involucrados suscriben el presente registro.
DESCRIPCIN
No
CDIGO
DETALLE
UBICACIN
CLASE
(BIEN)
MARCA
CARACTERST.
COLOR
ESTADO
OBSERVAC.
Elaborado por:
255
REQUISITO
FORMA DE LLENAR
Nombre del activo fijo.
COSTO
ORDEN DE COMPRA N
FECHA DE EXPIRACIN DE LA
GARANTA
RESPONSABLE
CDIGO
ORDEN DE REQUISICIN N
FACTURA N
PERIODO
VALOR DE ADQUISICIN
ELABORADO POR
DESCRIPCIN
ESTADO
256
POLIMEDICO MARTINEZ
TARJETA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Activo:
Costo:
Orden de compra N:
Fecha de expiracin con la
garanta:
Responsable:
PERODO
DESCRIPCIN
Cdigo:
Orden de requisicin N:
Factura N:
ESTADO
VALOR DE ADQUIS.
Elaborado por:
257
RECURSOS
CANTIDAD
VALOR UNITARIO
TOTAL
Escritorio
$ 85,00
$ 170,00
Libreta de apuntes
15
$ 0,50
$ 7,50
Computadora porttil
$ 575,00
$ 575,00
Caja de Bolgrafos
$ 2,00
$ 4,00
Caja de Resaltadores
$ 2,25
$ 2,25
Proyector
$ 658,00
$ 658,00
$ 2,50
$ 2,50
10
Pizarra acrlica
$ 24,00
$ 24,00
11
Borrador de pizarra
$ 0,80
$ 0,80
12
$ 8,75
$ 17,50
13
$ 40,00
$ 40,00
14
Calculadora
$ 8,00
$ 16,00
TOTAL
$ 1.517,55
No
SERVICIOS
CANTIDAD
VALOR UNITARIO
TOTAL
Telfono
$ 15,00
$ 15,00
Internet
$ 35,00
$ 35,00
Copias
150
$ 0,02
$ 3,00
15
$ 1,00
$ 15,00
Impresiones
200
$ 0,05
$ 10,00
Refrigerio
$ 26,00
$ 26,00
TOTAL
No
TALENTO HUMANO
CANTIDAD
VALOR UNITARIO
104,00
TOTAL
Investigador
$ 300,00
$ 300,00
Encuestador
$ 75,00
$ 75,00
Capacitador
$ 350,00
$ 350,00
Asistente Inventarios
$ 180,00
$ 180,00
TOTAL
$ 905,00
258
INVERSIN TOTAL.
Cuadro 21. Tabla de inversin
No
RUBRO
VALOR
1 Recursos
$ 1.517,55
2 Servicios
$ 104,00
3 Talento humano
$ 905,00
TOTAL DE INVERSIN
$ 2.526,55
Anlisis
Cabe mencionar que la entidad posee una prdida monetaria de activos fijos
aproximada de $10.215,00, de acuerdo a un levantamiento de informacin de aos
anteriores, en este valor incluyen tanto prdidas, daos como obsolescencia de
bienes tales como instrumentos mdicos, mobiliarios, equipos mdicos, etc.
Estas prdidas econmicas son irrecuperables para la entidad, pero con la
implementacin de este proyecto podemos obtener mejoras en cada una de los
procesos eliminando las deficiencias encontradas en la entidad.
Respecto al cuadro mencionado anteriormente, indicamos que el valor a invertir es
de total responsabilidad del Polimdico Martnez, el mismo que deber buscar su
financiamiento para poder adquirir esta mejora.
El nico requerimiento que sugiere la entidad al personal es el de asistir a las
capacitaciones sobre la implementacin de los nuevos manuales de polticas y
procedimientos, con el objetivo de que se adapten a sus labores diarias y logren
obtener un alto nivel de conocimiento en los procesos a ejecutarse, estas
capacitaciones contribuirn a mejorar la parte administrativa de la entidad y al mismo
tiempo a incrementar su rentabilidad financiera.
259
5.7.3 IMPACTO
El Polimdico Martnez se ver beneficiado ya que con el diseo de este sistema
estructurado permitir identificar y documentar los procesos del rea de activos fijos
obteniendo como resultado un correcto manejo y administracin de todos aquellos
bienes presentes en las diferentes reas de este centro de salud.
Las principales ventajas al adquirir este sistema sern:
En lo laboral: contribuir con el personal de la entidad, permitiendo ejecutar
procedimientos de manera rpida, facilitando sus operaciones, disminuyendo gastos
e incrementando ingresos, lo cual implica un gran beneficio para la entidad.
