MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL,
POLICIA NACIONAL
DIRECCION GENERAL
DIRECTIVA ADMINISTRATIVA TRANSITORIA
=}
no. 005-713 pipon—orpia—2s
L OBJETO Y ALCANCE
A FINALIDAD
‘TODOS PORUN
NUEVO PAIS
Bogota 0.C.,
28 ENE 2016
DIRECTRICES INSTITUCIONALES PARA EL
MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE
GESTION EN LA POLICIA NACIONAL Y
AMPLIACION DEL ALCANCE DEL MODELO
INTERNODE IMPLEMENTAGION
ASEGURAMIENTO DEL SGC -MIA
Fijar las directrices institucionales que permitan asegurar resultados satisfactorios frente al mantenimiento
de la certificacién de los diferentes Sistemas de Gestion adoptados en Ia Policia Nacional, asi como la
ampliacién del aleance del Modelo interno de Implementacién y Aseguramiento del SGC — MIA.
B. REFERENCIAS
1 Constitucién Poltica de Colombia.
2 Ley 87 de 1993 *Por la cual se establecen normas para el elercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones",
3 Ley 99 de 1993 "Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el Sector
Pablico encargado de la gestién y conservacion del medio ambiente y los recursos naturales
renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA, y se dictan otras disposicione:
4, Ley 872 de 2003 "Por la cual se crea el Sistema de Gestion de la Calidad en la Rama Ejecutiva del
Poder Publico y en otras entidades prestadoras de servicios".
5 Ley 1833 de 2008 *Por la cual se establece el procedimiento sancionatorio ambiental y se dictan
otras disposiciones’
6 Ley 1849 de 2012 "Por medio de la cual se fortalece la institucionalizacién de la politica nacional
de educaci6n ambiental y su incorporacién efectiva en el desarrollo territorial”.
7 Ley 1672 de 2013 "Por fa cual se establecen lineamientos para la adopcién de una politica de
gestién integral de residuos de aparatos eléctricos y electrénicos (RAEE) y se dictan otras
disposiciones".
8 Ley 1715 de 2014 *Por medio de la cual re regula la integracién de las energlas renovables no
convencionales al sistema energético nacionat"
9 Decreto 2811 de 1974 “Por el cual se dicta el Codigo Nacional de Recursos Naturales
Renovables y de Proteccién al Medio Ambiente"
40. Decreto 4741 de 2005
‘or el cual se regiamenta parcialmente la prevencion y el manejo de los
residuos 0 desechos peligrosos generados en el marco de la gestién integral",
11. Decreto 2981 de 2013 *Por el cual se reglamenta la prestacién del servicio pablico de ase
12, Decrato 1443 de 2014 “Por el cual se dictan disposiciones para la implementacién del Sistema de
Gestién de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).”
18. Decreto 943 de 2014 "Por el cual se actualiza el Modelo Estandar de Control interno -MECI".
408-01.0001 Pagina + de 20, ‘Aprobacién: 08-06-2014
Yer 03, 14. Decreto 351 de 2044 “Por el cual se raglamenta la gestin integral de los residuos generados en
la atoncin en salud y otras actividades."
15. Decreto 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Esténdar de Control interno (MEC!)".
46. Resolucién 03515 de 2008 "Por la cual se adopta el Sistema de Gestion Integral de la Policia
Nacional".
17. Resoluclén 1402 de 2006 “Por la cual se desarrolla parcialmente el Decreto 4741 del 30 de
diciembre de 2005, en materia de residuos 0 desechos peligrosos.”,
18. Resolucién 00092 de 2015 "Por la cual se crea el Comité de Gestion Ambiental y del Riesgo de
Desastre de la Poliofa Nacional’.
19. Resolucién 03392 de 2016 *Por la cual se expide el Manual del Sistema de Gestién Integral de la
Policia Nacional"
20. Resolucién 058832 de 2016 *Por la cual se adopta el Manual de los Sistemas de Gestiin
Publica, para la Policia Nacional’.
c. VIGENCIA
Apartir de la fecha de su expedicién y hasta el dia 20 de diciembre del 2016.
W INFORMACION
A partir del afio 2009, la Policia Nacional desarrolla de forma continua actividades de validacién de los
‘componentes, procesos, actividades y demas elementos de su Sistema de Gestion Integral, a través del
Instituto Colombian dé Normas Técnicas y Certificacién - ICONTEC; ente certificador encargado de
revisar el cumplimiento de los requisitos definidos en los estandares de calidad ISO 9001:2008 y NTCGP
1000:2009, entre otras normas de gestion, identificando en cada visita oportunidades de mejora para ol
aseguramiento de la calidad de los procesos realizados por la Institucién.
De igual forma, la Institucién viene desarrollando actividades tendientes a integrar ia gestin para
mantener el cumplimiento a los requisitos de los Sistema de Gestion Ambiental, Seguridad y Salud en el
Trabajo y Seguridad de la Informacién, los cuales ayudan a optimizar los recursos y mejorar e innovar en
la prestacién del servicio de Policfa.
En el 2015, se desarrollaron las auditorfas de renovacién de las cartificaciones obtenidas en los diferentes
‘esténdares de gestién NTOGP 1000:2009, ISO 9001:2009, ISO 14001:2004 y el mantenimiento de los
sistemas bajo las normas: SO 27001:2013, OHSAS 18001:2007 y NTC §906:2012; para realizar este
ejercicio de verificacién, se aplicaron las siguiente metodologfas:
+ Muito: para 1 seguimiento de la gestién en 22 colegios pertenecientes a la Direccién de
Bienestar Social.
