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PGINA

INDICE
Contenido
INTRODUCCIN................................................................................................
.............................2
Marco
teorico..............................................................................................................
.................3
MARCO
TEORICO......................................................................................................
3-14
ALTERNATIVA Y
VENTAJAS
15
RECOMENDACION.............................................................................................
..................... 16
CONCLUSION....................................................................................................
....................... 17
BIBLIOGRAFA DE
AUTORES
..18

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

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PGINA

IMPORTANCIA DEL CONTROL EN

ADMINISTRACION DE EMPRESAS
I.-INTRODUCCION
El control es la funcin administrativa
por medio de la cual se evala el
rendimiento. El control es un elemento
del proceso administrativo que incluye
todas las actividades que se
emprenden para garantizar que las
operaciones reales coincidan con las
operaciones planificadas.
Cuando hablamos de la labor
administrativa, se nos hace obligatorio
tocar el tema del control. El control es
una funcin administrativa, es decir es
una labor gerencial bsica, que puede
ser considerada como una de las ms
importantes para una optima labor
gerencial.
El control es un elemento del proceso
administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para
garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones
planificadas. Todos los gerentes de una
organizacin tienen la obligacin de
controlar; Por ejemplo, tienen que
realizar evaluaciones de los resultados
y tomar las medidas necesarias para
minimizar las ineficiencias. De tal
manera, el control es un elemento
clave en la administracin.
El control como fase del proceso
administrativo

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

A lo largo de nuestras vidas nos vemos

envueltos en una serie de
organizaciones, ya sean formales o
informales, que tienen como propsito
alcanzar una meta en comn, a travs
de diversos planes establecidos y a
travs de los recursos que se posean.
Es en ese momento cuando nace el
sentido de la administracin, es decir,
aquel proceso que llevan a cabo los
miembros de una organizacin para
lograr captar sus objetivos.
La administracin en sentido formal, es
aquella que se realiza en una empresa.
Posee cuatros funciones especficas
que son: la planificacin, la
organizacin, la direccin y el control;
estas en conjuntos se conocen como
proceso administrativo y se puede
definir como las diversas funciones que
se deben realizar para que se logren
los objetivos con la optima utilizacin
de los recursos.

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PGINA
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar
errores.
Su aplicacin incide directamente en la
racionalizacin de la administracin y
consecuentemente, en el logro de la
productividad de todos los recursos de
la empresa.
Principios.
La aplicacin racional del control debe
fundamentarse en los siguientes
principios:

II.-

A cada grupo de delegacin conferido

debe proporcionarse el grado de
control correspondiente. De la misma
manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al
delegar autoridad es necesario
establecer los mecanismos suficientes
para verificar que se esta cumpliendo
con la responsabilidad conferida, y que
la autoridad delegada esta siendo
debidamente ejercida.

MARCO TEORICO

De los objetivos.

Importancia.

Se refiere a que el control existe en

funcin de los objetivos, es decir, el
control no es un fin, sino un medio para
alcanzar los objetivos preestablecidos.

El control es de vital importancia dado

que:
Establece medidas para corregir las
actividades, de tal forma que se
alcancen planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, alas
personas, y a los actos.
Determina y analiza rpidamente las
causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a
presentar en el futuro.
Localiza a los lectores responsables de
la administracin, desde el momento en
que se establecen medidas correctivas.
Proporciona informacin acerca de la
situacin de la ejecucin de los planes,
sirviendo como fundamento al
reiniciarse el proceso de planeacin.

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

De la oportunidad.
El control, para que sea eficaz,
necesita ser oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efecte el
error. De tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas, con
anticipacin.
De las desviaciones.
Todas las variaciones o desviaciones
que se presenten en relacin con los
planes deben ser analizadas
detalladamente, de tal manera que sea
posible conocer las causas que las
originaron, a fin de tomar las medidas
necesarias para evitarlas en el futuro.
Costeabilidad.

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PGINA
Es establecimiento de un sistema de
control debe justificar el costo que este
represente en tiempo y dinero, en
relaciona con las ventajas reales que
este reporte.
De excepcin.
El control debe aplicarse,
preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin
de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente cuales funciones
estratgicas requiere el control.
De la funcin controlada.
La funcin controlada por ningn
motivo debe comprender a la funcin
controlada, ya que pierde efectividad el
control. Este principio es bsico, ya que
seala que la persona o la funcin que
realiza el control no debe estar
involucrada con la actividad a controlar.
Proceso de control.
Establecimiento de estndares.
Un estndar puede se definido como
una unidad de medida que sirve como
modelo, gua o patrn con base en la
cual se efecta el control.
Los estndares representan el estado
de ejecucin deseado, de hecho, no
son mas que los objetivos definidos de
la organizacin.
Rendimiento de beneficios. Es la
expresin de los beneficios obtenidos
por la empresa, que resulta de la
comparacin o relacin entre las
utilidades y el capital empleado en
cada una de las funciones.
Posicin en el mercado. Estndares
utilizados para determinar la aceptacin
de algn producto en el mercado, y la
efectividad de las tcnicas
mercadologicas.
Productividad. Este tipo de modelo
debe establecerse no solo para el rea

