Se encarga de preparar las condiciones para que la

informacin sea CAPTADA, fluya en forma OPORTUNA y

procesada en forma ORGANIZADA.
La organizacin es el proceso inicial y estratgico del Sistema
Contable. De la dedicacin y tiempo que emplees en ejecutar
cada una de sus etapas va a depender en gran parte la
eficacia y eficiencia de tu trabajo; y agilizar la carga de tus
obligaciones laborales. Debes ocuparte desde un inicio, sobre
todo cuando la Empresa est en su perodo de instalacin y
posicionamiento en el Mercado, en disear un flujo de la
informacin, oportuno y continuo; as como, en establecer
condiciones confortables y amigables de trabajo.
La responsabilidad de organizar el trabajo contable, debe
ser compartida con funcionarios de otras reas de apoyo u
operativas de la Institucin. Para garantizar este proceso se
debe trabajar en rigurosa coordinacin con la Direccin
Administrativa; tener la colaboracin de la Direccin de
Talentos Humanos y poner en prctica los reglamentos
administrativos internos y el conocimiento de las Leyes y
Normas del Estado.
El proceso de organizacin se desarrolla con las siguientes
etapas:
a.- elabora una cdula inicial de la Entidad o Empresa
actividad que consiste en obtener la mayor informacin legal
y administrativa de la Empresa, a travs de preguntar al
dueo(s): la actividad econmica a la que se dedica y sobre
los bienes o servicios que vende; los detalles del pacto social;
los acuerdos sobre la distribucin de las utilidades; el
reglamento de funcionamiento; las inscripciones de ley; el
decreto de formacin o creacin; la escritura de constitucin
de la persona jurdica y los estatutos; la razn social; el
nombre comercial; el nmero RUC; etc..y prepara con todo

ello una cdula resumen de las principales caractersticas de

la entidad para la que ha sido contratado. Documento que
ser de suma utilidad en el futuro, dado de que podr servir,
entre otras cosas, de carta de presentacin de la entidad ante
organismos
e
instituciones,
para
solicitudes
de
financiamiento, para licitaciones, para elaborar el Balance
Inicial, para disear el sistema de contabilidad idneo y para
fijar las normas de control que garanticen los intereses de los
dueos o funcionarios, de documento histrico y/o de
referencias. Un sencillo ejemplo de l es el siguiente:
EL ENTE
SERVICIOS INTEGRALES PARA SU HOGAR S. A. (SINPASHO) fue
constituida y organizada conforme las leyes de la Repblica de
Nicaragua el veintids de Junio de 1999, mediante la Escritura
Nmero Siete, ante los oficios notariales del Licenciado(a)
., Abogado(a) y Notario(a) Pblico, bajo
el nmero 29801-B3, Pgina 64/1115, Tomo 789-B2, Libro segundo
de Sociedades y con nmero 61.485-B, Pgina 51/57, Tomo 168-A,
Libro de Personas del Registro Pblico Mercantil del Dpto. de
Managua. Su nmero de Cdula RUC es 350997-7500. Est
autorizada a recaudar el 15% de IVA de conformidad a constancia de
Responsable emitida el 2 de Septiembre de 1999 y est debidamente
matriculada en la Alcalda de Managua (Neg.: 00056687).- Los Libros
de Contabilidad Diario y Mayor fueron inscritos en el Registro Publico
bajo el Nmero de Comerciante 53904 Pg. 178 Tomo 59 Libro 3ro. y
en la Administracin de Rentas bajo el No.8391.
La Sociedad es annima, del domicilio de Managua, pero puede
establecer sucursales, agencias u oficinas en cualquier otro lugar de la
Repblica o fuera de ella, Tiene duracin inicial de noventa y nueve
aos. Su Capital Social actual es de C$100.000.00, dividido en 1.000
acciones nominativas, inconvertibles al portador e indivisibles y
preferentes, con iguales derechos.
De acuerdo al acta de constitucin puede dedicarse a la ...actividad
de prestacin de servicios de toda ndole. As como la venta de
bienes, artculos, insumos, materia prima, elaborada y semielaborada,

maquilados, artesanales, industriales, mismos que podr importar,

exportar
y
reexportar.
Compraventa,
arrendamiento,
subarrendamiento, Contratar, arrendar, subarrendar, subcontratar,
representar a firmas, casas comerciales, marcas y compraventa al por
mayor y menor...intermediar toda clase de actividades mercantiles
incluyendo la calidad de agente, distribuidor, corredor; En fin hacer
cualquier acto jurdico con personas o instituciones publicas o
privadas, personas jurdicas y/o naturales por cualquier tiempo y
servicios..., pudiendo realizar tales operaciones en forma unilateral,
bilateral o multilateralmente. Podr realizar otras actividades similares
o relacionadas con las anteriores y tambin cualquier otra clase de
actividad licita de carcter comercial, industrial o de servicios, sin
limitacin alguna...podr adquirir toda clase de bienes, derechos,
acciones y propiedades dentro del marco de lo estipulado en nuestras
leyes.
La representacin legal de la Sociedad la tiene delegada el actual
Gerente General, quien a su vez es el Presidente de la Junta Directiva
y tiene un Poder General de Administracin.
Inici sus operaciones el 1ro de Noviembre de 1.999 y actualmente
presta servicios de limpieza de locales, instalacin, mantenimiento y
cuido de jardines, decoracin de locales y espacios recreativos,
reparacin y mantenimiento de los sistemas de energa elctrica y
agua potable, venta de productos de limpieza, cuido, mantenimiento y
ornato de los hogares. Etc....

b.- Definir los requisitos obligatorios de trabajo, tarea

estratgica que debe centrarse en establecer reglas claras y
uniformes de comportamiento ante las operaciones de la
Empresa, de tal forma que:
1.-Ratifica que el desarrollo y ejecucin del Sistema de
Contabilidad y los procesos de transformacin que lo
conforman estn regidos por los Principios Generalmente
aceptados y todas aquellas normas internacionales
(NIC/NIF),abarcan las convenciones, reglas y procedimientos
necesarios para definir las prcticas de contabilidad. Estas

deben ser ratificadas por los Colegios de Contadores

respectivos.
Las Autoridades y Funcionarios de la Empresa estn
llamados a efectuar un debate a fin de establecer claramente
cuales son los Principios que se necesitan adoptar con
carcter obligatorio; y como reglas a implementar
conscientemente, con el objetivo de asegurar la confiabilidad
comparabilidad, consistencia de la informacin y uniformar los
criterios contables, sistematizar el conocimiento y orientar a
los usuarios de los Estados Financieros.
Uno de los principios mas violentados en las Empresas, en
que labor, era el de ENTIDAD La Empresa es una unidad
econmica, jurdica y social distinta de sus dueos y por
consiguiente los Estados Financieros se refieren al
Patrimonio y transacciones propias de la Entidad, distintas del
Patrimonio o transacciones personales de los socios.- Tratar
de hacer entender este principio fue siempre una tarea
constante y dura, a pesar de las explicaciones de las
consecuencias fiscales y patrimoniales que esto poda
acarrear, sobre todo con los otros socios.
El del PERIODO CONTABLE Los ingresos de un perodo
deben ser registrados junto con los gastos necesarios para
generar dichos ingresos. Se elaborarn Estados Financieros
Mensuales y Anuales, en correspondencia con el periodo
calendario Enero a Diciembre de cada ao o con el perodo
especial aprobado para una actividad econmica productiva
especfica.- Sern presentados en forma comprensible, de
tal forma que se pueda conocer claramente la situacin
financiera y los resultados de sus operaciones.En cuanto al cumplimiento de este principio y sobre todo por
motivos fiscales, los Contadores reciben fuertes presiones a
fin de distorsionar o eliminar ingresos del perodo,

incrementar gastos por medio de reservas o estimaciones de

cuentas. Llegu a conocer un caso en que incluso los
propietarios de las acciones eran cambiados (vendidas y
compradas ficticiamente) al final del perodo, para efectos del
Impuesto sobre la renta personal de los Socios.
2.-Ubica los puntos de captacin y ejecucin de todas y
cada una de las operaciones econmicas, actividades e
instrucciones gerenciales. Ejemplos:
-Las compras se tramitarn en el Departamento
Administrativo
- La entrega de bienes se efectuar en el Almacn o
Taller,..etc...)
-Las ventas se efectuarn en el saln de exhibicin o en el
mostrador de la recepcin,
- El efectivo de las ventas se recibir y entregara en la Unidad
de Caja situada en el extremo del Saln,
-Los pagos se efectuaran en la Caja
-Los servicios de mantenimiento se realizaran en el Taller
-Los servicios se prestarn en el lugar que establezca el
respectivo Contrato.
-La produccin de bienes se har en los locales habilitados
para tales labores.
-El pago del dcimo tercer mes se reservar al momento de
registrar la nmina y se pagar el cinco de Diciembre en el
lugar de trabajo de cada colaborador.
Etc.
3.-Elabora las Normas de ejecucin de los tratos o
acuerdos econmicos en coordinacin con las otras reas.
Las Normas son pautas o reglas a las que han de ajustarse
las transacciones o hechos econmicos. Tales como las
Normas para: -las Ventas; -la Facturacin; -las Compras y
-Almacenamiento de los Bienes; la depreciacin,

etc...Veamos un ejemplo tomado del Manual de Normas y

Procedimientos de una Empresa:
NORMAS PARA LA COMPRA DE BIENES

La finalidad de este documento es dar a conocer las NORMAS para

obtener los bienes necesarios para las operaciones de la Empresa.Las Normas aprobadas son de obligatorio cumplimiento y es
responsabilidad del Gerente General garantizarlo, mediante la
implementacin de procedimientos para la ejecucin de cada
actividad.-