+ Sistemas Integrados de Gestién: en la Escuela de Cadetes de Policia “General Francisco de Paula
Santander’, con el objetivo de estandarizar actividades y optimizar los recursos que permitan
responder adecuadamente entre unidades y los sistemas implementados.
Cantidad de unidades policiales objeto de auditorias de renovacién, mantenimiento y ampliacién
del alcance de las certificaciones con ICONTEC 2015:
seowresr) | sealso J olmas [so NIE; 5906 7] Fora
‘osezoos | soonznoe | te00r | avoonaora | (Cmrioech | coneaciones
7 8 1 7 1 10
Resultados Modelo Interno de Implementacién y Aseguramiento del Sistema de Gestién de Calidad
(certificaci6n interna) MIA 2015:
‘Teniendo en cuenta la necesidad de disefiar un modelo sistemético para el desarrollo de actividades y
tareas en las unidades que atin no han Implementado ol Sistema de Gestién de Calidad, se disefié y aplicé
durante la vigencia 2013 el Modelo de Implementacién y Aseguramiento del Sistema de Gestién de
Calidad de la Policia Nacional- MIA, como herramienta fundamental para el cumplimiento de los requisitos
del SGC.
1ps-DL0001 Pagina 2 de 20 Aprobactén: 06-06-2014
VER: 2 Este modelo contempla el desarrollo de seis 6) etapas, ast: (1) Conformacién de equipos, (2) Diagnéstico,
(8) Planificacién, (4) Implementacién, (5) Evaluacién y mejora (auditoria ARCO!) y (6) Verificacién de
cumplimiento de requisitos; realizada por un equipo de evaluadores pertenecientes a los niveles
estratégico, téctico y operacional de la Policia Nacional, con el propésito de verificar el cumplimiento de los
requisitos del SGC en las unidades.
Durante la vigencia 2015 fueron ampliadas 11 unidades bajo la Norma Técnica Colombiana en la Gestién
Pablica NTC-GP 1000:2008, para un total de $2 unidades certificadas de las 36 verficadas, hasta la fecha,
asi:
Unidades certifcadas on Unidades no: Unidades
mantenimiento / cerfificadas certificadas
21 4 32
Teniendo en cuenta los resultados desoritos anteriormente frente a las certiicaciones externas otorgadas
por el ICONTEC y las certficaciones internas bajo el modelo MIA, para el presente afio la Direccién
General determiné consolidar y fortalecer los sistemas implementados durante las vigencias anteriores,
‘con el objetivo de contribuir al mejoramiento del servicio de Policfa, frente al mantenimiento y ampliacién
de la certificacién para el afio 2016, por lo cual se han determinado los siguientes aspectos:
. No realizar ampliacién de unidades certfeadas con entes externos obtenidos durante la vigencia
2016 en las diferentes normas NTCGP 1000:2009, ISO $001:2009, ISO 14001:2004, ISO
27001:201, OHSAS 18001:2007 y NTC 5908.
. Las unidades que se encuentren certificadas por un ente extemo acreditador (CONTEC),
cumplirén las tareas dispuestas por la Oficina de Planeacién en la Suite Visién Empresarial,
teniendo en cuenta las caracteristicas descritas en el Modelo Implementacién y Aseguramiento
del SGC - MIA.
. La Direcoién General soleccioné para la ampliacién del alcance bajo el modelo MIA los
departamentos de Policia: Cauca, Narifio, Caldas, Quindfo, Risaralda, Antioquia, Cérdoba,
Santander; esouelas de Policia: Rafael Nuflez, Carlos Eugenio Restrepo y Aviacién Policial; y
para la implementacién del sistema los departamentos de Policia: Magdalena, Bolivar, Sucre y la
Seccional de Sanidad Bogotd, estas titimas cuatro unidades, teniendo en cuenta que no
lograron el objetivo de mantener el cumplimiento a los requisitos de la norma NTCGP 1000:2008
durante la vigencia 2015.
. Desarrollar el Modelo Interno de Gestién Ambiental en la Direccién de Antisecuestro y
Antiextorsién, Policfa Metropolitana del Valle de Aburra y Colegio Elisa Borrero Pastrana, las
cuales deberdn aportar significativamente al desempefo institucional, a partir de la gestién
adecuada de los aspectos ambientales significativos y la mitigacién del impacto ambiental, en
relacién al cumplimiento a las buenas précticas y la normatividad legal vigente.
Mt. EJECUCION
A MISION GENERAL
Corresponde a la Direccién General de la Policfa Nacional, impartir érdenes, instrucciones y asignar
responsabllidades para garantizar el cumplimiento del objetivo propuesto en la presente directiva.
B. MISIONES PARTICULARES
1. SUBDIRECCION GENERAL,
Supervisa e implementa la sinergia institucional para el cumplimiento del objetivo propuesto on la presente
directiva
2. INSPECCION GENERAL
2.1 Cumple y responde con lo establecido en los subnumerales 4.1 al 4,10 de la presente directiva.
2.3 Designa un oficial de enlace en el marco de la NTC 5906:2012 ante la Oficina de Planeacién,
quien cumplira con lo establecido en el anexo 6 de la presente directiva
2.4 Responde, apoya y realiza el acompafamiento a los centros de conciliacién para el
mantenimiento de los requisites que aseguren el cumplimiento de la norma NTC §906:2012.
2.5 Responde por el mantenimiento de los sistemas bajo las normas NTCGP 1000:2009 e ISO
9001 :2008.
4ps-Dr-0001| Pagina 3 de 20 Aprobacién: 06-06-2014
VERS 84
32
39
a4
35
36
37
38
3.8.4
3.8.2
3.8.8
3.8.4
3.8.5
39
DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA,
‘Cumple y responde con lo establecido en los subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directiva.