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

de produccin, sino para todas las

reas de la empresa.
Calidad del producto. Este estndar se
establece para determinar la primaca
en cuanto a calidad del producto, en
relacin con la competencia.
Desarrollo de personal. Su objeto es
medir los programas de desarrollo de la
gerencia, y su efectividad.
Evaluacin de la actuacin. Establece
las condiciones que deben
existir para que el
trabajo se
desempee

satisfactoriamente; sirve para

determinar, objetivamente, los limites
de productividad del personal de la
empresa.
Tipos de estndares.
Existen tres mtodos para establecer
estndares, cuya aplicacin varia de
acuerdo con las necesidades
especificas del rea donde se
implementen:
Estndares estadsticos. Llamados
tambin histricos, se elaboran con
base en el anlisis de datos de
experiencias pasadas, ya sea de la
misma empresa o de empresa
competidoras.
Estndares fijados por apreciacin. Son
esencialmente juicios de valor,
resultado de las experiencias pasadas
del administrador, en reas en donde la
ejecucin personal es de gran
importancia.
Estndares tcnicamente elaborados.
Son aquellos que se fundamentan en
un estudio objetivo y cuantitativo de
una situacin de trabajo especifica.

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PGINA
Medicin de resultados.
Consiste en medir la ejecucin la
ejecucin y los resultados, mediante la
aplicacin de unidades de medida, que
deben ser definidas de acuerdo con los
estndares. El establecer dichas
unidades es uno de los problemas mas
difciles, sobre todo en reas con
aspectos eminentemente cualitativos.
Para llevar acabo su funcin, esta
etapa se vale primordialmente de los
sistemas de informacin; por tanto, la
efectividad del proceso de control
depender directamente de la
informacin recibida, misma que debe
ser oportuna, confiable, valida, con
unidades de medida apropiada y fluida.

Cortar con los objetivos y estndares

que sean estables.
Que el personal clave comprenda y
este de acuerdo con los controles.
Que lso resultados finales de cada
actividad se establezcan en relacin
con los objetivos.
Evaluar la
efectividad
de los

Correccin
La utilidad concreta y tangible del
control esta en la accin correctiva para
integrar las desviaciones en relacin
con los estndares. El tomar accin
correctiva es funcin de carcter
netamente ejecutivo; no obstante,
antes de iniciarla, es de vital
importancia reconocer si la desviacin
es un sntoma o una causa.
El establecimiento de medidas
correctivas da lugar a la
retroalimentacion; es aqu en donde se
encuentra la relacin mas estrecha
entre la planeacin y el control.
Retroalimentacion
Es bsica en el proceso de control, ya
que a travs de la retroalimentacion, la
informacin obtenida se ajusta al
sistema administrativo al correr del
tiempo.
De la calidad de la informacin,
depender el grado y rapidez con que
se retroalimente el sistema.
Implantacin de un sistema de control
Por ultimo es necesario, mencionar
antes de establecer un sistema de
control se requiere:
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

controles:
Eliminando aquellos que no sirven.
Simplificndolos.
Combinndolos para perfeccionarlos.
Caractersticas
Puesto que el control es un factor
imprescindible para el logro de los
objetivos, este debe reunir ciertas
caractersticas para ser efectivo:
Reflejar la naturaleza de la estructura
organizacional.
Un sistema de control deber ajustarse
a las necesidades de la empresa y tipo
de actividad que desee controlar. As,
una pequea empresa necesita de un
sistema de control distinto al de una
empresa grande; los controles que se
implanten en el departamento de
ventas sern diferentes a los controles
del departamento de produccin.
Oportunidad
Todo control debe establecer medidas
sencillas y fciles de interpretar para
facilitar su aplicacin. Es fundamental
que los datos o informes de los

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PGINA
controles sean accesibles para las
personas a las que se van a ser
dirigidos. Las tcnicas muy
complicadas, en lugar de ser tiles,
crean confusiones.
Ubicacin estratgica
Resulta imposible implantar controles
para todas las actividades de la
empresa, por lo que es necesario
establecerlos en reas de acuerdo con
criterios de valor estratgico.

