CASO DE ESTUDIO N3- DEL TOMATE S.A.

Primera Parte
La empresa DEL TOMATE SA, dedicada a la elaboracin, venta y
distribucin de diversas conservas a base de tomate, es propiedad de la
familia Fuentes. Su Directorio est integrado por el Sr. Martn Fuentes, su
esposa Magdalena y sus dos hijos Joaqun y Gustavo. Del Directorio
dependen dos Gerencias: Produccin, a cargo de Martin y
Administracin, a cargo de Magdalena. La empresa ocupa actualmente a
143 empleados.
De la Gerencia de Produccin dependen dos Departamentos: Elaboracin
(integrado por un Jefe y 53 Operarios) y Envasado (integrado por un Jefe
y 17 Operarios) y siete Secciones: Administracin de Fbrica, Control de
Calidad, Mantenimiento, Depsito, Limpieza, Personal y Vigilancia.
La Seccin Control de Calidad est integrada por un jefe y cuatro
asistentes, la Seccin Depsito, por un Jefe y 12 operarios. En el
Depsito se almacenan tanto las materias primas como los productos
terminados, distribuidos en la planta fsica en forma correcta. La Seccin
Limpieza se integra por un Jefe y 12 auxiliares de servicio y la Seccin
Vigilancia, por un Jefe y 4 Serenos.
La Seccin Administracin de Fbrica tiene a su cargo el control de
asistencia del personal de Produccin, la realizacin de su liquidacin de
sueldos y se integra por un jefe y tres Auxiliares. La Seccin
Mantenimiento se encarga de las maquinarias utilizadas en el proceso
de elaboracin de las conservas y est integrada por un Jefe, un tcnico
especializado y un auxiliar.
De la Gerencia de Administracin dependen el Departamento de
Contabilidad, el Departamento de Compras y la Seccin Ventas Del
Departamento de Contabilidad, al frente del cual est Joaqun, dependen
cinco Secciones: Caja, Facturacin, Distribucin, Registros y Cuentas
Corrientes. Cada una de estas Secciones est integrada por un Jefe y
tres auxiliares. El Departamento de Compras cuenta con dos
funcionarios y el cargo de Jefe de Departamento se encuentra vacante.
La Seccin Ventas, al frente de la cual est Gustavo, est integrada por
18 vendedores.
El Gerente de Produccin, por sus conocimientos en la elaboracin de las
conservas, indica al Jefe de Ventas las orientaciones tcnicas para
comercializar los distintos tipos de conservas.

Las principales actividades de la Seccin Personal, integrada por un Jefe

y tres auxiliares, son:
Controlar la asistencia del personal.
Liquidar los sueldos del personal.
Efectuar el clculo de los montos de aguinaldos, licencias, salario
vacacional.
Elaborar las declaraciones de pago al BPS y BSE.
Verificar el cumplimiento de las normas de disciplina de la
empresa.
El Directorio considera, asimismo, que la seccin debera tener un papel
activo en la actualizacin de los Reglamentos de Personal y que su Jefe
debera asistir a las reuniones que se efecten con los representantes
gremiales.

Segunda Parte
En la empresa DEL TOMATE S.A., el Directorio se rene mensualmente.
En la ltima reunin, Magdalena se mostr muy insatisfecha con el
rendimiento de sus hijos, producindose el siguiente dilogo:
Magdalena: Estuve hablando con Luca, la Jefa de Facturacin. Hubo un
cambio de precios y ella ni se enter, factur todo mal. Adems dice que
le estamos vendiendo a gente que est muy atrasada en los pagos.
Gustavo: Cmo que no se enter? Yo la llam y le dije que haban
cambios.
Magdalena: No puedes resolver esos asuntos por telfono! Hace mucho
que te pido que te renas con ella y con la Jefa de Cuentas Comentes.
Una reunin por semana para tratar todos los temas que conciernen a
Ventas.
Gustavo: Esas reuniones no sirven. Nadie se hace luego responsable
por nada, todos llegan tarde y al fin son solamente una prdida de
tiempo. Aqu lo que necesitamos es un asesor en Marketing, que nos
ayude con temas complejos como son la fijacin de precios o el diseo
de los envases. Actualmente yo me hago cargo de todos esos temas y
realmente no me da el tiempo. No puedo detenerme a analizar el diseo
de los envases cuando tengo que verificar todos los informes de ventas.

Magdalena: Ese es otro aspecto a tratar. Pero un asesor de Marketing

no resolver la falta de comunicacin que existe entre Facturacin y
Ventas.

SE SOLICITA:
1. ELABORAR el organigrama de DEL TOMATE S.A..
2. ELABORAR la hoja del Manual de Organizacin y Funciones
correspondiente a la Seccin
Personal.
3. EXPRESAR si Ud. est de acuerdo con Ia creacin de una
asesora en Marketing.
Justifique su respuesta.
4. EXPRESAR si un Comit podra resolver los actuales
problemas de coordinacin entre
Facturacin y Ventas. JUSTIF1CAR su respuesta.
5. EXPRESAR, en caso de crearse un Comit de Coordinacin:
i. Cul sera su integracin?
ii. Qu pautas fijara Ud. para optimizar su
funcionamiento?
6. ANALIZAR tanto los aspectos positivos como negativos
existentes en la estructura y funcionamiento de DEL TOMATE
S.A. Numere y explique con claridad cada una de las fallas y
fortalezas.

