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GESTIN DE LAS ADQUISICIONES

DEL PROYECTO

Ernesto Calvo
PMP, PMI-RMP, PMI-SP, PMI-ACP, ITIL, MCTS, P6,
CSM, RUP, COBIT, PRINCE, MCP

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,


(PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.

12. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,


(PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.

12. GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL


PROYECTO - DEFINICIN
La Gestin de las Adquisiciones del proyecto incluye los procesos necesarios
para comprar o adquirir productos, servicios o resultados necesarios del exterior
del equipo de proyecto.

La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye la gestin de contratos y los


procesos de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar
contratos u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo de
proyecto.
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto tambin incluye controlar cualquier
contrato emitido por una organizacin externa (el comprador) para la adquisicin
de entregables del proyecto ejecutado por el equipo de proyecto (el vendedor) y
administrar las obligaciones contractuales cargadas al equipo de proyecto por
dicho contrato.

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12. GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL


PROYECTO - PROCESOS
12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS ADQUISICIONES
El proceso de documentar las decisiones de adquisiciones, especificando el
enfoque e identificando a los potenciales proveedores.

12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


El proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionar
proveedor y adjudicar el contrato.
12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES
El proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitoreando el
desempeo del contrato y realizando cambios y correcciones donde sea
apropiado.

12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES


El proceso de completar cada adquisicin del proyecto.

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Conceptos a Manejar
Estos procesos involucran acuerdos, incluyendo los
contratos, que son documentos legales que se
establecen entre un comprador y un vendedor.
Un contrato de adquisicin incluye trminos y
condiciones y puede incorporar otros aspectos
especificados por el comprador respecto a lo que el
vendedor debe realizar o proporcionar.

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Conceptos a Manejar
En las fases iniciales, el equipo de direccin del
proyecto puede buscar el respaldo de especialistas
en contratacin, adquisiciones, derecho y
disciplinas tcnicas. Dicha participacin puede ser
impuesta por la poltica de una organizacin.

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Conceptos a Manejar
Las diferentes actividades involucradas en los
procesos de gestin de las adquisiciones de un
proyecto, conforman el ciclo de vida de un
acuerdo. Mediante la gestin activa de este ciclo de
vida, y la redaccin cuidadosa de los trminos y
condiciones de una adquisicin, algunos de los
riesgos identificables del proyecto se pueden
compartir o transferir a un vendedor.
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Documentos de la adquisicin
Tenemos diferentes tipos de documentos, por
ejemplo:
Solicitud de informacin (RFI)
Invitacin a la licitacin (IFB)
Solicitud de propuesta (RFP)
Solicitud de cotizacin (RFQ)
Aviso de oferta, invitacin a la negociacin, y
respuesta inicial a la oferta, etc.
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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
Planificar la Gestin de las Adquisiciones es el proceso de documentar las
decisiones de compra del proyecto, especificar el enfoque que se les dar e
identificar a proveedores potenciales.
El principal beneficio de este proceso radica en que determina si es que se
comprar o har internamente los bienes y servicios necesarios, y de ser el
caso, qu se adquirir, cmo adquirirlo, cunto se requiere y cundo adquirirlo.
Planificar la Gestin de las Adquisiciones identifica las necesidades del
proyecto que mejor se pueden satisfacer utilizando recursos externos a la
organizacin ejecutante.

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
1 ENTRADAS
1. Plan para la Direccin
del Proyecto
2. Documentacin de
requisitos
3. Registro de Riesgos
4. Recursos requeridos
para las actividades.
5. Cronograma del
Proyecto
6. Estimacin de costos
de las Actividades
7. Registro de Interesados
8. Factores Ambientales
de la Empresa
9. Activos de procesos de
la Organizacin.

2 HERRAMIENTAS Y
TCNICAS
1. Anlisis de Hacer o
Comprar
2. Juicio de Expertos
3. Investigacin de
Mercado
4. Reuniones

3 SALIDAS
1. Plan de Gestin de las
Adquisiciones
2. Enunciados del trabajo
relativo a adquisiciones
3. Documentos de las
Adquisiciones
4. Criterios de Seleccin de
Proveedores
5. Decisiones de Hacer o
Comprar
6. Solicitudes de Cambio
7. Actualizaciones a los
documentos del
proyecto.

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
ENTRADAS:
1. Plan de Gestin del Proyecto. Entre los elementos
saltantes a utilizar en la Planificacin de las
Adquisiciones se encontrar:
1. Declaracin del Alcance del Proyecto
2. WBS/EDT
3. Diccionario de la EDT
2. Documentacin de los Requerimientos.
Requerimientos importantes sobre el producto y
requerimientos de orden legal y/o contractual.

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
ENTRADAS:
3. Registro de Riesgos. Las
estrategias seleccionadas pueden
influir en el Tipo de Contrato que se
seleccionar y en la negociacin
con los proveedores.
4. Requerimientos de Recursos de
las Actividades. Definirn la
condiciones que se debe trasladar a
los proveedores como parte del
contrato y SOW

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ADQUISICIONES
ENTRADAS:
5. Cronograma del Proyecto.
Definir las fechas lmite
para trasladar a los
proveedores en los
contratos.

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
ENTRADAS:
6. Estimados de Costo de las Actividades. Nos dar una base para negociar
los costos de las tareas sub-contratadas.

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
ENTRADAS:
7. Registro de Interesados. Permite conocer los intereses de los
stakeholders en el proyecto y tomarlos en cuenta en la definicin de las
contrataciones.
8. Factores Ambientales de la Empresa. Los que pueden incluir:
1. Condiciones de Mercado
2. Bienes y Servicios disponibles en el mercado.
3. Proveedores, incluyendo su registro de desempeo.
4. Trminos y Condiciones caractersticos de la industria o de la
empresa.

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
ENTRADAS:
9. Activos de Procesos de la Organizacin. Los que incluirn:
1. Polticas de Compras.
2. Sistemas de Gestin utilizados por la organizacin de compras.
3. Lista de Proveedores pre-calificados de acuerdo a polticas y
experiencia anterior.
4. Tipos de Contrato utilizados. En general estos pueden ser de tres
tipos:
1. Contratos de Precio Fijo
2. Contratos de Costos Reembolsables.
3. Contratos de Tiempo & Materiales

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ADQUISICIONES
ENTRADAS TIPOS DE CONTRATO:
CONTRATOS DE PRECIO FIJO
Implica un precio total fijo para un producto o bien definido. Los CPF pueden
incluir incentivos para quienes cumplan o superen objetivos del proyecto
seleccionados (Cronograma o costo).
La forma ms simple de contrato de precio fijo es una orden de compra por un
artculo especfico que debe ser entregado en una fecha especfica por un
precio determinado.
Los compradores deben precisar de manera inequvoca el bien o servicio
contratado. Los vendedores pueden ser penalizados si no cumplen con lo
estipulado en el contrato. Los cambios de alcance o condiciones usualmente
van acompaados de cambio en el costo.
Contratos de Precio Fijo Firme (FFP). No se aceptan cambios de costo
a menos que haya cambios en el alcance. Cualquier variacin en los
costos es absorbida por el vendedor.

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
ENTRADAS TIPOS DE CONTRATO:

CONTRATOS DE PRECIO FIJO


Contratos de Precio Fijo con Incentivos (FPIF). Puede haber
incentivos (bonos) para el vendedor si se logra metas del proyecto o si se
consigue ahorros. Cuando se trata de ahorros el beneficio se puede
repartir segn una proporcin previamente acordada.