Control por reas funcionales

Una de las grandes ventajas de los
sistemas de control es que permiten,
en los diferentes niveles y reas
administrativas de la empresa, evaluar
alas ejecuciones, tanto a nivel genrico
como especifico, a fin de determinar la
accin correctiva necesaria.
El control se aplica a las cuatro reas
bsicas de la empresa y a cada una de
las subfunciones.

Factores que comprende el control

Control de produccin

Existen cuatro factores que deben ser

considerados al aplicar el proceso de
control:

La funcin del control de produccin en

esta rea busca el incremento de la
eficiencia, la reduccin de costos y la
uniformidad y mejora de la calidad del
producto. Para lograr esto, se aplican
tcnicas tales como estudios de
tiempos y movimientos, inspecciones,
programacin lineal y dinmica, anlisis
estadsticos y grficas. El control en
esta rea comprende de cuatro
funciones:

Cantidad
Tiempo.
Costo
Los tres primeros son de carcter
cuantitativo y el ultimo, como su
nombre lo indica, es eminenetemente
cualitativo.
El factor cantidad se aplica en
actividades en las que el volumen es
importante; a traves del factor tiempo
se controlan las fechas programadas;
el costo es utilizado como un indicador
de la eficiencia administrativa, ya que
por medio de el se determinan las
erogaciones de ciertas actividades. Por
ultimo la calidad se refiere a las
especificaciones que debe reunir un
determinado producto o ciertas
funciones de la empresa.
Es importante indicar que existen
funciones en las que no es necesario
aplicar los cuatro factores, ya que esto
depende del rea controlada,
verbigracia, el control de inventarios
utilizara los dos factores siguientes:
cantidad, en cuanto a las existencias
de los artculos o de la materia prima
que debe tener almacenada, y el
tiempo, en cuanto a la fecha necesaria
para reponer el material.
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Control de calidad
El Control de la Calidad se posesiona
como una estrategia para asegurar el
mejoramiento continuo de la calidad.
Programa para asegurar la continua
satisfaccin de los clientes externos e
internos mediante el desarrollo
permanente de la calidad del producto
y sus servicios.
Concepto que involucra la orientacin
de la organizacin a la calidad
manifestada en la calidad de sus
productos, servicios, desarrollo de su
personal y contribucin al bienestar
general. La definicin de una estrategia
asegura que la organizacin est
haciendo las cosas que debe hacer
para lograr sus objetivos. La definicin
de su sistema determinar si est
haciendo estas cosas correctamente.
La calidad de los procesos se mide por
el grado de adecuacin de estos a
lograr la satisfaccin de sus clientes

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PGINA
(internos o externos). Esto implica la
definicin de requerimientos del cliente
o consumidor, los mtodos de medicin
y estndares contra que comparar la
calidad.
Control de inventarios.
Su objetivo primordial es determinar el
nivel mas econmico de inventarios en
cuanto a materiales, productos en
proceso y productos terminados.
Un buen control de inventarios permite:
Calidad
Disponer de cantidades adecuadas de
materiales y/o productos para hacer
frente a las necesidades de la
empresa.
Evitar perdidas considerables en las
ventas.
Evitar perdidas innecesarias por
deterioro u obsolencia, o por exceso de
material almacenado.
Reducir al mnimo las interrupciones de
la produccin.
Por lo consiguiente, el control de
inventarios se encarga de regular en
forma optima las existencias en los
almacenes, tanto refacciones,
herramientas y materias primas, como
productos terminados.

proceso de produccin y son utilizadas

directamente en el mismo.
Materiales de proceso. Se utilizan en la
elaboracin del producto y su aspecto
ha cambiado por resultado del proceso.
Productos terminados. Son lo
productos terminados que estn listos
para su almacenamiento.
Partes de la maquinaria y/o
herramientas. No forman parte del
producto, pero son piezas
fundamentales para el buen
funcionamiento de las maquinas.
Para el control de inventarios se usan:
desde mtodos muy sencillos como
tarjetas perforadas, niveles de pedido y
de reposicin, kardex de entrada y
salida; hasta tcnicas mas complejas
como la investigacin de operaciones.
Control de la produccin
El objetivo fundamental de este control
es programar, coordinar e implementar
todas las medidas tendientes a lograr
un optimo rendimiento en las unidades
producidas, e indicar el modo, tiempo y
lugar mas idneos para lograr las
metas de produccin, cumpliendo as
con todas las necesidades del
departamento de ventas.
Disminucin de tiempos ociosos

En sntesis, la organizacin de contar

con un inventario suficiente para
satisfacer sus necesidades. La escasez
o retraso de un producto por falta de
material, puede ser causa de la perdida
de un cliente, lo que se traduce en
perdidas financieras.
Clases de inventarios.
Reducir los costos en;: materiales
ociosos, mantenimiento de inventarios,
retrasos en la produccin, derechos de
almacenaje, depreciacin.
Materias primas. Son aquellas que no
han sufrido ningn cambio previo al
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Reduccin de costos.
Evita demoras en la produccin.
Permite cumplir, al departamento de
ventas, sus compromisos con los
clientes.
Incrementa la productividad.