En lo Social: ayudar a mejorar la atencin mdica de los pacientes mediante la
ejecucin de tratamientos mdicos de calidad aumentado el rendimiento financiero y
la imagen corporativa de la empresa.
En lo ecolgico: contribuir con la naturaleza minimizando suministros de oficina
tales como el papel, ya que esta documentacin (manuales y registros) estar
disponible de manera digital para todo el personal los mismos que debern ser
archivados de manera cronolgica en el computador.
260
5.4. CRONOGRAMA
261
262
263
264
CONCLUSIONES
De acuerdo a las encuestas realizadas al personal del Polimdico Martnez de la
ciudad de Milagro comprobamos que esta entidad no cuenta con un adecuado
control de sus bienes, llegando a la conclusin que la implementacin de este
modelo de control de Activos Fijos permitir comprobar las existencias, faltantes y
obsolescencias que tiene este centro de salud dentro de este rubro, mejorando las
actividades administrativas de la entidad, incrementando ganancias y disminuyendo
costos.
Basndonos en los resultados mencionados anteriormente tenemos que la mayor
parte del personal que labora en esta entidad desconoce la ubicacin de cada uno
de los activos fijos, es por ello que se elabora e implementa un proceso de
codificacin con sus respectivos registros estandarizados, el cual permitir una
localizacin efectiva de los bienes, facilitando las revisiones a pacientes que acuden
a estos servicios.
La carencia de formularios estandarizados en cada uno de los procesos existentes
en la entidad da como resultado un inadecuado control de los procesos, es por este
motivo que se estableci un conjunto de registros con sus respectivos datos de
llenado con la finalidad de mejorar el rendimiento administrativo de la empresa.
Otra deficiencia encontrada es la presencia de activos fijos obsoletos y en mal
estado, es por ello que se incorpor al inventario de procesos los procedimientos de
mantenimiento, reparacin y baja de activos fijos, con la finalidad de disminuir gastos
en la entidad. Con respecto al sinnmero de prdidas y/o extravos de instrumentos
mdicos encontrados implementamos como poltica la realizacin de constataciones
fsicas peridicas y delegamos a una persona responsable de salvaguardar los
activos fijos de la entidad.
El presente trabajo ser aplicado en el Polimdico Martnez de la ciudad de Milagro,
con la finalidad de mejorar los procedimientos administrativos y su rendimiento
econmico en cuanto se refiere al control de los activos fijos que sean de propiedad
de esta entidad.
265
RECOMENDACIONES
Se sugiere que esta entidad se acoja a este manual de control de Activos Fijos ya
que mediante esta herramienta objetiva mejorar la administracin y manejo de cada
uno de los bienes existentes en la entidad.
La implementacin y ejecucin de este manual propuesto deber ser inmediata, ya
que se podr prevenir prdidas fsicas y econmicas de los bienes, extravos, gastos
innecesarios y se podr controlar de mejor manera el estado en que se encuentran
cada uno de los bienes.
Se recomienda al Gerente del Polimdico Martnez que participe activamente en
cursos de capacitacin sobre uso, manejo y control de activos fijos con el propsito
de mejorar la calidad administrativa con la que cuenta.
Se deber tomar constataciones fsicas semestralmente registrndolo en el
respectivo formulario, como medida preventiva para detectar prdidas, extravos u
obsolescencias.
Poner en prctica el uso de polticas y registros establecidos en cada uno de los
procesos reestructurados y propuestos, con la finalidad de optimizar su control.
Es necesario archivar los documentos de los procesos propuesto con sus
respectivos formularios al momento de iniciar la adquisicin, transferencia, ingreso,
mantenimiento, reparacin o baja de un bien.
Es recomendable ordenar de manera cronolgica los registros tanto fsicamente
como mecnicamente (Excel), para llevar un control adecuado de cada proceso
efectuado de manera cotidiana.
266
BIBLIOGRAFIA DE INVESTIGACION
MANTILLA, Samuel: Control Interno Informe COSO, Bogot, 2008
GIMENO Juan, REPULLO Jos, RUBIO Santiago: Manuales de direccin mdica y
gestin clnica, Ediciones Daz de santos, Bogot, 2009.
GUZMN, Alexander, GUZMN, David y ROMERO, Tatiana: Contabilidad
Financiera, Bogot, 2008.
GRANADOS, Ismael, LATORRE, Leovigildo y RAMREZ, Elbar: Fundamentos,
Principios e Introduccin a la Contabilidad Enfoque Prctico, Colombia, 2008.
ELIZONDO, Arturo: Proceso Contable Contabilidad del activo y pasivo, Argentina,
2009.