Contratos de Precio Fijo con Ajuste Econmico (FP-EPA). Incluye


frmulas de ajuste al precio para absorber variaciones fuera del control
del comprador o vendedor, como puede ser inflacin, devaluacin,
cambios de precios en el mercado. Requiere pre-definir las fuentes de
informacin e ndices que se usar para calcular los ajustes, a lo largo
del contrato o al final del mismo.

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ADQUISICIONES
ENTRADAS TIPOS DE CONTRATO:

CONTRATOS DE COSTOS REEMBOLSABLES


Implica pagos al proveedor (reembolso de costos) por todos los costos reales
y legtimos incurridos para completar el trabajo, ms una tarifa que significa la
utilidad del vendedor.
Tambin puede incluir un incentivo por cumplimiento de metas como costo,
cronograma o rendimiento tcnico.
Un contrato de costos reembolsables provee flexibilidad cuando el alcance no
es preciso al inicio del contrato o cuando existen altos riesgos en la ejecucin.

Contratos de Costo ms Tarifa Fija (CPFF). Se reembolsa los costos


sustentados y se paga una tarifa que es un porcentaje del costo
inicialmente estimado o un monto fijo. No hay ajustes por aumento de
costos ni por performance del vendedor. Se paga contra trabajo
terminado.
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ADQUISICIONES
ENTRADAS TIPOS DE CONTRATO:

CONTRATOS DE COSTOS REEMBOLSABLES

Contratos de Costo ms Incentivos (CPIF). Se reembolsa los costos


sustentados y se paga un incentivo en base al logro de metas fijadas de
antemano en el contrato. Si los costos difieren del estimado original, los
beneficios o sobrecostos son divididos entre el comprador y vendedor de
acuerdo a una proporcin previamente acordada.

Contratos de Costo ms Tarifa de Adjudicacin (CPAF). Se


reembolsa los costos sustentados y se paga la Tarifa del vendedor (su
utilidad) en base al logro de algn criterio de rendimiento (usualmente
subjetivo) y que se incorpora al contrato. En estos casos los criterios de
aceptacin son subjetivos y por lo tanto raramente admiten discusin.

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ADQUISICIONES
ENTRADAS TIPOS DE CONTRATO:
EJEMPLOS DE INCENTIVOS

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS ADQUISICIONES


ENTRADAS TIPOS DE CONTRATO:

CONTRATOS DE TIEMPO & MATERIALES


Este es un tipo hbrido de contrato el cual contiene aspectos tanto de los
contratos con reembolso de costos como de los contratos de precio fijo. Se
utilizan por lo general cuando se conoce el recurso necesario pero no es
posible determinar el alcance del trabajo requerido, o la duracin del esfuerzo.
Funcionan como contratos con Reembolso de Costos en el sentido que el
valor del contrato aumenta con el aumenta segn aumenten los costos
incurridos. Funcionan como contratos de Precio Fijo en el sentido que la
tarifa del vendedor por lo general est fija de antemano, usualmente por
escalas de recursos comprometidos.

Algunos ejemplos son suministro de recursos en general (manpower),


servicios de consultora, recursos expertos para tareas puntuales.
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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
1 ENTRADAS
1. Plan para la Direccin
del Proyecto
2. Documentacin de
requisitos
3. Registro de Riesgos
4. Recursos requeridos
para las actividades.
5. Cronograma del
Proyecto
6. Estimacin de costos
de las Actividades
7. Registro de Interesados
8. Factores Ambientales
de la Empresa
9. Activos de procesos de
la Organizacin.

2 HERRAMIENTAS Y
TCNICAS
1. Anlisis de Hacer o
Comprar
2. Juicio de Expertos
3. Investigacin de
Mercado
4. Reuniones

3 SALIDAS
1. Plan de Gestin de las
Adquisiciones
2. Enunciados del trabajo
relativo a adquisiciones
3. Documentos de las
Adquisiciones
4. Criterios de Seleccin
de Proveedores
5. Decisiones de Hacer o
Comprar
6. Solicitudes de Cambio
7. Actualizaciones a los
documentos del
proyecto.

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
1. Anlisis de Hacer o Comprar. Es una metodologa
comn de direccin que indica si un trabajo particular
puede ser hecho bien por el equipo del proyecto o
debe ser adquirido de fuentes externas.

Hacer o
Comprar?

Las restricciones al presupuesto afectan en las


decisiones de hacer o comprar. Cuando se decide
hacer una compra, debe decidirse si se va adquirir o
alquilar. Este anlisis o evaluacin considera todos
los costos relacionados, directos e indirectos.

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HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
1. Anlisis de Hacer o Comprar

Hacer o
Comprar?

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Matriz de Hacer o Comprar

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
2. Juicio de Expertos. Se recurre al juicio de
Expertos para analizar las entradas y salidas de
este proceso. El juicio de expertos en compras
tambin es til para desarrollar o variar los
criterios a aplicar en el anlisis de las propuestas
de los vendedores.

El juicio de expertos legales precisa de los


servicios profesionales de un abogado para
contribuir con los aspectos, trminos y
condiciones especficos de las adquisiciones..

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ADQUISICIONES
HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
3. Estudio de Mercado. Incluye examinar la
capacidad disponible en el mercado, la industria
y del proveedor en particular. Esta informacin
puede ser recogida en conferencias, anlisis de
industria, entre otros.
El equipo de compras tambin podr balancear
el uso de tecnologas de avanzada con el nivel
de riesgo asociado y la experiencia en el
mercado.

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
4. Reuniones. Conducir los estudios de mercado
puede no ser suficiente o no proveer informacin
especfica que nos permita formular una
estrategia de compras, por lo que se vuelven
necesarias las Reuniones con los proveedores
potenciales.

Mediante una apropiada colaboracin con los


proveedores potenciales, la organizacin se
puede beneficiar de informacin especfica al
tiempo que el proveedor busca influir en el
enfoque del contrato, consiguindose beneficio
mutuo.
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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
1 ENTRADAS
1. Plan para la Direccin
del Proyecto
2. Documentacin de
requisitos
3. Registro de Riesgos
4. Recursos requeridos
para las actividades.
5. Cronograma del
Proyecto
6. Estimacin de costos
de las Actividades
7. Registro de Interesados
8. Factores Ambientales
de la Empresa
9. Activos de procesos de
la Organizacin.

2 HERRRAMIENTAS Y
TCNICAS
1. Anlisis de Hacer o
Comprar
2. Juicio de Expertos
3. Investigacin de
Mercado
4. Reuniones

3 SALIDAS
1. Plan de Gestin de las
Adquisiciones
2. Enunciados del trabajo
relativo a adquisiciones
3. Documentos de las
Adquisiciones
4. Criterios de Seleccin
de Proveedores
5. Decisiones de Hacer o
Comprar
6. Solicitudes de Cambio
7. Actualizaciones a los
documentos del
proyecto.

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
SALIDAS:

1. Plan de Gestin de las Adquisiciones. Este es un


componente del Plan de Gestin del Proyecto y
describe cmo el equipo de proyecto adquirir los
bienes y servicios fuera de la organizacin
ejecutante. Describir cmo se gestionar los
procesos desde el desarrollo de los documentos de
compra hasta el cierre de las adquisiciones.
El Plan de gestin de las Adquisiciones puede ser
formal o informal, detallado o general, de acuerdo a
las necesidades del proyecto.

