You are on page 1of 35

Gestin de Proyectos

Gestin de los Interesados

Ernesto Calvo
PMBOK 5ta Edicin

PMP, PMI-RMP, PMI-SP, PMI-ACP, ITIL, MCTS, P6, CSM, RUP, COBIT, MCP

13. Gestin de los Interesados del


Proyecto

Quines son los Stakeholders?


Son individuos u organizaciones activamente involucrados en el proyecto que pueden ser afectados positiva
o negativamente como resultado de la ejecucin del mismo.
Deben ser identificados y manejadas sus expectativas.
Deben tenerse en cuenta a TODOS.

PMBOK 5ta Edicin

Quines son los stakeholders?


Los stakeholders de un proyecto suelen ser:

Project Manager
Cliente/usuario
Organizacin ejecutante
Miembros del equipo del proyecto y del equipo de
direccin
Sponsor (Patrocinador)
Influenciadores
PMO

PMBOK 5ta Edicin

Anlisis de los stakeholders


Para cada stakeholder,
averiguar:
Quin es
Cul es su aporte
Cmo aporta
Cul es su estilo y
comportamiento
Experiencias previas
Expectativas

Para cada stakeholder,


controlar y manejar:

Patrocinador
(sponsor) del
proyecto

Gerente
del proyecto
(PM)
Equipo de
Direccin del proyecto

Equipo del proyecto

Interesados en el
proyecto
(Stakeholders)

PMBOK 5ta Edicin

Expectativas
Fortalezas y Debilidades
Por qu de la oposicin de los
detractores (motivacin)
Apoyo de los entusiastas
(Sponsors)
Ganar ms adeptos
(Motivando a los indiferentes)
Negociar (disminuir la brecha)
Comunicarse con todos

Gestin de los Interesados del Proyecto

Identificar a los
Interesados
13.1

Grupo de Procesos
de Inicio

Planificar la Gestin
de Interesados
13.2

Gestionar la Participacin
de los Interesados
13.3

PMBOK 5ta Edicin

Grupo de Procesos
de Planificacin

Grupo de Procesos
de Ejecucin

Controlar la
Participacin de los
Interesados
13.4

Grupo de Procesos
de
Monitoreo y Control

13.1 Identificar a los Interesados


Proceso que identifica a cada persona u organizacin (stakeholders),
impactadas por el proyecto, y en registrar informacin clave relativa a sus
intereses, participacin e impacto en el proyecto. Los stakeholders
(clientes, patrocinadores, organizacin a cargo del proyecto o pblico),
activamente comprometidos en el proyecto, son afectados positiva o
negativamente por el desarrollo o terminacin del proyecto, por lo que
influyen sobre el proyecto y sus entregables.
Es de vital importancia identificar desde el inicio del Proyecto, a los
stakeholders, as como evaluar sus grados de inters, expectativas,
importancia e influencia, para desarrollar una estrategia para tratar con cada
uno de ellos y establecer el nivel y momento de su participacin
maximizando sus influencias positivas y minimizando los efectos negativos
potenciales.

13.1 Identificar los Interesados

13.1 Identificar a los Interesados

Acta de Constitucin del Proyecto.


(Entradas)
Proporciona informacin sobre las partes internas y
externas involucradas en el proyecto y que se ven
impactadas por este, como clientes, integrantes del
equipo, grupos, patrocinadores del proyecto y
departamentos que intervienen en el proyecto, otras
personas y organizaciones impactadas por el mismo.

Documentos de la Adquisicin. (Entradas)


Cuando un proyecto es resultado de una actividad de
adquisicin o cuando se basa en un contrato establecido,
las partes en dicho contrato son los interesados
(stakeholders) clave en el proyecto. Otras partes
involucradas as como los proveedores, tambin deben
formar parte de la lista de interesados en el proyecto.

13.1 Identificar a los Interesados

Anlisis de los Interesados. (Herramientas y Tcnicas)


Proceso que consiste en reunir y analizar sistemticamente las informaciones cuantitativas y cualitativas, para
identificar qu intereses particulares deben considerarse en el transcurso de todo el proyecto. Identifica los

intereses, expectativas y grado de influencia de los stakeholders (interesados) y los relaciona con la objetivo
del proyecto. El anlisis exitoso de los stakeholders sigue estos pasos:
1.

PRIMER PASO: Identificar a todos los potenciales stakeholders en el proyecto e informacin clave,
ejemplo sus roles, departamentos, intereses, grados de conocimiento, expectativas y grados de
influencia.

