Exemples de missions confier aux tudiants en relation

avec le rfrentiel du BTS Assistant de Manager

Certaines tches figurent plusieurs fois car elles peuvent

mobiliser diffrentes comptences.

Ce que je vais apprendre en cours

(en classe et en stage)

Le rfrentiel du BTS AM

Ce que lentreprise peut me confier

Rubrique je propose
Quelques exemples parmi dautres.

Finalit 1 : Les activits de soutien la communication et aux relations internes et externes

1.1 Collaborer avec le(s) manager(s)
111. Instaurer et entretenir la relation avec
le(s) manager(s)

Gagner la confiance du manager, obtenir la dlgation de

certaines tches.
- en faisant preuve dautonomie, de rigueur, de fiabilit ;
- en sachant prendre des initiatives heureuses ;
- en respectant la confidentialit des informations.

Prendre le temps de me recevoir pour changer ::

- sur lactivit de lentreprise, du service.
- sur le mode de fonctionnement de lentreprise, du
manager (rgles respecter).
- Sur le travail quil a dj ralis, ses points forts
et ses points faibles.

- Pratiquer lcoute active (poser des questions, reformuler

les propos du manager pour sassurer une bonne
comprhension des consignes).
- Prendre des notes claires, prcises, structures.
- Savoir agir en fonction des consignes donnes.

Me donner des consignes de travail relatives :

- la rdaction dun courrier destin un client
- la prparation dune runion de travail
- la prise de rendez-vous (avec un client, un
fournisseur, des candidats lembauche) en
fonction de contraintes lies lagenda du
manager.
- lorganisation dun dplacement (rservations,
prise de rendez-vous)

- Effectuer une recherche dinformations sur un

thme prcis et en rendre compte. Par exemple :
o
sur la lgislation en vigueur dans tel ou tel
domaine (note de synthse)
o
sur les offres commerciales de prestataires
de tel ou tel service (tableau comparatif).
- Me laisser assister un rendez-vous avec un
prestataire, puis me demander den faire un
compte rendu.

112. Recueillir des consignes de travail

113. Rendre compte, informer, faire le point

Savoir couter, mmoriser les informations
Pratiquer une veille informationnelle
Dialoguer avec le manager, argumenter.
Savoir sexprimer correctement loral et lcrit.
Savoir rdiger et prsenter les documents adquats.

 Le rfrentiel du BTS AM

Ce que lentreprise peut me confier

Rubrique je propose
Quelques exemples parmi dautres.

Ce que je vais apprendre en cours

(en classe et en stage)

1.2 Contribuer la cohsion des groupes

121. Installer les conditions dun climat de
travail favorable

- Reprer les normes sociales en vigueur et les respecter.

- Accueillir les membres dun groupe de travail ; favoriser la
communication informelle ; faciliter les interactions.
- Lutter, rduire le stress et les conflits.

122. Animer un travail collaboratif

Impulser et soutenir lutilisation dun support de travail

collaboratif.

123. Grer une runion

- Assurer la logistique dune runion.

- Prendre la parole en public, animer une runion.
- Rassembler les documents relatifs une runion, Prendre
des notes puis en rdiger le compte rendu.

- me faire rencontrer les diffrents membres de

lorganisation (cadres, employs, ouvriers).
voir rubrique 123 sur la gestion des runions
de travail
- Formaliser, mettre jour et diffuser des
procdures dutilisation dun support collaboratif
(Lotus Notes par exemple).
- Mettre jour, classer, archiver les informations
qui y sont contenues.
- Assurer la logistique dune runion (rserver la
salle, le matriel, convoquer les participants,
prparer les dossiers de travail pour chacun).
- Assister une runion en :
o
Le laissant lancer la runion en souhaitant
la bienvenue tous, et en rappelant lordre du jour,
o
Prendre des notes puis en rdiger le
compte rendu (en autonomie ou en doublon avec le
secrtaire de sance).
o
Prendre part la runion sil y lieu (rendre
compte dune recherche dinformations,
argumenter).
Il peut sagir dune runion :
avec des collaborateurs (relative
un dysfonctionnement dans le service, au
planning des congs, la rpartition de la
charge de travail entre les membres du
service)
de ngociation avec un prestataire.