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Control de compras
Relacionada fuertemente con el control
de inventarios, esta funcion verifica el
cumplimiento de actividades tales
como:
Seleccin adecuada de los
proveedores.
Evaluacin de la cantidad y la calidad
especificadas por el departamento
solicitante.
Control de pedidos desde el momento
de su requisicin hasta la llegada del
material.
Determinacin del punto de pedido y de
orden
Comprobacin de precios
Este tipo de control promueve la
eficiencia, al evitar:
Compras innecesarias, excesivas y
caras.
Adquirir materiales de baja calidad.
Control de mercadotecnia
Se refiere a la evaluacin de la eficacia
de las funciones a travs de las cuales
se hace llegar el producto al
consumidor; es de vital importancia
para el control de la empresa en
general, y para la elaboracin de
estrategias y planes de mercadotecnia.
La evaluacin en toda esta rea
proporciona fundamentos para:
Retrasos en los programas de
produccin y otras reas.
Toma de decisiones de la organizacin
en general, al ofrecer informacin
acerca del desenvolvimiento de la
empresa en el mercado.
Desarrollo de planes a corto y mediano
plazo.
Evaluacin de la efectividad de los
vendedores.

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Sirve tambin para controlar otras

funciones que estn relacionadas con
el rea de mercadotecnia tales como:
Planes de produccin.
Inventarios.
Compras.
Investigacin y desarrollo.
Trafico.
Innovaciones en planta y equipo.
Finanzas: expansiones, funciones, etc.
Determinacin de las necesidades de
efectivo.
Necesidades de planta y de recursos
humanos.
Control de ventas
Los pronsticos y presupuestos de
ventas son esenciales para el
establecimiento de este control, ya que
permiten fijar normas de realizacin sin
las cuales seria imposible evaluar las
ventas y fijar las cuotas que se deben
cubrir. La funcin de este sistema sirve
para medir la actuacin de la fuerza de
ventas en relacin con las ventas
pronosticadas, de tal forma que sea
posible detectar las variaciones
significativas, y adoptar las medidas
correctivas adecuadas, tales como
mejorar el servicio al cliente en cuanto
a rapidez de entrega del producto,
mejorar las facilidades de crdito,
aumentar el numero de visitas, reforzar
al vendedor a travs de campaas
publicitarias, revisar peridicamente las
visitas de lso vendedores, revisar las
cuotas de los mismos, aumentar sus
reas de accin y ampliar su
perspectiva.
Control de finanzas

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Proporciona informacin acerca de la
situacin financiera de la empresa y del
rendimiento en trminos monetarios de
los recursos, departamentos y
actividades que la integran.
Establece lineamientos para evitar
perdidas y costos innecesarios, y para
canalizar adecuadamente los fondos
monetarios de la organizacin,
auxiliando de esta manera ala gerencia
en la toma de decisiones para
establecer medidas correctivas y
optimizar el manejo de sus recursos
financieros.
Control presupuestal
Un sistema de control presupuestal
debe:
Incluir las principales reas de la
empresa: ventas, produccin,
inventarios, compras, etc.
Coordinar las partes como un todo y
armonizar entre si los distintos
presupuestos.
Detectar las causas que hayan
originado variaciones y tomar las
medidas necesarias para evitar que se
repitan.
Servir de gua en la planeacin de las
operaciones financieras futuras.
Ser un medio que ayude al dirigente a
detectar las reas de dificultad.
Por medio de datos reales y concretos,
facilitar la toma de decisiones
correspondientes.
Estar acorde al tiempo establecido en
el plan, as como adaptarse al mismo.
Contribuir a lograr las metas de la
organizacin.
Control contable
Ninguna empresa, por pequea que
sea, puede operar con xito si no
cuenta con informacin verdica,
oportuna y fidedigna acerca de la
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situacin del negocio y de los