Puede incluir guas para:


Tipos de Contrato a utilizar
Temas relacionados a la Gestin de Riesgos.
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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
SALIDAS:
Si se utilizar estimados independientes o no.
Cules acciones puede ejecutar el equipo de
gestin de proyectos unilateralmente
Documentos estndar de compras, si es
necesario.
Gestionar a mltiples proveedores.
Coordinar las compras con otros aspectos del
proyecto, tales como gestin del Cronograma e
Informes de Desempeo
Restricciones y Supuestos que pueden afectar
las compras planificadas.
Gestin de compras que requieren periodos
largos para concretarse y su interaccin con el
cronograma.
Decisiones Hacer vs. Comprar y enlazarlas con
los procesos Estimar los Recursos de las
Actividades y Desarrollar el Cronograma
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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
SALIDAS:
Fijar las fechas lmite de cada entregable en cada
contrato y de acuerdo al Cronograma.
Coordinar los mecanismos de Control de las
Adquisiciones y Control del Cronograma.
Identificar requerimientos que permitan mitigar
riesgos en el proyecto.
Dar direccin a los proveedores para desarrollar y
mantener una EDT (WBS) alineada con la del
proyecto.
Establecer la forma y formato que se utilizar
para las Declaraciones del Trabajo (SOW) de los
contratos.
Identificar proveedores pre-calificados, si los
hubiera.
Definir mtricas de compras para gestionar los
contratos y evaluar a los proveedores.
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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
SALIDAS:

2. Declaracin del Trabajo (SOW) de las


Adquisiciones. Se desarrolla a partir de la Lnea
Base del Alcance y define solamente la parte a ser
incluida como parte del contrato.
Debe contener suficiente detalle para permitir a los
proveedores determinar si pueden proveer los bienes
y servicios solicitados en las condiciones solicitadas.
Puede incluir especificaciones, cantidades, niveles de
calidad, niveles de desempeo, lugar de trabajo,
entre otros requerimientos.

Incluye elementos colaterales tales como


necesidades de informacin, frecuencia, Plan de
Comunicaciones, formatos, etc.
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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
SALIDAS:
3. Documentos de las Adquisiciones. Estos son utilizados para
solicitar propuestas de los proveedores. Trminos como Cotizacin u
Oferta son utilizados cuando la seleccin del proveedor se basar en
el precio. Trminos como Propuesta o Solucin son utilizados cuando
la decisin se tomar en base a otros criterios como Calidad, Servicio,
Capacidad Tcnica, entre otros.
Algunos documentos tpicos son:
Invitacin a Cotizar (IFB)
Solicitud de Informacin (RFI)
Solicitud de Cotizacin (RFQ)
Solicitud de propuesta (RFP)
Aviso de Concurso
Bases de Concurso

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
SALIDAS:
4. Criterios de Seleccin. Los criterios de seleccin
se utilizan para calificar las propuestas de los
proveedores y as poder seleccionar la fuente de
suministro.

En ocasiones, cuando los bienes o servicios estn


disponibles de muchas fuentes, el precio es el
nico criterio. En esos casos el precio debe
considerar todos los costos hasta el punto de
entrega.
Otros criterios de seleccin utilizados pueden ser:

Comprensin de la Necesidad. Qu tan


bien aborda el problema la propuesta del
proveedor?
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ADQUISICIONES
SALIDAS:

Costo Total de la Solucin. Cul es el


Costo Total de Propiedad (TCO) de la solucin
propuesta?

Capacidad Tcnica. Tienen el proveedor el


conocimiento tcnico o podr adquirirlo?

Riesgo. Cunto riesgo asume el proveedor y


cunto permanece con el comprador?

Capacidad de Gestin. Tiene el proveedor


capacidades para gestionar el contrato
adecuadamente?

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
SALIDAS:

Calce Tcnico. Cun cerca de cumplir con


los requerimientos del SOW se encuentra la
propuesta del proveedor?

Garanta. Cul es el alcance y duracin de


la garanta ofrecida por el proveedor?

Capacidad Financiera. Tiene el proveedor


los recursos financieros para realizar el
trabajo? Depender de los pagos el
comprador para su continuidad?

Capacidad de produccin e Inters. Tiene


el proveedor capacidad y/o inters en nuestro
negocio para asumir requerimientos
adicionales?
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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
SALIDAS:
Tamao y Tipo de Negocio. Tiene el
proveedor alguna condicin especial? Existe
un riesgo?

Historial de Desempeo. Se tiene


experiencia anterior con el proveedor?

Referencias. Tienen el proveedor


referencias que ofrecer? Son verificables?

Derechos de Propiedad Intelectual. Exige


el proveedor derechos de propiedad intelectual
sobre el producto del contrato?

Derechos de propiedad. Exige el proveedor


derechos de propiedad sobre el producto del
contrato?
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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
SALIDAS:
5. Decisiones de Hacer o Comprar. El anlisis de
Hacer o Comprar determina una decisin sobre
cules productos o servicios debern ser
conseguidos fuera de la organizacin que ejecuta
el proyecto.
Si la decisin es la de Hacer el bien o servicio,
entonces el Plan de gestin de Adquisiciones
establecer los procedimientos y acuerdos internos
que se debe seguir para concretar el o los tems de
la EDT involucrados.
Una decisin de Comprar iniciar un proceso
similar hacia el exterior (proveedores).

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
SALIDAS:
6. Solicitudes de Cambio. La sola decisin de
Comprar introduce cambios en las diferentes
Lneas Base y planes sucedneos (Alcance, Costo,
Cronograma, RR.HH., Comunicaciones, Riesgos,
Calidad, Interesados.
Adicionalmente, los propios contratos son
susceptibles de requerir cambios a medida que
progresa su ejecucin o avanza el proyecto.
Tanto los cambios por efecto de las compras, como
los cambios inherentes a las compras, deben pasar
por el proceso de realizar el Control Integrado de
Cambios.

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12.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS


ADQUISICIONES
SALIDAS:
6. Actualizaciones a los Documentos del
Proyecto. Los principales documentos que
pueden ser actualizados, producto del proceso de
Planificar la Gestin de las Adquisiciones, sin ser
los nicos, son:
Documentacin de los Requerimientos
Matriz de Trazabilidad de los Requerimientos
Registro de Riesgos
Registro de Interesados

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Ejercicio I)
En la Tabla a continuacin seleccione el tipo de contrato ms conveniente. Opciones:
Precio Fijo
Reembolso de costos
Por tiempo y materiales

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Ejercicio II)
En un contrato de reembolso de costos, se estima un costo de $200.000 y un honorario de
$30.000. Si el vendedor gasta menos, el ahorro se repartir en un 50% para cada uno. Si el
costo final es de $160.000, Cunto terminar pagando el comprador?
A. $160.000
B. $190.000
C. $200.000
D. $210.000

Ejercicio III)
b) Qu tipo de contrato (Precio fijo, Costos reembolsables, Tiempo y materiales) sera mejor en
cada tipo de documentacin?
A. Invitacin a la Licitacin (IFB)
B. Solicitud de Presupuesto (RFQ)
C. Solicitud de Propuesta (RFP)
D. Carta de Intencin

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Ejercicio I. Respuesta

Ejercicio II. Respuesta: D


$160.000 + $30.000 + 50% x $40.000 = $210.000
Este sera un ejemplo de un contrato de reembolso de costos ms un incentivo.
Ejercicio III.
Licitacin (IFB): los contratos de precio fijo suelen ser los ms utilizados
Presupuesto (RFQ): los contratos por tiempo y materiales, o de precio fijo, seran los ms
recomendados.
Propuesta (RFP): si el alcance no est bien definido en los pliegos, el contrato de costos
reembolsables sera el ms recomendado.

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(PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.

