Plan Institucinal de Archivos

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- - - _. . -
IEDF
INSTITUTO ELECTORAL
DEL DISTRITO FEDERAL
PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVSTICO 2013

PROYECTO
COMIT TCNICO INTERNO DE ADMINISTRACiN DE DOCUMENTOS
Noviembre 2012
ndice
Pgina
Introduccin
II
Marco Jurdico
111
Metodologa del Marco Lgico
Primera Etapa: identificacin del problema y altemativas de solucin
a)
Anlisis de Involucrados
b)
Anlisis de Problemas
Arbol de Problemas
Anlisis de Objetivos
12
Arbol de Objetivos
13
d)
Identificacin de alternativas de solucin al problema
16
e)
Seleccin de la alternativa ptima
20
f)
Estructura Analtica del Programa (EAP)
24
Segunda Etapa: Planificacin
26
Matriz de Indicadores para resultados (MIR)
26
Actividades Institucionales
37
Actividad Institucional 1. Instrumentacin de la normativa tcnica en

materia de archivos
37
a)
Responsable Operativo (RO)
37
b)
Tipo de actividad institucional (Al)
37
c)
Justificacin
37
d)
Objetivo especifico
37
e)
Acciones
37
c)
g)
IV
f)
Indicadores
g)M~
38
38
Actividad Institucional 2: Formacin en materia archivistica
38
a)
38
b)
38
c)
Justificacin
38
d)
Objetivo especifico
38
e)
Acciones
38
f)
Indicadores
38
g)
Meta
38
39
a)
Actividad Institucional 3: Seguimiento a la propuesta para la

adquisicin de mobiliario en las Direcciones oistritales y contratacin
de personal especializado en los archivos de Concentracin e
Histrico
39
b)
39
e)
Justificacin
39
d)
Objetivo especifico
39
e)
Acciones
39
f)
Indicadores
39
g)
M~.
39
39
a)
Actividad Institucional 4: Sistema informtico completo del archivo de

trmite
b)
39
e)
Justificacin
39
d)
Objetivo especifico
39
39
e)
Acciones
39
f)
Indicadores
39
g)
Meta
39
40
a)
Actividad Institucional 5: Difusin de la informacin tcnica-normativa

en materia de archivos.
b)
40
c)
Justificacin
40
d)
Objetivo especifico
40
e)
Acciones
40
f)
Indicadores
40
g)
Meta
40
40
a)
Actividad Institucional 6: Aplicacin del Plan para la conservacin y

preservacin de la informacin archivstica
40
b)
40
c)
Justificacin
41
d)
Objetivo especifico
41
e)
Acciones
41
f)
Indicadores
41
g)
Meta
41
41
a)
Actividad Institucional 7: Observancia de la gua para enfrentar

situaciones de emergencia, riesgos o catstrofes en los archivos del
Instituto
41
b)
41
c)
Justificacin
41
40
d)
Objetivo especifico
e) Acciones
41
41
Indicadores
42
Meta
42
Cronograma de Acciones Sustantivas
43
1.
Instrumentacin de la normativa tcnica en materia de archivos
43
2.
Formacin en materia archivstica
45
3.
Seguimiento a la propuesta para adquisicin de mobiliario en las

Direcciones Distritales y contratacin de personal especializado en
los archivos de Concentracin e Histrico
46
4.
Sistema informtico completo del archivo de trmite
47
5.
Difusin de la informacin tcnica - normativa en materia de archivos
48
6.
Aplicacin del plan para la conservacin y preservacin de la

informacin archivstica
49
7.
Observancia de la gua para enfrentar situaciones de emergencia,

riesgo o catstrofes en los archivos dellEDF
50
f)
g)
Proyecto del Progroma Institucional de Desarrollo Archivstico 2013
l. Introduccin
El Programa Institucional de Desarrollo Archivistico (PIDA) para el ejercicio 2013, como

Programa Especfico, constituye un eje fundamental para la organizacin y operacin del
Sistema Institucional de Archivo (Sistema), adoptado en el Instituto Electoral del Distrito Federal
(Instituto) para mejorar los procesos archivisticos y la correcta administracin de los
documentos a lo largo de su ciclo de vida, que adems de dar cumplimiento con las
disposiciones en materia de archivo, propicia el ejercicio del derecho al acceso a la informacin
pblica y asegura una adecuada rendicin de cuentas y transparencia de la funcin
institucional.
Este Programa est dirigido a los componentes normativos y operativos del Sistema, como
medio de ejecucin, evaluacin y control, a fin de orientar la labor archivistica, cuyos alcances
se pondrn a consideracin del Comit Tcnico Interno de Administracin de Documentos
(COTECIAD).
Para su elaboracin se tomaron como base las directrices y proyectos sealados en los
articulas 41 y 42 de la Ley de Archivos del Distrito Federal (Ley), integrndose asi las siguientes
acciones: instrumentacin de la normativa tcnica en materia de archivos; formacin
archivistica; propuesta del proyecto de presupuesto para la adquisicin de mobiliario en las
Direcciones Distritales y contratacin de personal especializado en los archivos de
Concentracin e Histrico; sistema informtico completo del archivo de trmite; difusin de la '
informacin tcnica- normativa en materia de archivos; aplicacin del "Plan para la conservacin
y preservacin de la informacin archivistica"; y observancia de la "Guia para enfrentar
situaciones de emergencia, riesgos o catstrofes en los Archivos del Instituto".
Su contenido da continuidad a las actividades derivadas del PIDA 2012, mismas que permitirn
avanzar en la formacin, desarrollo y aplicacin del Sistema. Asimismo, se cumple con las
lineas de accin 46 y 47 del Programa de Derechos Humanos del Distrito Federal y atencin a
la Equidad de Gnero, sealadas para los entes pblicos como una obligacin de contar con un
sistema que comprenda archivos de trmite, concentracin e histrico, asi como crear
1
Proyecto del Progroma Institucional de Desarrollo Archivstico 2013
mecanismos de coordinacin intrainstitucional para asegurar el cumplimiento de las

disposiciones contenidas en la Ley.
En cuanto a su estructura, se consideraron los aspectos tcnico-metodolgicos para la

elaboracin de los Programas Especficos que establece el Manual de Planeacin del Instituto,
aprobado por la Junta Administrativa, mediante Acuerdo JA097 -12; por lo que este Programa se
divide en cinco apartados: introduccin, marco jurdico, metodologa del marco lgico,
actividades insttuconales y cronograma de accones sustantivas.
11. Marco Jurdico
La Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos en su artculo 6, reconoce a la

documentacin pblica como un elemento central en las acciones del derecho acceso a la
informacn pblica; de ah la importancia de la preservacin de los mismos en archivos
administrativos actualizados y confiables, que faciliten una mejor gestin, aseguren una
adecuada rendicin de cuentas y facilite la localizacn de los documentos que se soliciten.
De igual forma el artculo 12, fraccn I de la Ley de Transparenca y Acceso a la Informacin

Pblica establece como un deber de los entes pblicos el constituir y mantener actualizados sus
sistemas de archivo y gestin documental.
En el mismo sentido, la Ley de Archivos del Distrito Federal, dispone en sus artculos 6,12,41 Y
42, la integracin y organizacin del Sistema Institucional de Archivos en defensa y
conservacn del patrimonio documental; para ello se deber integrar anualmente un Programa
Institucional de Desarrollo Archivstico en el que se consideren los objetivos, estrategias,
proyectos y actividades que se llevarn a cabo en cumplimiento a la Ley.
De acuerdo con el artculo 6, fraccin IX, del Reglamento de Operacin del Comit Tcnico
Interno de Administracin de Documentos del Instituto, el COTECIAD es el responsable de la
Proyecto del Programo Institucional de Desarrollo Archivstico 2013
elaboracin y aprobacin del PIDA, el cual deber ser sometido a la consideracin del Consejo
General del Instituto.
Ahora bien, el Artculo 67, fraccin XIII, del Cdigo de Instituciones y Procedimientos
Electorales del Distrito Federal, determina como una atribucin de la Secretara Ejecutiva llevar
el Archivo General del Instituto. Por su parte, a la Unidad Tcnica de Archivo, Logstica y Apoyo
a rganos Desconcentrados le corresponde integrar y administrar el archivo del Consejo
General y supervisar la integracin, clasificacin y conservacin del archivo de concentracin e
histrico del Instituto, segn el Reglamento Interior y el Manual de Organizacin y
Funcionamiento del Instituto.
111. Metodologa del Marco Lgico
Primera Etapa: Identificacin del problema y alternativas de solucin:
Derivado de las actividades desarrolladas conforme al PIDA de ejercicios anteriores y con

apoyo del COTECIAD, as como aquellas que por su mbito de competencia corresponden al
rea del Archivo General y de Concentracin, adscrita a la Unidad Tcnica de Archivo, Logstica
y Documentacin, se han detectado problemticas en el funcionamiento de los archivos de
trmite, incluyendo el archivo distrital, concentracin e histrico y, en consecuencia, el
incumplimiento a las disposiciones inscritas en la Ley; por sealar algunas: insuficiencia en la
sistematizacin, funcionamiento y administracin de documentos, falta de continuidad en los
procesos archivsticos, limitada operatividad del Sistema de Control de Gestin Documental, e
inadecuados e insuficientes espacios para los archivos distritales.
Todo ello implica la reiteracin de esfuerzos por parte del COTECIAD, a fin de que el Sistema
sea eficiente y operable, sin dejar de tomar en cuenta que la participacin de las reas del
Instituto representa un factor primordial para contribuir al desarrollo de la correcta
administracin de documentos a lo largo de su ciclo vital.
Proyecto del Programa Institucional de Desarrollo Archivstico 2013
al Anlisis de involucrados
En el siguiente esquema se pueden identificar a los actores que se encuentran involucrados con
el PIDA 2013:
Programa Institucional de Desorrallo Archivstico 2012
En el esquema anterior se encuentran detectados los siguientes actores:
Internos:
El Consejo General como el rgano superior de direccin del Instituto, es un actor

fundamental, ya que tiene la facultad de aprobar el presente Programa y la normativa en
materia de archivos; vigilar la oportuna integracin y adecuado funcionamiento de los
rganos del Instituto; as como aprobar diversos documentos como:
acuerdos,
resoluciones, actas, informes, programas, convenios, etc., que por su importancia

informativa, requieren de un trato especial para su organizacin y preservacin, como
testimonio de las actividades sustantivas del Instituto, adems, por su naturaleza y
contenido de sus valores primarios (legal, fiscal y administrativo) y secundarios
(evidnciales, testimoniales e informativos) se resguardarn como archivo histrico del
Instituto.
La Presidencia del Consejo General suscribe de manera conjunta con el Secretario

Ejecutivo convenios, nombramientos y remocin de titulares de los rganos Ejecutivos y
Tcnicos, documentos que por su relevancia deben estar organizados conforme a los
procesos archivsticos para su consulta interna como externa.
Los Consejeros Electorales del Consejo General presiden o integran Comisiones y

Comits donde se generan documentos como: convocatorias, actas, minutas, acuerdos,
informes trimestrales, anuales y programas entre otros, misma que ser resguardada
como acervo histrico del Instituto.
La Secretaria Ejecutiva coordina, supervisa y da seguimiento a los programas, informes

trimestrales y anuales, circulares, y toda aquella documentacin derivada de las
actividades realizadas por las Direcciones Ejecutivas, Unidades Tcnicas y Direcciones
Distritales, documentos que deben estar organizados confonme a los procesos
archivsticos para su consulta interna y externa.
La Secretara Administrativa gestiona los recursos financieros, humanos y materiales por

lo que la tipologia de documentos que genera contiene valores administrativos y contables
Proyecto de Programa Institucional de Desarrollo Archivstico 2013
como: circulares, programas, informes, presupuestos etc., todos ellos deben organizarse
conforme a los procesos archivsticos para su consulta interna y externa.
La Contralora General como rgano de control interno que fiscaliza el manejo, custodia y
empleo de los recursos del Instituto y procedimientos administrativos y sus sanciones,
debe organizar la informacin generada conforme a los procesos archivsticos.
Las Direcciones Ejecutivas tienen a su cargo la ejecucin de las actividades y proyectos

contenidos en los programas aprobados por el Consejo General del Instituto, por lo que
generan programas e informes anuales y trimestrales, mismos que deben estar
debidamente organizados conforme a los procesos archivsticos para consulta interna y
externa.
Las Unidades Tcnicas brindan apoyo y colaboracin en las desarrollo de actividades

