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FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y

ADMINISTRATIVAS
ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN

AUTORES:
ABAD DIOSES, Luz Maria
ALVINO ESTRADA, Maybellin del Pilar
GALVEZ CASTILLO, Jaqueline
GARCIA BARRETO, Santos Elena
GUERRERO GARCIA, Omar

DOCENTE TUTOR:
Lic. DARWIN AGUILAR CHUQUIZUTA

TUMBES PER
2016

METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y


ADMINISTRATIVAS
ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN
NOMBRE AUTORES:

ABAD DIOSES, Luz

GALVEZ CASTILLO, Jaqueline

GARCIA BARRETO, Elena

GUERRERO GARCIA, Omar

TEMA:
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
FINALIDAD:
CONOCER CUAL ES EL PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DE LA
AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

DEDICATORIA

En primer lugar la dedicamos a nuestros padres y familia


que siempre nos dan

su apoyo desinteresado y hacen

posible que podamos cumplir con mis metas trazadas.

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ADMINISTRATIVA

AGRADECIMIENTO

Agradezcamos a Dios todopoderoso, por darnos salud y a


nuestro tutor quien nos dio la oportunidad de concluir y
presentar este trabajo.

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

El papel del auditor es determinar el grado de


correspondencia entre la evidencia de lo que
ocurri en realidad y los informes que se han
presentado de esos sucesos. (Frabklin Folger,
2007,Pag.37)

INDICE
SUMARIO..6-7

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
ABSTRAC..8
RESUMEN..........................................................................................................9
INTRODUCCION.............................................................................................10
CAPITULO I....................................................................................................
1. PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA...............12
1.1 Trabajos Preliminares......................................................................
1.2 Programa del Trabajo......................................................................13
1.2.1

Objetivos del programa.......................................................................................... 14

1.2.2

Contenido del Programa......................................................................................... 14


CAPITULO II....................................................................................................15
2. EJECUCION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA...................15
2.1 Procedimientos de la recopilacin de informacin......................... 16

2.1.1

Recopilacin de Informacin..................................................................................16

2.1.2

Medios de Recopilacin......................................................................................... 17
2.2 Registro de informacin.................................................................. 18

2.2.1

Instrumentos para el registro de la informacin..................................................... 19


2.3 Anlisis de la informacin...............................................................20
2.4 Evaluacin de la Auditora Administrativa.....................................21
CAPITULO III..................................................................................................21
3. INFORME DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA........................21

3.4.1
3.4.2
3.4.3
3.4.4
3.4.5
3.4.6

3.1 Preparacin del Informe..................................................................22


3.2 Tipos de Informe..............................................................................23
3.3 Importancia del Informe.................................................................. 24
3.4 Contenido del Informe.....................................................................25
Propsito de la auditora.........................................................................................25
Hechos relevantes generales...................................................................................25
Hechos relevantes departamentales o seccinales..................................................26
Recomendaciones
26
Conclusiones
26
Anexos
26
CAPITULO IV.................................................................................................. 27
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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
4. PRESENTACION DEL INFORME......................................................27
CAPITULO V................................................................................................... 28
5. REORGANIZACION Y RECOMENDACIONES...............................30
CONCLUSIONES.............................................................................................31
BIBLIOGRAFIA32

ABSTRAC

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
The audit is one of the applications of management, based on the analysis , evaluation
and review of processes and procedures of any economic entity .
Its importance is recognized from the earliest times , taking knowledge of its existence
already in the earliest times of the Sumerian civilization .
The Management Audit is within the field of administration and form a major part as a
means of control and change.
It is a team of professionals who carry out this work using a work plan , which will
develop as the findings are given ; it is they who render a clear and concise statement of
the situation of the company, which give their recommendations to address the
shortcomings that have been found during the audit.

RESUMEN

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

La auditora es una de las aplicaciones de la administracin, basada en el anlisis,


evaluacin y revisin de los procesos y procedimientos de cualquier ente econmico.
Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos
de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria.
La Auditora Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administracin y
forma parte primordial como medio de control y cambio
Es un equipo de profesionales quienes llevan a cabo este trabajo, mediante un plan de
trabajo, el cual van desarrollando conforme se dan los hallazgos; son ellos quienes
rinden un informe claro y conciso de la situacin de la empresa, en el cual dan sus
recomendaciones para solucionar las fallas que se hayan encontrado durante el proceso
de la auditora.