Preguntas:
1.- Dentro de los contratos de Costos Reembolsables. Cul de las opciones NO es un tipo
comn de contrato?
a. Costo Ms Honorarios con Incentivos (CPIF).
b. Costo Ms Honorarios Fijos (CPFF).
c. Costo Ms Tiempo Fijo (CPFT).
d. Costo Ms Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (CPAF).

2.- Si usted trabajara en un proyecto con un alcance que est en constante cambio. Qu
tipo de contrato funcionara MEJOR cuando se contrata a un vendedor externo?
a. Precio Fijo.
b. Tiempo y Materiales.
c. Suma Global.
d. Costos Reembolsables.

3.- El tipo de contrato que representa el ms alto riesgo para el vendedor es:
a. Precio fijo ms incentivos.
b. Costo reembolsable.
c. Precio fijo,
d. Costo reembolsable ms incentivos.
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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


Efectuar las Adquisiciones es el proceso de
obtener las respuestas de los proveedores,
seleccionar un proveedor y adjudicar un contrato.
El principal beneficio de este proceso es que
provee alineamiento de expectativas de
interesados internos y externos a travs de
acuerdos establecidos.
Durante el proceso de Efectuar las Adquisiciones,
el equipo recibir propuestas y cotizaciones y
aplicar criterios de seleccin previamente
definidos para seleccionar uno o ms proveedores
que estn calificados para realizar el trabajo
requerido.

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

En procesos de compra grandes el proceso de


Efectuar las Adquisiciones puede ser iterativo,
aumentando el nivel de detalle en cada repeticin
de modo de reducir una lista larga de proveedores
a una lista corta, luego identificar los proveedores
deseables y cerrar la negociacin del contrato con
el proveedor seleccionado.

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


Una vez que el proyecto entra en su fase de ejecucin, es necesario
contactarse con los proveedores que van a vender bienes y servicios
complementarios para el proyecto y se aplican los criterios de
evaluacin para elegir quienes sern los proveedores del proyecto.
Los criterios de evaluacin dependern de cada proyecto en
particular y podran incluir tems tales como: precio, servicio de
post-venta, tiempo de entrega, propuesta tcnica, respaldo
financiero, etc.

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

1 ENTRADAS
1. Plan de Gestin de las
Adquisiciones
2. Documentos de las
Adquisiciones
3. Criterios de Seleccin
de proveedores
4. Propuestas de los
vendedores
5. Documentos del
proyecto
6. Decisiones de Hacer o
Comprar
7. Enunciados del Trabajo
relativo a las
Adquisiciones
8. Activos de los procesos
de la Organizacin.

2 HERRRAMIENTAS Y
TCNICAS
1. Conferencia de oferentes
2. Tcnicas de evaluacin
de propuestas
3. Estimaciones
Independientes
4. Juicio de Expertos
5. Publicidad
6. Tcnicas Analticas
7. Negociacin de
Adquisiciones

3 SALIDAS
1. Vendedores
Seleccionados
2. Acuerdos
3. Calendarios de los
recursos
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan
para la direccin del
proyecto
6. Actualizaciones a los
documentos del
proyecto.

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


ENTRADAS:
1. Plan de Gestin de las Adquisiciones. Producto principal del proceso
Planificar la gestin de las Adquisiciones, describe cmo los procesos de
adquisiciones ser gestionados desde el desarrollo de la documentacin de
adquisiciones hasta el cierre del contrato.

2. Documentos de las Adquisiciones. Los Documentos de las


Adquisiciones nos permiten documentar el proceso ejecutado con lo que se
cuenta con un rastro auditable para los contratos y otros acuerdos
3. Criterios de Seleccin de Proveedores. Los criterios de seleccin
pueden incluir informacin sobre las capacidades de los proveedores,
fechas comprometidas, costo del producto, TCO, experiencia y el enfoque
de solucin.

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


ENTRADAS:
4. Propuestas de los Proveedores. Las propuestas de los proveedores,
preparadas en respuesta a los documentos de compras, forman la
informacin bsica que se utilizar para la evaluacin de proveedores y
seleccionar el (los) proveedor(es) a quienes se adjudicar el contrato.

5. Documentos del Proyecto. Los ms frecuentemente utilizados como


entrada son aquellos documentos relacionados con los riesgos en los
contratos y las decisiones registradas en el Registro de Riesgos.
6. Decisiones de Hacer o Comprar. Las organizaciones analizan la
necesidad, identifican recursos y luego comparan estrategias de compras
para decidir si comprar o hacer (interno). Esto implica evaluar la
conveniencia de comprar vs. Fabricar el bien o servicio internamente.
Algunos factores a tomar en cuenta al momento de tomar la decisin de
Hacer o comprar incluyen:
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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


ENTRADAS:

Capacidad disponible de la organizacin

Valor agregado provisto por el proveedor

Riesgos asociados a conseguir cubrir las necesidades de una manera


costo-eficiente

Capacidad interna comparada con la capacidad de la comunidad e


proveedores.

7. Declaracin del Trabajo de las Adquisiciones (SOW). La declaracin de


trabajo brinda a los proveedores con un conjunto de metas claramente
establecidas, requerimientos y productos de los cuales se puede obtener
una respuesta cuantificable. La Declaracin del Trabajo es un elemento
crtico en el proceso de adquisiciones y sufrir modificaciones hasta
alcanzar un acuerdo final. Puede incluir:
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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


ENTRADAS:

Especificaciones

Cantidades deseadas

Niveles de Calidad

Datos del desempeo.

Perodo de ejecucin

Ubicacin donde se desarrolla el trabajo

Otros requerimientos

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


ENTRADAS:
8. Activos de Procesos de la Organizacin. Algunos elementos de los
activos de procesos de la organizacin, que pueden afectar el proceso de
Efectuar las Adquisiciones, incluyen:

Listados de proveedores anteriores y calificados

Informacin sobre experiencia anterior relevante con los proveedores,


sea buena o mala

Acuerdos previos

Cuando existen acuerdos previos, el esfuerzo estar dirigido ms bien a


desarrollar conjuntamente un SOW y a cerrar negociaciones sobre la
adjudicacin del contrato.

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

1 ENTRADAS
1. Plan de Gestin de las
Adquisiciones
2. Documentos de las
Adquisiciones
3. Criterios de Seleccin
4. Propuestas de los
proveedores
5. Documentos del
proyecto
6. Decisiones Hacer vs
Comprar
7. Declaracin del Trabajo
de las Adquisiciones
(SOW)
8. Activos de procesos de
la Organizacin.

2 HERRRAMIENTAS Y
TCNICAS
1. Reunin de Postores
2. Tcnicas de evaluacin
de propuestas
3. Estimaciones
Independientes
4. Juicio de Expertos
5. Publicidad
6. Tcnicas Analticas
7. Negociacin de
Adquisiciones

3 SALIDAS
1. Vendedores
Seleccionados
2. Acuerdos
3. Calendarios de los
recursos
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan
para la direccin del
proyecto
6. Actualizaciones a los
documentos del
proyecto.

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
1. Conferencias de oferentes. Las Conferencias
de oferentes son reuniones entre el comprador y
todos los posibles postores, previas a la
presentacin de las ofertas o propuestas.
Se utilizan para asegurar que existe un
entendimiento comn del requerimiento entre
todos los participantes y que no existe
tratamiento preferencial hacia ningn postor.

Se debe realizar esfuerzos para que las


preguntas y respuestas sean escuchadas por
todos los oferentes. Las peguntas y respuestas
luego son incorporadas como adiciones al SOW
(o bases del concurso).
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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
2. Tcnicas de Evaluacin de Propuestas.
Cuando las compras son complejas, donde se
utilizar criterios de calificacin previamente
determinados y ponderados, se utilizar un
proceso de evaluacin de acuerdo a las polticas
del comprador.