1.3 Assurer linterface entre le (ou les) manager(s) et lenvironnement de travail (interne, externe, international)
131. Crer, entretenir et activer un rseau
relationnel ( linterne, lexterne,
linternational)

- Crer une base de contacts internes et/ou externes et

lentretenir.
- Solliciter ou associer les comptences

- Mettre jour une base de donnes.

- Envoyer des courriers des prospects, des
nouveaux clients, des clients fidles (statuts
diffrents pour lentreprise).
-

Ce que je vais apprendre en cours

(en classe et en stage)

Le rfrentiel du BTS AM
132. Accueillir et informer en franais et en
langue trangre
133. Communiquer par crit (en interne,
l'externe, en langue franaise et trangre)

- Accueillir, orienter, guider un interlocuteur.

- Reprsenter lentreprise et ses valeurs.
- Filtrer les demandes.
Sexprimer correctement lcrit en tenant compte dlments
divers (destinataires, contextes, outils).

134. Ngocier en langue franaise et

trangre
- Prparer la ngociation.
- Argumenter, grer les objections, refuser les procds de
manipulations.
- Rechercher un accord, reformuler les termes de laccord.

Finalit 2 : Soutien linformation

2.1 Rechercher linformation
211. Evaluer les besoins dinformation
212. Mobiliser les mthodes de recherche
dinformation

- Anticiper et identifier les besoins dinformation explicites ou

implicites.
-

Mobiliser les moyens de recherche dinformation.

Interroger une base de donnes.
Slectionner et valider linformation.
Raliser un questionnaire denqute et traiter les
rponses.

Ce que lentreprise peut me confier

Rubrique je propose
Quelques exemples parmi dautres.
- Me mettre en situation daccueil tlphonique.
- Me mettre en situation daccueil face face.
laccueil de lentreprise, du service, sur un salon,
lors dun sminaire ou dune runion
Rdiger un courrier, un courriel, une note,
un compte rendu lattention de destinataires
varis en franais, en anglais et/ou en espagnol
(clients, collgues, fournisseurs, suprieurs
hirarchiques)
- Me demander prparer la ngociation avec un
nouveau prestataire potentiel par exemple :
o
Pour les fournitures de bureau, sur la base
de la consommation actuelle.
o
Pour les expditions de colis en express
o
Pour la fontaine eau
Me laisser assister une runion de
ngociation (de plus grande envergure !)
voir rubrique 123 sur la gestion des runions
- Me laisser assister une runion de travail. (voir
rubrique 123)
- Faire une recherche dinformation (voir rubrique
113).
- Interroger une base de donnes.
- Raliser une enqute de satisfaction auprs des
salaris, des clients.(conception du
questionnaire, diffusion, dpouillement, analyse
des rsultats).

Ce que je vais apprendre en cours

(en classe et en stage)

Le rfrentiel du BTS AM
213. Assurer une veille informationnelle

Ce que lentreprise peut me confier

Rubrique je propose
Quelques exemples parmi dautres.
- Mettre en place
une veille sur un
sujet donn

Voir rubrique 113.

Mettre en place une mthode de veille.

Rfrencer ses sources.
Valoriser linformation slectionne.
Formuler une alerte.

Dterminer le modle du document.

Rdiger le document.
Produire, utiliser, maintenir des documents gnriques.
Rfrencer un document.
Dfinir les modalits des documents.

- Me prsenter la charte graphique de lentreprise

pour lappliquer aux documents crer
- Faire rfrencer les documents.
- Me faire rdiger des documents partir de
consignes.

tre capable de synthtiser linformation pour structurer un

dossier et organiser laccs linformation.

Synthtiser et analyser linformation partir de :

- donnes comptables
- articles de presse ;
Voir rubrique 113.
- documents divers.

