INTRODUCCIN

El proceso administrativo es el conjunto de procesos que interactan

entre ellos, que ninguno puede existir sin el otro formando una
secuencia continua que no tiene comienzo ni fin y que en conjunto
buscan alcanzar los objetivos organizacionales

Con este trabajo de campo se pretende llevar a la realidad el

conocimiento terico adquirido en la asignatura de administracin I
de las cuatros faces que conforman el proceso administrativo las
cuales son: Planeacin, organizacin, direccin y control, para lo cual
hemos tomado como punto de referencia la empresa conocida como
Almacenes EXITOS S.A
Con lo cual es indispensable conocer un sus inicios y las diferentes
herramientas utilizadas que ha permitido su crecimiento, sobre la cual
daremos a conocer algunos aspectos que evidencian dicho proceso.

JUSTIFICACIN

Este trabajo se realiz con el fin de identificar los procesos

administrativos de los Almacenes XITO S.A, haciendo como
primera medida una identificacin de la empresa a travs de sus
elementos corporativos como lo son: misin, visin, valores, principios
y objetivos, logrando evidenciar cmo se desarrollan los procesos de
planeacin, control, organizacin y direccin, as mismo identificar las
estrategias que se aplican en cada una de las etapas de dicho
proceso.
Con esta investigacin se pretende generar la inquietud en el grupo
acadmico de la importancia que tiene las herramientas de anlisis,
presentes en el proceso administrativo.

OBJETIVO GENERAL

Determinar aspectos relacionados a cmo se desarrolla el

Proceso Administrativo en Almacenes EXITOS S.A

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Reconocer los recursos que utiliza la organizacin (Almacenes

EXITOS S.A) para suministrar resultados definitivos a la hora de
llevar a cabo un proceso.
Valorar los controles que se aplican en dicho proceso para tener
la seguridad de que este funcione eficaz y eficientemente.
Identificar de manera individual los cuatro procesos que forman
en conjunto el proceso administrativo.

PLANEACIN
RESEA HISTORICA
El Grupo xito es una empresa que naci en 1949 en la ciudad de
Medelln en un pequeo local del sector de Guayaquil, inicialmente
sus actividades se enfocaban en los textiles, negocio que le permiti
crecer rpidamente e introducir en la dcada de los 70 un nuevo
formato comercial en el que empezaron a mezclar la venta de textiles
con productos de gran consumo.
Gracias a los buenos resultados de la empresa durante la dcada del
70 y hasta 1981 continuaron con la expansin de puntos de venta
dando apertura en Medelln a los almacenes de la calle Colombia, El
Poblado y Envigado. Ya hacia finales de los 80, exactamente en 1989
abrieron su primer punto de venta por fuera de su ciudad de origen,
ste fue xito Calle 80 en Bogot.
Durante los 90 la expansin en puntos de venta continuara a la par
de noticias en el mbito financiero como lo fueron: 1994: Apertura
accionaria de la compaa en el mercado de valores de Colombia
1999: Oferta Pblica de Intercambio (OPI) con Cadenalco S.A.
tomando as el cerca del 57% de las acciones de esta compaa 1999:
Venta del 25% de sus acciones al grupo francs CASINO.
En lo corrido del nuevo siglo la compaa comenz fusionando las
reas administrativas del xito y Cadenalco, fortaleci su estructura
de propiedad sobre Cadenalco S.A; en 2007 se convirti en el
principal accionista de Carulla Vivero S.A, mismo ao en que grupo
CASINO se convierte en el principal propietario de Almacenes xito
con el 61.5%, para Julio de 2010 el Grupo xito logr una alianza
estratgica con la caja de compensacin CAFAM, lo que servir para
fortalecer su posicionamiento de mercado.
Al cierre de 2009 el Grupo Exito posea 260 almacenes en sus
diferentes formatos: 100 xito, 82 entre Carulla y Pomona, 51 Bodega
Surtimax y otros 28 puntos entre las dems marcas del grupo; puntos
de venta distribuidos a lo largo de 52 ciudades del pas. Sus ventas al
cierre de 2009 ascendieron a COP $6,9 billones. Las oficinas centrales
de la compaa se localizan en el municipio de Envigado, Antioquia.
El Grupo xito en la actualidad se ubica como un slido lder del
mercado en el que compite, sus estrategias estn enfocadas en el
fortalecimiento del retail en el mercado interno y la creacin de
negocios complementarios que jalonen su crecimiento de una forma
ms diversificada. Sus recientes alianzas e incursin en negocios
financieros e inmobiliarios
El Grupo xito muestra una importante tendencia de crecimiento, sus
estrategias apuntan a consolidarse como un lder absoluto del

mercado, su eficiencia a ratificarla como una de las ms rentables y

sus actuales calificaciones como la ms liquida entre sus
competidores.