De acuerdo a las prioridades del proyecto y de la


organizacin, los factores Econmicos y Tcnicos
se repartirn el valor de la propuesta de modo
que se obtenga la combinacin ms conveniente.
Factores Ambientales de la Empresa afectarn la
estructura de ponderacin, buscando eliminar
tantos postores como sea posible o al contario,
incluir tantos postores como sea posible.
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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
3. Estimaciones Independientes. Para muchos
tems de compra, la organizacin puede elegir
realizar sus propios estimados o puede contratar
servicios profesionales para ese fin.
Marcadas diferencias entre los estimados y las
propuestas son indicativos de errores en el SOW,
ambigedades o que los vendedores no han
entendido el requerimiento.

Una vez detectada la diferencia es necesario


entender el origen para tomar la accin correctiva
correspondiente.

Independent Estimates at Completion

AS4817:C10] - This chart shows the EAC


calculated by Project along with 4 independent
estimates calculated by using past performance
(represented by CPI and/or SPI) to provide
alternative estimates.

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
4. Juicio de Expertos. El Juicio de
Expertos es til para evaluar las
propuestas de los proveedores, sea
por expertos individuales o por
equipos multidisciplinarios.
Las reas de experiencia pueden
cubrir disciplinas como
contrataciones, legal, finanzas,
contabilidad, ingeniera, diseo,
investigacin, desarrollo, ventas y
manufactura.

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
5. Publicidad. Las listas existentes de
proveedores pueden ser ampliadas
mediante publicidad en diferentes
medios, pblicos especializados.
Algunas organizaciones recurren a
publicaciones online (Internet) y otras
tienen la obligacin normativa de
hacerlo en medios pblicos
(Empresas Estatales) y en las
pginas web institucionales
(Transparencia).

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
6. Tcnicas Analticas. El comprar
implica definir una necesidad de
manera que el proveedor pueda
agregar valor a su oferta.
Para asegurar que esa meta es
alcanzada, tcnicas analticas pueden
usarse para identificar el nivel de
desarrollo de un proveedor y su
capacidad para cumplir un entregable,
al costo esperado y sin mayores
cambios.

Analizando desempeo anterior se


puede identificar reas de riesgo que
requerirn monitoreo cercano.
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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
7. Negociacin de adquisiciones.- La negociacin aclara la estructura y
otros trminos e las compras de modo que se llegue a un acuerdo de mutuo
beneficio. El alcance debera incluir Roles y Responsabilidades, Niveles de
Autoridad, leyes aplicables, derechos de propiedad y propiedad intelectual,
cronograma de pagos, financiamiento, solucin tcnica, entre otros.
La negociacin concluye con un documento que puede ser ejecutado tanto
por el comprador como por el vendedor.
En compras complejas la negociacin puede ser un proceso adicional, con
sus entradas, herramientas y salidas. Para las compras sencillas los
trminos pueden estar pre-fijados y ser no-negociables.

El gerente de proyecto puede no ser el negociador principal, sin embargo


debera estar presente a lo largo de la negociacin para proveer apoyo e
informacin clave del entendimiento del requerimiento.
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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

1 ENTRADAS
1. Plan de Gestin de las
Adquisiciones
2. Documentos de las
Adquisiciones
3. Criterios de Seleccin
4. Propuestas de los
proveedores
5. Documentos del
proyecto
6. Decisiones Hacer vs
Comprar
7. Declaracin del Trabajo
de las Adquisiciones
(SOW)
8. Activos de procesos de
la Organizacin.

2 HERRRAMIENTAS Y
TCNICAS
1. Reunin de Postores
2. Tcnicas de evaluacin
de propuestas
3. Estimaciones
Independientes
4. Juicio de Expertos
5. Publicidad
6. Tcnicas Analticas
7. Negociacin de
Adquisiciones

3 SALIDAS
1. Vendedores
Seleccionados
2. Acuerdos
3. Calendarios de los
recursos
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan
para la direccin del
proyecto
6. Actualizaciones a los
documentos del
proyecto.

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


SALIDAS:
1. Vendedores Seleccionados. Los
vendedores seleccionados son aquellos que
se juzga estn en un rango competitivo
basado en la evaluacin de las propuestas
recibidas, y quienes han negociado los
trminos del contrato que se convertir en el
contrato final una vez que se haya efectuado
la adjudicacin.
Las compras complejas, de alto valor y/o alto
riesgo por lo general requerirn de la
aprobacin de la alta gerencia antes de
proceder a la adjudicacin formal.

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


SALIDAS:
2. Acuerdos. Los acuerdos de compra incluyen trminos y condiciones de la
compra. Es responsabilidad del equipo de proyecto asegurar que los
acuerdos satisfacen las necesidades de la compra as como que cumplen
con las polticas de compras de la organizacin.
Dependiendo de la complejidad de la compra el acuerdo suscrito puede
llamarse entendimiento, orden de compra, contrato, sub-contrato.
Sin importar la forma, debe recordarse que un contrato es un documento
legal en el que proveedor se compromete a entregar un bien o servicio y el
comprados a pagar una retribucin acordada. Como tal, puede terminar
siendo ventilado en una corte de justicia.

Los principales componentes de un Acuerdo pueden variar, pero usualmente


incluirn:
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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


SALIDAS:

SOW o lista de entregables

Lnea Base del Cronograma

Informes de Avance y Desempeo

Perodo de los Informes

Roles y responsabilidades

Lugar de Trabajo

Precio

Condiciones de Pago

Lugar de Entrega

Criterios de Aceptacin e Inspecciones

Garantas
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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


SALIDAS:

Soporte post-venta

Limitacin de Responsabilidades

Tarifas y Retenciones

Penalidades

Incentivos

Seguros y Garantas de Cumplimiento

Aprobaciones de Sub-contrataciones

Gestin de Cambios

Clusulas de terminacin adelantada

Resolucin de Disputas
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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


SALIDAS:
3. Calendarios de los Recursos. Las
cantidades de recursos y las fechas en las
que estarn disponibles, sea en roles
activos o pasivos, debe documentarse.
4. Solicitudes de Cambio. Solicitudes de
Cambio al Plan de Gestin del Proyecto,
sus planes subsidiarios y otros
componentes pasan por el proceso de
Control Integrado de Cambios. Sea que el
cambio se origine en una Contrato de
Compra y afecte otros aspectos del
proyecto, o sea que un cambio de otra rea
afecte un contrato de compra suscrito.

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12.2 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES


SALIDAS:
5. Actualizaciones al Plan de Gestin del Proyecto.
Los principales elementos del Plan de Gestin del
proyecto que pueden requerir actualizacin son:
Lnea Base del Costo
Lnea base del Alcance
Plan de Gestin de las Comunicaciones
Plan de Gestin de las Adquisiciones
6. Actualizaciones a los documentos del Proyecto.
Los principales documentos del Proyecto que
pueden requerir actualizacin son:
Documentacin de los Requerimientos
Documentacin de Trazabilidad de
Requerimientos
Registro de Riesgos
Registro de Interesados.
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Ejercicio:

A continuacin se presenta un ejemplo para seleccionar entre dos vendedores.

En este ejemplo, se debera seleccionar al vendedor 2 porque tiene mayor puntaje


ponderado.

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Preguntas:
1. Cul es el principal objetivo de las conferencias de oferentes?

a. Correcciones al enunciado de trabajo (SOW)


b. Revisin de propuestas.
c. Una comprensin clara y comn.
d. Revisin de Contratos.

