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Versión 04
1. OBJETIVO:
Establecer los criterios para la administración y ejecución de las auditorías internas de la calidad,
con el propósito de garantizar el seguimiento y el mantenimiento del sistema de gestión de la
calidad.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica desde la solicitud de auditorías internas de la calidad, hasta la evaluación
de la efectividad de las acciones correctivas propuestas como consecuencia de las no
conformidades encontradas en el desarrollo de las Auditorías Internas de la calidad (A.I.C) de los
procesos involucrados en el Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Nacional de Medicina
Legal y Ciencias Forenses.
3. DEFINICIONES
3.1. AUDITORÍA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias
de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoría.1
Versión 04
3.9. AUDITOR: persona con la competencia para llevar a cabo una AUDITORÍA.9
3.10. EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una AUDITORÍA.
Nota N° 1: Un auditor del equipo auditor se designa generalmente como auditor jefe del equipo.
Nota N° 2: El equipo auditor puede incluir auditores en formación y, cuando sea preciso, expertos
técnicos.
Nota N° 3: los observadores pueden acompañar al equipo auditor pero no actúan como parte del
mismo.10
3.11. EXPERTO TÉCNICO: persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con
respecto a la materia que se vaya a auditar.
Nota N° 1: La experiencia o conocimientos técnicos incluyen conocimiento o experiencia en la
organización, proceso o actividad a ser auditada, así como orientaciones lingüísticas o culturales.
Nota N° 2: Un experto técnico no actúa como auditor en el equipo auditor.11
4
NTC-ISO-9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y Vocabulario.2000-12-15 Numeral 3.9.4.
5
NTC-ISO-9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y Vocabulario.2000-12-15 Numeral 3.9.5.
6
NTC-ISO-9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y Vocabulario.2000-12-15 Numeral 3.9.6.
7
NTC-ISO-9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y Vocabulario.2000-12-15 Numeral 3.9.7.
8
NTC-ISO-9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y Vocabulario.2000-12-15 Numeral 3.9.8.
9
NTC-ISO-9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y Vocabulario.2000-12-15 Numeral 3.9.9.
10
NTC-ISO-9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y Vocabulario.2000-12-15 Numeral 3.9.10.
11
NTC-ISO-9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario.2000-12-15. numeral 3.9.11.
12
NTC-ISO-9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario.2000-12-15. numeral 3.8.4.
13
NTC-ISO-9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario.2000-12-15. numeral 3.6.2.
PROCEDIMIENTO: Código: DG-C-P06
Versión 04
4. PRODUCTO O SERVICIO:
Sistema de Gestión de la Calidad revisado frente a los requisitos establecidos. Informe de cierre de
las no conformidades detectadas en la AIC.
5. NORMATIVIDAD
5.1. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO-IEC 17025:2005, Requisitos Generales para la
Competencia de laboratorios de Ensayo y Calibración.
5.2. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000:2000, Sistemas de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
5.3. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2000, Sistemas de Gestión de la Calidad. ¡¡¡¡
5.4. Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública NTC-GP 1000:2004, Sistemas de
Gestión de la Calidad.
5.5. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO-19011, Directrices para la Auditoria de los Sistemas de
Gestión de la Calidad y/o Ambiental.
6. RECURSOS:
6.2. HUMANOS:
Funcionario responsable del Programa de Auditorías Internas de la calidad.
Auditores Internos de la calidad calificados.
Los requisitos que debe cumplir un auditor interno de la calidad del Instituto Nacional de Medicina
Legal y Ciencias Forenses son los siguientes:
14
NTC-ISO-9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario.2000-12-15. numeral 3.5.4.
PROCEDIMIENTO: Código: DG-C-P06
Versión 04
VERIFICACI
REQUISI EDUCACI FORMACION HABILIDADES EXPERIENCIA ON DE LA
TOS ON COMPETEN
PARA: CIA
Auditor Título Curso en NTC Redacción de Mínimo un año de • Hoja de
en profesional o ISO IEC 17025 informes, Capacidad experiencia en vida
formación técnico Curso en de síntesis, laboratorio forense.
17025 técnicas de Observador, manejo
Auditoría. de situaciones Mínimo seis meses
difíciles, perceptivo, de trabajo en SGC
diplomático bajo la NTC-ISO-
IEC 17025. No
requiere experiencia
en auditorias
Auditor Título Curso en NTC Redacción de Mínimo dos años de • Registro
ISO 17025 Profesional o ISO IEC 17025 informes, Capacidad experiencia en de
técnico Curso en de síntesis, laboratorio auditores
técnicas de Observador, manejo forenses.
internos,
Auditoría. de situaciones
difíciles, perceptivo, Mínimo un año de
diplomático trabajo en SGC bajo • Hoja de
la NTC ISO IEC vida.
