Auditora Administrativa

Consultora Condesot brinda el servicio de consultora para pequeas

empresas y medianas, soluciones completas de los siguientes procesos
administrativos:
-Auditora Administrativa
La auditora administrativa es y ser siempre la herramienta ms til en la
administracin de una organizacin, ya que a travs de ella se puede penetrar en
lo ms hondo de la empresa, para entender dnde est ubicada, cmo lleg hasta
all, de dnde parti y a dnde quiere llegar.
Qu es una auditora administrativa?
La auditora administrativa es el acto de hacer una revisin profunda del proceso
administrativo de la empresa, con el fin de corregir o reforzar sus operaciones
para que sta logre una ventaja competitiva.
Una vez que tienes una idea bsica del significado de la auditora administrativa,
puedes identificar los objetivos que se persiguen al llevarla a cabo en las
organizaciones.
Con base en qu criterios se definen los objetivos de la auditora administrativa?
Los objetivos de la auditoria administrativa varan dependiendo de los resultados
especficos que busca la organizacin, es decir, de si la organizacin quiere
atender un problema o deficiencia en particular, o si pretende hacer ms eficiente
a toda la empresa.
En virtud de lo anterior, es necesario definir los criterios que soportan los
objetivos de la auditora administrativa.
Los criterios que deben ser considerados como base para la definicin de los
objetivos de la auditora, debern estar siempre enfocados a apoyar a los
miembros de la organizacin en el desempeo de sus actividades y a garantizar el
buen funcionamiento administrativo y operativo de la misma.
stos pueden ser: control, productividad, organizacin, servicio, calidad o hasta
para facilitar la toma de decisiones.
A continuacin explicamos en qu consiste cada uno de ellos:
a) Control. Plantear los objetivos sustentados en este criterio, sirve para

garantizar el cumplimiento de las metas de la organizacin.

b) Productividad. Desde este criterio, se aprecia el que un proceso o rea arroje
mejores resultados, es decir, haga ms con menos.
c) Organizacin. De acuerdo con este criterio, los objetivos contemplan que
cada quien realice sus funciones correspondientes y que no haya actividades sin
un responsable.
d) Servicio. Con base en este criterio se plantean objetivos vinculados con la
atencin y satisfaccin del cliente, tanto interno como externo.
e) Calidad. Este criterio implica tener claras las expectativas de la organizacin.
f) La toma de decisiones. Es una constante en la organizacin. Tomar decisiones
que amortigen o minimicen los riesgos es imprescindible para su buen
funcionamiento. Este criterio implica que la informacin recopilada a travs de la
auditora permita a los directivos decidir con firme conocimiento de los hechos.
Una vez definidos los objetivos que se pretende alcanzar a travs de la auditora
administrativa, se establece el alcance de la misma.
Qu define y abarca el alcance dentro de la auditora administrativa?
La auditora administrativa puede abarcar desde un rea o departamento hasta la
totalidad de la empresa, en el que se tendr que descubrir y analizar todo su
funcionamiento
administrativo. Adems, incluye: aspectos de su estructura organizacional,
niveles jerrquicos, relaciones interpersonales, operaciones, estndares de
desempeo, desarrollo tecnolgico, entre otros.
Para puntualizar, podemos decir que el alcance define la amplitud y profundidad
con que se aplicar la auditora administrativa, esto significa delimitar el nmero
de reas o departamentos y los tipos de procesos; as como si se desea slo la
deteccin de necesidades o problemas, o hasta su correccin.
La auditora administrativa es aplicable a cualquier tipo de organizacin ya que,
sin importar el estilo de administracin, los procesos o lineamientos que se sigan
son sujetos a una revisin.
La auditora administrativa se puede aplicar principalmente a organizaciones
privadas, pblicas o sociales.
Son aquellas que funcionan con capital de particulares y, por tanto, sus fines son
principalmente lucrativos. En estas empresas la auditora administrativa se realiza
con el fin de hacer ms eficientes sus procesos administrativos y operativos para
incrementar sus utilidades.
Veamos una situacin en la cual ameritara llevar a cabo una auditora en las
empresas privadas.
Como t sabes, en la actualidad muchas empresas privadas buscan alguna