2. Un Director de Proyecto desea ampliar una lista ya existente de proveedores. Cul de


estas tcnicas debe considerar?
a. Publicidad.
b. Juicio de Expertos.
c. Outsourcing.
d. Interaccin.

3. Usted est solicitando una cotizacin a un vendedor para un alcance dado. Qu tipo de
contrato recomendara?

a. Costos Reembolsables.
b. Precio Fijo (FP).
c. Tiempo y Materiales (T&M).
d. Comisiones.
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12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES


Controlar las Adquisiciones es el proceso de
gestionar las relaciones de compras, monitorear el
desempeo de los contratos y realizar cambios y
correcciones a los contratos segn corresponda.
Tanto el comprador como el vendedor administran
el contrato con el mismo fin. Ambos requieren
asegurar que ambas partes cumplen con sus
obligaciones y a la vez que sus derechos son
respetados. La naturaleza legal de los contratos
hace imperativo que el equipo del proyecto
entienda las implicancias de estos.

Cuando se tiene mltiples contratos con diferentes


proveedores, el manejo de las interfaces entre
ellos es parte clave de la Administracin de
Contratos.
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12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES


Controlar las Adquisiciones implica la aplicacin de
los procesos de gestin de proyectos apropiados a
las relaciones contractuales y a la integracin de
las salidas de estos procesos con el resto del
proyecto.
Los procesos involucrados pueden ser:
Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto.
Controlar la Calidad
Realizar el Control Integrado de Cambios
Controlar los Riesgos
Controlar las Adquisiciones incluye control
financiero (pagos de acuerdo a contrato), Control
del Desempeo del proveedor y control del trmino
de los contratos (por causa, conveniencia o
conclusin del trabajo).
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12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

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12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

1 ENTRADAS
1. Plan para la direccin
del Proyecto
2. Documentos de las
Adquisiciones
3. Acuerdos
4. Solicitudes de Cambio
Aprobadas
5. Informes de
Desempeo del Trabajo
6. Datos de Desempeo
del Trabajo

2 HERRRAMIENTAS Y
TCNICAS
1. Sistema de Control de
Cambios del Contrato
2. Revisiones del
desempeo de las
Adquisiciones
3. Inspecciones y
Auditoras
4. Informar de Desempeo
5. Sistemas de Pago
6. Administracin de
Reclamaciones
7. Sistema de Gestin de
Registros

3 SALIDAS
1. Informacin de
Desempeo del Trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan
de Gestin del Proyecto
4. Actualizaciones a los
Documentos del
Proyecto.
5. Actualizaciones a los
Activos de Procesos de
la Organizacin

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12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES


ENTRADAS:
1. Plan para la direccin del Proyecto. El Plan para
la direccin del Proyecto nos indicar cmo se
gestionar los procesos, desde Desarrollar la
Documentacin de las Adquisiciones hasta el Cierre
de las Adquisiciones
2. Documentos del las Adquisiciones. Estos
documentos contienen los registros completos para
administrar los procesos de adquisiciones,
incluyendo las adjudicaciones de contratos y la
Declaracin del trabajo (SOW)

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12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES


ENTRADAS:
3. Acuerdos Suscritos. Detallan los entendimientos entre las partes,
incluyendo las obligaciones y derechos de cada parte.

4. Solicitudes de cambio Aprobadas.


Las Solicitudes de Cambio Aprobadas
pueden incluir modificaciones a los
trminos y condiciones del contrato, la
declaracin del trabajo, precio,
descripciones de los entregables,
servicios o resultados. Todos los
cambios son formalmente
documentados y pasan por el proceso
de Control Integrado de Cambios antes
de ser ejecutados por el proceso de
Controlar las Adquisiciones
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12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES


ENTRADAS:
5. Informes de Desempeo del Trabajo. Informacin que podr brindar el
proveedor incluir:
Informacin Tcnica. Documentacin Tcnica y otra relacionada
con los entregables de acuerdo a los trminos del contrato.
Informacin sobre el Desempeo del Trabajo. Los informes de
desempeo del proveedor indican cules entregables han sido
completados y cules no

6. Datos de Desempeo del Trabajo.


Estos datos incluyen (1) la satisfaccin de
estndares de calidad, (2) costos
incurridos o comprometidos, (3) facturas
pagadas a proveedor. Los datos se
capturan como parte de la Ejecucin del
Proyecto
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12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

1 ENTRADAS
1. Plan para la direccin
del Proyecto
2. Documentos de las
Adquisiciones
3. Acuerdos
4. Solicitudes de Cambio
Aprobadas
5. Informes de
Desempeo del Trabajo
6. Datos de Desempeo
del Trabajo

2 HERRRAMIENTAS Y
TCNICAS
1. Sistema de Control de
Cambios del Contrato
2. Revisiones del
Desempeo de las
Adquisiciones
3. Inspecciones y
Auditoras
4. Informar de Desempeo
5. Sistemas de Pago
6. Administracin de
reclamaciones
7. Sistema de Gestin de
Registros

3 SALIDAS
1. Informacin de
Desempeo del Trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan
de Gestin del Proyecto
4. Actualizaciones a los
Documentos del
Proyecto.
5. Actualizaciones a los
Activos de Procesos de
la Organizacin

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12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES


HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
1. Sistema de Control de Cambios del Contrato. Un sistema de control
de cambios del contrato define el proceso mediante el cual el contrato
puede ser modificado. Incluye la documentacin necesaria, sistemas de
seguimiento, procedimientos de relacin de disputas y niveles de
aprobacin necesarios para autorizar los cambios. Este sistema estar
integrado con el Control Integrado de Cambios del Proyecto

2. Revisiones de Desempeo de las Adquisiciones. Las revisiones de


desempeo pueden incluir revisiones de la documentacin preparada por
el proveedor, auditoras de calidad, revisiones de progreso en ejecucin.
El objetivo de las revisiones es identificar desviaciones al plan de trabajo
que puedan afectar los objetivos del contrato (Alcance, Tiempo, Costo,
Calidad, Cantidad). Estas revisiones pueden estar integradas con las
revisiones de desempeo del proyecto.

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12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES


HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
3. Inspecciones y Auditoras. Inspecciones y Auditoras requeridas por el
comprador y apoyadas por el vendedor, de acuerdo a lo especificado en
el contrato, pueden ser realizadas durante la ejecucin del proyecto para
verificar el cumplimiento de los procesos de trabajo y los entregables. Si
lo autoriza el contrato, personal de compras puede ser parte del equipo
de inspeccin.

4. Informar el Desempeo. Datos de desempeo del trabajo brindados por


el proveedor son evaluados contra los requerimientos del acuerdo.
Informacin sobre el desempeo del trabajo, de esta evaluacin, es luego
informado segn procedimientos vigentes. Los Informes de Desempeo
le brindan a la gerencia con informacin sobre cmo est cumpliendo el
proveedor con los objetivos contractuales.

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12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES


HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
5. Sistemas de Pago. Los pagos al proveedor usualmente son procesados
por el sistema de cuentas por pagar del comprador, luego de la
correspondiente certificacin por algn representante autorizado del
equipo de proyecto. Todos los pagos debieran hacerse y documentarse
de acuerdo a los trminos del contrato.
6. Administracin de reclamaciones. Es posible que el proveedor y el
comprado no lleguen a un acuerdo sobre un cambio solicitado o que en
efecto se ha producido un cambio. En esos casos se elevar un reclamo,
disputa o apelacin. Los reclamos son documentados, procesados,
monitoreados y gestionados a los largo del ciclo de vida del contrato. Si
las partes no llegan a resolver un reclamo, se deber seguir el proceso
de Resolucin de Disputas Alternativo (ADR) establecido en el contrato.
El mtodo preferido para la solucin de disputas y reclamos es la
negociacin directa entre las partes.
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(PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.

