Gua archivonomia Telmex

CUESTIONARIO DE ARCHIVONOMIA
1. Conque nombre se designa el trabajo de oficina, en las instituciones
modernas?
R=sistema nervioso
2. Qu objeto tiene el trabajo de la oficina?
R=principalmente el registro de la informacin
3. De que naturaleza son las labores de la oficina?
R=actividades primordiales, fundamentales o primarias y las representadas por la
administracin
4. Qu clase de medidas puede tomar la direccin, cuando cuenta con la
informacin necesaria? Enumera algunas.
R=incrementar la produccin, reducir costos, estimular al personal, adquirir las
materias primas, despachar los pedidos, etc
5. En donde sern manejados ordenadamente los mltiples documentos que se
elaboran en una oficina?
R=en los archivos
6. Qu funciones tiene la documentacin de los archivos?
R=en su aspecto informativo tiene una mltiple funcin: histrica, analtica,
previsora y supervisora
7. Que similitud existe entre el archivo y la memoria?
R=el archivo es a las instituciones, lo que la memoria a la inteligencia humana
8. Qu elementos requiere el ordenado manejo de los documentos?
R=requieren la presencia de personal tcnicamente preparado en distintos grados,
para resolver acertadamente los complicados e ignorados problemas de la
administracin de los archivos
9. Qu finalidades persigue la enseanza de la archivonomia?
R=la adquisicin de los conocimientos sobre ella misma y la uniformizacin de los
sistemas y mtodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos
10. De que se ocupa la archivonomia?
R=se ocupa de la administracin de los archivos, que comprenden la planeacin, la
organizacin, la integracin, la ejecucin y el control de los mismos
11. Qu significa cada uno de los siguientes aspectos que comprende la
administracin de los archivos?
R=a) Planeacin: la constituyen las metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los
planes y normas generales.

b) organizacin: es representada por los programas de trabajo y los procedimientos

de ejecucin para la conexin y coordinacin sistemtica y metdica de los
elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente
c) integracin: pone en armnica cooperacin a aquellos elementos representados
por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento
d) control: es un instrumento de medicin y correccin de lo planeado, de lo
organizado, de las tareas y su ejecucin.
12. Cmo se ha formado el termino archivonomia?
R=es un neologismo formado con la palabra archivo y la palabra no me que significa
regla
Martes 08/05/12
13. Que significado tienen los siguientes trminos?
R= A) Archivar: La accin de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con
los procedimientos que sealan los sistemas y los mtodos.
B) Archivista: El que tiene a su cargo un archivo o que como, tcnico en la materia,
interviene o trabaja en los archivos.
C) Archivero: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos,
facilitando su manejo y conservacin.
14. Que es un archivo central?
R=Son unidades de servicio que, concentrando toda la documentacin de una
institucin, atiende a los referidos servicios para todo y cada uno de las distintas
dependencias;
15. Cuales son las caractersticas del archivo local?
R=son contrarios a los anteriores; el servicio se localiza en cada dependencia de la
institucin y, por consecuencia, se forman tantos expedientes, como intervenciones
hagan aquellas en la tramitacin de un asunto o negocio.
16. Cual es el archivo que contiene toda clase de documentos?
R=archivo generales
17. Cual es el que contiene documentos de una misma especie o similares?
R=Los archivos parciales
18. Cuales son las divisiones de los archivos por su destino?
R=Archivos pblicos, privados y secretos
19. Que es un archivo directo y que es un archivo indirecto?
R=Directo: son los que no requieren catlogos en la localizacin y consulta de
expedientes.
Indirecto: Contrario a los anteriores, y requieren del auxilio y precisin de los
catlogos para la localizacin y consulta de expedientes.
20. Cual es la divisin de los archivos por el mtodo empleado por su manejo?
R: directos e indirectos