INTRODUCCION

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
La Auditora Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administracin y
forma parte primordial como medio de control y cambio. La auditora administrativa es
el servicio que se presta cuando se quiere examinar la gestin administrativa con la
intencin de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la
entidad, este trabajo requiere de un equipo multidisciplinario por lo que se deber hacer
uso de los conocimientos propios y los de los dems profesionales que garanticen un
trabajo de calidad.
El licenciado en administracin, funge como auditor, apoya a la entidad en la emisin de
opiniones sobre el estado actual de lo examinado, en la participacin para la creacin o
diseo de sistemas y procedimientos, los cuales no son ms que los cambios y la
innovacin de ideas dentro de una institucin.
La auditora administrativa detecta problemas, y proporciona bases, para solucionarlos,
prev obstculos para la eficiencia, presta recomendaciones para simplificar el trabajo e
informa sobre el incumplimiento de planes y objetivos.
La auditora administrativa, aporta recomendaciones que resuelven un problema
conocido y se aplica cuando se tienen indicadores de eficiencia pero se desconocen
razones. Es un espacio para la prevencin de ineficiencias y para el sano crecimiento de
la entidad.
En el presente trabajo se da a conocer la metodologa para llevar a cabo una auditora
administrativa, en la cual se establecen puntos de partida, terminacin del trabajo,
mediante el cual se llegar a la identificacin de las prcticas y polticas administrativas
que requieren reformas; as se lograr dar solucin a los problemas y su radicacin, esta
metodologa est diseada para satisfacer necesidades en una organizacin tanto grande
como pequea con la finalidad de ayudar a la direccin a conseguir una administracin
totalmente eficiente de sus funciones.

CAPITULO I

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
1

PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA


Al planear se estn definiendo los objetivos y determinando los medios para
alcanzarlos. Si el futuro pudiera conocerse con certeza, no habra porque llevar a
cabo la revisin posterior. El papel de la auditora administrativa es llevar a cabo
una revisin de los planes mediante un anlisis de sus principales componentes y
evaluarlos en trminos de la eficacia con que contribuyen al logro de los
objetivos de la empresa.
Para Vctor Rubio Ragazzoni (1997) La planeacin de la auditora es la funcin
donde se define el desarrollo secuencial de las actividades dentro de los
programas, as como la determinacin del tiempo requerido para el desarrollo de
cada una de sus etapas.
En la planeacin, el auditor debe de considerar lo siguiente:

Caractersticas Particulares de la empresa: A fin de que la planeacin de los

trabajos se ajusten a ella y puedan, as, obtener resultados satisfactorios.


Finalidad de los Trabajos: En virtud de que sta constituye el punto bsico
para desarrollar adecuadamente un plan y determine, de acuerdo a las

circunstancias existentes, los elementos necesarios para su desarrollo.


Secuencia de su Desarrollo: En virtud de que los trabajos por ejecutar
debern seguir un ordenamiento que permita su desarrollo normal, dentro de

los lmites de tiempos fijados.


Estimacin de Tiempos, para la Estimacin de cada Trabajo: Precisando la

fecha de iniciacin y terminacin de los lmites.


Determinacin de las Tcnicas que se Utilizarn: Las cuales se ajustarn a las
caractersticas particulares del objetivo, a la capacidad y experiencia del
personal que le auxiliar en el desarrollo de los trabajos y al lmite de tiempo

disponible para conocer resultados.


Determinacin de Medios Materiales: Que se requerirn en el desarrollo de

las actividades que se van a llevar a cabo.


Determinacin del Apoyo que el Organismo Social Proporcionar: Punto a
precisarse de comn acuerdo con la empresa, en funcin al desarrollo que se

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
obtendr de parte de ella y al personal que colaborar en la coordinacin de
actividades.
Para contar con elementos suficientes para la elaboracin de los programas
especficos de auditora, es necesario, antes de iniciar la auditora, recopilar
documentacin y recabar informacin, a fin de tener un conocimiento amplio de
la empresa a auditar.

1.1

Trabajos Preliminares
Antes de la realizacin de la auditora administrativa, es necesario que el
auditor tenga una o varias entrevistas previas con el cliente, a fin de dejar
asentadas las condiciones bsicas de trabajo.
La finalidad de stas entrevistas es obtener informacin suficiente para
formular el programa de auditora administrativa adecuado al rea por
revisar. La informacin requerida se refiere a lo siguiente:

El propsito de la auditora administrativa


Estipulacin de honorarios.
Las condiciones y limitaciones del trabajo.
La estimacin del tiempo que tomar la auditora.
Las facilidades que va a proporcionar el cliente.
La coordinacin del trabajo que se pueda realizar con el personal
de la propia empresa.