certificacin de calidad. Obtenerla implica auditar a toda la organizacin para

garantizar,
al rgano certificador, que se cumple con los indicadores dispuestos. As, la
auditora adems de fortalecer y mejorar los procesos internos le da un valor
aadido a su producto, lo que se traduce en la auditora con mayor alcance y
profundidad.
Por qu es importante aplicar una auditora administrativa?
La auditora administrativa es una herramienta que nos permite descubrir las
deficiencias y reas de oportunidad en una organizacin, ya que muchas veces el
trabajo diario no nos permite ver que existen aspectos sujetos a mejora.
Es importante realizar una auditora administrativa, al menos una vez al ao, para
descubrir cules son las fallas, en qu se puede mejorar y qu se est haciendo
bien para fortalecerlo.
En todas las organizaciones, sin importar su condicin de privada, pblica o
social, se buscan mejoras continuas; as como procesos que les permitan sortear
mejor los riesgos. La auditora, al brindar informacin sobre cmo son, cmo
funcionan y con qu cuentan las organizaciones, es confiable, veraz y oportuna.
De acuerdo con lo anterior, la auditora no es importante en s misma, sino en
funcin de las caractersticas de los resultados y el momento en que se obtienen,
pues de ellos depende la toma de decisiones que marcan el futuro de la
organizacin.
En algunos casos las auditoras han llevado a los directivos a tomar decisiones,
incluso drsticas, como el cierre de una planta, prescindir de los servicios de una
o varias personas o el llevar a cabo una inversin.
Para terminar, podemos anotar que otro de los motivos en los que estriba la
importancia de la auditora es su alcance, que como vimos antes, puede implicar
la revisin de toda o una parte de la organizacin en sus objetivos, planes y
programas; los procedimientos y controles; el personal y las instalaciones. Todo
con la intencin de lograr una eficiencia administrativa. La profundidad se
relaciona con qu tan a fondo se quiere llegar a una situacin dada.

Metodologa para la Auditora

Administrativa
Metodologa para realizar una Auditora Administrativa.
La auditora Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la
administracin est cumpliendo sus objetivos, desempeando las funciones
gerenciales de planeacin, organizacin, direccin y control y logrando

decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la

organizacin.
La metodologa de la auditora administrativa tiene el propsito de servir como
marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se
conduzcan en forma programada y sistemtica, se unifiquen criterios y se
delimite la profundidad con que se revisarn y aplicarn los enfoques de anlisis
administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
Tambin cumple la funcin de facilitar al auditor la identificacin y
ordenamiento de la informacin correspondiente al registro de hechos, hallazgos,
evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su
posterior examen, informe y seguimiento.
Para utilizarla de manera lgica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una
de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para
que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.
De conformidad con lo que se ha explicado hasta aqu, las etapas que integran la
metodologa son:
Planeacin.
Instrumentacin.
Examen.
Informe.
Seguimiento.
Planeacin.
Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la
auditora administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.
Qu cubre la planeacin?
1. Objetivo.
2. Factores a revisar.
3. Fuentes de informacin.
4. Investigacin preliminar.
5. Preparacin del proyecto de auditora.
6. Diagnstico preliminar.
Objetivo.
En esta etapa se define el propsito de la auditora. Se establecen las acciones
que se deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y
ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.
Factores a revisar.
Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran
fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de dos vertientes:

a) El proceso administrativo
b) Los elementos especficos que forman parte de su funcionamiento.
El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se definen los
componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un anlisis lgico
de la organizacin.
Fuentes de Informacin.
Las fuentes de informacin representan las instancias internas y externas a las
que se puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de
trabajo del auditor.
Estas pueden ser Internas o Externas
Fuentes de informacin Internas
rganos de gobierno
rganos de control interno
Socios
Niveles de la organizacin
Unidades estratgicas de negocio
Sistemas de informacin
Fuentes de informacin externas.
Competidores actuales y potenciales
Proveedores actuales y potenciales
Clientes/usuarios actuales y potenciales
Grupos de inters
Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas
regulatorias y de calidad.
Organizaciones lderes en el mismo giro industrial o en otro.
Investigacin Preliminar.
El siguiente paso lgico es realizar un reconocimiento o investigacin
preliminar para determinar la situacin de la organizacin.
Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal y toda clase
de documentos relacionados y de inters.
Este procedimiento puede provocar una reformulacin de objetivos, estrategias,
acciones o tiempos de ejecucin.
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta lo
siguientes criterios:
Determinar las necesidades especficas.
Identificar los factores que requieren atencin.
Definir estrategias de accin.

 Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue

Describir la ubicacin, la naturaleza y extensin de los factores.
Especificar el perfil del auditor.
Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.
Preparacin del Proyecto
Con base en la informacin preliminar se debe proceder a preparar la
informacin necesaria para instrumentar la auditora, la cual incluye dos
apartados:
Propuesta Tcnica
Programa de Trabajo
Propuesta tcnica: Tipo de auditora que se pretende realizar.
Alcance: reas de aplicacin.
Antecedentes: Recuento de auditoras administrativas y estudios de
mejoramientos previos.
Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditora
administrativa.
Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin d
recursos.
Justificacin: Demostracin de la necesidad de instrumentarla.
Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin.
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos.
Costo: Estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios.
Resultados: Beneficios que se espera lograr.
Informacin complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como
elementos de apoyo.
Programa de trabajo.
Identificacin: Nombre de la auditora.
Responsable(s): Auditor a cargo de su implementacin.
Area(s) Universo bajo estudio.
Clave: Nmero progresivo de las actividades estimadas.
Actividades: Pasos especficos para captar y examinar la informacin.
Fases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividades.
Calendario. Fechas asignadas para el inicio y trmino de cada fase.
Representacin grfica: Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes.
Formato: Presentacin y resguardo de avances,
Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.

Diagnstico Preliminar.
Esta fase se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene sobre la
organizacin como producto de su visin.
Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la
realidad y a la cultura organizacional.
Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que
fundamente la razn por la que surge la necesidad de auditar
Para ello se deben considerar, los siguientes elementos:
Gnesis de la organizacin:
Creacin de la organizacin.
Cambios en su forma jurdica.
Conversin del objeto en estrategias.
Manejo de la delegacin de facultades.
Infraestructura:
Esquema de operacin (procesos/funciones)
Modificaciones a la estructura organizacional.
Programacin institucional.
Nivel de desarrollo tecnolgico.
Forma de operacin:
Desempeo registrado.
Logros alcanzados.
Instrumentacin:
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentacin de la auditora,
etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que
se estimen ms viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora,
la medicin que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as
como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva.
Recopilacin de informacin
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que
haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de
interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin,
reprogramar la auditora o, en su caso, a suspenderla.
Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminacin, teniendo siempre
presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y
evaluacin, para mantener una lnea de accin uniforme.
Tcnicas de recoleccin
Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se puede

emplear alguna, o una combinacin, de las siguientes tcnicas.

Investigacin documental.
Observacin directa.
Acceso a redes de informacin.
Entrevistas.
Cuestionarios.
Cedulas.
Investigacin documental
Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede
aportar elementos de juicio a la auditora. A las fuentes documentales bsicas a
las que se pueden acudir son:
Normativa:
Acta constitutiva
Ley que ordena la creacin de la organizacin
Reglamento interno
Reglamentacin especifica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Administrativos
Organigramas
Manuales administrativos
Sistemas de Informacin
Sistemas de normalizacin y certificacin
Cuadros de distribucin de trabajo
Plantillas de personal
Inventarios de mobiliario y equipo
Auditoras administrativas previas
Mercado:
Productos y servicios
reas (poblacin ingresos factores limitantes).
Comportamiento de la demanda (situacin actual, situacin futura proyectada,
caracterstica).
Comportamiento de la oferta situacin actual, situacin futura (previsible),
anlisis del rgimen de mercado.
Determinacin de precios
Ubicacin geogrfica
Localizacin
Ubicacin espacial interna

 Caractersticas
Del terreno
Distancias y costo de trasporte
Justificacin en relacin con el tamao y los procesos.
Estudios financieros:
Recursos financieros para inversin
Anlisis y proyecciones financieras
Programas de financiamiento
Evaluacin financiera
Situacin econmica
Sistema econmico
Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economa
Aspectos sociales
Variables demogrficas
Relaciones con el exterior
Observacin directa.
Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la
organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional
imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observacin
directa, comente y discuta su percepcin con su equipo de trabajo; de esta manera
se asegurar de que exista un consenso en torno a las condiciones de
funcionamiento del rea y podr definir los criterios a los que deber sujetarse en
todo momento la auditora.
La entrevista.
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente
para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado, y uno de
los que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el
entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas,
puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios.
Se emplea para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn
constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y
separadas por capitulo o temticas especficas. La calidad de la informacin que
obtenga, depender de su estructura y forma de presentacin.
Cedulas.
Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la
auditora. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas,

bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su

remisin y anlisis, tambin abren la posibilidad de ampliar el rango de
respuestas.
Medicin.
Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan
evaluar relacionndolos con una medida, la cual parte de los indicadores
establecidos para el proceso administrativo y de los elementos especficos, as
como del propsito estratgico y atributos fundamentales asociados con uno y
con otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la funcin de
garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los
papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirn para comprobar la veracidad
de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe
de la auditora.
Papeles de trabajo.
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo
en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las
tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin
obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor
habr de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos
argumentos para respaldarlos; adems apoyan la ejecucin y supervisin del
trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos
referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos,
transacciones, o situaciones detectadas. Tambin se indicaran las desviaciones
que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en
la medida que esta informacin soporte la evidencia; la cual valida las
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de
auditora.
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y
contenido dependen de las condiciones de aplicacin de la auditora, ya que son
el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido
debe incluir:
Identificacin de la auditora.
El proyecto de auditora
ndices, cuestionarios, cedulas y resmenes del trabajo realizado.
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditora
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Anotaciones sobre informacin relevante

Ajustes realizados durante su ejecucin

Reporte de posibles Irregularidades
Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin
Para homogenizar su presentacin e informacin, y facilitar el acceso a su
consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino
consignar los tpicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y
ser lo suficientemente slidos en sus argumentos para que cualquier persona que
los revise pueda seguir la secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento
probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y tcnicas empleados
son suficientes y competentes. Aunque los papeles de trabajo que prepara el
auditor son confidenciales, podr proporcionarlos cuando reciba una orden o
citatorio para presentarlos, por lo que debe resguardarlos por un periodo
suficiente para cualquier aclaracin o investigacin que pudiera emprenderse y,
tomando en cuenta su utilidad, para auditoras subsecuentes.
Evidencia.
La evidencia es la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio
de la auditora, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los
juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe
prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, as
como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en
consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la
lnea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante
el proceso de ejecucin vayan surgiendo. La evidencia se puede clasificar en los
siguientes rubros:
Fsica: Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades,
bienes o sucesos, y se presenta a travs de notas, fotografas, cuadros, mapas o
muestras materiales.
Documental. Se obtiene por medio del anlisis de documentos y est contenida
en cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de
comunicacin producto del trabajo.
Testimonial. Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la
aplicacin de la auditora.
Analtica. Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin
de la informacin por reas, apartados o componentes.
Para que la evidencia sea til y valida, debe cubrir los siguientes requisitos:

Suficiente: Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y

recomendaciones del auditor.
- Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido
validada.
- Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un
hecho de forma lgica y clara.
- Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y
recomendaciones de la auditora.
- Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad
de control interno, al titular de la organizacin y al lder del proyecto las
siguientes situaciones.
- Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de los registros
incorrectos, operaciones no registradas., archivos incompletos y documentacin
inadecuada o alterada:
- Transacciones realizadas fuera del curso normal
- Limitaciones para acceder a los sistemas de informacin.
- Registros incongruente con las operaciones realizadas
- Condicionamiento de las reas para suministrar evidencias
- En todas las oportunidades, el auditor deber proceder con prudencia,
preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo,
incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.
Supervisin del trabajo
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es
necesario ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo que realizan los
auditores, delegando la auditora sobre quien posea experiencia, conocimiento y
capacidad.
De esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el auditor
que encabece una tarea, tendr siempre la certeza de dominar el campo de trabajo
y los elementos de decisin para vigilar que las acciones obedezcan a una lgica
en funcin de los objetivos de auditora.
La supervisin, en las diferentes fases de ejecucin de la auditora, comprende:
- Revisin del programa de trabajo
- Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
- Aclaracin oportuna de dudas
- Control del tiempo invertido en funcin del estimado
- Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
- Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que
estn completos y cumplen con su propsito.