Responde por el mantenimiento de los sistemas bajo las normas NTCGP 1000:2009, ISO
90012008 y NTC ISO 14001:2004.
Disefia, ejecuta y responde por el plan de acompafiamiento a los equipos de trabajo de las
regiones de Policfa como unidades tutoras, para asegurar el mantenimiento, implementacién y
ampliacién del MIA y cettificaciones externas en NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008 y NTC ISO
44001:2004,
Parametriza en la SVE el informe como unidad tutora sobre las regiones de Policia, de las
acciones tomadas frente al plan de acompafamiento para asegurar el mantenimiento,
Implementacién y ampliacién del MIA y certficaciones externas en NTCGP 1000:2009, ISO
90012008 y NTC ISO 14001:2004.
Supervisa y hace seguimiento a la Policfa Metropolitana de Bogota y las regiones de Policia
‘como unidades tutoras, sobre el acompafiamiento realizado a las unidades cobertura objeto de
ampliaciin y mantenimiento del Sistema de Gestiin de Calidad bajo el modelo de
implementacién y aseguramiento MIA e ICONTEC.
Presenta al jofe de Planeacién y un funcionario, a la capacitacién del Modelo Implementacién y
Aseguramiento - MIA, la cual se desarrollard en el Centro Social de Oficiales durante el mes de
febrero de 2016.
Presenta al personal seleccionado por la Oficina de Planeacién, a la socializacién dirigida a los
equipos conformados para el mantenimiento del SGC con el ente externo ICONTEC, la cual se
desarrollard en el Centro Social de Oficiales, durante el mes de febrero de 2016.
Regiones de Pol
Realizan el seguimiento de las actividades de ampliacién, implementacién y mantenimiento del
SGC y SGA, para las unidades de su jurisdicoién, con el objetivo de lograr la cerificacién y
conservacién de los sistemas, bajo los pardmetros establecidos en el modelo MIA e ICONTEC
Envian un informe timestral a la Direccién de Seguridad Ciudadana, de los avances y
actividades desarrolladas para el cumplimiento del objetivo propuesto, a partir de la verificacién
in situ realizada en los acompafiamientos, de acuerdo a lo establecido en la SVE.
Presentan al jefe de Planeacion y un funcionario, a la capacitacién del Modelo Implementacién y
Aseguramiento - MIA, la cual se desarrollard en el Centro Social de Oficiales durante el mes de
febrero de 2016,
‘Supervisan y verifican la efecucién de los planes de Gestién Ambiental, campafias ambientales,
buenas practicas e indicadores amblentales en las unidades de su jurisdiccién, de acuerdo a los
pardmetros establecidos por la Oficina de Planeacién.
Realizan seguimiento a las unidades de su jutisdicoién, a través de la revisién y aprobacién de
las tareas establecidas por la Oficina de Planeacién en la SVE, desarrolladas en el marco del
Modelo de Implementaci6n y Aseguramiento - MIA e ICONTEC.
Metropolitanas y departamentos
Formulan los planes de gestién ambiental, desarrollan las campafias ambientales y veriican los registros
de consumos y de generacién de residuos frente a los aspectos ambientales de cada unidad; enviando el
informe trimestralmente ios dias de 25 marzo, 25 de junio, 25 de septiembre, y 20 de diciembre de 2016, al
mmicrositio de la Polired “Sistema de Gestién Ambiental -SGA”.
8.40 MEBAR, MEBOG, MEBUC, MECAL, MECAR, MECUC, MENEV, MEPAS, MEPER, MEPOY,
MESAN, METIB, MEVAL, MEVIL, DEBOY y DETOL.
8.10.1. Cumplen con lo establecido en los subnumerales 4,1 al 4.10 de la presente directiva.
3.10.2 Desarrollan las tareas establecidas por la Oficina de Planeacién en la SVE, en el marco del
0 Modelo de Implementacién y Aseguramiento MIA ¢ ICONTEC.
1Ds-D1-0001 Paina 4 de 20 ‘Aprobacién: 06-06-2014
VER: att
atta
atte
342
MEMAZ, MEMOT, METUN, DEANT, DEAMA, DEATA, DEBOL, DECAL, DECAQ, DECAS,
DECAU, DECES, DECOR, DECUN, DEGUA, DEGUN, DEGUV, DEMAG, DEMET, DENAR,
DEPUY, DEQUI, DERIS, DESAN, DESAP, DESUC, DEUIL, DEVAL, DEVAU Y DEVIC.
Cumplen con lo establecido en los subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directiva
Desarrollan los components establecidos en el Modelo de Implementacién y Aseguramiento del
Sistema de Gestion de Calidad - MIA.
MECAL, DECUN-DIESO y DEVAL
Cumplen con lo establecido en los subnumerales 6.1 al 6.6 y 6.8 de la presente directiva.
38.48
3.13.4
3.48.2
3.13.3
44
42
43
44
45
48
47
48
49
4.40
Policia Metropolitana del Valle de Aburra
Conforma un equipo de gestién ambiental competente, para que desarrolle las actividades que
permitan la implementacién del Sistema de Gestién Ambiental
Ejecuta y responde por las actividades para la implementacién de la NTC ISO 14001:2004,
segtin lo establecido en el anexo 5 de la presente directiva
Envia el informe de las actividades desarrolladas para la implementacién del Sistema de Gestién
Ambiental, al correo electrénico: ofpla.ambiental@policia.gov.co de la Oficina de Planeacién, los
dias de 25 marzo, 25 de junio, 25 de septiembre y 20 de diciembre de 2016.