Todos aquellos puntos que por su naturaleza ameriten ser definidos antes
de iniciar la auditora.
Con el objeto de evitar dificultades y problemas, es conveniente que el
auditor y el cliente, una vez que lleguen a un acuerdo sobre las bases y
condiciones del trabajo a realizar y los honorarios que se cobrarn, lo

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
confirmen por medio de una carta convenio. En caso de conformidad, se
le pide al cliente que responda manifestando estar de acuerdo o devuelva
un tanto del convenio debidamente firmado autorizando el inicio de los
trabajos a realizarse por la auditora administrativa.
La forma de calcular los honorarios es un factor importante sobre el cual
deber medir y reflexionar hasta llegar a una justa estimacin.
1.2

Programa de Trabajo
El programa de trabajo es la relacin escrita que contiene ordenados
lgicamente los trabajos a realizar durante un perodo determinado, as
como las fechas de iniciacin y terminacin de los trabajos y tambin:

Permite seguir un orden en la ejecucin de los trabajos.


Permite conocer el trabajo realizado y el pendiente de ejecutar.
Permite conocer discrepancias entre tiempo programado y el que

realmente fue utilizado en cada trabajo.


Permite imponer las medidas necesarias con oportunidad, cuando

existen discrepancias de consideracin en los plazos fijados.


Permite apreciar que las labores encomendadas a cada persona se
hayan efectuado con oportunidad y determinar en el caso contrario

responsabilidades.
Permiten considerar situaciones imprevistas y tomar decisiones al
respecto.

Con el fin de que lo estipulado en el programa de trabajo se desarrolle con


mayores probabilidades de xito, es aconsejable que ste se formule con la
participacin del personal que tendr que intervenir en su ejecucin, pues de su
aprobacin conjunta resultar la coordinacin de trabajos y la aceptacin de
responsabilidades.
El auditor deber tener presente que todo trabajo a desarrollar puede presentar
obstculos que impiden su exacto desarrollo, a pesar de su programacin. Por

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
tanto deber considerar esta circunstancia y procurar que permita rectificaciones
o ajustes necesarios, determinados durante la ejecucin de los trabajos.
1.2.1 Objetivos del Programa
Un programa de auditora no debe ser rgido e inflexible, sino lo
suficientemente flexible para hacer frente a circunstancias no previstas o a
elementos no conocidos que exijan hacer variaciones a los programas de
trabajo ya establecidos.
El primer paso para la elaboracin del programa de auditora
administrativa es conocer y definir su trabajo en razn de la empresa en la
cual se va a desarrollar. El auditor administrativo debe tener un claro
entendimiento del problema a resolver.

Se quiere hacer una evaluacin administrativa de toda la empresa

para conocer la actuacin de quienes la dirigen?


Se desea slo la evaluacin de un departamento o divisin en

especial?
Se quiere una reestructuracin que se adapte a las ideas de un
Se quiere conocer el potencial futuro de la empresa?
Se quiere conocer la eficiencia de los sistemas y procedimientos

actuales?
nueva direccin?

Desarrollar el programa adecuado que sea la gua que marque el trabajo


Solo hasta conocer el objetivo de la auditora administrativa se podr a
realizar. El auditor en la elaboracin de su programa de auditora debe
contestar claramente a las preguntas siguientes:

Qu es lo que se va a hacer?
Por qu se va a hacer?
Con qu tiempo contamos para hacerlo?
Cmo se va a hacer?
Cunto va a costar?

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
Es muy importante que el auditor como jefe y sus colaboradores
revisen detenidamente el programa de trabajo que se piensa realizar con el
objetivo de mejorarlo y unificar criterios entre los miembros del grupo
que realiza la revisin administrativa.
1.2.2 Contenido Del Programa
Los siguientes puntos sealan lo ms importante que debe contener un
programa, cabe sealar que no se puede disear un programa rgido
aplicable a todas las empresas y en todas las circunstancias.
1.
2.
3.
4.
5.

Datos generales de la empresa.


Objetivo de la auditora administrativa.
rea objeto de la revisin
Tiempo de realizacin del trabajo.
Informacin que desea obtenerse de fuentes de donde se obtendr

6.
7.
8.
9.

la informacin.
Personal necesario y caractersticas tcnicas de cada uno.
Trabajos especficos a realizar y tiempo que consumir.
Facilidades materiales y tcnicas de que se podr disponer.
Con quin discutir los problemas que requieren
inmediata

atencin.
10. A quin se le va a entregar informes de los resultados de la
auditora administrativa.
11. Secuencia lgica, cronolgica y funcional que deber seguir la
revisin.
12. Contexto general que guiar la revisin en su espacio tcnico.
CAPITULO II
2.