21. Como se denomina a un archivo cualitativo y cuando cuantitativo?

R: Cualitativos: son de gran calidad en su documentacin y por consecuencia requieren
de la aplicacin mxima de las tcnicas de archivo.
Cuantitativos: son de gran volumen en su documentacin
22. Como se divide el archivo, atendiendo a los signos empleados?
R=numricos y alfabticos
23. Cuales son los elementos con que se integran los archivos?
R=local, mobiliario y equipo, documentacin y personal.
24. Cual es el mas importante de los elementos que integran un archivo y porque?
R=La documentacin: porque son el objetivo primordial de los archivos
25. Cual es el principio que rige la seleccin de local para un archivo?
R= El local debe adaptarse a las necesidades de la oficina, y no la oficina a las
necesidades del local
26. Cuales son las caractersticas que debe reunir el local destinado a los archivos
con referencia a los siguientes puntos?
AREA
Principales enemigos de los documentos:
A) ORIENTACION: adecuada es hacia el sur, despus al oriente, o al poniente, y la
ms inconveniente al norte
B) ILUMINACION: la natural es la mejor, en el caso de emplear la artificial, esta debe
de ser en cantidad suficiente sin reflejos, sin sombras y con buena difusin de la luz, lo
que se logra con una distribucin simtrica de los focos luminosos en nmero y watt aje
necesarios.
C) TEMPERATURA Y VENTILACION: no son simple cuestin de higiene, pues en
la actualidad esta demostrado que tiene ntima relacin con el rendimiento y eficiencia
de los empleados; adems influyen grandemente en la conservacin de los documentos.
D) DECORACION: debe evitar que favorezca la acumulacin de polvo, para emplear
materiales que renan las condiciones ideales de color y facilidad de limpieza.
E) INSTALACCIONES ACCESORIAS: los ruidos son un problema en la oficina de
archivo; los provocan, principalmente, las maquinas y el crecimiento de las poblaciones
MOBILIARIOS Y EQUIPOS
a) ARCHIVERO: es un mueble seccional de uno a 6 gavetas o cajones, los hay de
diversos colores. La eleccin depende de las necesidades requeridas por el manejo de la
documentacin
b) GAVETA: tiene en la parte superior izquierda un porta marbete destinado a la
colocacin de la inscripcin, alfabtica o numrica, adems en la parte frontal tiene una
jaladera para extraer la gaveta y en su interior el compresor que es una lamina mvil que
permite dar la conveniente posicin de inclinacin a los expedientes

c) ESTANTE: es un mueble de estructura metlica, de longitud y altura variable de

conformidad con el local; esta compuesto de una serie de pies derechos y entre
paos, los primeros estn puestos verticalmente y los segundos horizontalmente, esta
destinado a la colocacin de las cajas archivadoras
d) TARJETERO: llamado tambin caja clasificadora para tarjetas de los catlogos su
dimensin en el interior es de 127x 76mm .estn provistos de una charola interior
movible que se puede extraer del archivero
e) OTROS MUEBLES: charola auxiliar muebles especiales para planos para pelculas
de rayos x, secciones de trasferencia, tarjeteros horizontales, cajas fuertes, vitrinas,
escaleras, mesas, escritorios, mquinas de escribir, aparatos para costura de expedientes,
relojes marcadores
27. Cual es el objeto primordial de los archivos?
R=los documentos
28. Cuales son las grandes ramas en que se divide la documentacin?
R=bibliografa, biblioteconoma, enciclopedia, archivstica y museografa
29. Como se generan u originan los documentos?
R=por una parte en lo que llamamos correspondencia y por otra en una multiplicidad de
documentos muy diversos que se generan en las propias oficinas
30. Cuales son los requisitos que debe reunir un archivista?
R=debe ser tcnico en la materia, debe tener dominio completo de lo referente a la
clasificacin, catalogacin, formacin de expedientes, manejo y control de documentos
31. Cuales deben ser las principales cualidades de un archivista?
R=integridad, solvencia moral, reconocida honradez y discrecin absoluta
32. Cuales son las reglas de higiene que deben observarse en los archivos?
R=los documentos muebles y locales deben de tener constante limpieza para evitar el
polvo y sus consecuencias; hay que someterlos a peridicas fumigaciones y abolir la
practica viciosa de humedecer con saliva los documentos, es obligatorio el uso de
dedales de goma.
33. Que elementos se utilizan como ayuda para la clasificacin documentaria?
R=las carpetas, las gua principales y auxiliares o sub-guas, los marbetes y los jinetes
34. Que entiende usted por una carpeta?
R=entra en la formacin del expediente, recoge en su interior los documentos que lo
forman
35. Que son las guas?
R=son de material muy resistente cartn, en tamaos carta u oficio, tienen en su borde
superior una pestaa o apndice, las cuales en conjunto tienen la funcin de guiar en la
distribucin, colocacin y localizacin de los expedientes
36. Cuales son las guas mas generalmente usadas?
R= las guas principales y auxiliares