RODRGUEZ, Joaqun: Cmo elaborar y usar los Manuales Administrativos, Mxico,
2008.
CORPORACIN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES, HEREDERO Antonio: Ley del
Rgimen Tributario Interno, Ecuador, 2011.
LVAREZ, Martin: Manual para elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos,
Mxico, 2008.
GARCA, Celeste: Contabilidad Avanzada, Ecuador, 2010.
PURUNCAJAS, Marcos: NIIF casos prcticos, Ecuador, 2011.
CHACN, Lucia: Automatizacin de la Biblioteca, Costa Rica, 2009.
JARAMILLO Antilln Juan: Principios de Gerencia y administracin de servicios
mdicos y hospitales, Costa Rica, 2010.
MEJIA, Braulio: Gerencia de procesos para la organizacin y el control interno de
empresas de salud, Colombia, 2007.
GUAJARDO, Gerardo: Contabilidad Financiera, Colombia, 2008.
BARAJAS, Alberto: Finanzas para no financistas, Colombia, 2008.
267
268
ANEXO
ANEXO 1: ENCUESTA
UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
UNIDAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES
INGENIERIA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA
ENCUESTA APLICADA EN EL POLIMEDICO MARTINEZ SITUADO EN LA CIUDAD DE MILAGRO
AL PERSONAL QUE LABORA EN ESTA ENTIDAD CON RESPECTO A LA ADMINISTRACION DE
LOS ACTIVOS FIJOS.
RESPUESTA
MARQUE
De 0 a 1 ao
De 1 a 3 aos
De 3 a 5 aos
Ms de 5 aos
RESPUESTA
MARQUE
Siempre
Casi siempre
Muchas veces
Pocas veces
Nunca
269
RESPUESTA
MARQUE
Siempre
Casi siempre
Muchas veces
Pocas veces
Nunca
RESPUESTA
MARQUE
Si
No
RESPUESTA
MARQUE
Excelentes
Muy buenos
Buenos
Regulares
Malos
270
RESPUESTA
MARQUE
Mensual
Trimestral
Anual
Nunca
RESPUESTA
MARQUE
Muy importante
Algo importante
Poco importante
Nada importante
RESPUESTA
MARQUE
Si
No
271
9. Cree usted que es necesario establecer cdigos a cada uno de los activos
fijos existentes en la entidad?
RESPUESTA
MARQUE
Siempre
Casi siempre
Muchas veces
Pocas veces
Nunca
RESPUESTA
MARQUE
Totalmente de
acuerdo
De acuerdo
Ni de acuerdo ni en
desacuerdo
En desacuerdo
Totalmente en
desacuerdo
272
ANEXO 2
Cuadro 22. Matriz general
OBJETIVO GENERAL
HIPOTESIS GENERAL
PROBLEMA
PRINCIPAL
La falta de un
modelo de control de
activos fijos provoca
una mala ejecucin
de
tratamientos
mdicos.
FORMULACION DEL
PROBLEMA
De qu manera est
afectando en la ejecucin
de
los
tratamientos
mdicos la falta de un
sistema de control de
Activos
Fijos
en
el
Polimdico
Martnez
ubicado en la ciudad de
Milagro?
Determinar si la incorrecta
ejecucin de tratamientos
mdicos se debe por la
falta de un modelo de
control de activos fijos
que disminuya extravos,
perdidas
fsicas
y
monetarias de los bienes
existentes en la entidad.
Mediante el rediseo de un
modelo de control de
Activos Fijos se busca
mejorar la ejecucin de
tratamientos mdicos en el
Polimdico
Martnez
ubicado en la ciudad de
Milagro
SUBPROBLEMAS
SISTEMATIZACIN
OBJETIVO ESPECFICO
HIPTESIS PARTICULAR
La insuficiencia de
procesos, polticas y
formatos
estandarizados
producen
un
deficiente
rendimiento
administrativo.
La
ausencia
de
procesos
de
mantenimiento,
reparacin y bajas
de
activos
fijos
provocan
la
presencia de activos
fijos obsoletos o en
mal estado.
Qu causa la insuficiencia
de procesos, polticas y
formatos estandarizados en
el
rendimiento
administrativo
de
la
entidad?
Qu
ocasiona
la
presencia de activos e
instrumentos
mdicos
obsoletos o en mal estado
en
la
ejecucin
de
tratamientos mdicos?
Determinar si la presencia
de bienes obsoletos o en
mal estado se debe a la
inexistencia
de
un
proceso
de
mantenimiento
y/o
reparacin de activos fijos
con
sus
respectivos
formatos.
Mediante
la
reestructuracin
e
implementacin
de
procesos,
polticas
y
formatos
estandarizados
podemos
mejorar
el
rendimiento administrativos
de la entidad.