EJECUCION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA


En esta etapa es donde se aplican las tcnicas de investigacin (encuestas de
opinin, cuestionarios y observacin directa), para la captacin y anlisis de la
informacin, documentacin, formas y aspectos operativos, a saber del rea o
reas a investigar.

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
El auditor debe de obtener la informacin metdica y ordenadamente, buscando
siempre que sea digna de confianza y est debidamente actualizada.
2.1

Procedimientos de la recopilacin de informacin


Los procedimientos para obtener la informacin y los datos que se
necesitan para la elaboracin del trabajo de auditora son los siguientes:

Recopilacin de Informacin.
Medios de Recopilacin

2.1.1 Recopilacin de Informacin.


En sta etapa es donde comienza la auditora, puesto que se inicia
con la ejecucin de los programas para obtener la informacin
necesaria de las reas en las cuales se realizar la auditora
administrativa.
Una vez realizado el programa de trabajo, el siguiente paso es la
obtencin de informacin, recopilando la mayor cantidad de datos
acerca del rea que se va a estudiar. Para esto, el auditor necesita
recurrir a todas las fuentes de informacin que estn dentro de las
empresas: registros, manuales, mtodos y procedimientos de
operacin, etc. La informacin es la materia prima de la auditora
administrativa, y de su calidad dependen los resultados.
2.1.2 Medios De Recopilacin.
Esta debe hacerse por los medios ms adecuados, de manera que
el auditor obtenga datos claros, completos y lo suficientemente
detallados para integrar la red de informacin en que habr de
fundamentar su estudio. Los principales medios son las entrevistas
y los cuestionarios.

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

Entrevistas.- Esta tcnica tiene por objeto obtener informacin


por medio de conversaciones con aquellas personas que de
alguna manera estn relacionadas con el caso que se investiga.
Al aplicar esta tcnica, el auditor debe de lograr que:
Su presentacin inspire confianza.
u actuacin debe ser sencilla.
Su conversacin intencionada, encaminada a lograr la
informacin

deseada,

debe

ser

precisa,

evitando

interpretaciones equvocas.
El desarrollo de su conversacin estar a la altura con la
importancia y cultura de la persona con quien trata.
Procurar satisfacer dudas haciendo aclaraciones
respectivas.
Al realizar las entrevistas el auditor deber observar lo
siguiente:
Describir

la

importancia

de

la

informacin

que

proporcione el entrevistado.
Darle oportunidad de que haga sugerencias.
No criticar cuando encuentre fallas o deficiencias.
No prometer correcciones inmediatas, aumentos de sueldos
o cualquier otra cosa que ilusione al entrevistado.
Expresarle
al
entrevistado su reconocimiento por
la

ayuda proporcionada.

Las conversaciones debern desarrollarse en medio de un


ambiente cordial y sencillo, que permita precisar con amplitud el
objeto deseado.La entrevista se puede aplicar en tres formas:
Libre.- La conversacin con el entrevistado se realiza sin
entrar en un tema fijo. El entrevistador deja que el
entrevistado lleve la voz concretndose a escuchar.
Dirigida.- El entrevistador selecciona algunos puntos o

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
datos que son de inters y en ellos centra la conversacin.
Este tipo de entrevista se emplea mucho es investigaciones
de mercados, encuestas de opiniones y sobre todo en
seleccin de personal.
Estandarizada.El
anticipacin una lista

entrevistador

prepara

con

de preguntas que lee a cada

uno de los entrevistados y se concreta a anotar las


respuestas.
El uso de esta tcnica es la forma ms productiva de obtener
informacin. Es por esto que los resultados que se obtendrn
dependen, en gran medida, de los conocimientos con que
cuente la persona que haga uso de ella.
Cuestionarios.
Esta tcnica obtiene informacin mediante una serie de
preguntas escritas, previamente formuladas.El empleo de
cuestionarios tiene como ventaja:
Obtener la informacin deseada para cada caso en
particular.
Incluir en l todas las preguntas, cuyas respuestas lo
ayuden a formular sus conclusiones.
Evita la posibilidad de omitir preguntas importantes.
Le permite ver la forma de encauzar las preguntas,
ordenarlas lgicamente y exponerlas con claridad y
precisin.
Los cuestionarios, por la clase de respuestas que se desea obtener,
pueden clasificarse en tres tipos:
1. Cuestionarios con respuesta abierta.
2. Cuestionario con respuestas cerradas.
3. Cuestionario con respuestas selectivas.
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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
2.2

