PEDOMAN MENCARI PENDANAAN

Youth Center to Act for Nation memiliki visi untuk bisa mengembangkan pemuda
Indonesia, salah satunya adalah dengan membantu para pemuda mampu belajar ke luar
negeri dengan cara yang dapat dilakukan oleh semua pemuda.
Ketika kita bermimpi untuk bisa ke luar negeri, kemungkinan besar salah satu
kendala utama adalah perihal biaya. Di sini YouCAN akan berbagi tips untuk bisa
mendapatkan pendanaan kunjungan ke luar negeri.
Langkah-langkah sederhana yang perlu kamu lakukan hanya beberapa hal,
antara lain:
1. Tanamkan semangat YouCAN!
Ketika kamu berfikir bisa, maka kamu akan bisa! Tanamkanlah selalu semangat
bahwa kamu bisa, maka semesta akan mendukungmu untuk meraih apa yang
kamu inginkan.
2. Tetapkan Tujuanmu
Setelah kamu yakin bahwa kamu bisa, kamu perlu mengerti apa yang kamu tuju.
Detailnya, berapa uang yang kamu targetkan untuk bisa didapatkan dari apa
yang kamu lakukan ini. Kamu bisa menggunakan rencana anggaran ini untuk
memudahkan langkahmu.
Jika kamu bertujuan untuk tidak merepotkan keluarga dan menggunakan
anggaran pribadi, kamu bisa mengosongkan bagian tabungan dan kontribusi
keluarga.
Budget Worksheet

Rencana Anggaran
Total Biaya
Biaya Program
Perjalanan (penerbangan, kereta api, dll)
Insidental (souvenirs, makanan selama perjalanan)
Total Biaya Program
Dana Tersedia

$400
+
+
=

Tabungan
Kontribusi Keluarga
Kontribusi Jaringan Terdekat (Organisasi, Kampus,
Teman, Alumni dll)
Total Dana Tersedia
Dana Sponsorship Dibutuhkan
Total Biaya Program
Total Dana Tersedia
Dana Sponsorship Dibutuhkan

+
=

3. Buat daftar target institusi yang akan dituju

Di era globalisasi ini, ada banyak institusi yang memiliki visi global dan siap
untuk membantu kamu mengikuti program-program internasional. Institusi itu ada
yang bersifat profit dan nonprofit. Untuk institusi profit, mereka akan memberikan
dana asalkan apa yang mereka butuhkan sesuai dengan apa yang kita
tawarkan. Untuk institusi profit, daftar alamatnya bisa kamu lihat di sini. Pilihlah
perusahaan yang bergerak pada tema yang sama dengan tema program
kunjunganmu.
Untuk

institusi

nonprofit

yang

salah

satunya

adalah

Pemerintah,

permohonan dana dapat ditujukan ke instansi pemerintahan. Untuk instansi

pemerintah, terdapat skema bantuan yang ditawarkan oleh Depdiknas yang dapat
diajukan secara online salah satunya dengan mendaftarkan diri ke website
http://www.bantuan.diknas.go.id.
Selain itu juga dapat mengajukan proposal ke
a. Departemen Pariwisata dapat mengajukan ke Direktorat Promosi Luar Negeri,
b. Departemen

Pemuda

&

Olahraga

dapat

mengajukan

ke

Pemberdayaan Pemuda,
c. Departemen Luar Negeri,
d. Pemerintah Daerah Asal Universitas,
e. Bagian Diplomasi Kedutaan Negara Tempat Acara Dilaksanakan.

Direktorat

Selain itu, ada beberapa sumber yang mungkin bisa kamu pertimbangkan untuk
berada pada daftarmu antara lain:
a. Organisasi alumni. Jika Anda adalah bagian dari almamater yang kuat
organisasinya, Anda bisa mencoba mengajukan bantuan dana kepada
organisasi alumni atau melalui individu atau perusahaan alumni yang sekiranya
bisa membantu.
b. LSM atau NGO yang terkait. Anda bisa mengajukan bantuan dana kepada LSM
yang bergerak di bidang terkait. Misalnya penelitian Anda adalah tentang
kesehatan masyarakat maka bisa mengajukan dana kepada LSM yang
mengadvokasi isu kesehatan masyarakat.
c. Organisasi PBB. Bisa coba mengajukan dana ke organisasi PBB terkait.
Misalnya WHO untuk bidang kesehatan, UNDOALOS untuk bidang hukum laut
dan sebagainya.
d. Yayasan Internasional. Nippon Foundation adalah salah satu organisasi
internasional yang cukup baik hati mendukung partisipasi konferensi yang
temanya terkait dengan aktivitas mereka.
e. Anggota parlemen/DPR. Bukan tidak mungkin anda mengajukan dana kepada
anggota DPR jika memang penelitian itu terkait dengan perhatian mereka. Bisa
dibuat satu kesepakatan bahwa hasil kajian Anda itu akan diberikan kepada
mereka untuk dipakai. Anda bisa berlaku sebagai staff ahli dalam hal ini.
f. Pengusaha perorangan. Meskipun tidak banyak, bukan tidak mungkin ada
pengusaha perorangan yang bisa membantu Anda.
g. Crowd Funding. Ini adalah pendekatan baru dalam menggalang dana secara
online.

