Captulo 13

Gestin de los Interesados del Proyecto

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Quinta edicin
Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

Procesos de la gestin de Interesados

Identificar a los Interesados
Identificar a todas las personas, grupos u organizaciones impactadas por el proyecto,
identificando y documentando sus intereses, participacin, interdependencias,
influencias y potencial impacto
Planificar la gestin de los interesados
Desarrollar estrategias para que todos los interesados participen de forma efectiva
con base en sus necesidades e intereses

Gestionar los compromisos con los Interesados

Comunicarse y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer sus
necesidades/requisitos, resolver polmicas y fomentar grupos de inters adecuados
Controlar los compromisos con los interesados
Hacer seguimiento y control de los interesados, de los grupos y ajustar las estrategias
y planes para involucrar a todos los interesados

Anlisis de los Interesados

Se recopila y analiza informacin cualitativa y cuantitativa con el fin

de determinar intereses, expectativas y la influencia de los
interesados
Identificar a los potenciales interesados relevantes
Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje
Matriz de poder/inters
Matriz de poder/influencia
Matriz de influencia/impacto
Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

Anlisis de los Interesados

Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas

negativamente
Conocer las razones de su oposicin

Elaborar un plan de tratamiento

Para los implicados del equipo de trabajo

Elaborar plan de tratamiento

Anlisis de los interesados

El anlisis de los Interesados es un documento que brinda

informacin importante sobre:

Las organizaciones y nombres de los interesados
Funciones de los interesados en el proyecto

Hechos nicos sobre los interesados

Nivel de influencia e inters de los interesados en el proyecto
Sugerencias para la gestin de las relaciones con los interesados

Interesados claves
del proyecto

Ejemplo de anlisis de
interesados del proyecto
(Stakeholders)

Ahmed

Susan

Organizacin

Direccin interna

Equipo del proyecto

rol

Patrocinador y uno de
los fundadores de la
compaa

Experto en
secuenciacin del
ADN

Factores nicos

Tranquilo, enfocado
en el negocio

PHD en biologa, fcil

trabajar con ella

Nivel de inters

Muy alto

Muy alto

Nivel de influencia

Muy alto

Experta en la materia

Sugerencias en el
manejo de las
relaciones

Mantenerlo
informado, dejarlo
liderar, hacer lo que
dice y rpido

Puede hacer trabajo

desde casa;
asegurarse de revisar
las especificaciones

Matriz de Poder / Inters

Registro de Interesados
Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
Informacin de identificacin
Nombre
Puesto en la organizacin

Ubicacin
Rol
Datos de contacto

Informacin de evaluacin
Principales requisitos
Principales expectativas
Expectativas

Influencia potencial
Fase en el Ciclo de vida donde el inters es mayor

Clasificacin de los interesados

Interno/Externo
Partidario/Neutral/Opositor

Matriz de anlisis de los interesados

Ejemplo 1

Interesado

Inters(es) en el
Proyecto

Evaluacin de impacto

Estrategias potenciales para Ganar Apoyo

o Reducir Obstculos

Ejemplo 2
Seguimiento
Interesado

Ubicacin

Observaciones

Riesgo

Plan

Actividad

Rol

Responsabilidad

Fecha

Observacin

Accin

Responsable

Estado

Identify stakeholders

5.2
Collect
requirements

Project Stakeholder Management

4.1
Develop Project
Charter

8.1
Plan Quality
Management

Project charter
12.1
Plan procurement
Management

Procurement documents

13.1
Identify
stakeholders

Stakeholder register

Organizational process assets

Enterprise environmental factors

10.1
Plan
Communications
Management

11.1
Plan Risk
Management

Enterprise/
Organization

Stakeholder register
13.2
Plan Stakeholder
Management

11.2
Identify Risks

12.1
Plan procurement
Management

Identify stakeholders

Inputs
1.
2.
3.
4.

