Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
1
Mtodos de organizacin
de los datos
1. Ordenacin de datos
Una de las operaciones ms usuales que se realiza sobre un conjunto de
registros de datos es la ordenacin de los mismos segn algunos criterios
determinados. La ordenacin puede ser un fin en s mismo, para presentar la
informacin a conveniencia, o bien, puede constituir el punto de partida para la
realizacin de subsiguiente operaciones de anlisis de la informacin.
Veremos a continuacin lo fundamental respecto a la ordenacin de la
informacin apoyndonos en un conjunto de registros como el que se muestra
en la siguiente figura, donde se tiene informacin acerca del nmero
de ALUMNOS y de GRUPOS de los cursos de distintos centros docentes
(CENTRO y DENOMINACIN) de educacin secundaria:
una FAMILIA y CICLO (en el caso de los ciclos formativos estas columnas
aportan informacin relevante, pero no en otros casos).
Se observa que existen varias filas relativas a un mismo centro, pero que stas
no son contiguas. Parece lgico que una forma ms razonable de presentar la
informacin es aqulla en la que las filas de un mismo centro apareciesen de
forma consecutiva. As pues, vamos a ordenar la informacin segn la
columna CENTRO (el cdigo del centro). Las funciones Orden ascendente
y Orden descendente
-->
. Al seleccionar de
que da paso a la ventana homnima que permite la ordenacin hasta por tres
criterios:
y se dejan vacos los campos Luego por, la ordenacin que se lleva a cabo es la
misma que cuando se usa Orden ascendente
; y si se hace clic en la
2. Filtrado de datos
Los filtros constituyen una forma rpida y sencilla de buscar un subconjunto de
datos que cumpla unas determinadas condiciones (o criterios) dentro un
conjunto (o rango) ms amplio, con objeto de trabajar exclusivamente con
dicho subconjunto.
A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los datos: de un rango
filtrado se muestran nicamente las filas de datos que cumplen los criterios
que se especifiquen y se ocultan temporalmente las filas que no los cumplen.
As, el filtrado permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e
imprimir el subconjunto filtrado sin necesidad de reorganizar ni de ordenar el
conjunto original.
Para ilustrar el filtrado volvamos al conjunto de datos de ejemplo utilizado en
la primera seccin de este tema:
2.1 Autofiltros
Un autofiltro consiste en el establecimiento automtico por parte de Excel de
determinadas condiciones para el filtrado de los datos de un conjunto (es decir,
para la seleccin de ciertos datos especficos dentro del conjunto), sin
necesidad de que el usuario intervenga salvo cuando tenga que aplicar el filtro
a su conveniencia.
Si el usuario hace clic en alguna celda del rea del conjunto de datos y utiliza la
opcin de men Filtro > Autofiltro:
>
Si se elige en la lista una denominacin de centro, Excel filtra todas las filas
excepto las correspondientes a esta denominacin:
>
Obsrvese que MS Excel indica las columnas filtradas dibujando las flechas de
autofiltro en color azul.
Notas:
Se pueden filtrar las columnas en el orden que convenga; los filtros se
aplicarn progresivamente. Cada filtro aplicado restringe los datos sobre los
que se aplicar el filtro siguiente, ya que cuando se aplica un filtro a una
columna, los nicos datos disponibles para las dems columnas sern los
valores visibles del rango filtrado. Por ejemplo, tras el filtrado de CENTRO y
ETAPA que hemos realizado en el ejemplo, en la lista CICLO slo aparecen dos
ciclos:
Autofiltros personalizados
Hasta ahora hemos tratado la forma ms "automtica" posible de utilizar un
autofiltro, pero con l se pueden realizar tambin algunas operaciones
personalizadas. En las exposiciones precedentes hemos podido ver que en las
listas de autofiltro existen las opciones (Diez mejores...) y (Personalizar...).
Vamos a centrarnos en ellas.
Esta permite establecer los parmetros necesarios para filtrar los 10 (u otra
cantidad)elementos o porcentajes superiores o inferiores, es decir, para filtrar
una cierta cantidad de los valores numricos mayores o menores que existen
en la columna. Por ejemplo, si se desean mostrar los 5 mayores valores de la
columna se podra elegir: Mostrar superiores / 5 / elementos. O si una columna
contiene 100 nmeros y se desean visualizar slo los 20 menores valores, se
podra elegir: Mostrar inferiores / 20 / por ciento (es decir, se muestra el 20%
de los mayores nmeros existentes). Si en nuestro conjunto de datos de
ejemplo se utiliza el "autofiltro de las diez mejores"
eligiendo Mostrar superiores / 10 / elementos sin tener aplicado ningn otro
autofiltro se obtiene:
por tanto, los 10 cursos que tienen el mayor nmero de alumnos de todo el
conjunto. Supongamos que ahora aplicamos previamente el autofiltro
en DENOMINACIN que elige slo el centro JUANA DE PIMENTEL:
Cuando en una de las columnas existen celdas vacas, es decir, en las que no
se ha introducido ningn valor, en su lista de autofiltro aparecen, adems de
los valores nicos detectados en la columna, las opciones (Vacas) y (No
vacas).
Su uso es inmediato: si se escoge la opcin (Vacas) se muestran nicamente
aquellas filas en la que la celda correspondiente a la columna del autofiltro est
vaca:
Vase que la celda CENTRO en esta imagen est vaca. Si se elige la opcin (No
vacas) se muestran todas las filas cuya celda contiene algn valor.
y se recupera la
Nota: obsrvese que hemos dejado una columna libre (sin datos) entre el
conjunto de datos y la columna donde definimos los criterios. Esto, adems de
contribuir al orden general, ayuda a que Excel pueda detectar
automticamente el rango de datos sin mezclarlo con del de criterios.