Situs

seperti

ini

memungkinkan

seseorang

membuat

event

penggalangan dana di Internet dan mendapatkan dana dari simpatisan. Anda

bisa melakukan ini dengan membuat permohonan di situs crowd funding
seperti Go Fund Me.

4. Persiapkan segala dokumen yang dibutuhkan

a. Satu bendel proposal
Proposal acara YouCAN telah ada di tangan kamu. Namun, perlu kamu
ketahui bahwa institusi yang berbeda membutuhkan sedikit sentuhan yang
berbeda. Proposal yang youCAN kirimkan ke kamu dapat kamu edit dengan
Microsoft Word atau Corel Draw dan sesuaikan dengan kebutuhan kamu.
Berikut ini jenis-jenis proposal yang perlu kamu ketahui:
1.

Proposal ke kampus atau institusi nonprofit/pemerintahan, biasanya

tidak menggunakan kata "sponsorship" dalam proposal dan tidak perlu

formulir pendanaan serta kontraprestasi tidak rumit.
2.

Proposal ke perusahaan membutuhkan kontraprestasi atau imbal

balik yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pada proposal yang YouCAN

kirimkan, telah diberikan kontraprestasi apa saja yang perusahaan
dapatkan jika dia mendukung keberangkatanmu. Kamu juga bisa
menambahkan kontraprestasi yang bisa mereka dapatkan seperti kamu
akan menyebutkan mereka di blog mu atau yang lainnya.
b. Letter of Acceptance atau Invitation Letter (lampiran proposal)
c. Curriculum Vitae dirimu (lampiran proposal)
d. Formulir partisipasi (lampiran proposal, klik di sini untuk contoh)
e. Surat permohonan bantuan dana (klik di sini untuk contoh)
f. Formulir tanda terima (klik di sini untuk contoh)
5. Ajukan dan Follow Up
Pada

dasarnya

mencari

sponsorship

adalah

sebuah

kegiatan selling. Selling adalah tombak utama dari marketing. Jadi, belajarlah
cara "menjual diri" pada kampus atau perusahaan. Apa saja yang bisa dijual?
1.

Prestasi.

2.

Diri yang ditunjukkan oleh sikap tubuh, sikap bicara, sikap profesional dan

mawas diri yang ditunjukkan saat bertemu dengan perusahaan. Jangan kaku,
hormati yang lebih tua (kalau perlu cium tangan saat bertemu)
3.

Kontraprestasi yang ditawarkan dalam proposal. Bisa berupa penyebutan di

media, logo dalam spanduk yang dibawa saat kegiatan, logo dalam pakaian, logo
di tas, pin, menjual produk di LN, dll.
Berikut ini akan saya ceritakan langkah rincinya.
1.

Segeralah bergerak, jangan menunda! Karena untuk mengeluarkan dana,

institusi tentu akan butuh proses dan jika terlalu dekat dengan keberangkatanmu,
institusi yang kamu tuju akan otomatis mundur.

2.

Kemaslah proposalmu dengan cover/stopmap yang bagus dan bawa semua

dokumen dengan beberapa rangkap.

3.

Juallah dirimu dengan baik. Kemas dirimu dengan penampilan yang rapi dan
profesional.

4.

Berdo'a supaya tenang dan terus perhatikan tata laku yang sopan, santun,
bersahabat, bersemangat.

5.

Datangi institusinya dan lapor ke satpam depan dan minta informasi untuk
memasukkan proposal ke loket surat

6.

Nanti, akan diantar ke meja satpam dan di sana akan diberi surat memo
masuknya proposal

7.

Adapun kita juga harus memberikan formulir tanda terima, minta diisi oleh
petugas. Bagian atas untuk petugasnya dan bagian bawah untuk kita. Kalau bisa
minta CP petugasnya dan tanggal untuk follow up

8.

Setelah itu, kita tinggal menunggu proposal kita masuk ke kepala bagian untuk
diproses.

9.

Di hari yang telah ditentukan (saat poin 6), jangan lupa untuk menghubungi
instansi terkait melalui telfon terlebih dahulu. Tapi, jangan lakukan follow

up melalui telfon. Itu sangat tidak sopan, kecuali petugasnya sendiri yang
menolak.
10. Kita akan datang ke instansi terkait untuk melakukan deal sesuai dengan jadwal
yang telah diatur dalam telfon
11. Lakukan kembali poin 1, 2, 3
12. Deal dapat dilakukan berdasarkan keputusan pribadi kita masing-masing. Apa
yang kita tawarkan harus sebanding dengan harga yang berani mereka bayar
13. Tanda tangan formulir partisipasi. Jangan lupa minta cap dari instansinya (Untuk
tahap ini, dari kampus, maka akan diberi surat perjalanan dinas)
14. Terus lakukan kontak dengan key person
15. Berangkat dan lakukan apa yang sudah di-deal-kan
16. Buat laporan perjalan. Contoh laporan perjalannya saya dapat dari blog kak
Mutiara Fadjar.
17. Kembali ke instansi terkait untuk memberikan laporan
18. Selesai
Kiranya sekian dan terima kasih!