Project charter
Procurement documents
Enterprise environmental factors
Organizational process assets

Tools & Techniques

1. Stakeholder analysis
2. Expert judgment
3. Meetings

Outputs
1. Stakeholder register

Clasificacin de interesados
Indiferente
Resistente
Neutral
De apoyo
Lder

Interesado
Interesado 1
Interesado 2

Interesado 3

Indiferente

Resistente

Neutral

De apoyo
D

D A

A Actual
D Deseado

Lder

Plan de gestin de los interesados

Formal / informal
Detallado / Genrico

Contenido sugerido:
Niveles de compromiso actuales y deseables
Alcance e impacto de cambio de interesados
Interrelaciones y superposiciones entre los interesados
Requisitos de comunicacin de los interesados
Informacin a entregar; incluido idioma, formato, contenido y nivel de detalle
Motivo de distribucin de informacin e impacto esperado
Tiempo y frecuencia de distribucin de informacin
Mtodo de actualizacin y perfeccionamiento del plan de gestin

Plan Stakeholder Management

Project Stakeholder Management

13.1
Identify
stakeholders

Enterprise/
Organization

Stakeholder register
Organizational process assets
Enterprise environmental factors
4.2
Develop Project
Management Plan

Project management plan

Project documents updates

Project
documents

13.2
Plan
Stakeholder
Management

Stakeholder management plan

13.3
Manage
Stakeholder
Engagement

5.2
Collect
requirements

Plan Stakeholder Management

Inputs
1.
2.
3.
4.

Project management plan

Stakeholder register
Enterprise environmental factors
Organizational process assets

Tools & Techniques

1. Expert judgment
2. Meetings
3. Analytical techniques

Outputs
1. Stakeholder management plan
2. Project documents updates

Entender necesidades de comunicacin

grupales e individuales
Las personas no son partes intercambiables

Como se ilustra en el libro de Brooks, The Mythical Man-Month*, no se

puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice
una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos
personas
Nueve mujeres no pueden producir un beb en un mes!

* Ley Brooks: "agregar ms personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar an ms"

Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month

http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784

Preferencias personales afectan las

necesidades de comunicacin
Los introvertidos prefieren comunicaciones ms privadas, mientras

que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en pblico

A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general

mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso

A los pensadores les gusta conocer la lgica detrs de las decisiones,

mientras que las personas sentimentales quieren saber cmo las

afecta personalmente
Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras

que los que perciben necesitan ms ayuda en el desarrollo y

seguimiento de los planes

Otras consideraciones sobre comunicaciones

Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el

remitente
La ubicacin geogrfica y antecedentes culturales afectan la

complejidad de las comunicaciones del proyecto

Diferentes horarios laborables

Barreras idiomticas
Diferentes normas culturales

Gestionar las expectativas de los interesados

Los gerentes de proyecto deben comprender y trabajar con las

diversas partes interesadas

Idear maneras para identificar y resolver problemas

Dos instrumentos importantes:

Matriz de expectativas de gestin
Registro de polmicas

Ejemplo de matriz de expectativas de gestin

Medida de xito

Prioridad

Expectativas

Sugerencias

Alcance

La especificacin del alcance define

claramente los requerimientos obligatorios
y opcionales

Enfocarse en alcanzar los requerimientos

obligatorios antes de considerar los opcionales

Tiempo

No hay fecha para la terminacin del

proyecto. Cada gran tem se debe acordar
y programar de la manera ms realista

El patrocinador y el gerente del programa

deben estar atentos a cualquier problema que
pueda afectar el cumplimiento del calendario

Cumplir con todas las fechas importantes

Terminar a tiempo
Costos

Este proyecto es crucial para la

organizacin. Si se justifica claramente la
necesidad de ms fondos, ellos tienen que
estar disponibles

Hay reglas estrictas para los gastos del

proyecto y procesos de escalamiento. Los
costos son muy importantes, pero se pueden
analizar cambios en stos para alcanzar los
objetivos del proyecto dentro del cronograma

Calidad

La calidad es importante y se espera que

tengamos buenos procesos para probar el
sistema

El personal nuevo debe tomar cursos internos

para estar seguros que ellos entienden
nuestros procesos de calidad. Todos los
estndares corporativos de calidad deben ser
tenidos en cuenta

Satisfaccin del cliente

Nuestros clientes esperan que seamos

profesionales, que respondamos
preguntas a tiempo, y trabajemos con ellos
para terminar el proyecto

Todas las presentaciones y documentos

formales para los clientes deben ser
elaborados por escritores profesionales. Las
peticiones del cliente deben ser contestadas
en menos de 24 horas

Proyeccin del ROI

El caso de negocio para este proyecto

prev un ROI* del 40% dentro de los dos
aos siguientes a la implementacin

Nuestro departamento de finanzas trabajar

con el cliente para medir el ROI.
Satisfacer/sobrepasar esta proyeccin nos
ayudar en futuros negocio con este y otros
clientes

Etc.
* ROI: Return On Investment

Ejemplo de registro de polmicas

Polmica

Descripcin

Etc.

Impacto
en el
proyecto

Fecha de
reporte

Reportada
por

Asignada a

Prioridad
(A/M/B)

Fecha de
respuesta

Estado

Comentarios

Costo de los
servidores
10% mayor a
lo planeado

Pequeo
incremento
de costos
en el
proyecto

5/15

Jean

Oded

6/15

Cerrada

El patrocinador
accedi a
aumentar los
fondos para
cumplir el plazo

Dos personas
abandonaron
el proyecto

Necesario
reasignar
personal

9/26

Gaurav

Karen

10/2

Abierta

Si Karen no puede
reasignar personal
en una semana
deber hablar
directamente con
Peter

Formas de manejar los conflictos

Confrontacin: Enfrentar el conflicto directamente por medio de un

acercamiento problema-solucin
Compromiso: Usar un acercamiento dar- recibir
Suavizar: no enfatizar en reas de diferencia pero si en las de

acuerdo
Forzar: Acercar a ganar-perder
Retiro: Retirarse de un desacuerdo real o potencial

El conflicto puede ser bueno

El conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como

nuevas ideas, mejores alternativas, y la motivacin para trabajar ms

duro y con ms colaboracin
Pensamiento grupal: conformidad con los valores o normas ticas de

un grupo; el pensamiento de grupo puede desarrollarse si no hay

puntos de vista conflictivos
Investigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas, con

frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que conflictos

emocionales a menudo bajan el rendimiento del equipo

Informe de lecciones aprendidas

El gerente del proyecto y los miembros del equipo deben preparar un

informe de lecciones aprendidas

Una reflexin que documenta las cosas importantes que se aprendieron al

trabajar en el proyecto
El gerente de proyecto a menudo combina la informacin de todas

los informes de lecciones aprendidas en un informe resumen

Disponer de una plantilla para registrar las lecciones aprendidas

Manage Stakeholder Engagement

Project Stakeholder Management

4.5
Perform Integrated
Change Control

Change log
10.1
Plan
Communications
Management

Project documents updates

13.2
Plan Stakeholder
Management

Communications management plan

Organizational process assets

Enterprise/
Organization

Organizational process assets updates

Stakeholder
management
plan
13.3
Manage
Stakeholder
Engagement

Project management plan updates

Change requests

Issue log
13.4
Control
Stakeholder
Engagement

Project
documents

4.2
Develop Project
Management Plan

4.5
Perform Integrated
Change Control

9.4
Manage Project
Team

10.3
Control
Communications

Manage Stakeholder Engagement

Inputs
1. Stakeholder management plan
2. Communications management
plan
3. Change log
4. Organizational process assets

Tools & Techniques

1. Communication methods
2. Interpersonal skills
3. Management skills

Outputs
1.
2.
3.
4.
5.

Issue log
Change requests
Project management plan updates
Project documents updates
Organizational process assets
updates

Control Stakeholder Engagement

Project Stakeholder Management

Project management plan updates

4.2
Develop Project
Management Plan

13.3
Manage
Stakeholder
Engagement

Issue log

Project management plan

4.3
Direct and Manage
Project Work

Work performance data

13.4
Control
Stakeholder
Engagement

Enterprise/
Organization

Organizational process assets updates

Work performance information

4.4
Monitor and
Control Project
Work

Project documents
Project
documents

Project documents updates

Change requests

4.5
Perform Integrated
Change Control

Control Stakeholder Engagement

Inputs
1.
2.
3.
4.

Project management plan

Issue log
Work performance data
Project documents

Tools & Techniques

1. Information management systems
2. Expert judgment
3. Meetings

Outputs
1.
2.
3.
4.
5.

Work performance information

Change requests
Project management plan updates
Project documents updates
Organizational process assets
updates