resultados obtenidos en un
determinado periodo. Los informes
contables se basan en la recopilacin
eficiente de los datos financieros
provenientes de la operacin de una
empresa.
El control contable debe:
Proporcionar informacin veraz y
oportuna.
Ser un instrumento que ayude a
detectar las reas de dificultad.
Orientar a la gerencia para determinar
guas de accin, tomar decisiones y
controlar las operaciones.
Establecer las responsabilidades de los
que intervienen en las operaciones.
Detectar causas y orgenes, y no
limitarse al registro de operaciones.
Costos.
Su objetivo, que es aparte de primordial
es determinar el costo real de un
producto con base en el calculo y
anlisis detallado de cada uno de lso
elementos que intervienen en su
fabricacin. A travs de esta
informacin es posible no solo
establecer el precio mas adecuado del
producto, sino contar con datos acerca
de reas que requieren atencin en
cuanto a perdidas, mermas, productos
incontables, etc.
Auditoria.
La auditoria contable tiene como
funcin primordial dictaminar si la
informacin financiera presenta
fidedignamente la situacin de la
empresa y si sus resultados son
autnticos. Esta evaluacin se realiza
con base en la revisin y examen
detallado de todos los registros
contables de la negociacin con el fin
de verificar:

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PGINA
La autenticidad de los hechos y
fenmenos que presentan los estados
financieros.
Que los mtodos utilizados estn de
acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados, y
que su aplicacin sea consistente.
Control de recursos humanos.
Su funcin es la evaluacin de la
efectividad en la implantacin y
ejecucin de todos y cada uno de los
programas de personal, y del
cumplimiento de los objetivos de este
departamento; se lleva a cabo
bsicamente a travs de la auditoria de
recursos humanos.
Auditoria de recursos humanos.
Es la evaluacin sistemtica y analtica
de todas las funciones operativas del
personal, con el fin de corregir
deficiencias. La recoleccin de estos
datos se efecta con base en el
anlisis y la interpretacin de la
informacin estadstica de cada una,
todas o algunas de las reas que se
mencionan en los siguientes incisos;
mediante la utilizacin de cuestionarios,
entrevistas y grficas.
Evaluacin de la actuacin.
Como su nombre lo indica, mide la
efectividad de los miembros de la
organizacin, con base ene estndares
de actuacin que evalen resultados
teniendo en cuenta factores tales
como: rotacin, ausentismo, perdidas
por desperdicio, quejas de
consumidores, reclamaciones de
clientes, coeficientes de mano de obra,
quejas de los subordinados,
compaeros y supervisores, informes
de cumplimiento de objetivos y otras
mas.
Evaluacin de reclutamiento y de
seleccin.
Evala la efectividad de los programas
y procedimientos relativos a esta rea
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

mediante el anlisis a los objetivos de

aspectos como:
Efectividad en el procedimiento de
seleccin, eficiencia del personal y su
integracin a los objetivos de la
empresa.
Retiros y despidos) las causas que los
provocan).
Evaluacin de capacitacin y
desarrollo.
Es una de las reas cuya evaluacin es
mas difcil, pero, tambin, mas
necesaria. Dicha evaluacin puede
efectuarse mediante el estudio de
ciertos ndices:
Productividad. Estudios de
productividad antes y despus del
entrenamiento.
Desarrollo de personal. Carrera de
ascensos y contribucin del elemento
humano en aspectos de creatividad y
productividad, en relacin con los
recursos de capacitacin.
Evaluacin de la motivacin.
Es uno de los aspectos menos
evaluables por su intangibilidad, ya que
su objetivo es medir la moral del
personal; se realiza a travs:
Encuestas de actitud.
Estudios de ausentismo, retardos y
rotacin.
Frecuencia de conflictos.
Buzn de quejas y sugerencias.
Productividad.
Evaluacin de sueldos y salarios.
Responde ala pregunta son los
salarios de la empresa equitativos y
justos? Alguna de las medidas mas
usualmente utilizadas para efectuar
este tipo de control son:

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Estudios de salarios de la empresa en
relacin con encuestas regionales de
salarios en empresas similares.
Estudios de incentivos promedio en
relacin con la productividad.
Conflictos salariales.
Presupuestos de salarios.
Evaluacin de puestos.
Evaluacin sobre higiene y seguridad, y
servicios y prestaciones.
La medida de efectividad de estos
programas se obtiene a travs de
anlisis de registros y estadsticas
relativos a:
Indices de accidentes
Participacin del personal en los
programas de servicios y prestaciones.
Anlisis de ausentismo.
Sugerencias y quejas.
Estudios de fatiga.
Es importante mencionar que el control
de recursos humanos se refiere a todos
los miembros de la organizacin, sin
importar a cual departamento
pertenezcan, y que los controles y
tcnicas varan de acuerdo con el
tamao y las necesidades de cada
empresa.
Tcnicas de control.
Son las herramientas de las que se
auxilia el administrador para llevar a
cabo el proceso de control.
Sistemas de informacin
Los sistemas de informacin
comprenden todos aquellos medios a
travs de los cuales el administrador se
allega de los datos e informes relativos
al funcionamiento de todas y cada una
de las actividades de la organizacin.
Los sistemas de informacin que puede
utilizar una empresa son mltiples y
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