Institucionales y generan documentos programas, informes, oficios, etc., los cuales deben
ser organizados conforme a los procesos archivsticos para consulta interna y externa.
Los rganos Desconcentrados coordinan y ejecutan programas de capacitacin,

geografa electoral, informes, certificaciones, actas acuerdos del Consejo Distrital etc.,
mismos que deben ser organizados conforme a los procesos archivsticos para su
consulta interna y externa.
El Comit Tcnico Interno de Administracin de Documentos como rgano consultivo de

instrumentacin y retroalimentacin de la normatividad aplicable en materia de archivos,
elabora, propone, analiza y aprueba reglamentos, informes, manuales, minutas, acuerdos,
instrumentos archivsticos, oficios de convocatoria de comit.
Externos:
El Consejo General de Archivos del Distrito Federal disea metodologas para la gestin
de archivos, con el fin de contar con stos debidamente organizados, clasificados,
descritos y valorados, lo cual permitir la transparencia de la informacin, rendicin de
cuentas, considerando la aplicacin de la Ley.
Finalmente, los Ciudadanos tambin son actores involucrados en el programa, como

usuarios de la informacin que se genera en el Instituto, para lo cual se deben constituir y
mantener actualizados los sistemas de archivo y de gestin documental, con la finalidad
de fortalecer los mecanismos de transparencia y rendicin de cuentas hacia los mismos.
En el siguiente cuadro se muestran el anlisis de dichos involucrados conforme a su

inters o expectativa, fuerza y su resultante:
Anlisis de Involucrados
. ...
...
Invoiucrados
"
.:
..:.
..
..
.. Inters o
expectativa .
..
Resultante
F\ierza
-"-o
Actor 1: Consejo General
25
Actor 2: Presidencia del Consejo General
25
Actor 3: Consejeros Electorales
25
Actor 4: Secretara Ejecutiva
16
Actor 5: Secretara Administrativa
16
Actor 6: Contralora General
16
Actor 7: Direcciones Ejecutivas
16
Actor 8: Unidades Tcnicas
16
Actor 9: Organos Desconcentrados
16
Actor 10: Consejo General de Archivos del D.F.
25
Actor 11: Ciudadanos en general
Actor 12: COTECIAD
25
En relacin al cuadro que antecede, cabe aclarar que los valores asignados en las
columnas de "Inters o Expectativa" y "Fuerza", (2-5), se formularon segn el grado de
inters de los involucrados dado que stos son los personajes principales que participan
activamente en la contribucin al desarrollo archivstico en el Instituto, razn por la cual se
les otorg el valor ms alto, es decir, el nmero cinco; en cuanto a los dems se les fue
asignado el resto de los valores.
Proyecto de Programa Institucional de Desarrollo Archivstiw 2013
b) Anlisis de Problemas
En el siguiente esquema se muestran los problemas en el desarrollo archivistico,

detectados de la observancia tanto de la norma como de la experiencia adquirida en los
dos ltimos aos por el COTECIAD. Como principal problema a resolver es la
insuficiencia en la sistematizacin, funcionamiento y administracin de documentos. En la
parte inferior del rbol se describe, lo que se considera la causa ms importante de su
origen y por ltimo, en el apartado superior de dicho rbol de problemas se muestra los
efectos ms relevantes del mismo. Como se exhibe en el rbol siguiente:
Proyecto de Programa Institucional de Desarrollo Archivistico 2013
rbol de problemas
Inobservancia de las
acciones a realizar en caso
de situaciones de
emergencia en los archivos
EFECTOS
Sistema
Institucional
incompleto
en
Manejo
inadecuado
los archivos
los archivos del

Instituto
de
Archivo Distrital
en condiciones
no aptas y
Archivos
noperables
Procesos
documentales y
archivsticos
incompletos en
el archivo de
trmite
Desconocimiento
del desarrollo y
funcionamiento
del
Sistema
Institucional de
Archivos
Deterioro de la
documentacin
~
Disfuncin en el ciclo vital de
documentos del Instituto
PROBLEMA
i
Instrumentacin
parcial de la
normativa
tcnica en
materia de
archivos
Capacitacin
insuficiente en
materia
arch ivstica
Mobiliario
inadecuado en
Direcciones
Distritales y
falta de personal
operativo en
Archivo de
Concentracin e
Operacin
inconclusa del
Sistema
informtico
Escasa difusin
de informacin
tcnicanormativa en
materia
archivistica
Incumplimiento
de la aplicacin
del Plan para la
conservacin y
preservacin de
la informacin
archivistica
hi~trit";n
CAUSAS
Desconocimiento
de la guia para
enfrentar
situaciones de
emergencia, riesgo
o catstrofes en los
archivos del
Instituto
Proyecto de Programa Institucional de Desarrollo Arcllivstico 2013
Como se muestra en el rbol antes mencionado, el problema principal a resolver se

refiere a la "Disfuncin en el ciclo vital de documentos del IEDF" por la exigua
sistematizacin, funcionamiento y administracin de documentos. Lo anterior se deriva de
la falta de continuidad en la ejecucin de los procesos archivsticos, la falta de personal
operativo y la aplicacin parcial de sus instrumentos en los archivos de concentracin e
histrico, dando como resultado un Sistema Institucional de Archivos disfuncional.
Por lo que se refiere a las causas y efectos, se expone lo siguiente:
"Instrumentacin parcial de la normativa tcnica en materia de archivos", cabe sealar

que el artculo 35 de la Ley contempla diez instrumentos archivsticos para dar
seguimiento al ciclo vital de los documentos, sin embargo, a pesar de que el COTECIAD
ha diseado y aprobado catorce instrumentos archivisticos, falta disear y aplicar el de
"Transferencia Secundaria". En cuanto a los instrumentos aprobados, cuatro de ellos no
se aplican (Inventario de baja documental; control de correspondencia de entrada, en
trmite y salida; controles de conservacin y restauracin de documentos; y calendario de
caducidades). Por otra parte, no se ha dado cumplimiento total a las disposiciones
normativas para la conservacin de archivos a travs de la digitalizacin, ya que se
contina aplicando los "Criterios de Valoracin Documental 2006" como etapa previa.
Asimismo, no se cuenta dentro de la estructura orgnica y funcional del Instituto un rea
denominada "Archivo Histrico", en la que se delimiten las funciones para organizar,
describir, conservar, preservar, administrar y divulgar el patrimonio histrico institucional,
tal y como lo dispone la Ley. Lo anterior, se traduce como un desarrollo parcial de los
procesos archivsticos, por lo tanto nuestro Sistema Institucional de Archivos es
incompleto.
"Capacitacin insuficiente en materia archivistica" el Instituto no cuenta con personal

calificado que cubra el perfil de "Archivista", ya que el personal encargado en los archivos
se conforma de servidores pblicos con los siguientes perfiles: Secretaras Ejecutivas,
Asistentes Administrativos, Analistas o Auxiliares de Servicios; aunque el COTECIAD ha
impartido cursos en materia archivstica en algunas ocasiones los responsables directos
de los archivos de trmite no asisten a los cursos en mencin lo que da como resultado
un insuficiente conocimiento para operar los archivos de trmite del Instituto.
10
Proyecto de Programa Institucional de Desarrollo Arc/ivstico 2013
"Carencia de mobiliario para archivo distrital", el personal de archivo ha detectado que no

se cuenta con espacios adecuados ni mobiliario especializado para los archivos
distritales, por lo que se present el proyecto de adquisicin del mismo, siempre que el
Instituto cuente con la suficiencia presupuestal. Asimismo, es necesario dar continuidad al
proyecto de creacin y funcionamiento del archivo histrico, por lo que se requiere de
recursos operativos necesarios para su creacin y funcionamiento en el Instituto Electoral.
"Sistema informtico inconcluso", al respecto es importante sealar que a pesar de que ya

se cuentan con un Sistema de Control de Gestin con los mdulos de generacin de
oficios, gestin interna e instrumentos archivsticos, stos no han sido operados en su
totalidad, por lo que es importante explorar sus funciones para conocer los beneficios que
brinda el Sistema, y esto se logra a travs de la capacitacin continua a los operadores
del mismo. Por otra parte, las Direcciones Distritales no cuentan con la instalacin de este
sistema, lo que evita homogenizar la operacin del mismo en todas las reas del Instituto,
por lo tanto, el efecto es un sistema de control de gestin inconcluso.
La siguiente causa "Escasa difusin de informacin tcnica-normativa en materia

archivstica", se vincula con el desconocimiento en el tema de la archivstica, esto se debe
a que la mayora de los integrantes del COTECIAD no son los responsables directos de
los archivos de trmite, ni mucho menos de las Direcciones Distritales, lo que da como
resultado el desconocimiento en la normativa archivstica y su aplicacin.
\
Respecto de la causa denominada "Incumplimiento de la aplicacin del Plan para la
conservacin y preservacin de la informacin archivstica", el Plan establece las medidas
de seguridad que las unidades administrativas y las Direcciones Distritales deben adoptar
para brindar mayores garantias de proteccin y resguardo de los datos o sistemas de
datos contenidos en sus archivos. Para corroborar la implementacin de ciertas medidas
durante el ejercicio 2012, se supervisaron los archivos de trmite en oficinas centrales y
seis Distritos Electorales (VII, X, XV, XXVIII, XXXIII Y XXXV), Y como resultado se tiene
que algunos son utilizados como bodegas, comedor y guarda de insumos o no cuentan
con las minimas medidas de seguridad, lo que genera daos a la documentacin.
11
Proyecto de Programa Institucional de Desarrallo ArciJivstico 2013
En cuanto a la causa denominada "Desconocimiento de la gua para enfrentar situaciones

de emergencia, riesgo o catstrofes en los archivos del Instituto", a pesar de que se
cuenta con una Guia para esos efectos, existe desconocimiento por parte de los
responsables de los archivos, incluyendo el personal de las Direcciones Distritales;
asimismo el rea de proteccin civil del Instituto capacita solo a los brigadistas asignados
en las reas administrativas de las oficinas centrales; por lo que el COTECIAD debe dar la
pauta para realizar simulacros que contemplen medidas preventivas en los archivos de
trmite, con el fin de que los responsables cuenten con los conocimientos bsicos para
enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catstrofes.
b) Anlisis de objetivos
En el siguiente esquema se muestran los medios necesarios para alcanzar los fines
propuestos, que tendrn como objetivo principal la solucin del problema que se ha
detectado. En la parte central del rbol se muestra el objetivo general y en la parte inferior
se describen los medios que se desarrollarn para llegar a los fines indicados, tal y como
se muestra a continuacin:
12
rbol de objetivos
La correcta administracin del

patrimonio
documental
conforme al ciclo vital
FINES
Complementar
el
Sistema
Institucional de
Archivos
Correcto
manejo de los
archivos
Archivos
Distritales
acondicionados
para operar
Procesos
documentales y
archivisticos
completos en el
archivo
de
tramite
Conocimiento
del desarrollo y
funcionamiento
del
Sistema
Institucional de
Archivos
Conservacin
y preservacin
la
de
documentacin
i
Buen funcionamiento en el Ciclo Vital de
Documentos del Instituto
Aplicar
todos
los instrumentos
archivfsticos y
concluir
las
etapas
del
desarrollo
archivstico.
Formacin en
materia
archivrstica
Seguimiento a la
propuesta para
adquisicin
de
mobiliario
y
personal
operativo
especializado
para los archivos
OBJETIVO
Sistema
informtico
completo del
archivo
de
trmite
Difusin de la
informacin
tcnicanormativa en
materia
de
archivos
Cumplimiento
del Plan para
la
Conservacin y
Preservacin
la
de
Informacin
Archivstica.
I
(
MEDIOS
Observancia de la
gua
para
enfrentar
situaciones
de
emergencia,
riesgo
o
catstrofes en los
archivos
El esquema antes mencionado, muestra el objetivo principal que se busca con la
ejecucin del PI DA, que es la base fundamental de la elaboracin del presente programa,
el cual versa en el "Buen funcionamiento en el Ciclo Vital de Documentos del Instituto; de
13
-----------
-~
-~
ah que las siete actividades planteadas en el programa fortalezcan el Sistema