12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES


HERRAMIENTAS Y TCNICAS:
7. Sistema de Gestin de Registros. Un sistema de gestin de registros
es utilizado por el gerente de Proyecto para gestionar la documentacin y
registros de contratos y adquisiciones. Consiste en un conjunto
especfico de procesos, funciones de control y herramientas de
automatizacin que forman parte del Sistema de Informacin para la
Gestin del Proyecto.

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(PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.

12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

1 ENTRADAS
1. Plan para la direccin
del Proyecto
2. Documentos de las
Adquisiciones
3. Acuerdos
4. Solicitudes de Cambio
Aprobadas
5. Informes de
Desempeo del Trabajo
6. Datos de Desempeo
del Trabajo

2 HERRRAMIENTAS Y
TCNICAS
1. Sistema de Control de
Cambios del Contrato
2. Revisiones del
Desempeo de las
Adquisiciones
3. Inspecciones y
Auditoras
4. Informes de
Desempeo
5. Sistemas de Pago
6. Administracin de
reclamaciones
7. Sistema de Gestin de
Registros|

3 SALIDAS
1. Informacin de
Desempeo del Trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan
para la direccin del
Proyecto
4. Actualizaciones a los
Documentos del
Proyecto.
5. Actualizaciones a los
Activos de Procesos de
la Organizacin

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(PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.

12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES


SALIDAS:
1. Informacin de Desempeo del Trabajo. La informacin de
desempeo del trabajo nos brinda una base para identificar problemas
actuales o futuros para soportar reclamos posteriores o nuevas
adquisiciones.
Informando sobre el desempeo de un proveedor, la organizacin
aumenta su conocimiento del desempeo de las adquisiciones, que
apoya mejores pronsticos, gestin de riesgos y toma de decisiones.
Los informes de desempeo tambin sirven cuando existe una disputa
con un proveedor.
La informacin sobre desempeo del trabajo incluye informes de
cumplimiento de contratos, lo que permite rastrear entregables
especficos. Los informes de cumplimiento de contratos generan una
mejor comunicacin con el proveedor con lo que se consigue atacar
problemas potenciales pronto y efectivamente.

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12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES


SALIDAS:
2. Solicitudes de Cambio. Solicitudes de Cambio al Plan de Gestin del
Proyecto, sus planes subsidiarios y otros componentes pueden resultar
del proceso Controlar las Adquisiciones.

3. Actualizaciones al Plan para la direccin del Proyecto. Los


principales elementos del Plan de Gestin del Proyecto que pueden
cambiar incluyen:
Plan de Gestin de las Adquisiciones
Lnea Base del Cronograma.
Lnea Base del Costo
4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto. Los principales
documentos del Proyecto que pueden cambiar incluyen:
Documentacin de Compras
Contratos.
Solicitudes de Cambio, aprobadas y pendientes de aprobacin
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12.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES


SALIDAS:

Documentacin Tcnica producida por el Proveedor


Informacin sobre el Desempeo del Trabajo
Entregables
Documentacin financiera
Facturas
Registro de pagos
Resultados de Inspecciones

5. Actualizaciones a los Activos de Procesos de la Organizacin. Los


principales elementos de los Activos de Procesos de la Organizacin que
pueden cambiar incluyen:
Correspondencia entre el proveedor y a organizacin compradora
Cronograma de Pagos y Solicitudes de Pago.
Documentacin sobre el Desempeo del Proveedor

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Preguntas:
1. El principal objetivo en las negociaciones de los contratos es:
a. Conseguir lo ms que se pueda de la otra parte.
b. Proteger la relacin.
c. Conseguir el retorno monetario ms alto.
d. Definir los objetivos y apegarse a ellos.

2. Lo ms importante en lo que nos debemos centrar en la negociacin de los contratos es:


a. Negociar el mejor precio posible para su proyecto.
b. Mantener la integridad del alcance.
c. Negociar un acuerdo en la que ambas partes salgan ganando.
d. Asegurarse de que el abogado o el administrador de contratos haya aceptado los puntos
de negociacin.

3. Cul de las siguientes opciones es verdadera?


a. Una vez que se emitan los documentos de adquisiciones, no deberan ser modificados.
b. La fecha lmite de las propuestas deberan ser los lunes, de tal modo que los proveedores
puedan trabajar en ellos el fin de semana.
c. Los documentos de adquisiciones generalmente deberan incluir criterios de evaluacin.
d. Los documentos de adquisiciones no necesitan revisin del rea legal.
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El administrador del contrato


ROL del Adm. Del Contrato: Representar a la
Empresa en uno o ms contratos, para asegurar
que las partes cumplan con sus respectivas
obligaciones, y as lograr el producto o servicio
encomendado, de acuerdo al alcance y a los
trminos del contrato, documentando su
actuacin administrativa, hasta el finiquito del
mismo.
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(PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.

El administrador del contrato


Participa y comparte la definicin y el alcance
de los trabajos, y su forma de contratacin.
Participa en el proceso de contratacin de los
trabajos desde sus etapas ms tempranas, con
el apoyo o soporte de las unidades ms
especializadas de la organizacin.

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El administrador del contrato


Administra el contrato, hasta su finiquito.
Optimiza los resultados del contrato en torno a
costos, plazo y calidad, desde la perspectiva de
cliente interno, y en equidad para las partes.
Contribuye a la difusin de las mejores
prcticas obtenidas como resultado de la
gestin realizada.
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El administrador del contrato


Planifica, dirige, controla y coordina de acuerdo
a polticas, normas, legislacin vigente, y
trminos del respectivo contrato, todas las
actividades orientadas a obtener el producto o
servicio materia de este contrato.
En una perspectiva de negocio, y asegurando la
oportunidad y calidad requeridas para atender
las necesidades de inversin y operacin de la
Empresa
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Conocimientos del administrador de


contratos

Tcnicas
Mercado proveedores
Procesos Productivos del Negocio
Negociacin
Marco Legal
Contrato
Orgnica de la Empresa
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Conocimientos del administrador de


contratos
Mentalidad para el cambio planificado,
capacitado para estudiar y evaluar variables del
entorno, alternativas, y para desarrollar
estrategias.
Evala el entorno en dnde acta, en los
siguientes aspectos: tcnicos, legal, laboral,
poltico, social, organizacional, econmico y
financiero.
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Qu cosas NO debe hacer un


administrador de contratos?
Delegar la administracin o parte de ella, sin
ejercer control y supervisin sobre lo delegado.
Dar instrucciones u rdenes directas al personal
de contratista, salvo que exista peligro
inminente de un accidente.

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Qu cosas NO debe hacer un


administrador de contratos?
Ordenar o permitir al contratista cambios,
adicionales, obras extraordinarias,
reprogramaciones, sin un acuerdo previo y
documentado acerca del impacto que esto
generar en el alcance, costo y plazos del
contrato.
Respecto a lo anterior, siempre hay excepciones.
Est al criterio del administrador de contrato.
Estas excepciones deben acotarse a casos muy
particulares o de suma urgencia

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12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES


Cerrar las Adquisiciones es el proceso de
completar cada Adquisicin. El beneficio clave de
este proceso es que documenta acuerdos y
documentacin relacionada para futura referencia.
Otras actividades administrativas como finalizar los
reclamos pendientes, actualizar los registros y
archivar la informacin, tambin estn incluidas.
En proyectos de mltiples fases, el proceso de
Cerrar las Adquisiciones se aplica a cada fase.