DE AUTORIZACION
1.- El Gerente General est facultado para autorizar la compra de
Activos Fijos, la importacin de bienes y la ejecucin de compras de
bienes para la venta y consumo, por cualquier monto previamente
aprobado en el Presupuesto; o en la modificacin del mismo.
2) Toda solicitud de pago debe ser acompaada de la factura y/o el
Informe de Entrada a Bodega, donde se haga constar el recibo
satisfactorio de la mercadera.-Solamente deben realizarse compras y
pagos autorizados de acuerdo a las Polticas y Normas de la
Empresa.3.- Las compras menores de C$500.00 deben tramitarse de inmediato
y ser cancelados a travs de los fondos de Caja Chica;
DE EJECUCION
4.- Las Actividades de compra sern realizadas nicamente por la
Unidad administrativa o el Empleado que ejerza estas funciones,
quienes sern los responsables de cumplir con los procedimientos que
se establezcan.

5) Toda compra debe estar soportada por una factura y todos los
documentos originales de soporte deben ser remitidos a Contabilidad.
6) Se debern asegurar contra riesgos los bienes solicitados. Las
Plizas de seguro deben renovarse oportuna y cumplidamente.

DEL COMPORTAMIENTO ADMINISTRATIVO

7.- La Empresa debe efectuar todas las gestiones y actividades de
compras dentro del marco legal de las leyes y principios que regulan el
Comercio.
DE CONTROL
8.- El Jefe de la unidad de Compras o el funcionario encargado de
ejecutar las actividades de compras esta obligado a observar al menos
las siguientes normas de control:
a) INTEGRIDAD informar sobre todos los bienes adquiridos; as como
de las obligaciones contradas.b) EXISTENCIA los bienes adquiridos deben corresponder a
operaciones reales de la Empresa.c) EXACTITUD los bienes y obligaciones deben informarse por el
monto exacto.
9.- El Encargado del Almacn debe revisar y dar fe de todas las
compras de Bienes; elaborando un Informe de Entrada
10.- La custodia y salvaguarda de los bienes es responsabilidad en
primera instancia del administrador y en segunda instancia del
encargado del almacn.11.- Los adelantos para compras y/o adelantos de contrato solamente
podrn ser solicitados a nombre del Proveedor correspondiente y
entregados efectivamente a ellos.12.- Ningn funcionario podr recibir a ttulo personal o de sus
parientes rebajas, descuentos, bonificaciones y/o comisiones sobre

compras; ya que estas son beneficio exclusivo de la Empresa. La

violacin de esta norma ser sancionada administrativamente.13.-El Gerente General dictar las medidas de correccin
disciplinarias y/o las sanciones administrativas que se deriven del
incumplimiento o negligencia en el cumplimiento de estas normas y los
procedimientos establecidos para su implementacin.14.-Estas normas tienen vigencia a partir de su aprobacin

4-Obliga al Soporte o evidencia para el registro de toda

operacin o transaccin econmica, que debe estar
respaldada por algo que demuestre y pruebe el hecho
econmico como tal.
Este soporte puede ser:
Un documento escrito (comprobante de diario, orden de
compra, factura, pliza, informe de entrada, memorando de
nombramiento, instruccin gerencial, etc...),
Un archivo fsico (Ejem: el legajo de recibos de Caja,
detallado con un listado),
Un archivo virtual o base de datos, soportado con un detalle
o resumen impreso. Ejem: Listado de facturas emitidas en el
mes, transferencias bancarias mostradas en las cuentas
corrientes de la red informtica.
Un clculo contable (Ejem: detalle del clculo de
depreciaciones de activos fijos o amortizaciones de seguros),
Una hoja de clculo (nomina de empleados, liquidaciones
de prestaciones laborales o de importaciones),
La existencia palpable de un bien (detalle del inventario
fsico de bienes al )

Una escritura legal (escritura de constitucin, de compraventa de inmueble, de cesin de derechos, contrato de
trabajo, contrato privado...), etc.
Una certificacin de acta de reunin de la Junta Directiva
donde conste la decisin y medidas tomadas que afecten la
situacin financiera de la Empresa o la composicin
accionaria de la misma.
.
5.--Manda que todos los hechos econmicos sean
registrados en los Libros Oficiales y Auxiliares de la
Empresa, tales como el Libro Diario, Libro Mayor, Libro de
Acciones, Libro de Actas, Libros de Caja y Bancos o Informe
diario de Caja y Bancos; Tarjetas de krdex de Control de
existencias, Formatos o Formularios oficiales de la Empresa,
Pantallas de captacin de datos, etc.
Cabe hacer notar que en algunas Empresas algunos libros de
control administrativos se convierten en la practica en Libros
contables, como el Libro de control de Activos Fijos, utilizado
sobre todo para el seguimiento de activos que cambian de
ubicacin con alguna frecuencia o el registro auxiliar de las
Normas de mejora continua. Normas ISO-9001.

c.- Establecer las Funciones de los cargos

Todo funcionario responsable de un rea debe definir y
planificar lo que va a hacer, El y su equipo. En este caso, lo
que tendrn que hacer como personas responsables de
vigilar el cumplimiento de la Poltica Financiera, de efectuar
los registros contables y garantizar el control de las
transacciones. Por tanto, tiene que establecer las Funciones
de cada Cargo, que fuere autorizado para la estructura bajo
sus orientaciones.

Las funciones establecen las actividades propias a desarrollar

en cada cargo. Las Funciones generales del Contador(a)
sern todos y cada uno de los Procesos; mientras las
especficas sern las que le asigne su Jefe Inmediato. Se
debe recordar que el cargo de Contador(a) estructuralmente
es Administrativo y se reporta al Dueo o Gerente en
Empresas pequeas y medianas; o al Gerente Financiero o
Contralor en las grandes o mas organizadas, con los que
tendr que compartir como funciones contables especficas
algunas de las diferentes etapas o procedimientos de los
Procesos, que se irn enunciando en el desarrollo de esta
Publicacin. En su carcter de empleado administrativo
tendr que asumir cualquier otra tarea que su Gerente le
establezca. A partir de ellas, El (Ella) tendr que distribuir las
tareas de sus subordinados. Un ejemplo de funciones tomado
del Manual de Organizacin de una Empresa, sera:
FUNCIONES DE LA CAJERA(O)
Custodiar el dinero y ttulos valores recibidos
Atender cortsmente a las personas
Verificar los datos de la persona que se presenta a pagar
Verificar los detalles de la obligacin o deuda pagar
Revisar detalladamente los documentos y dinero que le
fueren presentados,
Recibir el dinero en efectivo y cheques girados a favor del
Ente
Solicitar autorizacin par recibir cheques girados a favor de
Terceros

 Recibir el dinero y cheques de pago de la Cartera a los

Colectores
Recibir pagos de los Funcionarios y Empleados
Contar cuidadosamente el dinero y sumar el monto del
mismo, al monto o suma de los montos de los cheques
recibidos;
Elaborar el Recibo Oficial de Caja
Firmar y sellar con la palabra CANCELADO el Recibo
Entregar el Recibo de Caja
Efectuar arqueos de Caja diario
Clasificar y ordenar los cheques, billetes y monedas
recibidos, separando la moneda en Crdobas de la moneda
extranjera.
Endosar los cheques recibidos
Elaborar las minutas de deposito
Depositar los fondos en el Banco
Completar y grabar los datos en las pantallas de captacin
Elaborar el informe diario de Caja y Bancos
Cotejar el monto total del reporte, con la suma de los ingresos
recibidos en el da.
Custodiar los fondos de Caja Chica
Efectuar los pagos de Caja Chica

 Elaborar los comprobantes de pago de caja chica

Codificar las transacciones de pago
Elaborar los cheques de pago
Entregar los cheques de pago
Efectuar el pago de salarios y viticos de los trabajadores de la
Empresa
Validar la secuencia de los nmeros consecutivos de documentos
Remitir los documentos a Contabilidad
Custodiar los documentos en blanco
Cualquier otra funcin que le asigne su Jefe inmediato

d.- Estructurar sus Planes de trabajo - El Contador esta

obligado a elaborar, revisar y actualizar sus Planes de trabajo,
peridicamente. La Planificacin responsable y consciente del
futuro accionar depender de la habilidad, experiencia,
dedicacin o empeo de El o el Financiero. Retoma los
objetivos generales y especficos relativos a su trabajo, que
establece el Plan General de la Empresa y organiza su propio
Plan definiendo claramente sus tareas y las de sus
colaboradores, a corto y largo plazo; fijando metas, fechas o
periodos de cumplimiento y dndole seguimiento a la
ejecucin del mismo. Ejem.: El Plan de Ejecucin del Inventario
Fsico de los Activos Fijos; el Plan de depuracin de las cuentas
vencidas con mas de 180 das, etc.