Institucional de Archivos del Instituto.
Respecto a los medios y fines expuestos en el rbol de objetivos se expone lo siguiente:
Del medio "Instrumentacin de la normatividad tcnica en materia de archivos", se espera

manejar de manera correcta todos los instrumentos archivsticos, aprobados por el
COTECIAD (Cuadro General de Clasificacin Archivstica; Tabla de determinantes de
oficinas; Catlogos de DispOSicin Documental y de Tipologa; Inventarios de Trmite,
Transferencia Primaria, Baja Documental; Control de Correspondencia de entrada, trmite
y salida; Vale de prstamo; Controles de conservacin y restauracin de documentos;
Mapa de ordenacin topogrfica del Archivo de Concentracin;
Calendario de
Caducidades; Gua de aplicacin para el expurgo documental en los archivos del Instituto
y Gua General del Archivo Histrico). Tambin se continuar con la aplicacin de
"Criterios de Valoracin Documental 1996-2006" para posteriormente efectuar los trabajos
de digitalizacin documental del Archivo Histrico, a fin de dar cumplimiento a las
disposiciones archivsticas. Por otra parte, se presentar la propuesta de incluir en la
estructura orgnica y funcional del Instituto un rea denominada "Archivo Histrico", en la
que se delimiten las funciones para organizar, describir, conservar, preservar, administrar
y divulgar la memoria documental institucional, tal y como lo dispone la Ley.
En relacin al medio "Formacin en materia archivstica", se propone que los integrantes

del COTECIAD y los responsables de los archivos de trmite, sobre todo de las
Direcciones Distritales, cuenten con los conocimientos bsicos en materia de archivos, lo
que permitir lograr un eficiente manejo y control de la documentacin de los archivos de
trmite del Instituto. Para ello, se programar un taller en la materia, se dar mayor
difusin sobre los temas archivsticos y se procurar extender las invitaciones a las
jornadas archivsticas que organizan el Gobierno y el Consejo General del Archivos,
ambos del Distrito Federal, as como de otras instituciones.
14
-----------------
~.-
-~
Con el medio "Seguimiento a la propuesta para adquisicin de mobiliario y contratacin de

personal
especializado para los archivos de Concentracin e Histrico", se dar
continuidad a la propuesta para que los archivos de trmite en las Direcciones Distritales,
cuenten
con
instalaciones y mobiliario adecuados para resguardar los fondos
documentales. Tambin se propiciar el uso de material especializado para la

conservacin de los expedientes. Por otra parte, se considera imprescindible la presencia
del personal operativo y especializado en las instalaciones de los Archivos de
Concentracin e Histrico, a fin de dar la atencin a usuarios y persistir con la
sistematizacin, funcionamiento y administracin de documentos, sin perder de vista que
durante el 2013 se continuar con la aplicacin de los Criterios de Valoracin Documental
1999-2006, aprobadOS mediante el Acuerdo COTECIAD-06/12 e iniciarn los trabajos de
digitalizacin documental del Archivo Histrico.
Por lo que respecta al medio "Sistema Informtico completo del archivo de trmite", se
procurar que los responsables de los archivos de trmite del Instituto cuenten con los
conocimientos suficientes para operar cada uno de los mdulos del Sistema de Control de
Gestin Documental, as como el desarrollo de los procesos archivsticos con la aplicacin
de los instrumentos respectivos. Asimismo, se realizarn las gestiones necesarias para
que sea instalado el Sistema de Control en las Direcciones Distritales, siempre y cuando
existan los recursos, la capacidad e infraestructura tecnolgica.
Otro de los medios "Difusin de la informacin tcnica-normativa en materia de archivos"

a travs de folletos, carteles o cualquier otro material o medio se pretende difundir la
informacin en materia de archivos, a fin de que sea extensiva a todo el personal del
Instituto y al pblico que acceda al sitio de internet institucional.
Con la "Aplicacin del Plan para la conservacin y preservacin de la informacin

archivstica", se insistir en seguir y aplicar las polticas para tener y conservar en buen
estado la documentacin que recibe y genera el Instituto. Esto se lograr mediante la
aplicacin de cuestionario a los responsables de los archivos de trmite de oficinas
centrales y de las Direcciones Distritales, el cual nos permitir supervisar las medidas
15
implementadas para la conservacin y preservacin de la documentacin en cada rea

del Instituto.
Con el medio denominado "Observancia de la gua para enfrentar situaciones de
emergencia, riesgo o catstrofes en los archivos del Instituto", se instruir al personal
encargado de los archivos del Instituto, a fin de que conozcan las acciones que debern
realizar en caso de emergencia, estableciendo medidas preventivas y de seguridad que
garanticen la proteccin de los depsitos documentales.
dI Identificacin de alternativas de solucin al problema
Del anlisis de las acciones encaminadas a solucionar los problemas detectados, a partir
de los medios expuestos en el rbol de objetivos y que, a su vez, guardan
correspondencia con el rbol de problemas, es necesario aclarar que todo este proceso,
como las acciones que con posterioridad se exponen a lo largo del presente programa,
contemplan los alcances y disposiciones normativas establecidas por la Ley.
A continuacin se muestran las acciones correspondientes a cada uno de los medios

indicados en el esquema del apartado que antecede:
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.
..
1.1 Actualizar los instrumentos archivsticos y presentarlos ante

el COlECIAD para su aprobacin.
1.2 Proponer la integracin del rea denominada "Archivo
1.
Instrumentacin de
Histrico" dentro de la estructura orgnica y funcional del
la normatividad tcnica
Instituto.
en materia de archivos
1.3 Realizar mesas de trabajo para revisar y actualizar las series

documentales del Instituto.
1.4 Dar seguimiento a los Criterios de Valoracin Documental
16
1999-2006.
1.5 Elaborar y presentar para su aprobacin por el COTECIAD
el Programa de Digitalizacin Documental.
1.6 Aplicacin del Programa de Digitalizacin Documental.

1.7 Supervisar la aplicacin del "Manual de organizacin y
procedimientos de los archivos en trmite, concentracin e
histrico deIIEDF".
1.8 Dar seguimiento al "Programa de valoracin documental de

los archivos deIIEDF".
1.9 Asesorar a los responsables de los archivos de trmite en el

seguimiento y aplicacin de los procesos archivsticos.
Medio
Acciones
'.
'.
.""
2.1 Elaborar la estructura temtica del taller en materia

archivstica para los responsables de los archivos de oficinas
centrales y Direcciones Distritales.
2.2 Programar y coordinar con la Unidad Tcnica del Centro de

2.
Formacin
en
materia archivstica
Formacin y Desarrollo, el taller en materia archivstica para los

responsables de los archivos de oficinas centrales y Direcciones
Distritales.
2.3 Informar al COTECIAD del taller en materia archivstica para
los responsables de los archivos
de oficinas centrales y
Direcciones Distritales.
Medio
Acciones
""
3.1 Dar seguimiento a la cotizacin de presupuestos para la

3.
Seguimiento a la
propuesta
para
adquisicin
mobiliario
en
adquisicin de en las Direcciones Distritales y contratacin de

personal especializado para los archivos de Concentracin e
de
Histrico.
las
3.2 Elaborar y actualizar directorio de los responsables de los
Direcciones Distritales archivos de trmite del Instituto.

y
contratacin
de
3.3 Realizar acciones de distribucin y entrega de material
17
--------
--
Proyecto de Programo Institucional de Desarrollo Archivstico 2013
personal
especializado a los responsables de los archivos de trmite del
especializado en
los
Instituto.
archivos
de
3.4 Supervisar el desarrollo de la "Guia de aplicacin para el
Concentracin
e expurgo documental en los archivos deIIEDF".
Histrico
Medio
Acciones
"
"
" ,
"
4.1 Actualizar los mdulos del Sistema de Control de Gestin

Documental.
4.2 Distribuir a los responsables de los archivos de trmite, el
Manual de usuario del Sistema de Control de Gestin
Documental.
4.3 Capacitar a los responsables de los archivos y personal
4. Sistema Informtico encargado de operar el Sistema de Control de Gestin de
completo del archivo Documental.
de trmite
4.4 Con el apoyo de la Unidad Tcnica de Sistemas

Informticos, instalar en las Direcciones Distritales el Sistema de
Control de Gestin.
4.5 Supervisar la operatividad de los instrumentos archivisticos
en el Sistema de Control de Gestin Documental.
4.6 Dar seguimiento a la operatividad del Sistema de Control de
Gestin Documental.
Medio
Acciones
5.1 Difundir la normativa, instrumentacin y programas en
5.
Difusin
de
la
materia archivistica a los responsables de los archivos del

Instituto.
informacin
tcnicanormativa en materia 5.2 Disear material de difusin en materia archivistica.
de archivos
5.3 Presentar, analizar y presentar el proyecto de difusin ante

el COTECIAD para su aprobacin.
18
----------_.
5.4 Difundir el material de archivo.
Medio
Acciones
6.1 Presentar ante el COTECIAD el calendario de visitas de
revisin para dar seguimiento a las medidas de conservacin y
preservacin
documental,
conservacin con
6. Aplicacin del Plan
que
establece
el
el objeto de preservar la
Plan
de
informacin
resguardada en los acervos documentales del Instituto.
para la conservacin y 6.2 Supervisar la conservacin y preservacin en los archivos

preservacin
la
de
de trmite de oficinas centrales y Direcciones Distritales,
informacin
mediante el seguimiento de cuestionarios semestrales.
archivistica
6.3 Dar seguimiento a las medidas de control establecidas en el

"Plan de conservacin y preservacin de la informacin" en los
archivos del Instituto.
Medio "
"
Acciones
"
..
7.1 Dar seguimiento a las medidas de seguridad planteadas en

la "Guia para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo,
catstrofes en los archivos deIIEDF".
7. Observancia en la
guia
para
enfrentar
situaciones
de
emergencia, riesgo o
catstrofes
en
los
archivos del Instituto
7.2 Dar a conocer a los responsables de los archivos de trmite

del IEDF, las medidas de seguridad planteadas en la "Guia para
enfrentar situaciones de emergencia, riesgo, catstrofes en los
archivos deIIEDF".
7.3 Coadyuvar con los responsables de los archivos de trmite
para que cuenten con la informacin indispensable para saber
cmo y qu hacer en caso de enfrentar situaciones de
emergencia, riesgo o catstrofes en los archivos de trmite del
Instituto.
19
Proyecto de Programa Institucional de Desarrollo Arc/Jivstco 2013
el Seleccin de la alternativa ptima.
En esta etapa se determinan las alternativas estratgicas que conllevan a solucionar el

problema.
Medio: 1
Accin 1.
Instrumentacin de la normatividad tcnica en materia de archivos.
Actualizar los instrumentos archivisticos y presentarlos ante el COTECIAD

para su aprobacin.
Accin 2.
Proponer la integracin del rea denominada "Archivo Histrico" dentro de la

estructura orgnica y funcional del Instituto.
Accin 3.
Realizar mesas de trabajo para revisar y actualizar las series documentales

del Instituto.
Accin 4.
Dar seguimiento a los Criterios de Valoracin Documental 1999-2006.
Accin 5.
Elaborar y presentar para su aprobacin por el COTE CIAD el Programa de

Digitalizacin Documental.
Accin 6.
Aplicacin del Programa de Digitalizacin Documental.
Accin 7.
Supervisar la aplicacin del "Manual de organizacin y procedimientos de los

archivos en trmite, concentracin e histrico deIIEDF"
Accin 8.
Dar seguimiento al "Programa de valoracin documental de los archivos del

IEDF"
Accin 9.
Asesorar a los responsables de los archivos de trmite en el seguimiento y

aplicacin de los procesos archivisticos.
Medio:2
Accin 1.
Formacin en materia archivstica.
Elaborar la estructura temtica del taller en materia archivstica para los

responsables de los archivos de oficinas centrales y Direcciones Distritales.
Accin 2.
Programar y coordinar con la Unidad Tcnica del Centro de Formacin y

Desarrollo,
el taller en materia archivstica para los responsables de los
archivos de oficinas centrales y Direcciones Distritales.