variables y deben establecerse de

acuerdo con las particularidades de
cada empresa. Los sistemas de
informacin comprenden tcnicas tales
como: contabilidad, auditoria,
presupuestos, sistemas
computarizados, sistemas
mecanizados, archivos, formas y
reportes e informes. Lo
verdaderamente importante al
establecer un sistema de informacin
es aplicar los principios de excepcin,
de costeabilidad, de oportunidad y el
del objetivo, a fin de que realmente
redite beneficios su utilizacin.
Reportes e informes
Existen mltiples tipos de reportes e
informes; bsicamente pueden
clasificarse en:
Informes de control que se utilizan para
el control directo de las operaciones.
En trminos generales, al disear,
elaborar y presentar un informe, es
conveniente tomar en cuenta las
siguientes consideraciones:
Unidad del tema. Cada informe debe
referirse a un solo tema a fin de evitar
confusiones.
Concentracin sobre las excepciones.
Debe revelar los indicadores
importantes, puntos dbiles y fuertes
mas que situaciones comunes.
Informes de operaciones:
Informes de control: usados para el
control directo de las operaciones.
Informes de control corrientes. Para
sealar las desviaciones de la
realizacin planeada segn ocurra, de
manera que pueda actuarse con
prontitud para detener las perdidas:
Resumen de informes de control. Para
resumir las desviaciones de la
realizacin planeada durante un
periodo (usualmente un mes), como
una comprobacin de los informes de

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PGINA
control corriente y como una indicacin
de la efectividad global de la realizacin
de ejecutivos responsables.
Reportes de informacin. Utilizados
para la planeacin y determinacin de
normas.
Informes de tendencias. Basados en
comparaciones verticales de los
resultados de la misma actividad o
grupo de actividades durante un
periodo de meses o aos.
Informes analticos. Basados en
comparaciones horizontales o de
seccin transversal de los resultados
durante un periodo dado de actividades
diferentes o de actividades similares, o
en comparaciones de los resultados
reales con alguna norma formal o
informal, estndar u objetiva.
Informes sobre la apreciacin de
renglones:
Informes de actividad individual.
Coincidiendo el rengln y la
responsabilidad.
Informes de actividad conjunta.
Renglones bajo responsabilidad
conjunta.

Informes estticos. Limitados a un

anlisis de la fortaleza financiera y de
la estructura con la fecha dada.
Informes de control financiero. Miden la
condicin financiera real contra la
condicin planeada (presupuestada).
Mediciones del afectividad del uso de
fondos. Basados en la relacin entre
inversiones y distintas clases de activo
y el uso que se haga de ellos.
Informes de cambios y de condicin
financiera. Resumen y analizan
cambios en la condicin financiera
durante un periodo dado.
Claridad y concisin. Los informes muy
largos, detallados y genricos, origen
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

confusin y desatencin por parte de

quien los recibe.
Complementarse con representaciones
grficas, audiovisuales y verbales. De
gran ayuda para la representacin de
un informe puede ser la utilizacin de
grficas, material de audiovisual y
explicaciones verbales, lo que evita la
monotona y enriquece la informacin.
Equilibrio entre la uniformidad y la
variedad. La empresa debe contar con
una estructura fundamental de
informes, mismos que no deben
cambiarse constantemente, pero que
no requieren de revisiones y ajustes
peridicos a fin de no caer en la rutina
y obsolencia.
Frecuencia de los reportes. El hecho de
que para controlar sea necesario contar
con informacin oportuna y peridica,
no implica que esta deba ser tan
frecuente que origine papeleo
innecesario.
Evaluacin de la informacin. Es
necesario evaluar frecuentemente la
utilidad que redita la informacin, es
decir, examinar si realmente el sistema
proporciona informacin adecuada,
completa y oportuna, y si se justifica su
costo.
Reportes de informacin que
representan datos mas extensos a fin
de que la gerencia pueda formular
planes.
Formas
Las formas impresas son elementos
indispensables para transmisin y
registro de datos relativos a las
actividades que se desarrollan en cada
departamento; existen multitud de
formas que se utilizan en la empresa
que van desde una tarjeta de control de
asistencia hasta una pliza
contabilidad.
Las formas facilitan la transmisin de
informacin a la vez que sirven para

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PGINA
registrar adecuadamente las
operaciones. Al disear las formas es
conveniente observar los siguientes
lineamientos.
Aprovechamiento adecuado de los
espacios.

-Se produce una mayor exhibicin del

producto.
-Se conseguira un aumento en las
ventas.

Claridad y concisin.

-Se ganara, con esta nueva publicidad,

el sector que se quiere atraer (entre
ellos a los deportistas).