13.1 Identificar a los Interesados

Anlisis de los Interesados. (Herramientas y Tcnicas)


SEGUNDO PASO: Identificar el impacto o apoyo potencial que cada stakeholder podra generar, y clasificarlos
para crear una estrategia de abordaje. En caso de grandes comunidades es vital dar prioridad a los
stakeholders clave para garantizar el uso efectivo del esfuerzo a fin de comunicar y gestionar sus

expectativas. Los principales modelos de clasificacin son:

La matriz de Poder/Inters: Engloba a los stakeholders en base a su grado de autoridad (poder) y su


grado de preocupacin (inters) de acuerdo a los resultados del proyecto.

La matriz de Poder/Influencia: Engloba a los stakeholders en base a su grado de autoridad (poder) y su


participacin de forma activa (influencia) en el proyecto.

La matriz de Influencia/Impacto: Engloba a los stakeholders en base a su participacin de forma activa


(influencia) en el proyecto y su capacidad de hacer cambios a la planificacin o realizacin del proyecto
(impacto).

El modelo de prominencia: Detalla a los tipos de stakeholders en base a su poder (capacidad de imponer su
voluntad), urgencia (necesidad de accin inmediata) y legitimidad (su participacin es apropiada).

13.1 Identificar a los Interesados

Anlisis

de

los

Interesados.

(Herramientas y Tcnicas)
3.

TERCER PASO: Analizar el modo en que

los principales stakeholders puedan


reaccionar o responder en distintas
situaciones, para planificar la forma de
influir en ellos para aumentar su apoyo
y minimizar los impactos negativos

potenciales.
El Grfico muestra una matriz Poder/Inters

13.1 Identificar a los Interesados

Registro de los Interesados. (Salidas)


Principal salida del proceso Identificar a los
Interesados. Documento que incluye todos los detalles
relacionados con los stakeholders identificados, entre
ellos:

Informacin de Identificacin:

nombre, cargo en la

organizacin, ubicacin, funcin en el proyecto, informacin de

contacto.

Informacin de Evaluacin: requisitos clave y expectativas,

impacto potencial en el proyecto, fase en el ciclo de vida


donde el inters es mayor.

La Clasificacin de los Interesados: externo/interno,


opositor/neutral/partidario, etc.

13.1 Identificar a los Interesados


Estrategia de Gestin de los Interesados. (Salidas)
Describe un enfoque para mejorar el apoyo y disminuir los impactos negativos de los mismos en el transcurso de
todo el ciclo de vida del proyecto. Engloba estos elementos:
Los stakeholders clave que impactan significativamente en el proyecto.
El grado de participacin requerido en el proyecto, para cada stakeholder identificado.
Los grupos interesados y su gestin (como grupos).
Para representar la Estrategia de Gestin de los Stakeholders se usa una matriz de anlisis de los interesados.
Parte de la informacin de la Estrategia de Gestin de los Stakeholders podra ser muy sensible para incluirla en un
documento compartido. El director del proyecto debe usar su buen juicio de acuerdo a la clase de informacin y al
grado de detalle que se incluir en la estrategia de gestin de los stakeholders.

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados


Es el proceso de desarrollar estrategias de gestin apropiadas para

comprometer efectivamente a los

interesados durante todo el ciclo de vida del proyecto, basados en el anlisis de sus necesidades, intereses e
impacto potencial en el xito del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que provee un plan razonable
y viable para interactuar con los interesados y dar soporte a su inters en el proyecto.

Entradas

.1 Plan para la Direccin del


Proyecto
.2 Registro de Interesados
.3 Factores Ambientales de
la Empresa
.4 Activos de los Procesos de
la Organizacin

Herramientas
y Tcnicas

.1 Juicio de Expertos
.2 Reuniones
.3 Tcnicas de Analticas

Salidas

.1 Plan de Gestin de
Interesados
.2 Actualizaciones a los
documentos del proyecto

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados


Entradas
Plan para la Direccin del Proyecto
Incluye:
el ciclo de vida seleccionado y los procesos que se aplicarn en cada fase;
la descripcin de cmo se ejecutar el trabajo para alcanzar los objetivos;
la descripcin de cmo se cumplirn los requisitos de recursos humanos y
cmo se tratarn y estructurarn en el proyecto, los roles y responsabilidades, las
relaciones de comunicacin y la administracin del personal;
Registro de Interesados
El registro de interesados proporciona la informacin necesaria para planificar las
formas adecuadas de involucrar a los interesados del proyecto.
Factores Ambientales de la Empresa
Entre ellos, la cultura, la estructura y el clima poltico de la organizacin son de
particular importancia, ya que ayudan a determinar las mejores opciones para
propiciar un mejor proceso adaptativo de gestin de los interesados.
Activos de los Procesos de la Organizacin
Todos los activos de los procesos de la organizacin se utilizan como entradas del
proceso Planificar la Gestin de los Interesados

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados


Tcnicas de Anlisis (Herramientas y Tcnicas)
Nivel de Compromiso de los Interesados

a)
b)
c)
d)
e)