Para llevar a cabo la supervisin en forma consistente y homognea es

conveniente observar los siguientes criterios.
- Asegurarse de que existe coincidencia en las lneas fundamentales de
investigacin en todo el equipo de auditores
- Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier
duda
- Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes pertinentes
- Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan actitudes
negativas o no se apliquen las lneas de investigacin definidas.
- Celebrar reuniones peridicamente para mantener actualizado a los auditores e
instruirlos para mejorar su desempeo.
As mismo, es de vital importancia que la supervisin del trabajo contemple:
- Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisin
del auditor responsable
- Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a
revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.
- Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor lder del equipo,
para garantizar el contenido de las conclusiones.
- Llevar una bitcora donde se derriba el comportamiento de los auditores.
- Preparara un informe que comprenda los logros y obstculos encontrados a lo
largo de la auditora.
- Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones
esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.
En resumen podemos decir que en la instrumentacin se determina cmo
recopilar la informacin a travs de las tcnicas de recoleccin como la
investigacin documental, observacin directa, acceso a redes de informacin,
entrevistas, cuestionarios, y cedulas, y se toman en cuenta los aspectos de
medicin como indicadores y escalas, los papeles de trabajo del auditor, la
evidencia que sustenta los hallazgos y la supervisin del trabajo en sus diferentes
modalidades.
Examen
En el examen se establece el propsito, el procedimiento y las variables
cuantitativas seleccionadas para revisar la informacin captada, y la formulacin
del diagnstico administrativo, en el cual se incorporan los aspectos que habrn
de servir para evaluar los hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un
modelo analtico de la organizacin.
El examen de los factores de la auditora consiste en dividir o separar sus
elementos componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen
de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia e
interaccin de las partes entre s y con el todo, y de estas con su contexto.

Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con
la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a
examen, y las circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos
de decisin ptimos.
Procedimiento
El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico de
problemas, as como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
- Conocer el hecho que se analiza
- Describir ese hecho
- Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles.
- Revisarlo crticamente para comprender mejor cada elemento
- Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin, seleccionado,
haciendo comparaciones y buscando analogas y discrepancias.
- Definir las relaciones que operan entre cada elemento considerado
individualmente y en conjunto.
- Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que
lo originaron y el camino para su atencin.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos:
- Que trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan.
- Porque se hace? propsitos que se pretende alcanzar.
- Quin lo hace? Personal que interviene.
- Cmo se hace? Mtodos y tcnicas que se aplican.
- Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan
- Cundo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.
Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas
anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando
la pregunta Por qu? hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir
de ese momento el examen se torna ms crtico, y permite que las nuevas
respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez mas profunda en cuanto a las
alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor. (Franklin 2003
pp.73).
Tcnicas de anlisis administrativos.
Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus
observaciones, y le posibilitan:
- Comprobar cmo se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo.
- Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos.

- Examinar los resultados que est obteniendo la organizacin.

- Revisar las circunstancias que inciden en los resultados.
- Verificar los niveles de efectividad.
- Conocer el uso de los recursos.
- Determinar la medida de consistencia en procesos especficos.
Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis, y que representan un
apoyo valioso para el auditor, se encuentran las siguientes:
Organizacionales
- Administracin por objetivos
- Anlisis de sistemas
- Anlisis de costo beneficio
- Anlisis de estructura
- rbol de decisiones
- Autoevaluacin
- Control total de la calidad
- Diagrama de causa y efecto
- Control de calidad
- Diagrama de pareto
- Benchmarking
- Empowerment
- Estudio de factibilidad
- Estudio de viabilidad
- Inteligencia emocional
- Reingeniera organizacional
- Reorganizacin
Cuantitativas
- Anlisis de serie de tiempos
- Cadena de eventos
- Modelo de inventarios
- Modelos integrados de produccin
- Muestreo
- Programacin dinmica
- Programacin lineal
- Teora de las colas o de lneas de espera
- Teora de las decisiones.
Formulacin del diagnstico administrativo
El diagnstico administrativo, parte esencial de la auditora administrativa, es un
recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta,
susceptible de cuantificarse y calificarse. Es tambin una oportunidad para