- Numriser les documents

- Compresser un document
- Indexer un document

- Numriser les documents

- Compresser un document
- Indexer un document

- Identifier les usages et les besoins

- Appliquer les critres de classement.
- Proposer et ou raliser larchivage

- Me prsenter les mthodes darchivage en

vigueur dans lentreprise.
En cas de problme li larchivage ou au
classement : Me demander de rflchir une
solution argumente et la mettre en pratique.

2.2 Produire une information structure

221. Crer et modliser un document

222. laborer un dossier documentaire, un

dossier comptable, une revue de presse

2.3 Grer les documents de lentit

231. Procder lacquisition numrique de
documents

232. Trier, classer et archiver les documents

du service

2.4 Contribuer la qualit du systme dinformation

241. Optimiser la circulation de
linformation

- Crer, amliorer les procdures de diffusion.

- Mettre jour les listes de diffusion et les annuaires.

Me prsenter les circuits dinformation de

lentreprise (exemple : le traitement des notes de
frais = quels documents ? par qui ? qui ? quand ?
comment ?).
Mettre jour des listes de diffusion
-

Ce que je vais apprendre en cours

(en classe et en stage)

Le rfrentiel du BTS AM
242. Participer lvolution du systme
dinformation

243. Participer la scurit du systme

dinformation

- Identifier les besoins

- Analyser et reprsenter les procdures et les flux.
- Proposer des amliorations et les argumenter.
- Identifier les procdures et moyens de scurisation du SI.
- Reprer les dysfonctionnements.
- Participer la gestion des droits daccs.

Ce que lentreprise peut me confier

Rubrique je propose
Quelques exemples parmi dautres.
Me faire rencontrer les membres du service
informatique afin quils lui expliquent comment ils
protgent le systme dinformation de lentreprise
(pare feu, droits daccs).

Finalit 3 : Aide la dcision

3.1 Identifier un problme ou un besoin
311. Dceler un problme ou un besoin
312. Dfinir les objectifs
313. Identifier les contraintes et les
opportunits

collecter les informations

Rechercher les causes de dysfonctionnement
Formuler un diagnostic
Prciser, quantifier les objectifs atteindre en fonction des
enjeux

- Recenser les contraintes de temps de qualit et de cot.

- Identifier les opportunits

Dceler et analyser un problme ou un

besoin existant.
Dfinir les objectifs en fonctions des
contraintes, des enjeux et des opportunits de
lentreprise ou du service.
Exemple : tude sur les raisons dun mauvais accueil
tlphonique dcel la suite dune enqute de
satisfaction.

3.2 Proposer des solutions

321. Rechercher des solutions

- Recenser les bonnes pratiques en utilisant des techniques

de crativit

Me demander de prsenter les solutions des

recherches loral ou lcrit
Faire prendre conscience du critre de cot
dans la recherche de solutions

322. Analyser les solutions

- Dfinir des critres de comparaison

- valuer les cots
- Interprter les rsultats.

323. Prsenter les solutions

- Argumenter les solutions

- laborer un rapport dtude

Lui demander de rdiger un rapport dtude

(sous contrle).

Me demander de mettre en place le suivi

dune dcision laide doutils (budget,
tableau de bord)
Me faire analyser les carts
Me faire rdiger un compte rendu ses

3.3 Assurer le suivi de la dcision

331. Dfinir un plan daction

332. Elaborer un tableau de bord

- Planifier les tches et les rpartir au sein dun groupe

- laborer un budget
- Concevoir et renseigner un tableau de bord

Ce que je vais apprendre en cours

(en classe et en stage)

Le rfrentiel du BTS AM
333. Analyser les carts
334. Alerter et proposer des mesures
correctives

4.1 Seconder le manager dans ses activits

411. Prparer et suivre laction du manager

Ce que lentreprise peut me confier

Rubrique je propose
Quelques exemples parmi dautres.

- Comparer prvisions et ralisations

- Interprter les carts
- Rendre compte
- Concevoir et proposer des mesures correctives

observations.