MISIN

Trabajamos para que el cliente regrese

Aqu se implementa la estrategia cliente feliz que se basa en:

sonrer, saber y sorprender (estrategia de servicio para hacer que el
cliente regrese).
VISIN
En el 2015, el Grupo XITO, tendr resultados superiores en:

Perspectiva financiera
Ingresos
Roce (retorno sobre capital empleado)
Perspectiva de mercado
QSA, (auditoria en la calidad del servicio)
Participacin en el mercado.

VALORES

Servicio
Trabajo en equipo
Simplicidad
Innovacin

PRINCIPIOS

Somos ntegros en la manera en que actuamos y en la forma en

la cual llevamos nuestras relaciones comerciales.
somos equitativos en las relaciones y respetuosos en el trato
hacia las personas.
Somos transparentes y nos regimos siempre por el buen
gobierno.
Garantizamos la dignidad del ser humano

OBEJETIVOS

Priorizar las relaciones con los tres ejes fundamentales para la

compaa (clientes, proveedores, accionistas)

Impulsar el progreso de la comunidad

Desarrollar al mximo el talento humano
Orientar las acciones al mercado y sus clientes.

A NIVEL DE SEDES

Cumplir el presupuesto de ventas

Reducir las mermas desconocidas
Aumentar la utilidad
Mantener elevado la calidad del servicio

POLITICAS

Acuerdos de buenas prcticas:

acuerdos unificados sobre
buenas practicas industriales, comerciales y defensa del
consumidor
Redencin de puntos xito para lo cual debe ir el titular de los
puntos presentando la cedula
Para efectuar pagos con tarjetas xito y crditos lo debe realizar
el dueo de la tarjeta con cedula original
Certificado de prevencin y control del lavado de activos
Certificacin en manipulacin de alimentos

PROCEDIMIENTOS
Momentos de verdad del cliente XITO
Creacin de la necesidad bsica producto y/o servicio
El cliente ingresa a las instalaciones del almacn
Asesora en cuanto descuentos y ubicacin de productos
Salida de instalaciones
Uso o consumo del producto y/o servicio
PROGRAMAS

Fidelizacin de clientes alto valor (reuniones entrega incentivos,

firma de autgrafos de personajes importantes de los campos
de la moda, salud y farndula)
Nios exploradores: es un programa que invita a los nios de
las escuelas, guarderas a recorridos por los diferentes
almacenes y refrigerios.

Programa de gticas, es un incentivo solidario en el que los

clientes y la compaa pueden ayudar a las instituciones que
trabajan por la nutricin en la primera infancia del pas
(Fundacin xito)
Programa de incentivos hacia los empleados y sus familias

ANLISIS DOFA
ANALISIS DOFA
AMENAZAS
1 Entrada de almacenes
de cadena con alta
experiencia en el
mercado.
2 La competencia tiene
precios ms bajos.
3 Alza de precios por
parte de proveedores

FORTALEZAS
1 excelencia en el servicio
diferenciador.
2
Estrategia multimarca
3
Estrategia
multiformato
4
Estrategia
multindustria
5
Estrategia
multinegocio

F1 y A1
Capacitar continuamente a
los colaboradores en temas
de mercadeo y servicio al
cliente,
para
seguir
presentando
su
servicio
excelente y diferenciador
para lograr la fidelizacin en
nuestros clientes.
F2, F3,A2, O2
Impulsar las marcas propias
en sus diferentes formatos,
realizando
eventos,
degustaciones,
das
de
precios
especiales,
y
descuentos permanentes y
as crear una necesidad al
cliente
por
nuestros
productos y /o servicios
fidelizndolos
O5, F3, A1
Realizar
apertura
de
nuestras
sedes
para
contrarrestar la demanda

