DOKUMENTASI PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN

No. Dokumen : SOP/ADM/

/2016
No. Revisi
:
Tanggal terbit :
SOP
Puskesmas
Lewoleba

1. Pengertian

Halaman

: 1/2
MAGDALENA DONGE

: 1. Pengendalian
pengelolaan

dokumen
dokumen

Puskesmas
perkantoran

adalah:
maupun

sistem
dokumen

akreditasi Puskesmas. (Sistem penomoran, penyimpanan,

dan pemusnahan )
2. Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat
keputusan, kebijakan

yang merupakan acuan/ referensi

dalam pelaksanan kegiatan yang diterbitkan oleh puskesms,

maupun dinas kesehatan kabupaten.
3. Dokumen/

arsip

aktif

adalah

dokumen

masih

berlaku/dipakai dalam kegiatan, dan disimpan diunit- unit

pelayanan serta

tidak boleh dipinjamkan keluar area

puskesmas. Untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap

terkendali
4. Dokumen/ arsip inaktif adalah: dokumen yang frekuensi
pemakaiannya sudah rendah/ sudah tidak dipakai, copy
dari dokumen aktif yang boleh dibawa keluar puskesmas
untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah
mati atau sudah pindah. Untuk dokumen akreditasi aktif
diberi cap tidak terkendali.
5. Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah
lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani
2. Tujuan

namun belum dibubuhi cap Puskesmas.

: Sebagai acuan penerapan langkah-langkah

3. Kebijakan

prosedur dan pencatatan kegiatan.

: SK Kepala Puskesmas tentang Pedoman Pendokumentasian
Prosedur

1. 4. Referensi

dan

Pencatatan

Kegiatan

Tahun 2016
: Kepmenkes No.269/Menkes/Per/III/2008
mendik

dokumentasi

tentang

Nomor
rekam

2. 5. Prosedur

1. Setiap pelaksanaan kegiatan baik upaya pelayanan

kesehatan
perorangan
maupun
upaya
kesehatan
masyarakat dan kegiatan lain yang mendukung dalam
pelaksanaan upaya tersebut diatas wajib didokumentasikan
dalam catatan mutu.
2. Kepala Tata Usaha dan Staf unit terkait melalukan
penyimpanan dokumen/ arsip dengan ketentuan sebagai
berikut:
a. Penataan
dan
pengarsipan
dokumen
rekam
klinik/medik dilakukan oleh staf diloket pendaftaran,
dimana dokumen rekam medik inaktif wajib disimpan

DOKUMENTASI PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN

No. Dokumen : SOP/ADM/
/2016
No. Revisi
:
Tanggal terbit :
SOP Halaman
Puskesmas
Lewoleba

: 2/2

MAGDALENA DONGE

sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal

terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam medik/ klinis dapat dimusnahkan, kecuali
persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus
disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal
dibuatnya.
a. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal satu
tahun.
Kegiatan
ini
dilakukan
oleh
pengelola
obat/farmasi puskesmas.
b. Surat masuk dan keluar dicatat pada buku surat masuk
dan keluar pada bagian Tata Usaha Puskesmas
c. Surat rujukan pasien di tulis pada buku rujukan dan
diarsipkan oleh bagian Tata Usaha Puskesmas.
d. Penomoran surat keluar dan surat rujukan dilakukan
dengan sesuai peraturan penomoran yang telah
dtentukan.
e. Laporan-laporan pelaksanan kegiatan seluruh program
puskesmas, baik program wajib maupun program
pengembangan dimasukan oleh pengelola program pada
Bagian Tata Usaha untuk di arsipkan dan dilaporkan ke
Dinas Kesehatan Kabupaten sesuai waktu yang telah
ditentukan.
f. Pencatatan daftar kunjungan pasien disetiap poli dan
laporan kegiatan program dilakukan berdasarkan Format
Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA) dan
dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten sesuai waktu
yang telah ditentukan.
3. Kepala
Tata
Usaha
menetapkan
format
dokumen
diatur/diseragamkan dengan contoh format terlampir.
1. Format Rujukan Sesuai
2. Format Rujukan Bersama
3. Format Surat Keterangan Sehat
4. Format Surat Keterangan Istrahat
5. Format Surat Keterangan Sakit
6. Format Surat Jaminan Pelayanan Perawatan
7. Format Surat Perintah Rawat Inap
8. Format permintaan pulang paksa,
9. Format Pelaporan SIKDA

3. 6. Unit terkait

: Semua Unit Pelayanan/Program Puskesmas