Exemple : Vous organisez un sminaire :

- raliser le planning (ou sa mise jour) en
prenant en compte le rle de chacun des
Finalit 4 : Les activits lies lorganisation de laction
membres de lquipe ;
- analyser les carts entre le budget
prvisionnel et le budget rel. Prparer le
- Rpondre aux urgences et aux imprvus
budget prvisionnel pour lanne N+1, etc
- Prendre des initiatives dans la limite de son champ de
responsabilits.

412. Tenir les agendas partags

- Planifier les activits, grer les conflits de planification.
- Rpondre aux urgences et aux imprvus
- Utiliser un agenda lectronique individuel ou partag.
413. Organiser les dplacements
-

Raliser les supports dinformation (imprims remplir)

Appliquer les procdures administratives en vigueur.
Optimiser les cots ; ngocier avec les prestataires.
Grer les rservations.
Etablir et suivre les dossiers de dplacements

- Minitier lutilisation de votre agenda lectronique

Me confier les prises de rendez-vous (sous
contrle).
- Me laisser grer un imprvu ou une urgence (sous
contrle).
- Crer ou modifier un imprim (ordre de missions,
note de frais)
- Vrifier les notes de frais.
- Etablir un comparatif entre plusieurs prestataires
(loueurs de voiture ; SNCF vs Air France)
- Effectuer des rservations dhtel, de transport
- Prparer le dossier de dplacement du manager
(feuille de route, documents emporter, fiche
client)

4.2 Contribuer lamlioration de lorganisation de lentit

Ce que je vais apprendre en cours

(en classe et en stage)

Le rfrentiel du BTS AM
421. Participer llaboration et la mise en
uvre des processus administratifs

- Analyser un processus de travail ; en reprer les

dysfonctionnements ; proposer des solutions.
- Diffuser et faire appliquer les processus de travail.

422. Participer la coordination des

activits des membres de lentit.

423. Fournir une assistance lutilisation

des TIC.

- Planifier les tches ; identifier et grer les priorits.

- Mettre en uvre les outils dadministration dun espace
collaboratif.
- Etc

- Former des collaborateurs lutilisation des ressources

bureautiques et Internet

Ce que lentreprise peut me confier

Rubrique je propose
Quelques exemples parmi dautres.
- Me prsenter les diffrents processus de travail en
vigueur dans le service.
- Me faire participer une rflexion sur lamlioration
de tel ou tel processus (gestion des rclamations
clients, des congs pays, des demandes de CIF ou
de DIF)
- Si lentreprise envisage une certification ISO ou met
en place une dmarche qualit, me faire participer
(simple observation ou intervention selon ses
capacits et vos besoins).
- Raliser un planning (pour lorganisation dun salon,
pour la ralisation dun projet).
- Minitier au fonctionnement de l intranet (en liaison
avec ladministrateur rseau pour les rgles de
gestion des codes daccs ; la scurisation de
linformation). (voir rubriques 242, 243)
- Mefaire insrer sur lintranet des informations ou des
documents.
- Crer et diffuser un mode opratoire (pour
lutilisation de lagenda partag, pour un logiciel).

Finalit 5 : Prise en charge des activits dlgues

5.1. Assurer la gestion administrative des ressources humaines du service
511. Participer au processus de
recrutement

512. Prparer et suivre les formations

Identifier les comptences attendues

Slectionner le ou les supports de diffusion
Concevoir lannonce
Contribuer au processus de slection des candidats
Faciliter lintgration

- Participer au processus de recrutement dun salari

en interne ou en externe
- Proposer une maquette dannonce et slectionner
un ou des supports de diffusion
- Crer un outil daide la slection dun candidat
- Aider accueillir et intgrer un nouveau salari

Identifier les besoins de formations

Etablir les priorits
Organiser les actions de formation
Assurer le suivi administratif et financier
Dresser un bilan des actions effectues

- Rflchir et proposer des actions des formations en

fonction des besoins de formation
- Prparer les outils ncessaires au suivi de la
formation
- Crer et analyser un questionnaire de satisfaction
dune formation suivie par les salaris

Ce que je vais apprendre en cours

(en classe et en stage)

Le rfrentiel du BTS AM
513. Assurer le suivi des congs annuels
514. Grer les absences

515. participer linformation sociale des

membres du service

516. Mettre jour des donnes

administratives du personnel

Ce que lentreprise peut me confier

Rubrique je propose
Quelques exemples parmi dautres.