OPORTUNIDADES
1 Manejo continuo de
redes sociales,
plataformas
tecnolgicas y medios
de comunicacin.
2 Expansin de marca en
cada uno de sus
formatos.
3 Nuevos proveedores
(nuevas marcas)
4 Nuevos servicios y
productos ()marcas
propias y tradicionales
5 Apertura de nuevas
sedes (ms demanda)
F2, F3, A2, O2
Impulsar las marcas propias
en sus diferentes formatos,
realizando
eventos,
degustaciones,
das
de
precios
especiales,
y
descuentos permanentes y
as crear una necesidad al
cliente
por
nuestros
productos y /o servicios
fidelizndolos
O1, F5
Afianzar promocionar y dar
a conocer en redes sociales
y
sedes
comerciales
(almacenes) los negocios
complementarios que ofrece
el grupo xito a sus clientes
O5, F3, A1
Realizar
apertura
de
nuestras
sedes
para
contrarrestar la demanda
del servicio, por parte de
futuros clientes potenciales

DEBILIDADES
1
Error en la marcacin
de precios, al producto
exhibido en las gndolas
2
Informacin
desactualizada en la pgina
principal de la compaa.
3
Falencias en el control
de inventarios
4
Bajo presupuesto en
contratacin del personal
5
Error en algn punto
del proceso en la prestacin
del servicio (xito.com
domicilios)

del servicio, por parte de

futuros clientes potenciales
y marcar la diferencia con
nuestros competidores.

y marcar la diferencia con

nuestros competidores.

F1,F2,F3,F4,F5,D2,O3,A2
1 Realizar campaas para
la actualizacin de datos de
cliente frecuentes, pgina
principal del grupo xito y
redes sociales para que
nuestros clientes tengan
varias formas de conocer y
adquirir nuestros productos
(marcas) servicios (negocios
complementarios ) que se
les ofrece y fidelizarlos

F1,F2,F3,F4,F5,D2,O3,A2
1 Realizar campaas para
la actualizacin de datos de
cliente frecuentes, pgina
principal del grupo xito y
redes sociales para que
nuestros clientes tengan
varias formas de conocer y
adquirir nuestros productos
(marcas) servicios (negocios
complementarios ) que se
les ofrece y fidelizarlos

ESTRATEGIAS
Segn la filosofa corporativa del Grupo xito su estrategia se basa en
propuestas de valor diferenciales que satisfagan los deseos de los
consumidores, en establecer el ritmo de mercado con las mejores
marcas y cultivando las mejores relaciones con sus clientes,
proveedores, empleados, accionistas e inversionistas.
De igual forma la estrategia se consolida con la transformacin en
una corporacin multiindustria, multi-formato, multi-marca y multinegocio con el objetivo de brindar ms servicios a sus clientes.
Respecto de estos ltimos la compaa busca ofrecerles una
combinacin de precios competitivos, productos de calidad, variedad
de productos y destacado servicio. La informacin que se obtiene a
travs de la fidelizacin de clientes (Puntos xito) es utilizada para el
desarrollo de estrategias de mercadeo que actualmente estn
orientadas al ahorro y diferenciacin.
Dentro de su propuesta opera adems de la profundizacin en el
comercio al detal, la apertura de almacenes, conversiones y alianzas
comerciales, desarrollo del portafolio inmobiliario, maximizacin de
sinergias, fortalecimiento del retail financiero y negocios
complementarios, incremento del portafolio de marcas propias,
posicionamiento de programas de fidelizacin y el fortalecimiento de
los fundamentales financieros.
El Grupo xito contina enfocado a la excelencia operacional
reduciendo su estructura de gastos, incrementando sus mrgenes
operacionales y mejorando la rotacin de su capital de trabajo. Entre

las principales iniciativas se encuentra un programa

racionalizacin del inventario y optimizacin del sistema
distribucin.

de
de

El Grupo xito actualmente no contempla dentro de su estrategia

planes de internacionalizacin debido a que sus esfuerzos en el corto
y mediano plazo estn concentrados en la profundizacin y cobertura
del mercado local. Es importante resaltar que dentro de su campaa
en aras del cumplimiento de la responsabilidad social se destacan 4
pilares fundamentales: oportunidades de empleo digno, trabajo en
alianza con proveedores, cuidado del medio ambiente y apoyo a la
nutricin infantil.

ORGANIZACIN
Organigrama (sugerido)

Actividad

Fecha

Presentac
in
del
almacn
a
los
nios
explorado
res

09
de
Diciembr
e
del
2014

Habladore 13 al 30
s
mvil de
xito
Noviembr
e
del
2014

Goticatn

Diariame
nte

CRONOGRAMA
Propsito Recurso
s
Mostrar a Refriger
los nios ios
y
el
regalos
almacn
para los
y
sus nios
secciones 10
nios
aprox. $
400.000
Fidelizaci Tener
n
de clientes
clientes
con
con
mvil
minutos
xito
extra

Concienti
zar
a
nuestros
de
la

Responsa
ble
Gestin
cliente

Observacio
nes
Se
debe
tener gua
para
los
nios
y
buena
presentaci
n de ella.