Accin 3.
Informar al
COTECIAD
del taller en
materia
archivistica
para
los
responsables de los archivos de oficinas centrales y Direcciones Distritales.
20
Medio:3
Seguimiento a la propuesta para adquisicin de mobiliario en las

Direcciones Distritales y contratacin de personal especializado en los
archivos de Concentracin e Histrico.
Accin 1.
Dar seguimiento
mobiliario en
las
a la cotizacin de presupuestos para la adquisicin de

Direcciones
Distritales y contratacin de personal
especializado en los archivos de Concentracin e Histrico.

Accin 2.
Elaborar y actualizar directorio de los responsables de los archivos de trmite

deIIEDF.
Accin 3.
Realizar acciones de distribucin y entrega de material especializado a los

responsables de los archivos de trmite deIIEDF.
Accin 4.
Supervisar el desarrollo de la Guia de aplicacin para el expurgo documental

en los archivos deIIEDF.
Medio:4
Sistema Informtico completo del archivo de trmite.
Accin 1.
Actualizar los mdulos del Sistema de Control de Gestin Documental.
Accin 2.
Distribuir a los responsables de los archivos de trmite, el Manual de usuario

del Sistema de Control de Gestin Documental.
Accin 3.
Capacitar a los responsables de los archivos y personal encargado de operar

el Sistema de Control de Gestin de Documental.
Accin 4.
Con el apoyo de la Unidad Tcnica de Sistemas Informticos, instalar en las

Direcciones Distritales el Sistema de Control de Gestin.
Accin 5.
Supervisar la operatividad de los instrumentos archivsticos en el Sistema de

Control de Gestin Documental.
Accin 6.
Dar seguimiento a la operatividad del Sistema de Control de Gestin

Documental.
Medio:5
Difusin de la informacin tcnica-normativa en materia de archivos.
Accin 1.
Difundir la normativa, instrumentacin y programas en materia archivstica a

los responsables de los archivos del Instituto.
Accin 2.
Disear material de difusin en materia archivstica.
Accin 3.
Presentar, analizar y presentar el proyecto de difusin ante el COTE CIAD
21
Proyecto de Programa Institucional de Desarrollo ArcIJivistico 2013
para su aprobacin.
Accin 4.
Difundir el material de archivo.
Medio:6
Aplicacin del "Plan para la conservacin y preservacin de la

informacin archivstica".
Accin 1.
Presentar ante el COTECIAD el calendario de visitas de revisin para dar

seguimiento a las medidas de conservacin y preservacin documental, que
establece el Plan de conservacin con el objeto de preservar la informacin
Accin 2.
Supervisar la conservacin y preservacin en los archivos de trmite de

oficinas centrales y Direcciones Distritales, mediante el seguimiento de
cuestionarios semestrales.
Accin 3.
Dar seguimiento a las medidas de control establecidas en el "Plan de

conservacin y preservacin de la informacin archivstica" en los archivos
del Instituto.
Medio:7
Observancia en la gua para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo

o catstrofes en los archivos del Instituto.
\
Accin 1.
Dar seguimiento a las medidas de seguridad planteadas en la "Gua para

enfrentar situaciones de emergencia, riesgo, catstrofes en los archivos del
IEDF".
Accin 2.
Dar a conocer a los responsables de los archivos de trmite del IEDF, las
medidas de seguridad planteadas en la "Gua para enfrentar situaciones de
emergencia, riesgo, catstrofes en los archivos deIIEDF".
Accin 3.
Coadyuvar con los responsables de los archivos de trmite para que cuenten
con la informacin indispensable para saber cmo y qu hacer en caso de
enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catstrofes en los archivos de
trmite del Instituto.
Determinacin de la estrategia ptima:
22
Las acciones antes descritas se vinculan y resultan complementarias, ya en su conjunto

abordan la temtica sobre el ciclo vital de documentos del Instituto que conforme a la Ley
se dispone para la integracin y organizacin del Sistema Institucional de Archivos; en
consecuencia, cada uno de los medios indicados constituyen una estrategia ptima para
lograr una correcta administracin de documentos a lo largo de su ciclo vital. Para ello se
determin por cada accin propuesta el grado de factibilidad econmica, tcnica y
normativa, as como su pertinencia, eficacia y eficiencia por medio de la aplicacin y
desarrollo de los Instrumentos archivsticos.
23
Proyecto de Programo Institucional de Desarrollo Arc/Jivstico 2013
f) Estructura analtica del programa (EAP)
La estructura analtica del programa, muestra la relacin directa que tiene cada una de las
acciones que el COTECIAD va a desarrollar, con el propsito de obtener los resultados
esperados de la actividad Institucional sustantiva planteada y atender nuestro fin
Institucional.
24
Estructura analtica del programa

Fin
La correcta administracin y conservacin del patrimonio

documental del Instituto conforme al ciclo vital
Propsito
Contribuir a la integracin, organizacin y buen funcionamiento del

c: ..."' ...... '"
productl
Instrumentacin de I normatividad
tcnica en materia de archivos.
I ...... i.,
Producto
Formacin en Materia
Archi .... rstica.
.f
Actividades
1.1 Actualizar los instrumentos
archivisticos 'i presentarlos ante el
COTECIAD para su aprobaCin.
1.2 Proponer la integraCin del '",a

denominada "Archivo Histrico dentro de
la estructura orgnica y funcional del
Institulo.
1.3 Realizar mesas de trabajo para
revisar
y actualizar
series
..
1.4 Dar seguimiento a los Criterios de

Valoracin Documental 1999-2006.
1.5 Elaborar y presentar para
aprobaCin del COTECIAD el Programa
de Digitalizacin Documental.
'"
1.6 Aplicacin del Programa de

1.7 Supervisar la aplicacin del ~Manual
de organizacin y procedimientos de los
archivos eo trmite, concentracin e
hiS1rlco deltEDF"
1.8 Dar seguimiento al 'Programa de
valoracin documental de los archivos
deIIEDF"
1.9 Asesorar a los responsables de los
archivos de trmite en el seguimiento y
aplicacin de los procesos archivisticos.
Producto
Difusin de la informacin tcnica
normativa en materia de archivos.
...
Actividades
5.1
Difundir
la
normativa,
inslrumentacin y programas en
maleria
archi..,fstica
a
los
responsables de los archivos del
Instituto.
5.2 Disear material de difusin en
materia archlv(stica.
5.3 Presentar, analizar y presentar el
proyecto de difusin
ante el
COTECIAD para su aprobacin.
Actividades
2.1
Elaborar
la
estructura temtica del
taller
en
materia
archivfstica para los
responsables de los
archivos
de oficinas
centrales y Direcciones
Distritales.
22
Programar
y
coordinar con la Unidad
Tcnica del Centro de
Formacin y Desarrollo,
el taller en materia
archivstica para los
responsables de los
archivos de oficinas
centrales y Direcciones
Distritales.
2.3
Informar
al
COTECIAD dellaner en
materia
archivlslica
para los responsables
de los archivos
de
oficinas cenlrales y
Direcciones Distrilales.
,,,.,.. . . . ..,.1
.... 0
i\ ,..... hi"......
Product~
Seguimiento a las propuestas

del proyecto de presupuesto
para
la
adquisicin
de
mobiliario especializado para
los archivos de trmite.
Actividades
3.1 Dac seguimiento

a la
cotizacin de presupuestos
para
la
adquisicin
de
mobiliario en las Direcciones
Distritales y contratacin de
personal especializado en los
archivos de Concentracin e
Histrico.
3.2 Elaborar y actualizar
directorio de los responsables
de los archivos de trmite del
Instituto.
3.3 Realizar acciones de
distribucin y entrega de
material especializado a los
responsables de los archivos
de tramite del Instituto.
3.4 Supervisar el desarrollo de
la 'Guia de aplicacin para el
expurgo documental en los
archivos deIIEDF".
Producto
Cumplimiento de la aplicacin del Plan para la
conservacin y preservacin de la informacin
archivistica.
+
Actividades
6.1 Presentar ante el COTECIAD el calendario
de visitas de revisin para dar seguimiento a las
medidas de conservacin y preservacin
documental, que establece el Plan de
conservacin con el objelo de preservar la
informacin resguardada en los acervos
documentales del Institulo.
6.2 Supervisar la conservacin y preservacin en
los archi..,os de trmite de oficinas centrales y
Direcciones Distritares, mediante el seguimiento
de cuestionarios semestrales.
6.3 Dar seguimiento a las medidas de control
establecidas en el Plan de conservacin con el
objeto de preservar la informacin resguardada
en los acervos documentales del Instituto.
Producto
Sistema Informtico completo
del archivo del tramite.
Actividades
4.1 Actualizar los mdulos del
Sistema de Control de Gestin
Documental.
4.2 Distribuir a los responsables
de los archivos de trmite, el
manual de usuario del Sistema
Control
Gestin
de
de
Documental.
4.3
Capacitar
los
a
responsables de los archivos y
personal encargado de operar
el Sistema de Control de
Gestin de Documental.
4.4 Con el apoyo de la Unidad
Tcnica
de
Sistemas
Informticos, instalar en las
Direcciones
Distritales
el
Sistema de Control de Gestin.
4.5 Supervisar la operatividad
instrumentos
de
los
archivsticos en el Sistema de
4.6 Dar seguimiento a la

operatividad del Sistema de
Producto
Observancia de la Gula para enfrentar
situaciones de emergencia, riesgo o catstrofes
en los archivos del Instituto.
t
Actividades
7.1 Dar seguimiento a las medidas de seguridad
planteadas en la "Gura para enfrentar
situaciones de emergencia, riesgo, catstrofes
en los archivos deIIEDF".
7.2 Dar a conocer a los responsables de los
archivos de trmite del IEDF, las medidas de
seguridad planteadas en la 'Gua para enfrentar
situaciones de emergencia, riesgo, catstrofes
en los archi..,os deIIEDF".
7.3 Coadyu..,ar con los responsables de los
archivos de trmite para que cuenten con la
informacin indispensable para saber cmo y
qu hacer en caso de enfrentar situaciones de
emergencia, riesgo o catstrofes en los archivos
de trmite del Instituto.
25
Proyecto de Programa Institucional de Desarrolla Archivstico 2013
Segunda Etapa: Planificacin