- Collecter les contraintes et les souhaits

- Organiser la continuit du service

- Recenser les souhaits des congs annuels

- Assurer le suivi des absences

- Proposer des solutions de remplacement
- Alerter le suprieur hirarchique

- Analyser les tableaux de bord de suivi de

labsentisme de lentreprise ou du service

- Collecter les informations sociales

- Optimiser la circulation de linformation
- Expliquer, conseiller

- Raliser une veille juridique sur la priode du stage

en ce qui concerne linformation sociale
- Prparer des documents explicatifs sur certains
thmes : congs pays, CIF/DIF, etc.

Situer ses activits en relation avec la DRH

Respecter des chances
Assurer la fiabilit des donnes administratives
Respecter la confidentialit des informations transmises ou
collectes

- Mettre jour les dossiers du personnel

- 5.2 Grer les ressources matrielles dun service administratif

521. Grer les achats de petit matriel et de
fournitures

522. Amnager lespace de travail

523. Elaborer et suivre le budget de

fonctionnement du service

Recenser les besoins

Assurer une gestion optimale des stocks de fournitures
Ngocier les conditions dachat
Optimiser les cots
Assurer le suivi des commandes

- Mettre jour les stocks de fournitures

- Raliser tude comparative de fournisseurs pour les
prochains achats de fournitures
- Suivre les commandes du devis la facturation et
son enregistrement comptable

- Faire respecter les rgles dergonomie

- Intgrer la rglementation relative aux conditions de travail
(hygine, scurit, maladies professionnelles)

- Dcouvrir les rgles dergonomie appliques aux

postes de travail
- Rencontrer les membres du CHSCT

- Etablir et suivre le budget

- Optimiser les cots

- Etablir et suivre le budget du service

- 5.3 Organiser un vnement

Ce que je vais apprendre en cours

(en classe et en stage)

Le rfrentiel du BTS AM
531. Assurer la logistique

532. Assurer la communication

533. Prvoir et grer les cots

534. Evaluer les rsultats

Identifier les besoins lis lvnement

Prendre en compte les contraintes
Slectionner les ressources internes et/ou externes
Construire le droulement de la manifestation
Organiser les conditions matrielles
Mettre en place les procdures de suivi

- Informer les acteurs

- Dfinir les cibles de la communication
- Concevoir ou faire concevoir supports de communication
adapts
- Slectionner les modes de diffusion
- Accueillir
- Grer les relations avec les intervenants, le public, la
presse

Ce que lentreprise peut me confier

Rubrique je propose
Quelques exemples parmi dautres.
- Participer lorganisation dun vnement :
logistique

- Participer lorganisation dun vnement :

communication
-

rflchir et mettre en uvre les moyens de

communication adapts lvnement

- Optimiser les cots

- Etablir et ngocier le budget
- Suivre le budget

- Raliser le budget prvisionnel et rel de

lvnement

- Identifier les indicateurs pertinents

- Analyser les rsultats

- Prparer un questionnaire de satisfaction de

lvnement ou un outil permettant danalyser
lvnement

- 5.4 Prendre en charge un dossier spcialis

541. Collecter les informations spcifiques
au domaine de spcialit
542. Mettre en uvre les mthodes de
travail spcifiques au domaine de spcialit

543. Evaluer sa performance

- Identifier le besoin dinformation

- Mobiliser les ressources ncessaires
-

Identifier et appliquer les procdures existantes

Utiliser la terminologie adapte
Mettre en uvre les mthodes et outils spcifiques
Utiliser les logiciels ou modules spcifiques

Vrifier le respect des dlais et des cots

Evaluer les rsultats obtenus
Rguler son action
Rendre compte

- Sadapter un dossier spcifique de votre

entreprise en utilisant les termes spcifiques mais
aussi les logiciels