Registro de informacin.
Los datos que el auditor obtiene deben de registrarse ordenadamente para
hacer ms clara y objetiva la informacin y facilitar el anlisis de las
actividades que se estn estudiando.
Para registrar en forma grfica, la informacin correspondiente a las
responsabilidades que tienen las personas relacionadas con la ejecucin
de funciones y los departamentos que intervienen se utilizan los
diagramas, estos proporcionan informacin fcil de estudiar.
2.2.1.- Instrumentos Para El Registro De La Informacin
Los procedimientos y trmites pueden analizarse grficamente,
pues le permite al auditor tener informacin objetiva de fcil
estudio y sobre todo, poder hacer comparaciones entre los
procedimientos que existen y las mejoras que van a proponerse.
Los instrumentos ms comunes son los siguientes:
Diagramas de organizacin. Son valiosos instrumentos que
permiten tener un panorama general de una estructura
orgnica, ya sea de toda la empresa o de un departamento o
seccin en particular. Por medio de este tipo de diagramas,
el auditor tiene la posibilidad de apreciar las reglas que
suponen existe en una organizacin pero que, en la
realidad, tal vez no responden a las formalidades
establecidas.
Carta de actividades. Por medio de este instrumento se
describen las acciones y las obligaciones de cada una de
las personas que intervienen en un conjunto de actividades
tendientes a un objetivo especfico.
Diagrama linear de responsabilidades. Permite registrar
grficamente la informacin correspondiente al grado de

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
responsabilidad que tienen quienes estn directamente
relacionados con la ejecucin de varias funciones y
actividades, as como los departamentos o unidades
orgnicas que intervienen.
Carta de distribucin de actividades. Este instrumento
permite conocer y estudiar una serie de actividades que se
desarrollan en un departamento o seccin, junto con el
personal que las ejecuta e incluyendo tambin el factor
tiempo.
Diagramas de flujo. Representacin grfica de la secuencia
operativa o cronolgica que siga los procedimientos; estos
diagramas proporcionan informacin objetiva, ms fcil de
estudiar y hacer comparaciones entre los procedimientos
existentes y los mejorados que se proponen.
2.3

Anlisis de la informacin.
Se refiere al tratamiento que se le da a la informacin obtenida esta
requiere de una serie de pasos que permitan conocer con detalle todos los
aspectos, esto le permite al auditor administrativo, conocer las causas que
originaron el problema y que estn impidiendo el buen funcionamiento de
la empresa.
Una vez que se obtuvo la informacin y se llev a cabo la recopilacin y
registro de datos, esta deber, someterse a un proceso de anlisis para
conocer con cuanta eficiencia la empresa ha estado logrando sus objetivos
y se determinen los errores o deficiencias en el sistema.
El auditor administrativo analiza y evala las operaciones y los controles
de la empresa buscando en ltima instancia una mayor productividad.
Verificando personalmente de modo abierto o discreto como trabaja el
personal de la empresa, no le bastar comprobar la existencia de buenos

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
programas, polticas y planes, sino que deber cerciorarse que
efectivamente se cumplan..
2.4

Evaluacin de la Auditora Administrativa.


Aqu es donde el auditor va a asignar un valor a cada una de las
actividades para as poder calificarlas, segn el resultado de estas
asignaciones, l valorizar el desempeo del personal en cuanto a sus
funciones, y podr tomar decisiones para las sugerencias que ofrecer
como resultados.
La evaluacin en la auditora administrativa es una de las etapas ms
difciles y ms importantes, dado que en su mayor parte funciona sobre
aspectos cualitativos y no cuantitativos como la auditora financiera que
maneja resultados cuantitativos.
La evaluacin debe ser lo ms objetiva y concreta, de tal forma que las
inconformidades que surjan se respalden en evidencias que contengan la
suficiente capacidad de apoyo y de convencimiento. Las situaciones
detectadas se discutirn con el personal, que este relacionado con las
conclusiones emitidas por el auditor, a fin de conocer sus puntos de vista
y posibles efectos.

CAPITULO III
3.

INFORME DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.