g) Matriz de Indicadores para Resultados (MIR)
...
"-
RESUMEN
NARRATIVO'
..
..
<"O"
__
..'
--""-
. ,_o
INDicADORES
MEDIOS DE
. F6RMULADE
NO~BRE
,',
TIPO'
FRECUENCIA
CALCULO
. VERIFICACI6N
.-;
SUPUESTOS'
DEMEDICI6N
.
FIN
correcta
administracin
y
conservacin del
patrimonio
documental
del
Instituto conforme
al ciclo vital
La
Propsito
Contribuir a la
integracin,
organizacin
y
buen
funcionamiento del
Sistema
Institucional
de
Archivos
_.
Al cumplimentar el
Programa
se
colabora en la
defensa
y
conservacin del
patrimonio
documental
del
instituto, para su
consulta
e
investigacin por
la ciudadana en
general.
Cumplimiento de
las disposiciones
en
materia de
archivos,
para
fortalecer
y
contribuir a
la
integracin
y
organizacin del
Sistema
Institucional
de
Archivos
del
Instituto
..
.. .
Gestin
A=L "TplM"Tr
Eficacia = 100%
de avance en el
cumplimiento de
las
AI's
que
establece
el
Programa I el
avance
de
cumplimiento
alcanzado en el
Anual
Informe
Alcanzar
los
objetivos y metas
alcanzadas con
personal
el
adecuado y los
recursos
materiales
necesarios.
Informe
Disposiciones
archivsticas
cumplidas
ao*100
A=L 'Tp/M'Tr
Gestin
Eficacia
=
Desahogo de los
procesos
y
procedimientos
archivsticos
1
ao I el Informe
anual generado
1.00
Anual
_.
...
._--
_.
... .-
Componentes
1. Instrumentacin
de la normatividad
tcnica en materia
de archivos
2. Formacin en
Materia
Archivlstica
Instrumentacin
homognea
y
permanente de la
normativa tcnica
archivistica,
aplicable en la
operacin de los
archivos
del
Instituto.
Capacitacin
actualizacin
contina de
componentes
operativos
Sistema
Institucional
Archivos
Instituto.
A=L'l/M'Tr
Gestin
los
de
del
Anual
Informe
Instrumentacin
archivistica
actualizada
conforme a la
Ley
A=L"Tp/M'Tr
del
Eficacia
=
instrumentacin de
la nonnativa tcnica
archivistica
conforme a la Ley"
bimestre
/
14
instrumentos
archivsticos
actualizados" 1
Gestin
Eficacia =
Formacin en
archivstica de los
responsables de
los archivos del
Instituto * 1 ao I
60 capacitados
en materia
archivstica * 1
Anual
Taller
Personal
capacitado
materia
archivstica.
26
en
Proyecto de Programa Ill5titucional de Desarrollo Archivstico 2013
MEDIOS DE
RESUMEN
NARRATIVO
NOMBRE
FORMULA DE
FRECUENCIA
CLCULO
DEMEDICION
TIPO
VERIFICACION
SUPUESTOS
A=L'lIM'Tr
3. Seguimiento a
Mejora
las propuestas del
organizacin,
proyecto
de
presupuesto para
conservacin
la adquisicin de
mobiliario
y
contratacin
de
personal
especializado para
105 archivos de
todo el ciclo de
Concentracin
en
la
y
resguardo durante
vital
de
documentos,
los
conforme a
disposiciones
normativas.
las
Gestin
Eficacia
=
Acciones sobre la
adquisicin
de
mobiliario
y
contratacin
de
personal
especializado para
archivos
*
bimestre 1 los
Bimestral
Informe
Informes
bimestrales que se
presenten ante el
COTECJAD y
a
UTCSTyPDP
,
Histrico
Conservacin
y
resguardo
del
acervo
documental
en
mobiliario
y
adecuado
conforme a los
principios
archivsticos.
0.17
A=L 'Tp/M'Tr
4.
Sistema
Informtico
completo
del
archivo
del
trmite.
Actualizacin
integracin
tecnologas
e
de
Gestin
informticas
Fomentacin
la
5. Difusin de la
informacin
tcnica normativa
en
materia de
archivos.
Eficacia
Operatividad
Sistema
Informtico en
archivos
trmite
Instituto
semestre 1
los
de
del
Implementacin y
seguimiento a la
operatividad
del
Sistema
de
Control de Gestin
Documental
(SCGD) en los
archivos
de
trmite
del
Instituto * 0.50
Semestral
Informe
Personal
encargado
del
desarrollo,
actualizacin
e
integracin de las
tecnologas
informticas.
A=L'Tp/M'Tr
de
cultura
archivistica a partir
de la informacin
y
normativa
archivistica que se
difunde
al
personal
del
Instituto
y
al
pblico en general
=
del
Gestin
Eficacia = Difusin
de la informacin
tcnica normativa
* semestre 1 2
materiales
de
de
la
difusin
informacin
y
normativa
archivstica
aprobado por el
COTECIAD' 0.50
Semestral
Material de
difusin
Difusin de la
informacin
y
normativa
archivstica que
se distribuya o se
publique en el
sitito de Internet
Institucional
27
Proyecto de Programa Institucional de Desarrollo Archivstica 2013
INDiCADORES
RESUMEN
MEDIOS DE
NARRATIVO
NOMBRE
6. Aplicacin del
"Plan
para
la
conservacin
y
preservacin de la
informacin
archiv5tica~
FORMULA DE
FRECUENCIA
CLCULO
DEMEDICION
TIPO
La supervisin de
la aplicacin del
Plan
en
los
archivos
del
Instituto, conlleva
a la adaptacin de
las
medidas
tendentes a la
VERIFICACION
SUPUESTOS
A=L 'TpIM'Tr
Gestin
conservacin,
manejo
y
preservacin de la
informacin
institucional.
Eficacia
:;
Supervisin de la
aplicacin del Plan
..
1 ao I 1
cuestionario que
se
aplique
conforme
al
calendario de la
visita
de
supervisin de los
archivos
del
Instituto" 1
Anual
Cuestionario
la aplicacin
Plan
en
archivos
trmtte
Instituto.
del
los
de
del
A=L'TpIM"Tr L=l
7. Observancia de
la
Guia
para
enfrentar
situaciones
de
emergencia,
riesgo
o
catstrofes en los
archivos
del
Eficacia
:;
Seguimiento
de
las medidas de
seguridad de la
La observancia de
fa Gura por parte
del personal de
los
archivos,
previene riesgos
en los archivos del
Instituto.
Guia ' 1 ano I 1

Gestin
Instituto.
Actividades:
1.1 Actualizar los
instrumentos
archivisticos
y
presentarlos ante
el
COTECIAD
para
su
aprobacin.
1.2 Proponer la
integracin
del
rea denominada
"Archivo Histrico"
dentro
de
la
estructura
orgnica
y
funcional
del
Instituto.
Presentacin de la
informacin
indispensable
para
enfrentar
situaciones
de
emergencia,
riesgo
o
catstrofes a los
integrantes
del
COTECIAD '1
Anual
Presentacin
Enfrentar
situaciones
de
emergencia,
riesgo
o
catstrofe en los
archivos
del
con
Instituto,
apoyo
de
Proteccin Civil.
Eficacia:;L"1/M*Tr
La aplicacin de la
instrumentacin
archivistica
actualizada,
conforme a las
necesidades
de
los archivos del
Instituto.
Eficacia
;:
Actualizacin
de
los instrumentos
archivsticos .. 1
Gestin
ao
10
Anual
Documento
Instrumentos
archivlsticos
actualizados
Instrumentos
Archivrsticos
aprobados por el
COTECIAD
modificados" 1
La
integracin
dentro
de
la
estructura
orgnica
funcional
una
Unidad de Archivo
Histrico, fortalece
el
Sistema
Institucional
de
Gestin
Eficacia =L*1/MTr
A :; Integracin del
rea de Archivo
Histrico .. 1 ao /
1
propuesta
presentada ante el
COTECIAD '1
Anual
Documento
Completar
el
ciclo vital de los
documentos.
Archivos.
28
ResuMENNARRATIVO
, INDicADORES
,
,--. MEDIOS DE
,- - _1--.---'-'-"'--,-'----,-,F"'"R::MOCU:cl-=-A"o"e'--,-"FR=E::C::-U::E"'NC::cIA::-1 VERIFICACiN
--
Tipo
NOMBRE
CLCULO
SupueSTOS
DEMEDICION
_.La
A-L 'lIM'Tr
Eficacia
=
Revisin
y
actualizacin
de
las
series
documentales que
conforman
el
actualizacin
1.3
Realizar
mesas de trabajo
para
revisar y
las
actualizar
series
del
documentales del
Instituto.
y destino de la
documentacin
institucional.
Catlogo
de
Disposicin
Documental,
permite definir los
valores, vigencias
Gestin
Catlogo
de
Actualizacin del
Catlogo
de
Anual
Reunin
Disposicin
Documental ." 1
ao I 1 reunin de
trabajo con los
responsables de
archivo de trmite
, 1
Disposicin
Documental
del
Instituto.
la aplicacin de
Criterios
de
A=L'lIM"Tr
Valoracin
1A
Dar
seguimiento a los
Criterios
de
Valoracin
Documental 19992006_
conservacin
documental
conforme a
disposiciones
normativas
materia
archivos.
1.5 Elaborar
presentar para
aprobacin
COTECIAD
Programa
Digitalizacin
Documental.
y
su
del
el
de
Eficacia
=
Aplicacin
de
Valoracin
Documental 1999
Documental 19992006, permite la

depuracin
y
Gestin
en
de
Gestin
la Ley_
Contar
1.6 Aplicacin del

Programa
de
Digitalizacin
Documental.
Anual
Documento
A=L'l/M"Tr
Eficacia = Contar
con el Programa
de Digitalizacin
Documental .. 1
ao
I
la
elaboracin
y
presentacin del
Programa ante el
COTECIAD para
su aprobacin ...
0.50 Elaboracin y
0.50 Presentacin
de
de
1999-2006_
,
Anual
Documento
Aprobacin
Programa
Digitalizacin
Documental
del
de
A=L'lIM"Tr
con
documentos
en
soporte
electrnico facilita
el manejo de la
informacin y la
adecuada
conservacin de la
memoria
institucional.
1 ano I
Informar
las
acciones
realizadas para la
aplicacin de los
Criterios'" 1
las
La elaboracin del
de
Programa
Digitalizacin
Documental
la
procura
conservacin
racional
de la
memoria histrica
en
soportes
electrnicos,
conforme a las
disposiciones de
2006 '
Aplicacin
Criterios
Valoracin
Documental
Gestin
Eficacia
=
Aplicacin
del
Programa
de
Digitalizacin
Documental ." 1
af\o J 1 informe de
las acciones que
se realicen con
motivo
de
la
digitalizacin + 1
Anual
Informe
Digitalizacin
documental del
acervo histrico
29
----------~--
--
-_.-
Proyecto de Programa Institucional de Desarrollo ArchivsUco 2013
p-"-"
RESUMEN
NARRATIVO ,.
.'
1,7 Supervisar la
aplicacin
del
"Manual
de
organizacin
y
procedimientos de
los archivos en
trmite,
concentracin
e
histrico del1EDF"
1.8
seguimiento
~Programa
-~
INDICADORES
NOMBRE
Dar
al
de
valoracin
documental de los
archivos deIIEDF~
1 ,9 Asesorar a los
responsables de
los archivos de
trmite
en
el
seguimiento
y
aplicacin de los
procesos
archivisticos.
~~
MeOIOSOE
,
,
TIPO
FRMULA DE
FRECUENCIA
CALCULO
DE MEDICiN
VERIFICACiN
SUPUESTOS
A=L '1/M'Tr
La supervisin de
la aplicacin del
Manual procura a
la
correcta
organizacin
e
integracin de los
archivos.
La asesorfa a los
responsables de
[os archivos sobre
identificacin,
valoracin,
descripcin
y
seleccin de los
fondos
documentales se
logra
con
el
seguimiento
del
Programa.
La
operatividad
del los procesos
archivsticos,
se
logra con el apoyo
de asesadas y en
base
a
la
normativa
archivfstica.
Gestin
Eficacia
=
Supervisin de la
aplicacin
del
Manual * 1 ao I
las
Anual
Asesora
asesoras a los
responsables de
los archivos de
trmite '1,00
Gestin
A=L *11M*Tr
Eficacia
=
Seguimiento
del
Programa" 1 ao I
las asesoras a los
responsables de
los archivos de
trmite" 1
Gestin
A=L'1/M'Tr
Eficacia
=
Asesoras
respecto
a
la
aplicacin de los
procesos
,
archivsticos
1
ao I Asesoras
solicitadas por los
responsables de
los archivos de
trmte .. 1
Siempre que las

permitan
las
recomendaciones
requieran
y
asesoras sobre
la aplicacin de
los
procedimientos
de
Anual
Asesorla
105
archivos
Valoracin
documental
de
los archivos del
Instituto
I
Anual
Asesora
Anual
Documento
Aplicacin de los
procesos
archivsticos
Actividades:
2,1 Elaborar la
estructura
temtica del taller
en
materia
archivstica para
los responsables
de los archivos de
oficinas centrales
Direcciones
y
oistritales.
Elaborar
la
estructura
temtica para la
imparticin
del
taller en materia
archivistica a los
responsables de
los archivos
A=L'lIM'Tr
Gestin
Eficacia = contar
con la estructura
temtica para la
imparticin
del
taller" 1 ao I la
elaboracin de la
estructura
temtica del taller
, 1
Estructuracin
temtica del taller
30

