RECEPCIN EN HOTELERA

DOCUMENTOS UTILIZADOS EN RECEPCIN

Los documentos que se manejan en la Recepcin se pueden clasificar en
Documentos Operacionales y Documentos Administrativos.
Documentos Operacionales: Se utilizan para llevar el control directo de las
actividades que el hotel realiza en funcin de los servicios que deben
proporcionar a sus clientes y con la finalidad de evitar cualquier carencia de
informacin que pueda repercutir en la presentacin de dichos servicios.
Documentos Administrativos: Se utilizan para llevar el control interno de las
operaciones realizadas por el hotel al llevar a cabo sus actividades como tal y
con la finalidad de evitar cualquier falta de informacin que pudiera repercutir
en prdidas financieras o problemas contables.
Documento
1.- Tarjeta de
registro

Descripcin
Es el documento en el que se plasma la
informacin general de cada uno de los
huspedes del hotel, as como la informacin
administrativa necesaria para el cobro de
cuentas y el registro contable de los ingresos
generados por su estancia.
Constituye
el
documento
legal
de
arrendamiento de la habitacin por parte del
husped.

2.- Estado de
cuenta o folio

En el folio se registran todos los cargos y

abonos que tenga el husped durante su
estancia. Entre los cargos se pueden
mencionar: renta de habitacin, consumos en
restaurantes y bares, llamadas telefnicas y
otros servicios.

Hay dos tipos de folios:

-Folio de agencia: nunca ser mostrado al

husped, y ser procesado en el sistema a la

hora de la salida y enviado a Cuentas por

Cobrar, con cargo a la agencia.

-Folio de extras: se abrir para cargar en l
todos aquellos consumos o servicios utilizados

Datos que incluye

Nombre del husped
Direccin
Pas de origen
Nmero de personas en la
habitacin
Nmero
de
cuartos
asignados
Tarifa aplicada
Plan de alimentos
Quin reserv la habitacin
Quin pagar la estancia
Clave del segmento de
mercado que aplique
Nmero de folio o nmero
de reserva dado por el
sistema
Fecha de entrada
Fecha de salida
Firma del husped y de las
personas que ocupan la
misma habitacin
Observaciones
Nmero de cuarto
Nombre del husped
Nmero de personas
Direccin del husped
Quin reserva
Quin paga
Tarifa que se va aplicar
Nmero de folio o reserva
Plan de alimentos
Fecha de entrada
Fecha de salida
Observaciones

Ramos, F. (2011). Operacin de Hoteles 1: Divisin cuartos. (2da Ed). Trillas: Mxico

RECEPCIN EN HOTELERA

3.- Facturas

por el husped que no vayan a ser pagados

por la agencia de viajes y que sern
liquidados el da de su salida.
Son documentos fiscales que se expiden a
solicitud del husped al momento de pagas la
cuenta.

4.- Registro de
entradas
y
salidas

Se imprime por el recepcionista al final de su

turno o por el auditor nocturno al final del da,
para contar con un registro de todas las
personas que llegaron en un da determinado.

5.- Registro de
salidas del da

Se imprime por el sistema, tiene las mismas

caractersticas del documento anterior

6.- Registro de
cambios
del
da

Es parte del proceso de Auditoria Nocturna.

Lleva un control y dejan un registro de los
cambios efectuados en los folios, ya sean
cambios de cuarto, tarifa, nmero de
personas, etc.
Tiene la finalidad
de reconocer la
disponibilidad de habitaciones del hotel para
venta. Es generado por el sistema e indica las
reservaciones que estn por llegar, las
habitaciones que estn por salir, los cuartos
ocupados, el porcentaje de ocupacin y los
cuartos disponibles a la venta, as como el
porcentaje de ocupacin del hotel esperado al
cierre del da.

7.- Conteo o
recuento
de
disponibilidad
de
habitaciones

Registro
Federal
Causantes
Direccin
fiscal
husped
Nmero
de
consecutivo
Nombre del husped
Nmero de cuarto
Nmero de folio
Fecha de entrada
Fecha de salida
Hora de entrada
Tarifa
Procedencia
Quin reserva
Quin paga
Observaciones
Nombre del husped
Nmero de cuarto
Nmero de folio
Fecha de entrada
Fecha de salida
Hora de salida
Tarifa
Procedencia
Quin reserva
Quin paga
Observaciones

de
del
folio

Disponibilidad del da:

*Cuartos en casa + Reservas por llegar =
Cuartos ocupados.
*Cuartos ocupados Salidas del da =
Cuartos ocupados al final del da.
Ramos, F. (2011). Operacin de Hoteles 1: Divisin cuartos. (2da Ed). Trillas: Mxico

RECEPCIN EN HOTELERA
8.Reporte
nocturno
de
recepcin.
(Recapitulacin
o resumen de
ocupacin)

Tiene como finalidad reunir en un solo informe

todos los datos estadsticos y contables
referentes a la ocupacin de las habitaciones
del hotel, as como los ingresos generados por
concepto de las rentas y los planes de
alimentos del da que corresponda al reporte.