El informe es la narracin escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de
realizar una auditora administrativa. Los informes rendidos por el auditor deben
hacerse por escrito, ya que en esta forma queda constancia de su labor. Por otra
parte, el informe escrito es prcticamente una prueba de sus sugerencias,
acuerdos tomados o resultados de su trabajo.

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
Dada la importancia que reviste un informe, puesto que en l se incluye el
resultado de trabajos efectuados, requiere que su presentacin cause el impacto
de profesionalismo, calidad y confianza.
3.1

Preparacin del Informe.


El auditor administrativo debe de redactar su informe en borrador. Se
inicia la auditora con los instrumentos propios de la misma y varias
carpetas de archivo. Cada una de esas carpetas se rotularn con un tema
especfico describiendo el propsito y amplitud de la auditora, los
aspectos

de

mayor

importancia,

los

aspectos

por

rea,

las

recomendaciones, los asuntos tratados con los responsables, los


comentarios de los auditores y los anexos (pruebas documentales y
recomendaciones).A medida que avance la auditora ir colocando
documentos y memorndums en sus carpetas respectivas, corrigiendo
todos aquellos aspectos que considere que requieren de una mayor
claridad para su entendimiento. Revisando y comentando cada una de las
observaciones asentadas con el coordinador. Verificando y comentando
con el jefe del departamento los aspectos de mayor relevancia detectados
durante la auditora.
Al completar un sector especfico de evaluacin, pondr por escrito
inmediatamente los detalles, con los que evitar la molesta posibilidad de
tener que recopilar de nuevo los mismos datos. Y analizando los
resultados del informe por cada uno de sus aspectos.
En la preparacin del informe hay que tener presente dos aspectos:
A quin se enviar el informe?.- Este punto estar bien definido por la
poltica de la empresa, pero es algo que el auditor tiene que atender antes
de la recopilacin de la informacin para la elaboracin de documentos.

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
Cmo rendir el informe? .- El auditor administrativo deber determinar
la forma en que se entregar su informe ya que el mtodo de
comunicacin es importante, parte de la informacin la puede
proporcionar en forma oral, pero como ya se mencion anteriormente lo
mejor es entregar la mayor parte de est es en forma escrita.
Con la elaboracin del informe de la auditora administrativa se llegar a
la culminacin del trabajo de investigacin que se realiz del proceso
administrativo. Este informe va a constituir un elemento fundamental para
el mejoramiento de la administracin, pues contiene todas y cada una de
las deficiencias localizadas y los mtodos correctivos que se consideraron
convenientes en sus casos.
Dicho informe va a constituir el inicio de la etapa de reorganizacin de la
empresa y nos servir de gua para mejorar una funcin determinada y
lograr la mxima eficiencia del conjunto.
Podemos definir el informe administrativo como el fruto de la
investigacin o el conocimiento que se proporciona sobre ciertos hechos
de palabra o por escrito a la direccin para orientarle hacia una accin
determinada.
Considerando la anterior definicin, podemos decir que el informe
administrativo es la comunicacin verbal o escrita del resultado de la
revisin de las operaciones desarrolladas en una empresa con el fin de
sealar a los administradores o directores las acciones inmediatas a
realizar para poder corregir las deficiencias o faltas encontradas en su
funcionamiento.
3.2

Tipos de Informes.
Existen varias formas de presentar un informe de auditora administrativa.
Se ha visto que puede ser en forma oral o escrita, se recomienda que sean

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
en forma oral cuando se trate de aspectos confidenciales. Con respecto al
informe escrito existen tres formas en que se puede presentar y son las
siguientes:

Informe tipo relato


Informe tipo cuestionario
Informe tipo ordinario

En los casos de auditoras que su duracin es larga se emiten tres


diferentes clases de informes y son las que se explican a continuacin:
Informe preliminar.- Esta clase de informe puede ser oral o escrito, aqu
se delinean la finalidad y alcance de la auditora lo cual contribuye a
esclarecer la intencin y amplitud del estudio, a fin de evitar antes de que
se haya avanzado demasiado, cualquier malentendido por parte de los
afectados.
Informe de progreso.- Este informe tiene por objeto mostrar los que se
ha venido haciendo, las situaciones excepcionales descubiertas, las
medidas correctivas aplicadas y las recomendaciones propuestas hasta la
fecha.
Informe final.- Este informe comprende un resumen de los aspectos
incluidos en los informes detallados y, en general se les emplea como
gua en la discusin de aspectos importantes con la direccin.
3.3

Importancia del Informe.