37. Que caractersticas tienen las guas?

R=estn hechas de material resistente, tienen en su borde superior una pestaa .existen
de uno, dos o mas cortes y estn destinadas a contener la inscripcin alfabtica,
numrica o combinadas
38. Que tipo de archivo debe adoptarse en la organizacin centralizada?
R=el mas conveniente en concordancia con la organizacin general de la institucin,
atendiendo su necesidades y requisitos
39. Cual es la organizacin ideal del archivo?
R=es la unidad centralizada de servicio
40. Que ocurre en la practica en cuanto a los tipos de organizacin?
R=los tipos de organizacin suelen combinarse buscando siempre el mejor
funcionamiento
41. Como se forma con los siguientes escritos el archivo y que procedimientos se
siguen?
R= Procediendo de las partes al todo: De un documento a su conjunto, los expedientes;
de estos a la gaveta; de la gaveta al archivero y de los archiveros al archivo.
42. Que finalidad tiene la oficina llamada informtica?
R= Agrupar las informaciones del archivo, computadoras y microfilm.
43. Que objeto tiene poner los documentos en condicin dinmica?
R= Para que el archivo preste el servicio de informacin que tiene asignado dentro de
las oficinas.
44. Que informacin revela el anlisis de un documento?
R= La existencia de una serie de datos, que bien pueden ser todos los que a
continuacin se enumeran, o alguno, o algunos de ellos. Estos son: una numeracin; un
lugar; una fecha; da, mes y ao; un nombre o nombres de personas fsicas o morales, u
otro dato importante.
45. Que es lo que determina el sistema de archivo adecuado?
R= Descansa en el principio de ser adaptable a la documentacin y responder a las
tareas de la institucin.
46. Como se dividen los sistemas de archivo atendiendo a la necesidad o no
necesidad de registros para la localizacin de los documentos?
R=Se dividen en dos grupos los que no requieren del empleo de catlogos, registros o
ndices par su localizacin y consulta: son los DIRECTOS; el otro, lo constituyen los
que requieren necesariamente de aquellos catlogos, ndices o registros, para su
localizacin y consulta: son los INDIRECTOS.
47.- CUALES SON LOS SISTEMAS QUE CORRESPONDEN A UNO OTRO
GRUPO?
R= Archivos directos: Alfabtico, geogrfico y por asuntos
Archivos indirectos: Los numricos

48.- CUL ES EXPRESADA EN SU MAYOR SIMPLEZA, LA REGLA

GENERAL DE ALFABETIZACIN?
R= Estricto orden alfabtico de acuerdo al nombre de las personas que es el elemento
preponderante
49.- CMO SE LLAMA LA PRIMERA GUA Y COMO LAS SUBSECUENTES,
CUANDO SE EMPLEAN CON ANOTACIONES DE A AR AZ?
R= Gua principal y guas auxiliares
50.- REPRESENTE ESQUEMTICAMENTE EL SISTEMA DE ARCHIVO
ALFABTICO:
R=
Sistema alfabtico
El uso de este sistema es el ms frecuente y fcil de entender; se puede llevar a cabo sin
dificultad. Como su nombre lo indica es ordenar alfabticamente los nombres. Estos los
dividiremos en personas fsicas y personas morales.
Personas fsicas
1.- Colocaremos el apellido paterno, materno y el nombre o inicial del mismo:

2.- En apellidos compuestos, stos se tomarn como una sola palabra:

3.- Cuando nos encontremos personas con igual apellido, el orden alfabtico nos lo
dar el primer nombre:

4.- En los apellidos y nombres iguales, el orden alfabtico se determinar por el

apellido materno o, en su caso, los nombres.

5.- En el caso de que la mujer lleve el apellido de casada:

6.- Cuando las personas tienen titulo o grado, ste se colocar al final del nombre:

7.- Cuando nos encontremos con nombres extranjeros, los ordenaremos de la siguiente
manera:

51.- QUE SE ENTIENDE PARA NUESTRAS FINALIDADES DE ARCHIVO

COMO SISTEMA Y QUE COMO MTODO?
R=Los archivos requieren del empleo o aplicacin de sistemas y de mtodos, clasificar
es formacin en agrupamiento de semejantes, teniendo en cuenta las relaciones de
diferencia y de semejanza en la formacin de los grupos o clases y subdivisiones.
52.- QUIN IDEO EL SISTEMA DE CLASIFICACIN DECIMAL?
R= Melvin Dewey Bibliotecario norteamericano
53.- CUL ES LA TEORA DE LA CLASIFICACIN DECIMAL?
R= El inmenso caudal de conocimientos humanos se consider como la UNIDAD,
y como tal, tratada decimalmente es susceptible de dividirse y subdividirse de diez en
diez, tantas veces como lo requieran las necesidades de la tabla de Clasificacin
54.- QUE ES LA CLASE, LA DIVISIN Y SUBDIVISIN?
R= Clases: Los diez grandes grupos resultantes de la primera divisin de la Unidad que
corresponden a los dcimos
Divisin: Subdivisin en otras diez que corresponden a los centsimos, entre los que se
han repartido las ciencias o materias que componen cada una de las clases
Subdivisiones: Otras diez partes de las divisiones que corresponden a los milsimos
55.- CMO SE REPRESENTAN LOS ASUNTOS EN LA CLASIFICACIN
DECIMAL, Y QUE SON ESTOS CLASIFICADORES?
R= Por la unidad de lo general a lo particular, del todo a las partes
Los clasificadores que siempre son decimales son los nmeros con los que se representa
cada parte de nuestro archivo
56.- CMO SE LLAMA A LA DESCRIPCIN Y ESTUDIO DE LOS
CATLOGOS?
R= Catalografa