e.- NORMAR cuales son los medios de registro y

procesamiento de los datos es otra tarea que tiene que
desarrollar el ejecutor de las Polticas financieras, quien tiene

que estar al da con la tecnologa y nuevas formas de registro

y control, para garantizar el procesamiento preciso y oportuno
de las operaciones diarias. Hoy en da es ya un requisito
indispensable para contratar tus servicios, el que tengas
dominio en el operar computadoras y sistemas de registro.
-

1.-Define y disea en consenso con las otras reas, los

formularios o formatos oficiales de la Empresa, donde se
describan el tipo de transaccin y sus caractersticas... Estos
formatos pueden ser preimpresos o diseados virtualmente.
No olvides que existe una ley de imprenta que norma las
emisiones de formatos impresos. En todos los casos estos
debern ser identificados con el nombre da la Empresa, su
emblema o logotipo o al menos el sello oficial del Ente. Una
Contabilidad pequea debe contar al menos con la siguiente
papelera o formatos:

o
o
o
o
o
o
o
o
o

Comprobantes de Diario,
Recibos de Caja,
Facturas Oficiales,
Entradas y Salidas de Bodega,
Notas de Dbito y Crdito,
Comprobantes de Ingresos y Egresos,
Minutas de Depsito
Ordenes de Servicios
Ordenes de Compra
En la medida en que la burocracia y controles de las
Empresas se van abriendo paso, la tendencia es que estos
documentos tienden a aumentar y adquieren otras formas de
presentacin, casi siempre dirigidos a controlar aspectos
parciales de las operaciones financieras de la Empresa...

Modernamente han hecho aparicin otros medios de registros

dirigidos a emitir automticamente varios de los formatos
arriba mencionados o a suplantarlos.
Se ha extendido el uso de las computadoras personales,
sistemas operativos propios o enlatados, sistemas de redes,
que por medio de la digitacin de datos o con el soporte de
una gran variedad de lectoras automticas, captan los datos
de bienes e identificacin de personas a travs de tarjetas de
cdigos magnticos.
Con la aparicin de los cdigos de barra y utilizando
mquinas lectoras fijas o mviles puedes rpidamente
contar con los datos, costos y precios de los productos de
inventario; facturar; darle salida de almacn, efectuar
inventario fsico.
Los Activos fijos propensos a cambiar de lugar de ubicacin
frecuentemente pueden a su vez ser controlados con los
cdigos de barra.
Cada vez es menos necesario ir a la oficina a facturar pues
los vendedores se desplazan con mquina de facturacin
hasta la puerta del negocio o la casa del cliente.
Existen equipos que utilizan las huellas dactilares para el
control de la asistencia y puntualidad y para calcular y
elaborar la planilla de Empleados.
El pago de los empleados se realiza con depsitos globales y
abonos a Tarjetas de dbito, cuentas de ahorro, cuentas
bancarias o la combinacin de estas.
El registro de movimientos de instituciones del Estado y los
Bancos se hace a control remoto, en lnea y a velocidades
increbles.

Las pantallas de captacin o digitacin de datos, mediante

los cuales se alimentan los registros informticos para emitir
recibos de Caja, facturas, remisiones de entrega, minutas de
depsito, certificar pagos, elaborar comprobantes de diario,
etc.
Las mquinas de entrega de efectivo, que mediante la
lectura de tarjetas de crdito o dbito, revisan la
disponibilidad de fondos a larga distancia y al mismo tiempo
de que entregan los billetes, emiten el voucher de soporte.
Las cajas automticas de tiendas, supermercado y negocios,
con las cuales por medio de cdigos de barra se registran
las ventas, dan salida a los inventarios y emiten las facturas o
vouchers.
Los sistemas de red en los hospitales permiten facturar los
servicios, imputando simultneamente los datos del paciente
desde diferentes reas de servicio ubicadas en diferentes
ambientes como Admisin, Emergencia, Hospitalizacin,
Laboratorio, Rayos X, Ultrasonidos, Cuidados intensivos, Sala
de operaciones, Lavandera y Cafetera, etc..
Cabe hacer notar que aunque es muy beneficioso el uso de
estas tcnicas. La dependencia de los sistemas en red sin
embargo paraliza a las instituciones cuando el sistema falla
por cualquier motivo y en mas de una ocasin el Contador en
Jefe tiene que recurrir a sus sistemas artesanales de registro
y control para dar repuesta.
Siempre habr que tener un plan alternativo que de respuesta
en casos de fuerza mayor, el corte de energa o daos en uno
de los dispositivos. El ser humano todava no es totalmente
sustituible y debe estar presto a dar soluciones.
2.- Establece los medios de procesamiento: que pueden

ser manuales, mecnicos o procesadores informticos. En tal

sentido, con alguna frecuencia analiza y medita en cada
situacin, sobre: Los clculos se efectuaran en forma
manual?, con mquinas calculadoras?, en las Cajas?
Con lectoras?, utilizando computadoras personales (PC)?,
por medio de Sistema de redes o utilizando Programas
especializados?, etc... ). En cualquier caso el Contador(a)
deber definir especficamente cual o cuales son los mas
indicados, y estar pendientes de su funcionamiento.
Bajo un Sistema informtico: Debo solicitar permiso del
sistema, al Fisco? Actualizar y generara todos los Libros
Contables o paste de ellos? Se seguirn llevando
manualmente, el Libro Diario y Mayor? Hasta donde
tenemos capacidad de automatizar los registros y reportes?
Se tiene disponibilidad de efectivo para invertir en un mejor
Sistema de Procesamiento? Los medios de procesamiento
debern describirse claramente en el Manual de Contabilidad.
3.-Define las formas de registro de los hechos y cambios a
la situacin financiera de la Empresa. Si estos se anotarn
en Comprobantes de Diario elaborados manualmente, o
impresos por el sistema informtico; por ambos? Se
registraran uno por uno cada documento? o primero se
elaboraran los listados consecutivos mensuales de cada
formato o tipo de transaccin, para luego registrarlos? Se
grabarn primero los datos de cada transaccin en pantallas
de captacin? O a travs de cdigos de barra, por medio de
lectoras? El archivo y almacenamiento de documentos de
datos se har en folders de documentos fsicos, en
microfilmes, en bases de datos guardados en el disco duro
del PC, en diskettes, en USB? La decisin tomada debe
incorporarse como procedimiento de cada transaccin o
afectacin al patrimonio del Ente.
f- Estructurar al Equipo Humano.

Esta etapa es de vital importancia y de carcter estratgico

para el correcto desenvolvimiento del trabajo contable e
implica:
1.- Seleccionar a los colaboradores del equipo financiero en
base a sus aptitudes y actitudes objetivas mostradas en la
entrevistas personales y pruebas psicomtricas y
psicolgicas. Actividad que deber cumplir con el apoyo de la
Direccin de Talento Humano, con el objeto de establecer los
requisitos y criterios previos de seleccin y garantizar la
contratacin de personal idneo. .
2.- Establecer normas de tica o comportamiento mnimo a
fin de lograr una relacin armoniosa y amigable con el resto
de funcionarios y personal de la Empresa y aun ms con
Clientes, Proveedores, Socios o Dueos.
3.- Promover el estilo de trabajo en equipo. El grupo de
colaboradores de la unidad contable presta sus servicios con
un objetivo principal, el elaborar los Estados Financieros e
Informes Oficiales de la Empresa y para ello nada mejor que
el trabajo en conjunto.
4.- Cultivar una actitud permanente de comunicacin,
condicin indispensable, para las buenas relaciones con el
resto de colaboradores y contar con la confianza del Duelo o
Socios.
5.--Definir que rea va a atender, que tarea va a cumplir o
de que tipo de transaccin, ser responsable de dar
seguimiento cada miembro del equipo.
No todo el equipo de trabajo, necesariamente, tiene que estar
supeditado jerrquicamente al Contador. Bien podra estar
organizado bajo el esquema del doble control o de doble
funcin. Ejemplo la Cajera podra depender jerrquicamente

del Gerente General y responder funcionalmente al

Contador.
g.- Establecer los cargos y presupuestar los sueldos -el
involucramiento responsable en esta tarea, trae como
provecho ejercitar la capacidad de liderazgo ante el personal
que compone el equipo de trabajo contable. Dems est
hablar de la importancia de que cada cargo tenga bien
definidas sus funciones y obligaciones; y se sienta justamente
remunerado. El personal exige muchas veces la igualdad
salarial para los mismos cargos; pero tampoco se opone a
una clasificacin de los mismos, delimitada por el nivel de
responsabilidad o grado de antigedad. Se deben establecer
condiciones que estimulen la competitividad y eficiencia de
los Colaboradores. Esta actividad debe ejecutarse en
estrecha coordinacin con el Director de Talento Humano y la
Gerencia General.
Entre otros tendrs que establecer al menos los siguientes
cargos:
- el de Contador (el sueldo ya se habr pactado al ser
contratado),
- la Secretaria (cuyo sueldo es normalmente uniforme para
todas),
- el Cajero (a) (sueldo que tiende a ser uniforme, si existen
varios o depender del grado de importancia o
responsabilidad,
-el Auxiliar de Contabilidad (su sueldo depender del grado
de importancia, responsabilidad, experiencia o nivel
acadmico del personal contratado),

