UAPA14-1544

Universidad Abierta Para

Adultos
(UAPA)
Presentado Por:
Jandier Franco

Presentado a:
Freddy Gonzlez P., MBA

Matricula:
14-1544

Carrera:
Contabilidad Empresarial

Escuela:
Negocios

Materia:
Sistemas de Contabilidad

INTRODUCCION
Si la contabilidad de una empresa no est debidamente organizada puede convertirse en
una fuente de adversidad para la misma de all surgen los principales desfalcos y hurtos
en una compaa.

Por tal razn es de suma importancia aplicar controles adecuados y tener un sistema de
contabilidad apropiado. Al sistema de contabilidad que se utilice depender de las
necesidades y caracterstica de la empresa.

Cul es la razn por la cual las empresas establecen planes para documentar los
procesos que llevan a cabo los empleados?

La mayora de las empresas en el desarrollo de sus actividades descubren la necesidad de

establecer procedimientos a seguir para regular la actuacin de todos sus empleados, en
donde se encuentran recopiladas por lo general las decisiones de tipo rutinario de un puesto de
trabajo. Estos planes se llevan a cabo con el fin de no improvisar la accin ante hechos de la
misma naturaleza; y as aumentar la eficiencia al menor costo posible.

Cules son las razones bsicas por las cuales se estandarizan procedimientos?

Los procedimientos se estandarizan bsicamente por las siguientes razones:

Consistencia en la actuacin ante situaciones similares.

Reglamentacin de la actuacin de los empleados.

Seguridad de la eficiencia de todos los procesos.

Cul es la definicin de los siguientes trminos?

Procedimiento

Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la

misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.

Procedimiento contable

Dentro del ciclo de operaciones de la Empresa, se definen los procedimientos contables, como
todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de
las transacciones u operaciones que realiza Empresa en los libros de contabilidad. Desde el

punto de vista del anlisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de
cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros.

Procedimiento no contable

En contraposicin a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no

contables no afectan las cifras de los estados financieros.

D al menos cinco ejemplos de:

Procedimientos contables

o
o
o
o

Recepcin de inventarios
Cobro de facturas
Adquisicin de inversiones
Registro de estimaciones contables

Procedimientos no contables

o
o
o
o

Procedimientos para cambiar datos de una cuenta corriente

Procedimientos para contratacin de empleados
Procedimientos para cambios de horario laborable
Procedimientos para tramitar reclamos de clientes

Qu objetivo se persigue al clasificar los procedimientos en contables y no contables?

El objetivo final de todo anlisis debe ser el obtener el mayor grado de informacin para evaluar
si los procesos contables y no contables se realizan conforme lo que establece la poltica y
norma de la empresa.

Por qu es importante llevar a cabo un inventario de los procedimientos de tipo

contable realizados en las empresas y qu criterio de clasificacin se puede utilizar para
esta labor?

Llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como
procedimientos contables de acuerdo con la definicin dada al principio, permite conocer en
profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.
Cuando se est realizando el anlisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es
sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como
procedimientos contables.

Qu importancia tiene el identificar aquellos procedimientos no contables?

Para tener en cuenta que estos no afectan las cifras de los estados financieros que si lo hacen
los procedimientos contables.

Cul es la tcnica ms utilizada para describir procedimientos?

La tcnica normativa.

Cules son las principales formas por las cuales se puede documentar una empresa?

Son ms las empresas que toman la decisin de plasmar en papel todas las operaciones,
actividades, polticas, normas en lo general proceso que llevan a cabo los empleados y el
personar que mueve y mutara una compaa.

Cules son los objetivos por los cuales se documentan los procedimientos?

Deja evidencia escrita acerca de la que realizan los empleados.

Analizan el trabajo realizado por esto y buscan mejorar correspondiente.

Entrenar y transmitir conocimiento a nuevos empleados.

Qu es un flujograma?, para qu sirve?

Es una herramienta y tcnica para la representacin de los procedimientos en forma grficas.

Es una muestra visual de una lnea de pasos de acciones que implican un proceso
determinado.

Cuntos tipos o variantes de flujogramas se pueden identificar?

Flujo grama secuenciar.

Flujo Grama calumnare.

Flujo Grama analtico.

Cules son las caractersticas y definiciones de cada una de los distintos tipos de
flujogramas?

Flujo grama secuencial: Se caracteriza porque lo mismo no separa las personas y/o
departamento que llevan a cabo la tarea de tal forma que el flujo de la informacin es
presentado formativamente secuencial de izquierda hacia la derecha.

Flujo grama calumniare: Son lo ms utilizado en la empresa y se diferencian de lo

secuencial en la separacin que se realiza de cada una de las tareas y responsabilidad
de personas y/o departamento dentro de un procedimiento.