Mediante la elaboracin de
un
proceso
de
mantenimiento
y/o
reparacin y de baja de
activos
fijos
podemos
disminuir la presencia de
mobiliarios
y
equipos
mdicos obsoletos.
VARIABLE
INDEPENDIENTE
Rediseo
de
un
modelo de control de
Activos Fijos.
VARIABLE
DEPENDIENTE
Mejorar
la
ejecucin
de
tratamientos
mdicos.
VARIABLE
INDEPENDIENTE
Reestructuracin e
implementacin de
polticas, proceso y
formatos
estandarizados.
VARIABLE
DEPENDIENTE
Mejorar
el
rendimiento
administrativo de la
entidad.
Elaboracin
un
proceso
de
mantenimiento
y/o
reparacin y baja de
activos fijos.
Disminuir
la
presencia
de
mobiliarios
y
equipos
mdicos
obsoletos.
273
La
carencia
de
constataciones
fsicas y de una
persona responsable
de salvaguardar los
bienes
ocasiona
prdidas
y/o
extravos de los
activos
La
falta
de
codificacin
y
actualizacin
del
inventario de activos
fijos
origina
el
desconocimiento de
la ubicacin de los
bienes en la entidad.
De qu forma perjudica la
prdida y/o extravos de
activos e instrumentos por
la
ausencia
de
constataciones fsicas y de
una persona responsable
de salvaguardar los activos
fijos de la entidad?
Establecer si la prdida
y/o extravos de activos e
instrumentos mdicos se
deben a la ausencia de
un responsable que se
encargue de efectuar las
respectivas
constataciones fsicas
De qu manera influye el
desconocimiento
de
la
ubicacin de los bienes en
la entidad por la falta de
codificacin y actualizacin
del inventario de activos
fijos?
Demostrar
si
el
desconocimiento de la
ubicacin de los bienes
se debe a la falta de
codificacin de equipos e
instrumentos mdicos y a
la desactualizacin de los
registros de inventario de
los activos fijos.
Mediante la designacin de
un responsable de los
activos fijos y la realizacin
de constataciones fsicas
peridicas
podemos
disminuir todo tipo de
prdidas y/o extravos de
equipos e instrumentos
mdicos.
Mediante
la
implementacin
de
un
sistema de codificacin en
cada uno de activos fijos se
pretende llevar un mejor
control en la localizacin de
los bienes.
Designacin de un
responsable
de
activos
fijos
y
constataciones
fsicas peridicas
Erradicar prdidas
y/o extravos de
equipos
e
Instrumentos
mdicos.
Implementacin de
un
sistema
de
codificacin en los
activos fijos.
Mejorar el control
en la localizacin
de cada uno de los
bienes.
274
ANEXO 3
MANUAL ORGANIZACIONAL DEL POLIMEDICO MARTINEZ
MISIN, VISIN Y VALORES CORPORATIVOS.
VISIN
Ser un centro de salud lder que brinda
servicios mdicos de calidad, dotada de
personal calificado y competitivo, equipos
mdicos
adecuados
infraestructura
satisfacer
con
las
la
optima
finalidad
necesidades
de
de
la
una
servicios
confiables
entidad
mdicos
y
que
proporciona
eficientes,
cordiales
seguros,
nuestros
atencin
en
tratamientos
Responsabilidad
Compromiso
Comunicacin
Honestidad y lealtad
Trabajo en equipo
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
A continuacin detallaremos el organigrama con el que actualmente funciona la entidad.
275
ANEXO 4
CARTA DE ACEPTACIN
Seores.
UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
Ciudad.
De mis consideraciones:
Por medio de la presente yo Dra. MARTHA MARTINEZ , autorizo a las seoritas
estudiantes: ANNABELL GABRIELA SARMIENTO ORNA, con cdula de identidad
# 0922876537 y RUTH MARISOL MUOZ SOLORZANO, con cdula de identidad #
092836843-0, a que realicen el proyecto de tesis con el tema ELABORACIN DE
UN MODELO DE SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN EL
POLIMDICO MARTNEZ UBICADO EN LA CIUDAD DE MILAGRO.
Seguros de contar con su valiosa aceptacin, hago propicia la ocasin para expresar
nuestros sentimientos de consideracin y estima.
Atentamente,
MARTHA MARTINEZ
GERENTE PROPIETARIO
276
ANEXO 5
EVIDENCIA FSICA
277
278
Figura 13.Estetoscopio
279
Figura 17.Esterilizador.
Figura 18.Nebulizador.
280
281
Figura 22.Camillas.
282