DIRECCIONES, OFICINAS ASESORAS Y POLFA
Desarrollan las acciones necesarias para asegurar resultados satisfactorios durante las
auditorias programadas por ICONTEC para el seguimiento de la certificacién del Sistema de
Gestién de Calidad, o visitas de verificacién bajo el modelo MIA (cuando aplique).
Verifican el cumplimiento de los requisites de la gestién de sus procesos misionales y demés
lineamientos definidos desde el nivel tactico aplicables a las unidades desconcentradas,
debiendo identiticar y aplicar los ajustes necesarios a la documentacién de los mismos, como
preparacién para las auditorias internas 0 externas,
Realizan el andlisis de! impacto en la identificacién del producto o servicio no conforme y
desarrollan las acciones de mejoramiento requeridas, atendiendo los criterias definidos en la
*“Gula para el control del producto o servicio no conforme en la policia nacional - 1DS-GU-0012"
Socializan y entrenan utlizando diferentes herramientas (video conferencia, chat, telepresencia,
tutoriales viruales, entre otras) al personal de las diferentes unidades que desarrolian las
caracterizaciones y despliegues de los procesos que figuren bajo su responsabilidad,
Desarrollan los factores criticos de éxito establecidos en el anoxo 4 de la presente directiva, a
partir de [a informacion publicada sobre los mismos en la POLIRED, como complemento de ias
actividades de aseguramiento del SGC.
Lideran las actividades de la “Revisién por la dlrecci6n” y realizan un analisis por cada tema
tratado, atendiendo los parémetros definidos en los requisitos del numeral 6.6 del esténdar
NTCGP 1000:2009 y la “Gua Revision por la Direccién- 1DE-GU-0003".
Realizan la autoevaluacién del control y la gestién, debiendo formular acciones correctivas y
preventivas, de acuerdo con los resultados obtenidos.
Realizan el seguimiento y control de los planes de mejoramiento producto de auditorias y demas
fuentes definidas en el procedimiento "Efecutar accién correctiva, preventiva y Correcoién -1MC-
PR-0008".
Verifican la efectividad del cierre de los planes de mejoramiento formulados, para subsanar las
no conformidades, Incumplimientos, oportunidades de mejora y aspectos por mejorar,
fevidenciados en ia auditoria de renovacién de la certificacién por el ICONTEC y en las visitas de
verificacién de cumplimiento a los requisitos de norma bajo el modelo MIA del afio 2018, como
actividad previa a los elercicios de auditoria y las verificaciones proyectadas para la presente
vigencia.
Presenta al personal que posteriormente seré notificado por la Oficina de Planeacién, a la
socializacién de los equipos conformados para el mantenimiento del SGC con el ente externo
ICONTEG, la oual se desarrollard en el Centro Social de Oficiales, durante el mes de febrero de
2016.
408-0-0001 Pagina § de 20 ‘Aprobacién: 06-08-2014
ver: ca
52
53
BA
et
62.
63.
6a,
65.
66.
ey.
6.8.
7A
72
DIRECCIONES
Reportan semestralmente (05/07/2016 y 08/01/2017) al_correo_electrénioo
ofpla,ambiental@policia.gov.co de la Oficina de Planeacién, los avances en el marco de Plan de
AAccién de la Agenda Interministerial, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y Ministerio
de Defensa Nacional
Envian al correo electrénico ofpla.ambiental@policia.qov.co, los dias de 25 marzo, 25 de junio,
25 de septiembre y 20 de diciembre los informes del Plan Estratégico Sectorial de Gestién
‘Ambiental del Ministerio de Defensa Nacional, de acuerdo a los parémetros emitidos por la
Oficina de Planeacién (Cuando aplique).
Disefian, ejecutan, veriican y responden por los planes de gestién ambiental en sus unidades:
desconcentradas, reportando semestraimente (05/07/2016 y 05/01/2017) al correo electrénico
ofpla.ambiental@policiagov.co de la Oficina de Planeacién, el comportamiento ambiental
Consolidado de los principales aspectos ambiontales significativos (consumo de agua, energia y
generacién de residuos) y campafias de impacto.
Elaboran y envian con piazo 29/02/2016 al correo electrénico ofpla.ambiental@policia.gov.co de
la Oficina de Planeacién, el cronograma de actividades de acompafiamiento (visitas, chats,
reuniones de coordinacién, entre otras) para la implementacién de los planes de Gestién de
Ambiental
DICAR, DIJIN, DIPOL, DIRAN, DIPRO, DINAE, DIRAF, DISAN, DIBIE y DINCO
Desarrollan las acciones de seguimiento, control y verificacién que aseguren el cumplimiento de
los requisitos a ser evaluados durante las auditorias de sequimiento de la certificacién bajo la
norma ISO 14001:2004, en los complejos y unidades bajo su liderazgo, segin aplique,
Formulan los programas de Gestién Ambiental, de acuerdo con el nivel de resultados
‘evidenciados en la Matriz de Identificacién de Aspectos @ Impactos Ambientales, atendiendo el
procedimiento "/dentificar y evaluar aspectos @ impactos ambientales - 1S-PR-0009",
Realizan la evaluacién de los requisites legales y cumplimiento normative ambiental, y adoptan
Jos cambios que puedan afectar el desempefo del sistema; en caso de evidenciarse falencias en
la evaluacién se deben desarrollar los planes de mejoramiento que sean requeridos:
Desarrollan las acciones necesarias de acuerdo con las situaciones potenciales de emergencia y
accidentes, promoviendo el desarrollo de simulacros y acciones de control frente a las mismas.