Uniformidad de diseo

Desventajas

Disear un diagrama de control de

formas.

-Se producira un aumento en los

gastos de publicidad.

Disear un catalogo de formas.

Alternativa # 2

Disear solo las necesarias (evitar

papeleo excesivo).

Realizar eventos deportivos que

permitan la promocin activa del
producto, como por ejemplo, una
competencia de ciclismo en la que se
promocione el nuevo modelo de la
bicicleta.

Asegurar que los asuntos y actividades

importantes se registren
adecuadamente, y mantener al mnimo
las formas innecesarias y rutinarias.
Se refiere a la aplicacin de los
principios de control a todo el
funcionamiento de la organizacin; sus
propios bsicos son:
Que el costo de su implantacin se
justifique.
La obtencin de informacin correcta y
segura.
La proteccin de los activos de la
empresa.
La promocin de la eficiencia en al
operacin.
Tradicionalmente se ha considerado
que el control interno abarca solamente
a la funcin financiera, sin embargo,
como ya se dijo, su finalidad no se
reduce a evitar o reducir fraudes, sino a
optimizar el manejo de todos los
recursos a travs de la disminucin de
desperdicios, aprovechamiento del
tiempo y del establecimiento de
polticas de operacin adecuadas,
comprobacin de la exactitud de la
informacin, establecimiento de
sistemas de proteccin contra perdidas.
Ventajas
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Ventajas
-Aumentara la atraccin de los
consumidores por el producto.
-Se lograra una disminucin en los
gastos de publicidad, debido a que se
pueden conseguir patrocinantes que
colaboren con los gastos.
-Se podra realizar en varias ciudades
del pas.
-Los clientes o compradores se
familiarizaran con el producto y con la
empresa.

-Se conseguira ganar el sector que se

quiere atraer.

14
PGINA
Desventajas
-La falta de patrocinantes puede hacer
que el evento no se realice, porque
acarreara muchos gastos para la
empresa.
Alternativa # 3
Se podra firmar un acuerdo con una
compaa de bebidas hidratantes y
energticas, que promocione nuestras
bicicletas a travs de concursos, dando
como premio una de ellas.
Ventajas
-Se estara logrando la publicidad de la
bicicleta.
-Esta promocin estara bien dirigida,
debido a que la bicicleta estara
asociada a bebidas energticas, las
cuales son consumidas por los
deportistas.
Desventajas
-El tiempo de duracin de la publicidad
estara limitado, promocionndose la
bicicleta hasta el momento en el cual
se entregue el premio.
-No se podra llevar a cabo esta
alternativa si no se consigue el acuerdo
con la empresa de bebidas.
-Podra nicamente llamar la atencin
de los deportistas, sin interesar a los
otros sectores que se quieren ganar.
Decisin a tomar

japonesa. Esta empresa inform que el

pedido llegara con una semana de
retraso. El gerente de produccin
notific al administrador que la
produccin de bicicletas con frenos de
discos se paraliz por falta de material.
Variable: La produccin se suspendi
por retraso en el pedido de discos.
Alternativa # 1
Hacer un pedido de discos a una
empresa nacional para solucionar el
problema en el menor tiempo posible
para continuar con la produccin.
Ventajas
-Se solucionara de forma inmediata el
problema, reanudando as la
produccin.
-No acarreara perdidas en las ventas.
Desventajas
-Aumentaran los gastos de produccin.
-Correramos el riesgo de perder
credibilidad con nuestros clientes
debido a que se estaran utilizando
repuestos nacionales y disminuira la
calidad del producto.
Alternativa # 2
Llamar a una de las sucursales de la
empresa en el extranjero y hacerle un
pedido de bicicletas ya ensambladas,
para cubrir con los pedidos de los
clientes.

La alternativa # 2 permite un mayor

contacto con los consumidores, debido
a que se est realizando la publicidad a
travs de eventos que permiten la
participacin de los clientes y posibles
compradores. De esta forma aumentan
las ventas y se atrae al sector que se
quera ganar.

Ventajas

-En El Departamento De Administracin

-Se pagaran gastos de transporte por

el traslado de la mercanca.

Debido a los cambios en el sistema de

frenos de la bicicleta, se realizo un
pedido de discos a una empresa
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

-Se cumplira con los pedidos de los

clientes.
-No se reducira la calidad de las
bicicletas.
Desventajas

-Aumentara el precio del producto.