-el cargo de facturador o empleado de mostrador (cuyos

sueldos se tendrn que establecer en estrecha coordinacin
con el Gerente de Ventas),
-el Almacenista o Bodeguero (el sueldo habr que
establecerlo en coordinacin con el Administrador o Gerente
de la Empresa), etc...
Ms adelante o adicionalmente al Contador(a) lo puedan
nombrar el Coordinador de la elaboracin de la
estructuracin, definicin y presupuestacin de los salarios de
todos los cargos de la Empresa. Uno de los Insumos del
Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Empresa,
documento de vital importancia para las finanzas y
seguimiento de las operaciones.
En este caso, adicionalmente habrs de calcular y
presupuestar las -prestaciones sociales a que todo trabajador
tiene derecho con forme su contrato de trabajo, el convenio
colectivo y de acuerdo al Cdigo del Trabajo,
En todos los casos esta es una tarea de tres actores El
Gerente General, quien dicta las Polticas de contratacin, El
Director de Talento Humano o Jefe de Personal, quienes
atendern que estas polticas se cumplan y el Jefe Inmediato
de cada rea de la Empresa, que responder por el
cumplimiento de los deberes asignados a cada cargo y la
persona que lo ejerce. El Contador(a) asume lo suyo y
consolida el resto, hasta llegar al monto total de los Egresos
por sueldos y salarios...La ejecucin responsable de esta
etapa ser de gran ayuda al momento de elaborar y calcular
la Nomina de pago de los colaboradores de la Empresa.

h.- Garantizar los medios fsicos o recursos materiales y

condiciones ambientales del local de trabajo.

1.-Los Recursos Materiales -El proceso de organizacin

tambin demanda que el Contador(a) se ocupe de solicitar el
Mobiliario y equipos necesarios para la ejecucin del trabajo
contable. La cantidad de medios estar en dependencia del
tamao del equipo de trabajo y la carga y caractersticas de
cada cargo. Todo ello dirigido a garantizar el registro y control
de las actividades. Es muy comn la demanda de escritorios,
mesas de trabajo, calculadoras automticas, equipo te
computacin individuales o en red, impresoras, maquinas de
escribir manuales, radios de comunicacin, telfonos
convencionales y celulares, maletines, papel legal y carta,
papel carbn, de envolver, engrapadoras, tapes, flderes,
bolgrafos, marcadores, pegamentos, lpices de escribir,
papelera impresa, etc...
2.- Las Condiciones ambintales -Es muy importante la
revisin permanente y peridica de las condiciones fsicas y
ambientales del local de trabajo; que garanticen la comodidad
del personal y un ambiente amigable en la ejecucin de sus
labores. Ello contribuir a la calidad y eficacia de las mismas.
Condiciones como espacio, claridad, luminosidad, aire fresco,
extractores de aire, climatizacin, no exceso de calor,
sanitarios limpios, etc...
.
i.- Posicionar la unidad, seccin o departamento
contable, es una tarea muy necesaria para garantizar las
buenas relaciones con el resto de estructuras y formar un
equipo de trabajo eficaz. El Responsable de la Unidad
Contable debe asumir el liderazgo del grupo y garantizar la
capacitacin y entrenamiento, para:
1.- Dar a conocer, tanto a los miembros de la unidad, como
al resto del personal; y en especial a todos aquellos que de
una u otra forma afecten o puedan contribuir al desarrollo de

las funciones; entre otras cosas: - cual es el nivel y grado de

autoridad del funcionario contable, -sus funciones y
atribuciones y -las de cada uno de los que estn supeditados
jerrquicamente o funcionalmente; -.Indicar el mtodo y forma
de trabajar, el trabajo en grupo... Que te incomoda. Que te
agrada. Hasta donde pueden llegar las relaciones
interpersonales. Ponerse a disposicin para aclarar cualquier
duda o problema.
2.- Definir la ruta o flujo de la informacin de todas y cada
transaccin econmica. Desde que nace hasta llegar al
conocimiento del personal de Contabilidad, estableciendo
claramente responsabilidades por incumplimiento de los
procedimientos, desviacin de la informacin o adulteracin
de la misma.
j.- Mantener informado a las Autoridades superiores y resto
de los Gerentes de la Empresa, sobre la situacin financiera y
sus resultados; sobre los logros, avances y cumplimiento de
las metas de organizacin, planificadas, aprobadas o
autorizadas. Disear y brindar informes diarios de
disponibilidad de efectivo y bienes de inventarios; de las
obligaciones pendientes, sobre todo las vencidas; del
cumplimiento de planes y metas. Presentar informes
peridicos y especiales sobre temas de inters o
coyunturales. Definir claramente los tiempos y periodos de
entrega de los diferentes informes contables-financieros, etc..
La etapa de Organizacin va adquiriendo calidad en la
medida de que estemos conscientes de que la
implementacin de la mejora continua debe ser un hbito de
comportamiento de ejecutivos y colaboradores.

El proceso de Organizacin culmina con el establecimiento

de las Funciones de cada cargo y de las Normas de ejecucin
de las transacciones.

EL PROCESO DE ORDENAR
"Al Dios y Padre nuestro
sea gloria por los siglos
de los siglos. Amen
Filipenses 4, 20

Se encarga de sentar las bases para captar la informacin VERAZ,

Una vez garantizado el proceso de Organizacin de las Estructuras de la Empresa
y de las transacciones econmicas de la misma; se hace necesario establecer
mecanismos de ejecucin que procuren comprobar la veracidad de los hechos y
evite cruces de funciones entre los trabajadores, con miras a conseguir siempre
mejores niveles de eficacia y eficiencia.
Para conseguir estos objetivos el ordenamiento se tiene que desarrollar en
coordinacin y colaboracin del resto de Direcciones de la Empresa, bajo las
orientaciones de los Dueos, la Junta Directiva y/o la Gerencia General.
El Proceso ejecuta las etapas siguientes:
a.- Define las Atribuciones en el cumplimiento de sus cargos a cada
colaborador y del resto de funcionarios que intervienen en la ejecucin de las
transacciones econmicas. El Contador esta obligado a elaborar las de su unidad
administrativa y para los otros cargos, lo hace, solicitando a los Gerentes
respectivos que las elaboren o colaborando con ellos para su definicin. Se
incluyen entre estas, las de los Vendedores y el Gerente de Ventas, los diferentes
Cajeros o Cajeras de la Empresa, el Comprador, el Jefe de Produccin, el Jefe de
Almacenes, El Jefe de Crdito y Cobranzas, el Pagador o Jefe de Recursos
Humanos, el Jefe de Taller y los mecnicos, etc. El Proceso de Organizar
establece las funciones de cada cargo; el Proceso de Ordenar define las
atribuciones. Veamos el siguiente ejemplo:
ATRIBUCIONES DEL CONTADOR EN EL MANEJO DE INVENTARIOS

Practicar recuentos fsicos generales y peridicos cada seis meses y en forma

selectiva y sistemtica cada mes.
Comparar el Inventario Fsico con los registros de Kardex y los registros contables
Aclarar las diferencias entre el Inventario fsico y registros
Establecer las responsabilidades de cada caso y cobrar al Funcionario o
empleado el monto de la diferencia.
Realizar los ajustes a Inventarios, los que deben ser autorizados previamente por
la Gerencia General siempre que estos sean inferiores a los C$2.000.00. Para
ajustes mayores se solicitara el Vo. Bo. de la Junta Directiva.
Procurar que la valuacin del Inventario sea supervisarla una persona
independiente a quien efectu el levantamiento fsico.
Ejercer un control y revisin constante de los anticipos a proveedores, para
efectuar el correspondiente registro de las mercaderas recibidas.
Determinar la materialidad real de recuperacin de los reclamos por cobrar, de los
anticipos para compras y/o importaciones, que tengan ms de un ao de estar
pendientes. Estos debern analizarse y agilizar; o eliminarlos, previa
autorizacin de Gerencia General.
Trasladar a la Cuenta por cobrar respectiva, cualquier desembolso por
Importaciones y Pedidos en Transito, los cuales no deben permanecer mas de
seis meses.
Mantener orden y limpieza, en todo el edificio, principalmente en rea de bodegas.
b.- Elabora los Procedimientos para efectuar, generar, controlar o registrar los
diferentes tipos de acuerdos econmicos, redactando las hojas de Procedimientos
para cada caso. El establecimiento de los procedimientos va a estar en funcin de
los objetivos que se persiguen o de los precedentes que obligaron a ordenar
determinadas transacciones o situaciones relacionadas con ellas. Tales, como las
Ventas, Compras, Recibo y Entrega del efectivo, Registros contables, Control de
Inventarios y Activos inmovilizados, Crdito y Cobranzas, Planilla de pagos,
Seguimiento a los Procesos de Produccin, etc. Veamos un Ejemplo prctico,
tomado de la experiencia en una Empresa.:
PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS

El control y registro de los artculos de Inventarios se efecta conforme se

establece en el Manual de Contabilidad, el cual tiene contemplado los
siguientes formularios y especificaciones.
a) REGISTRO DE ENTRADA A INVENTARIOS: los cargos a inventarios y en
particular a los auxiliares tanto de contabilidad como del Kardex de bodega
deben hacerse fiel, veraz y oportunamente con la Entrada o Remisin de
Bodega de los artculos recibidos y soportados con factura, acta de
recepcin, orden de compra y/o remisin.
La Entrada a Bodega debe registrarse conforme se recibe la mercadera.
Los Servicios contratados se deben recibir por quien lo solicit mediante
constancia de conformidad.
Las Entradas a Bodega debern controlarse en orden numrico y deben
estar firmados por el bodeguero que recibi los artculos.
Los Encargados de Bodega deben verificar que los artculos recibidos
coincidan con las especificaciones de Orden de Compra en cuanto a
cantidad, calidad, condicin, peso y medida de los mismos.
Todo formulario de Entrada a Bodega que sea anulado debe mutilarse con el
sello ANULADO, tanto en el original como las copias, las que deben emitirse
a Contabilidad.
b) Registro de SALIDAS DE INVENTARIOS: los crditos a inventarios y en
particular al Kardex debe de hacerse de conformidad a los datos plasmados
en las rdenes o Remisin de Salidas o la factura de ventas. Toda
disminucin de inventarios de bodega deber soportarse con documento
prenumerado, debidamente autorizado y nunca obviar la firma de persona
que recibi el bien.c) Toda documentacin de soporte para el pago de una compra o servicio
debe soportarse con documentos originales y la revisin previa a la
autorizacin incluir:
Revisin con original de Orden de Compra, trabajo o contrato.
Revisin de Entrada a Bodega, Acta o Constancia de RecepcinRevisin de sumas, clculos aritmticos, impuestos, etc.
d) ARCHIVOS DE DOCUMENTOS: Tanto la contabilidad como bodega debe
mantener un archivo ordenado de documentacin de entrada y salidas de
inventarios para facilitar el control y registro.

E) Cumplir con el manejo de las polticas de inventario.

Cumplir con las obligaciones que interpongan las plizas de seguros, sobre
todo aquellas plizas abiertas que cubren inventarios en general, de
materiales, reporte de movimiento de personal y aumentos o retiros de
activos fijos.
La recepcin de papeleras y tiles se evidenciar con la elaboracin de
Entrada a Bodega y utilizando el sello de RECIBIDO, plasmndolo en factura
de compras, indicando fecha y firma.
El despacho de papelera y tiles se har mediante pedido debidamente
autorizado, procediendo a elaborar el encargado de papelera, Requisicin
prenumeradas y obteniendo el RECIBI CONFORME.
F) Deber manejarse registros detallados (kardex) para el control de las
existencias y costos de papelera y tiles.
Deber practicarse inventario fsico peridicamente para constatar el
adecuado manejo de estos bienes.
G) SEGURIDAD: Los materiales de fcil combustin, deben estar aislados de
las bodegas de productos terminados y de otros materiales. Deben existir
equipos extinguidores de incendios en lugares accesibles y convenientes.
H) INVENTARIO FISICO: Para el control o levantamiento de los inventarios
fsicos deben considerarse los aspectos siguientes:
a) Preparacin de instrucciones para la toma fsica, por escrito por parte del
Contador General. Estas deben contener como mnimo:
Ordenamiento e identificacin de los inventarios.
Mtodo de recuento, reconteo y verificacin de inventario.
Procedimiento para evitar omisin o duplicacin en el recuento.
Corte de inventario y documentacin.
Clasificacin de inventarios daados y obsoletos.
Como se habr notado este es un ejemplo de la realidad en las Empresas.
Tiene errores conceptuales, de organizacin de las ideas, a veces confusas.
Si pretendiramos mejorarlo saldran muchas versiones. No deja de ser un
buen ejemplo de lo que acontece en la prctica y es una muestra de lo difcil
que es establecer procedimientos.
Todas las funciones y atribuciones requieren de la definicin de sus normas
y procedimientos.

c.- Contribuye a la Elaboracin de las Polticas Financieras - cuya definicin

es facultad del ms alto nivel de la firma o del Gerente Financiero. No obstante,
casi siempre se le pide opinin al Contador(a) y este debe estar presto a colaborar
en ese sentido. Ejemplos de las Polticas que este podra proponer son:
c.1.- Definir la vida til de los Activos inmovilizados, sus porcentajes o mtodos de
Depreciacin. Armonizar estas polticas con la Ley de Concertacin Fiscal o
mandar a correr los ajustes respectivos.
c.2.-Definir la Poltica de Venta de bienes depreciados o descartados como
chatarra; garantiza los listados de control de ubicacin o Inventario Fsico
permanente de los mismos, en tarjetas de kardex individuales o por medio de
ordenadores informticos.
c.3.- Someter a la autorizacin de la Gerencia la propuesta del tiempo de
amortizacin de gastos anticipado o derechos a mediano plazo; tales como los
Gastos de iniciacin y puesta en marcha; Primas de Seguro; Matriculas, etc.
d.- Define los requisitos de informacin para Proveedores y Clientes, que
deben ser plasmados en cada uno de los formatos fsicos o virtuales; datos que
sern muy tiles para el resto de los procesos u otras dependencias de la
Empresa y que eventualmente podran llegar a ser utilizados, entre otras cosas,
para clculos de fechas de pago, calculo de intereses moratorios, reclamos, uso
de garantas, evidencias legales y judiciales, declaraciones de impuestos, etc.
e.- Elabora los listados temticos de Clientes y Proveedores de Bienes y
Servicios y agrega a cada uno de los listados informaciones de inters adicionales,
si son o no retenedores de impuestos, tienen constancia de exoneraciones o estn
exentos del pago de impuestos, tipo y calidad del producto que ofrecen, unidad
de medida, peso, volumen, caractersticas del bien que ofrecen o demandan,
plazos de entrega y de pago; lugares de entrega o recepcin, garantas, seguros
por prdida, dao, deterioro o defectos, costos de fletes y acarreo, etc. y
Datos que entre otros pueden ser los siguientes:
El logotipo o identificacin de la Empresa.
El nmero consecutivo o de referencia.
La fecha en que se produjo o se efectu la transaccin,
El nombre del beneficiario o afectado (ente o ciudadano),
Plazos y formas de pago,
Caractersticas fsicas del bien o servicios facturados (descripcin, peso,
volumen, dimensin, unidad de empaque, tipo de servicio (temporal, parcial,
peridico, periodo del mismo, etc.)
o
Precio o valor del bien, monto de la transaccin
o
Garantas del bien o servicio prestado
o
o
o
o
o
o

Firma de recibo del bien o servicio,(esta firma podr ir en la factura o en una

remisin o soporte de entrega del bien o servicio prestado)
o
Monto de los ingresos, depsitos, retiros, erogaciones
o
El pie de imprenta
o

f.- Garantiza la trazabilidad de los hechos ya que se asegura de que los

diferentes tipos de transaccin econmica estn respaldados por el documento de
soporte o evidencia que corresponda. Establece las diferentes modalidades de
soporte para un mismo tipo de transaccin a fin de revisar su uso y controlar los
hechos. Ejemplos:

T
RANSACCION

TIPOS DE SOPORTE
Recibo oficial de Caja

Ingresos de efectivo

Factura de Contado
Recibo de Colector
Transferencias electrnicas
Notas de crdito bancarias
Cheques

Comprobantes de Egresos
Pagos
Traslados virtuales
Notas de debito bancarias
Recibos de Caja Chica

Comprobantes de Caja Chica

Facturas de contado o crdito

de Proveedores nacionales
Importaciones
Consignaciones recibidas
Informes de Entrada Bienes Fijos

Entradas al Almacn

y de Inventarios
Plizas de pago
Registros por cdigos de barra
Facturas de Contado y Crdito de

Tienda Central, Agencias y

Vouchers de Cajas
Ventas

Sucursales
Recibos de Caja
Productos entregados en
consignacin

Ordenes por proceso

Produccin

Servicios

rdenes por lote solicitado

Ordenes de instalacin del servicio

de Reparacin o de mantenimiento
Contrato privado o legal
Facturas de Contado o Crdito

Gastos y Costos

Recibos de Caja Chica

Contratos privados o legales
Comprobantes de egresos o pagos

Minutas de depsito en moneda.

Depsitos bancarios
Nacional o Extranjera
Transferencias de cuentas internas o externas
Traslados virtuales
g.- Cuida la preservacin de los documentos de soporte estableciendo que la
documentacin se archive en legajos fsicos y se detalle en listados numricos
consecutivos o en orden de fecha segn sea la necesidad de acceder a la
informacin. Si la informacin se archiva en medios informticos, cuida de que
exista una copia de seguridad ubicada fuera de las instalaciones de la Empresa.
Algunas Empresas o Entes recurren al archivo en microfilm
Por consiguiente, el Proceso de ordenamiento deja como uno de los subproductos los legajos fsicos de documentos para evidencia contable y archivo
documental
y/o
virtual.
h.- Entrena a los colaboradores de su equipo y al personal relacionado con la
actividad econmica-financiera del Ente. El proceso de ordenamiento da origen a
nuevas instrucciones; lo que obliga a disear previamente los temas a tratar y
reproducir el Manual de Funciones y atribuciones de los cargos, as como el
Manual de Normas y Procedimientos para cada tipo de transaccin. Documentos
que son adicionalmente muy valiosos para los Analistas de Sistema, que fueren
contratados para montar un Programa Informtico de Procesamiento de Datos. La
Capacitacin y entrenamiento deben ser actualizadas oportunamente.