17025. Participación
como auditor en
formación ( mínimo
16 horas de
auditoría)
Auditor Título Curso en NTC Redacción de Mínimo tres años de • Registro
Líder ISO profesional o ISO IEC 17025 informes, Capacidad experiencia en de
17025 técnico. Curso en de síntesis, laboratorios auditores
técnicas de Observador, manejo forenses.
internos
Auditoría. de situaciones
difíciles, perceptivo, Mínimo dos años de • Hoja de
diplomático trabajo en SGC bajo vida,
la NTC ISO IEC • Registro
17025. de
Participación como evaluaci
auditor de apoyo ón de
(por lo menos 20 auditores
horas de auditoría)
Nota: Todos los auditores internos deben participar en los programas de actualización del sistema.
En todos los casos se realizara anualmente un examen de calificación de auditores internos en los
que se debe demostrar el conocimiento no solo de las normas vigentes sino de las actualizaciones,
mejoras e integración de los sistemas de gestión. Ver Anexo H.
PROCEDIMIENTO: Código: DG-C-P06
Versión 04
VERIFICACI
REQUISI EDUCACI FORMACION HABILIDADES EXPERIENCIA ON DE LA
TOS ON COMPETEN
PARA: CIA
Auditor Título Curso en NTC Redacción de Mínimo un año de • Hoja de
en profesional o GP 1000 informes, Capacidad experiencia laboral vida
formación técnico Curso en de síntesis, en el INMLCF.
técnicas de Observador, manejo Mínimo seis meses
Auditoría. de situaciones de trabajo en SGC
difíciles, perceptivo, bajo la NTC-GP
diplomático 1000. No requiere
experiencia en
auditorias
Auditor Título Curso en NTC Redacción de Mínimo un año de • Registro
ISO 1000 Profesional o GP 1000 informes, Capacidad experiencia en el de
técnico Curso en de síntesis, INMLCF. auditores
técnicas de Observador, manejo Mínimo doce meses
internos,
Auditoría. de situaciones de trabajo en SGC
difíciles, perceptivo, bajo la NTC-GP
diplomático 1000. Participación • Hoja de
como auditor en vida.
formación ( mínimo
16 horas de
auditoría)
Auditor Título Curso en NTC Redacción de Mínimo dos años de • Registro
Líder ISO profesional o GP 1000 informes, Capacidad experiencia laboral de
1000 técnico Curso en de síntesis, en el INMLCF. auditores
técnicas de Observador, manejo Mínimo dieciocho
internos
Auditoría. de situaciones meses de trabajo en
difíciles, perceptivo, SGC bajo la NTC • Hoja de
diplomático GP 1000. vida,
Participación como • Registro
auditor de apoyo de
(por lo menos 20 evaluaci
horas de auditoría) ón de
auditores
Nota: Todos los auditores internos deben participar en los programas de actualización del sistema.
En todos los casos se realizara anualmente un examen de calificación de auditores internos en los
que se debe demostrar el conocimiento no solo de las normas vigentes sino de las actualizaciones,
mejoras e integración de los sistemas de gestión. Ver Anexo H.
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INICIO
Requiere
ajustes SI
NO
FIN
PROCEDIMIENTO: Código: DG-C-P06
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Versión 04
Versión 04
calidad.
e. Asignar el equipo auditor por
área y proceso en el cual por lo
menos uno de los miembros
del equipo auditor tenga
conocimiento en el área
especifica que va a ser
auditada, teniendo en cuenta el
listado de auditores. Nota:
cada equipo auditor debe tener
en la medida e las
posibilidades independencia
frente al área o proceso
auditado.
Programa de
Poner a consideración del Director Unidad Funcionario Auditoría
General o del Director Regional el Organizacional responsable de la Interna de la
1.3
Programa de Auditorías Internas de responsable del administración del calidad, código
la calidad, para su aprobación. PAIC PAIC DG-C-P-06-
F02.
Programa de
Unidad Funcionario Auditoría
Ajustar el PAIC en caso de ser Organizacional responsable de la Interna de la
1.4
necesario. responsable del administración del calidad, código
PAIC PAIC DG-C-P-06-
F02, ajustado
Programa de
Auditoría
Dirección General o Director General o Interna de la
1.5 Aprobar el PAIC.
Dirección Regional Director Regional. calidad, código
DG-C-P-06-
F02, aprobado.