Inconsciente o Desconocedor: Desconoce el proyecto y sus impactos potenciales


Resistente: Conoce el proyecto y su impacto y se resiste a los cambios
Neutral: Conoce el proyecto pero no se resiste ni le da apoyo
Apoyo: Conoce el proyecto y su impacto y apoya el cambio
Lder: Conoce el proyecto y su impacto y est activamente comprometido en
asegurar el xito del proyecto

Tcnicas de Anlisis (Herramientas y Tcnicas)


Matriz de Seguimiento de Compromiso de Interesados. Permite documentar y comparar el
nivel de compromiso real (R) del interesado vs. Su nivel deseado (D). Ejemplo

Interesado

Interesado 1
Interesado 2
Interesado 3

Desconocedor Resistente

Neutral

Apoyo

D
D
RD

Lder

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados


Salidas:
1. Actualizaciones a los documentos del proyecto
2. Plan de Gestin de los Interesados. Adicionalmente a los datos contenidos en el
Registro de Interesados debera proveer de
1. Nivel de compromiso real y deseado de los interesados claves
2. Alcance e impacto de los cambios en los interesados
3. Identificar interrelaciones y superposiciones entre interesados
4. Requerimientos de comunicaciones para la fase
5. Informacin a ser distribuida incluyendo idioma, formatos, contenido y nivel de
detalle
6. Razones para la distribucin de informacin y el impacto en el interesado
7. Mtodos para refinar y actualizar el Plan de Gestin de Interesados a medida
que avanza el proyecto

13.3 Gestionar la Participacin de los interesados


Gestionar el compromiso de los interesados. Es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para

cubrir sus expectativas e intereses en el proyecto, gestionar incidentes y promover el compromiso de los
interesados en las actividades del proyecto durante su ciclo de vida. El beneficio clave de este proceso es
permitir al Gerente del Proyecto incrementar el apoyo y minimizar la resistencia, incrementando las

probabilidades de xito del proyecto.

Entradas

.1 Plan de Gestin de
Interesados
.2 Plan de Gestin de las
Comunicaciones
.3 Registro de Cambios
.4 Activos de los Procesos de
la Organizacin

Herramientas
y Tcnicas

.1 Mtodos de Comunicacin
.2 Habilidades

interpersonales
.3 Habilidades Directivas

Salidas

.1 Registro de Incidentes
.2 Solicitudes de Cambio
.3 Actualizaciones al Plan de
Direccin del Proyecto
.4 Actualizaciones a los
documentos del Proyecto
.5 Actualizaciones a los activos
de procesos de la organizacin

13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados

13.3 Gestionar la Participacin de los interesados


Entradas
Plan de Gestin de los Interesados
El plan de gestin de los interesados proporciona una gua sobre la mejor manera de involucrar a los
diferentes interesados en el proyecto. El plan de gestin de los interesados describe los mtodos y
tecnologas utilizados para la comunicacin con los interesados.
Plan de Gestin de las Comunicaciones
El plan de gestin de las comunicaciones proporciona orientacin e informacin sobre la gestin de las
expectativas de los interesados.
Registro de Cambios
Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que ocurren durante el proyecto. Dichos
cambios, as como su impacto en el proyecto en trminos de tiempo, costos y riesgos, son comunicados a
los interesados adecuados.
Activos de los Procesos de la Organizacin
Entre los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso Gestionar la
Participacin de los Interesados se cuentan:
los requisitos de comunicacin de la organizacin
los procedimientos para la gestin de incidentes
los procedimientos de control de cambios y
la informacin histrica relativa a proyectos anteriores

13.3 Gestionar la Participacin de los interesados


Mtodos de comunicacin:
Estos mtodos de comunicacin identificados para cada stakeholder en un plan de gestin de las comunicaciones
se usan en el transcurso de la gestin de los stakeholders.

Habilidades Interpersonales:
Un director del proyecto usa estas habilidades para gestionar las expectativas de los interesados (stakeholders),
tales como:
crear confianza,
dar solucin a conflictos,
escuchar de forma activa,
superar la resistencia al cambio.

Habilidades Directivas:
La gestin es la funcin de dirigir y controlar un grupo de personas, con el objetivo de armonizar el grupo a fin de
posibilitarle lograr una meta ms all del alcance del esfuerzo individual. Las habilidades usadas por el director del
proyecto son:
habilidades de presentacin,
negociacin,
habilidades para redactar,
oratoria.

13.3 Gestionar la Participacin de los interesados


Salidas
Registro de Incidentes
La gestin de la participacin de los interesados puede dar lugar al desarrollo de un
registro de incidentes.

Solicitudes de Cambio
La gestin de la participacin de los interesados puede generar una solicitud de cambio a
producto o al proyecto. Tambin puede incluir acciones correctivas o preventivas
aplicables al propio proyecto o a la interaccin con los interesados afectados, segn
corresponda.

Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto


Entre los elementos del plan para la direccin del proyecto susceptibles de actualizacin s
incluye, entre otros, el plan de gestin de los interesados. Este plan se actualiza cuando
se identifican nuevos requisitos o modificaciones de los requisitos de los interesados.
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Entre los documentos del proyecto que pueden ser actualizados se cuenta, por ejemplo,
registro de interesados.
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

13.4 Controlar la Participacin de los interesados

13.4 Controlar la Participacin de los Interesados


Es el proceso de monitorear las relaciones de los interesados con el proyecto y ajustar las estrategias y

planes para comprometer a los interesados. El beneficio clave de este proceso es incrementar la
eficacia y efectividad de las actividades de compromiso con los interesados mientras se desarrolla el
proyecto y cambia su entorno.

Entradas

.1 Plan de Direccin del


Proyecto
.2 Registro de Incidentes
.3 Datos de Desempeo del
Trabajo
.4 Documentos del Proyecto

Herramientas
y Tcnicas

.1 Sistemas de Gestin de
Informacin

.2 Juicio de Expertos
.3 Reuniones

Salidas

.1 Informacin de Desempeo
del Trabajo
.2 Solicitudes de Cambio
.3 Actualizaciones al Plan de
Direccin del Proyecto
.4 Actualizaciones a los
documentos del Proyecto
.5 Actualizaciones a los activos
de procesos de la organizacin

13.4 Controlar la Participacin de los interesados


Entradas
Plan para la Direccin del Proyecto
El plan para la direccin del proyecto se utiliza para desarrollar el plan de gestin de los interesados.
Entre la informacin que se utiliza para Controlar la Participacin de los Interesados se cuenta:

el ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarn en cada fase
el modo en que se ejecutar el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto
el modo en que se cumplirn los requisitos de recursos humanos

Registro de incidentes
El registro de incidentes se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven
los actuales.
Datos de Desempeo del Trabajo
Los datos de desempeo del trabajo son las observaciones y mediciones primarias identificadas
durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Se recopilan diferentes
medidas de las actividades y entregables del proyecto a lo largo de varios procesos de control.
Documentos del Proyecto
Para controlar la participacin de los interesados se pueden utilizar como entradas de apoyo
mltiples documentos del proyecto procedentes de los procesos de inicio, planificacin, ejecucin o
control.

13.4 Controlar la Participacin de los interesados


Herramientas y Tcnicas
Sistemas de Gestin de la Informacin
Proporciona una herramienta estndar para que el director del proyecto capture,
almacene y distribuya a los interesados la informacin relativa a los costos, al
avance del cronograma y al desempeo del proyecto.
Juicio de Expertos
Para asegurar la identificacin y el listado exhaustivo de nuevos interesados, se
puede realizar una revaluacin de los interesados actuales. Se debe procurar el
aporte de grupos o personas con capacitacin especializada o pericia en la materia,
tales como:
la alta direccin;
otras unidades o individuos dentro de la organizacin;
los interesados clave identificados;
los directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos
expertos en la materia en el mbito de los negocios o de los proyectos;
Reuniones
Las reuniones de revisin del estado se utilizan para intercambiar y analizar
informacin
acerca de la participacin de los interesados.

13.4 Controlar la Participacin de los interesados


Salidas
Informacin de Desempeo del Trabajo
La informacin de desempeo del trabajo consiste en los datos de desempeo
recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados
sobre la base de las relaciones entre reas. La informacin, conlleva
correlaciones y contexto, y proporciona una base slida para las decisiones del
proyecto.
Solicitudes de Cambio
El anlisis del desempeo del proyecto y de las interacciones con los
interesados a menudo genera solicitudes de cambio. Estas solicitudes de
cambio se procesan a travs del proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios
Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
A medida que los interesados se involucran en el proyecto, se puede evaluar la
eficacia general de la estrategia de gestin de los interesados. A medida que
se identifican los cambios necesarios en el enfoque o la estrategia, puede ser
necesario actualizar las secciones afectadas del plan para la direccin del
proyecto a fin de reflejar estos cambios.

13.4 Controlar la Participacin de los interesados


Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Entre los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin, se
cuentan:
Registro de interesados.- Se actualiza cuando la informacin sobre los
interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o los
originalmente registrados ya no participen en el proyecto.
Registro de incidentes.- Se actualiza a medida que se identifican
nuevos incidentes y se resuelven los actuales.
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
Entre los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de
actualizacin, son:
Notificaciones a los interesados.
Informes del proyecto.
Presentaciones del proyecto.
Registros del proyecto.
Retroalimentacin de los interesados.
Documentacin sobre lecciones aprendidas.

FIN
ernesto.calvo@pmi.org.pe