El Proceso de Ordenamiento culmina con el completamiento de los Manuales,

que tcnicamente deben abordar todos y cada uno de los temas arriba descritos.
Cabe hacer notar que el proceso de elaborarlos es duradero. Van surgiendo a
travs de las experiencias en el tiempo, memorandums personales, de llamados
de atencin colectivos, comunicados, cartas, instrucciones verbales, etc. o de la
contratacin de un especialista en la materia. Los Manuales no son estticos
varan en el tiempo o por experiencias significativas.

EL PROCESO DE CLASIFICAR
"Cantad salmos a Jehov,
porque ha hecho cosas magnficas;
sea sabido eso por toda la tierra."
Isaas 12. 5

Se encarga de entregar la informacin CLASIFICADA.

Ubica a las Empresas en su respectiva actividad econmica. Identifica y diferencia
tanto las inversiones de la Empresa como las aportaciones de acreedores y
socios; la clase de propiedad; las transacciones y sus afectaciones a los renglones
de la Situacin Financiera; los resultados de las operaciones; los detalles y
caractersticas de las cuentas.Agrupa los bienes, derechos, obligaciones deberes y resultados de las
operaciones en un nuevo tipo de informacin, las Categoras de Cuentas. Para lo
cual elabora los Catlogos y sus Instructivos correspondientes, que deben
contener la descripcin, utilidad e instrucciones de manejo de cada una de ellas.
En la actividad de clasificacin de los bienes debes tener cuidado de externar
juicios o criterios impulsivos. Hablando popularmente debes asegurarte de tener
los pelos en la mano antes de emitir tu opinin.
La clasificacin, de una cortina de la ducha o el ventanal, es muy diferente a la de
una cortina de acero, -como una utilizada en Brasil para la proteccin de la
informacin contra la penetracin satelital y valorada en US$50.000.00-.
Un profesor de Contabilidad contaba la siguiente ancdota que aconteci cuando
estaba dando ejemplos de clasificacin, Pregunt a sus alumnos Cmo clasificar

un burro? A lo inmediato llegaron las respuestas que hicieron sonrer al Profesor

y provocar risas entre los pupilos. Cada uno se rea del otro cuando se dieron las
siguientes respuestas:
Equipo de reparto
Equipo de acarreo
Ganado Equino
Semovientes
Criterios de clasificacin que cambiaron cuando el Mentor aclar que se refera a
una mesa de trabajo o banco de trabajo de los carpinteros y orient clasificarlo
como Herramientas y tiles, razonamiento con el que es posible no ests de
acuerdo; ya que cada Contador debe utilizar criterios de acuerdo a su realidad.
Qu tal si el bien en mencin fuera propiedad personal del Carpintero? Y si su
costo de adquisicin hubiera sido irrelevante y se registr como Gasto?
Comentbamos al inicio que algunas autores consideran a la Contabilidad como
una forma de narrar o describir las operaciones econmicas y es precisamente
este proceso el que da origen a esta aseveracin: puesto que haciendo uso del
concepto CUENTA, se encarga de darle nombre a cada una y a los renglones del
Balance y del Estado de Prdidas y Ganancias.
La clasificacin se complementa ubicando cada categora de cuentas y sus
efectos en los Centros generadores de ingresos y Centros de Costos. Ejem.
DOCUMENTO FUENTE
FACTURA
C UENTAS
Valor Venta
I.V.A.
Total Facturado

CATALOGOS DE
CENTRO INGRESO

Venta de Bienes
Llantas
Retenciones por pagar
Impuesto Valor Agregado

Tienda A
Tienda A
Tesorera
D.G.I.

Cuentas por Cobrar

Jernimo Pilarte

Cartera y Cobros
Cartera y Cobros

Categoras Contables

Centro Presupuestario

La clasificacin se efecta bajo los siguientes criterios:

a.- El tipo de Actividad econmica: En esta etapa la Contabilidad utiliza la
clasificacin de la Ciencia Econmica para diferenciar las Empresas o Entes.
Existen diferentes actividades econmicas, tales como la:
- Industria de Produccin de bienes; de materiales, de materia prima o de la
transformacin de bienes, rama la rama Textil, Vestuario, Calzado o la Industria
Lctea, del Caf, Man, Aceite.

- El Comercio de bienes terminados o semi-terminados

-Los Servicios bsicos, de mantenimiento, reparacin, administrativos, de
contabilidad, vigilancia, telefona, cable, Internet. Etc..
-La Construccin de obras horizontales y verticales.
-El Turismo Agencias de viaje, Hoteles, Restaurantes, Parques recreativos,
Hostales, etc..
-El Transporte terrestre, martimo, areo, de carga, pasajeros
- El Comercio Internacional Exportaciones e Importaciones;
- La Agricultura de todo tipo de frutos de la Tierra y
- La Ganadera o crianza de gran variedad de animales;
- La Agroindustria que oferta semillas mejoradas, insumos y maquinaria agrcola;
- El Sistema Bancario donde se deposita dinero y bienes de valor- Bancos e
Instituciones financieras
- Las Cooperativas de ahorro y Crdito
- Las Bolsas de valores para el comercio de acciones y bienes.
- Organismos no gubernamentales donde se emplean fondos para paliar
problemas puntuales de la sociedad civil; y
- El Gobierno; al cual la poblacin le entrega sus impuestos para administrar el
Estado y resolver los problemas generales de la nacin como la Infraestructura,
Salud, Educacin, Vivienda, etc...
Cada tipo de actividad tiene sus propios requerimientos de registro y control y el
Contador est consciente que debe adecuar el Sistema de Contabilidad a la
actividad de la Empresa. o Ente.
b.- El tipo de inversin en bienes o aportacin que son agrupados con el
objeto de ubicarlos en los diferentes tipos de Balances.La Contabilidad agrupa los bienes propiedad del Ente, tomando en consideracin
su origen y diferencindolos por su mayor o menor rapidez de realizacin o de
honra de los compromisos, diferencindolos como:

ACTIVOS - conformados por la lista de Bienes y Derechos que maneja el

negocio. Se agrupan en Circulante, Fijo o Inmovilizado, Diferidos y Otros.
PASIVOS constituidos por las Obligaciones y Deberes para con los acreedores
de la Empresa. Se clasifican en Corto y Largo Plazo.
CAPITAL - aportes del Dueo o Socios de la Compaa y resultados netos de
las operaciones. Se distingue como Capital Inicial, Incrementos, Reservas de
Capital y Ganancias o prdidas Acumuladas y del Perodo.
b.- La clase de propiedad que distingue las inversiones, las obligaciones,
aportes de los dueos, ingresos o egresos con nombres de cuentas que deben
expresar de manera significativa, clara y concisa que componentes conforman
cada clase de propiedad. Ejem
Una pequea Empresas Comercial o de Servicio utiliza al menos las siguientes
Cuentas:
.
Efectivo en Caja y Bancos
Cuentas y Documentos por Cobrar
Bienes de Inventarios
Gastos Anticipados
Bienes Inmovilizados
(Depreciacin Acumulada)
Otros Activos
Cuentas por pagar
Deducciones por pagar
Retenciones fiscales por pagar
Pasivos o Prstamos a corto Plazo
Pasivos o Prstamos a largo Plazo
Capital
Ventas de Bienes
Ingresos por Servicios
Gastos de Administracin
Gastos de Ventas
Otros Gastos o Ingresos
Costos de produccin
Utilidades por distribuir
c.- El tipo de transaccin describe y agrupa los distintos tipos de operaciones,
tratos, acuerdos econmicos y decisiones internas que afectan la situacin
econmica de la Empresa y califica a cada uno de ellos. Ejemplos:
Aportes de Capital
Compras

Ingresos
Costos

Ventas
Prstamos
Adquisicin de Derechos
Amortizacin, etc...
Aportes de Capital
materiales.