Su importancia radica en que la informacin que nos presenta este
informe es como se dijo anteriormente la actual situacin administrativa
de la empresa en forma integral; y dicha informacin est basada en el
proceso administrativo, informando con respecto a cada una de las etapas:

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
Planeacin.- Informa de la posicin que la empresa guarda con respecto
al futuro, lo cual implica informacin sobre sus objetivos, polticas y
programas de accin, sealando como se han logrado y qu es lo que se
espera alcanzar en los ejercicios venideros.
Organizacin.- Informa sobre la eficacia de la estructura orgnica y de
todos sus componentes. Indica si los sistemas, procedimientos y mtodos
de operacin son adecuados o se pueden mejorar. As mismo, informa de
la fijacin de responsabilidades y de las reas de autoridad del elemento
directivo, para determinar si son adecuadas para conformarse al desarrollo
de los planes.
Direccin.- Informa sobre la actuacin de todo el cuerpo administrativo
indicando si los dirigentes de todos los niveles han alcanzado real y
positivamente los resultados deseados por medio de la direccin acertada
de sus subordinados.
Control.- Informa de cmo estn controlando todas las funciones,
actividades

y operaciones de la empresa. Asimismo, proporcionan

informacin sobre las normas y estndares para precisar la eficacia de


ejecucin. Tambin informa de todas aquellas desviaciones a los planes
originales que requieran inmediata atencin.
3.4

Contenido Del Informe.


El contenido del informe vara de acuerdo al tipo de empresa, ya que
contendr elementos que estandaricen su presentacin en cuanto a su
forma y diseo, y no en su contenido. Al realizar un informe
administrativo se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Propsito de la auditora.
Hechos relevantes generales.
Hechos relevantes departamentales o seccinales.
Recomendaciones.

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METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
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Conclusiones.
Anexos.

3.4.1 Propsito de la auditora.


Se debe tomar el objetivo y magnitud del desarrollo del trabajo,
citar los estudios especficos que se realizaron en forma adicional,
y las reas que stos hayan comprendido, de acuerdo al convenio
original y al programa de trabajo de la auditora.
3.4.2 Hechos relevantes generales.
En

esta

seccin

se

destacarn

las

observaciones

ms

trascendentales a nivel de resultados detectados durante el


transcurso de la auditora. Al hacer la exposicin de la
problemtica, se estipularn jerrquicamente, de acuerdo a su
importancia.
3.4.3 Hechos relevantes departamentales o seccinales.
En este punto del informe, se expondrn los problemas encontrados
en cada una de las reas especficas que integran el organismo. Para
esto es necesario que cada una de las secciones se haga un informe
separado indicando las fallas, e incluir esta informacin que es de
inters tanto para la direccin como para

el departamento en

cuestin.
3.4.4 Recomendaciones.
Aqu se formarn las recomendaciones planteadas a nivel de
sugerencia, como posibles soluciones a las anomalas detectadas,
pero sin llegar a su instrumentacin, a reserva de una situacin que
lo amerite por la premura de solucin. Se deber considerar, para
hacer cualquier sugerencia o recomendacin, la facilidad de su

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desarrollo. En esta etapa del informe, se pueden incluir
comentarios del plan de reorganizacin que se piense llevar a cabo
una vez que se acepten y discutan las recomendaciones.
3.4.5 Conclusiones.
Se resumirn los planteamientos expuestos, mencionando las
medidas de solucin que se hayan tomado para correccin de las
irregularidades.

Es

importante

incluir

los

comentarios,

observaciones particulares y puntos de vista.


3.4.6 Anexos.
Todo documento que sirva como evidencia para argumentar lo
manifestado en el

cuerpo del informe, o confirmar alguna

aseveracin, deber ser incluido en esta parte. Para facilitar la


lectura e interpretacin de los anexos, estos deben de ser
presentados en el mismo orden en que se desarrollaron las
secciones, extendindolos en forma progresiva ya sea por letras o
nmeros.
CAPITULO IV
4.

PRESENTACIN DEL INFORME.


En la presentacin del informe de la auditora administrativa se tomar en cuenta
lo siguiente:

Se debe utilizar un lenguaje adecuado a los lectores acatando los lineamientos

gramaticales y semnticos.
El informe debe desarrollarse en una secuencia lgica, debe estar escrito en

forma convincente, que refleje la seguridad de lo que est exponiendo.


Se debe incluir anexo, grficas, cuadros, diagramas, etc. Que realmente

tengan un propsito en el informe.