Flujo grama analtico: La ultima variante que se puede identificar en el flujo grama
analtico, la cuales se caracterizan por poseer una columna adicional llamada en el
cuerpo de flujograma se realizan observaciones en una hoja adicional respecto a
cualquier aspecto que se desee del local.

Qu necesidad existe de establecer un plan de documentacin para los procedimientos?

Plasmar no slo las formas de operar de la organizacin sino toda la informacin que permite
el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.

1. Qu implica para la profesin contable el hecho de que las operaciones deban estar
de acuerdo a PCGA y sean cada vez ms complejas y requieran de nuevos enfoques o
pronunciamientos de tipo contable?

Existe una amplia y basta literatura sobre los principios contables y su aplicabilidad a los
estados financieros de principios contables como aquella norma y regla de carcter general o
especfico emitido de la proteccin contable para el tratamiento financiero de una entidad.

2. Cules fueron los aportes de Fray Luca Pacioli al conocimiento contable actual?

Creo la teora contable del cargo y del abono la cual ha permanecido sin mayor cambio.

3. Defina en trminos sencillos lo que entiende por principios de contabilidad

generalmente aceptados.

Son el conjunto de normas que sirven de gua contable.

4. Cul es la importancia que tienen los principios de contabilidad generalmente

aceptados en la confeccin de los estados financieros?

Que constituyen parmetros para que la confeccin de los estados financieros sea sobre la
base de mtodos uniformes de tcnica contable.

5. Cules son los principales objetivos de los principios de contabilidad?

Una de las razones principales por las cuales surgen los PCGA, est referida al entendimiento
bsico que debe tener un usuario sobre las cifras que presenta una empresa para ser
comparadas con otras. Con el fin de cumplir con esta comparabilidad y que la misma sea
completamente valida los estados financieros deben seguir ciertas reglas en su preparacin y
elaboracin.

Por ejemplo: imaginemos por un momento que los estados financieros fuesen elaborados de
acuerdo a reglas particulares que establezcan los contadores de cada empresa, sera posible
la comparabilidad de los mismos? Naturalmente que no ya que existe una alta probabilidad de
que se establezcan criterios diferentes entre los contadores de cada empresa.

Este es uno de los principales motivos por los cuales es relevante la existencia de los PCGA,
ya que su propsito fundamental es establecer normas y reglas de presentacin de estados
financieros
de
manera
uniforme.

6. De una clasificacin aplicable a los principios de contabilidad generalmente

aceptados.

Postulado o principio bsico: Constituye el fundamento para la formulacin de los

principios generales. Es aqu donde se determina que la contabilidad no puede
perjudicar a un patrimonio en beneficio de otro. El principio que lo forma es el
de equidad y pertinencia.

Principios generales: Estn elaborados en base a los postulados, los cuales tienden a
que la informacin de la contabilidad financiera logre el objetivo de ser til para la toma
de decisiones econmicas. Este principio se dividen en tres categoras
distintas: supuestos derivados del ambiente econmico, principios para cuantificar las
operaciones y principios aplicables a los estados financieros.

Principios dados por los supuestos derivados del ambiente econmico: En esta
parte entra todo lo que tenga que ver con la empresa, el medio y la sociedad. Los
principios que lo forman son: entidad, nfasis en el aspecto econmico, cuantificacin y
unidad de medida.

Principios que establecen la base para cuantificar las operaciones de la entidad y

los eventos econmicos que la afectan: Valor histrico, dualidad econmica, negocio
en marcha, realizacin contable y periodo contable.

Principios generales que debe reunir la informacin o aplicable a los estados

financieros: En esta clasificacin entra todo lo que tenga que ver con la obtencin,
demostracin y la forma en que se expone la informacin. Los principios, incluidos aqu
son: objetividad, importancia relativa, comparabilidad, revelacin suficiente y prudencia.

7. Qu debemos entender por principios de contabilidad bsicos?

Constituye el fundamento para la formulacin de los principios generales. Es aqu donde se

determina que la contabilidad no puede perjudicar a un patrimonio en beneficio de otro. El
principio que lo forma es el de equidad y pertinencia.

8. Los procedimientos o tratamientos contables se derivan por lo general de los

principios de contabilidad generalmente aceptados, los cuales establecen las pautas
acerca de cmo se tratarn ciertas operaciones desde el punto de vista contable.
Investigue algn principio
de contabilidad emitido y los procedimientos contables que se derivan de su aplicacin.

13. Devengado
Las variaciones patrimoniales (ingresos o egresos) que se consideran para establecer el
resultado econmico competen a un ejercicio (periodo) sin considerar si ya se han cobrado o
pagado.
Ejemplo: Consumo agua el mes de enero. El recibo me llega en febrero, por tanto lo pago en
febrero. Sin embargo contabilizo como egreso el consumo de agua en el mes de enero, porque
es ah donde se consumi.