Gastos
Compromiso adquirido
Pagos

en efectivo, por cesin de derechos o en bienes

Compras, adquisiciones e Inversiones en el mercado nacional o extranjero

(importaciones), pagadas en efectivo o solicitadas al crdito, recibidas en
consignacin.
Ventas en el mercado local o exportaciones, cobradas en efectivo o entregadas al
Crdito, dadas en consignacin.
Prestamos recibidos de Instituciones Financieras, de los Socios, de Otros
Agentes naturales. Otorgados a Socios de la Empresa, a funcionarios y
trabajadores. Entregados en Cheques, Caja Chica o en bienes materiales.
Adquisicin de Derechos de cobro por bienes entregados al crdito; por cesin
de Derechos de los Socios o Terceros por el pago de matricula o de Primas de
seguro, etc...
Ingresos en efectivo por venta de Bienes o prestacin de servicios, por la
recuperacin de cuentas por cobrar, desembolsos de prstamos solicitados,
intereses devengados, venta de activos depreciados o en mal estado, etc.
Costos de adquisicin de Bienes e Inversiones, de produccin de bienes, de
generacin de servicios, de Inventarios, de Ventas.
Gastos de Operacin, Administrativos, Ventas, Financieros, de iniciacin y puesta
enmarca, incurridos, etc.
Compromisos adquiridos o Deberes tales como Rentas cobradas por
adelantado, Ventas por el sistema de apartado, Adelantos cobrados a Clientes,
etc..
Pagos para honrar compromisos de Prstamos recibidos; a funcionarios y
empleados, para compras e inversiones; de gastos operativos; de cargas
financieras como intereses y comisiones; etc.
d.- Los resultados de las operaciones El Propietario invierte con el fin de
realizar su mercadera, convertirla en dinero lo mas pronto posible, volver a
invertir y ampliar su negocio con el objeto de obtener ms beneficios, ganancias o
utilidades. Las operaciones y cambios del de un periodo contable son tan
numerosos y diferentes, que es impractico mostrarlos todos en el espacio que
ocupa el Capital en el Balance General: por lo que la Contabilidad opta por

destinar un documento especifico para este menester y manda a diferenciar las

modalidades de los beneficios obtenidos o prdidas sufridas por la Empresa, a fin
de conocer la historia del origen de las mismas y ubicarlas en el Estado de
Resultados.: Ejemplos:
INGRESOS
Por Ventas,
Por Servicios,
Utilidad Financiera
Otros Ingresos
Costos
De venta de bienes
De servicios
De Produccin
Gastos
De Ventas
De Administracin
Financieros
Otros Gastos
Los Ingresos son frutos de un sinnmero de transacciones con bienes, valores y
servicios. Los costos estn conformados por erogaciones destinadas a la
inversin o produccin que tienen la caracterstica de poder ser recuperados
directamente por medio del precio de venta y los gastos que son egresos para
garantizar las operaciones y administracin de la Empresa y tericamente no son
recuperables, aunque la contabilidad financiera define caminos para su
recuperacin, con el de incremento del volumen de ventas o sacrificando parte de
las utilidades, que a su vez son objeto de atencin de un tercer socio, el Fisco..
e.- El nivel de detalle - los funcionarios y gerentes, la mayor parte de las veces,
necesitan conocer las variantes de una determinada clase de cuenta y demandan
un mayor detalle de las caractersticas de los activos, pasivos o del Capital. El
mismo Contador(a) a veces detecta la necesidad de disgregar una determinada
clase de cuenta y por consiguiente se hace necesario diferenciar sus registros,
agregando nombres de cuentas.
Ejem:
Efectivo en Caja y Bancos
Efectivo en Caja
Efectivo en Bancos
Efectivo en Caja
Efectivo en Caja moneda nacional

Efectivo en Caja moneda extranjera

Cuentas por Cobrar
A Clientes
A Funcionarios y Empleados
A Proveedores
Prestamos a Terceros
Anticipos a Compradores
Inventarios
De Productos terminados
De Productos en proceso
De insumos
Combustibles y Lubricantes
Bienes para la Venta
Depreciacin Acumulada
De Edificios o Bienes Inmuebles
De Mobiliario y Equipo
De Maquinaria y Equipo de Produccin
De Herramientas y equipos de Servicios
Ingresos
Por servicios
Por venta de bienes
Ventas
De Vehculos
De Repuestos y accesorios
De llantas
Los nombres de las cuentas dan origen al Catlogo de Cuentas de Mayor, El
tamao y complejidad de este Catlogo va a estar en dependencia de la magnitud
de la Empresa, la cantidad de bienes o servicios que oferte, el mbito territorial
que abarquen sus ventas o ingresos, la diversidad de estos, el nivel de exigencia
de los registros y la meticulosidad de dueos y funcionarios.
f- El nivel de Registro En el agrupamiento de la informacin contable se
necesitan cuentas de ms bajo nivel - sub-cuentas y sub-sub-cuentas - que
tambin se les denomina Cuentas Auxiliares. La cantidad de ellas va aumentar en
dependencia del grado de desagregacin orientado por el Gerente General. de la
necesidad de desglosar la informacin o ampliarla y a la capacidad de
procesamiento Se pueden utilizar tantas, como se considere necesario. En todo
caso habr que definir cuidadosamente los Criterios y contar con un buen sistema
informtico. En este sentido el nombre de todos y cada uno de los Clientes,
Proveedores y Empleados puede convertirse en una cuenta Auxiliar y los listados
de cada uno de estos conceptos, se convierten automticamente en Catlogos de
Cuentas Auxiliares. Ejem.

Cuenta de Mayor CUENTAS POR COBRAR CLIENTES

Sub cuenta CLIENTES DE BIENES
Sub - Sub Cuenta JUAN PEREZ

g.- La naturaleza de los movimientos de la cuenta da lugar a una forma

adicional de agrupamiento:
Deudora cuando se refiera a una inversin en bienes y derechos, -activos de la
empresa-, costos o gastos (agrupa los efectos de toda transaccin o hecho
econmico) y
Acreedora cunado se refiera a un pasivo u obligacin con los acreedores capital
de los socios o dueos- ventas o ingresos. Agrupa las causas de las transacciones
y hechos.
En las cuentas Deudoras prevalecern los movimientos en el Debe desde un inicio
y viceversa las cuentas Acreedoras se abrirn con un movimiento en el Haber y
normalmente sus movimientos prevalecern en el lado derecho de la cuenta.
h.- El tipo de saldo- se le denomina saldo a la diferencia entre el monto total de
los valores anotados a la izquierda de una cuenta y el monto de los valores
anotados a la derecha. Existen dos tipos:
Saldo deudor cuando el conjunto o suma total de los valores cargos o debitos
(anotacin en el debe lado izquierdo de la cuenta) sea mayor al conjunto o suma
de los crditos o abonos (anotacin en el haber lado derecho de la cuenta.
Debitos totales menos crditos totales, igual a saldo deudor.
Saldo acreedor cuando la suma total de los valores de los crditos o abonos
sea mayor que la suma de los cargos o debitos. Abonos totales menos cargos
totales, igual a saldo acreedor.
Cualquier tipo de cuenta de Activos, Pasivos, Capital, o de Resultados puede
llegar a tener saldos deudores o acreedores, sea porque el tipo de saldo rebas la
naturaleza de la cuenta, por una transaccin inusual o un mal uso o error en los
registros.
i.- El objeto de gasto .La clasificacin de las Cuentas de Mayor de Costos y
Gastos de Operacin, exige que en el segundo nivel se especifique el tipo de
erogacin incurrida. Cada uno de estos conceptos se convierte en una sub-cuenta
o cuenta auxiliar de registro de todas las Cuentas de Mayor de los Costos, de los
Gastos de Ventas, de los Gastos de Administracin, de los Gastos Financieros y/o
de los Otros Egresos.- El registro de las transacciones no slo depende de un

listado de cuentas; sino sobre todo de definiciones conceptuales de los diferentes

objetos del Gasto.
Las imputaciones a estas cuentas son repetitivas. por lo que las sub-cuentas se
agrupan en la categora de cuentas denominada objeto de gastos, grupo de
trminos que se utiliza con el objeto de garantizar la homogeneidad del registro,
evitar el uso de sinnimos, lograr el orden de conceptos; facilitar la consolidacin
de gastos. Hay objetos de gastos uniformes para cada tipo de Costos y los hay
propios de cada tipo
Cabe hacer notar que mientras para la Contabilidad los objetos de gastos son
cuentas auxiliares: en el Presupuesto se pueden utilizar como partidas
presupuestarias, sujetas de seguimiento y control.Veamos parte de un Catlogo utilizado en una Empresa:
CATALOGO DE CUENTAS AUXILIARES
POR OBJETO DEL GASTO
Cdigo

Descripcin

100
101
102
103
104
105
106
107

SUELDOS Y SALARIOS
Sueldos y Salarios
Feriados
Comisiones
Horas extras
Incentivos y/o Estmulos materiales
Contrataciones Temporales
Bonificaciones al Personal

200
201
202
203
204
205
206
207
208

PRESTACIONES
Vacaciones
Aguinaldo
Indemnizacin laboral
Inss Patronal
Contribucin Inatec
Subsidios de alimentacin
Subsidios de transporte
Medicinas y gastos mdicos

209
210
211
212
213

Capacitacin y Becas al personal

Hospedaje
Pasajes Areo
Uso de vehculo personal
Dietas a Directores

300
301
304
305
306
307
308
309
310
312

SERVICIOS CONTRATADOS
Alquiler de vehculos
Alquiler de Bienes Inmuebles
Asesora y Gastos Legales
Asesora Administrativa/Financiera
Asesoras de Mercadeo y Ventas
Auditoria Externa/Interna
Suscripciones y membresas
Servicios Manto. De Red y computacin
Servicios de Fletes y Acarreos

400
401
402

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
Manto. Inmuebles (Edificios, Oficinas, Terrenos..)
Manto. y Reparac. Mobiliario y Equipo de Oficina

1200
1201
1202

GASTOS FINANCIEROS
Intereses corrientes
Intereses moratorios
Etc

El Contador bien podra hacer un esfuerzo por elaborar el Catlogo de cuentas

auxiliares por Fuentes de Ingreso, y conformarlo de acuerdo a las caractersticas
de cada Empresa.
j.- El cdigo de la cuenta Una vez clasificados las informaciones, stas deben
ser CODIFICADAS. Tarea que consiste en asignarle a cada una de las cuentas un
cdigo numrico, alfabtico o combinacin de ambos; tomado de un catlogo
previamente elaborado,; con el objetivo de que su bsqueda o identificacin
resulte mucho ms fcil, desde el punto de vista del usuario, que necesite acceder
a algn tipo de informacin. El Cdigo de Cuenta Contable a definir debe ser
muy amplio y debe permitir establecer una buena cantidad de combinaciones.

