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DocuWare para

ventas y
distribucin
Solution Info

Incremento del volumen de negocios con clientes


satisfechos
La venta de productos atraviesa tiempos difciles: Los clientes exigen rapidez de entrega y
suministro de informacin, y los agentes de ventas compiten para captar clientes. Hoy en da
todo gira en torno a la informacin. DocuWare ayuda a planificar ms eficazmente las
operaciones de ventas y distribucin.

Los ejecutivos de ventas tienen que gestionar una multitud


de detalles. Los representantes de ventas tienen que
Ventajas de DocuWare
remitir todo tipo de consultas a otros departamentos. El
cliente hace bsquedas infructuosas en Internet. La
Reduccin de tiempo de procesamiento
eficacia de las ventas y la distribucin dependen del
acceso a informacin relevante y a documentacin
Suministro de informacin ms rpido
exhaustiva sobre las transacciones. El uso de archivos de
Ms oportunidades de venta
cliente electrnicos asegura lo siguiente: las cuestiones
planteadas por clientes o posibles clientes pueden
Ventas y distribucin ms eficaces
aclararse en el momento, por telfono; no hay necesidad
Fomento de la competitividad
de largas investigaciones y llamadas posteriores para
Mejora de la atencin al cliente
resolver cuestiones previas; se racionalizan procesos,
(preparacin de presupuestos, gestin de quejas, etc.).
As el personal de ventas tiene ms tiempo para las ventas
activas, sin ingratas tareas administrativas. Se incrementa la eficacia de elaboracin de presupuestos. Los clientes
existentes reciben asistencia ms esmerada. El balance final es positivo: clientes satisfechos y personal motivado. El
acceso inmediato al documento requerido, en cualquier momento o lugar, beneficia a las operaciones de ventas y
distribucin.

Comunicacin interna
Los agentes de ventas deben estar bien informados para transmitir seguridad e inspirar confianza. La disponibilidad de
documentos y material de marketing es muy importante y debera ser la norma. No obstante, la falta de datos
relevantes es frecuente.

DocuWare para ventas y distribucin

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Informacin para clientes


El uso de Internet hace que los clientes den por sentado el acceso fcil y rpido a informacin reciente. La ubicacin de
documentos en un archivador central, accesible para los clientes a travs de Internet, es una ventaja con respecto a la
competencia. Ms rapidez con DocuWare DocuWare garantiza ms productividad. Permite operaciones simultneas
descentralizadas. La informacin ms reciente se garantiza a nivel interno y externo, y las comprobaciones y emisiones
son ms fciles y eficaces. La atencin se centra en el cliente.

De los documentos al valor


Con DocuWare, una empresa de cualquier tamao y sector puede convertir sus documentos en capital valioso. El
sistema de gestin documental automatiza los procesos comerciales y los flujos de trabajo mediante la gestin y
vinculacin electrnica de los documentos, sea cual sea el formato y la fuente. Con una sola operacin de bsqueda,
en cualquier momento y desde cualquier lugar se accede de inmediato a todos los documentos relacionados con una
empresa o un proyecto.

Los procesos
Comunicacin interna

Control y planificacin de ventas


Viernes por la tarde en la oficina de un jefe de ventas: Qu pedidos se han facturado esta semana? A cunto
ascienden los nuevos pedidos recibidos? An no han llegado los anlisis de control, y no hay acceso al
programa de procesamiento de pedidos. Adems faltan algunos informes de visitas de representantes.
Ventajas de DocuWare
Dispone de una carpeta de ventas electrnica en la que se puede compilar un resumen de la informacin
requerida, para guardar o enviar. Contiene vnculos a documentos relevantes, como presupuestos o contratos,
para permitir el acceso a las versiones ms recientes directamente desde la carpeta. Al entrar en el archivador
documentos que coinciden con los criterios de bsqueda, se aaden al resumen vnculos con esos documentos.
Ya no es preciso buscar informacin ni aadirla cuando lleguen nuevos documentos a la estacin de trabajo.

DocuWare para ventas y distribucin

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Preparacin de presupuestos
Un posible cliente solicita un presupuesto y uno existente necesita urgentemente un precio para elaborar su
planificacin. Es preciso encontrar los documentos tcnicos, las especifica- ciones y la lista de precios ms
recientes; tambin hay que tener en cuenta el acuerdo negociado previamente y cualquier condicin especial
incluida en el ltimo presupuesto. Con todos esos datos disponibles puede comenzar la elaboracin del
presupuesto, un proceso lento de por s que a menudo se prolonga ms all del plazo prometido al cliente. El
personal de ventas se pasa horas al telfono intentando acelerar el proceso a nivel interno, cuando debera estar
dedicando ese valioso tiempo al cliente. Gran parte de la informacin slo existe en papel, por lo que la utilidad
del sistema CRM actual es limitada.
Ventajas de DocuWare
Un sistema de gestin documental electrnico pone la informacin al alcance de todos los interesados. No hay
necesidad de hacer bsquedas repetidas en diversos archivadores y almacenes. La preparacin de
presupuestos se gestiona de forma activa y se incrementa la eficacia de los procesos de ventas y distribucin.