Al hacer clic en Aceptar obtenemos el resultado:
PIMENTEL equivale a la condicin que se puede describir como Mostrar slo los
datos de los centros cuya DENOMINACION sea igual a JUANA DE PIMENTEL. Este
resultado no es gran cosa, ya que lo podamos conseguir mucho ms
fcilmente mediante un autofiltro, pero tengamos un poco de paciencia y
compliquemos un poco ms las cosas.
Nota: en la figura anterior vemos que en la columna K ha desaparecido el
nombre de centro que escribimos como criterio; lgicamente, si al producirse el
filtrado se oculta la fila 2, el nombre desaparece.
Deshagamos el filtrado actual mostrando de nuevo todos los datos:
El resultado es:
es decir, se han filtrado todos los datos (todas las filas) excepto las
correspondientes al centro y a la etapa indicados en los criterios. Por tanto, el
efecto de definir un filtro avanzado como ste es equivalente a establecer las
condiciones Mostrar slo los datos de alumnos y grupos de centros
cuya DENOMINACION sea igual a JUANA DE PIMENTEL Y cuya ETAPA sea igual
a CF. Lo que quiere decir que escribir dos condiciones, una en cada columna del
rango de criterios, equivale a que deban cumplirse una Y la otra
simultneamente.
Sigamos complicndolo. Aadamos a los criterios una columna y una fila ms.
La columna tendr el ttulo FAMILIA (igual que la columna de datos).
Escribamos debajo del nuevo ttulo el literal ADM (familia profesional de
Administracin y Gestin) y en la nueva fila el nombre de otro centro, de la
misma etapa y de la familia SAN (familia profesional de Sanidad):
Cuando aplicamos este filtro avanzado (recordemos: opcin de men Datos >
Filtro > Filtro avanzado) se obtiene:
Nota: se observa que las filas de cada centro no aparecen contiguas porque el
conjunto de datos no estaba previamente ordenado; si lo estuviese, se habra
visualizado de forma contigua.
Por tanto, el efecto de definir un filtro avanzado como el anterior es
equivalente a establecer las condiciones Mostrar slo los datos de alumnos y
grupos del centro cuyaDENOMINACION es igual a JUANA DE PIMENTEL y que
son de la ETAPA de ciclos formativos y de laFAMILIA de Administracin O los
del centro cuya DENOMINACION es igual a ISABEL DE CASTILLA yque son de
la ETAPA de ciclos formativos y de la FAMILIA de Administracin. Lo que quiere
decir que escribir dos condiciones, una en cada fila del rango de criterios,
equivale a que se cumplan una O la otra y, por tanto, se muestran los que
cumplen la primera ms los que cumplen la segunda. Y recordemos que las
condiciones que se escriben en columnas diferentes de una misma fila deben
cumplirse simultneamente. Ahora el filtro avanzado juega un papel
fundamental porque estos criterios de estructura ms compleja no podran
definirse mediante autofiltros (ni siquiera personalizados).
Compliquemos todava un grado ms el diseo y aplicacin de filtros
avanzados. Para ello, antes, vamos a introducir una columna ms en el
conjunto de datos. Supongamos que queremos calcular la ratio por grupo en
cada centro. Podemos insertar una nueva columna tras GRUPOS: y rotularla
con el ttulo RATIO:
->
-->
-->
-->
As, si hemos indicado que el filtro debe Copiar a: A300, en lugar de mostrarse
las filas de resultados en su ubicacin original simplemente por ocultacin del
resto, se copian comenzando en la celda A300 (debajo del rango de datos, que
finaliza en la fila 292):
el resultado del filtro ser el de mostrar slo una fila por cada centro (se
muestra la primera de cada centro):
Esto sirve para aislar, en una lista donde hay datos repetidos, slo aquellos que
son nicos y diferentes de los dems. En el ejemplo anterior, esto supone que
las 292 filas del rango completo de datos slo contienen los 21 centros
diferentes cuyo cdigo y nombre se muestran en las columnas A y B (los datos
del resto de columnas seran en este caso irrelevantes)
Nota: si hubisemos realizado un filtrado marcando Slo registros nicos pero
tomando como rango de datos todo el conjunto A1:J292 en lugar de slo sus
dos primeras columnas, el filtro hubiese dado como resultado el propio
conjunto completo, ya que en cada fila completa siempre hay algn dato que la
hace diferente de las dems y, por tanto, nica.
3. Agrupaciones y esquemas
MS Excel puede crear un esquema de los datos incluidos en una hoja en el que
se pueden mostrar y ocultar detalles al hacer clic con el ratn. Un esquema
sirve para mostrar rpidamente slo las filas o columnas que ofrecen
resmenes o encabezados de secciones de la hoja de clculo.
4. Bsqueda de datos
Cuando una hoja de clculo comienza a contener una cantidad elevada de
datos resulta necesaria una utilidad que permita localizar rpidamente un
determinado valor ente todo el conjunto. Aunque es una utilidad bastante
predeterminada Excel busca en las frmulas que se han podido escribir en las
celdas de la hoja. Esto tiene su importancia y
podra generar cierta confusin al no localizar los
datos que se esperan. Vemoslo con un ejemplo.
Supongamos que queremos buscar el valor
numrico 23,3 en la hoja de clculo. En la
siguiente imagen vemos que en la celda J7 (de la columna RATIO) existe un
valor 23,3333 , de forma que estamos seguros de que al realizar una bsqueda
escribiendo 23,3 en el campoBuscar se localizar dicha celda. Pero si est
fijado Buscar dentro de: Frmulas, el proceso de bsqueda no encuentra el
valor y muestra un mensaje en ese sentido:
numrico, alineacin del contenido, tipo de fuente, borde, trama de fondo, etc.: