You are on page 1of 11

MANAJEMEN PERSEDIAAN

(Manajemen Inventory)
Manajemen Persediaan Tradisional
Pentingnya berbagi perusahaan untuk mengelola tingkat persediaannya agar bisa memperoleh
keunggulan kompetitif jangka panjang. Hal-hal yang dipengaruhi oleh tingkat persediaannya
adalah profitabilitas keseluruhan, waktu tunggu (lead time), kemampuan untuk merespon
pelanggan (kinerja tepat waktu), kapasitas berlebih, lembur, harga, rekayasa produk, dan
kualitasnya.
Pada bab ini kita akan fokus pada bagaimana kebijakan perseiaan digunakan untuk membantu
mendapatkan keunggulan kompetitif. Selain itu, dalam beberapa dekade kita akan meninjau
bagaimana terapan manajemen perseiaan tradisionalnya diperusahaan manufaktur di Amerika
Serikat ini. Dengan mempelajari konsep dan model akan membantu kita memahami kapan
terapan tersebut bisa diterapkan. Dalam manajemen persediaan kita juga akan memberikan
latar belakang yang dibutuhkan untuk memahami keunggulan metode manajemen
persediaannya pada lingkungan manufaktur yang canggih, misalnya seperti JIT dan teori
kendala.
Biaya Persediaan
Biaya persediaan adalah suatu produk atau bahan baku diketahui dengan pasti untuk periode
tertentu yang biasanya setahun, terdapat dua biaya utama yang terkait dengan persediaan.
Persediaan yang berupa bahan baku atau barang dari eksternal, maka biaya persediaan yang
terkait termasuk biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Jika bahan baku atau barang dari
internal, maka ternasuk biaya persiapan dan biaya penyimpanan
Biaya pemesanan (ordering cost), yaitu biaya yang nemenpatkan dan menerima
order/pesanan. Contohnya: biaya asuransi untuk pengiriman dan biaya pembongkaran.
Biaya persiapan (set up cost), yaitu biaya yang menyiapkan peralatan dan fasilitas
untuk memproduksi produk dan komponen tertentu. Contohnya: biaya uji coba produksi
(tenaga kerja, bahan baku, dan overhead)
Biaya penyimpanan ( carrying cost), yaitu biaya yang menyimpan persediaan.
Contohnya: asuransi, pajak persediaan, dll.

Biaya habisnya persediaan (stockout cost), yaitu biaya yang terjadi karena tidak bisa
menyediakan produk ketika pelanggan meminta. Contohnya: penjualan yang hilang, biaya
ekspedisi, dll.
Alasan Tradisional untuk Memilih Persediaan
1. Masalah ketidakpastian permintaan
2. Persediaan komponen dan bahan mentah
Alasan Tradisional untuk Menyimpan Persediaan
1. Menyeimbangkan biaya pemesanan atau persiapan dengan biaya penyimpanan.
2. Memenuhi permintaan pelanggan (misalnya, memenuhi tanggal pengiriman).
3. Menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat dari:
a. Rusaknya mesin
b. Rusaknya komponen
c. Tidak tersedia komponen
d. Pengiriman komponen terlambat
4. Menyangga proses produksi yang tidak dapat diandalkan.
5. Memanfaatkan diskon.
6. Menghindari kenaikan harga dimasa depan.
Kuantitas Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity): Model Persediaan
Tradisional
Kuantitas Pesanan dan Total Biaya Pemesanan dan Penyimpanan
Dengan memperhatikan biaya pemesanan atau persiapan dan penyimpanan manajer dapat
menentukan kuantitas pesanan atau uuran lot produksi.
TC = PD/Q + CQ/2
= Biaya pemesanan + Biaya penyimpanan
dimana:
TC = total biaya pemesanan atau persiapan dan penyimpanan
P = biaya menempatkan pesanan dan openerimaan pesan
D = jumlah permintaan tahunan yang diketahui
Q = jumlah unit yang dipesan setiap kali pesanan ilakukan
C = biaya penyimpanan satu unit persediaan selama setahun.

Menghitung EOQ
Karena EOQ adalah rumus untuk menghitung kuantitas ini dapat diturunkan dengan mudah.
Q = EOQ =

2 PD /C

Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point)


Titik pemesanan kembali adalah titik waktu yang dimana sebuah pesanan baru harus
dilakukan (persiapan dimulai). Hal ini merupakan fungsi EOQ, waktu tunggu, dan tingkat,
dan tingkat dimana persediaan hanmpir habis. Waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang
diperlukan untuk menerima kuantitas pesanan ekonomis setelah pesanandilakukan untuk
persiapan dimulai.
Untuk menghitung titik pemesanan kembali (ROP) kita memungkinkan akan mengetahui
tingkat penggunaan dan waktu tunggu yang memenuhi tujuan berikut:
ROP = Tingkat penggunaan x Waktu tunggu
Ketidakpastian Permintaan dan Titik Pemesanan Kembali
Persediaan mungkin habis jika permintaan atas komponen atau produk tidak diketahui
dengan pasti. Untuk menghindari hal tersebut, organasasi memilih untuk menyimpan
persediaan pengaman. Persediaan pengaman adalah persedian ekstra yang disimpan sebagai
jaminan atas fluktuasi permintaan. Dengan keberadaan persediaan pengaman, titik
pemesanan kembali dihitung sebagai berikut:
ROP = (Tingkat rata-rata penggunaan x Waktu tunggu) + persediaan pengamanan
EOQ dan Manajemen Persediaan
Just in case dikenal sebagai sistem pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan.
Sistem persediaan just in case benar-benar sangat tepat pada beberapa situasi. Model EOQ
juga berguna untuk mengatasi masalah yang berkaitan denganketiakpastian melalui
penggunaan persediaan pengaman. Selain itu, pentingnya model EOQ bagi banyak
perusahaan industri di AS dari zaman dulu untuk diapresiasikan lebih baik dengan memahami
sifat lingkungan manufaktur tradisionalnya. Memproduksi suatu produk yang bervariasi
biasanya cukup mahal, karena tambahan khusus yang memakan waktu dan lebih sering dan
mahal.

Manajemen Persediaan JIT


Perusahaan-perusahaan tradisional yang memiliki batch besar dan biaya persiapan yang
tinggi telah berubah secara dramatis dalam 10 sampai 20 tahun terakhir. Tekanan pesaing
yang menyebabkan perusahaan meninggalkan model EOQ dan berlaih ke pendekatan just in
time untuk proses manufaktur dan pembelian agar lebih mudah.
Suartu sistem berdasarkan tarikan permintaan yang membutuhkan barang untuk ditarik
melalui sistem oleh permintaan yang ada, bukan didorong ke dalam sistem pada waktu
tertentu berdasarkan permintaan yang diantisipasi adalah Manufaktur JIT (just in time
manufacturing). Pembelian JIT (JIT Purchasing) mensyaratkan para pemasok untuk
mengirimkan suku cadang dan bahan baku tepat pada waktunya untuk produksi.
JIT memiliki dua tujuan strategis, yaitu:
1. Meningkatkan laba
2. Memperbaiki posisi bersaing perusahaan
Karakteristik Dasar JIT
Tata Letak Pabrik. Jenis dan efisiensi tata letak pabrik dikelola secara berbeda dalam proses
manufaktur JIT. Self manufaktur (manufacturing cell) terdiri atas mesin-mesin yang
dikelompokkan dalam kumpulan yang biasanya berbentuk setengah lingkaran.
Tata Letak Manufaktur Tradisional
Produk A ->

->

Produk B ->

->

Mesin Bubut

Departemen 1

->
Gerinda Abrasif

Departemen 2

->

-> A
Alat Pelebur

Barang Jadi A

-> B

Barang Jadi B

Departemen 3

Tata Letak Manufaktur JIT

Mesin bubut

Sel A

Sel B

Gerinda

Gerinda

pelebur

Mesin bubut

pelebur

Produk A

Barang Jadi

Produk B

Barang Jadi

Pengelompokan dan Pemberdayaan Karyawan


Perbedaan struktural utana lainnya antara organisasi JIT dan tradisional berhubungan dengan
pengelompokkan dan tanggung jawab karyawan. Pelatihan pekerja sel untuk melaukan tugastugas ganda juga memiliki pengaruh pada relokasi dukungan pelayanan sel. Para pekerja sel
juga diberikan suatu tingkat partisipasi yang lebih tinggi dalam manajemen organisasi.
Total Quality Control
JIT perlu memberi tekanan yang lebih kuat pada pengelolaan kualitas.
Ketertelusuran Biaya Overhead
Suatu sistem pembiayaan menggunakan tiga metode untuk membebankan biaya pada produk
indiviual, yaitu:
1. Penelusuran langsung
2. Penelusuran penggerak
3. Alokasi

Pembebanan Biaya Produk: Manufaktur Tradisional versus JIT


Biaya Manufaktur
Tenaga kerja langsung

Lingkungan Tradisional
Penelusuran langsung

Lingkungan JIT
Penelusuran langsung

Bahan baku langsung


Penanganan bahan baku
Perbaikan dan pemeliharaan
Energi
Suplai operasional
Supervisi (departemen)
Asuransi dan pajak
Depresiasi pabrik
Depresiasi peralatan
Pelayanan bea cukai
Pelayanan kafetaria

Penelusuran langsung
Penelusuran penggerak
Penelusuran penggerak
Penelusuran penggerak
Penelusuran penggerak
Alokasi
Alokasi
Alokasi
Penelusuran penggerak
Alokasi
Penelusuran penggerak

Penelusuran langsung
Penelusuran langsung
Penelusuran langsung
Penelusuran langsung
Penelusuran langsung
Penelusuran langsung
Alokasi
Alokasi
Penelusuran langsung
Penelusuran langsung
Penelusuran penggerak

Pengaruh Persediaan
JIT umumnya menurunkan perseiaan hingga tingkat yang sangatlah rendah. Vital bagi
kesuksesan JIT adalah pencapaian terhadap tingkat yang tidak signifikan dari persediaan.
Perbandingan Manufaktur JIT dengan Tradisional
JIT
1. Sistem tarik
2. Persediaan tidak signifikan
3. Pemasok kecil
4. Kontrak pemasok jangka panjang
5. Struktur selular
6. Tenaga kerja berkeahlian ganda
7. Pelayanan terdesentralisasi
8. Keterlibatan karyawan tinggi
9. Gaya manajemen memfasilitasi
10. Pengendalian kualitas total

Tradisional
1. Sistem dorong
2. Persediaan signifikan
3. Pemasok besar
4. Kontrak pemasok jangka pendek
5. Struktur departemental
6. Tenaga kerja terspesialisasi
7. Pelayanan tersentralisasi
8. Keterlibatan karyawan rendah
9. Gaya manajemen mengawasi
10. Tingkat kualitas yang dapat

diterima
11. Dominasi penelusuran langsung 11. Dominasi penelusuran penggerak
(perhitungan biaya produk)

(perhitungan biaya produk)

Biaya Persiapan dan Penyimpanan: Pendekatan JIT

Pendekatan untuk meminimalkan total biaya penyimpanan dan biaya persiapan yang sangat
berbeda dari pendekatan tradisional merupakan JIT. Pendekatan tersebut yang akan
menjelaskan orongan untuk persediaan nol dalam sistem JIT.
Kontrak Jangka Panjang, Pengisian Kembali yang Berkelanjutan, Pertukaran Data
Elektronik dan JIT II
Biaya pemesanan dikurangi dengan mengembangkan hubungan yang erat dengan pemasok.
Pembuat barang mengambil alih fungsi manajemen persediaan pengecer dengan pengisian
kembali (continuous replenishment).
Suatu bentuk awal dari perdagangan elektronik yang paa intinya adalah suatu metode
terotomatisasi dari pengiriman informasi dari komputer ke komputer disebut pertukaran data
elektronil (electronic data interchange EDI).
Manajemen Persediaan dan Dilema Etis.
Teknologi dalam melacak dan mengelola persediaan sudah semakin canggih. Tag Radio
Frequency Identification (RFID) adalah sebuah tag yang dipasang pada suatu produk yang
digunakan untuk melacak setiap unit produk. Adapun rak cerdas yang memiliki kamera
tersembunyi yang dapat memfoto pelanggan yang mengambil barang dengan berisi tag RFID.
Tujuan tersebut adalah untuk menurunkan pencurian dari pelanggan dan/atau karyawan.
Mengurangi Waktu Persiapan
Mengurangi waktu persiapan mengharuskan perusahaan mencari cara baru yang lebih
efisien untuk melakukan persiapan. Untungnya, pengalaman telah menunjukan pengurangan
yang dramatis atas waktu persiapan dapat dicapai.
Kinerja Jatuh Tempo: Solusi JIT
Kinerja jatuh tempo adalah ukuran kemampuan perusahaan untuk menanggapi kebutuhan
pelanggan. Sistem JIT memecahkan maslah kinerja jatuh tempo bukan dengan menimbun
persediaan, tetapi dengan mengurangi tenggang waktu secara dramatis.
Menghindari Penghentian Produksi dan Keandalan Proses : Pendekatan JIT
Kebanyakan penghentian produksi terjadi karena salah satu dari tiga alasan :
kegagalan mesin, kecacatan bahan baku atau subperakitan, dan ketidaktersediaan bahan baku

atau subperakitan. Memiliki persediaan adalah suatu solusi tradisional atas semua masalah
tersebut.
Pemeliharaan Pencegahan Total. Kegagalan mesin nol adalah tujuan pemeliharaan
pencegahan total. Dengan memberikan perhatian lebih pada pemeliharaan pencegahan,
sebagian besar kegagalan mesin dapat dihindari.
Sistem Kanban
Untuk menjamin bahwa komponen atau bahan baku tersedia ketika dibutuhkan, digunakan
sebuah sistem yang disebut sistem kanban. Ini adalah sebuah sistem informasi yang
mengendalikan produksi melalui penggunaan tanda atau kartu. Kanban penarikan merinci
kuantitas proses berikutnya yang harus ditarik dari proses sebelumnya. Kanban produksi
merinci kualitas yang harus diproduksi oleh proses sebelumnya. Kanban pemasok digunakan
untuk memberitahukan pemasok agar menyerahkan lebih banyak komponen; dan juga
merinci komponen tersebut dibutuhkan.
Sebelum melakukan sistem kanban perlu dilakukan persiapan-persiapan dengan baik. Dalam
SPT, penerapan sistem kanban didukung oleh persiapan-persiapan yang meliputi:
1. Pelancaran Produksi
Pelancaran produksi adalah syarat yang paling penting untuk produksi dengan kanban dan
untuk meminimalkan waktu mengganggur dalam hal tenaga kerja, perlengkapan dan barang
dalam pengolahan.
Pelancaran produksi memberikan beberapa keuntungan, yaitu memungkinkan operasi
produksi menyesuaikan diri dengan cepat terhadap fluktuasi permintaan harian dengan secara
rata memproduksi bebrbagai jenis produk setiap hari dalam jumlah kecil dan memungkinkan
tanggapan terhadap variasi dalam pesqnan pelanggan tiap hari tanpa menyadarkan diri pada
persediaan produk, serta jika semua proses mencapai produksi sesuai dengan waktu siklus,
pengimbangan antar berbagai akan membaik dan persediaan WIP dapat berkurang.
2. Memperpendek Waktu Penyiapan
Untuk memperpendek waktu penyiapan perlu dilakukan dua fase penyiapan, yaitu:
a. Fase Penyiapan Eksternal

Yang terlebih daproses awal disiapkan adalah mal, peralatan, cetakan berikutnya dan bahan
yang diperlukan.
b. Fase Penyiapan Internal
Fase dimana pekerja harus memusatkan perhatian pada pergantian cetakan, peralatan dan
bahan sesuai dengan perincian yang terdapat dalam pesanan berikutnya.
3. Tata Letak Proses
Menurut SPT, tata letak proses dan mesin akan disusun kembali untuk melancarkan aliran
produksi berdasarkan sistem Penanganan Proses Ganda (multi-proses holding) dimana
pekerja menjadai pekerja fungsi ganda. Dalam suatu lini penanganan proses ganda, seorang
pekerja menangani beberapa mesin dari berbagai proses satu per satu; pekerjaan di tiap
proses akan berlangsung hanya bila pekerja itu menyelesaikan pekerjaan yang diberikan
padanya dalam eaktu siklus yang ditentukan. Akibatnya masuknya tiap unit ke dalam lini
diimbangi dengan selesainya unit produk akhir lainnya, seperti dipesan oleh operasi dari
suatu waktu siklus.
4. Pembakuan Pekerjaan atau Operasi
Operasi baku menunjukkan operasi rutin yang dilakukan oleh pekerja yang menangani
berbagai jenis mesin sebagai pekerja fungsi ganda. Operasi baku rutin ini menunjukkan
urutan proses yang harus dikerjakan oleh seorang pekerja dalam proses penanganan ganda di
bagiannya. Keseimbangan lini dapat dicapai di antara pekerja dalam bagian ini karena setiap
pekerja akan mengakhiri semua proses operasi sesuai waktu siklus.
5. Autonomasi
Autonomasi berarti membuat suatu mekanisme untuk mencegah diproduksinya barang cacat
secara masal pada mesin atau lini produk. Untuk mencapai JIT sempurna, unit yang 100%
bebas cacat harus mengalir ke proses berikut secara kontinu tanpa terputus. Karena itu
pengendalian mutu harus selalu berdampingan dengan operasi JIT dalam seluruh sistem
Kanban.
6. Aktivitas Perbaikan
Aktivitas perbaikan adalah suatu unsur pokok dari sistem produksi yang membuat sistem
produksi sungguh-sungguh dapat bekerja dengan baik. Tiap karyawan mempunyai

kesempatan untuk memberikan saran dan mengusulkan perbaikan lewat suatu gugus kecil
yang disebut Gugus Kendali Mutu (GKM). GKM adalah sekelompok kecil pekerja yang
mempelajari konsep dan teknik kendali mutu secara spontan dan terus menerus untuk
memberi pemecahan masalah di tempat kerja.
Diskon dan Kenaikan Harga : Pembelian JIT versus Menyimpan Persediaan
Secara tradisional, persediaan disimpan sehingga perusahaan dapat mengambil
keuntungan diskon kuantitas dan melindungi diri dari kenaikan harga di masa mendatang atas
barang yang dibeli. Tujuannya adalah untuk menurunkan biaya persediaan. Sistem JIT
mencapai tujuan yang sama tanpa harus menyimpan persediaan. Solusi JIT adalah
menegosiasikan kontrak jangka panjang dengan sejumlah kecil pemasok terpilih yang
berlokasi sedekat mungkin dengan fasilitas produksi dan membangun keterbatasan pemasok
secara lebih intensif.
Keterbatasan JIT
JIT bukan merupakan pendekatan yang dapat dibeli dan diterapkan dengan hasil
segera. Implementasinya merupakan proses evolusioner, bukan revolusioner. Di sini
dibutuhkan kesabaran. JIT sering kali disebut sebagai program penyederhanaan namun ini
bukan berarti ia mudah atau sederhana untuk diterapkan.
Pekerja juga dapat terpengaruh oleh JIT. Dari studi yang dilakukan terlihat bahwa
pengurangan dan peyangga persediaan secara tajam dapat menyebabkan arus kerja yang
terpecah dan tingkat stress yang tinggi diantara para pekerja produksi. Kekurangan yang
paling menonjol dari JIT adalah tidak adanya persediaan untuk menyangga berhentinya
produksi. Pilihan lain, yang mungkin sebagai pendekatan pelengkap, adalah teori kendala
(TOC).
Teori Kendala
Setiap perusahaan menghadapi sumber daya yang terbatas dan permintaan yang
terbatas atas setiap produk. Keterbatasan-keterbatasn ini disebut kendala.
Konsep Dasar
TOC memfokuskan pada tiga ukuran kinerja organisasi : throughput, persediaan, dan
beban operasi. Throughput adalah tingkat di mana suatu organisasi menghasilkan uang

melalui penjualan. Dalam istilah operasional, throughput adalah selisih antara pendapatn
penjualan dan biaya variabel tingkat unit seperti bahan baku dan listrik. Persediaan adalah
seluruh uang yang dikeluarkan organisasi dalam mengubah bahan baku menjadi throughput.
Beban operasi disefinisikan sebagai seluruh uang yang dikeluarkan organisasi untuk
mengubah persediaan menjadi throughput.
Produk yang Lebih Baik. Produk yang lebih baik berarti kualitas yang lebih tinggi. Hal ini
juga berarti bahwa perusahaan mampu memperbaiki produk dan menyediakan produk yang
sudah diperbaiki tersebut secara cepat ke pasar.
Harga yang Lebih Rendah. Persediaan yang rendah akan mengurangi biaya penyimpanan,
biaya investasi per unit, dan beban operasi lainnya seperti lembur dan beban pengiriman
khusus. Harga yang lebih rendah atau margin produk yang lebih tinggi dapat saja terjadi jika
kondisi kompetitif tidak memerlukan pemotongan harga.
Daya Tanggap. Tingkat persediaan menandakan kemampuan perusahaan untuk merespon.
Tingkat yang tinggi secara relatif terhadap pesaing akan mengakibatkan kelemahan
kompetitif. Dengan kata lain, TOC menekankan pengurangan persediaan dengan mengurangi
teggang waktu.
Langkah-langkah TOC.
Teori kendala menggunakan lima langkah untuk mencapai tujuan memperbaiki
kinerja organisasi :
1.

Mengidentifikasi kendala(-kendala) perusahaan.

2.

Mengeksploitasi kendala(-kendala) yang mengikat.

3.

Mensubordinasi apa saja yang lain dari keputusan yang dibuat pada langkah 2.

4.

Mengangkat kendala(-kendala) yang mengikat.

5.

Mengulangi proses.