57.- CMO SE DENOMINA AL REGISTRO O LISTA ORDENADA

CONFORME A UN SISTEMA, Y QUE CONTIENE LOS PRINCIPALES DATOS
DOCUMENTARIOS QUE SIRVEN PARA RPIDA CONSULTA Y
LOCALIZACIN DE LOS ASUNTOS DE UN ARCHIVO?
R= Catlogo
58.- QUE SIGNIFICA LA PALABRA CATALOGACIN?
R= Es enumerar y describir sistemtica y metdicamente los documentos que forman
los archivos
59.- QU OBJETO E IMPORTACIN TIENE LOS CATLOGOS?
R= Es el de proporcionar los medios para hacer las investigaciones en los archivos.
60.- QUE ASIENTOS DEBEN HACERSE EN LOS CATLOGOS?
R=Cdulas de catalogacin, representan los asuntos en s, se redactan en tarjetas de
cartulina de forma rectangular blancas o de colores.
61.- CUALES SON LOS DOS GRANDES GRUPOS EN QUE SE DIVIDEN LOS
CATLOGOS?
R= Catlogos generales y especiales
62.- A QUE GRUPO PERTENECE L CATALOGO SISTEMTICO O
METDICO Y L CATALOGO DICCIONARIO?
R= A los catlogos generales
63.- COMO SE LLAMA EL REGISTRO POR EL CUAL SE DESCRIBE UN
ASUNTO, DOCUMENTO, EXPEDIENTE, ETC. EN UN CATLOGO
ANOTANDO SUS PRINCIPALES DATOS?
R= Asiento o noticia
64.- DE QUE SE HACE USO PARA LA DISTRIBUCIN DE LAS CEDULAS?
R= Series de guas de 127 x 76 mm a cinco cortes
65.- EL ORDENAMIENTO DE LAS CDULAS DE CATALOGACIN SE
BASA EN LAS LETRAS O EN LAS PALABRAS?
R=Palabras
66.- MEDIANTE QUE ELEMENTO SE HACE LA INVESTIGACIN
SISTEMTICA EN UNA CDULA PRINCIPAL?
R= Mediante el sistema adoptado
67.- A QUE INVESTIGACIN NOS LLEVA LA CDULA PRINCIPAL
ALFABTICA?
R= Investigacin por el nombre
68.- CMO SE FORMA UN EXPEDIENTE?
R= Con el conjunto de documentos referentes a un mismo asunto o negocio,
constituyendo su historia completa
69.- CUALES SON LAS FORMAS DE ORDENAR LOS DOCUMENTOS
DENTRO DE LOS EXPEDIENTES?
R= Por orden cronolgico o por orden lgico de desarrollo

70.- CMO SE DIVIDEN LOS EXPEDIENTES CUANDO SON

VOLUMINOSOS?
R= En legajos que son partes de un expediente, como lo son los tomos a la obra
71.- CMO SE ORDENAN LOS EXPEDIENTES DENTRO DE LAS
GAVETAS?
R= Siguiendo el orden numrico o alfabtico segn el sistema
72.- CUALES SON LOS REQUISITOS PARA EL PRSTAMO DE
EXPEDIENTE?
R= Los expedientes se facilitan mediante cedulas de prstamo con la firma del
empleado autorizado
73.- LA FUNCIN PRINCIPAL DE UN ARCHIVO ES:
R= (b) Tener la documentacin perfectamente clasificada para su consulta en el
momento que sea requerida
74.- POR LA FORMA EN QUE ESTN ORGANIZADOS LOS ARCHIVOS SE
DIVIDEN EN:
R= (a) Centrales y Locales
75.- POR EL MTODO QUE SE EMPLEA PARA EL MANEJO DE LOS
ARCHIVOS, ESTOS SE DIVIDEN EN:
R= (e) Directos e Indirectos
76.- POR LA DOCUMENTACIN QUE CONTIENE LOS ARCHIVOS SE
DIVIDEN EN:
R= (a) Oficiales, Especiales y Particulares
77.- UN DOCUMENTO ES:
R= (b) Un escrito para comprobar un hecho
78.- CUANDO SE ARCHIVAN DOCUMENTOS DE ACUERDO AL NOMBRE
DE PERSONAS FSICAS O MORALES, SE UTILIZA EL SISTEMA DE
ARCHIVO:
R= (c) Alfabtico
79.- PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS DE ACUERDO A LA FECHA DE
ORIGEN O TRMITE, EMPLEAMOS EL SISTEMA:
R= (b) Cronolgico
80.- CUANDO SE ARCHIVA EN BASE A LA NUMERACIN DECIMAL
EMPLEAMOS EL SISTEMA:
R= (a) Decimal
81.- DE ACUERDO AL LUGAR DE ORIGEN, SE ARCHIVA UTILIZANDO EL
SISTEMA:
R= (c) Geogrfico