Realizan controles operacionales adecuados a sus programas y efecttian el seguimiento de los
Indicadores de desempefio ambiental, de acuerdo con las metas propuestas.
Promueven y despligan campafias de educacién, sensibilizacién ambiental y demds acciones
que fomenten el cuidado con el medio ambiente.
Participan en el programa de Excelencia Ambiental Distrtal "PREAD', cumpliendo con las
actividades lideradas por la Secretaria Distrital de Ambiente y los lineamientos de la Oficina de
Planeacién.
Envlan un informe trimestral del desemperio ambiental de la unidad y los principales aspectos
ambientales significativos y campafias de impacto, en las fechas 25 marzo, 25 de Junio, 25 de
septiembre y 20 de diciembre de 2016, al correo electrénico ofpla. ambiental @polica.qgov.co de la
Oficina de Planeacin,
DIRECCION DE CARABINEROS Y SEGURIDAD RURAL.
Formula los planes de gestién ambiental para sus instalaciones independientes de “Fuertes de
carabineros",
Fuerte de Carabil
Quindioy
jeros Regién de Policia No. Tres: BG. Roberto Mejfa Soto (Armenia-
Cumple con lo establecido en los subnumerales 6.1 al 6.6 y 6.8 de la presente directiva.
73
Criadero Caballar Mancilla
Cumple con lo establecido en los subnumerales 6.1 al 6.6 y 6.8 de la presente directiva,
408-0-0001 Paigina 8 de 20 ‘Aprobactén: 06-08-2014
VER:3 8. DIRECCION ANTISECUESTRO Y ANTIEXTORSION
81 Conforma un equipo de gestién ambiental competente, para que desarrolle las actividades que
permitan la implementacién del Sistema de Gestién Ambiental
82 —Ejecuta y responde por las actividades para la implementacién de la NTC ISO 14001:2004,
segtin lo establecido en el anexo 5 de la presente directv.
8.3 Envia el informe de las actividades desarrolladas para la implementacién del Sistema de Gestién
Ambiental, al correo electr6nico: ofpla.ambiental@policia.gov.co de la Oficina de Planeacién, los,
dias de 25 marzo, 25 de junio, 25 de septiembre y 20 de diciembre de 2016.
8.4 — Realiza las actividades definidas en los planes de Gestién Ambiental en sus unidades
desconcentradas.
DIRECCION NACIONAL DE ESCUELAS.
8.1 Cumple y responde con lo establecido en los subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directiva.
9.2 Responde por el mantenimiento de los sistemas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, NTC ISO
14001:2004 y OHSAS 18001 de la Escuela de Cadetes de Policia * General Francisco de Paula
Santander’
9.3 Disefa, ejecuta y responde por el plan de acompafiamiento a los equipos de trabajo de las
escuslas de Policla, para asagurar ol mantenimiento, implementacién y ampiiacién del MIA y
certificaciones externas en NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008 y NTC ISO 14001:2004.
9.4 Parametriza en la SVE el informe como unidad tutora sobre las escuelas de Policfa, de las
acciones tomadas frente al plan de acompafamiento para asegurar el. mantenimiento,
implementacién y ampliacion del MIA y certficaciones externas en NTCGP 1000:2009, ISO
9001:2008 y NTC ISO 14001:2004.
9.5 Envla un informe trimestral a la Oficina de Planeacién, de los avances y actividades
desarrolladas para el cumplimiento del objetivo propuesto, a partir de la verificacién in situ
realizada en los acompafiamientos, de acuardo a lo establecido en la SVE.
8.6 Presenta al jefe de Planeacién y un funcionario pata asistir a la capacitacién del Modelo
implementacién y Aseguramiento “MIA", el cual se desarrolard en el Centro Social de Oficiales,
en el mes de febrero de 2016.
9.7 Supervisa y verifia Ia ejecucién de los planes de Gestién Ambiental, campafias ambientales,
buenas practicas e indicadores ambientales de las escuelas de Policia, de acuerdo a los
pardmetros establecidos por la Oficina de Planeacién,
9.8 Realiza seguimiento a las escuelas de Policfa, a través de la revisién y aprobacién de las tareas
desarrolladas en el marco del Modelo de Implementacién y Aseguramiento MIA @ CONTEC,
establecidas por la Oficina de Planeacién en la SVE.
9.9 Presenta al personal que posteriormente ser notificado por la Oficina de Planeacién, a la
socializacién do los equipos conformados para el mantenimiento del SGC con el ente externo
ICONTEC, la cual se desarrollard en el Centro Social de Offciales, durante el mes de febrero de
2016.
9.10 Conforma un equipo de aseguramiento del sistema en su unidad, e! cual actuard como tutor de
las esouelas de Policfa seleccionadas para la aplicacién del MIA, de acuerdo con los parametros
establecidos en la cartila 1 del Modelo de Implementacién y Aseguramiento del SGC.
9.11 Habilta el acceso a los responsables del Sistema de Gestién Ambiental, para la consulta de la
rnormatividad ambiental en el Sisterna Nacional de Bibliotecas de la Poliofa Nacional.
9.12 Desarrolla el plan de capacttacién y entrenamiento para los perfles y competencias de
funcionarios que realicen actividades donde se evidencien impactos ambientales, de acuerdo a
las necesidades que fueron presentadas por la Direcoién de Talento Humano.
9.18 Escuelas de formacién y especialidades
Formulan planes de gestién ambiental, desarrollan las campafias ambientales y verifican los registros de
consumos y de generacién de residuos frente a los aspectos ambientales de cada unidad; enviando
trimestralmente los dias de 25 marzo, 25 de junio, 25 de septiembre, y 20 de diciembre de 2016, el informe
de la ejecuoién de los planes al micrositio del Sistema de Gestién Ambiental.