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12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES


El cierre anticipado de un contrato es un caso
especial de este proceso. Los derechos y
responsabilidades en estos casos se deben
encontrar listadas en las clusulas de
terminacin en el contrato.

De acuerdo a los trminos y condiciones de la


adquisicin el comprador puede tener derecho a
terminar la totalidad del contrato o parte del
proyecto, en cualquier momento, por causa justa
o conveniencia.
Sin embargo segn con dichos trminos y
condiciones del contrato, el comprador tendra
que compensar al vendedor por los preparativos
de este ltimo, y por los trabajos completados y
aceptados relacionados con la parte del contrato
resuelta.
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12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,


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12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES

1 ENTRADAS
1. Plan para la direccin
del Proyecto
2. Documentos de las
Adquisiciones

2 HERRRAMIENTAS Y
TCNICAS
1. Auditoras de las
Adquisiciones
2. Negociacin de las
Adquisiciones
3. Sistema de Gestin de
Registros

3 SALIDAS
1. Adquisiciones Cerradas
2. Actualizaciones a los
Activos de Procesos de
la Organizacin

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12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES


ENTRADAS:
1. Plan para la direccin Proyecto. Comprende el Plan de Gestin de las
Adquisiciones que contiene los detalles y directivas para cerrar las
Adquisiciones.

2. Documentos de las Adquisiciones. Para cerrar el Contrato, toda la


documentacin de Adquisiciones es recolectada, indexada y archivada.
Informacin sobre el Cronograma del contrato, Alcance, Calidad y
Desempeo de los Costos, junto con toda la documentacin de Cambios
al Contrato, Registros de Pagos y resultados de las Inspecciones. Esta
informacin alimenta el sistema de Lecciones Aprendidas y se usa para la
evaluacin de proveedores para futuras Adquisiciones.

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12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES

1 ENTRADAS
1. Plan para la direccin
del Proyecto
2. Documentos de las
Adquisiciones

2 HERRRAMIENTAS Y
TCNICAS
1. Auditoras de las
Adquisiciones
2. Negociacin de las
Adquisiciones
3. Sistema de Gestin de
Registros

3 SALIDAS
1. Adquisiciones Cerradas
2. Actualizaciones a los
Activos de Procesos de
la Organizacin

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(PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.

12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES


TCNICAS Y HERRAMIENTAS:
1. Auditoras de las Adquisiciones. Una Auditora de Adquisiciones es una
revisin estructurada del proceso de adquisiciones, empezando desde el Plan
de Gestin de las Adquisiciones hasta el Control de las Adquisiciones. El
objetivo de las auditoras es identificar xitos y fracasos que deban ser
reconocidos en la preparacin o administracin de otros contratos en el
proyecto o en otros proyectos.

Controlar
Adquisiciones
Efectuar
Adquisiciones
Planificar
Adquisiciones

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12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES


TCNICAS Y HERRAMIENTAS:
2. Negociaciones. En toda relacin de
adquisiciones, el acuerdo final de todo tema
pendiente, reclamos y disputas debiera ser
alcanzado por negociacin. Cuando no es
posible llegar a un acuerdo a travs del trato
directo, es necesaria alguna forma de
Resolucin Alternativa de Disputas (ADR), lo
que puede incluir mediacin o arbitraje.
Cuando todo falla, la ltima y menos deseable
opcin es la litigacin en la corte.

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12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES


TCNICAS Y HERRAMIENTAS:
3. Sistema de Gestin de Registros. Un
sistema de gestin de registros es usado
por el gerente de proyecto para gestionar
la documentacin del contrato y las
adquisiciones, as como los registros.
Los documentos del contrato y la
correspondencia relevante son
archivados a travs del Sistema de
Gestin de Registros, como parte del
proceso Cerrar las Adquisiciones.

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12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES

1 ENTRADAS
1. Plan para la direccin
del Proyecto
2. Documentos de las
Adquisiciones

2 HERRRAMIENTAS Y
TCNICAS
1. Auditoras de las
Adquisiciones
2. Negociacin de las
Adquisiciones
3. Sistema de Gestin de
Registros

3 SALIDAS
1. Adquisiciones Cerradas
2. Actualizaciones a los
Activos de Procesos de
la Organizacin

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12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES


SALIDAS:
1. Adquisiciones Cerradas. El comprador,
usualmente a travs de un administrador
de compras autorizado, brinda al
proveedor una notificacin formal escrita
que el contrato ha sido completado. Los
requisitos para el cierre formal de las
adquisiciones usualmente se estipulan en
los trminos y condiciones del contrato y
son incluidas en el Plan de Gestin de las
Adquisiciones.

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12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES


SALIDAS:
2. Actualizaciones a los Activos de Procesos de la Organizacin. Los
principales elementos de los Activos de Procesos de la Organizacin que
pueden ser actualizados son:

Archivo de Adquisiciones. Un juego completo de documentacin


del contrato, incluyendo el contrato cerrado, es incluido en los
archivo finales del proyecto

Aceptacin de los Entregables. Documentacin de la aceptacin


formal de los entregables producidos por el proveedor puede ser
exigida para ser mantenido por la organizacin. El proceso de
Cerrar las Adquisiciones asegura que los requerimientos de
documentacin son satisfechos. Los requisitos para la entrega
formal de entregables y cmo manejar las no-conformidades est
usualmente definido en el acuerdo suscrito.
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12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES


SALIDAS:

Documentacin de Lecciones Aprendidas. Las lecciones


aprendidas, experiencia ganada, recomendaciones de mejora,
deberan ser incorporadas al Sistema de Lecciones Aprendidas de la
organizacin para futuras Adquisiciones y/o Proyectos.

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Preguntas:
1. Su proyecto tuvo que ser terminado debido a que el sponsor decidi cancelarlo. Qu
accin se debera tomar primero?
a. Convocar a una reunin con los clientes.
b. Realizar el cierre del contrato.
c. Pedir a su equipo que realice un informe final de estado.
d. Verificar este cambio contra el plan de gestin de adquisiciones.

2. Antes de cerrar un contrato, el Director de Proyecto debera?


a. Contactar a todo el equipo del proyecto para su aprobacin.
b. Volver a leer el contrato.
c. Verificar que todos los Entregables hayan sido considerados aceptables.
d. Consultarlo con un abogado.

3. Un contrato NO puede tener disposiciones para:


a. Una fecha lmite para la finalizacin del trabajo.
b. Actividades ilegales.
c. Penalidades y multas por divulgacin de informacin protegida por derechos intelectuales.
d. Subcontratar el trabajo.
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Principales riesgos en los contratos

Dbil Gestin
Personal sin Experiencia
Incertidumbre de Negocio
Destrezas tecnolgicas obsoletas
IncertezasCostos Escondidos

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Principales riesgos en los contratos

Falta de aprendizaje organizacional


Prdida de capacidad de innovacin
Peligros del eterno tringulo (triple restriccin)
Indivisibilidad tecnolgica
Foco difuso

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Objetivos claves para una


adquisicin exitosa
Coordinar la adquisicin con los objetivos del
proyecto
Coordinar la adquisicin con las condiciones del
mercado

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Algunos tips para los contratos

Asignacin correcta de los riesgos entre las partes.


Establecer las lneas bases de costos y plazos.
Identificar las obligaciones y relaciones.
Administrar / Mitigar los mltiples riesgos.
Establecer control sobre las actividades del proyecto.
Maximizar el retorno econmico de las inversiones.
Minimizar los atrasos del cronograma.

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ernesto.calvo@pmi.org.pe

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