1201 Cuenta de Mayor CUENTAS POR COBRAR CLIENTES

0002 - Sub - cuenta CLIENTES DE BIENES
2120 - Sub - Sub Cuenta JUAN PEREZ
k.- El objetivo de las cuentas de orden. en algunas empresas se hace
necesario llevar registros contables adicionales (de transacciones de bienes en
consignacin, operaciones compartidas con otras firmas) o registros de carcter
administrativo (intereses ganados por los diferentes depsitos a largo plazo,
cantidad de acciones compradas, vendidas o suscritas, comportamiento del pago
de utilidades, etc...) Existen gran variedad de usos o fines de las Cuentas de
Orden- Ejem.:
Cuentas de orden de mercaderas en consignacin recibidas o
entregadas - para satisfacer la necesidad de registrar el comportamiento de las
operaciones relacionadas con el control y manejo de los bienes consignados,
etc...
Cuentas de orden Deudoras y Acreedoras segn la naturaleza del registro que
van a recibir.
Cuentas de orden de uso personal los dueos y socios pueden demandar que
se les lleve un registro de sus bienes u operaciones individuales (independientes
o diferentes a las de la Empresa)
l.- El centro de costo o centro de generacin de ingresos - Es de gran utilidad
que la clasificacin de las cuentas sea acompaada por los criterios de ubicacin
en Centros de Costos y/ o Centros de generacin de Ingresos. Las anteriores
clasificaciones de las cuentas brindan la Informacin de que afect la situacin
financiera, mientras que estas clasificaciones nos informan donde se generaron
los ingresos.; donde se consumieron los gastos, donde se registraron los costos,
donde se ubican las inversiones y en cual estructura de la Empresa se origino la
obligacin. El desglose o detalle de los centros de Costos se elabora a partir del
Organigrama de estructuras de la Empresa. Los centros de costo o ingresos dan
lugar a la presentacin de una nueva y gran variedad de reportes administrativos y
financieros y son de gran utilidad para la elaboracin y calculo del Presupuesto
de Inversiones, Ingresos, Costos y Gastos y el anlisis de los resultados
operativos de cada Estructura. Ejem.
Gerencia General
Vice-Gerencia
Caja
Taller de mantenimiento
Gerencia de Ventas
Departamento de Contabilidad

Seccin de Cartera y Cobros

Departamento de Empaque y acabados
Unidad de limpieza
Zona 2 de la ciudad
m.- El tipo de moneda - muchas veces por necesidad de la Empresa o por el tipo
de Sociedad legal (subsidiaria, agencia, representante o sucursal de una
transnacional) se hace necesario diferenciar el tipo de moneda en que se realiz la
transaccin econmica. Esta informacin es de doble importancia para el registro
de la moneda recibida y su conversin a la moneda oficial de la Empresa y para la
elaboracin de Estados Financieros comparativos entre dos o ms tipos de
moneda. Por consiguiente es til clasificar si la transaccin se pacto:
a) en moneda nacional en nuestro pas el Crdoba (C$)
b) en moneda extranjera dlar, euros, libra esterlina, sucres, etc
n. La modalidad de procesamiento o acumulacin - Debido a la necesidad
del Sistema informtico de sumar todos los movimientos de una cuenta durante un
perodo determinado y acumular estos movimientos al saldo del perodo anterior,
los diferentes niveles de las Cuentas deben clasificarse como cuentas de:
ENCABEZADO para acumular o sumar todos los movimientos
de un grupo y/o sub-grupo de cuentas. No puede recibir directamente ningn tipo
de movimiento. En este nivel se recibe las sumatorias de los movimientos
deudores y acreedores del nivel inmediato inferior y se calcula el nuevo saldo del
periodo. De manera que los diferentes reportes e informes contables solamente
muestran el monto acumulado en el perodo. Se recomienda usar hasta tres
niveles de cuentas de encabezado y solamente un nivel (obligatorio) de cuenta
de Detalle (el ms bajo).DETALLE recibe directamente los movimientos deudores o acreedores de
afectacin a un elemento especifico de registro (Cliente, Empleado, Objeto de
Gasto, etc...). En este nivel el sistema muestra, en los diferentes reportes, cada
uno de los movimientos y sus referencias, suma los movimientos deudores y
acreedores, calcula el nuevo saldo del perodo; y traslada la sumatoria de estos
movimientos al nivel superior inmediato, sucesivamente hasta el nivel superior de
encabezado. Ejem:
Cuentas por cobrar
Clientes de Bienes
Jos Prez

Cuenta de encabezado superior

Cuenta de encabezado
Cuenta de detalle

.- El rubro - A cada una de las Cuentas debe asociarse un cdigo de RUBRO

, agrupacin de cuentas que facilita al Sistema el sumar el monto del saldo de
cada una y el poder presentar la informacin consolidada (sumatoria de las
mismas) en el Balance General, el Estado de Resultados y/o cualquier otro
reporte. Esta clasificacin es muy til para reportes ampliados o resumidos como
el Balance condensado o el documento Origen y aplicacin de fondos Ejem._
Cuenta

Rubro

Depreciacin acumulada de Mobiliario

Depreciacin

Depreciacin acumulada de Herramientas

Depreciacin

Depreciacin acumulada de Edificios

Depreciacin

acum.
Acum.
Acum.
o.- La conversin de la moneda extranjera cuando se requiere la elaboracin
de los Estados Financieros en otra moneda, se necesita cumplir con normas de
conversin que obligan a clasificar los saldos de las cuentas tomando en cuenta
si son o no convertibles, definindolas como:
Cuentas histricas a las que conservan el valor en moneda extranjera
registrado al momento de ocurrir la transaccin. (Dlar o Euro histrico)
Cuentas de movimiento a las que se hace necesario actualizar la conversin
en moneda extranjera cada vez que cambie su saldo o se de un nuevo
movimiento.
En estos casos interviene una nueva versin de Principios de registro. (NIF), que
entre otros casos establece por ejemplo, que los activos inmovilizados al momento
de registrarlos se utiliza el tipo de cambio a la fecha de su adquisicin y este no
variara en adelante: A diferencia del Efectivo en Moneda extranjera cuyo
equivalente en crdobas varia de acuerdo a la tasa de cambio vigente a la fecha
de la transaccin o fecha de cierre.
Todos y cada uno de los criterios de clasificacin deben ser
explcitamente en los Catlogos correspondientes. Ejem.:

CATALOGO DE CUENTAS
CODIGO

enunciados

RUBRO

NATUR
ALEZA

200

Moneda Nacional

200

Moneda Extranjera

200

200

Moneda Nacional

200

Moneda Extranjera

200

200

Moneda Nacional

200

Moneda Extranjera

200

200

Moneda Nacional

200

Moneda Extranjera

200

CUENTAS POR COBRAR CLIENTES

210

PRESTAMOS Y ANTICIPOS A EMPLEADOS

210

Prestamos a Empleados

210

OOO2

Anticipos de Salarios

210

1203

OOO3

Anticipos de Vacaciones

210

TIPO

Cta.

Sub-Cta.

1101

1101

OOO1

1101

OOO2

1102

1102

OOO1

1102

OOO2

1103

1103

OOO1

1103

OOO2

1104

1104

OOO1

1104

OOO2

1201

1203

1203

OOO1

1203

DESCRIPCION
CAJA GENERAL

FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA

BANCOS

VALORES NEGOCIABLES

1203

OOO4

Anticipos de Aguinaldos

210

1203

OO10

Otras Cuentas por Cobrar a Empleados

210

1204

210

1204

OOO3

Moneda Nacional

210

1204

OOO4

Moneda Extranjera

210

ADELANTOS P/ COMPRAS Y GASTOS

El Proceso de clasificacin culmina con la elaboracin de:

EL CATALOGO DE CUENTAS DE MAYOR
EL CATALOGO DE CUENTAS AUXILIARES
EL CATALOGO DE OBJETOS DE GASTOS
EL CATALOGO DE TIPOS DE COSTOS
EL CATALOGO DE CENTROS DE COSTO
EL CATALOGO DE FUENTES DE INGRESO
EL CATALOGO DE RUBROS
El CATALOGO DE CLIENTES Y PROVEEDORES
EL CATALOGO DE FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS
El CATALOGO DE CUENTAS HOMOGENEO (Grupos Emp)
Cada uno de estos Catlogos requiere ser conformado y ser explicado, temas de
los que hablaremos mas adelante. Las normas del uso, manejo y definicin de
cada cuenta se sintetizan en el MANUAL DE CONTABILIDAD de cada Empresa.

El Proceso de Clasificacin es indispensable para dar inicio al Proceso de Registro

de la Informacin.