Gestin
cliente

A
cada
cliente que
cuente con
telefona
mvil xito
se
le
obsequia
un minuto.
En
cada
puesto de
pago tener
mnimo 50

Gestin
humana

importan
cia
de
esta
labor
y
nuestro
comprom
iso 2030,
Cero
desnutric
in
infantil.

gticas
diarias.

PROCESO DE SELECCIN
Pasos para el proceso de seleccin.
1. Requerimiento (rea o almacn)
2. Anlisis ocupacional (funciones del cargo perfil, competencia)
3. Reclutamiento: interno asensos-referidos
Externos-bsquedas y plataforma
4. Revisin y descartes (segn perfil)
5. Entrevista grupal
6. Pruebas psicotcnicas
7. Pruebas tcnicas (dependen del cargo)
8. Entrevista individual
9. Envi de dos candidatos al jefe inmediato
10.
Contratacin /acenso
DIRECCION
NORMATIVIDAD
De prioridad al respeto por los derechos humanos de sus
empleados, clientes, proveedores o comunidades en las que opera
vele porque se cumplan los derechos laborales de sus
trabajadores.
No contrata menores de edad
Sea transparente en su relacin con nosotros y con la informacin
que nos suministra (estudio financiero, experiencia comercial).
Nos reporte a la lnea 018000522526 o al correo etica@grupoexito.com si detecta prcticas de fraude o corrupcin en nuestra
relacin comercial.
No ofrezca a la competencia informacin sobre sorteos,
promociones o eventos especiales.
Evite entregar a nuestros empleados cualquier tipo de obsequio
que supere los tres SMDLV.

Reglamento interno de trabajo

Horarios de trabajo
Reglamento de higiene y seguridad industrial

LDERES DE LAS COMPAAS

Presidente
Vicepresidencia Retail
Vicepresidente financiero y administrativo
Vicepresidente comercial y de abastecimiento
Secretario general y gerente de asuntos corporativos
Vicepresidente de marca xito
Vicepresidente de recursos humanos
Vicepresidente de inmobiliaria y desarrollo
Vicepresidente de mercadeo
Gerente de la cadena de abastecimiento
Gerente de clientes
Director de auditoria

CONTROL
ATENCIN OPORTUNA DE QUEJAS Y RECLAMOS.
1. En primera instancia la queja y / o reclamo deber ser
atendida por el funcionario de la cadena de almacn y/o
proveedor a quien se le haya asignado el contacto directo
con quien formula la queja o por aquel que haya realizado el
acto originado en el hecho que dio origen a la queja y/o
reclamo.
2. Una vez agotada la instancia descrita de persistir la
inconformidad, la queja o reclamo debe ser analizada por la
persona o personas diferentes a las mencionadas en el punto
anterior.
3. La resolucin de quejas y reclamos por un funcionario
diferente, se har en la medida en que as lo permita la
estructura interna de cada empresa.
4. En esta fase, podr establecerse un sistema de prioridades
en la atencin de quejas y/o reclamos, de acuerdo con su
cuanta y/o gravedad.

5. La fase de arreglo directo no podr exceder de veinticinco

(25) das hbiles para temas no contables y cuarenta (40)
das hbiles para temas contables, contado desde el
momento de la fecha de radicacin de la queja o reclamo en
debida forma.
6. Expirado el plazo al que hace referencia el punto anterior sin
que se haya llegado a un acuerdo para la solucin del
conflicto, cualquiera de las partes podr llevar la
controversia a segunda fase de procedimientos sin importar
el grado de avance.
MECANISMO DE CONTROL DE ALMACENES XITO S.A
A travs de la Junta Directiva, la Auditoria Interna y la Revisora Fiscal.
Segn el caso, se ejerce una continua evaluacin y control de los
rganos de direccin de la compaa corresponden a estos velar por
una recta administrativa de la sociedad, una conservacin e inversin
adecuada de sus activos y manejo ordenado y eficiente de sus
recursos en cumplimiento de su objeto social. Dentro de los anteriores
parmetros los rganos antes mencionados estn facultados para:
1. Inspeccionar la contabilidad de la compaa, sus balances, los
bienes y valores de la sociedad y los que estos tengan en
custodia; todas las operaciones, inventarios, acatas, libros,
correspondencia, comprobantes de cuenta y negocios de la
compaa.
2. Solicitar a los rganos de administracin y direccin de la
sociedad informes escritos sobre asuntos generales y
especficos de su inters, as como las aclaraciones,
ampliaciones y explicaciones que los mismos requieran.
3. Informar al representante legal de la compaa, su junta
directiva o la asamblea general de accionista segn sea el caso,
de los hallazgos hechos por los mismos.
4. Informar al comit de compensacin, evaluacin y seguimiento
del cdigo del buen gobierno as como el comit de conflictos
de inters, todas aquellas situaciones que constituyen una
violacin al presente cdigo.