Registro de
difusión (listado
de asistencia,
Difundir el PAIC, garantizando la Unidad Funcionario
publicación en
presencia de auditores, auditados y Organizacional responsable de la
1.6 carteleras,
jefes de unidades organizaciones responsable del administración del
envío por
relacionadas. PAIC PAIC
correo
electrónico,
etc.).
Registro del
envío de las
Unidad Funcionario
Remitir copia del PAIC aprobado a copias del
Organizacional responsable de la
1.7 todos los auditores y a todos los Programa de
responsable del administración del
auditados. Auditorías
PAIC PAIC
Internas de la
calidad.
PROCEDIMIENTO: Código: DG-C-P06
Versión 04
Versión 04
CARGO
ÁREA
DEL REGISTR
N°. DESCRIPCIÓN DE LA TAREA RESPONSA
RESPON O
BLE
SABLE
Efectuar la reunión de apertura, garantizando que
en ella participen el equipo auditor, el responsable
de la unidad organizacional y los auditados, para
confirmar el plan de auditoría y la forma como va a
ser desarrollada. (Metodología, procedimientos y Área de la que
Auditor
3.1 canales de comunicación entre el equipo auditor y dependa el No requiere
Líder.
los auditados, confirmación de aspectos auditor líder.
relacionados con bioseguridad y confidencialidad de
la información, comunicación inmediata de
hallazgos incluyendo su clasificación como no
conformidades u observaciones).
Recolectar la evidencia objetiva, con base en la Hoja de
hoja de verificación preparada. La evidencia puede verificación
ser generada en entrevistas, en la verificación de de la
Área de la que
registros de la calidad, en la revisión de las áreas de Auditor Auditoría
3.2 dependa el
trabajo, en la observación directa de las actividades Líder. Interna de la
auditor líder.
relacionadas con los criterios de la auditoría o en el calidad
seguimiento a casos para verificar la trazabilidad de código DG-
los mismos. C-P-06-F05.
Hoja de
verificación
de la
Registrar los hallazgos en la hoja de verificación, Área de la que
Auditor Auditoría
3.3 teniendo en cuenta que el registro de cada hallazgo dependa el
Líder. Interna de la
debe estar respaldado con evidencias objetivas. auditor líder.
calidad
código DG-
C-P-06-F05.
Preparar el informe preliminar de la auditoría en el
Informe
formato, presentando las observaciones y no
preliminar
conformidades encontradas en la actividad. En la Área de la que
Auditor de la
3.4 redacción de las no conformidades debe incluirse el dependa el
Líder. Auditoría
hallazgo y la evidencia objetiva que la soporta. Debe auditor líder.
Interna de la
identificarse claramente el numeral de la norma,
calidad.
manual o procedimiento relacionado.
Informe
Preparar la reunión de cierre, teniendo en cuenta
preliminar
que el equipo auditor debe llegar a un consenso Área de la que
Auditor validado de
3.5 sobre las conclusiones de la auditoría y ponerse de dependa el
Líder. la Auditoría
acuerdo sobre los roles y responsabilidades que auditor líder.
Interna de la
asumirán durante la reunión de cierre
calidad.
PROCEDIMIENTO: Código: DG-C-P06
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CARGO
ÁREA
DEL REGISTR
N°. DESCRIPCIÓN DE LA TAREA RESPONSA
RESPON O
BLE
SABLE
Realizar la reunión de cierre el mismo día de la
actividad de campo o a más tardar el día siguiente,
con el fin de presentar el informe preliminar y
validarlo con el(os) auditado(s). En ella deben
Área de la que
participar el equipo auditor, los auditados y el Auditor
3.6 dependa el No requiere.
responsable del área/proceso/actividad auditada. Líder.
auditor líder.
En esta reunión también se deben presentar de
manera verbal las fortalezas y las debilidades
detectadas en desarrollo de la Auditoría Interna de
la Calidad.
Informe final
Elaborar y remitir el informe final de la Auditoría
de la
Interna de la Calidad al responsable del PAIC y a
Área de la que Auditoría
las demás instancias establecidas en el Programa Auditor
3.7 dependa el Interna de la
de Auditorías Internas de la Calidad, anexando la Líder.
auditor líder. calidad,
evaluación de desempeño de los auditores y las
código DG-
hojas de verificación.