Cuartos
ocupados
por
segmento de mercado
Huspedes en casa por
segmento de mercado
Ingresos por concepto de
renta y planes de alimentos
por segmento de mercado
Tarifa
promedio
por
segmento de mercado
Total de cuartos ocupados
pagados
Porcentaje de ocupacin de
cuartos pagados
Cuartos
ocupados
de
cortesa y/o uso casa
Huspedes en cortesa y/o
uso casa
Total de cuartos ocupados
Total de huspedes en el
hotel ese da
Porcentaje de ocupacin de
toso los cuartos ocupados
ese da
Ingresos por concepto de
renta de habitaciones y
planes de alimentos del da
Tarifa promedio de cuartos
ocupados pagados
Tarifa promedio de total de
cuartos ocupados por el
hotel
Tarifa promedio por curto
disponible
Promedio de huspedes
por cuarto ocupado
Tarifa
promedio
por
husped
Cuartos fuera de servicio
Total de cuartos del hotel
Desglose
de
los
su
segmentos de los cuartos
ocupados en el segmento
de
Tarifas
especiales,
anotando
cantidad
de
cuartos ocupados por cada
subsegmento
y
sus
respectivas
tarifas
promedio
Relacin de los nombres,
fechas de entrada y salida,
total de cuartos ocupados e

Ramos, F. (2011). Operacin de Hoteles 1: Divisin cuartos. (2da Ed). Trillas: Mxico

RECEPCIN EN HOTELERA

9.- Reporte de
ama de llaves.

Este reporte es elaborado por el ama de llaves

y sirve para reconocer el estado en que se
encuentran las habitaciones del hotel, por ello
uno de los reportes que ms importancia tiene
para el control eficiente de las habitaciones,
en especial en los periodos de alta demanda.

10.- Reporte de
discrepancias.

Es un complemento del reporte de ama de

llaves y sirve para conocer la diferencia en el
estado de las habitaciones que la Recepcin
tiene capturado en su sistema, as como el
estado reportado por el ama de llaves como
resultado de la inspeccin fsica de los
cuartos.

11.- Reporte de
anomalas.

Es utilizado para anotar los reportes que se

reciben de los huspedes sobre anomalas o
desperfectos en sus habitciones. Como focos
fundidos, el WC no funciona, etc.

ingresos por concepto de

renta de habitaciones de
los grupos que estn en
casa ese da
Relacin de los cuartos
ocupados en cortesa y/o
uso casa, anotando el
nmero de cuarto, el
nombre del husped, las
fechas de entrada y salida,
y quin autoriz la cortesa
Desglose del movimiento
de ocupacin del da
Cuartos ocupados
Nmero de personas en
cada cuarto
Cuartos vacos limpios
Cuartos vacos sucios
Cuartos con tarjeta de No
molestar
Cuartos fuera de servicio
Cuartos con equipaje pero
cuyos
huspedes
no
durmieron en l
Fecha y hora
Nmero de cuarto
Estado segn recepcin
Estado segn ama de
llaves
Resultado de la segunda
inspeccin llevada a cabo
por el ama de llaves
despus de recibir el
reporte de recepcin
Estado en que qued la
habitacin
Firma del jefe de turno de
recepcin
y
de
la
supervisora de ama de
llaves
Fecha
Turno
Hora de recepcin del
reporte
Numero de cuarto
Motivo del reporte
Departamento que debe
corregir el motivo del
reporte
Quien reporta
Quien recibe el reporte

Ramos, F. (2011). Operacin de Hoteles 1: Divisin cuartos. (2da Ed). Trillas: Mxico

RECEPCIN EN HOTELERA

12.- Reporte de
cajero o corte
de caja.

Elaborado al final de cada turno, este reporte

registra todos los movimientos de caja
llevados a cabo durante el turno del
recepcionista-cajero.

Hora de completado el
trabajo
Hora
del
seguimiento
hecho al reporte
Fecha
Nombre
o
clave
del
recepcionista-cajero
Cantidad
recibida
en
efectivo
Cantidad procesada en
tarjetas de crdito o dbito
Total de los ingresos del
turno

Ramos, F. (2011). Operacin de Hoteles 1: Divisin cuartos. (2da Ed). Trillas: Mxico