CONCLUSION
En la empresa Almacenes xito S.A. pudimos evidenciar de manera
detallada los cuatro procesos que forman parte del proceso
administrativo en su conjunto.

Dentro del proceso de planeacin esta la visin esta expira hasta

presente ao, a nivel organizacional el organigrama est estructurado
por reas funcionales.
Como estudiantes de Administracin Financiera es indispensable
conocer el proceso administrativo y todo lo que esto implica para la
toma adecuada de decisiones y determinar anticipadamente y ejercer
control sobre los objetivos y resultados de la empresa.

Anexos

CONCLUSION
Del presente trabajo podemos concluir:
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
PROGRAMAS DE EDUCACION SUPERIOR A DISTANCIA
PROGRAMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA
CREAD MAGANGUE

ANEXO 2. Entrevista dirigida al Gerente de Almacenes XITO S.A, del

Municipio de Magangu-Bolvar.
OBJETIVO: Determinar aspectos relacionados a cmo se desarrolla el
Proceso Administrativo en esta entidad.
LUGAR: ________________FECHA:_______NOMBRE:_____________
1. PLANEACION
1. A qu rgimen pertenece la empresa?
2. Qu nos puede decir sobre la misin, visin, objetivos, valores y
dems elementos corporativos?
3. Se contempla en la institucin una dependencia encargada del
proceso de planeacin?
4. Se contempla en la institucin una dependencia encargada del
proceso de planeacin?
5. Se considera prioritaria la funcin de planeacin en la
institucin?
6. Estn los planes adecuadamente formulados?
7. Apoya la alta direccin de la institucin el proceso de
planeacin?
8. Se realiza difusin permanente de la situacin de los planes en
todos los niveles organizacionales?
9. Cuentan los planes con la suficiente financiacin?
10. Se tienen planes a corto, mediano y largo plazo?
2. ORGANIZACIN.
11. Corresponden los niveles jerrquicos a las necesidades de la
institucin?
12. La toma de decisiones es propiciada por los niveles jerrquicos?
13. Es conveniente reestructurar la jerarqua organizacional?
14 Son suficientes y apropiadas las dependencias que integran la
departamentalizacin en que se encuentra dividida la entidad?
15. Las personas que ocupan los cargos actuales satisfacen los
requisitos exigidos en los manuales de perfil de cargos?
16. Desarrollan las funciones que les corresponden, segn los
procedimientos y puestos de trabajo asignados?
17. El personal ha sido incorporado conforma a las polticas y
procedimientos de la funcin Integracin de personal?
3. DIRECCION.
18. Se aplican tcnicas adecuadas que motivan al personal?

19. Se trabaja en la institucin en la formacin de una Cultura

Corporativa?
20. Existe un mtodo apropiado de comunicacin?
21. Existen procedimientos formales para la seleccin del recurso
humano?
22. Son equitativos los procesos de seleccin?
23. Est formalmente constituido un departamento de
administracin de recursos humanos?
24. Se cumplen las normas legales de inclusin al sistema de
seguridad social, cuando se incorpora al personal?
25. Las vacantes estn actualmente ocupadas por personas que
cumplen los requisitos exigidos?
26. Se desarrolla proceso de induccin cuando se incorpora personal
nuevo?
27. Existen planes de bienestar para beneficiar al personal?
28. Se dispone de un programa de salarios y compensaciones para el
personal?
4. CONTROL.
29. Dispone la institucin de un sistema adecuado de control?
30. Se acuerda con los implicados el desarrollo de acciones,
tendientes a corregir las desviaciones?
31. Se tratan de corregir las faltas, una vez que se presentan?

BIBLIOGRAFIA.
ALMACENES XITO S.A. Magangue-Bolivar, Gerente Osvaldo Romero,
recepcin y servicio al cliente.
CIBERGRAFIA

www.eafit.edu.com
www.exito.com.co