9. Cules son los mtodos que existen para contabilizar los contratos de construccin?

Los proyectos de construccin pueden tardar varios perodos contables antes de ser
completados. La constructora entra en un contrato con el cliente, que define cuando
la empresa constructora espera terminar el proyecto y cuando el cliente va a hacer los pagos.
Normalmente, los pagos se producen durante todo el curso del contrato. Las empresas de
construccin utilizan dos mtodos de contabilizacin de estos contratos. Ellos son el grado de
avance y el mtodo de contrato terminado.

Grado de avance
El grado de avance reconoce una parte de los ingresos y gastos durante toda la duracin del
contrato. La empresa de construccin determina el monto de los ingresos y los gastos deben
reconocerse con base en el porcentaje de trabajo completado.

Grado de avance de Contabilidad

A medida que el trabajo avanza en el contrato, los gastos incurridos en relacin con el contrato
se cargan en una cuenta denominada costos del contrato. El dinero se acredita por el importe
de estos gastos.
Cuando la empresa factura al cliente, registra un dbito a las cuentas por cobrar y un crdito
para el progreso de la facturacin. Los pagos recibidos del cliente se registran con cargo a
dinero en efectivo y un crdito a las cuentas por cobrar.
Al final del perodo, el contador ajusta la cuenta de facturacin de progreso para determinar los
ingresos obtenidos durante el perodo. El contador determina qu porcentaje del contrato se ha
completado y se multiplica por la cantidad de veces del total de todos los pagos que el cliente
tendr que realizar. El contador registra una entrada de diario debitando el progreso de cobros
y acreditando los ingresos de contrato por el importe de los ingresos obtenidos de ese perodo.
En la cuenta de resultados, se registra el ingreso contable de contratos como ingresos y costos
del contrato como un gasto.

Contrato Completado
El mtodo de contrato terminado requiere que ningn ingreso se reconozca hasta que se
termine el contrato. Este mtodo se utiliza cuando hay duda sobre si el cliente pagar el
contrato en su totalidad.

Contrato de Contabilidad Completado

A medida que el trabajo avanza en el contrato, los gastos incurridos en relacin con ese
contrato se cargan en una cuenta denominada construccin en progreso. El dinero se acredita
por el importe de estos gastos.
Cuando la empresa factura al cliente, registra un dbito a las cuentas por cobrar y un crdito
para el progreso de facturacin. Los pagos recibidos del cliente se registran con cargo a dinero
en efectivo y un crdito a las cuentas por cobrar.
A la finalizacin del proyecto, la empresa registra los ingresos y gastos relacionados con el
proyecto. La compaa debita el progreso de los cobros y crditos de Impuestos de
Construccin en el saldo de esta cuenta. La compaa tambin adeuda los gastos de
construccin y crditos de construccin en progreso para el saldo de esta cuenta.
En la cuenta de resultados, el contador registra los Ingresos de Construccin como ingresos y
los Gastos de Construccin como un gasto de construccin como los ingresos y gastos de
construccin como un gasto.

10. Qu diferencia bsica existe entre los mtodos nombrados en la pregunta n9?

La diferencia radica en que en uno de los mtodos se van cargando los gastos a medida que
se producen y en el otro se cargan al final cuando se completa la obra.

11. Cules son los estados financieros bsicos que debe emitir una entidad?

Balance General

Estado de Resultado

Estado de Flujo de Efectivo

Estado de utilidades retenidas

12. Defina los estados financieros nombrados en la pregunta anterior y explique la

informacin que ellos muestran.

Balance General: El propsito del Balance General es mostrar la posicin financiera

de una empresa o negocio a una fecha determinada.

Estado de Resultado: El Estado de Prdidas y ganancias o Estado de Resultados es

un documento contable que muestra detallada y ordenadamente la utilidad o prdida
del ejercicio.

Estado de Flujo de Efectivo: El estado de flujos de efectivo, resume el efectivo

recibido y los pagos del negocio respecto del mismo perodo cubierto por el estado de
resultado.

Estado de utilidades retenidas: Un estado de utilidades retenidas muestra los

cambios en el saldo de la cuenta Utilidades Retenidas durante el perodo. En su forma
ms simple, este estado muestra el saldo inicial de utilidades retenidas, agrega la
utilidad neta durante el perodo, resta los dividendos que hayan sido declarados y as
calcula el saldo final de utilidades retenidas.

Qu importancia tienen los manuales como herramientas organizacionales para

documentar una empresa?

Que en ellos se plasma los procedimientos de una empresa. Los manuales administrativos son
indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de
sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus productos, servicio o
ambos, y la adopcin de tecnologa de a informacin para atender adecuadamente todos estos
aspectos, y ms.

Estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que apoyen la atencin del
quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los elementos
fundamentales para contar con una comunicacin, coordinacin, direccin y evaluacin
administrativas eficientes. Es un hecho que los manuales representan un elemento crucial para
el proceso de toma de decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeo por encima
del estndar regular

Cules son los objetivos que se persiguen al documentar los procesos de una
organizacin?

Resaltar y clasificar los documentos segn su importancia y contenido:

Estableceremos para ellos un nivel de relevancia, y de acuerdo al mismo, los
clasificaremos y resaltaremos. Para algunos documentos la forma ms conveniente de
clasificacin pasa por un ndice, mientras que para otros es adecuada un ordenamiento
por abecedario, entre otros.

Apoyar las decisiones administrativas:

Cuando cumplimos con el primer punto de manera adecuada, las decisiones
administrativas se nos facilitarn en gran medida. Se reducirn las dudas que casi
siempre existen en un rea de acciones fundamentales para la organizacin. La toma
de decisiones sin que las mismas estn sustentadas en informaciones de archivo
contrastadas, son generalmente un paso en falso en la gestin. Pero adems, los
documentos siempre respaldarn las decisiones tomadas, antes o despus de que
stas se hayan tomado.

Controlar y garantizar los procesos de la organizacin o empresa:

Del mismo modo que sustentan y apoyan la toma de decisiones, los documentos
correctamente redactados y clasificados, garantizan los procesos y acciones de la
organizacin. Los procesos cotidianos o especficos de la empresa son los que

aseguran su funcionamiento, su mantenimiento y su crecimiento, por lo que un atinado

manejo de los documentos tiene una funcin esencial que cumplir en este proceso.

Qu tipo de Costos podemos asociar a los manuales?, cul es su comportamiento a lo

largo del proceso de documentacin?

Personal que trabajara en la elaboracin del manual

Tiempo que se dedicara en la elaboracin del manual

Esfuerzo que se implantara

Cmo estn compuestos los Costos de desarrollo de un manual?

Hay que tener en cuenta que documentar todos los procesos que ejecutamos en nuestra
empresa es un trabajo que requiere una gran dosis de recursos. No slo el personal que haga
este trabajo, sino el tiempo que le tiene que dedicar el resto a esta labor. Es imprescindible
determinar la profundidad del estudio que vamos a realizar. No es lo mismo hacerlo a alto nivel
(poco detalle de los procesos, sin llegar a una descripcin minuciosa), que un anlisis de bajo
nivel, que requiere un mayor esfuerzo, al describir todas las tareas que se ejecutan, entradas,
salidas,... con precisin. Conviene establecer prioridades y dedicar ms tiempo del estudio a
aquellos procesos que aporten valor al cliente. Si nos centramos en procesos de soporte, es
decir, aquellos que no aportan valor aadido al cliente, corremos el riesgo de perdernos por las
ramas.

Cules son las actividades que se realizan en la etapa de mantenimiento de los

manuales?
La actualizacin y el mantenimiento de este mapa de procesos detallado. Cuando acabas un
proyecto, tienes que volver a empezar porque los procesos ya han cambiado y no sirve lo que
ya has realizado. Si el proyecto es muy extenso, si no se desarrolla con los recursos
adecuados para ejecutarlo en un plazo razonable o si los procesos son muy cambiantes,
estaremos todo el da documentando nuevos procesos o revisando los existentes. Se debern:
Recopilar de nuevo informacin de dichos procesos,
Revisar si los procesos ya definidos en el manual han cambiado
Si han cambiado actualizar el manual con los nuevos cambios

Mandarlo a que sea aprobado por el rea encargado (ejemplo: Gerencia)

Cite tres ejemplos de manuales de tcnicas que puedan ser clasificados como tales.

Un caso seria los manuales de sistemas contables que es un documento escrito en el cual se
describen las polticas, funciones, normas y procedimientos para el desarrollo del trabajo
contable dentro de la organizacin. Dentro de los cuales tenemos:

sistemas de ventas

sistemas de compras sistemas de cuentas por cobrar

Manual de tcnicas comerciales

Manual de tcnicas de Investigacin.

Detalle el contenido de un manual de organizacin, qu tipo de herramientas

organizaciones se utilizan este tipo de manuales?

Los manuales de organizacin contienen, fundamentalmente, una descripcin de los puestos,