15
PGINA
Alternativa # 3
Fabricar nicamente las bicicletas con
el sistema de tacos por el tiempo que
tarde en llegar el pedido de discos de
frenos.
Ventajas
-Se entregara a tiempo el pedido de
bicicletas con frenos de tacos.
-Esta alternativa no genera gastos
adicionales a la compaa, como lo
haran comprar los discos o pedir
bicicletas al exterior.
Desventajas
-Los clientes acostumbrados a comprar
las bicicletas con frenos de discos no
quedaran satisfechos, pues slo se
estn produciendo las que poseen
frenos de tacos.
-Se perderan varios clientes por
incumplimiento del pedido de bicicletas
de frenos de discos.
III.-Recomendacin
cada departamento tiene su
importancia en la empresa, y por ende
recomendamos a esta compaa a
organizar su departamento en funcin
de crecimiento estructural y funcional.
Dividir cada una de las reas que
componen un departamento de esta
categora, dando su funcin esencial a
cada uno de sus integrantes, es decir,
completar las reas que les hacen falta
como, capacitacin, compensacin,
beneficios sociales; y separar aquellas
que estn unidas como reclutamiento y
seleccin.
Aunque sus reas trabajan
conjuntamente siendo una sola, cada
una debe tener su espacio ya que sus
funciones varan.

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

16
PGINA
La aplicacin de un control en las
organizaciones busca atender dos
finalidades principales: Corregir fallas o
errores existentes: Y Prevenir nuevas
fallas o errores de los procesos.
Para que el control sea efectivo debe
desarrollarse como una unidad y
aplicarse en todo tiempo a la empresa,
pudiendo clasificarse en: Control
Preliminar, Control concurrente, Control
posterior
El control se apoya en la
comprobacin, fiscalizacin e
inspeccin de las variables
organizativas para descubrir
desviaciones reales o potenciales que
influyen o pueden llegar a influir sobre
los objetivos de la empresa.

IV.-Conclusin
En conclusin podemos definir el
control como la funcin que permite la
supervisin y comparacin de los
resultados obtenidos contra los
resultados esperados originalmente,
asegurando adems que la accin
dirigida se est llevando a cabo de
acuerdo con los planes de la
organizacin y dentro de los lmites de
la estructura organizacional.
El control es una funcin administrativa:
es la fase del proceso administrativo
que mide y evala el desempeo y
toma la accin correctiva cuando se
necesita. De este modo, el control es
un proceso esencialmente regulador.
El control es una funcin administrativa:
es la fase del proceso administrativo
que mide y evala el desempeo y
toma la accin correctiva cuando se
necesita. De este modo, el control es
un proceso esencialmente regulador.
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

La aplicacin del control a una unidad,

elemento, proceso o sistema puede
generar distintos beneficios y logros,
sin embargo, su aplicacin
indistintamente del proceso que se
quiera "controlar" es importante porque
establece medidas para corregir las
actividades, de forma que se alcancen
los planes exitosamente, se aplica a
todo; a unidades, a personas, y a los
actos, determina y analiza rpidamente
las causas que pueden originar
desviaciones, para que no vuelvan a
presentar en el futuro, localiza los
sectores responsables de la
administracin, desde el momento en
que se establecen las medidas
correctivas, proporciona informacin
acerca de la situacin de la ejecucin
de los planes, sirviendo como
fundamento al reiniciarse en el proceso
de planeacin, reduce costos y ahorra
tiempo al evitar errores, su aplicacin
incide directamente en la
racionalizacin de la administracin y
consecuentemente, en el logro de la
productividad de todos los recursos de
la empresa.
El Sistema de Control de Gestin es en
trminos sencillos definir: quin, cmo
y cundo, aplicar las estrategias de

17
PGINA
control y evaluar los Factores Crticos
de xito de la organizacin (FCE),
adems de quin tomar y ejecutar

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

las decisiones correctivas en los

diferentes niveles de la entidad.

V.-BIBLIOGRAFA DE AUTORES
Robbins, Administracin. Ed. Prentice Hall
Chiavenato, Administracin. Ed. Mc Graw Hill
De Zuani, Introduccin a la Administracin de Organizaciones. Ed.
Maktub
Miguel, Larocca y otros Direccin de organizaciones. Ed. Macchi
Ballv, Tablero de control. Ed. Macchi
Irazabal, Tablero integral de comando. Ed. Aplicacin Tributaria S.A.
Blanes, El control de Gestin. Ed. Index
CHIAVENATTO, Adalberto
Administracin: Proceso Administrativo
Tercera Edicin
Colombia: Makron Books Do Brasil Editora, LTDA.
IVANCEVICH, John M
LORENZI, Peter
SKINNER J., Steven
Gestin: Calidad y Competitividad
1997
Espaa: McGraw - Hill Interamericana de Espaa, S.A.
STONER, James A. F. Stoner;
FREEMAN, Edward R.
Administracin
1996
Sexta Edici
Mxico: Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A.