C-P-06-F06
Evaluación
Evaluar el desempeño de de los auditores: El
del
auditor líder debe entregar el formato “Evaluación
Área de la que desempeño
de desempeño de auditores” a cada auditado,
3.8 dependa el Auditado de
informando que la evaluación corresponde al
auditado auditores,
desempeño de los auditores y no a la ejecución de
código DG-
la auditoria.
C-P-06-F08.
Evaluación
del
Entregar al responsable del PAIC los formatos de Área de la que desempeño
Auditor
3.9. las evaluaciones de los auditores, debidamente dependa el de
Líder.
diligenciados. auditor líder. auditores,
código DG-
C-P-06-F08.
PROCEDIMIENTO: Código: DG-C-P06
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Plan de
Jefe de Unidad Mejoramiento
Definir las acciones Unidad Organizacional
Organizacional o diligenciado,
4.2 correctivas frente a las no responsable del
responsable del código DG-C-P-
conformidades identificadas. proceso auditado
proceso auditado. 06-F07
Remitir a la Unidad
Organizacional responsable del
PAIC y a las demás instancias Jefe de Unidad
Unidad Organizacional Registros de envío
establecidas en el PAIC, dentro Organizacional o
4.3 responsable del del plan de
de los cinco días hábiles responsable del
proceso auditado mejoramiento.
siguientes, contados a partir de proceso auditado.
la reunión de cierre, el plan de
mejoramiento diligenciando.
Revisar el plan de
mejoramiento, verificando que
el Unidad Organizacional
auditada haya presentado
acciones correctivas a las no
conformidades encontradas y a Plan de
las observaciones que generen Área de la que Mejoramiento
4.4. riesgo en la aplicación del dependa el auditor Auditor Líder. diligenciado,
procedimiento para la actividad líder. código DG-C-P-
auditada y que se haya definido 06-F07, revisado.
un tiempo límite para que se
lleven a cabo estas acciones.
En caso de no cumplirse lo
mencionado debe requerírsele
al responsable.
PROCEDIMIENTO: Código: DG-C-P06
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Área de la que
Verificar el cumplimiento del PAIC
5.1 dependa el Auditor Líder. No requiere
trimestralmente.
auditor líder.
Unidad
Funcionario
Organizacional
5.2 Ajustar el PAIC en caso de ser necesario responsable del No requiere
responsable del
PAIC
PAIC
Área de la que Informe de
Ejecutar auditorias de seguimiento de
5.3 dependa el Auditor Líder. auditoría de
acuerdo con las actividades 2, 3 y 4.
auditor líder. seguimiento
Programa de
Auditorías
Área de la que Internas de la
5.4 Continuar con la tarea 2 de la actividad 1 dependa el Auditor Líder. Calidad,códig
auditor líder. o DG-C-P-06-
F02
8. RESPONSABLES:
Los registros generados por este procedimiento que se deben controlar por el proceso
Control de Registros de la calidad, DG-E-P-02 son los siguientes:
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10. BIBLIOGRAFÍA
No aplica
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13. ANEXOS:
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ANEXO A
SOLICITUD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA CALIDAD
2. FECHA DE SOLICITUD:
6. OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
7. ALCANCE DE LA AUDITORIA:
FECHA:
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ANEXO B
PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LA CALIDAD
INICIAL SEGUIMI
ENTO
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ANEXO C
REGISTRO DE AUDITORES INTERNOS DE LA CALIDAD
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ANEXO D
PLAN DE AUDITORÍA INTERNA DE LA CALIDAD
CRITERIOS DE AUDITORIA:
OBJETIVO:
ALCANCE:
IDENTIFICACION DE AUDITORES:
AUDITOR LÍDER
EXPERTO TECNICO.
AUDITORE(S) EN FORMACIÓN
RECIBE:
FECHA:
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ANEXO E
HOJA DE VERIFICACION DE LA AUDITORÍA INTERNA DE LA CALIDAD
NUMERAL DEL
ÍTEM PREGUNTA / ACTIVIDAD / REGISTRO AUDITADO REFERENTE DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA
AUDITORÍA
20
HOJA DE VERIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD. DG-C-P06-F05
Elaboró: ________________________________
PROCEDIMIENTO: Código: DG-C-P06
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ANEXO F
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE LA CALIDAD
FIRMA DE AUDITADOS
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ANEXO G
PLAN DE MEJORAMIENTO
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
FIRMA DE AUDITADOS
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ANEXO H
EVALUACION DE AUDITORES DEL SGC
ASPECTO A EVALUAR EN EL
DESARROLLO DE LA AUDITORIA