408-D1-0001 gina 7 do 20, ‘Aprobacén: 06-08-2014
VER:3 9.14 ECSAN, ESPOL, ESJIM, ESCAR, ESRAN, ESAGU, ESECU, ESVEL, ESGON, ESREY,
ESBOL, ESSUM, ESCER, ESAVI, ESGAC, ESCIC, ESINC, ESTEL, ESEVI, ESPRO Y ESMEB.
‘Cumplen con lo establecido en los subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directiva
9.15 ECSAN, ESVEL, ESCIC, ESTEL, ESPRO y ESMEB,
Cumplen con lo establecido en los subnumerales 6.1 al 6.8 de la presente directiva
10. DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
10.1 Cumple y responde con lo establecido en los subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directva.
10.2 _ Establece los controles operacionales para el Grupo Atmamento y Grupo Laboratorio de Calidad,
ppara el funcionamiento del Sistema de Gestién Ambiental en el Complejo Educativo Eduardo
Santos Castillo,
103 Envia con plazo 29/02/2016, al correo electr6nico ofpla.ambiental@policia.gov.co de la Oficina
de Planeacién, la informacién relacionada con el presupuesto ejecutado en relacién a servicios
piblicos de agua y energia de las unidades a nivel nacional para la vigencia 2015.
1. DIRECCION DE TALENTO HUMANO-
11.1 Cumple y responde con lo establecido en los subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directiva.
11.2 Lidera y supervisa el cumplimiento de los lineamientos establecidos para el factor crltico
asignado, segun lo sefialado en el anexo 4 de la presente directiva,
12. DIRECCION DE SANIDAD
12.1 Cumple y responde con lo establecido en los subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directiva.
122 — Responde por el mantenimiento de los sistemas bajo las normas NTCGP 1000:2009, ISO
9001:2008 y NTC ISO 14001:2004
12.3 Disefta, ejecuta y responde por el plan de acompafamiento al equipo de trabajo de la Seccional
de Sanidad Bogota, para asegurar la implementacion del MIA.
124 Parametriza en la SVE, como unidad tutora de la Seccional de Sanidad Bogota, el informe de las
acciones tomadas frente al plan de acompafiamiento para asegurar la implementacién del MIA.
125 — Envia un informe trimestral a la Oficina de Planeacién, de los avances y actividades
desarrolladas para el cumplimiento del objetivo propuesto, a partir de la verificacién in situ
realizada en los acompafamientos, de acuerdo a lo establecido en la SVE.
126 — Presenta al jefe de Planeacién y un funcionario para asistir a la capacitacion de! Modelo
Implementacion y Aseguramiento "MIA", el cual se desarrollara en el Centro Social de Oficiales
en el mes de febrero de 2016.
12.7 Supervisa y verifica la ejecucién de los planes de Gestion Ambiental, campafas ambientales,
buenas practicas e indicadores ambientales en las seccionales de Sanidad, de acuerdo a los,
parémetros establecidos por la Oficina de Planeacién.
12.8 Realiza seguimiento a la Seccional de Sanidad Bogota, a través de la revision y aprobacion de
las tareas desarrolladas en el marco del Modelo de’ Implementacion y Aseguramiento MIA,
establecidas por la Oficina de Planeacién en la SVE.
129 Conforma un equipo de aseguramiento del sistema en su unidad, el cual actuard como tutor la
Seccional de Sanidad Bogota para la implementacién del MIA, de acuerdo con los parémetros
establecidos en la cartlla 1 del Modelo de Implementacion y Aseguramiento del SGC.
12.10 Seccionales de Sanidad
Formulan los planes de gestion ambiental, desarrollan las campafias ambientales y verifican los registros
de consumos y de generacién de residuos frente a los aspectos ambientales; enviando trimestralmente los
dias de 25 marzo, 25 de junio, 25 de septiembre, y 20 de diciembre de 2016, al micrositio de la Polired
“Sistema de Gestion Ambiental -SGA\.
1Ds-01-.0001 Pagina 8 de 20 ‘Aprobacion: 06-06-2014
VER:3 12.11. Seccional de Sanidad Bogota
Cumple con fo establecido en los subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directiva,
13, DIRECCION DE BIENESTAR SOCIAL
18.1 Cumple y responde con lo establecido en los subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directiva
18.2 Responde por el mantenimiento de los sistemas de las normas NTCGP 1000:2009, ISO
.9001:2008 y NTC ISO 14001:2004.
13.3 Disefia, ejecuta y responde como unidad tutora, por el plan de acompafiamiento a los equipos de
trabajo de los centros sociales, vacacionales, recreacionales y los 22 colegios, para asegurar el
mantenimiento de las certificacionas externas en NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008.
19.4 Parametriza en la SVE como unidad tutora de los centros sociales, vacacionales y
recreacionales y los 22 colegios, el informe de las acciones tomadas frente al plan de
acompafiamiento para asegurar el mantenimiento de las certifeaciones externas en NTCGP.
1000:2009 e ISO 9001:2008,
48.5 Presenta al personal que posteriormente seré notificado por la Oficina de Planeacién, a la
socializacién de los equipos conformados para el mantenimiento del SGC con el ente externo
ICONTEG, la cual se desarrollaré en el Centro Social de Oficiales, durante el mes de febrero de
2016.
18.6 Lidera y realiza las actividades necesarias que permitan mantener el esquema Mult-sitio en los
colegios de la Policfa Nacional, el cual sera verificado por el ente certficador bajo dicho modelo
de organizacién, asi como la actualizacién si se amerita de los lineamientos plasmados en los
documentos que lo soportan.