lo cual es lo ms importante. Adems, sealan los fines de una empresa de cada una de las
unidades principales de la estructura organizativa. Los manuales contienen tambin la base
legal de la organizacin, su estructura, fecha de creacin de la empresa o de la unidad
administrativa, un organigrama de esta y hasta de sus unidades principales, las funciones de
las unidades y de los cargos las responsabilidades y la autoridad de los mismos. Asimismo,
describen las actividades especficas que se enumeran y que son un conjunto de tareas y
labores.
En los manuales de organizacin no se acostumbra describir todos los cargos de la
organizacin, es recomendable incluir los cargos correspondientes hasta el nivel tcnico
auxiliar, que incluye unidades como divisiones y departamentos, para el sector pblico;
departamentos, secciones y divisiones para el sector privado.
El manual de organizacin se presenta en varias formas, una de ellas incluye un organigrama
para cada una de las unidades principales, donde se van destacando sus funciones principales
de cada una de ellas.
Esta manera de describir un puesto es poco frecuente adems presenta el inconveniente de
ser esquemtico y escueto, aunque bastante grfico. Para preparar un manual de este tipo se
requiere un trabajo abundante y laborioso. Otra forma muy corriente y de mucho uso es la de
aquellos manuales que describen los cargos y las unidades mediante una nomenclatura
orgnica que utiliza nmeros correlativos, lo cual permite conocer las relaciones estructurales
de dependencia, as se sabe cul unidad es subalterna a otra.
Otros manuales describen por escrito la situacin de dependencia jerrquica de cada unidad,
detallan quien es responsable ante quien. Por ejemplo, para describir el cargo de jefe de
personal explican que este es responsable ante el gerente general. Las herramientas
organizaciones que se utilizan son las siguientes:
El Diagrama de afinidad: implica generar ideas por inspiracin sbita y luego
agruparlas por temas afines (semejantes o anlogos)

El Diagrama de Relaciones es bsicamente un mtodo de induccin lgica que permite

aclarar las causas y sus relaciones para identificar, confirmar y seleccionar las causas
originales ms importantes que afectan a un problema en anlisis

El Diagrama Matricial es un mtodo para garantizar datos verbales con la finalidad de

establecer conclusiones para resolver o prevenir problemas, a travs de relacionar
diferentes factores o elementos de ciertos avances.

El Anlisis Matricial de Variaciones es un mtodo cuya finalidad es identificar y

seleccionar causas potenciales para prevenir problemas o asegurar resultados de un
proceso o sistema.

El Diagrama de rbol es un mtodo para definir los medios para lograr una meta u
objetivo final (tema). Implica desarrollar un objetivo en una serie de medios en
multietapas.

La Grfica de Proceso de Decisiones Programadas es un mtodo de lgica que es

utilizado para predecir el futuro, enfatizando en las situaciones no deseadas durante la
realizacin de un evento, para disearlo y dirigirlo hacia un resultado deseable.

El Diagrama de Flechas es indispensable para proyecto de largo plazo, como

empresas que se dedican a construir y desarrollo de nuevos productos as como
preparacin de eventos que requieren de varios participantes y ejecucin de diversos
trabajos.

Qu debe incluir un manual de polticas?, cul es su mbito de aplicacin?

Un manual no debe contener ms que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar
los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables.
1. ndice: El ndice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un esquema al que
se le pueden aadir nmeros o letras del alfabeto como referencia.
Objetivos del Manual
Alcance: Debe enfocarse a una explicacin breve sobre la que abarca el manual de
polticas.
Como usar el manual: Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para utilizar el
manual.
Revisiones y recomendaciones: Indica con quien debe hacerse contacto para sealar
cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de polticas.
2. Introduccin: Este apartado debe incluir una breve introduccin del manual de polticas.
Tiene como propsito explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se pretende
cumplir a travs de l, su alcance, como usar este manual y cuando se harn las revisiones y
actualizaciones.
3. Organigrama: En este apartado se representara grficamente la estructura orgnica.
4. Declaraciones de Polticas: En este apartado se debern presentar por escrito, de manera
narrativa las polticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate.
Su mbito de aplicacin se dan en: en que representa un recurso tcnico para ayudar a la
orientacin del personal y tambin ayuda a declarar polticas y procedimientos, o proporcionar
soluciones rpidas a los malos entendimientos y a mostrar cmo puede contribuir el empleado
al logro de los objetivos del organismo.
Tambin ayuda a los administradores a no repetir la informacin o instrucciones.

Cul debe ser el contenido de un manual de normas y procedimientos?

IDENTIFICACIN: Este documento debe incorporar la siguiente informacin: Logotipo

de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin. De
corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y
fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su
elaboracin, revisin y/o autorizacin. Clave de la forma. En primer trmino, las siglas
de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se
utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe
colocarse un guion o diagonal.

NDICE O CONTENIDO. Relacin de los captulos y pginas correspondientes que

forman parte del documento.

PRLOGO Y/O INTRODUCCIN. Exposicin sobre el documento, su contenido,

objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir
un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.

OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS. Explicacin del propsito que se pretende

cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento
de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad
por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la
evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes
conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al
aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.

AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS. Esfera de

accin que cubren los procedimientos. Dentro de la administracin pblica federal los
procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus
alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos sectoriales.

RESPONSABLES. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los

procedimientos en cualquiera de sus fases

POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN. En esta seccin se incluyen los criterios o

lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la
cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos. Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que
precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los
procedimientos

CONCEPTO (S). Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el

procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de
mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario
la consulta del manual.

PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones). Presentacin por escrito, en

forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un
procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto
tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo.

FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento,

las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la
descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia

especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas
en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.

DIAGRAMAS DE FLUJO. Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las

operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se
muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que
intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen
hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas
representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara
de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el
empleo de smbolos y/o grficos simplificados.

GLOSARIO DE TRMINOS. Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con

el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven
de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de
manuales administrativos.

Los manuales de normas y procedimientos documentan los procesos que se llevan a

cabo en alguna especfica. Qu criterios de clasificacin se pueden utilizar para
documentar los procedimientos contables?

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, que se crea

para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin.

Tiene como objetivo reunir en un solo cuerpo y de forma organizada los reglamentos,
instrucciones y procedimientos que norman las distintas actividades que desarrolla una
organizacin, permitiendo la ubicacin rpida y el control de estas disposiciones y sobre todo la
necesaria uniformidad en la ejecucin de las funciones asignadas a las distintas reas
organizativas que la integran.

Cules son los manuales que se pueden elaborar en el rea contable?

Sistemas de cuentas por cobrar

Sistemas de cuentas por pagar
Sistemas de inventarios.
Sistemas de ventas
Sistemas de compras

Sistemas de efectivo propiedades, plantas y equipos.

Cul es el objetivo de un manual dc polticas contables?

El objetivo del presente manual es prescribir el tratamiento contable de cada una de las
cuentas de importancia relativa que integran los estados financieros; as como la estructura de
estos, garantizando el cumplimiento con los requerimientos establecidos por la Normas
Internacionales de Informacin Financiera.

Qu importancia tiene el manual del cdigo contable?, qu detalla el manual del

cdigo contable?

Compila la informacin fundamental necesaria y exigida para la preparacin de los registros

contables y sus respectivos libros reglamentarios, as como la presentacin de los informes
financieros bsicos, conforme con los principios de contabilidad generalmente aceptados y
aplicables a las Cooperativas y sus organismos de integracin.

Toda esta estructuracin de cuentas y cdigos contables adems de servir de anlisis y

diagnstico para ordenar y corregir las fallas en las operaciones ordinarias de produccin,
financieras y comerciales de las Cooperativas, tambin les permitir elaborar adecuadamente
todos los balances econmicos, a objeto de remitirlos a la Superintendencia Nacional de
Cooperativas y Organismos de Integracin.

Qu tipo de procedimientos se deben incluir en el manual de normas y procedimientos

contables?

A. Ttulo y cdigo del procedimiento.

B. Introduccin: Explicacin corta del procedimiento.
C. Organizacin: Estructura micro y macro de la entidad.
D. Descripcin del procedimiento.
E. Objetivos del procedimiento.
F. Normas aplicables al procedimiento.

G. Requisitos, documentos y archivo.

H. Descripcin de la operacin y sus participantes.
I.

Grfico o diagrama de flujo del procedimiento.

J.

Responsabilidad: Autoridad o delegacin de funciones dentro del proceso.

K. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

L. Informes: Econmicos, financieros, estadsticos y recomendaciones.
M. Supervisin, evaluacin y examen: Entidades de control y gestin de autocontrol.

Cules son los principales elementos de un sistema contable?

Hardware donde se procesa la informacin

Software propiamente dicho
Recursos humanos
Polticas y normas contables adoptadas por la entidad

Considera usted que el grado de complejidad de las operaciones en la empresas ha

influido en el procesamiento de los sistemas mecanizados?
Si ha influido porque conforme las empresas han crecido en tamao, van a tener un gran
volumen de operaciones (compras, ventas, alquileres, etc.) esto hace que estas organizaciones
al ser ms complejas se ven obligadas a llevar el registro de sus operaciones en un sistema
mecanizado o computarizado.
Con este tipo de sistemas se va a tener una coordinacin de todas las unidades integrantes y
sus funciones se orientan esencialmente a captar, identificar, seleccionar, clasificar, almacena,
procesar y proporcionar informacin en respuesta a las necesidades internas de la empresa
como:
Recoleccin: Es la actividad de captacin, anlisis y evaluacin de datos. Dentro de
esta funcin se precisan datos a recolectar y las unidades encargadas.

Codificacin: Es la asignacin de un smbolo o clave a los datos recolectados, que

permite identificar y ordenar rpidamente la informacin.

Transmisin: Es la circulacin de datos de una unidad administrativa a otras, con el fin

de que la informacin sea aprovechada por todos.
Almacenamiento: es la concentracin de datos de un punto estratgico, como pudiera
ser el archivo maestro, para facilitar a los usuarios el acceso a la informacin.

Procesamiento: Es la transformacin y agrupamiento de los datos para producir

informacin til a la toma de decisiones.