..
_,'o
..
..
INDICADORES
RESUMEN
NARRATIVO
NOMBRE
2.2 Programar y
coordinar con la
Unidad
Tcnica
del Centro
de
Formacin
y
Desarrollo,
el
taller en materia
archivstica para
los responsables
de los archivos de
oficinas centrales
y
Direcciones
Distritales.
2.3
Informar al
COTECIAO
del
taller en materia
archivfstica para
los responsables
de los archivos de
oficinas centrales
Direcciones
y
Distritales.
TIPO
FRECUENCIA
FRMULA DE
CLCULO
MEDIOS DE
VERIFICACiN
SUPUESTOS
DE MEDICiN
A=L"11M"Tr
formacin
La
integral
y
en
de
materia
archivos
se
obtiene con
la
programacin
y
coordinacin con
rea
el
especializada
Gestin
Anual
Reunin
Programacin y
coordinacin del
taller
la
con
UTCFyD
A=L1IMTr
La forma en que
se llev a cabo y
particularidades
del taller
se
conocern a partir
del Informe que se
presente ante el
COTECIAD
=
Eficacia
programacin
y
coordinacin con
el
rea
especializada en
la formacin y
desarrollo
del
personal
del
Instituto" 1 ao I
la programacin y
coordinacin del
taller en materia
de archivo" 1
Gestin
Eficacia::; Informe
sobre
la
imparticin
del
taller 1 ao I el
informe
presentado por la
UTCFyD ante el
COTECIAD 1.00
Anual
Informe
Presentacin del
Informe
correspondiente
al COTECIAD
A=Ll/MTr
Actividades:
3.1
Dar
seguimiento a la
cotizacin
de
presupuestos para
la adquisicin de
mobiliario en las
Direcciones
Distritales
y
contratacin
de
personal
especializado en
los archivos de
Concentracin e
Histrico.
Realizar
las
acciones
necesarias
para
adquirir
el
mobiliario
adecuado y la
contratacin
de
personal
especializado en
los archivos de
Concentracin e
Histrico
Gestin
Eficacia
=
Seguimiento sobre
la adquisicin de
mobiliario
para
archivo
y
contratacin
de
personal
especializado
bimestre I
las
acciones
informadas sobre
la adquisicin de
mobiliario
adecuado
y
contratacin
de
personal
especializado
0.17
Bimestral
Informe
Mobiliario
adecuado
personal
especializado
31
Proyecto de Programa institucional de Desarrollo Archivstico 2013

. -_ ..
"
INDICADORES
RESUMEN
1,
--
,-
MEDIOSOE
NARRATIVO
NOMBRE
FRMULA DE
' FRECUENCIA
CLCULO
DEMEDICI6N
TIPO
VERIFICACIN
.. _-
SUPUESTOS
A=L'11M'Tr
32
Elaborar
actualizar
directorio de
responsables
los archivos
trmite
Instituto.
y
los
de
de
del
Actualizacin del
Directorio de los
responsables de
archivos
de
trmite
del
Instituto
para
coordinar
las
tareas respectivas.
Gestin
Eficacia = Contar
con un Directorio
los
de
responsables de
archivos
de
tramite del IEOF *
1 ao Ila
Anual
Directorio
actualizacin
continua
Directorio
responsables
archivos
Directorio de
responsables
archivos
trmite
Instituto
los
de
de
del
del
de
de
de
trmite del IEDF
1
:~
3,3
Realizar
acciones
de
distribucin
y
entrega
de
material
especializado
a
los responsables
de los archivos de
trmite
del
Instituto.
3A Supervisar el
desarrollo de la
"Gula
de
aplicacin para el
expurgo
documental en los
archivos
del
IEOF",
A=L'1IM'Tr
Proporcionar
el
material
especializado para
el desarrollo de
actividades
archiv[sticas
Gestin
Eficacia
Distribucin
entrega
material
especializado
ao
=
y
de
Anual
Acuse
60
dotaciones
de
material
especializado 1
la supervisin del
desarrollo de la
Guia se realiza en
el marco de la
conservacin
y
preservacin
de
documentacin
que integran los
archivos
del
Instituto.
Eficacia
Anual
Documento
Conservacin y
preservacin de
la documentacin
institucional
conforme a la
Gua.
A=L'1/M'Tr
Actividades:
Actualizar los
mdulos
del
Sistema
de
Control de Gestin
Documental
Mantener
actualizado
el
SCGD, conforme
a los instrumentos
archiv[sticos
aprobados por el
(SCGD)
COTECIAO
4,1
Gestin
Eficacia
=
Actualizacin del
SCGO'1aof1
actualizacin del
SCGD, conforme
a
las
Operacin
Anual
Instrumento
SCGD
actualizado
modificaciones de
los Instrumentos
Archivsticos y con
apoyo de UTSI
1
A=L'1fM'Tr
= Supervisin
sobre el desarrollo
de la Gua 1 ao
I 60 transferencias
documentales 1
Dotacin
de
material
especializado
a
todo el personal
encargado de los
archivos
del
Instituto.
32
del
INDICADORES
RESUMEN
NARRATIVO
......
r---c-----'--,-~-_'r-'-"-==_"--'-'-.,_,=_~-___ll.
NOMBRE
FORMULA DE
CALCULO
TIPO
FRECUENCIA
DE MEDICIN
MEDIOS DE .
VERIFICACION
SUPUESTOS
A=L "l/M"-r
4.2 Distribuir a los

responsables de
los archivos de
trmite, el Manual
de usuario del
SCGD
Se cuente con
conocimientos
bsicos para la
operacin
del
SCGD con base
en el Manual de
usuario que se
distribuya
Gestin
Eficacia
=
Proporcionar los
conocimientos
bsicos para la
operacin
del
SCGD" 1 ao/l
Distribucin
del
Manual
de
Usuarios
a los
responsables de
operar el SCGD *
Anual
Manual
Operacin
del
SCGD conforme
al Manual
de
Usuarios.
l\\
~
4.3 Capacitar a
los responsables
de los archivos y
personal
encargado
de
operar el SCGD
A=L"l/M"Tr
La operacin del
SCGD se logra
con
la
capacitacin
proporcionada.
Gestin
Eficacia
::;
Capacitacin
sobre la operacin
del SCGD " 1 ao
I 1 capacitacin a
los responsables
de
operar
el
Anual
Capacitacin
Capacitacin de
los
operadores
del SCGD
SCGD "1
I
A-L"l/M"Tr
4.4 Con el apoyo
de
la
Unidad
Tcnica
de
Sistemas
Informticos,
instalar en las
Direcciones
DistritaJes
el
SCGD
Instalacin
y
operacin
del
SCGD en todo el
Instituto para la
administracin y
control
homognea de los
archivos
Gestin
Eficacia
:::
Instalacin
del
SCGD
en
las
Direcciones
Distritales .. 1 ano I
las
acciones
reportadas sobre
la Instalacin del
SCGD
en
las
Direcciones
Distritales ,. 1
Anual
Informe
Instalacin
SCGD en
archivos
trmite
Instituto
del
los
de
del
A=L"l/M"-r
4.5 Supervisar la
operatividad de los
instrumentos
archivfsticos en el
SCGD
Supervisar la
operatividad de
los instrumentos
para detectar
deficiencias y
proponer mejoras
enel SCGD
Gestin
Eficacia
Supervisin de la
operatividad
de
los instrumentos
en el SCGD " 1
ao I 1 visita y
aplicacin
del
Cuestionario
de
conocimientos del
SCGD, aprobado
por el COTECIAD
"1
Anual
Cuestionario
Verificacin de la
operatividad del
SCGD en todos
los archivos de
trmite
del
Instituto.
33
;,"Y
RESUMEN'
NARRATIVO
,INDICADORES
"
'"
"
NOMBRE
Dar
4.6
seguimiento a la
operatividad
del
SCGD
Se procura la
homogeneidad del
SCGD confonne a
las acciones que se
realicen para la
operatividad del
mismo.
"
MEDIOS DE
'.
.TIPO
FORMULA DE
FRECUENCIA
CLCULO
DEMEOICION
SUPUESTOS
VERIFICACiN
.
Eficacia=L'"'1/M*Tr
Eficacia
=
Seguimiento a la
operatividad
del
Gestin
SCGD o bimestre I
las acciones que
Homogeneizacin
la
de
Bimestral
Informe
1\
normatividad
archivstica.
reporten sobre la
operatividad
del
SCGD o 0.17
A=L lp/M"Tr
Actividades:
Difundir la
normativa,
instrumentacin y
programas
en
materia
archivstica a los
responsables de
los archivos del
Instituto
5.1
5.2
Disear
material
difusin
materia
archivistica
de
en
Presentar,
analizar
y
presentar
el
proyecto
de
difusin ante el
COlECIAD para
su aprobacin
Tener al alcance
normativa,
la
instrumentacin,
Programas
en
materia de archivo
para facilitar el
desarrollo de las
labores
archivisticas.
diseara el
material
de
difusin
en
el
de
la
marco
cultura archivistica
Gestin
Eficacia = Difundir
la
normativa,
instrumentacin y
programas
en
materia
o
archivistica
semestral
I
1
dotacin
de
material
magntico
la
normativa,
instrumentacin y
programas a los
responsables de
los archivos * 0.50
Semestral
Material de
Difusin
A=L"Tp/M"Tr
Se
Gestin
Eficacia = Difusin
arch ivistica o 1
ano I Diseo del
material
de
difusin * 1
Alcance de la
normativa,
instrumentacin y
programas
de
archivo.
Anual
Material de
Difusin
Diseo
material
difusin
materia
archivistica
del
de
en
Aprobacin
material
difusin
materia
archivistica
del
de
en
A=L "Tp/MoTr
5.3
Presentacin del
material
de
difusin disenado
en el marco de la
cultura archivistica
Gestin
Eficacia
=
Presentar
el
proyecto
de
difusin * 1 ano I
el proyecto de
difusin aprobado
Anual
Material de
Difusin
por el COlECIAD
o1
A=Lolp/Molr
Difundir el
material
de
archivo
5.4
Difundir el material
archivo
de
aprobado por el
COlECIAD
Gestin
Eficacia
=
Proyecto
de
difusin * 1 a1\o I
1
Difusin
presentado ante el
Anual
Material de
Difusin
Difusin
del
material
aprobado por el
COTECIAD
COTECIAD 01
34
"e,
INDICADORES
RESUMEN
MEDIOS DE
FRMULA DE
NARRATIVO
NOMBRE
TIPO
CALCULO.
"
Actividades:
VERIFICACiN
SUPUESTOS
DE MEDICIN
....
A=L"Tp/M'Tr
6.1 Presentar ante