18.7 Actualiza los documentos de los procesos misionales y demas lineamientos de forma alineada
‘con los criterios generales del Sistema de Gestién de Calidad, a través de la ejecucién de la
"Guta Lineamientos para el Control de Documentos en la Policia Nacional’
18.8 Centro Social de Oficiales
‘Apoya con la disponibilidad de un salén para el desarrollo del entrenamiento a los equipos de
mantenimiento de los diferentes sistemas de gestion y para los equipos de implementacién y ampliacién
del alcance del MIA, previa coordinacién con la Oficina de Planeacién.
13.9 Centros sociales, centros vacacionales y colegios de la Policia Nacional
Formulan planes de gestién ambiental, desarrollan las campafias ambientales y verfican los registros de
consumos y de generacién de residuos frente a los aspectos ambientales; enviando trimestralmente los
dlas de 25 marzo, 25 de junio, 25 de septiembre, y 20 de diciembre de 2016, al miorositio de la P
"Sistema de Gestion Ambiental -SGA’.
13.10 Centros sociales, CEVAR, CEVAM y colegios de la Policia Nacional
Cumplen can Io establecido en los subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directiva.
18.11 Colegio Elisa Borrero de Pastrana
18.11.1 Conforma un equipo de Gestién Ambiental competente, para que desarrolle las actividades que
permitan ja implementacién del Sistema de Gestién Ambiental.
43.11.2. Ejecuta y cumple con las actividades para la implementacién de la NTC ISO 14001:2004, segin
lo estabiecido en el anexo 5 de la presente directiva.
13.11.8. Envia al correo electrénico ofpla.ambiental@policia.gov.co de la Oficina de Planeacién, los dias
de 25 marzo, 26 de junio, 25 de septiembre y 20 de diciembre de 2016; el informe de las
actividades desarrolladas para la implementacién del Sistema de Gestién Ambiental.
14, OFICINA DE PLANEACION
44.1. Cumple y responde con Jo establecido en jos subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directiva,
44.2 Lidera el desarrollo de las actividades relacionadas en la presente directiva de acuerdo con el
cronograma del anexo 1 y anexo 5 de la presente directiva.
108-010001 Pagina 9 de 20 ‘Aprobacién: 06-06-2014
Vere 148
144
148
146
147
15,
164
162
16.
16.4
162
163
164
165
166
167
17.
174
172
Realiza el acompafiamiento y asesoria a las unidades seleccionadas para ampliacién del
alcance del MIA y del personal de las regiones de Policia, de acuerdo con el anexo 8 y anexo 5
de la presente directiva
Capacita y socializa los lineamientos relacionados con los procesos de Mejora Continua y
Direccionamiento del Sistema de Gestién Integral como base fundamental para la
implementacién y mantenimiento del SGC.
Actualiza en caso de ser requerido, los parémetros del modelo de implementacién y
aseguramiento del Sistema de Gestién de Calidad.
Determina los parémetros para el aseguramlento del Sistema de Gestién Ambiental, bajo los
requisitos de la norma ISO 14001:2004, en las unidades certficadas para ia presente vigencia y
planes de Gestién Ambiental
Convoca, coordina y desarrolla la capacitacién al personal de las diferentes direcciones, oficinas
asesoras y demas unidades, que integraran el equipo evaluador del SGC, para el desarrollo de
las visitas de verificacién de cumplimiento a los requisites de la NTCGP 1000:2009.
OFICINA DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS
Cumplen y responde con lo establecido en los subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directiva.
Realiza la difusi6n de fos resuitados obtenidos en el marco de la presente directiva, a través de
la plataforma integral de medios institucionales, al finalizar la vigencia o cuando exista la
necesidad de su difusi6n, previamente coordinado con la Oficina de Planeacién
OFICINA DE TELEMATICA
Cumple y responde con lo establecido en los subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directiva
Realiza el seguimiento a las unidades policiales certficadas bajo los requisitos establecidos en la
norma ISO 270012019, frente al cumplimiento de las actividades que permitan el mantenimiento
del sistema de acuerdo al alcance de la certificacién, segiin lo establecido en el anexo 3 de la
presente directiva,
Verifica la efectividad de los planes de mejoramiento formulados, para subsanar las no
conformidades y oportunidades de mejora evidenciadas en la auditoria de mantenimiento de la
certificacién del afio 2015, relacionadas con el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO
27001:2013 que correspondan a su nivel de responsabilidad y autoridad,
Designa un oficial como enlace ante la Oficina de Planeacién, quien sera el coordinador frente al
desarrollo de los elementos y reports de los resultados del acompafiamiento y mantenimiento en
las unidades policiales certificadas bajo la norma 1S027001:2013 y lo establecido en el anexo 6
de la presente directiva
Realiza el acompafiamiento para lograr la implementacién del SGSI bajo la norma ISO
27001:2013, a las siguientes unidades: INSGE, DITAH, SEGEN y ARCO, sin que esta actividad
implique el otorgamiento de un certificado por un ente interno 0 externo.
Disefia_un plan de acompafiamiento en materia de recursos y medios requeridos para el
mantenimiento de la certificacién del SGSI bajo la norma ISO 27001:2013 a las unidades
cortficadas,
‘Actualiza los documentos de los procesos misionales y demAs lineamientos de forma alineada
con los oriterios generales del SGSI, a través de la ejecucién de la "Gua Lineamientos para el
Control de Documentos en la Policfa Nacional
AREA DE CONTROL INTERNO
Cumplen y responde con lo establecido en los subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directiva.