Recuperacin: Es la consulta y aprovechamiento de los datos e informacin en casos

especficos.

Cules son las tareas que lleva a cabo un sistema contable?

Las principales tareas que lleva a cabo un sistema contable son:
Ingreso de datos
Validacin de datos
Actualizacin de registros

Emisin de reportes

El control sobre el ingreso de los datos asegura que la informacin grabada, est de
acuerdo con los parmetros necesarios para su procesamiento. Cules son los controles
que se pueden llevar a cabo sobre ingreso de los datos?

Este control se lo lleva a cabo por medio de un comprobante de diario, cada comprobante tiene
dos o ms registros sean dbitos o crditos.

Cules son los tipos de comprobantes que pueden procesare por un sistema contable?

Manuales: implica necesariamente que los registros realizados en l, sean

conformados o validados a travs del ingreso de datos en un terminal de captura de
datos.

Mecanizados: implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magntico

para transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario, sea va diskette
o cinta magntica.

La validacin de datos verifica que los datos ingresados cumplen con parmetros establecidos
por el control de los datos. En esta fase se producen los listados de excepciones, que son
reportes en donde se le detalla al usuario todos los datos para los cuales se tiene algn tipo de
discrepancia u obligacin.

Qu informacin es relevante para un comprobante contable?

La fecha de operacin: debe indicarse la fecha en que realmente se efectuaron o

realizaron las transacciones o registros.

Numero: debe asignarse un nmero al documento, el cual deber ser consecutivo para
aquellos sistemas que no diferencian tipos de comprobantes por cada tipo de
operacin contable.

Considera usted que la posibilidad de grabar un comprobante sin cuadrar dbitos y

crditos sea una facilidad de un sistema contable?

Solo aquellas cuentas definidas como de detalle pueden recibir registros correspondientes a
detalle de operaciones, bien sean dbitos o crditos, ya que los totales se irn acumulando en
las cuentas de nivel superior previamente definidas, esto ser realizado automticamente por el
sistema y no deber requerir alguna instruccin adicional.

Segn un movimiento sin referencia: se da cuando algn asiento no tiene la referencia del
documento que se graba y para solucionarlo se deber verificar la referencia y grabarla en el
documento y en el asiento del comprobante, ya que l no grabar referencias puede ocasionar
que en muchos casos, movimientos dbitos y crditos no se concilien automticamente con el
consiguiente aumento de partidas pendientes en cuentas del mayor.

Cules son las formas en las cuales puede ser actualizada la informacin?

La actualizacin de informacin puede efectuarse de dos formas:

Actualizacin interactiva, hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en
que el operador est grabando el detalle de cada una de las transacciones. Ecualizacin en
lote, implica la validacin previa de los datos y esta se realizar por lotes de registros, es decir, al
final del da por ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego son actualizadas.

Qu reportes bsicos debe emitir un sistema contable?

Listado del cdigo contable resumido

Listado de comprobantes resumido

Balance de comprobacin resumido

Anlisis de movimientos resumido

Balance general

Listado del cdigo contable detallado

Listado de comprobantes detallado

Balance de comprobacin por niveles

Anlisis de movimientos detallados

Estado de ganancias y perdidas

Listado de comprobantes por rango

Estado de movimiento del efectivo

En qu consiste la opcin de generador de reportes?

Elaborar reportes de presentacin de resultados en una pantalla y por escrito, a partir de

informacin seleccionada de una base de datos de una manera organizada y esttica, para
facilitar su consulta.

Un reporte permite presentar la informacin de una base de datos de forma organizada y

esttica en una hoja impresa, esta informacin es extrada o calculada a partir de los datos
almacenados en la tabla.

Cules son los aspectos de forma que deben cubrir los reportes financieros de un
sistema contable?

ndices financieros: otra opcin que incluyen los programas de contabilidad es la opcin de
ndices financieros, que se calculan con base en los saldos que presenten las cuentas de
mayor a una determinada fecha.

Algunos de los ndices ms comunes son:

ndice de solvencia

Prueba del acida

Rotacin de cuentas por cobrar

Rotacin de inventarios

Capital de trabajo

Margen de utilidad bruta

Rendimiento sobre la inversin

Das de venta en los inventarios

Rotacin de cuentas por pagar

Das de gastos

Promedio diario de compras

Promedio diario de ventas

Grficos: tambin una alternativa para un software contable, es la emisin de grficos de

barras, de lneas, de puntos y otros. Cabe destacar que en este caso, es conveniente explicar
claramente el contenido de los grficos, unidades de representacin y periodo o periodos que
abarcan.

Qu importancia tiene que las cuentas se encuentren adecuadamente clasificadas en un

sistema contable?