disear un marco legal de anlisis; para sistematizar la informacin de la realidad

de una organizacin, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades;
para identificar los factores ms relevantes de su funcionamiento; para
determinar los recursos disponibles en la resolucin de problemas; y, sobre todo
para servir como cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su atencin
efectiva.
El diagnstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que
fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento
administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para
formular una propuesta interpretativa, o modelo analtico, de la realidad de la
organizacin.(Franklin 2003 pp.79).
Informe
Al finalizar el examen de la organizacin, es necesario preparar un informe, en el
cual se consignen los resultados de la auditora; identificando claramente el rea,
sistema, programa, proyecto auditado, el objeto de la revisin, la duracin,
alcance, recursos y mtodos empleados.
En virtud de que en este documento se sealan los hallazgos as como las
conclusiones y recomendaciones de la auditora, es indispensable que brinde
suficiente informacin respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con
que se presentan, dependiendo del nmero de caos o transacciones revisadas en
funcin de las operaciones que realiza la organizacin. As mismo, es importante
que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados por
evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de
trabajo del auditor.
Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan,
debern reunir tributos como:
- Objetividad: visin imparcial de los hechos.
- Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la informacin.
- Claridad: Fcil comprensin del contenido.
- Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la informacin.
- Calidad: Apego de normas de la calidad y elementos del sistema de calidad en
materia de servicios.
- Lgica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer si los
instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales,
y deja abierta la alternativa de su presentacin previa al titular de la organizacin
para determinar los logros obtenidos, particularmente cuando se requieren
elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicacin de la
auditora. As mismo, permite establecer las condiciones necesarias para su
presentacin e instrumentacin. En caso de una modificacin significativa,
derivada de evidencia relevante, el informe tendr que ajustarse.

Aspectos operativos
Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo en
trminos prcticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones
que se llevaron a cabo en forma operativa.
Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden.
- Introduccin: Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la
auditora.
- Antecedentes: Informacin que enmarca la gnesis y situacin actual de la
organizacin.
- Justificacin: Elementos que hicieron necesaria su aplicacin.
- Objetivos de la auditora: Razones por las que se efectu la auditora y fines que
se persiguen con el informe.
- Estrategia: Curso de acciones seguidas y recursos ejercidos en cada uno de
ellos.
- Recursos: Medios humanos, materiales y tecnolgicos empleados.
- Costos: Recursos financieros usados en el desarrollo.
- Alcance: mbito, profundidad y cobertura del trabajo.
- Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa.
- Metodologa: Marco de trabajo, tcnicas e indicadores en el que se sustent la
auditora.
- Resultados. Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta.
- Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas.
- Recomendaciones: Sealamientos para mejorar la operacin y el desempeo.
- Alternativas de implantacin: programas y mtodo viables.
- Desviaciones significativas: Grado de cumplimiento de las normas aceptadas
para la auditora.
- Opiniones de los responsables de las reas auditadas: Puntos de vistas externos
acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
- Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que se requieren de un estudio
profundo.
Lineamientos generales para su preparacin
- No perder de vista el objeto de la auditora cuando se llegue a las conclusiones
y recomendaciones finales.
- Ponderar las soluciones que propongan para hacerlas prcticas y viables.
- Explorar las diferentes alternativas para inferir las causas y efectos inherentes a
los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, segn
sea el caso.
- Homogenizar las integracin y presentacin de los resultados para que exista
coherencia entre los hallazgos y los criterios para su creacin.
- Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar slidamente los resultados.
- Ofrecer a los niveles de detencin los elementos idneos para una toma de

decisiones objetiva y consistente.

- Sentar las bases para la constitucin de un mecanismo de informacin
permanente.
- Crear conciencia en los niveles de decisin de la importancia que reviste el no
cumplir, o hacerlo extemporneamente, con las medidas recomendadas.
- Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y
seguimientos de las acciones.
- Tomar en cuenta los resultados de auditoras realizadas con anterioridad, para
evaluar el tratamiento y cursos de accin tomados en la obtencin de resultados.
Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona independientemente a
la aplicacin de la auditora, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin
de verificar que han cumplido con todas las normas de auditora.
Presentacin del informe
Un vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de
auditora convocar al grupo auditor para efectuar la revisin de su contenido; en
caso de detectar algn aspecto susceptible de enriquecer o aclarar, realizar los
ajustes necesarios para depurarlos. Cuando ya se cuente con el informe final, se
proceder a su entrega y presentacin a:
- Titular de la organizacin
- rgano de gobierno
- Niveles directivos
- Mandos medios y nivel operativo.
- Grupos de filiacin, corporativos o sectoriales
La presentacin del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de
computacin, lminas o material audiovisual.
En el informe se registran los resultados de la auditora, los aspectos operativos
acordados para orientar su ejecucin y los lineamientos generales para su
preparacin.