Desarrolla las auditorfas de calidad que se requieran, para el mantenimiento de la certficacién
del SGC, ampliacién del alcance de la cettiicacién con la aplicacién del Modelo de
Implementacién y Aseguramiento del Sistema de Gestién de Calidad - MIA, en las unidades
seleccionadas para la presente vigencia,
4-0-0001 Pagina 10.66.20 ‘Aprobacién: 06-06-2014
VER: 3 178 Realiza auditoria espectfica de seguimionto a los Sistemas de Gestién Ambiental SGA, Sistema
de Gestién de Seguridad de la Informacién SGSI y Sistema de Gestién de Seguridad y Salud
Ooupacional SGST, en concordancia con las normas y estandares asociados.
17.4 Presenta a los duefios de proceso y la Oficina de Planeacién los hallazgos y observaciones
evidenciadas en las auditorias.
18. Asuntos internacionales de la Direccién General
‘Cumplen y responde con lo establecido en los subnumerales 4.1 al 4.10 de la presente directiva,
WV. INSTRUCCIONES DE COORDINACION
A Los duefios y responsables de los procesos, asf como los administradores de los centros
soolales y rectores de los colegios, que fungen igualmente como responsables de procesos de la
Direccién de Bienestar Social, son los garantes del desarrollo efectivo de las actividades
dispuestas en la presente directiva,
B. —_Los directores, jofes y comandantes comprometidos en la presente directiva, deberan realizar las
actividades de coordinacién requeridas con la Oficina de Planeacién para su cumplimiento.
c Frente al desarrollo de las actividades descritas en la presente directiva, deberan reposar los
soportes que evidencien el cumplimiento de las mismas, los cuales serén objeto de verificacién por
parte del Area de Control Interno.
D Ninguna unidad policial podra adelantar acciones para certiicar servicios, procesos o sistemas, sin
quo se cumplan las condiciones y restricciones que establezca la Direccién General de la Policia
Nacional, a través de la Oficina de Planeacin, con el fin de garantizar la unidad de oriterio y la
integridad del sistema.
E Las unidades comprometidas en la presente directiva, elaboraran la orden de servicios en la que
se ragistre de manera clara las responsabilidades y medios asignados para el cumplimiento del
objetivo propuesto,
F, Las unidades a nivel pals que deseen postularse o participa en cualquier evento o actividades
encaminadas en temas ambientales, deberén contar con el aval de la Subdireccién General, previa
coordinacién con la Oficina de Planeacin.
Gg Todas las unidades deberan movilizar las campafias de impacto ambiental y las actividades del
calendario ambiental definidas por la Oficina de Planeacién, segén lo establecido en el anexo 4,
indicando la gestion en los informes trimestrales que serdn enviados a la Oficina de Planeacién y al
micrositio de Polired "Sistema de Gestién Ambiental",
H. Todas las unidades deberdn presentar minimo cada 6 meses, ante el Suboomité de Mejoramiento
Gerencial segdn cada nivel de responsabilidad, el andlisis frente al comportamiento ambiental de
cada instalacién y sus aspectos ambientales.
Para efectos de coordinacién se podré tomar contacto con el Mayor RIBELINO SANCHEZ
SIERRA, Coordinador de Sistemas de Gestién de la Oficina de Planeacién, a los teléfonos:
3159397, 3159143 y 3159881 0 al correo electrénico ofpla, meci-calidad@policia.gov.co.
General RODOEF IMINO LOPEZ
Director General Policfa Naciondl de Colombia
308-0/0001 Pagina 11 de 20 Aprobacién: 06-06-2014
vera DISTRIBUCION
Para Conocimiento Para Cumplimiento
INSGE, DIRECCIONES, OFICINAS ASESORAS,
SEPRL-DIPON
SEPRI-SUDIR ‘ARCOl, POLFA, REGIONES, METROPOLITANAS,
DEPARTAMENTOS Y ESCUELAS DE POLICIA
REVISO,
Brigacier General FABIAN LAURENCE CARDENAS LEONEL
Jefe Oficng 9 Planeacion
\
\
ee 4
Carrera 69 26-21 CAN, Bogots
Toléfonos 915 9024-315 9209
ofplajetat@policia. gav.co
www policia.dov.co :
408-01-0001 Pagina 12.de.20 ‘probacién: 06-06-2014
VER:3 ANEXO 4 DE LA DIRECTIVA ADMINISTRATIVA TRANSITORIA No.
J “DIRECTRICES INSTITUCIONALES PARA EL MANTENIMIENTO DE LOS
SISTEMAS DI
005-5
J DEL
TON EN LA POLICIA NACIONAL Y AMPLIACION DEL ALCANCE DEL MODELO.
INTERNO DE IMPLEMENTACION Y ASEGURAMIENTO DEL SGC -MIA".
Cronograma de actividades para la el mantenimiento de las certificaciones en los diferentes sistemas y el
‘aleance del Modelo Interno de Implementacién y Ampllaci6n Intorno ~ MIA, vigencia 2016.
‘Actividad ~
‘Responsable
Inicio Finalizacién
Conformar equipos de
mantenimiento © implementacién
del SGC.
Esta actividad se debe realizar
de acuerdo con los lineamiontos
sstablecidos en la etapa 1
canformacién de equipos"
71 Unidades Certfcadas ICONTEC
47 Unidades bajo el MIA.
Elaborar diagnéstico del nivel de
2 |implementacién del Sistema de
Gestién de Calidad.
sojovjeo1s | 29/02/2016
sojorjeo1e | 29/02/2016
Realizar la capacitaciin de
sovializacién de los criterios
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