Informacin para clientes

Asistencia a clientes y asociados


Para los clientes es importante el acceso en lnea a datos relativos a sus asociados, tales como notas de
entrega, facturas e informes de servicio y mantenimiento. Y realmente valoran la disponibilidad de dicho acceso.
Pero la puesta al da de la informacin relevante para el cliente exige dedicacin, dados los cambios producidos
constantemente y la rapidez de respuesta esperada por el cliente.
Ventajas de DocuWare
Con DocuWare puede poner la informacin requerida a disposicin de la plantilla interna, tanto local como en
otras ubicaciones, de personal externo, asociados, clientes y posibles clientes. El ncleo principal es el
archivador central de documentos de DocuWare, que almacena y publica las versiones ms recientes de todos
los datos y documentos.

DocuWare para ventas y distribucin

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La carpeta de cliente electrnica


Agilizacin de pedidos
La consecucin de un pedido empieza por una adecuada
preparacin de la presentacin del producto. Los archivos
electrnicos de cliente de DocuWare le permiten
informarse exhaustivamente sobre el tema. En el
archivador de documentos encontrar todas las cartas,
costes y presentaciones en Office. La indexacin se facilita
con funciones como DocuWare TIFFMAKER y DocuWare
Office Add-In. DocuWare copia automticamente todos los
correos entrantes y salientes. Tambin ofrece acceso a
todos los pedidos y facturas procesados. Queda la
digitalizacin y el almacenamiento de los contratos por
parte del control. El factor crucial es la existencia de toda
la informacin en el archivador. Con las diversas opciones
de automatizacin de DocuWare, hasta las tareas ms
arduas son un placer.

Archivos de cliente completos con un solo


toque
Para posibilitar el acceso a archivos de cliente concretos, se crean campos de ndice como nombre y nmero de cliente,
asunto, fecha y tipo de documento. Cada agente de ventas tiene acceso nicamente a sus propios clientes. Slo tienen
que hacer una bsqueda del contacto para recibir el historial completo y toda la informacin necesaria. Adems les
queda la seguridad de no haber pasado por alto ningn dato, ya que todos los documentos requeridos se encuentran
en el mismo sistema. Se evitan las sorpresas de ltima hora en la mesa de negociaciones y estn preparados para
resolver eficazmente las consultas del cliente. Un servicio impecable.

La carpeta de cliente electrnica da acceso inmediato a cualquier documento requerido.

DocuWare para ventas y distribucin

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La prctica
Seeberger
En esta empresa proveedora de frutos secos (en Ulm, Alemania) alrededor de setenta empleados utilizan DocuWare
para tareas de administracin, contabilidad, compra, venta y distribucin. El acceso rpido al archivador central de
documentos optimiza el intercambio de informacin y los servicios ofrecidos. La obtencin de datos a travs de Internet
es especialmente til para los representantes.
La informacin relacionada con los clientes creaba
grandes acumulaciones de papel en forma de documentos
individuales de todo tipo: facturas, notas de entrega,
confirmaciones de pedidos, correspondencia, etc. An
ms preocupante que la falta de espacio era el tiempo
invertido en la bsqueda de datos para satisfacer las
consultas de clientes o cumplir con los plazos estipulados,
por lo que la direccin decidi implementar un nuevo
sistema de gestin documental. Ahora los agentes de
ventas pueden dedicar ms tiempo a las tareas
esenciales.
El acceso a la informacin ms reciente necesaria para un
proceso es posible en todo momento y en cualquier lugar.
No hay que recurrir a otros departamentos para
bsquedas o consultas. Si se necesita un dato
urgentemente puede obtenerse incluso durante una visita a la sede del cliente, y los representantes pueden ofrecer
respuestas en el viaje de regreso a la oficina. Seeberger puede presentarse como una empresa eficaz y competente,
proveedora de un servicio cuya calidad est a la altura de los productos Seeberger.

Objetivos

Ventajas

Acceso al archivador para todos los representantes


y jefes de rea

Visin general completa de datos de cliente

Conexin a la aplicacin de flujo de trabajo e


integracin de aplicaciones

Disponibilidad de datos sin restricciones de tiempo


o espacio

Rapidez de suministro de informacin

Mejora de servicio

DocuWare para ventas y distribucin

Solution Info

Estamos encantados con el nuevo sistema. La


solucin DocuWare es facilsima de administrar,
permite el ahorro de espacio de oficina, los
procesos son ms cortos y contribuye a una
considerable mejora de servicios.

Wolfgang Wagner,
Director de procesamiento de datos

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