el COTECIAD el
cuestionario
y
calendario
de
visitas de revisin
para
dar
seguimiento a las
medidas
establecidas en el
"Plan
de
conservacin
y
preservacin de la
informacin
archivstica"
6.2 Supervisar la
conservacin
y
preservacin
en
los archivos de
tramite de oficinas
centrales
y
Direcciones
DistritaJes,
mediante
aplicacin
FRECUENCIA
la
de
El seguimiento a
las
medidas
establecidas en el
Plan, permitir que
se observen para
la conservacin y
preservacin de la
informacin
conforme a la Ley
Gestin
Eficacia
=
Observacin
de
las
medidas
establecidas en el
Plan*1ao/1
calendario
de
visitas de revisin
y 1 aplicacin del
cuestionario
aprobado por el
Anual
Cuestionario y
calendario
Aplicacin
del
cuestionario
al
conforme
calendario,
aprobados por el
COTECIAD
COTECIAD'
0.50 Calendario
0.50 Cuestionario
A=L"Tp/M'Tr
La
supervisin
propiciar
la
observancia de las
medidas para la
conservacin
y
preservacin
de
los documentos
Eficacia
Gestin
:;;
conservacin
preservacin
los documentos *
1 ao I 1 visita de
supervisin
y
aplicacin
de
cuestionario * 1
Anual
Cuestionario
Conservacin y
preservacin de
la documentacin
institucional
conforme al Plan.
cuestionarios.
A=L'Tp/M"Tr
6.3
Dar
seguimiento a las
medidas
establecidas en el
"Plan
de
conservacin
y
preservacin de la
informacin
archivstica en los
archivos
del
Instituto.
La observancia de
las
medidas
sealadas en el
Plan atiende a la
conservacin
y
preservacin
de
los documentos.
Gestin
Eficacia
=
Seguimiento a las
medidas
establecidas en el
Plan ;, 1 ao I
Informar sobre las
acciones de la
conservacin
y
preservacin de la
informacin
archivistica,
conforme al Plan
1
Anual
Informe
Atencin al Plan
de conservacin
y preservacin de
la
informacin
archivistica.
35
RESUME~
..
MEDIOS DE
NARRATIVO
NOMBRE
.
,.
...
TIPO
FRMULA DE
FRECUENCIA
CALCULO
DE MEDtCION
VERIFICACiN
.
..
SUPUESTOS
..
Actividades:
Dar
7.1
seguimiento a las
medidas
de
seguridad
planteadas en la
Gua
para
enfrentar
situaciones
de
emergencia.
riesgo, catstrofes
en los archivos del
La observancia de
las
medidas
sealadas en la
Gua,
permitir
enfrentar situacin
extraordinarias y
de riesgo para los
archivos
del
Instituto
A=L 'Tp/MTr
Eficacia
=
Seguimiento a las
medidas
planteadas en la
Gestin
Anual
Guia'" 1 ao I 60
Informe
Recomendaciones
relativas a las
instalaciones
y
espacios
destinados
para
archivo'" 1
Seguimiento
a ~
las medidas de I \
seguridad con el
apoyo
del
personal
de
Proteccin Civil
IEDF
7.2 Dar a conocer
a los responsables
de los archivos de
trmite del IEDF,
las
medidas
de
seguridad
planteadas en la
Guia
enfrentar
para
situaciones
de
emergencia,
riesgo
Proporcionar los
conocimientos de
medidas
de
seguridad
para
enfrentar
situaciones
de
emergencia,
riesgo o catstrofe
en los archivos del
Instituto
A=L 'Tp/MTr Tp=l
Gestin
Eficacia
=
Informacin sobre
medidas
de
seguridad
que
establece la Gua
ao
Anual
Presentacin
presentacin de la
informacin sobre
las med idas de
seguridad'" 1
catstrofes en los
Enfrentar
situaciones
de
emergencia,
riesgo
o
catstrofes en los
archivos dellEDF
archivos dellEDF
I
7.3 Coadyuvar con
los
responsables
de los archivos de
trmite para que
cuenten
con
la
informacin
indispensable para
saber
cmo
actuar, qu hacer
en
caso
de
enfrentar
situaciones
emergencia,
riesgo
de
Proporcionar los
conocimientos de
medidas
de
seguridad
para
enfrentar
situaciones
de
emergencia,
riesgo o catstrofe
en los archivos del
Instituto
A=L TplMTr
Gestin
Eficacia
=
Informacin sobre
medidas
de
seguridad
que
establece la Gua
* 1 ao I la
informacin
proporcionada a
las reas sobre las
medidas
de
seguridad'" 1
Anual
Asesoria
Enfrentar
situaciones
de
emergencia,
riesgo
o
catstrofes en los
archivos dellEDF
catstrofes en los
archivos
trmite
A =
L =
Tp =
M=
Tr =
de
dellEDF
EficaCia
Cuantificacin fisica alcanzada de la accin
Tiempo planeado para alcanzar la cuantificacin tisica de la accin; el ao sera considerado como 1 y
se har la ponderacin correspondiente por el tiempo planeadO
Cuantificacin tisica de la Accin
Tiempo real para alcanzar la cuantificacin fsica de la accin; el ao ser considerado como 1 y se
hara la ponderacin correspondiente por el tiempo utilizado
36
IV. Actividades institucionales
Por lo que corresponde a las AIs que desarrollar el COTECIAD se encuentran alineadas
al objetivo anual sustentado en las disposiciones en materia de archivo, y que consiste en
contribuir al desarrollo archivistico del Instituto, a travs de acciones de normatividad,
formacin archivistica, adquisicin de materiales y contratacin de personal especializado
para archivo, desarrollo e instrumentacin de sistemas informticos, difusin de la
informacin tcnica-normativa, conservacin y preservacin de la informacin archivstica,
y para enfrentar situaciones de riesgo o catstrofes en los archivos del Instituto.
Para mayor comprensin se incluyen las siguientes tablas que describen cada una Al's y
sus elementos.
Actividad Institucionl1: Instrumentacin de la normatividad tcnica en materia de

archivos,
Responsable
Operativo
Tipo
Justificacin
03. Direccin de Archivo, Logstica y Documentacin

Sustantiva
Deben cumplirse las disposiciones en materia de archivos, con
base en las decisiones del COTECIAD, como elementos para la
adecuada y oportuna administracin de los documentos en los
archivos de trmite, concentracin e histrico.
Objetivo especfico
Operar de manera correcta los archivos de trmite, concentracin

e histrico para que el Instituto cuente con archivos debidamente
organizados conforme a la Ley de Archivos del Distrito Federal.
Acciones
1.1 Actualizar los instrumentos archivsticos y presentarlos ante el

integracin del rea denominada "Archivo
Histrico" dentro de la estructura orgnica y funcional del
Instituto.
Realizar mesas de trabajo para revisar y actualizar las series
Dar seguimiento a los Criterios de Valoracin Documental
1999-2006.
Elaborar y presentar para su aprobacin del COTECIAD el
Programa de Digitalizacin Documental.
Aplicacin del Programa de Digitalizacin Documental.
Supervisar la aplicacin del "Manual de organizacin y
procedimientos de los archivos en trmite, concentracin e
histrico del IEDF"
Dar seguimiento al "Programa de valoracin documental de
los archivos del IEDF"
1.2 Proponer la
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
37
1.9 Asesorar a los responsables de los archivos de trmite en el

seguimiento y aplicacin de los procesos archivsticos.
Indicadores
Gestin (eficacia, conforme a lo indicado en la MIR)
Meta
Operatividad eficiente de los instrumentos archivisticos aprobados

por el COTECIAD.
Actividad Institucional 2: Formacin en Materia Archivstica.

Responsable
Operativo
Tipo
Justificacin
...
03.Direccin de Archivo, Logstica y Documentacin

Sustantiva
Es necesario que los responsables de los archivos de oficinas
centrales y Direcciones Distritales del Instituto, cuenten con los
conocimientos bsicos y herramientas necesarias de archivo.
Objetivo especifico
Proporcionar los conocimientos y las herramientas necesarias en

materia archivistica, a travs del taller que se programe con el
apoyo de la Unidad del Centro de Formacin y Desarrollo, para los
responsables de los archivos de oficinas centrales y Direcciones
Distritales.
Acciones
2.1 Elaborar la estructura temtica del taller en materia archivstica

para los responsables de los archivos de oficinas centrales y
2.2 Programar y coordinar con la Unidad Tcnica del Centro de
Formacin y Desarrollo, el taller en materia archivstica para
los responsables de los archivos de oficinas centrales y
2.3 Informar al COTECIAD del taller en materia archivstica para
los responsables de los archivos de oficinas centrales y
Indicadores
Meta

Impartir un taller en materia archivstica para los responsables de
los archivos de oficinas centrales y Direcciones Distritales del
Instituto.
38
"':ActividadlnstitucionaI3: Seguimiento a la propuesta para adquisicin de

, mobiliario en las Direcciones, Distritales y contratacin de personal
,}, especializado en los archivos de Concentracin e Histrico.

Responsable
Operativo
Tipo
Justifica ci n
03,Direccin de Archivo, Logstica y Documentacin

Sustantiva
En cumplimiento a las disposiciones de la Ley de Archivos, se
deber contar con el mobiliario adecuado y suficiente para el
resguardo del acervo distrita'- Tambin es necesario contar con
personal operativo que se encargue del funcionamiento del Archivo
de Concentracin e Histrico,
Objetivo especifico
Adquirir mobiliario para archivo de las Direcciones Distritales;

asi como contratar personal que se encargue del
funcionamiento de los archivos de Concentracin e Histrico,
Acciones
3,1 Dar seguimiento a la cotizacin de presupuestos para la

adquisicin de en las Direcciones Distritales y contratacin de
personal especializado para los archivos de Concentracin e
Histrico,
3,2 Elaborar y actualizar directorio de los responsables de los
archivos de trmite del Instituto,
3,3 Realizar acciones de distribucin y entrega de material
especializado a los responsables de los archivos de trmite
del Instituto,
3A Supervisar el desarrollo de la "Gua de aplicacin para el
expurgo documental en los archivos del IEDF",
Indicadores
Meta

Adquirir mobiliario para archivo y contratacin de personal
especializado,
Actividad Institucional 4: Sistema Informtico completo del archivo de trmite

-
Responsable
Operativo
Tipo
Justificacin
Objetivo especifico
Controlar, organizar y administrar los archivos del Instituto,

incluyendo a las Direcciones Distritales, mediante el Sistema de
Control de Gestin Documental
Acciones
4,1 Actualizar los mdulos del Sistema de Control de Gestin

Documenta'42 Distribuir a los responsables de los archivos de trmite, el
Manual de usuario del Sistema de Control de Gestin
Documental,
4,3 Capacitar a los responsables de los archivos ,y_ personal
Sustantiva
Es necesario contar con un Sistema de Control de Gestin
Documental eficiente y homogneo,
39
encargado de operar el Sistema de Control de Gestin de

Documental.
4.4 Con el apoyo de la Unidad Tcnica de Sistemas Informticos,
instalar en las Direcciones Distritales el Sistema de Control de
Gestin.
4.5 Supervisar la operatividad de los instrumentos archivsticos en
el Sistema de Control de Gestin Documental.
4.6 Dar seguimiento a la operatividad del Sistema de Control de
Gestin Documental.
Indicadores
Meta

Operar el Sistema de Control de Gestin en todas las reas del
Instituto.
Actividad Institucional 5: Difusin de la iriformaci6ii tciiica~norriiativa . en

materia de archivos
Responsable
Operativo
Tipo
Justificacin

Sustantiva
Es necesario dar a conocer la informacin tcnica-normativa en
materia de archivos para sensibilizar sobre la importancia que
detentan los archivos del Instituto.
Objetivo especfico
Difundir el material relativo a la archivstica al personal del

Instituto y al pblico en general, en el que se informe sobre la
importancia de los archivos, su marco legal y las acciones
implementadas, a fin de contribuir a la formacin de una cultura
archivstica.
Acciones
5.1 Difundir la normativa, instrumentacin y programas en materia

archivistica a los responsables de los archivos del Instituto.
5.2 Disear material de difusin en materia archivistica.
5.3 Presentar, analizar y presentar el proyecto de difusin ante el
Indicadores
Meta

Difundir informacin tcnica-normativa de archivos, a travs del
material que se disee.
Actividad Institucional 6: Aplicacin del Plan para' la conservacin

preservacin de la informacin archivistica
Responsable
Operativo
Tipo
Sustantiva
. ..
40
Justificacin
Es necesario observar las medidas de conservacin y preservacin

para el resguardo de la documentacin institucional
Objetivo especfico
Dar seguimiento al "Plan de conservacin y preservacin de la

informacin archivstica", en el que se establecen las medidas
de control archivstico.
Acciones
6.1 Presentar ante el COTECIAD el calendario de visitas de

revisin para dar seguimiento a las medidas de conservacin y
preservacin documental, que establece el Plan de
conservacin con el objeto de preservar la informacin
6.2 Supervisar la conservacin y preservacin en los archivos de
trmite de oficinas centrales y Direcciones Distritales,
mediante el seguimiento de cuestionarios semestrales.
6.3 Dar seguimiento a las medidas de control establecidas en el
"Plan de conservacin y preservacin de la informacin" en los
Indicadores
Meta
Gestinjeficacia, conforme a lo indicado en la MIR)

Conservar y preservar la documentacin en ptimas condiciones.
Actividad Institu'cionl 7: Observancia en la gua para enfrentar

situaciones de emergencia, riesgo o catstrofes en los archivos del
Instituto
Responsable
Operativo
Tipo
Sustantiva
Justificacin
Es importante dar seguimiento a la "Gua para enfrentar
situaciones de emergencia, riesgo o catstrofes" para saber cmo
actuar ante situaciones difciles que pudieran presentarse en los
archivos del Instituto como: inundaciones, terremotos, amenaza de
artefactos explosivos, accidentes laborales e incendios, que
pueden ocasionar la prdida total o parcial de la documentacin.
Objetivo especifico
Garantizar que el personal encargado de los archivos del

Instituto cuente con los conocimientos bsicos para enfrentar
situaciones de emergencia, a travs de la observancia de la
"Gua para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o
catstrofes"
Acciones
7.1 Dar seguimiento a las medidas de seguridad planteadas en la

"Guia para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo,
catstrofes en los archivos deIIEDF"
7.2 Dar a conocer a los responsables de los archivos de trmite
del IEDF, las medidas de seguridad planteadas en la "Guia
para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo, catstrofes
en los archivos del IEDF".
7.3 Coadyuvar con los responsables de los archivos de trmite
para que cuenten con la informacin indispensable para saber
cmo y qu hacer en caso de enfrentar situaciones de
41
emergencia, riesgo o catstrofes en los archivos de trmite del

Instituto. I
Indicadores
Meta

Observancia y conocimiento de la Gua para que el personal
encargado de los archivos este preparado para enfrentar
situaciones de riesgo, con el apoyo del personal de Proteccin
Civil.
42
Anteproyecto de Programa Institucional de Desarrollo Archivstico 2013
v. Cronograma de acciones sustantivas.