Lampiran:
Contoh Surat untuk Keluarga/Teman
Date
Name
Place
Dear__________,
I have been nominated as a National Youth Delegate to attend the ASEAN Youth Cultural Exposure
this 25th 30th July 2016. This amazing opportunity will be held at Singapore, Malaysia & Thailand
with Dimas Diajeng Sleman (Official Tourism Ambassador of Sleman). I was selected because of
my excellent academic record and sincere interest in Indonesian culture and tourism promotion. I
am extremely excited about this student leadership experience and traveling to Singapore, Malaysia
& Thailand. However, the cost of the programme is more than my parents and I can contribute, so
I am asking for your help.
ASEAN Youth Cultural Exposure is a once in a lifetime opportunity. As a National Youth Delegate,
I will be recognized as one of the most promising young leaders in culture and tourism promotion
and will join others from across the region to share in this unique experience.
I will attend educational seminars, attend speeches by tourism ministry and be challenged to work
with my peers through simulations and group discussions. In addition to this amazing experience,
I will also earn one college credit for my work. I will develop my leadership skills and gain a greater
insight into the issues surrounding culture and tourism promotion. You can find more detailed
information about the selection process and conference at izzata.id/youcan.
My cost to attend the conference will be $400.00 (Rp5.200.000), not including my travel expenses.
My parents contribution plus funds I have already raised Rp____________, but I still need to raise
Rp______________. I would greatly appreciate any amount that you might be able to give me. If
you would like to sponsor me, please make the check out to (your name), as it will go directly to
my travel and conference registration fund.
Thank you in advance for any support you can provide. I will call you soon to follow up.
Sincerely,

Your Name

Sample Letter to Business/Organization

Date
Ms/Mr.
Position
Company Name
Place
Dear Ms/Mr,
I am a junior at (Name of your High School/University) in (town/city) I have been nominated as a
National Youth Delegate to attend the ASEAN Youth Cultural Exposure organized by Youth Center
to Act for Nation (YouCAN) and Ikatan Dimas Diajeng Sleman this summer. I was selected because
of my excellent academic record and sincere interest in Indonesian culture and tourism promotion,
and attending the program could help me decide on a college and a career. However, the tuition
for the programme is more than my parents and I can contribute, so I am writing to ask if you will
sponsor me with a financial contribution.
ASEAN Youth Cultural Exposure is a once in a lifetime opportunity. The programme will be held in
Singapore, Malaysia and Thailand. As a National Youth Delegate, I will be recognized as one of
the most promising young leaders in Indonesian culture and tourism promotion and will join top
students from across the country to share in this unique experience. I will take part in educational
seminars, meet and interact with tourism ministries, tourism industry leaders, and be challenged to
work with my peers through simulations and group discussions. In addition to this amazing
experience, I will also earn one college credit for my work. I will develop my leadership skills and
gain a greater insight into the issues surrounding environmental conservation and sustainability.
My participation in this programme depends on whether I can raise Rp____________ in
sponsorships. The conference tuition is $400.00 (Rp5.300.000) and my travel to the conference
will be Rp____________. I will be investing all my resources to attend this conference and through
my friends and family, I have already raised Rp_____________.
That leaves me with a balance Rp___________, and I am hoping that (insert name of business or
organization) will consider sponsoring me with some or all of these cost. I have also contacted (list
other organizations you are soliciting) for their financial assistance. My tuition must be paid no later
than June 25th .

Thank you in advance for considering my request. I will contact you in the next few days to discuss
the possibility of receiving your support. Please feel free to contact me (email and phone) if you
have any questions. I look forward to talking with you.
Sincerely,
Your Name
Sponsor Sheet
Use this to keep track of your sponsorships
Name
ABC
Corporation

Date Contacted

Contact Method

December 16,
2013

Mailed letter

Response
$50
donation

Follow Up
Send thank you

Sample Thank You Letter

Name
Position
Company Name
Place
Date
Dear ,
I sincerely thank you for your generous contribution which is making it possible for me to attend
ASEAN Youth Cultural Exposure, held in Singapore, Malaysia, Thailand this 25th 30th July 2016.
Upon my return, I would be honored to attach your company logo on ASEAN Youth Cultural
Exposure media and share the highlights of my experience and what I learned from this unique
student leadership opportunity. (Or, add a link to your personal webpage or Blog if you have
created one).
Thank you again for making this amazing experience a reality for me.
Sincerely,
Your Name

Referensi:
https://suryadiachmad.wordpress.com/tag/sponsor-ke-luar-negeri/
https://madeandi.com/2013/04/22/bagaimana-mendapatkan-dana-untuk-konferensi/
https://nisarahman.wordpress.com/2014/01/04/tips-mencari-sponsor-ke-luar-negeri/

http://jendelaundip.blogspot.co.id/2014/11/butuh-bantuan-dana-bikin-proposalaja.html
https://akeminissa.wordpress.com/2009/08/29/tips-memperoleh-dana-sponsor-untukkegiatan-mahasiswa-ke-luar-negri/