Con respecto a los ndices financieros calculados por un sistema contable deben efectuarse las
siguientes observaciones: Calculo de ndices: aun cuando formalmente, desde el punto de vista
de la literatura contable el clculo de ndices financieros est claramente definido, se pueden
presentar algunas situaciones en las cuales, el clculo de un ndice requiere ser modificado por
criterios especficos aplicados por una empresa. En este caso, por lo general no se podrn
modificar los ndices, sino en forma manual e indicar en una nota los criterios utilizados para su
clculo. Clasificacin de cuentas: a veces se piensa que la generacin de informacin errada
es culpa del sistema, realmente esto no es as ya que si la data es adecuadamente valida es
casi imposible que un computador desde el punto de vista del hardware, modifique algo ya
previamente almacenado o que haga algo que no se le haya instruido. Desde el punto de vista
del software, el computador lleva a cabo las instrucciones que a l se le dan y no ms all de
eso. Si por ejemplo, un programa est calculando el capital de trabajo y una cuenta de activo
circulante fue clasificada como de largo plazo, el monto de nuestro capital de trabajo ser
incorrecto. El caso anteriormente explicado seria consecuencia de un criterio contable
incorrectamente aplicado, pero tambin puede presentarse que un ndice este mal calculado
por un registro errneo en la contabilizacin de las operaciones.

Qu diferencia hay entre procesar la informacin en lotes o en lnea?

De que los Procesamiento por lotes es un procedimiento dentro del cual existen otros, lo ms
fcil para que te des cuenta es el sistema Batch de D.O.S que permite al solo hacer una
llamada al programa resolver varios procedimientos llamando a distintos programas, es por lo
general de caracterstica secuencial. Un procedimiento en lnea es llamar a cada programa
directamente para que este al momento se empiece a ejecutar.

Procesamiento en lnea: A diferencia del procesamiento por lotes, el procesamiento en lnea

implica que los programas se ejecuten de tal forma que los datos se actualicen de inmediato en
los archivos de la computadora. A este tipo de procesamiento se le conoce tambin como
tiempo real. Las aplicaciones de tiempo real son indispensables en aquellos casos en que los
datos contenidos en los archivos se modifican varias veces en el transcurso de un da y se
consultan en forma casi inmediata con las modificaciones que se efectuaron.

Enumere las ventajas/desventajas que considera si la informacin contable es procesada

en lotes.
Ventajas:

Permite compartir mejor los recursos de un ordenador entre muchos usuarios, al no

competir por stos de forma inmediata.
Realiza el trabajo en el momento en el que los recursos del ordenador estn menos
ocupados, dando prioridad a tareas interactivas.
Evita desaprovechar los recursos del ordenador sin necesidad de interaccin y
supervisin humanas continuas.
En ordenadores caros o supercomputadores, ayuda a amortizar el coste manteniendo
altos ndices de utilizacin.

Desventajas:
La principal desventaja es la ejecucin interactiva porque hay que conocer y planificar
cuidadosamente la tarea a realizar, al carecer de supervisin por parte del usuario, cualquier
tipo de error puede producir resultados intiles o, simplemente, inexistentes, para conocer los
resultados de un proceso largo, hay que esperar a que este termine.

Enumere las ventajas/desventajas que surgen si la informacin es procesada

interactivamente o en lnea.

Ventajas

Los datos pueden procesarse eficientemente cualquier secuencia a medida que

queden disponibles.

Las nuevas unidades de almacenamiento de discos pueden utilizar eficientemente el

orden de secuencia para llevar a cabo un procesamiento de lote de alta velocidad, en
aquellas aplicaciones que lo requieran.

Las tareas quedan ms integradas, y la intervencin manual no es un factor tan

importante en el procesamiento de una aplicacin.

Estos equipos en lnea permiten la comunicacin directa con la computadora y un flujo

de datos ininterrumpido.

El proceso en lnea se usa cuando es indeseable el retraso en el manejo de la

informacin.

Permite que varios usuarios usen simultneamente una computadora, esta forma de
proceso en lnea se llama tiempo compartido, muchos usuarios comparten los recursos
de una computadora al mismo tiempo.

Desventajas

Una de las desventajas que puede presentar este tipo de procesamiento es la

presentacin de problemas de control de exactitud, que no son tpicos de los sistemas
de procesamiento en lote.

Requieren que el usuario siempre tenga que estar en lnea.

En este procesamiento siempre tienen que estar sincronizados.

No se pueden actualizar los archivos despus

Cul es la diferencia entre sistemas independientes e integrados?

Que un departamento o modulo no puede modificar o interactuar con otro y el integrado si lo

permite.

Conclusin
A la largo de este reporte hemos visto y desarrollado temas como los
controles, formularios, los sistemas contables y que deben llegar estos, si
deben adecuarse a los requerimientos de las empresas etc.
Hemos desarrollado estos temas con la idea de presentarlos en detalle y
retener la mayor cantidad de conocimientos posibles.