Este apartado plantea la temporalidad y reas responsables encargadas de realizar las Al's a cargo del COTECIAD.
Nmero Accin 1:
Instrumentacin de la normatividad
tcnica en materia de archivos
U R
RO
Actualizar
los
instrumentos
archivsticos y presentarlos ante el
COTE CIAD para su aprobacin.
1.2
Proponer la integracin del rea

denominada
"Archivo
Histrico"
dentro de la estructura orgnica y
funcional del Instituto.
1.3
Realizar mesas de trabajo para

revisar y actualizar las series
Dar seguimiento a los Criterios de
Valoracin Documental 1999-2006.
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
...,-"'--_.
"._'._,,""
Ene
_.
1.1
Feb
1 O
1 3
1 O
1 3I
Mar
Abr
Jun
Jul
Ago
Sep
Nov
Oc!
Dic
<
Elaborar y presentar para su

aprobacin
del
COTECIAD
el
Programa
de
Digitalizacin
Documental.
Aplicacin
del
Programa
de
Supervisar la aplicacin del "Manual
de organizacin y procedimientos de
los archivos en trmite, concentracin
e histrico deIIEDF".
Dar seguimiento al "Programa de
valoracin
documental
de
los
archivos del IEDF".
May
-'Meses
"
"
1 O
1 3
.
1 O
1 3
--
I
43
Anteproyecto de Progromo Institucional de Desarrollo Archivstico 2013
1.9
Asesorar a los responsables de los

archivos de trmite en el seguimiento
Y aplicacin de los procesos
archivsticos.
1 O
1 3
RO Responsable Operativo
03 Direccin de Archivo, Logstica y Documentacin
01 Direccin de Unidad (UTCFyD)
44
Anteproyecto de Programo Institucionol de Desarrollo Archivstico 2013
Nmero Accin
Formacin en materia archivstica
Ene
2.1
Elaborar I estructura temtica

taller en materia archivstica para los
de
oficinas centrales y Direcciones
Distritales.
2.2
Programar y
r con
Tcnica del Centro de Formacin y
Desarrollo,
el taller en materia
archivstica para los responsables de
los archivos de oficinas centrales y
2.3
seguimiento
del
COTECIAD respecto al taller
materia
archivstica
para
oficinas centrales y Direcciones
Distritales.
Feb
Oct
Mar
Nov
Dc
,
01 Direccin de Unidad (UTCFyD)
45
Meses
Seguimiento
proyecto de
adquisicin
contratacin.
especializado
a.... la propuesta del

presupuesto para la
de
mobiliario
y
.....de, personal
pra os archivos.
3.
presupuestos para la adquisicin
mobiliario y contratacin de personal
especializada para los archivos.

3.3
Realizar acciones de distribucin y

entrega de material especializado a
los responsables de los archivos de
3.4
Supervisar el desarrollo de
de aplicacin para el expurgo
documental en los archivos del
IEDF".
R003 Direccin de Archivo, Logstica y Documentacin
RU Unidad Tcnica de Archivo, Log(stica y Apoyo a rganos Desconcentrados
ce
...
46
Anteproyecto de Programa Institucionol de Desarrollo Archivstico 2013

..
Nmero Accin 4:
Sistema Informtico completo del
archivo de trmite.
-- -
U R
Re
Ene
I;Feb
Mar
4.2
4.3
4.4
Actualizar los mdulos del Sistema

de Control de Gestin Documental.
1
1
1
O
Distribuir a los responsables de los 1
archivos de trmite, el manual de 1
usuario del Sistema de Control de
Gestin Documental.
O
3
O
2
O
3
Capacitar a los responsables de los

archivos y personal encargado de
operar el Sistema de Control de
Gestin de Documental.
O
3
O
2
1
1
1
O
Abr
Meses
May
Jul. Ago
Jun
..
..
4.1
..
.-
Sep
.... ,,-
Oct
Nov
-,-
Dic
..
., ..
.'
Con el apoyo de la Unidad Tcnica

de Sistemas Informticos, instalar en
las Direcciones Distritales el Sistema
de Control de Gestin en las
.
"
".;
4.5
Supervisar la operatividad de los

instrumentos archivsticos en el
Documental.
1
1
1
O
O
3
O
2
4.6
Dar seguimiento a la operatividad del

Documental.
1
1
1
O
O
3
O
2
.,
. .
"
;
X:;-
. ..
'~,
.;
02Direccin de Informacin e Infraestructura Informtica (UTSI)
--
47
Anteproyecto de Progromo Institucional de Desarrollo Archivstico 2013
5:
Difusin de la informacin tecnicanormativa en materia de archivos
la normativa, instrumentacin
y programas en materia archivistica a
los responsables de los archivos del
Instituto.
5.2
Disear material de
materia archivstica.
difusin
5.3
Presentar,
y presentar
proyecto
de difusin
ante
COTECIAD para su aprobacin
archivo
03 Direccin de Archivo, logistica y Documentacin
01 Direccin de Unidad (UTCSTyPDP)
48
Anteproyecto de Programo Institucional de Desarrollo Archivstico 2013
Meses
Aplicacin del Plan para la ".
conservacin'y preser\.ilcinde la
informacin archivstica.
ante el COTECIAD
cuestionario y calendario de visitas
de revisin para dar seguimiento a
las medidas establecidas en el "Plan
de conservacin y preservacin de la
informacin archivstica".
6.2
preservacin en los archivos

trmite de oficinas centrales
Direcciones Distritales, mediante
aplicacin de cuestionarios.
6.3
Dar seguimiento a
establecidas
en
el
"Plan
conservacin y preservacin de la
informacin archivstica" en los
49
ObservanciaYde la Gua'para
enfrentar situaciones de Emergencia,
riesgos o catstrofes en 10s"Archivos
deIIEDF.
'
7.1.
Mar
Abr,May
Jun
Jul
Ago
Dar seguimiento a las medidas de

seguridad planteadas en la "Guia
para
enfrentar
situaciones
de
emergencia, riesgo, catstrofes en los
archivos del IEDF".
a conocer a los responsables de
los archivos de trmite del Instituto,
las medidas de seguridad planteadas
en la "Guia para enfrentar situaciones
de emergencia, riesgo, catstrofes en
los archivos deIIEDF".
7.3.
Coadyuvar con los

los archivos de trmite para que
con
la
informacin
cuenten
indispensable para saber cmo y qu
hacer
en
caso
de
enfrentar
situaciones de emergencia, riesgo o
catstrofes en los archivos de trmite
del Instituto.
03 Direcci6n de Adquisiciones, Control PatrimonIal y Servicios (SA)
- ...
50

Plan Institucinal de Archivos

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-----

PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVSTICO 2013

COMIT TCNICO INTERNO DE ADMINISTRACiN DE DOCUMENTOS

Metodologa del Marco Lgico

Primera Etapa: identificacin del problema y altemativas de solucin

Identificacin de alternativas de solucin al problema

Seleccin de la alternativa ptima

Estructura Analtica del Programa (EAP)

Segunda Etapa: Planificacin

Matriz de Indicadores para resultados (MIR)

Actividad Institucional 1. Instrumentacin de la normativa tcnica en

Responsable Operativo (RO)

Tipo de actividad institucional (Al)

Actividad Institucional 2: Formacin en materia archivistica

Responsable Operativo (RO)

Tipo de actividad institucional (Al)

Actividad Institucional 3: Seguimiento a la propuesta para la

Tipo de actividad institucional (Al)

Actividad Institucional 4: Sistema informtico completo del archivo de

Tipo de actividad institucional (Al)

Actividad Institucional 5: Difusin de la informacin tcnica-normativa

Tipo de actividad institucional (Al)

Actividad Institucional 6: Aplicacin del Plan para la conservacin y

Tipo de actividad institucional (Al)

Actividad Institucional 7: Observancia de la gua para enfrentar

Tipo de actividad institucional (Al)

Cronograma de Acciones Sustantivas

Instrumentacin de la normativa tcnica en materia de archivos

Formacin en materia archivstica

Seguimiento a la propuesta para adquisicin de mobiliario en las

Sistema informtico completo del archivo de trmite

Difusin de la informacin tcnica - normativa en materia de archivos

Aplicacin del plan para la conservacin y preservacin de la

Observancia de la gua para enfrentar situaciones de emergencia,

Proyecto del Progroma Institucional de Desarrollo Archivstico 2013

El Programa Institucional de Desarrollo Archivistico (PIDA) para el ejercicio 2013, como

Proyecto del Progroma Institucional de Desarrollo Archivstico 2013

mecanismos de coordinacin intrainstitucional para asegurar el cumplimiento de las

En cuanto a su estructura, se consideraron los aspectos tcnico-metodolgicos para la

11. Marco Jurdico

La Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos en su artculo 6, reconoce a la

De igual forma el artculo 12, fraccn I de la Ley de Transparenca y Acceso a la Informacin

Proyecto del Programo Institucional de Desarrollo Archivstico 2013

111. Metodologa del Marco Lgico

Primera Etapa: Identificacin del problema y alternativas de solucin:

Derivado de las actividades desarrolladas conforme al PIDA de ejercicios anteriores y con

Proyecto del Programa Institucional de Desarrollo Archivstico 2013

Programa Institucional de Desorrallo Archivstico 2012

En el esquema anterior se encuentran detectados los siguientes actores:

El Consejo General como el rgano superior de direccin del Instituto, es un actor

resoluciones, actas, informes, programas, convenios, etc., que por su importancia

La Presidencia del Consejo General suscribe de manera conjunta con el Secretario

Los Consejeros Electorales del Consejo General presiden o integran Comisiones y

La Secretaria Ejecutiva coordina, supervisa y da seguimiento a los programas, informes

La Secretara Administrativa gestiona los recursos financieros, humanos y materiales por

Proyecto de Programa Institucional de Desarrollo Archivstico 2013

Las Direcciones Ejecutivas tienen a su cargo la ejecucin de las actividades y proyectos

Las Unidades Tcnicas brindan apoyo y colaboracin en las desarrollo de actividades

Los rganos Desconcentrados coordinan y ejecutan programas de capacitacin,

El Comit Tcnico Interno de Administracin de Documentos como rgano consultivo de

Proyecto de Programa Institucional de Desarrollo Archivstico 2013

Finalmente, los Ciudadanos tambin son actores involucrados en el programa, como

En el siguiente cuadro se muestran el anlisis de dichos involucrados conforme a su

Actor 1: Consejo General