82.- EN EL SISTEMA CRONOLGICO DE ARCHIVO, EL ORDENAMIENTO

DE LAS FECHAS ES EL SIGUIENTE:
R= (b) Ao-Mes-Da
83.- UN CATLOGO ES:
R= (a) Un registro de todos los expedientes del archivo
84.- LOS CATLOGOS SE DIVIDEN EN:
R= (a) Catlogos Generales y Catlogos Especiales
85.- UN ASIENTO CATALOGRFICO ES:
R= (a) Conjunto de datos que se asientan en los catlogos
86.- UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS QUE SE REFIERE EN A UN MISMO
ASUNTO Y QUE SE GUARDAN CRONOLGICAMENTE EN UNA CARPETA
ES UN:
R= (c) Expediente
87.- CUANDO UN EXPEDIENTE ALCANZA UN GROSOR DE 2.5 CM., SE
ACUMULA EN OTRAS CARPETAS QUE VAN TRAMITANDO EL MISMO
ASUNTO. ESTE CONJUNTO DE CARPETAS SE DENOMINA
R= (a) Legajo
88.- LOS ARCHIVOS QUE CONTIENEN TODA LA INFORMACIN DE UNA
EMPRESA EN UN SOLO DEPARTAMENTO SON:
R= (b) Centrales
89.- LOS ARCHIVOS QUE CONTIENEN DOCUMENTOS QUE HAN
CONCLUIDO SU TRAMITACIN SON:
R= (a) Generales
90.- LOS ARCHIVOS QUE PUEDEN SER CONSULTADOS NICAMENTE
POR FUNCIONARIOS O EMPLEADOS DE UNA INSTITUCIN SON LOS:
R= (c) Privados
91.- LOS ARCHIVOS QUE SOLAMENTE PUEDEN CONSULTAR PERSONAS
AUTORIZADAS SE DENOMINAN:
R= (b) Secretos
92.- MENCIONA EL MOBILIARIO PRINCIPAL QUE SE UTILIZA EN UN
ARCHIVO:
R= Archivero, gaveta, tarjetero, estante
93.- ANOTA CULES SON LOS PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS
ARCHIVOS:
R= La humedad y el polvo
94.- QU ES LA DOCUMENTACIN?
R= la ciencia del procesamiento de la informacin, que proporciona informacin sobre
algo con un fin determinado, de mbito multidisciplinario o interdisciplinario.

95.- ANOTA LOS SISTEMAS DE ARCHIVO:

R=Archivo alfabtico, Archivo Geogrfico, Archivo por Asuntos, Archivo numrico
96.- CLASIFICA Y ORDENA ALFABTICAMENTE EL SIGUIENTE LISTADO:
Javier del Campo
Cisneros Garca, R. Maria
R. Maria Cisneros Garca
Contreras, Pedro
Pedro Contreras
Coronel, Alicia
Victoria Oconnors
Chvez J., Ma. Elena
Alicia Coronel
del Campo, Javier
Ma. Elena Chvez J.
Del Valle Jimnez, Ernesto, Prof.
Juan Garca
Garca, Juan
Alicia Garca Hernndez
Garcia Hernandez, Alicia
Dr. Jos J. Martnez M.
Martnez M., Jos J., Dr.
Prof. Ernesto Del Valle Jimnez
Oconnors, Victoria
97.- UN ASIENTO CATALOGRFICO CONTIENE LAS SIGUIENTES
PARTES:
R=Clasificacin, encabezamiento, Sub-encabezamiento, fecha y el extracto del asunto
98.- EN EL SISTEMA DECIMAL DE CLASIFICACIN DE DEWEY:
Los dcimos correspondes a clases
Los centsimos a Divisiones
Los milsimos a subdivisiones
Los diezmilsimos a secciones