SOLUCION
1. Elaborar el organigrama estructural y funcional (puestos de
trabajo) de TOMATE S.A.
Total: 163 empleados
* El gerente de Produccin, Martn Fuentes, es tambin integrante del
directorio, debido a eso no es considerado un digito adicional.
**La gerente de Administracin, Magdalena Fuentes, es tambin
integrante del directorio, debido a eso no es considerado un digito
adicional.

***EI jefe del departamento de Contabilidad, Joaqun Fuentes, es

tambin integrante del directorio, debido a eso no es considerado un
digito adicional.
****El puesto de Jefe del departamento de Compras actualmente se
encuentra disponible debido a eso no es considerado un digito adicional.
*****El jefe de la seccin Ventas, Gustavo Fuentes, es tambin
integrante del directorio, debido a eso no es considerado un dgito
adicional.
2. Expresar si Ud. Esta de acuerdo con la creacin de una
asesora en marketing. Justifique su respuesta
Con la creacin de una asesora de Marketing, esta asesora ayudara
con la fijacin de precios y diseo de los envases u otras actividades
adicionales. Actualmente Gustavo Fuentes, Jefe de Ventas, realiza la
fijacin de precios y diseo de los envases, que son actividades que no
le corresponde ejecutarlas. Al contrario lo desva de sus verdaderas
obligaciones, ocasionando que no se cumplan con eficiencia la totalidad
de actividades a su cargo, afectando de esta manera a toda la empresa.
Consideramos que la creacin de esta nueva asesora estara ubicada
sobre la seccin Ventas.
Las ventajas que la empresa obtendra:
Brindar una mejor atencin al cliente.
Mejorar la rentabilidad de la empresa.
Tener una supervisin de un especialista en el rea.
Hacer que los clientes sean fieles a la empresa, reconquistar a los
perdidos y atraer nuevos compradores.
Obtener una mejor coordinacin y cumplimiento eficiente de las
obligaciones que le pertenecen a cada-miembro.
Las actividades que Asesora de Marketing realizara son las siguientes:
Proporcionar sugerencias concretas de mejoramiento, colaborar en
la implementacin y en su seguimiento de las mismas.
Desarrollar estrategias comerciales, polticas de ventas y los
correspondientes mtodos de control de gestin.

 Disear tcnicas de mercado que le permitirn superarse,

competir con eficiencia y retomar el camino del crecimiento.
Realizar capacitaciones a los trabajadores y enfocarlos a satisfacer
las necesidades del cliente.
Analizar el medio ambiente comercial para diagnosticar el estado
de situacin y proyectar las acciones a implementar, para lograr
una evolucin favorable que incluye el anlisis del sector, la
competencia y sus caractersticas.
3. Expresar si un comit podra resolver los actuales problemas
de coordinacin entre Facturacin y ventas. Justificar su
respuesta
Un comit debidamente organizado, motivado y responsable si podra
resolver los problemas existentes entre la Seccin Ventas y la Seccin
Facturacin.
Este comit relacionara los Departamentos de Contabilidad y Compras y
la Seccin Ventas, para que de sta manera los personajes claves
investiguen, estudien y propongan la solucin a los problemas de
coordinacin y comunicacin que se describen en el ejemplo u otros
problemas que pudieran existir.
Los miembros del comit (Jefes de Departamentos y Secciones>
conocen mejor que nadie lo que sucede en la empresa, tienen toda la
informacin necesaria sobre su Departamento o Seccin, de manera que
al reunirse y combinar estas informaciones crean una herramienta
(conocimiento) que les permite afrontar los problemas con una visin
general y encontrar las soluciones ms adecuadas.
4. Expresar, en caso de crearse un comit de coordinacin:
a. Cul sera su integracin?
El comit de coordinacin debe estar integrado por todos los jefes de los
respectivos departamentos que conforman la organizacin de la
empresa.
Estos jefes, al formar parte del comit de coordinacin, se hace
responsable por dar solucin a los problemas suscitados dentro de la
organizacin y velar por el buen funcionamiento, desarrollo y
desempeo eficaz de todos sus miembros.

b. Qu pautas fijara Ud. Para optimizar su funcionamiento?

 EI comit deber reunirse cada 15 das.

Cada miembro de comit deber presentar un informe sobre el
estado actual del departamento al cual representa.
La inasistencia a las reuniones de comit sern consideradas faltas
graves, y se harn hacedores de descuentos respectivos.
El comit no contar con un jefe designado, la funcin de dirigir
cada
reunin ira rotando entre todos los participantes, miembros del
comit.
Cada reunin contara con la presencia de un miembro de la
organizacin
invitado para asesorar y contribuir con ideas que propicien
beneficios a la empresa.
5. ANALIZAR tanto los aspectos positivos como negativos
existentes en la estructura y funcionamiento de del TOMATE S.A.
Numere y EXPLIQUE con claridad cada una de las fallas y
fortalezas.