Los anexos debern presentarse con alguna explicacin y referencia al texto.

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La presentacin del material de trabajo debe ser atractiva.

El auditor no debe descuidar una verificacin final de la informacin contenida


en el informe, comentndola con su equipo de trabajo y en algunas ocasiones con
alguien de la empresa.
Para el Dr. Fabin Martnez Villegas El informe debe convencer a quien o
quienes va dirigido de que el trabajo de auditora administrativa es un
instrumento necesario que debe utilizarse consistentemente para que la
administracin de una empresa siempre sea dinmica y eficaz
CAPITULO V
5.

REORGANIZACIN Y RECOMENDACIONES.
La finalidad del plan de reorganizacin, es llevar a cabo dentro de la empresa
todas las mejoras contenidas en el informe final una vez que hayan sido
discutidas y aceptadas por la administracin y el personal relacionado con esas
mejoras. Es importante mencionar que las sugerencias de mejoras propuestas por
el auditor administrativo no sern fcilmente aceptadas por el personal hasta que
se les demuestre que si existe una franca mejora y que est libre de fallas,
debindose de hacer una gran labor de convencimiento, para lograr esta labor de
convencimiento el auditor administrativo deber cubrir los siguientes puntos:
Es necesario mencionar un plazo para llevar a cabo el plan de reorganizacin t
omando en cuenta las siguientes formas de aplicar los cabios en la organizacin:

Presentar las opciones, que proporciones, completa y claramente.


Hablar con el personal que interviene y con los nuevos que tendrn que

intervenir en los cambios propuestos.


Prepara todo lo necesario para hacer un ensayo, ya sea prctico o grfico.

El auditor administrativo, al realizar el plan de reorganizacin deber de tomar en


cuenta lo siguiente:

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El propsito del cambio debe darse a conocer en forma clara y accesible.


Los jefes del rea afectada por los cambios debe de tener participacin.
Los cambios no deben fundamentarse exclusivamente en razones

personales,
Debe existir eficiente comunicacin sobre los cambios.
Los beneficios del cambio deben ser para quienes salen afectados.
Los cambios deben comunicarse anticipadamente.

Es necesario mencionar un plazo para llevar a cabo el plan de reorganizacin


tomando en cuenta las siguientes formas de aplicar los cabios en la
organizacin:

Efectuar absolutamente todos los cambios de inmediato.


Efectuar los cambios durante un periodo ms o menos corto.
Efectuar los cambios paulatinamente durante un periodo mayor.
La eleccin del periodo ms adecuado para realizar los cambios en una
empresa debe considerar las caractersticas personales de los directivos y
jefes de personal, as como las necesidades de la empresa.

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CONCLUSIONES

La auditora es una de las aplicaciones de la administracin, basada en el anlisis,


evaluacin y revisin de los procesos y procedimientos de cualquier ente

econmico.
Para contar con elementos suficientes para la elaboracin de los programas
especficos de auditora, es necesario, antes de iniciar la auditora, recopilar
documentacin y recabar informacin, a fin de tener un conocimiento amplio de

la empresa a auditar.
El primer paso para la elaboracin del programa de auditora administrativa es

conocer y definir su trabajo en razn de la empresa en la cual se va a desarrollar.


El auditor debe de obtener la informacin metdica y ordenadamente, buscando

siempre que sea digna de confianza y est debidamente actualizada.


Una vez que se obtuvo la informacin y se llev a cabo la recopilacin y registro
de datos, esta deber, someterse a un proceso de anlisis para conocer con cuanta
eficiencia la empresa ha estado logrando sus objetivos y se determinen los

errores o deficiencias en el sistema.


El contenido del informe vara de acuerdo al tipo de empresa, ya que contendr
elementos que estandaricen su presentacin en cuanto a su forma y diseo, y no
en su contenido.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFIA

Anaya Snchez Carlos Enrique. Auditora Administrativa, Evaluacin de la


Empresa. Segunda Edicin. Mxico. Editoriales Contables y Administrativos.

1993. 220 p.
Fernndez Arena Jos Antonio. La Auditora Administrativa. Segunda Edicin.

Mxico. Editorial Diana. 1990. 227 p.


Rivera A. Issac. La Auditora Administrativa. Quinta Edicin. Mxico. Editorial

Trillas. 1992. 392 p.


Rubio Ragazzoni Vctor M. y L.A. Hernndez Fuentes Jorge. Gua Prctica de
Auditora Administrativa. Mxico. Editorial PAC. 1997. 195 p.

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